Handleiding ImageCapture NL

ImageCapture 10.
1
DOCUMENTATIE
© SCAN SYS B.V.

14 DECEMBER 2023
Wijzigingen in dit Document
Hieronder staan de belangrijkste wijzigingen in dit document. De release notes en update is‐
sues worden per major versie apart beschreven in Bijlage 1 en Bijlage 2.
Bij de meeste wijzigingen wordt ook het ticketnummer genoemd dat verwijst naar ons interne
ticketsysteem. U kunt dit nummer vermelden als u bij Scan Sys meer informatie opvraagt, zodat
de betreffende medewerker de informatie snel kan vinden.
17‐4‐2020: Nieuwe Sectie 7.2.2 over het converteren van een Microsoft Exchange email ac‐
count naar een Microsoft Graph email account.
7‐3‐2019: Nieuw Hoofdstuk 7 over het updaten van een bestaande configuratie toegevoegd.
7‐3‐2019: Nieuw Hoofdstuk 19 over het licentiebestand en de License Service toegevoegd
(#6548).
7‐3‐2019: Nieuw Hoofdstuk 13 en Hoofdstuk 14 over het gebruik van workflow en archief
voor de eindgebruiker toegevoegd. En Hoofdstuk 5 en Hoofdstuk 6 voor de productspecialist
(#10913).
12‐2‐2019: Informatie in Sectie 15.2 uitgebreid met de einddatum van de ondersteuning voor
SQL Server 2008 en 2008 R2 (#11274).
3‐9‐2018: Stap toegevoegd aan Sectie 16.5.2 voor het uitschakelen van automatische recycling
van de Application Pool binnen IIS (#10841).
30‐5‐2018: Informatie toegevoegd aan Bijlage 3 over het gebruik van Microsoft Exchange in
combinatie met two factor authentication en Advanced Threat Protection (#10681).
19‐3‐2018: Module SE5310 verwijderd uit ondersteunde Exact Globe licenties in Bijlage 15
(#10573).
7‐9‐2017: Veiligheidsaspecten van Web Client in Sectie 16.5.4 uitgebreid met Password Field
(#10164).
7‐9‐2017: Nieuw Hoofdstuk 3 over Authenticatie en autorisatie toegevoegd (#7629).
7‐9‐2017: Web Client browserondersteuning bijgewerkt in Sectie 15.2 (#10139).
14‐9‐2016: Nieuw Hoofdstuk 18 over het deïnstalleren van ImageCapture toegevoegd (#8655).
14‐9‐2016: Nieuw Hoofdstuk 4 over het configureren van templates toegevoegd (#7860).
10‐8‐2016: Informatie over koppelingen uitgesplitst naar aparte bijlagen per koppeling.
i
ImageCapture 10.1 Documentatie
26‐4‐2016: Uitleg over de Client Service verwerkingsvolgorde toegevoegd aan Hoofdstuk 20

(#7524).
12‐4‐2016: Nieuw Hoofdstuk 8 over de Client voor eindgebruikers toegevoegd (#6544).
24‐3‐2016: Nieuw Hoofdstuk 17 over het updaten van een bestaande installatie toegevoegd
(#6543).
24‐3‐2016: Systeemeisen in Sectie 15.2 uitgebreid met informatie over de benodigde onder‐
delen van IIS (#6547).
24‐2‐2016: Systeemeisen in Sectie 15.2 uitgebreid met informatie over het gebruik van Micro‐
soft SQL Server Express (#7604).
4‐2‐2016: Informatie toegevoegd in Bijlage 3 dat de Exchange‐interface van Kerio Connect niet
ondersteund wordt (#7535).
8‐12‐2015: Uitleg over de Exact Globe Entity Services toegevoegd aan Bijlage 15 (#7241).
8‐12‐2015: Systeemeisen in Sectie 15.2 uitgebreid met benodigde configuratie voor een cor‐
recte werking van de OCR engine (#6885).
1‐12‐2015: Nieuw Hoofdstuk 20 over de Client Service toegevoegd en vereisten uitgebreid in
Hoofdstuk 15 (#6461).
13‐8‐2015: Ondersteunde Windows‐versies in Sectie 15.2 expliciet benoemd zodat duidelijk is
welke versies wel en niet ondersteund worden (#7089).
1‐7‐2015: Client Service beschrijving aangepast in Hoofdstuk 16 en toegevoegd aan de koppe‐
ling met Exact Globe in Bijlage 15 (#5082).
23‐6‐2015: Veiligheidsaspecten voor de Web Client toegevoegd aan Hoofdstuk 16 en Bijlage 41
(#6781).
2‐6‐2015: Minimale Ridder iQ versie verhoogd naar 1.3.29 in Bijlage 30 (#6889).
12‐5‐2015: Update issue voor String Separation en String Identification toegevoegd voor versie
5.7 in Bijlage 2 (#6830).
7‐5‐2015: Update issue voor Exact Online Belgie toegevoegd bij minor releases van 5.6 t/m 5.8
in Bijlage 2 (#6826).
28‐4‐2015: Windows authenticatie voor daily use credentials toegelicht in Hoofdstuk 16
(#6802).
15‐4‐2015: Koppelingen met externe applicaties toegevoegd als bijlage (#6539).
15‐4‐2015: Rechten voor Accusoft temp‐bestanden beschreven in “Veel voorkomende proble‐
men” in Hoofdstuk 15 (#6754).
WIJZIGINGEN IN DIT DOCUMENT ii

Voorwoord
Dit document omvat alle publieke ImageCapture Documentatie. Deze is uitdrukkelijk niet be‐
doeld als uitgebreide ‘User Manual’ die elke instelling tot in detail beschrijft, maar meer als
algemene documentatie die is onderverdeeld in de volgende complementaire delen:
I Productspecialist
Een algemene inleiding tot ImageCapture en kort naslagwerk voor de productspecialist
(Scan Sys consultant of gecertificeerd partner), bijv. voor inrichting van het werkproces
en het trainen van gebruikers.
II Eindgebruiker
Een kort naslagwerk voor de eindgebruiker.
III Applicatiebeheerder
Alle informatie voor de rol van applicatiebeheerder, bijv. alle vereisten rondom installatie,
database beheer, licenties, etc.
IV Bijlagen
Een aantal bijlagen met meer gedetailleerde technische informatie.
Laat het ons graag weten als u een idee heeft om iets toe te voegen, te verwijderen of aan te
passen in deze documentatie. We zijn met name geïnteresseerd in terugkoppeling van partners,
applicatiebeheerders en eindgebruikers over wat goed te begrijpen is en wat beter beschreven
kan worden.
Scan Sys B.V. <info@scansys.nl>
14 december 2023
Deze documentatie beschrijft ImageCapture 10.1 en is van 14 december 2023. Er zijn apar‐
te PDF’s beschikbaar voor enkelvoudig lezen op scherm en dubbelzijdig printen. De nieuwste
versies zijn beschikbaar via onze Partner Portal: http://www.scansys.eu
iii
Inhoudsopgave
Wijzigingen in dit Document i
Voorwoord iii
I Productspecialist 1
1 Introductie 2
1.1 Manager en Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2 Andere clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3 Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.4 Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.5 Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.6 Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.7 Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.8 Samenvatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2 Tutorial Document Class 6

2.1 Aanmaken database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.2 Toevoegen class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.3 Bepalen velden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.4 Aanmaken velden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.5 Bepalen en aanmaken jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.6 Activeren class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.7 Testen in Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3 Authenticatie en autorisatie 12
3.1 Authenticatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.2 Autorisatie op jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3.3 Autorisatie op documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4 Templates 20
4.1 Aanmaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4.2 Configureren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4.3 Testen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.4 In gebruik nemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
4.5 Reguliere expressies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
iv
5 Workflow beheer 30
5.1 Procuratieschema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
5.2 Workflow‐groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
5.3 Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
5.4 Workflow‐gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
5.5 Instellen vervanger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
6 Archief beheer 36
6.1 Verwijderen documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
6.2 Legen archief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
7 Updaten Configuratie 38
7.1 Migreren naar nieuwe standaard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
7.2 Updaten van bestaande configuratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
II Eindgebruiker 45
8 Client 46
8.1 Navigatie binnen ImageCapture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
8.2 Synchroniseren online data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
9 Documents‐scherm 51
9.1 Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
10 Importeren (Import Job) 54

10.1 Documenten ontvangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
10.2 Voorbereiden documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
10.3 Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
10.4 Importeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
10.5 Verwerking van documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
11 Controleren gegevens (Index Job) 57
12 Koppelen gegevens (Extended Index Job) 61
13 Workflow 63
13.1 Workflow‐scherm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
13.2 Workflow Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
13.3 Instellen vervanger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
14 Archief 70
14.1 Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
14.2 Zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
14.3 Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
III Applicatiebeheerder 73
15 Vereisten 74
INHOUDSOPGAVE v
15.1 Infrastructuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
15.2 Systemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
15.3 Rechten en beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
15.4 Koppelingen met externe applicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
16 Nieuwe Installatie 81
16.1 SQL Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
16.2 License Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
16.3 ImageCapture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
16.4 Client Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
16.5 Web Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
16.6 Stille installatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
16.7 Virtualisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
16.8 Overig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
17 Updaten Huidige Installatie 93

17.1 ImageCapture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
18 Deïnstallatie 100
18.1 Deïnstallatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
18.2 Stille deïnstallatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
19 Licenties 101
19.1 Licentiebestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
19.2 License Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
19.3 Licentiebeheer vanuit ImageCapture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
19.4 Licentiebeheer op het bestandssysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
20 Client Service 105

20.1 Componenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
20.2 Sessies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
21 OAuth Configuratie 109

21.1 Introductie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
21.2 Client configuratie in ImageCapture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
21.3 Client configuratie in externe web applicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
21.4 Aanmaken OAuth gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
21.5 Beheer van tokens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
IV Bijlagen 113
1 Release Notes 114
2 Update Issues 140
3 Koppeling met E‐mail 160

