SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN PRAI

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN KALI KEDUA

SESI 2024 / 2025

Tarikh : 21 Mac 2024

Masa : 2.00 - 5.30 petang
Tempat : Perpustakaan sekolah

Kehadiran:

1 Pn Vijayaletchumi A/P Vairavan -Pengetua

2 En Chandramohan A/L Muthiah
3 En Zaharin Bin Abdul Aziz
4 En Hasnizal Bin Hassan
5 Pn Rashidah Binti Sidek
6 Pn Khor Gaik Hong
7 Pn Hamidah Binti Hassan
8 Pn Salmah Binti Ismail
-Penolong Kanan Pentadbiran
-Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
-Penolong Kanan Kokurikulum
-Guru Kanan Bahasa
-Guru Kanan Teknik & Vokasional
-Guru Kanan Sains & Matematik
-Guru Kanan Kemanusiaan

Agenda:
1. Aluan Pengerusi
1.1 Pengetua mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua pentadbir yang hadir ke mesyuarat pengurusan kali
kedua sesi 2024/2025.
1.2 Beliau mengharapkan kerjasama yang padu daripada semua pentadbir untuk sama-sama menjayakan program
dan aktiviti sekolah dengan lebih baik dan cemerlang.
Makluman: Semua Pentadbir

2. Pengesahan Minit Mesyuarat Kali Pertama sesi 2024/2025

2.1 Pn Rashidah mencadangkan minit mesyuarat pertama sesi 2024/2025 disahkan dan disokong oleh En Hasnizal.

3. Perkara Berbangkit
3.1 Laporan PBD dan UASA yang telah ditandatangani oleh pengetua perlu dimasukkan ke dalam fail peribadi murid
sebelum 29 Mac 2024.
3.2 Jadual waktu guru telah diagihkan kepada semua guru. Semua guru akan menggunakan jadual waktu tersebut
sehingga ada perubahan jadual baru.
3.3 Kantin masih dalam keadaan tidak bersih dan teratur. PKHem telah berjumpa dan menegur pengusaha kantin
tentang perkara tersebut. Tindakan susulan telah dibuat oleh PK Hem sebelum dan selepas sekolah dibuka.
3.4 Sudut bacaan di kawasan kantin tidak terurus dan dijaga dengan baik. PKP akan memaklumkan kepada unit
perpustakaan untuk memastikan keadaan tersebut dibetulkan.
3.5 Pn. Ayunie binti Samion akan dilantik sebagai guru bertanggungjawab untuk pemeriksaan alat pemadam api.
Sehingga 21/3/2024, terdapat 7 alat pemadam api yang tidak mempunyai tarikh luput. Pihak sekolah belum
memohon alat pemadam api yang baru. PKHem bertanggungjawab terhadap perkara tersebut dan akan
memastikan alat pemadam api semuanya diselenggara dengan baik.
3.6 Buku teks sekolah bagi tahun 2024/2025 masih tidak mencukupi iaitu:
 Tingkatan Satu – 17 buku Bahasa Tamil
 Tingkatan Peralihan – 14 buku Bahasa Inggeris, 9 buku PSV dan 9 buku PJPK
3.6.1 Guru-guru juga boleh menggunakan e-book dengan mengimbas QR code yang tertera pada buku teks
mata
pelajaran
3.7 Borang KPI semua guru perlu disiapkan pada 29/3/2024.
1
 3.8 Bahan ganti pdp (relief material) telah diletakkan oleh guru-guru di bilik operasi. Masih ada sebahagian kecil
bahan
yang belum dihantar. Tarikh akhir ialah 22/3/2024.
3.9 Surat pelantikan guru-guru untuk semua bahagian kurikulum, HEM dan kokurikulum dikendalikan oleh guru
penolong kanan masing-masing. PKHem telah menyelesaikan surat pelantikan tersebut.
3.10 Mesyuarat Kurikukum sesi 2024/2025 telah diadakan di The Blanket Hotel. Ia merupakan kali pertama
mesyuarat
diadakan di luar kawasan sekolah bersama semua guru dan anggota kumpulan pelaksana (AKP). Namun, masih
ada kekurangan semasa perjalanan mesyuarat yang boleh diperbaiki.
3.11 Senarai nama murid-murid dalam pemerkasaan Bahasa Melayu akan dikeluarkan oleh Guru Kanan Bahasa,
Pn.Rashidah pada 22/3/2024 dan diserahkan kepada PK Pentadbiran, En. Chandramohan dan tenaga pengajar.
3.12 Borang Aset iaitu KEW PA 19 perlu dihantar oleh semua guru kepada PKP pada 29/3/2024.
3.13 Pn. Noraini akan menyediakan jadual bertugas guru koperasi dan menyerahkannya kepada guru kanan. Ini bagi
membolehkan guru koperasi tidak mendapat jadual ganti (relief) pada waktu bertugas di koperasi.
3.14 PK Pentadbiran diberikan 18 waktu seminggu. PK HEM dan PK Kokurikulum mendapat 16 waktu seminggu.
3.15 Borang pemantauan blok oleh guru kanan perlu diserahkan kepada PK Pentadbiran 2 minggu sekali pada hari
Jumaat. Minggu kedua iaitu pada 22/3/2024.
3.16 Kad perakam waktu pejabat adalah rasmi. Oleh itu, semua kakitangan sekolah mesti mengikut peraturan dengan
hanya mengguna pakai kad perakam waktu masing-masing sahaja.
3.17 Guru-guru kanan dinasihatkan agar tidak memberikan jadual ganti (relief) kepada guru bertugas di pintu pagar
pada waktu terakhir.
3.18 Pemilihan kelas elektif tingkatan empat selesai. Hanya Chee Win Yee dibenarkan mengambil Matematik
Tambahan sehingga UK1. Pengambilan mata pelajaran Pendidikan Seni Visual oleh Nithendra, murid tingkatan
5
Perlu diselesaikan oleh PK Pentadbiran dan GK Kemanusiaan.

