- Company Letterhead:

Begin with a company letterhead at the top of the document, which includes the company's
name, address, and logo if available. This helps to establish the identity and authenticity of the
report.
- Date: Below the letterhead, write the date the report is being written or sent.
- Recipient's Information:
Include the name, title, and address of the individual or organization to which the report is
being sent. Ensure it is aligned to the left.
- Salutation:
Open with a formal greeting, such as "Dear Mr./Ms. [Last Name]:".
- Subject Line:
Before the body of the letter, include a subject line that concisely describes the main content
or purpose of the report for quick comprehension by the reader.
- Introduction:
In the first paragraph, introduce the purpose of the report. Explain what the report will cover
and why it was created or requested.
- Body of the Report:
 Break down the information into bulleted segments to organize the content and make it
easy to read.
 Discuss each point with clear and concise language, focusing on presenting facts without
analysis or recommendations, unless specifically required.
- Closing:
 Summarize the key points or state the next steps if applicable.
 Provide contact information for follow-up, indicating how the recipient can reach you
for further details or clarification.
 Close politely, signaling readiness for future interaction or inspection, as well as an
openness to addressing any questions or concerns.
- Signature:
 Sign the letter if sending a hard copy. If sending electronically, the signature may be
typed.
 Include the typed name and title of the sender below the signature area.
Remember to keep the tone professional and the information factual. Maintain clear and
accessible language throughout to ensure that the report is easily understood by its
intended audience.

- Sử dụng định dạng thư cho các báo cáo ngắn gọn, không chính thức gửi cho bên ngoài: Khi
cần gửi một báo cáo ngắn gọn và không quá chính thức đến cho những người không thuộc tổ
chức của bạn, hãy dùng định dạng thư thông thường. Điều này giúp báo cáo trở nên thân thiện
và dễ tiếp cận hơn.
- Tổ chức báo cáo thành một mở đầu, phần nội dung chính, và kết luận ngắn gọn: Báo cáo nên
có cấu trúc rõ ràng với ba phần chính: phần giới thiệu chung, phần thân báo cáo mô tả chi tiết,
và một phần kết luận tóm lược những điểm chính.
- Dùng khoảng cách đơn cho phần thân của báo cáo: Phần nội dung chính của báo cáo nên
được viết liền mạch mà không có dòng trắng giữa các đoạn, giúp báo cáo gọn gàng và dễ theo
dõi.
- Khoảng cách giữa các đoạn văn bằng hai dòng: Để tạo khoảng trống và giúp người đọc dễ
dàng phân biệt giữa các ý khác nhau, hãy để một khoảng trắng đôi giữa các đoạn.
- Tạo lề hai bên từ 1 đến 1.25 inch: Điều chỉnh lề trang từ 2.54 cm đến 3.175 cm để tạo ra
không gian viết phù hợp và bảo đảm tính chuyên nghiệp của báo cáo.
- 11552: Đây là mã bưu chính (zip code) dùng để chỉ khu vực địa lý cụ thể trong hệ thống bưu
chính của Hoa Kỳ, giúp việc phân loại và giao thư được dễ dàng hơn.
- Cục An toàn Nhân viên Công New York
- binding manager: quản lí liên kết
- Người quản lý sản xuất (fabrication manager) sẽ chịu trách nhiệm cho việc tắt đúng cách tất
cả các thiết bị trước khi kết thúc ca làm việc. Các nhà vận hành máy ép và máy ép phun sẽ thực
hiện việc tắt lò và máy ép.
PRACTICE
- Xin cô vui lòng xem báo cáo doanh số bán hàng hàng tháng cho tháng 2 năm 2024 đính kèm.
Theo yêu cầu của cô, chúng tôi đã chuẩn bị một bản trình bày số liệu doanh số (presentation of
sales figures) một cách đơn giản, không kèm theo phân tích hoặc bình luận bổ sung
(commentary). Báo cáo ngắn gọn này nhằm cung cấp một bức tranh minh bạch (transparent)
về hiệu suất bán hàng (sales performance) của phòng chúng tôi cho kỳ này.