3.1 Email Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
3.2 Importeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
3.3 Exporteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
INHOUDSOPGAVE vi
3.4 Handmatig versturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

3.5 Vereisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
4 Koppeling met AFAS 163

4.1 Technische informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
4.2 Beschrijving configuratie in AFAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
4.3 Functionaliteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
4.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
5 Koppeling met Archifact Shopper 170

5.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
6 Koppeling met Art Systems Transpas Enterprise 172

7 Koppeling met Cerm 174

7.2 Beschrijving configuratie in Cerm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
7.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
8 Koppeling met Colijn IT iOne 178

9 Koppeling met ConstruSteel 180

9.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
10 Koppeling met CSB 182

10.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
11 Koppeling met Dataline MultiPress 185

11.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
12 Koppeling met ECI Software Solutions 187

12.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
13 Koppeling met Exact AEC 189

INHOUDSOPGAVE vii
14 Koppeling met Exact Financials 191

15 Koppeling met Exact Globe 193

15.1 Update issues Exact Globe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
15.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
15.5 Foutmeldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
16 Koppeling met Exact Multivers 202

16.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
17 Koppeling met Exact Online Bouw 206

17.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
18 Koppeling met Exact Online 208

18.2 Fiatteren vanuit ImageCapture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
18.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
19 Koppeling met Exact Synergy ASP 212
20 Koppeling met Exact Synergy Enterprise 213
21 Koppeling met Glovia G2 214

21.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
22 Koppeling met Grayhams Pinnacle 217

22.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
23 Koppeling met Magic4Business 219

23.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
24 Koppeling met Microsoft Dynamics F&O 221

INHOUDSOPGAVE viii

24.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
25 Koppeling met Microsoft Dynamics NAV 223

25.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
26 Koppeling met NaviTrans 225

26.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
27 Koppeling met Prodin ERP 227

27.2 Beschrijving configuratie in Prodin ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
27.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
28 Koppeling met Reflecta XL‐ENZ 229

28.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
29 Koppeling met Reynolds & Reynolds WinCar 231

29.2 Beschrijving configuratie in WinCar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
29.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
30 Koppeling met Ridder iQ 235

31 Koppeling met SAP Business One 238

31.2 Beschrijving configuratie in SAP Business One . . . . . . . . . . . . . . . . 238
31.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
32 Koppeling met Softpak 245

32.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
33 Koppeling met Spacewell Axxerion 247

34 Koppeling met Syntess Atrium 248
INHOUDSOPGAVE ix

34.2 Beschrijving configuratie in Syntess Atrium . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
34.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
35 Koppeling met Syntri ERP 253

36 Koppeling met TANS Talis 255
37 Koppeling met Trimergo T2 256

37.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
37.4 Aandachtspunten updaten configuratie naar nieuwste standaard . . . . . . . 258
38 Koppeling met Visma AccountView 259

38.3 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
39 Koppeling met Visma.net 262

39.2 Beschrijving configuratie in Visma.net . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
39.4 Beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
40 Sumatra rapportage 266

40.1 Benodigdheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
40.2 Installatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
40.3 Configuratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
41 OAuth voor Ontwikkelaars 269

41.1 Request Token . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
41.2 Access Token . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
41.3 Refresh Token . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
41.4 Debug Token . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
41.5 Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Over dit Document 275
INHOUDSOPGAVE x
Deel I
Productspecialist
1
Hoofdstuk 1
Introductie
Onderwerpen in dit hoofdstuk:

• ImageCapture Manager en Client.
• Classes, jobs, velden en parts.
ImageCapture is kort te omschrijven als een scanning softwarepakket dat aan vele achterlig‐
gende systemen koppelt. Het doel van ImageCapture is om een image (afbeelding) met bijbe‐
horende metagegevens (bestandsnaam, aanmaakdatum, etc.) naar een achterliggend systeem
te exporteren.
Gegevens worden geautomatiseerd uitgelezen met een OCR‐techniek. OCR staat voor Optical
Character Recognition, een techniek om een digitale image uit puntjes om te zetten naar voor
de computer leesbare tekst. Om tekst goed uit te lezen is een image resolutie van 300 dpi nodig
van geprinte tekst, handschriftherkenning kan in beginsel niet.
1.1 Manager en Client

De applicatie bestaat uit meerdere onderdelen: de Manager en drie verschillende Client ap‐
plicaties. De Manager wordt gebruikt voor de inrichting van het werkproces, de Client is voor
het dagelijks gebruik. De verwerking van een document in de Client volgt dus de stappen die
in de Manager zijn gedefinieerd. In de eerste stap wordt altijd een set van documenten ge‐
scand of geïmporteerd. Zo’n set van documenten heet een batch en de verdere verwerking
is altijd batchgewijs. Per stap worden de documenten en batches apart verrijkt met verdere
informatie. Bij de inrichting moet hier rekening mee gehouden worden: scannen van facturen
per administratie of vrachtbrieven per chauffeur?
1.2 Andere clients

Naast de normale Desktop Client zijn er nog twee andere client applicaties. De Client Service
verwerkt documenten en batches binnen ImageCapture op de achtergrond. Deze Client Service
kan geïnstalleerd worden op een server of op een werkstation.
Tot slot is er ook nog een Web Client die als web applicatie draait onder Internet Information
Services (IIS) om bepaalde onderdelen van ImageCapture ook via een webbrowser beschikbaar
2
te maken. Er kan dan bijvoorbeeld vanuit een webbrowser of tablet op een andere locatie
geboekt worden zonder directe toegang tot de achterliggende financiële administratie.
1.3 Classes
Binnen ImageCapture is een class een samenstelling van verwerkingsstappen die achtereen‐
volgens worden uitgevoerd. Een eenvoudig voorbeeld van een class is:
1. Scannen fysieke factuur, of importeren digitale factuur.
2. Uitlezen gegevens op het document, zoals factuurnummer, klantnummer, etc.
3. Koppelen gelezen gegevens aan financieel dagboek.
4. Controleren en coderen van aanvullende gegevens.
5. Aanbieden financiële mutatie aan achterliggende boekhouding.
6. Opslaan digitaal exemplaar als bijlage bij de boeking in het boekhoudpakket.
Binnen ImageCapture kan het werkproces met verschillende class types worden ingericht voor
de verwerking van bijv. post, enquetes, urenbriefjes of facturen. Het licentiemodel kent optio‐
neel een beperking in het aantal classes, of de verschillende types. In verband met onderhoud‐
baarheid is het ‘best practice’ om het aantal classes klein te houden.
1.3.1 Document Class

De eenvoudigste vorm is de Document Class. De velden in deze class kunnen niet geautomati‐
seerd van een document worden afgelezen, maar worden door de gebruiker aan het document
toegekend. Hier is één uitzondering op: een barcode kan wel geautomatiseerd worden uitge‐
lezen.
Een Document Class kan worden gebruikt voor het scannen van de binnenkomende post, het
koppelen van facturen in financiële pakketten, etc.
1.3.2 Form Class

Een uitbreiding van de Document Class is de Form Class met zogenaamde formuliervelden. Een
Form Field leest van een vaste plek op het document de gegevens uit. De definitie van waar
de velden moeten worden uitgelezen heet een template. Een Form Class heeft precies één
template. Het uitlezen gebeurt met OCR‐techniek.
Een Form Class kan goed worden gebruikt voor de verwerking van urenbriefjes en enquêtefor‐
mulieren met gesloten en open vragen.
1.3.3 Flexible Form Class

Als uitbreiding op de Form Class is er de Flexible Form Class. Dit type class heeft de mogelijkheid
om meerdere templates te gebruiken, bijvoorbeeld voor bepaalde crediteuren of debiteuren.
Het herkennen van crediteuren gebeurt met behulp van een identificatietabel op basis van
vaste checksums zoals de BTW‐ en bankrekeningnummers van bijna alle Europese landen.
Dit type class kent ook de zogenaamde Smart Fields — zoals factuurnummer, ‐datum, totaal‐
bedrag — die volledig automatisch en locatie onafhankelijk over de gehele pagina worden
HOOFDSTUK 1. INTRODUCTIE 3
gevonden. Als voor een bepaalde crediteur een waarde niet goed wordt gevonden of uitgele‐
zen, kan hiervoor een template worden gedefinieerd met een afwijkende layout. Deze Smart
Fields zijn taalafhankelijk en zijn er voor de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans,
Spaans, Pools en Zweeds.
Een Flexible Form Class wordt gebruikt voor het verwerken van goederen‐ en kostenfacturen,
of voor verkoopfacturen bij een administratiekantoor. In de wandelgangen wordt dit daarom
ook wel de Invoice Class genoemd.
1.3.4 Runsheet Class