Makluman & Tindakan: Semua Penolong Kanan, Guru Kanan &

guru

4. Pemurnian Aktiviti Sekolah 11/3/24 - 20/3/24

4.1 Kelancaran sesi buka sekolah pada waktu pagi minggu pertama kurang memuaskan. Sambutan pihak sekolah
kepada murid-murid agak kelam kabut di pintu pagar, maskot kurang memainkan peranan dan dewan sekolah
masih tidak dibuka pada awal pagi. Isu tali bendera terputus, bendera tidak diturunkan pada hari terakhir
persekolahan. Semua ini ada kepincangan dan mesti diperbaiki oleh guru bertanggungjawab dalam unit HEM.
4.2 Pengagihan tugas AJK kepada semua guru dalam sesuatu program, perlu dipantau dan digerakkan oleh
penyelaras yang bertanggungjawab. Tugas perlu dilaksanakan sebagai satu pasukan yang mantap.
4.3 Hari Orientasi Murid Peralihan dan Tingkatan Satu sesi 2024/2025 berjalan lancar. Pengetua mohon gambar-
gambar semasa murid-murid, ibu bapa bersama guru tingkatan melawat kawasan sekolah dimasukkan ke dalam
Telegram Galeri Prai.
4.4 Program “Seharum Kasturi, Sesuci Ramadhan” oleh Panitia Pendidikan Islam pada 15/3/24 disambut dalam
keadaan sederhana dengan pengagihan kurma kepada semua warga SMK Prai di surau. Namun, persediaan
program perlu ditambah baik dari segi susunan program agar nampak lebih kemas.

Tindakan: Penyelaras HEM & Unit HEM

5. Penambahbaikan Takwim 2024/2025

5.1 Jadual peperiksaan dalaman sekolah adalah merujuk kepada jadual peperiksaan yang dikeluarkan oleh Jabatan
Pendidikan negeri Pulau Pinang.
5.2 Ujian Topikal bagi semua tingkatan akan dikendalikan oleh guru mata pelajaran masing-masing mengikut
kesesuaian pembelajaran dan pengajaran murid-murid di dalam kelas sebelum 6/5/24. Rekod transit murid Ujian
kemajuan 1 yang dijalankan akan direkod, dikumpulkan dan disimpan mulai 6/5/24 - 10/5/2024.
5.3 Post Mortem Ujian Kemajuan 1 akan diadakan pada 21/5/2024.
5.4 Tamat silibus Tingkatan 5 ialah pada 30/8/24.
5.5 Tamat silibus Tingkatan Peralihan – Tingkatan 4 ialah pada 25/10/24.
5.6 Peperiksaan Pertengahan Tahun Tingkatan Peralihan – Tingkatan Lima
5.6.1 Tingkatan 4 & Tingkatan 5 (15/7/24 – 31/7/24)
5.6.2 Tingkatan 1 – 3 (22/7/24 – 31/7/24)
5.6.3 Tingkatan Peralihan (29/7/24 – 31/7/24)

2
 5.7 Peperiksaan Akhir Tahun Tingkatan 4 & UASA Menengah Rendah
5.7.1 Tingkatan 4 (12/11/24 – 228/11/24)
5.7.2 Tingkatan 1 – 3 (18/11/24 – 28/11/24)
5.7.3 Tingkatan Peralihan (25/11/24 – 28/11/24)
5.8 Peperiksaan Percubaan SPM ialah mulai 1/10/24 – 17/10/24
5.9 Peperiksaan sebenar SPM ialah mulai 18/12/24 – 23/1/25
5.10 Semua Teknik Menjawab SPM dilakukan dalam bulan September 2024.
5.11 PK Pentadbiran, En. Chandramohan perlu sampaikan maklumat di atas kepada semua guru.

