Câu 1

Business
Business challenges
challenges

- Quản lý số lượng sinh viên

tăng nhanh
- Quy trình đào tạo cũ và không
đồng bộ
- Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý tài chính Management
- Quản lý đào tạo theo mô hình tín
chỉ lẫn niên chế

- Cập nhật cấu trúc tổ chức để

thích nghi với công nghệ mới
- Đào tạo nhân viên để sử dụng hệ Organization Business
thống ERP hiệu quả Information system
- Cải thiện quy trình làm việc, tối solutions
ưu hóa theo hệ thống mới
Hệ thống PSC Univercity ERP
- Nâng cao hiệu suất quản lý và tổ
chức
- Cải thiện trải nghiệm của sinh
Trên 94% sinh viên khá hài lòng: viên và giảng viên
Phân hệ quản lý đào tạo đáp ứng
>70% quy trình
-Giảm thiểu tình trạng treo, trễ hệ
thống
Technology
-Nâng cao hiệu quả, chất lượng
công tác đào tạo

Câu 2: Những quy trình nghiệp vụ (business processes) nào của nhà trường
sẽ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống? Những thay đổi nào liên quan đến quy
trình nghiệp vụ mà nhà trường và đội ngũ triển khai dự án cần phải thực
hiện để đảm bảo hệ thống sẽ được ứng dụng thành công?
Hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến nhiều quy trình nghiệp vụ của nhà trường, bao
gồm quản lý tuyển sinh, quản lý sinh viên, quản lý đào tạo theo tín chỉ, quản lý
và tổ chức thi, quản lý văn bằng và chứng chỉ, quản lý nhân sự, quản lý phi và
thu học phí, quản lý luận văn và nghiên cứu khoa học,quản lý thư viện ,quản lý
khảo sát, quản lý tài chính và tài sản, và nhiều quy trình khác liên quan đến hoạt
động đào tạo.
Để đảm bảo hệ thống được ứng dụng thành công, nhà trường và đội ngũ triển
khai dự án cần thực hiện các thay đổi liên quan đến quy trình nghiệp vụ, bao
gồm: xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đảm bảo sự hiểu biết và
đào tạo cho nhân viên về việc sử dụng hệ thống, tối ưu hóa quy trình làm việc để
tận dụng được tính linh hoạt và hiệu suất của hệ thống, và liên tục đánh giá và
điều chỉnh quy trình để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả.
Những quy trình nghiệp vụ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống PSC University ERP
tại Trường Đại học Văn Lang
1. Quy trình tuyển sinh:
● Hệ thống sẽ tự động hóa các bước như quản lý hồ sơ ứng viên, đánh giá, xét
tuyển và thông báo kết quả.
● Thay đổi:
● Chuyển từ quy trình thủ công sang tự động hóa.
● Cán bộ cần được đào tạo để sử dụng hệ thống mới.
2. Quản lý đào tạo:
● Hệ thống hỗ trợ quản lý chương trình đào tạo, lớp học phần, thời khóa biểu,
đăng ký môn học, chấm điểm, thi cử, v.v.
● Thay đổi:
● Quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu.
● Nâng cao hiệu quả và minh bạch trong công tác quản lý.
3. Quản lý tài chính:
● Hệ thống hỗ trợ quản lý học phí, thu chi, ngân sách, v.v.
● Thay đổi:
● Nâng cao hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài chính.
● Giảm thiểu sai sót và rủi ro.
4. Quản lý nhân sự:
● Hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, chấm công, lương bổng, v.v.
● Thay đổi:
● Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
● Tăng cường sự minh bạch và công bằng.
5. Quản lý thư viện:
● Hệ thống hỗ trợ quản lý sách, tài liệu, cho mượn và trả sách.
● Thay đổi:
● Nâng cao hiệu quả quản lý thư viện.
● Tăng cường tiện lợi cho sinh viên trong việc tra cứu và sử dụng tài
liệu.
6. Quản lý ký túc xá:
● Hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin sinh viên ký túc xá, thanh toán tiền phòng,
v.v.
● Thay đổi:
● Nâng cao hiệu quả quản lý ký túc xá.
● Tăng cường sự tiện lợi cho sinh viên
Những thay đổi liên quan đến quy trình nghiệp vụ
1. Thay đổi về quy trình:
● Cần rà soát và cập nhật các quy trình nghiệp vụ hiện tại cho phù hợp với hệ
thống mới.
● Xây dựng quy trình mới cho các chức năng mới được triển khai trên hệ
thống.
2. Thay đổi về con người:
● Cán bộ, nhân viên cần được đào tạo để sử dụng hệ thống mới.
● Cần phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân trong việc
sử dụng hệ thống.
3. Thay đổi về công nghệ:
● Cần đảm bảo hạ tầng công nghệ đáp ứng yêu cầu của hệ thống.
● Cần có kế hoạch bảo trì và bảo mật hệ thống.
Đảm bảo ứng dụng hệ thống thành công
1. Lập kế hoạch và triển khai dự án cẩn thận:
● Xác định rõ mục tiêu và phạm vi dự án.
● Phân chia công việc và trách nhiệm cho từng cá nhân.
● Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn triển khai.
2. Đào tạo cán bộ, nhân viên:
● Cung cấp đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống cho tất cả cán bộ, nhân
viên liên quan.
● Hỗ trợ và giải đáp thắc mắc trong quá trình sử dụng hệ thống.
3. Truyền thông và thay đổi văn hóa:
● Truyền thông về lợi ích của hệ thống cho toàn bộ cán bộ, nhân viên và sinh
viên.
● Tạo môi trường khuyến khích sử dụng hệ thống và đổi mới quy trình làm việc.
4. Giám sát và đánh giá hiệu quả:
● Theo dõi sát sao quá trình triển khai và sử dụng hệ thống.
● Đánh giá hiệu quả của hệ thống và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
5. Hỗ trợ và bảo trì:
● Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng.
● Bảo trì hệ thống để đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn.

