7.3.

4 Đặc điểm của hệ thống đo lường lý tưởng

Một hệ thống đo lường kết quả lý tưởng hợp nhất 3 đặc điểm đem lại
phương hướng kịp thời và chính xác để quản trị: điều hoà lại chi phí /dịch vụ,
báo cáo sự hiểu biết động thái, và báo cáo có chắt lọc.
- Điều hòa lại chi phí/dịch vụ: Do khó tập hợp các loại dữ liệu và khó kết hợp các
mối quan hệ nhân quả, nên đa số các báo cáo trình bày những chi phí Logistics chỉ
trong một thời kỳ xác định. Các báo cáo không phản ánh những cân đối chi phí
/dịch vụ đối với doanh thu phát sinh. Điều quan trọng là xác định và kết hợp
những chi phí xác đáng và doanh thu cho các nhà quản trị để đưa ra các quyết định
hợp lý. Trừ phi chi phí tương quan hợp lý với doanh thu, nhà quản trị có thể hiểu
sai kết quả của hệ thống Logistics. Lợi ích quan trọng do kế hoạch tác nghiệp đem
lại là ở chỗ mọi trình độ hoạt động phù hợp với các mức chi phí dự tính. Khi các
hoạt động tạo nên chi phí liên quan đến doanh số tương lai, phải điều hoà chi phí
với doanh thu tương ứng.
- Báo cáo hiểu biết động thái: Thách thức lớn nhất trong báo cáo Logistics là
trình bày được động thái, chứ không phải là trạng thái tĩnh, tức là trình bày được
bức tranh kết quả hoạt động trong cả thời kỳ mở rộng. Nói chung, đa số các báo
cáo nghiệp vụ Logistics đều cung cấp tình trạng các hoạt động quan trọng như vị
trí dự trữ hiện tại, chi phí vận chuyển, chi phí kho, và các chỉ tiêu chi phí khác
hoặc trình độ hoạt động đối với từng thời kỳ báo cáo. Các báo cáo này cung cấp
những số liệu thống kê quan trọng có thể so sánh với các thời kỳ hoạt động trước
đây để xác định xem kết quả có diễn ra như kế hoạch không. Thiếu những báo cáo
trạng thái tĩnh khó có thể đưa ra được bức tranh cho cả thời kỳ quá khứ và không
thể nghiên cứu được những khuynh hướng quan trọng trong tương lai. Các nhà
quản trị Logistics đòi hỏi một hệ thống báo cáo có thể dự tính những khuynh
hướng trái nghịch trước khi họ không thể kiểm soát nổi. Một hệ thống báo cáo lý
tưởng có thể đưa ra những dữ liệu Logistics và thông tin chính xác giúp điều chỉnh
hành động quản trị. Do đó, một hệ thống báo cáo phải có khả năng phán đoán
nhằm dự tính xem khuynh hướng nghiệp vụ đang nổi trội là ở đâu và nhằm vạch ra
những hành động điều chỉnh thích hợp.
- Báo cáo tóm tắt: Đo lường Logistics phải được chắt lọc. Do đó, một hệ thống
báo cáo lý tưởng sẽ giúp cho các nhà quản trị tách ra được những hoạt động và
quá trình cần chú ý. Những sự chú ý này có thể xác định các lĩnh vực đòi hỏi
những nỗ lực giải quyết hoặc cần phải đánh giá sâu sắc hơn quá trình hoặc chức
năng xác định.
7.4. Cấu trúc báo cáo
Có 3 loại báo cáo được sử dụng trong hệ thống kiểm soát Logistics: báo cáo trạng
thái, báo cáo khuynh hướng, và báo cáo chuyên biệt.
7.4.1.Các báo cáo trạng thái
Báo cáo trạng thái cung cấp thông tin chi tiết về một số khía cạnh hoạt
động Logistics. Phổ biến nhất là báo cáo trạng thái tồn kho nhằm theo dõi dự trữ ở
nhiều điểm kho. Tuy nhiên báo cáo trạng thái được triển khai cho tất cả mọi trung
tâm Logistics. Một số liên quan đến việc kiểm soát từng đơn vị hoặc kiểm soát
thương vụ; một số khác có bản chất tài chính. Mục đích của báo cáo trạng thái là
nhằm cung cấp cho các nhà quản trị thông tin hợp lý để hoàn thành chức trách
trong toàn bộ hệ thống Logistics.