Tindakan: PK Pentadbiran & Unit Kurikulum

6. Perhimpunan Murid 6.45 pagi – 7.30 pagi / Perhimpunan Kokurikulum 2024/2025

6.1 Murid-murid yang tiba di kawasan sekolah seawal jam 6.45 pagi diberikan peluang untuk bercerita, menyanyi,
berlakon, menari di atas pentas sebagai langkah permulaan menggalakkan mereka menonjolkan bakat di tapak
perhimpunan. Aktiviti tersebut akan berlangsung pada 26/3/24 Selasa pagi.
6.2 Simulasi perhimpunan kokurikulum yang diadakan pada 21/3/2024 pada waktu pagi berjalan lancar. Penglibatan
ketua perbarisan dan komandan perbarisan telah menjayakan simulasi tersebut bersama semua murid-murid.

Tindakan: PK HEM, PK Kokurikulum & Semua Guru

Kanan

7. Majalah Sekolah
7.1 Persediaan majalah sekolah telah hampir kepada fasa terakhir.
7.2 Semua ahli Kelab/Persatuan/Unit Unifom/Sukan/Permainan telah selesai diambil gambar oleh En Shabihan pada
21/3/24 sebelah pagi.
7.2 Semua guru dan anggota kumpulan pelaksana akan menghadiri sesi foto di perpustakaan sekolah pada 22/3/24.
7.3 Tajaan iklan untuk majalah adalah dari pihak-pihak luar. Semua guru digalakkan untuk memohon sumbangan
pihak luar dan bukan menggunakan wang sendiri sebagai sumbangan.
7.4 Nama-nama murid di dalam majalah akan dilabelkan. Pengetua dan PK Pentadbiran akan melihat dan meneliti
keseluruhan gambar kelas dalam majalah pada 25/3/24.

Tindakan: PK Pentadbiran, En.Shabihan & AJK Majalah

8. Anggaran Belanjawan
8.1 Ketua panitia bersama guru kanan masing-masing akan berjumpa dengan pengetua untuk membincangkan
tentang anggaran perbelanjaan panitia pada 22/3/24 mulai jam 9.30 pagi – 4.30 petang.
8.2 Pembelian hamper untuk pertandingan dalaman peringkat sekolah digalakkan ditukarkan kepada hadiah yang
lebih bermanfaat seperti alat tulis.

Tindakan: Semua Guru Kanan & Ketua Panitia

9. Merentas Desa
9.1 Program Merentas Desa (PMD) akan dilangsungkan pada 19 April 2024 (Jumaat). Persiapan akan dilakukan
oleh unit kokurikulum sekolah.
9.2 PK Kokurikulum, En. Hasnizal perlu menghubungi dan memaklumkan kepada pihak polis tentang tentatif
perjalanan program merentas desa.
Tindakan: PK Kokurikulum & AJK PMD

10. Sambutan Aidilfitri dan Program Bulan Ramadhan

10.1 Program-program anjuran Panitia Pendidikan Islam sedang berlangsung di surau sekolah pada waktu rehat.
10.2 Program Iftar warga SMK Prai masih dalam proses perbincangan sama ada di surau sekolah atau di surau flat
Teluk Indah. Panitia Pendidikan Islam akan memutuskan hasil perbincangan dalam tempoh masa terdekat.

Tindakan: KP Pendidikan Islam & PK HEM

11. Aktiviti Hari Jumaat & LDP 2 dan 3

11.1 Highly Immersive Programme (HIP) – 22/3/24
11.2 Pelancaran Bulan Bahasa & Sejam BM 1 – 29/3/24

3
 11.3 Mentor-Mentee 1 – 5/4/24
11.4 Merentas Desa – 19/4/24
11.5 Latihan Dalam Perkhidmatan 2 (LDP) – 23/3/24
11.6 Latihan Dalam Perkhidmatan 3 (LDP) – 27/4/24

Makluman: Semua guru

12. Kem Kepimpinan

12.1 Mesyuarat unit kecil HEM iaitu Unit Disiplin, Unit Pengawas, Unit Bimbingan dan Kaunseling dan perjumpaan
Program Kem Kepimpinan akan diadakan pada 25/3/24 jam 2.20 petang di bilik mesyuarat.