Tot slot is voor de transportmarkt de Runsheet Class ontwikkeld. Dit is in feite een uitbreiding
op de Form Class met nog een extra template waarmee zogenaamde snippets (uitsnedes) apart
kunnen worden uitgelezen.
De Runsheet Class wordt alleen gebruikt om aftekenlijsten in de transportsector te verwerken.
1.4 Jobs
Elk type class bestaat uit een aantal jobs die de verwerkingstappen verder definiëren. Het aan‐
tal jobs kan variëren van één tot enkele tientallen. Voor de overzichtelijkheid is het verstandig
om het aantal jobs zo klein mogelijk te houden.
Alle bewerkingen van velden of images gebeuren in een job. Een document doorloopt de jobs
van boven naar beneden. De enige uitzondering hierop is de Flow Control Job waarmee docu‐
menten naar een andere job (ook terug) kunnen worden verplaatst. Een job heeft wel of geen
interactie met een gebruiker. Zo heeft een codeerscherm wel een gebruikersinterface en een
exportstap juist niet.
1.5 Fields
Metagegevens worden aan het document toegekend of uitgelezen in zogenaamde velden. Een
goed begrip van het gebruik van velden is essentieel. Gerelateerd aan het type class is er het
eerste simpele onderscheid naar veldtype:
Document Field Veldwaarde die wordt toegekend aan één enkel document. Beschikbaar in
alle class types.
Batch Field Veldwaarde die wordt toegekend aan een gehele batch, dus daarmee aan elk do‐
cument in de set. Beschikbaar in alle class types.
Form Field Veldwaarde die zonematig wordt uitgelezen voor een document, niet beschikbaar
in de Document Class.
Smart Field Slim uitgelezen waarde voor een document, ofwel van de gehele pagina of alleen
binnen een opgegeven zoekgebied. Dit type veld is alleen beschikbaar in de Flexible Form
Class (of Invoice Class).
Daarnaast is elk veld van een bepaald datatype, afhankelijk hiervan kunnen er verschillende
validaties worden ingesteld:
Character Field Tekstveld voor één enkele regel, zoals factuurnummer of laadadres.
Memo Field Tekstveld voor meerdere regels, bijv. voor opmerkingen bij een factuur.
Barcode Field Tekstveld dat automatisch wordt gevuld met een uitgelezen barcode.
Numeric Field Numerieke waarde met of zonder decimalen, zoals aantal gefactureerde goe‐
deren of totaalbedrag.
Auto Increment Field Numerieke waarde die automatisch wordt opgehoogd per document.
Boolean Field Ja/nee waarde, bijv. voor een keuze “Boek via IFR”.
Date Field Datum‐waarde, zoals de factuurdatum of een andere datum‐waarde.
Time Field Tijd‐waarde, bijv. de inkloktijd op een urenbriefje.
DateTime Field Gecombineerde datum‐ en tijd‐waarde in één veld.
Mark Field Veld voor het uitlezen van vakjes op enquetes en dergelijke, zoals het aanvinken
van hobby’s.
Password Veld waarin een wachtwoord veilig kan worden ingetypt, of wordt opgehaald uit
een tabel waar deze versleuteld is opgeslagen. De achterliggende waarde is voor de ge‐
bruiker nooit zichtbaar, deze wordt alleen tijdelijk ontsleuteld om exports uit te voeren
waarvoor het wachtwoord nodig is.
1.6 Parts
Naast de bouwstenen van de classes, jobs en velden zijn er ook nog parts waarmee binnen
velden bepaalde relaties en afhankelijkheden worden gedefinieerd, zoals:
• Overnemen administratienummer uit de barcode.
• Bepalen periode op basis van de factuurdatum.
• Uitrekenen van btw‐bedrag op regelniveau.
• Tonen keuzelijst van grootboekrekeningnummers.
• Keuze verplichte of optionele invoer op basis van dossiertype en kostenplaats.
• Wel of niet tonen van velden in de gebruikersinterface.
1.7 Data
ImageCapture bewaart alle gegevens in een Microsoft SQL Server database, zie ook de sys‐
teemeisen in Sectie 15.2. Deze database wordt gebruikt voor:
Configuratie De verschillende classes die de verwerkingswijze van de documenten bepalen.
Images De gescande of geïmporteerde images. Optioneel kunnen deze images na de export
worden verwijderd.
Metagegevens Alle gegevens die betrekking hebben op de images, bijvoorbeeld de factuurda‐
tum, scandatum, etc.
1.8 Samenvatting
ImageCapture digitaliseert en verwerkt alle soorten documenten door middel van verschillen‐
de jobs voor veld‐ en beeldverwerking. De vrijheid om naar behoefte variabelen toe te voegen
en met elkaar te combineren zorgt voor ongekende mogelijkheden.
Hoofdstuk 2
Tutorial Document Class
Op onze partner portal1 vindt u basisconfiguraties voor een groot aantal ondersteunde koppe‐
lingen. Dit hoofdstuk is echter een eerste tutorial voor het maken van een compleet nieuwe
configuratie in de Manager. We maken een eenvoudige Document Class waarmee het volgen‐
de mogelijk moet zijn:
• Importeren van tif‐bestanden vanaf C:\invoer op het bestandssysteem, met barcodes
voor de documentscheiding.
• Exporteren van een doorzoekbare PDF naar een mappenstructuur op basis van de im‐
porteerdatum. De bestandsnaam bevat de crediteurnaam en een omschrijving, bijvoor‐
beeld C:\uitvoer\post\2014\12\28\KPN - Aanschaf telefoons.pdf. Let op: de
bestandsnaam mag niet de illegale karakters \/:*?"<>| bevatten.
• Er is bewust nog geen sprake van automatische herkenning van metagegevens. Alles
wordt nog met de hand ingevoerd, het gaat immers om een Document Class.
Voor het maken van een nieuwe configuratie doorlopen we altijd de volgende stappen:
1. Aanmaken database.
2. Toevoegen class.
3. Bepalen en aanmaken velden.
4. Bepalen en aanmaken jobs.
2.1 Aanmaken database

Zorg eerst voor een werkende ImageCapture omgeving met een nieuwe lege database, zoals
beschreven in Hoofdstuk 16.
2.2 Toevoegen class

De eerste stap is altijd het maken van een nieuwe class. De class bepaalt hoe een bepaalde
stroom van documenten wordt verwerkt. Het “hoe” en “bepaalde stroom” moeten wij invullen.
Het aanmaken gaat eenvoudig door linksboven op de New knop te klikken. Er komt dan een
pop‐up met de volgende keuze:
1
Bezoek onze partner portal op http://www.scansys.eu
6
• Document Class. In deze tutorial kiezen we nu voor deze optie.

• Flexible Form Class.
• Form Class.
• Runsheet Class.
De opties die worden getoond zijn afhankelijk van de ImageCapture licentie! Belangrijk om te
weten is dat het niet mogelijk is om een class te promoveren van bijvoorbeeld een Document
Class naar een Flexible Form Class.
We hebben nu een nieuwe lege class aangemaakt. Links in het scherm wordt een aantal on‐
derdelen getoond:
General Hier staan algemene instellingen voor de class, zoals de naam en de mogelijkheid om
documenten automatisch te laten verwijderen na het exporteren. Wijzig zelf de weinig
aansprekende naam “Document Class” naar “Tutorial 1”.
Batch Fields De waardes van deze velden zijn voor alle documenten in een batch (stapel) gelijk.
Straks maken we een aantal van deze velden aan.
Document Fields Deze waardes variëren per document. Straks maken we een aantal van deze
velden aan.
Field Groups In de Flexible Form Class worden hier de boekingsregels gedefinieerd. Wij doen
er nu niets mee.
Jobs Dit zijn de verwerkingsstappen van de class. Verderop maken we alle benodigde jobs aan.
Authorization Hier kan de toegang tot de class per gebruikersgroep geregeld worden. Wij
doen er nu niets mee.
Used Tables Een overzicht van de gebruikte tabellen in deze class. Wij doen er nu niets mee.
2.3 Bepalen velden

In ImageCapture is een veld een plek waar een documentwaarde wordt opgeslagen. In een
programmeertaal wordt dit een variabele genoemd. ImageCapture staat een onbeperkt aantal
velden toe in een class.
Om te bepalen welke velden er nodig zijn, is het handig om van achteren naar voren te rede‐
neren. Aan de hand van de informatie die nodig is om documenten te exporteren kan namelijk
het makkelijkst worden afgeleid welke velden er nodig zijn. Uit de opdrachtomschrijving aan
het begin van deze tutorial blijkt dat er voor het exporteren twee velden nodig zijn, namelijk:
• ExportMap met jaar, maand en dag afgeleid van de importeerdatum.
• BestandNaam met crediteurnaam en omschrijving.
In ImageCapture kunnen velden op allerlei manieren een waarde krijgen, bijvoorbeeld hand‐
matig door een gebruiker, via SQL queries, of door allerlei manipulaties uit te voeren op andere
velden.
De exportmap moet volgens de opdrachtomschrijving gebaseerd worden op de importeerda‐
tum. Omdat de importeerdatum voor de hele set van geïmporteerde documenten gelijk is,
kunnen we hiervoor het beste een Batch Field gebruiken. Op basis van de opdrachtomschrij‐
ving komen we dan tot de volgende lijst van velden:
• ImporteerDatum (door de computer gegenereerd).
HOOFDSTUK 2. TUTORIAL DOCUMENT CLASS 7

• SubMap (dynamisch opgebouwd uit jaar, maand en dag van het veld “ImporteerDa‐
tum”).
• ExportMap (een vaste waarde met daarachter het veld “SubMap”).
De bestandsnaam is voor elk document anders, daarvoor kunnen we dus het beste een Docu‐
ment Field gebruiken:
• CrediteurNaam (invoer door de gebruiker).
• Omschrijving (invoer door de gebruiker).
• BestandNaam (samengesteld uit de velden “CrediteurNaam” en “Omschrijving”).
Nu we weten welke velden nodig zijn, kunnen we ze gaan aanmaken.
2.4 Aanmaken velden

2.4.1 ImporteerDatum
• Klik op Batch Fields.
• Klik op New Field.
• Kies Date Field.
• Geef het veld de naam “ImporteerDatum”.
• Laat de default op “System date”.
2.4.2 SubMap en ExportMap

Voer voor beide velden de volgende stappen uit:
• Selecteer Batch Fields in de lijst links.
• Klik op New Field en kies in de pop‐up voor Character Field.
• Geef het veld de juiste naam.
• Laat de default leeg.
2.4.3 CrediteurNaam, Omschrijving en BestandNaam

Voer voor elk van deze velden de volgende stappen uit:
• Zorg dat de selectie links op Document Fields of op een van de documentvelden zelf
staat.
• Maak een nieuw Character Field.
• Geef het veld de juiste naam
• Laat de default leeg.
2.5 Bepalen en aanmaken jobs

Om aan de opdrachtomschrijving te voldoen hebben we een aantal jobs nodig. Deze gaan we
in de volgende secties aanmaken.