Một số loại báo cáo trạng thái thường được sử dụng:
Báo cáo hiệu suất vận chuyển:
Đánh giá hiệu suất của các tuyến vận chuyển, thời gian giao hàng, và chi phí.
Theo dõi các chỉ số như tỷ lệ đúng hẹn, tỷ lệ hủy hàng, và tỷ lệ hỏa tốc.
Báo cáo quản lý tồn kho:
Liệt kê thông tin về lượng hàng tồn kho, tồn kho an toàn, và chu kỳ tái đặt
hàng.
Đánh giá hiệu suất quản lý tồn kho, bao gồm tỷ lệ tồn kho hết hạn và tỷ lệ tồn
kho thừa.
Báo cáo chất lượng dịch vụ logistics:
Đo lường chất lượng dịch vụ vận chuyển, lưu kho, và giao hàng.
Theo dõi chỉ số như tỷ lệ phản hồi khách hàng và tỷ lệ phát hiện lỗi.
7.4.2.Các báo cáo khuynh hướng
Các báo cáo khuynh hướng do các nhà quản trị hành chính sử dụng ở mức
kiểm soát cao hơn nhà quản trị theo tuyến. Báo cáo khuynh hướng có tính chọn
lọc nội dung hơn báo cáo trạng thái. Do thông tin có tính chọn lọc và rất súc tích
nên những báo cáo này thường được để riêng.
7.4.3. Các báo cáo chuyên biệt
Các báo cáo chuyên biệt được tạo ra ở bất kỳ mức điều hành Logistics và
do rất nhiều lý do. Thường thì chúng được triển khai để làm chi tiết các lĩnh vực
kết quả. Có 3 loại hình báo cáo chuyên biệt phổ biến trong quản trị.
Loại thứ 1 là báo cáo hiện tượng, chúng cung cấp chi tiết về giai đoạn xác
định của các hoạt động. Ví dụ, có thể yêu cầu báo cáo để có chi tiết về các đơn
hàng hiện gửi trả lại và hành động điều chỉnh tiếp theo. Nếu doanh nghiệp triển
khai hệ thống xử lý đơn đặt hàng theo thời gian cụ thể, thì các báo cáo hiện tượng
nhất định có thể được cung cấp từ sao chép thô hoặc phỏng vấn trực tiếp.
Loại báo cáo chuyên biệt thứ 2 là trang định vị (position paper). Gặp vấn
đề hiện tại hoặc biết trước, cần có báo cáo phác thảo diễn biến hành động và các
kết quả có thể xảy ra. Các trang giấy định vị thường do các nhà quản trị theo tuyến
triển khai để cấp trưởng sử dụng khi ra các quyết định tổ chức. Những trang giấy
định vị này sẽ yêu cầu các nguồn lực bổ sung. Nếu yêu cầu được chấp nhận, kế
hoạch nghiệp vụ sẽ được biến đổi. Trong trường hợp kiểm soát hành chính, các
trang giấy định vị và hành động liên quan có thể bao gồm việc bố trí nhiều hơn các
nguồn lực, nhưng chúng sẽ không đòi hỏi thay đổi các mục tiêu kết quả.
Loại báo cáo chuyên biệt cuối cùng có liên quan đến biến đổi chính sách.
Các báo cáo chính sách thường xuyên được lãnh đạo hoặc thiết lập bởi các giám
đốc điều hành doanh nghiệp. Nội dung của chúng thường những lĩnh vực hoạt
động vượt quá nội dung Logistics.
Nội dung của các báo cáo phần lớn được định hướng khách hàng đối với
từng doanh nghiệp, tổ chức và sự phức tạp của hệ thống thông tin quản trị. Nội
dung phải tương ứng với các mức kiểm soát hành chính: mức kiểm soát càng cao
thì bản chất thông tin chứa đựng trong báo cáo càng chọn lọc.