Câu 3: Tại sao ERP được xem là giải pháp cho vấn đề trên? Hệ thống ERP
đã đóng góp như thế nào cho Trường Đại Học Văn Lang?
*ERP được xem là giải pháp cho vấn đề trên vì: nó cung cấp một nền tảng tích
hợp để quản lý và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ của nhà trường. Hệ thống
ERP giúp tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa sự tương tác giữa các phòng ban
và giảm thiểu các công việc thủ công, từ đó cải thiện hiệu suất và độ chính xác
trong hoạt động quản lý và đào tạo của nhà trường.
*Đối với Trường Đại Học Văn Lang, hệ thống ERP đã đóng góp bằng cách cải
thiện quản lý sinh viên, quản lý đào tạo, tổ chức thi, quản lý văn bằng và nhiều
quy trình khác, từ đó tạo ra sự minh bạch, hiệu quả và linh hoạt trong hoạt động
của trường:
- Nâng cao hiệu quả quản lý:
+
Hệ thống ERP giúp tự động hóa các quy trình thủ công, tiết kiệm thời gian và
chi phí cho nhà trường.
+Hệ thống cung cấp thông tin cập nhật và chính xác về mọi hoạt động, giúp ban
lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
-Cải thiện trải nghiệm của sinh viên:
+ Sinh viên có thể dễ dàng truy cập thông tin học tập, đăng ký môn học, và
thanh toán học phí qua hệ thống.
+Hệ thống giúp nhà trường quản lý chất lượng đào tạo tốt hơn, nâng cao trải
nghiệm học tập của sinh viên.
- Tăng cường sự minh bạch:
+ Hệ thống ERP giúp tăng cường sự minh bạch trong quản lý tài chính và hoạt
động của nhà trường.
+Phụ huynh có thể dễ dàng theo dõi kết quả học tập của con em mình qua hệ
thống.
- Tạo nền tảng cho phát triển:
+ Hệ thống ERP giúp nhà trường dễ dàng triển khai các chương trình và dịch vụ
mới.
+Hệ thống tạo nền tảng cho nhà trường phát triển và nâng cao vị thế trong tương
lai.

Câu 4: Tại sao phạm vi chức năng của hệ thống lại được chia thành các giai
đoạn triển khai và bàn giao khác nhau?
Phạm vi chức năng của hệ thống được chia thành các giai đoạn triển khai và
bàn giao khác nhau để đảm bảo sự tiến triển hợp lý và kiểm soát được quy
trình triển khai. Bằng cách này, nhà trường có thể tập trung vào từng phần của
hệ thống một cách chi tiết và đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một
cách kỹ lưỡng trước khi triển khai sang giai đoạn tiếp theo. Đồng thời, việc
chia thành các giai đoạn cũng giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quản lý dự
án.
a. Việc triển khai một hệ thống ERP toàn diện với nhiều chức năng có thể tiềm
ẩn nhiều rủi ro, bao gồm:
-Rủi ro về kỹ thuật: lỗi kỹ thuật trong quá trình triển khai, gây ảnh hưởng đến
hoạt động.
-Rủi ro về chi phí: Chi phí triển khai toàn diện có thể không mang hiệu quả cao
như dự kiến.
-Rủi ro về thay đổi: Việc thay đổi quy trình nghiệp vụ có thể gặp sự phản ứng từ
cán bộ, nhân viên.
Chia nhỏ phạm vi chức năng thành các giai đoạn giúp giảm thiểu rủi ro bằng
cách cho phép nhà trường:
-Thử nghiệm và đánh giá từng giai đoạn: Sau mỗi giai đoạn, có thể đánh giá
hiệu quả và khắc phục các vấn đề phát sinh.
-Quản lý chi phí hiệu quả: Việc chia nhỏ giúp phân bổ chi phí cho từng giai
đoạn, phù hợp với ngân sách.
-Giảm thiểu sự gián đoạn: Việc triển khai từng giai đoạn giúp giảm thiểu sự gián
đoạn trong hoạt động của nhà trường.

b. Dễ dàng triển khai và sử dụng:

-Việc chia nhỏ chức năng giúp dễ dàng hơn, giúp cán bộ, nhân viên dễ dàng tiếp
cận và sử dụng hệ thống hiệu quả.

c. Nâng cao khả năng thích ứng:

-Việc chia nhỏ chức năng giúp hệ thống giúp đội ngũ cán bộ từng bước thích
nghi với thay đổi bắt kịp hướng phát triển của hệ thống.
e. Tiết kiệm thời gian:
-Việc triển khai toàn bộ hệ thống làm mất thời gian so với triển khai từng phần