2.5.1 Import Job

In elke class is een Import Job nodig om documenten in ImageCapture te kunnen importeren.
Importeren kan vanuit diverse bronnen, zoals rechtstreeks vanaf een scanner via een Scan
Importer, vanaf een lokale of netwerkschijf via een File Importer of uit e‐mails via een Email
Importer. De huidige class moet tif‐bestanden importeren vanaf het bestandssysteem, dus we
maken in dit geval alleen een File Importer. Ook gaan we in de Import Job de velden die te
maken hebben met de importeerdatum vullen.
• Klik op Jobs.
• Klik op New Job.
• Kies Import Job.
• Ga naar de tab Batch Fields.
• Klik op de Add knop.
• Kies alle velden met CTRL+A en bevestig met OK.
• Zet de velden in een logische volgorde met de Up/Down knoppen.
Alle velden die in de Import Job een waarde moeten krijgen, zijn nu toegevoegd. Nu is het zaak
om te zorgen dat ze daadwerkelijk de goede waarde krijgen. Het veld “ImporteerDatum” wordt
al standaard gevuld met de systeemdatum. Daar hoeft dus verder niets mee te gebeuren. Het
veld “SubMap” moet nu gevuld worden aan de hand van de waarde van het veld “Importeer‐
Datum”:
• Klik in de Import Job in de lijst met Batch Fields in de regel van het veld “SubMap” op de
3 puntjes in de Value kolom.
• Nu opent een scherm waarin ingesteld kan worden hoe dit veld aan zijn waarde komt.
• Zet Use Value Parts aan.
• Klik op de Add knop en kies in de pop‐up het DateTime Format Part. Dit part heeft name‐
lijk de mogelijkheid om een datumwaarde op een vooraf bepaalde manier om te zetten
naar een tekstuele waarde.
• Kies het veld “ImporteerDatum” als Source Field.
• De waarde van het veld “SubMap” moet bijvoorbeeld 2014\12\28 worden. Vul daarom
als Format yyyy\\MM\\dd in. De backslash (\) moet dubbel worden ingegeven omdat
elke eerste backslash als zogenoemd ‘escape character’ wordt gezien. Als u bijvoorbeeld
een streepje als scheidingsteken zou gebruiken is een extra backslash dus niet nodig.
• Klik nu op Close om het scherm te sluiten.
Nu is het tijd om het veld “ExportMap” te vullen:
• Open op dezelfde wijze als voor “SubMap” het scherm waarin de Value Parts bewerkt
kunnen worden.
• Het eerste deel van het te exporteren pad is vast. Voeg daarom een Constant Part toe.
• Vul als Value C:\uitvoer\post\ in.
• Direct achter het vaste deel komt de “SubMap”. Voeg daarom een Field Part toe en kies
daarbij als Source Field voor het veld “SubMap”.
• Klik nu op Close om het pop‐up scherm te sluiten.
Alle velden die in deze job gevuld moeten worden, zijn nu gevuld. Nu moeten we nog zorgen
dat er daadwerkelijk data geïmporteerd kan worden. Hiervoor hebben we de eerder genoemde
File Importer nodig:
• Klik op New Importer.

• Kies File Importer.

• Vul bij Automatic Import bij Import folder de waarde C:\invoer in.
• Klik met de rechter muisknop op het invulvak bij Backup folder en kies Create import
backup folder in het context menu. Omdat Action standaard op “Backup” staat zullen
geïmporteerde bestanden nu naar deze map verplaatst worden.
• Schakel Manual import voor nu uit.
• Laat alle andere instellingen verder ongemoeid.
• Ga nu naar het tabblad Separation en bij Document op de Add knop.
• Kies Barcode Separation en stel deze in volgens de door u gebruikte barcodes.
2.5.2 Index Job

In deze tutorial vullen we de documentvelden in een Index Job:
• Kies Index Job.
• Ga naar de tab Document Fields.
• Klik op de Add knop.
• Kies alle velden met CTRL+A en bevestig met OK.
• Zet de velden in een logische volgorde met de Up/Down knoppen.
Nu gaan we, net als eerder in de Import Job, de velden configureren zodat ze de juiste waar‐
des krijgen. De velden “CrediteurNaam” en “Omschrijving” moeten door de gebruiker worden
ingevuld, daar hoeven we dus niks mee te doen. We moeten alleen het veld “BestandNaam”
automatisch laten vullen op basis van deze velden:
• Open in de Index Job voor het veld “BestandNaam” het scherm waarin de Value Parts
bewerkt kunnen worden, op dezelfde wijze als eerder voor de batchvelden.
• De gewenste bestandsnaam bestaat uit drie delen: de “CrediteurNaam”, vervolgens een
spatie, streepje en spatie en dan de “Omschrijving”. De extensie wordt tijdens het expor‐
teren automatisch toegevoegd en hoeven we er dus niet achter te zetten. Voeg daarom
de volgende drie parts toe:
– Een Field Part met het veld “CrediteurNaam” als Source Field.
– Een Constant Part met als waarde een spatie, streepje en een spatie.
– Een Field Part met het veld “Omschrijving” als Source Field.
2.5.3 Format Job

De gewenste uitvoer is een doorzoekbaar PDF‐bestand. Dergelijke bestanden kunnen worden
gemaakt in een Format Job:
• Kies Format Job.
• Klik op New Format.
• Kies PDF Format (full text) en laat verder alle instellingen ongemoeid.

2.5.4 Export Job

De gemaakte PDF‐bestanden moeten naar het bestandssysteem worden geschreven. Dit kun‐
nen we doen met een File Export:
• Kies Export Job.
• Klik op New Export.
• Kies File Export.
• Selecteer bij Format het zojuist gemaakte PDF‐format.
• Vul bij Folder de waarde {ExportMap} in, inclusief de accolades. Het gebruik van de
accolades geeft aan dat het hier een veldnaam betreft en dat deze waarde tijdens het
exporteren vervangen wordt door de waarde van het veld “ExportMap” voor het betref‐
fende document.
• Vul bij Base name {BestandNaam} in.
2.6 Activeren class

Voordat de configuratie gebruikt kan worden in de Client, moet deze eerst in de Manager actief
worden gemaakt. Een niet‐actieve class is namelijk niet zichtbaar in de Client.
Maak de class dus actief:
• Selecteer General in de lijst links.
• Activeer het vinkje Active.
• Klik bovenin op Save om alle class instellingen op te slaan.
Als de configuratie onverhoopt toch nog fouten bevat, dan worden deze in foutsymbolen ge‐
toond.
2.7 Testen in Client

Nu kan het eerste document in de Client worden verwerkt! Als de Client al gestart was, dan
is de nieuwe class nog niet zichtbaar. Druk op F5 in het Classes scherm om de nieuwe class
zichtbaar te maken.

Hoofdstuk 3
Authenticatie en autorisatie

• Inlogmethodes per applicatie.
• Rechten op jobs en documenten.
3.1 Authenticatie
Direct na het starten van ImageCapture moet worden ingelogd met een ImageCapture gebrui‐
ker. Deze gebruikers worden in de Manager onder het kopje Users geconfigureerd. Per ge‐
bruiker wordt daar ook aangegeven welke inlogmethodes voor die gebruiker beschikbaar zijn.
Niet elke inlogmethode is echter voor elke applicatie mogelijk, Tabel 3.1 geeft per applicatie
aan welke inlogmethode wordt ondersteund.
Tabel 3.1: Inlogmethodes per applicatie.
Manager Client Client Service Web Client

ImageCapture authenticatie ja ja ja ja
Windows authenticatie ja ja nee ja
OAuth authenticatie nee nee nee ja
ClientAdmin nee ja nee ja
PowerAdmin ja ja nee ja
3.1.1 ImageCapture authenticatie

Het inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord wordt ImageCapture authenticatie ge‐
noemd. De gebruikersnaam en wachtwoord moeten door een beheerder worden gedefinieerd
in de Manager en zijn door de eindgebruiker zelf nog niet te wijzigen in de Client of Web
Client. Deze inlogmethode wordt in alle applicaties ondersteund.
3.1.2 Windows authenticatie

Met Windows authenticatie is het mogelijk om gebruikers in te laten loggen met hun Windows
credentials. Deze inlogmethode is alleen beschikbaar in de Desktop Client, Web Client en Ma‐
nager.
12
Voor de Desktop Client en Manager kan dit automatisch, dus zonder dat de eindgebruiker zelf
een gebruikersnaam of wachtwoord hoeft op te geven. Deze vorm van authenticatie wordt
geconfigureerd door de optie Windows authentication aan te vinken bij een User in de Ma‐
nager. Ook moet daar dan de Windows inlognaam van de gebruiker worden opgegeven in de
vorm domein\gebruikersnaam. Bij het starten van de Desktop Client of Manager wordt de
Windows inlognaam van alle ImageCapture gebruikers vergeleken met de huidige ingelogde
gebruiker in Windows. Als er een overeenkomende ImageCapture gebruiker gevonden is, dan
wordt de eindgebruiker automatisch als die ImageCapture gebruiker ingelogd.
In de Web Client moet standaard handmatig worden ingelogd met de Windows inlognaam
en bijbehorend wachtwoord. Daarbij heeft de gebruiker de mogelijkheid om deze login te be‐
waren op het gebruikte apparaat. Zolang de gebruiker niet expliciet uitlogt en het Windows
wachtwoord niet wijzigt, zal het inlogproces de volgende keren automatisch plaatsvinden. De
bewaarde logins kunnen via Instellingen → Bekijken opgeslagen logins bekeken en verwijderd
worden. Het bewaren van logins voor de Web Client dient door de systeembeheerder ingescha‐
keld te zijn. Dit kan in de Manager via Tools → Options → Database → Web Client Security →
Allow remember me ….
3.1.3 Single Sign‐On via Windows authenticatie in de Web Client