Tindakan: PK HEM & PK Kokurikulum

13. Hal-Hal Lain

13.1 Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang di Seberang Jaya berbesar hati meminjamkan 300 buah buku
kepada perpustakaan SMK Prai selama 3 bulan untuk dipinjamkan kepada murid-murid sekolah. Kerjasama ini
dapat mengukuhkan lagi program “Whole School Read” (WSR) di SMK Prai.
Tindakan:PK Pentadbiran & guru perpustakaan media (GPM) sekolah.
13.2 Poster gergasi SMK Prai akan dipamerkan semula di hadapan lampu isyarat berdekatan sekolah
Tindakan: PK Hem
13.3 Notis panggilan mesyuarat perlu dihantar sehari sebelum mesyuarat berlangsung.
Tindakan: PK Pentadbiran
13.4 Minit mesyuarat perlu mempunyai helaian maklum balas supaya pelaksanaan setiap tugas dapat dikenalpasti.
Tindakan: Guru Kanan
13.5 Buku peraturan sekolah digalakkan dibeli oleh semua guru pada harga RM3.00 di koperasi sekolah.
Tindakan: Semua guru & Guru koperasi
13.6 Komputer riba baru yang diterima oleh pihak sekolah akan diletakkan di bawah seliaan 4 Bidang untuk kegunaan
pengajaran dan pembelajaran bilik darjah. Bidang Bahasa bersama Bidang Sains & Matematik diberikan satu
komputer riba. Manakala Bidang Teknik/Vokasional bersama Bidang Kemanusiaan diberikan satu komputer riba.
Borang aset iaitu KEW PA 19 mesti dilengkapkan dan diserahkan ke pejabat untuk rekod dan simpanan.
Tindakan: Guru Kanan
13.7 Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP) pada 23/3/24, Sabtu akan menumpukan kepada PAK21.
Tindakan: Setiausaha LDP
13.8 Semua guru-guru dan anggota kerja pelaksana(AKP) dinasihatkan agar tidak melaksanakan penjualan barang-
barang @ jualan langsung di bilik guru, pejabat atau kelas.
Tindakan & Makluman: semua guru & AKP

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.30 petang.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

…………………………… …………………………………….
(SALMAH BINTI ISMAIL) (VIJAYALETCHUMI A/P VAIRAVAN)
Pencatat Minit Mesyuarat ke2 Pengetua SMK Prai

4
 LAMPIRAN 1
Maklum Balas Mesyuarat Pengurusan Kali Kedua Bagi Sesi 2024 / 2025

BIL AGENDA TINDAKAN / PEMANTAUAN PELAKSANAAN

1 Perkara 4.1 Kelancaran sesi buka sekolah pada waktu Penyelaras Hem & Unit HEM
pagi minggu pertama kurang memuaskan.
2 Perkara 5 mengenai takwim sekolah dan jadual PK Pentadbiran & Unit Kurikulum
peperiksaan
3 Perkara 6.1 Perhimpunan murid 6.45 pagi PK Hem & Semua GK

4 Perkara 6.2 Perhimpunan Kokurikulum PK Kokurikulum & SU kokurikulum

5 Perkara 7.3 Tajaan/ sumbangan majalah sekolah PK Pentadbiran & Unit Tajaan

6 Perkara 7.4 Pelabelan nama murid dalam majalah PK Pentadbiran & En. Veno

7 Perkara 8 Anggaran Belanjawan Semua GK & Ketua Panitia

8 Perkara 9 Merentas Desa PK Kokurikulum & SU Sukan

9 Perkara 10.2 Iftar Ramadhan PK Hem & KP Pendidikan Islam

10 Perkara 11 LDP 2 & 3 PK Pentadbiran & SU LDP LDP 2 – Kelas Bercirikan Abad ke-21
23 Mac 2024 (Sabtu)
LDP 3 – Bengkel Pengurusan Aset

11 Perkara 12 Kem Kepimpinan Pk Hem & Unit HEM

12 Perkara 13.1 Buku-buku pinjaman Perpustakaan Awam PK Pentadbiran

Seberang Jaya
13 Perkara 13.5 Buku Peraturan sekolah Penyelaras HEM

14 Perkara 13.6 Perekodan & Penggunaan komputer riba Guru Kanan

Disediakan oleh,

……………………………
(SALMAH BINTI ISMAIL)
Pencatat Minit Mesyuarat ke2