HƯỚNG DẪN NHẬP LIỆU

Trường thông tin Văn bản

Mã định danh văn bản Bỏ trống
Mã hồ sơ* E01.53.001.001
Mã Cơ quan Lưu trữ lịch sử E01.53
Mã phông/ Công trình/ Sưu tập lưu trữ 001
Mục lục số hoặc năm hình thành hồ sơ 001
Số và ký hiệu hồ sơ* 0
Nhập số theo dấu bút lục đỏ ( Có thể bút

chì)
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ Tờ đầu tiên

- Chọn theo danh sách tên loại văn

bản có sẵn trong phần mềm
- Trường hợp văn bản khác, chọn “tài
liệu khác” trong phần mềm
Tên loại văn bản*
số văn bản/ký hiệu văn bản

Số của văn bản/Ký hiệu văn bản*

ký hiệu văn bản

Ký hiệu của văn bản*

Ngày tháng năm của văn bản* - Nếu văn bản có đầy đủ ngày tháng
năm thì hãy nhập ngày/tháng/năm
(15/03/2013)
 - Nếu văn bản chỉ có tháng, năm thì
mọi người nhập 00/tháng/năm
(00/03/2013)
- Nếu văn bản chỉ có năm thì mọi người
nhập 00/00/năm (00/00/2013)
- Nếu văn bản không có ngày tháng,
nhập: 00/00/0000
- Mặc định là chỉ nhập ngày tháng năm
bằng dấu " / "
- Chọn trong bảng danh sách tên cơ quan
ban hành

- Trường hợp không có tên trong danh

sách, nhập trực tiếp tên cơ quan ban
hành

Tên Cơ quan tổ chức ban hành văn bản*

Nhập theo nội dung văn bản, ngắn gọn,
đầy đủ : với ông/bà …, về việc/ tội/ hành
Trích yếu văn bản* vi…
Tên Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ( Khác ) Bỏ trống
Ngôn ngữ Tiếng Việt
Số lượng trang của văn bản* - Thể hiện tổng số file PDF trong văn
bản
 Ví dụ: ở trên có 2 file PDF, nhập số trang:
02
Ghi Chú Bỏ trống
Ký hiệu thông tin Bỏ trống
Từ Khóa Bỏ trống
Bản chính, bản photo, bản sao
Ví dụ: bản chính

Ví dụ: bản photo

Ví dụ: bản sao

Mức độ tin cậy

Bút tích Bỏ trống
Tình trạng vật lí Bình thường

Trường thông tin của Bìa Hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ

- Đây được gọi là tiêu đề hồ sơ

- TH k có ghi số 0
Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn, THBQ, 10 năm ,11 năm …………70 năm,
Không có thì bỏ trống
Thời gian bắt đầu

- TH có ngày tháng nhập vào

- TH không có mọi người bỏ trống
Thời gian kết thúc - TH có ngày tháng nhập vào
- TH không có mọi người bỏ trống
Tổng số văn bản trong hồ sơ

- Trong mục lục thể hiện tổng số Trang, VB

- TH k có điền số 0
Số lượng tờ
 - Tương tự trong bảng mục lục
- TH không có điền số 0
Số lượng trang (trong hồ sơ) - Số tờ x 2