Het is voor de Web Client mogelijk om gebruikers automatisch in te laten loggen met hun Win‐
dows credentials. Single Sign‐on moet hiervoor geinstalleerd en configureerd zijn. Zie hiervoor
Sectie 16.5.2. Verder moeten op het systeem van de gebruiker de volgende stappen worden
doorlopen:
• Activeer Integrated Windows Authentication in Internet Options:
– Open Control Panel → Network and Internet → Internet Options.
– Klik op het tabblad Advanced.
– Scroll de Settings lijst naar beneden tot het kopje Security.
– Vink de optie Enable Integrated Windows Authentication aan.
– Druk onderin het scherm op OK om de wijziging op te slaan.
– Herstart uw computer om deze instelling actief te maken.
• Activeer Automatic logon voor de security zone:
– Open Control Panel → Internet Options.
– Klik op het tabblad Security.
– Selecteer de zone die hoort bij de Web Client hostnaam, waarschijnlijk Local intra‐
net of Trusted sites.
– Klik op de button Custom Level….
– Scroll de Settings lijst helemaal naar beneden to het kopje User Authentication.
– Kies bij Logon voor de optie Automatic logon with current user name and password.
• Voor de Mozilla FireFox browser:
– Start FireFox.
– Typ “about:config” in de adresbalk om de configuratie pagina te openen.
– Lees de eventuele waarschuwing en druk op de knop Ik aanvaard het risico! om
door te gaan.
– Dubbelklik in de lijst op de setting network.negotiate‐auth.delegation‐uris.
– Vul in de pop‐up de URL van de Web Client in, bijvoorbeeld: “https://imagecapture.mydomain.nl”.
– Dubbelklik in de lijst op de setting network.automatic‐ntlm‐auth.trusted‐uris.
– Vul in de pop‐up nogmaals de URL van de Web Client in.
HOOFDSTUK 3. AUTHENTICATIE EN AUTORISATIE 13

– Zoek in de lijst de setting network.automatic‐ntlm‐auth.allow‐proxies en kies voor

de waarde “true”.
– Zoek in de lijst de settings network.negotiate‐auth.allow‐proxies en kies voor de
waarde “true”.
Netwerkpolicies kunnen een correcte werking van Single Sign‐On beïnvloeden.
3.1.4 OAuth authenticatie

Met OAuth is het mogelijk om vanuit een externe webapplicatie direct de ImageCapture Web
Client te openen. Het login scherm wordt daarbij overgeslagen, de eindgebruiker hoeft dus niet
zelf in te loggen. Voor het bereiken van deze mate van integratie moet wel een stuk software‐
ontwikkeling gedaan worden in de aanroepende webapplicatie, zoals beschreven in Bijlage 41.
Vervolgens moeten de gebruikers en OAuth tokens worden gedefinieerd volgens de beschrij‐
ving in Hoofdstuk 21. Deze inlogmethode is alleen beschikbaar in de Web Client.
3.1.5 ClientAdmin
ClientAdmin is een aparte login die bedoeld is voor partners van Scan Sys. Deze login biedt de
volgende extra mogelijkheden per applicatie.
Client en Web Client:
• Inloggen terwijl alle concurrent of named users al in gebruik zijn.
• Inloggen terwijl er nog geen licentiegroepen geconfigureerd zijn.
U gebruikt deze login door in te loggen met gebruikersnaam Admin en wachtwoord partner!.
Na het invullen van dit wachtwoord moet u zich authenticeren met een zogenaamde two‐
factor authentication code. Deze code is tijdsafhankelijk en wordt op uw smartphone gege‐
nereerd door bijvoorbeeld de Google Authenticator app. Deze app moet eenmalig worden
geautoriseerd met een door Scan Sys gegenereerde QR‐code. Deze mogelijkheid wordt als on‐
derdeel van de certificering geboden bij trainingen door Scan Sys. Uw smartphone autorisatie
is tijdelijk en werkt tot het einde van het volgende kalenderjaar, dus maximaal twee jaar. Daar‐
na moet uw telefoon weer opnieuw worden geautoriseerd.
3.1.6 PowerAdmin
PowerAdmin is een aparte login die alleen bedoeld is voor medewerkers van Scan Sys. Deze
login biedt hetzelfde als ClientAdmin met nog de volgende extra mogelijkheden.
Client en Web Client:
• Inloggen terwijl de uiterste activatiedatum van de licentie al verlopen is.
Manager:
• Alsnog activeren van een licentiebestand waarvan de uiterste activatiedatum verlopen
is.
• Extra mogelijkheden in Tools → Licenses:
– Openen Licenses scherm zonder dat in Tools → Options een licentienaam gekozen
is.
– Bekijken activatielog van licentiebestand.

– Verwijderen licentiebestand van de License Service.

• Aan‐/uitzetten van het vinkje Skip empty attribute values bij diverse exports. Dit vinkje
hoort uit te staan, maar om deze in een bestaande inrichting uit te schakelen moet de
inrichting op meer fronten worden aangepast. Daarom kan dit alleen worden gedaan
door medewerkers van Scan Sys.
• Aanpassen van de gegenereerde identifier en secret van een OAuth client.
• Downloaden van major updates, bijvoorbeeld versie 5.10.x downloaden vanuit versie
5.9.y, indien beschikbaar gesteld door Scan Sys.
Deze login wordt gebruikt door in te loggen met gebruikersnaam Admin en een vast wacht‐
woord dat bij Scan Sys medewerkers bekend is. Na het invullen van dit wachtwoord moet nog
een extra tijdafhankelijke code worden ingevuld. Hierbij kan gekozen worden uit twee soorten
codes:
Fixed Period Code Vaste code tot het eind van de huidige dag, week of maand. Deze kan door
medewerkers van Scan Sys gegenereerd worden met behulp van de ImageCapture Licen‐
se Manager.
Phone TOTP Code Tijdelijke two‐factor authentication code, zoals uitgelegd bij ClientAdmin.
3.2 Autorisatie op jobs

ImageCapture beschikt over diverse autorisatiemogelijkheden om de toegang tot jobs te be‐
perken. Een gebruiker mag een bepaalde job in de Client of Web Client verwerken als aan alle
volgende voorwaarden is voldaan:
• De job kan verwerkt worden in de huidige applicatie.
• De job en alle daarin ingerichte mogelijkheden zijn gelicenseerd.
• De gebruiker is geautoriseerd om de job te verwerken.
Deze voorwaarden worden hieronder een voor een toegelicht.
3.2.1 Applicatie afhankelijk

De Client ondersteunt de verwerking van alle jobs die in de Manager gedefinieerd kunnen
worden. De Web Client daarentegen ondersteunt niet alle jobs. Daarin wordt de Extended Index
Job bijvoorbeeld niet ondersteund. Een gebruiker krijgt deze job in de Web Client dan ook niet
te zien.
3.2.2 Licentie afhankelijk

Een licentiebestand bevat verschillende licentiegroepen. Er zijn bijvoorbeeld voor gebruikers
van de Client vaak twee groepen. Eén voor volledige gebruikers en één voor gebruikers die
alleen de Index Job mogen verwerken, ook wel controleer & codeer gebruikers genoemd. Als
een gebruiker is ingelogd op een licentiegroep waarmee alleen de Index Job verwerkt mag wor‐
den, dan ziet deze gebruiker de overige jobs ook niet in de Client, ongeacht of deze gebruiker
geautoriseerd is om die overige jobs te gebruiken.

3.2.3 Gebruiker afhankelijk

Een gebruiker is geautoriseerd om een job te verwerken als aan minimaal één van de volgende
voorwaarden is voldaan:
1. De gebruiker is een administrator. Dit kan in de Manager als volgt worden geconfigu‐
reerd:
• Kies aan de linkerkant voor Users.
• Kies de betreffende gebruiker.
• Selecteer de optie Administrator.
2. De gebruiker is lid van een gebruikersgroep die alle jobs mag verwerken. Dit wordt als
volgt geconfigureerd:
• Kies aan de linkerkant voor User Groups.
• Kies een gebruikersgroep met de betreffende gebruiker.
• Selecteer de optie Authorize all jobs.
3. De gebruiker is lid van een gebruikersgroep die geautoriseerd is om de betreffende job
te verwerken. Dit wordt als volgt geconfigureerd:
• Kies aan de linkerkant voor Classes.
• Kies een class uit de lijst bovenaan het scherm.
• Kies Authorization in de boomstructuur aan de linkerkant.
• Bepaal de gebruikersgroep voor de betreffende gebruiker.
• Selecteer de check box op de regel van de gebruikersgroep en de kolom van de
betreffende job.
• Voor de gebruikersgroep All Users is het autoriseren van individuele jobs niet mo‐
gelijk en deze regel is daarom niet aanpasbaar. De check boxes op deze regel geven
aan of de optie Authorize all jobs bij deze gebruikersgroep is geselecteerd.
• Overige gebruikersgroepen waarvan de regel niet aanpasbaar is, hebben ook de
optie Authorize all Jobs geselecteerd. In dat geval is het autoriseren van individuele
jobs niet nodig en daarom ook niet mogelijk.
3.3 Autorisatie op documenten

Naast het autoriseren van jobs beschikt ImageCapture ook over uitgebreide mogelijkheden om
de toegang tot documenten te beperken. De verschillende mogelijkheden worden hieronder
toegelicht.
3.3.1 Bekijken van documenten

Een gebruiker mag een document bekijken in het Documents‐scherm als aan minimaal één van
de volgende voorwaarden is voldaan:
1. De gebruiker is een administrator. Dit kan in de Manager als volgt worden geconfigu‐
reerd:
• Selecteer de optie Administrator.
2. De gebruiker mag alle documenten bekijken. Dit wordt als volgt geconfigureerd:

• Selecteer de optie Can process all documents.

