Versie: 1.

2
Datum: 10-11-2020
H8-P1 Procedure directe Pagina: 1 van 2
vertegenwoordiging

Voorafgaand aan deze procedure dient procedure H5-P1 succesvol doorlopen te worden.

Stap Beschrijving Registratie

1a. Opstellen Bij een positief resultaat van de screening (procedure H5-P1)
machtiging zal er een machtiging worden toegezonden vergezeld van
een begeleidend schrijven. Cargo Masters communiceert
naar de klant de voorwaarde dat bijzonderheden omtrent
goederen altijd gemeld worden (bijv. als er aangiftes CITES-
of dual use goederen betreffen).
1b. Opstellen Indien de opdrachtgever/klant buiten de EU is en de
non EU verzender/shipper niet wil meewerken aan het
machtiging ondertekenen van een Directe vertegenwoordiging dan kan
men de volgende overeenkomsten gebruiken:

Deze staan opgeslagen op de K schijf onder:

K:\02 OPERATIONS\3. Forms + templ\Directe
Vertegenwoordiging
1. Controle Eén van de medewerkers van Cargo Masters controleert of
bevoegdhei degene die de DV machtiging heeft ondertekend hiertoe
d bevoegd is.
2. Ongeldige Als blijkt dat de verkeerde persoon heeft getekend (punt 2) Incidentregister
machtiging worden er geen zendingen in behandeling genomen totdat
de machtiging door een bevoegd persoon is getekend. De
director/branche manager neemt het incident op in het
incidentregister.
3. Machtiginge Wanneer de klant een machtiging voor bepaalde tijd afgeeft,
n bepaalde wordt dit vastgelegd in eTrans SME.
tijd
4. Vastleggen De verleende machtigingen worden bewaard in het archief Bedrijfsgegeven
gegevens (in een map). Een kopie wordt op de K-schijf bewaard. Ook s klant
worden de bedrijfsgegevens (procedure H5-P1) bewaard.
5. Controleren Voor elke klant die Cargo Masters voor een langere periode
geldigheid of doorlopend vertegenwoordigt, wordt de controle van
DV punt 2 (zie hierboven) en procedure H5-P1 (stappen 2 t/m 5)
tweejaarlijks herhaald. Dit wordt uitgevoerd door de
afdeling import. Als op enig moment bekend is dat de
situatie van de klant veranderd is, zal de controle bij de
eerstvolgende vertegenwoordiging worden uitgevoerd.
Waar nodig wordt de machtiging DV opnieuw opgesteld.
6. Verlopen Wanneer een DV machtiging verloopt wordt deze procedure
van DV herhaald (waar van toepassing). eTrans SME geeft melding
van verlopen machtigingen.

Registratie
Document Waar bewaard Door wie Hoelang
Incidentregister Map bij directie Directie 7 jaar
 Versie: 1.2
Datum: 10-11-2020
H8-P1 Procedure directe Pagina: 2 van 2
vertegenwoordiging

Bedrijfsgegevens klant E-mail / K-schijf Verantwoordelijke Onbeperkt

(corporate schijf) persoon