3. De gebruiker is de eigenaar (owner) van het document. De document eigenaar wordt ini‐
tieel bepaald in de Import Job en kan later gewijzigd worden in een Document Ownership
Job of CSharp Job.
4. De gebruiker heeft rechten op het document via gebruikersgroepen. Dit wordt als volgt
geconfigureerd:
• Kies een gebruikersgroep met de betreffende gebruiker.
• Selecteer voor deze gebruiker de check box Process shared documents. Dit bete‐
kent dat deze gebruiker ook de documenten ziet van andere gebruikers binnen
dezelfde groep waarvan Share documents aan staat.
• Selecteer dus voor een of meer andere gebruikers binnen deze gebruikersgroep
de check box Share documents. Dit betekent dat documenten van deze gebruikers
ook bekeken kunnen worden door andere gebruikers binnen deze groep waarvan
Process shared documents aan staat.
Zie Figuur 3.1 voor een mogelijke inrichting voor een boekhoudafdeling:
• Adam en John zijn boekhouders en moeten elkaars documenten kunnen zien en
verwerken. Bij beiden staat dus Share documents en Process shared documents aan.
Dit betekent dat Adam zijn documenten deelt en toegang heeft tot documenten
die door anderen gedeeld zijn. Hetzelfde geldt voor John.
• Emma is het afdelingshoofd en moet vanuit haar functie dus toegang hebben tot
alle documenten. Bij haar staat Process shared documents dus ook aan, zodat zij
de gedeelde documenten van Adam en John kan zien en verwerken.
• Emma moet als afdelingshoofd documenten kunnen verwerken die verder niet toe‐
gankelijk zijn voor de overige boekhouders. Bij haar staat Share documents dus uit,
zodat ze geen documenten deelt met Adam en John.
3.3.2 Verwerken van documenten

Een gebruiker moet voor het verwerken van een document altijd rechten hebben op de job
waarin het document zich bevindt, zie Sectie 3.2.
Daarnaast moet de gebruiker rechten hebben om het document te bekijken, zie Sectie 3.3.1.
Voor sommige jobs kan van die standaardregels worden afgeweken. Dit kan in de Manager als
volgt worden geconfigureerd:
• Kies aan de linkerkant voor Classes.
• Kies een class uit de lijst bovenaan het scherm.
• Kies een job in de boomstructuur aan de linkerkant, bijvoorbeeld de Index Job.
• Selecteer in de keuzelijst Documents process type een van de volgende keuzes:
– All: De gebruiker mag alle documenten in deze job verwerken, ook als de gebruiker
geen rechten heeft om deze documenten te bekijken in het Documents‐scherm.
– Document owners: Alleen de eigenaar van een document mag deze verwerken, dus
alleen regel 3 wordt gevolgd.
– Document owners and their User Group members: De standaardregels worden bij‐
na helemaal gevolgd. Alleen de optie Can process all documents bij de gebruiker
wordt genegeerd. Dus regels 1, 3 en 4 worden gevolgd.

Figuur 3.1: Rechten op documenten

– Use User settings: Alle standaardregels worden gevolgd.
3.3.3 Verwijderen van documenten

Een gebruiker moet voor het verwijderen van een document in ieder geval rechten hebben om
het betreffende document te bekijken, zie Sectie 3.3.1. Daarnaast moet aan minimaal één van
de volgende voorwaarden zijn voldaan:
1. De gebruiker is een administrator, zie regel 1 in Sectie 3.3.1.
2. De gebruiker mag documenten verwijderen. Dit wordt als volgt geconfigureerd:
• Selecteer de optie Can delete documents.
Let op: Het verwijderen van een document is onomkeerbaar en kan dus niet ongedaan worden
gemaakt.

Hoofdstuk 4
Templates

• Configureren van templates
• Reguliere expressies
ImageCapture herkent in veel gevallen de gegevens van de factuur volledig automatisch. Wan‐
neer dit niet het geval is, bijvoorbeeld als een factuur geen “mooie” layout heeft, kunnen tem‐
plates gebruikt worden om de herkenning te verbeteren. In dit hoofdstuk worden de verschil‐
lende mogelijkheden toegelicht.
4.1 Aanmaken
In Sectie 11 staat toegelicht hoe vanuit de Client een template aangemaakt kan worden. In dat
geval wordt automatisch de reeds gekozen relatie aan deze template gekoppeld. Het is ook mo‐
gelijk om in de Manager een template aan te maken. Daarbij dient dan via een pop‐up scherm
de relatie te worden gekozen waar deze template bij hoort en moet de bijbehorende factuur
handmatig worden geïmporteerd. In beide gevallen is het van belang dat de gebruikte factuur
representatief is voor alle facturen die via deze template verwerkt zullen worden. Dit is met
name belangrijk als templates worden gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende
factuurlayouts van dezelfde relatie.
4.2 Configureren
Het configuren van templates vindt uitsluitend plaats in de ImageCapture Manager. Dit kan
door Admin‐gebruikers gedaan worden via de betreffende class op het tabblad Classes, maar
dat is alleen mogelijk indien er geen gebruikers in de Client actief zijn in deze class. Zowel
Admin‐gebruikers als Template‐gebruikers kunnen templates configureren via het tabblad Tem‐
plates. In dat geval kunnen andere gebruikers in de Client gewoon doorwerken.
Op het tabblad Templates kiest u eerst de class waarvoor u templates wilt configureren. U krijgt
dan de lijst met reeds bestaande templates te zien. Elke template heeft een icoontje dat toont
wat de status van de template is:
New De template is nieuw aangemaakt, maar nog niet geconfigureerd.
Complete De template is in de Manager volledig geconfigureerd.
20
Modify De template is al eens volledig geconfigureerd, maar een gebruiker heeft aangegeven
dat er iets aan aangepast moet worden.
Inactive De template is op inactief gezet, bijvoorbeeld omdat deze slechts deels geconfigu‐
reerd is en in dit stadium de herkenning zou verslechteren.
Wanneer u een template selecteert krijgt u de factuur te zien waarmee deze is aangemaakt.
Direct onder de naam wordt de status weergegeven en kunt u deze aanpassen, bijvoorbeeld
wanneer u klaar bent met het configureren en de status van New naar Complete wilt aanpas‐
sen. Indien er door een gebruiker een bericht is ingevuld bij deze template ziet u deze in een
gele balk boven de factuur.
Rechts van de factuur heeft u de mogelijkheid om de template verder te configureren. De
volgende paragrafen beschrijven de verschillende mogelijkheden.
4.2.1 Identificatie
ImageCapture identificeert normaliter automatisch van welke relatie een factuur afkomstig
is, op basis van de gegevens in de achterliggende administratie. Wanneer deze automatische
herkenning niet werkt kan deze koppeling op basis van andere waardes die op de factuur voor‐
komen alsnog gemaakt worden.
Daarnaast kunnen de identificatie‐instellingen gebruikt worden om onderscheid te maken tus‐
sen verschillende factuurlayouts van dezelfde relatie. Dit onderscheid moet dan gemaakt wor‐
den via een unieke waarde voor elke layout.
Het configureren van de identificatie gebeurt op het tabblad Identification. Hier zijn de volgen‐
de identificatiemethodes beschikbaar:
Checksum Dit betreft valideerbare waardes, zoals een IBAN dat een controlegetal bevat.
Field Dit wordt gebruikt als de relatie(code) al in een veld is opgeslagen, bijvoorbeeld als bij
het importeren van de factuur metadata is geïmporteerd uit een XML‐bestand.
Numeric Dit betreft numerieke waardes zonder verdere controle. Houdt er wel rekening mee
dat de gekozen waarde uniek moet zijn voor deze relatie. Pas dus op met het gebruik van
te korte nummers, want het postbusnummer van de ene relatie kan ook voorkomen in
het telefoonnummer van een andere relatie.
String Dit betreft één of meer tekstuele waardes. Via de optie Retain identifier order kan inge‐
steld worden dat de waardes in de opgegeven volgorde voor moeten komen. Zet deze
optie bijvoorbeeld aan als u de inhoud van een adresblok (adres, postcode en plaats) als
waardes gebruikt.
De waardes voor de diverse identificatiemethodes kunnen, net als velden in de Client, auto‐
matisch van de factuur worden afgelezen door er met Shift ingedrukt een kader omheen te
trekken met de muis. Bij String‐identificatie kunnen meerdere regels tegelijk worden afgele‐
zen.
Onder de lijst met identificatiemethodes kan via de optie Match worden ingesteld of de tem‐
plate gekoppeld moet worden als minimaal één van de methodes een match oplevert of alleen
als ze dat allemaal doen.
Gebruik bijvoorbeeld All als u verschillende factuurlayouts wilt onderscheiden. U kunt dan bij
elke template voor deze relatie hetzelfde bankrekeningnummer gebruiken en daarnaast per
HOOFDSTUK 4. TEMPLATES 21
template een unieke tekstuele waarde instellen. Een document wordt dan alleen aan een tem‐
plate gekoppeld als zowel het bankrekeningnummer als de unieke waarde gevonden worden.
Any kan bijvoorbeeld gebruikt worden als een relatie soms het ene en soms het andere bank‐
rekeningnummer op de factuur vermeldt. U kunt dan beide waardes opgeven als Checksum
waarde en een document wordt aan de template gekoppeld als (minimaal) één van de waar‐
des voorkomt.
4.2.2 Verbeteren uitlezen veldwaardes

Via het tabblad Fields kunnen voor één of meer velden instellingen gewijzigd worden die dan
alleen van toepassing zijn op documenten die aan deze template gekoppeld zijn. Zo kan bijvoor‐
beeld het uitlezen van een factuurnummer gecorrigeerd worden, als de automatische herken‐
ning dit niet goed doet, door een zone te trekken waar deze waarde gezocht moet worden
en/of een afwijkend trefwoord op te geven.
Zones
Op het tabblad Fields rechtsboven in het scherm worden alle aanwezige Smart Fields getoond.
Laat hiertoe Display all Field types uitgevinkt. Na het selecteren van een veld in de lijst is het
mogelijk om, via de knop Field zone in de knoppenbalk boven de factuur, één of meer zo‐
nes te trekken voor dat veld. Dit zorgt ervoor dat alleen waardes uitgelezen zullen worden
die deels of helemaal in die zone staan. Per zone kan ingesteld worden op welke pagina’s de‐
ze van toepassing is. De zones voor het huidige geselecteerde veld, die blauw weergegeven
worden, tonen deze waarde linksboven in de zone. Dit is aan te passen door eerst de muis‐
pijlknop Select in de knoppenbalk te kiezen, de zone met de rechtermuisknop aan te klikken
en Pages/Order/Group/Anchor te kiezen. Zie Tabel 4.1 voor een aantal voorbeelden van het
configureren van deze pagina’s.
Tabel 4.1: Te gebruiken pagina’s instellen
Instelling Gebruikte pagina’s

1,3,5 Pagina’s 1, 3 en 5
1,n Pagina 1 en de laatste pagina
1,>3 Pagina 1 en pagina 4 tot en met de laatste pagina
* Alle pagina’s
*,-n Alle pagina’s behalve de laatste
n-1 Alleen de een‐na‐laatste pagina
Voor velden waarvoor de waardes op basis van trefwoorden gezocht worden, zoals factuur‐
nummer (Invoice Number Smart Field), heeft de grootte van de zone invloed op het gedrag. In
eerste instantie wordt altijd gezocht op trefwoord. Wanneer daarmee geen waarde gevonden
wordt, wordt de volledige OCR waarde van de zone als waarde genomen. Dit gebeurt echter al‐
leen als de zone klein genoeg is. Wanneer de zone te groot is om terug te vallen op de volledige
OCR waarde wordt deze omlijning rood.
Om te voorkomen dat de zones verkeerd uitgelezen worden, bijvoorbeeld als het varieert hoe
hoog de factuur op de pagina is afgedrukt, is het aan te raden om via de knop Alignment zone
extra zones te trekken. Dit type zone zorgt ervoor dat een factuur indien nodig juist gepositio‐
neerd wordt voordat er waardes uitgelezen worden. Dit is vooral nodig bij facturen die ergens
in het proces gescand worden. Facturen die digitaal ontvangen worden komen meestal recht‐
streeks uit een financieel systeem en zijn dan vaak qua positionering identiek.
Bij het gebruik van alignment zones moeten 3 of 4 van deze zones getrokken worden om karak‐
ters of symbolen in de factuurlayout, die voor elke factuur hetzelfde zijn. Dit moeten gegevens
zijn die niet in het briefpapier aanwezig zijn, maar die tegelijk met de andere factuurgegevens
worden afgedrukt en dus even ver verschuiven als die gegevens. Trek de zones voor een opti‐
maal resultaat ook niet te groot. Het beste resultaat wordt bereikt met een kort woord of zelfs
enkele letters, zolang de gebruikte waarde maar niet meerdere keren dicht bij elkaar voor‐
komt. Wanneer dit niet het geval is wordt dit via een melding getoond en moet een andere
zone getrokken worden.
Instellingen
Bij het selecteren van een veld in de lijst met velden aan de rechterkant worden onder deze
lijst alle instellingen van het veld weergegeven. Deze instellingen zijn verdeeld in een aantal
groepen die afhankelijk zijn van het veldtype. Standaard staat bij elke groep het vinkje Use
defaults aangevinkt. Dit betekent dat de instellingen op classniveau worden gebruikt. Wanneer
dit vinkje uitgeschakeld wordt kunnen de instellingen eronder worden aangepast zodat het
veld zich voor deze template anders gedraagt. De volgende groepen kunnen voorkomen:
General Dit zijn algemene instellingen, zoals de standaardwaarde die het veld moet krijgen
voor documenten die aan deze template gekoppeld zijn.
Smart Search/Additional Hier kunnen de instellingen worden aangepast voor het uitlezen van
waardes. Deze groep wordt hieronder uitgebreider toegelicht.
Validation Hier kunnen afwijkende validatie‐instellingen worden opgegeven. Deze worden
niet gebruikt bij het uitlezen van waardes, maar worden alleen gebruikt tijdens het con‐
troleren & coderen.
Interactive/Zonal OCR Deze instellingen worden gebruikt wanneer de volledige OCR van een
zone wordt uitgelezen, of wanneer tijdens het controleren & coderen gebruik wordt ge‐
maakt van interactieve OCR om in die stap alsnog een waarde uit te lezen. Hier kan
bijvoorbeeld de taal worden ingesteld zodat karakters van niet‐Westerse talen goed uit‐
gelezen worden.
Bij de groep Smart Search zijn de meest gebruikte opties de volgende:
Read value Dit bepaalt of het veld wel of niet automatisch wordt uitgelezen.
Custom keyword Hiermee kan een afwijkend trefwoord worden opgegeven. Wanneer een re‐
latie het factuurnummer afdrukt als “Afnamenummer: 12345” kunt u hier het woord
“Afnamenummer” invullen om de waarde 12345 uit te lezen. De dubbele punt hoeft niet
opgegeven te worden. Andere scheidingstekens, zoals een enkele punt bij een afkorting,
moeten wel opgegeven worden.
Only search under keyword Gebruik deze optie bijvoorbeeld als het factuurnummer onder
het woord “Factuurnummer” staat afgedrukt en er ten onrechte een waarde wordt uit‐
gelezen die rechts van het woord “Factuurnummer” staat.
Use Regex filter Gebruik deze optie om gevonden waardes alleen te gebruiken als ze aan een
bepaald formaat voldoen. Zie Sectie 4.5 voor meer informatie over reguliere expressies.
Regelherkenning
Vaak bevatten facturen gegevens in de vorm van regels. Denk hierbij aan de individuele bestel‐
de artikelen of kentekens op een leasefactuur. Om deze regels uit te lezen kan gebruik gemaakt
worden van een aantal specifieke veldtypes. Het configureren hiervan is complexer dan van het
uitlezen van kopvelden, zeker als er meer dan twee kolommen uitgelezen moeten worden. In
dergelijke gevallen is het raadzaam een door Scan Sys verzorgde training op dit gebied te vol‐
gen.
Voor regelherkenning worden de volgende veldtypes gebruikt:
Amount Line Field Dit veld wordt gebruik voor bedragen en heet bijvoorbeeld rAmount.
Text Line Field (character) Dit veld wordt gebruikt voor tekstuele waardes, zoals artikelcodes
en heet bijvoorbeeld rItemCode.
Text Line Field (memo) Dit veld wordt gebruikt voor tekstuele waardes bestaande uit meer‐
dere regels, zoals omschrijvingen en heet bijvoorbeeld rDescription.
Voor de velden die voor regelherkenning gebruikt worden staat normaliter op classniveau de
optie Read value uitgeschakeld. Per crediteur kan dan via de desbetreffende template het uit‐
lezen van deze velden ingeschakeld en geconfigureerd worden.
De volgende uitgangspunten zijn belangrijk voor het gebruik van regelherkenning:
• Uit te lezen waardes in verschillende kolommen mogen qua verticale plaatsing niet door
elkaar staan, zie Figuur 4.1.
• Er is altijd minimaal één regelveld dat leidend is voor het maken van regels. Elke uitge‐
lezen waarde voor dat veld resulteert in één regel. Wanneer een waarde voor dat veld
niet wordt uitgelezen zal er in het resultaat dus ook een regel ontbreken. Wanneer er
meerdere leidende velden zijn moeten de uitgelezen waardes steeds op één lijn staan,
anders worden er lege waardes tussengevoegd. Als er twee leidende velden zijn zullen
in het geval van Figuur 4.2 2 regels worden gemaakt, terwijl in het geval van Figuur 4.3 4
regels worden aangemaakt. Eventuele niet‐leidende velden worden in ImageCapture bo‐
dy fields genoemd en volgen altijd de leidende velden. Dit voorkomt dat er bijvoorbeeld
bij optellingen voor subtotalen extra regels worden aangemaakt.
Figuur 4.1: Waardes die verticaal door elkaar staan kunnen niet worden uitgelezen
Figuur 4.2: Correcte positionering bij gebruik van 2 leidende velden
Figuur 4.3: Incorrecte positionering bij gebruik van 2 leidende velden
In Figuur 4.4 is het artikelnummer het veld waarvan elke gevonden waarde in precies één regel
moet resulteren. Zet hiervoor de optie Use defaults uit en de optie Read value aan. Controleer
ook dat de optie Is body Field uit staat zodat dit het leidende veld is. Van dit veld moet nu
aangegeven worden hoe de waardes gevonden moeten worden. In dit geval is een reguliere
expressie ingevuld die aangeeft dat de waardes met PA of CON‐ moeten beginnen, gevolgd
door 1 of meer getallen, een streepje en 4 willekeurige tekens. Zie Sectie 4.5 voor meer infor‐
matie over reguliere expressies. In sommige gevallen is het nu ook noodzakelijk om een zone te
trekken die aangeeft waar de waardes gezocht moeten worden. In dit geval is er echter sprake
van een zodanig specifieke reguliere expressie dat de waardes toch niet op een verkeerde plek
zullen worden uitgelezen en is een zone niet nodig.
Figuur 4.4: Template configureren
Bij elk gevonden artikelnummer moeten het aantal en het bedrag per stuk worden uitgelezen.
Zet hiervoor bij beide velden de optie Use defaults uit en zet de opties Read value en Is body
Field aan. Kies bij Multiple body value behaviour voor Use first value.
Het veld rQuantityOcr moet nu nog verder geconfigureerd worden. Ten eerste moet er een
reguliere expressie ingesteld worden. In dit geval wordt gezocht naar numerieke waardes, al
dan niet met decimalen. Omdat dit een vrij algemene reguliere expressie is, is het daarnaast
ook nodig om een zone te trekken waarin deze waardes gezocht worden.
Als laatste moet het veld rPriceOcr geconfigureerd worden. Omdat dit een Amount Line Field
is wordt hiermee automatisch naar bedragen gezocht en hoeft hier geen reguliere expressie
opgegeven te worden. Omdat er meerdere kolommen met bedragen zijn moet ook voor dit
veld een zone getrokken worden.
Bij het instellen van body fields kan via Multiple body value behaviour bepaald worden wat
er gebeurt als er bij een waarde van een leidend veld meerdere waardes voor het huidige
veld gevonden worden, zoals in Figuur 4.5. Hiervoor kan uit de volgende instellingen gekozen
worden:
Figuur 4.5: Meerdere body‐waardes per leidende waarde
Use first value De eerste waarde wordt gebruikt.

Use last value De laatste waarde wordt gebruikt.
Use all values Alle waardes worden gebruikt. Voor de tweede tot en met de laatste waarde
wordt een lege waarde tussengevoegd voor de leidende velden.
Use all values, except the last one Alle waardes worden gebruikt, behalve de laatste waarde.
Dit kan handig zijn als de laatste waarde altijd een optelling is van de waardes erboven.
Voor de tweede tot en met de laatste waarde wordt een lege waarde tussengevoegd
voor de leidende velden.
Concatenate multi‐line Voeg alle waardes samen met enters ertussen. Deze optie kan alleen
worden gebruikt in een Text Line Field (memo).
Concatenate single‐line Voeg alle waardes samen met spaties ertussen.
Bij regelvelden bevat de groep Smart Search de optie Allow overlapping matches die het zoek‐
gedrag beïnvloedt. Wanneer bijvoorbeeld gezocht wordt naar waardes van drie cijfers en de
factuur bevat de waarde 1234 zal met deze optie uitgeschakeld alleen de waarde 123 gevon‐
den worden. Als deze optie ingeschakeld is zullen zowel 123 als 234 als waardes gevonden
worden.
4.2.3 Overige instellingen

Op het tabblad Smart Field Settings kunnen een aantal extra opties ingesteld worden:
Use default OCR pages / OCR pages Deze opties bepalen welke pagina’s er worden gebruikt
voor het uitlezen van veldwaardes. Indien de eerste optie aan staat wordt de waarde op
classniveau gebruikt. Bij OCR pages kunt u kommagescheiden waardes opgeven op basis
van bijvoorbeeld paginanummers of ‐bereik. Zie Tabel 4.1 voor een aantal voorbeelden.
Use dynamic language Als deze optie ingeschakeld is wordt de te gebruiken taal automatisch
bepaald op basis van het land van de crediteur of debiteur in de achterliggende financiële
applicatie. Deze optie werkt alleen als deze functie correct is geconfigureerd binnen de
class. Door dit uit te schakelen kan het gebruik van een specifieke taal geforceerd worden,
bijvoorbeeld bij een Duitse crediteur die facturen in het Engels stuurt.
Use default languages Als deze optie ingeschakeld is worden de talen gebruikt zoals deze op
classniveau geconfigureerd zijn. Door dit uit te schakelen kunt u in de lijst eronder afwij‐
kende talen kiezen voor de huidige template.
Use default VAT categories Als deze optie ingeschakeld is worden de BTW‐percentages ge‐
bruikt zoals deze op classniveau geconfigureerd zijn. Door dit uit te schakelen kunt u
in de lijst eronder afwijkende percentages kiezen voor de huidige template.
Op het tabblad Remove lines kan het verwijderen van lijnen geconfigureerd worden. De lijnen
worden alleen tijdelijk verwijderd tijdens het uitlezen. Het document zal hier niet permanent
door worden aangepast. Dit kan vooral nuttig zijn bij facturen waarop de informatie in een
raster wordt weergegeven. In dat geval kunnen lijnen de herkenning namelijk verstoren, bij‐
voorbeeld omdat een deel van een lijn als een 1 wordt uitgelezen of als trefwoord en waarde
in verschillende vakjes staan. Alle waardes, met uitzondering van Max wall percent, zijn in
pixels.
4.3 Testen
Tijdens of na het configureren van een template is het mogelijk om de instellingen te testen. Dit
kan gedaan worden met de factuur waarmee de template aangemaakt is of met te importeren
bestanden. Dit kunt u doen door in het menu Test Recognition te kiezen voor respectievelijk On
Template… of On files…. Hiermee wordt hetzelfde herkenningsproces gestart als in de Client.
Let op: bij het gebruik van Test Recognition → On Template… kan het resultaat afwijken van
de resultaten van het verwerken van een document in de Client. Hiervoor zijn twee mogelijke
oorzaken:
• De factuur bij een template wordt altijd opgeslagen als zwart/wit plaatje. Dit kan invloed
hebben op de herkenning van tekst, bijvoorbeeld bij tekst op een van origine gekleurde
achtergrond.
• De template behoudt niet de PDF tekst van de originele factuur. Daardoor wordt OCR
uitgevoerd, wat een ander resultaat kan opleveren dan bij het gebruik van bestanden
met PDF tekst.
Op het tabblad Test results is het resultaat van het herkenningsproces te zien. De volgende
informatie wordt getoond onder Identification Job results:
Used pages De pagina’s die gebruikt zijn voor het identificeren.
Matched Identification De naam van de relatie die tijdens het identificatieproces gevonden
is.
Matched Template De template die gevonden is bij de factuur waarop getest is. Wanneer de‐
ze waarde leeg blijft betekent dat dat de identificatie‐instellingen van de template geen
resultaten opleveren voor de gebruikte factuur. In dat geval worden dus ook de instel‐
lingen van de betreffende template niet toegepast op deze factuur.
Found checksum values Alle “valideerbare” waardes die gevonden zijn op de factuur en die
gebruikt kunnen worden voor het identificeren, zoals bankrekeningnummers en BTW‐
nummers.
Onder het kopje Data Extraction Job results is te zien welke velden er allemaal zijn uitgelezen
en met welke waarde(s). Dit is onderverdeeld in kop‐ en regelvelden.
Op het tabblad Raw text is de tekstuele data te zien die gebruikt is voor de herkenning. Per pa‐
gina wordt bij Source tevens getoond uit welke bron de data afkomstig is. Wanneer bestaande
tekst uit een PDF wordt gebruikt staat hier Pdf en wanneer de tekst via OCR van het plaatje is
afgelezen staat hier Ocr.
Bovenaan het scherm met testresultaten heeft u de mogelijkheid om handmatig een template
te kiezen en hierop een test uit te voeren. Hiermee wordt het identificeren overgeslagen en
worden de resultaten getoond die de factuur van de huidige template zou opleveren als deze
met de geselecteerde template getest zou worden. Dit kan nuttig zijn als een gebruiker een
nieuwe template heeft aangemaakt voor een crediteur waarvoor al een template bestond. U
kunt dan zien of de bestaande template de goede resultaten zou opleveren. Als dat zo is, dan
kunt u de identificatie‐instellingen van de bestaande template aanpassen zodat de nieuwe
factuur daar ook aan gekoppeld wordt. De nieuwe template kunt u in dat geval weggooien.
4.4 In gebruik nemen

Als u klaar bent met het configureren van de template kunt u dit aangeven door de status op
Complete te zetten en op Save te drukken.
4.5 Reguliere expressies

Op een aantal plaatsen in ImageCapture is het mogelijk om een reguliere expressie (kortweg:
regex) te gebruiken, bijvoorbeeld als filter. Hiermee kan de herkenning gestuurd worden, bij‐
voorbeeld door aan te geven dat alleen waardes van 8 cijfers gebruikt moeten worden. Regu‐
liere expressies bieden zo veel mogelijkheden dat dit bijna een programmeertaal op zich is. De
documentatie beperkt zich op deze plek tot een aantal voorbeelden. Het internet biedt een
breed scala aan bronnen waar reguliere expressies in meer detail beschreven worden.
4.5.1 Voorbeeld 1: Ordernummers

Wanneer een ordernummer gevonden moet worden dat begint met de letters ORD en gevolgd
wordt door 5, 6 of 7 cijfers kan de volgende regex gebruikt worden: ^ORD\d{5,7}$. Deze regex
bevat de volgende componenten:
• Het dakje (^ ) geeft aan dat het begin van een waarde moet overeenkomen. Zo wordt
niet de waarde WOORD12345 gebruikt omdat er nog karakters voor ORD staan.
• De tekst ORD geeft aan dat deze tekst letterlijk moet voorkomen.
• De notatie \d{5,7} geeft aan dat er minimaal 5 en maximaal 7 cijfers moeten voorko‐
men. \d staat hierin voor cijfers en tussen de accolades ({}) staat het aantal keer dat
zo’n karakter moet voorkomen.
• Het dollarteken ($) geeft aan dat het eind van een waarde moet overeenkomen. Zo
wordt niet de waarde ORD12345678 gebruikt, omdat er nog één extra cijfer in staat.
4.5.2 Voorbeeld 2: Kentekens

Voor het uitlezen van Nederlandse kentekens, waarvan de samenstelling in de afgelopen jaren
een aantal keer gewijzigd is, kan de volgende regex gebruikt worden:
\d{1}-[A-Z]{3}-\d{2}|\d{2}-[A-Z]{3}-\d{1}|\d{2}-[A-Z]{2}-[A-Z]{2}|
[A-Z]{2}-[A-Z]{2}-\d{2}|[A-Z]{2}-\d{3}-[A-Z]{1}
Deze regex bevat eigenlijk vijf losse regexen, die via het pipe‐symbool (|) gecombineerd wor‐
den, zodat een waarde aan één van die regexen moet voldoen. Deze regex gaat uit van het
gebruik van streepjes (-) als koppelteken en van hoofdletters. De volgende samenstellingen
worden dan herkend:
• 0‐AAA‐00
• 00‐AAA‐0
• 00‐AA‐AA
• AA‐AA‐00
• AA‐000‐A
In dit geval is elke regex opgebouwd uit combinaties van een aantal cijfers, zoals \d{1} voor
één cijfer, en een aantal hoofdletters, zoals [A-Z]{3} voor drie hoofdletters, met daartussen
een streepje (-).
4.5.3 Voorbeeld 3: Artikelcodes

Het pipe‐symbool uit het vorige voorbeeld moet ook gebruikt worden als bijvoorbeeld de vol‐
gende waardes herkend moeten worden:
• ART‐123456‐001
• ART‐123456‐01
• ART‐123456‐1
• ART‐123456
• COD‐123456‐001
• COD‐123456‐01
• COD‐123456‐1
• COD‐123456
De bijbehorende regex is dan ^(ART|COD)-\d{6}(-\d{1,3})?$. Deze regex bevat de vol‐
gende componenten:
• Het deel ^(ART|COD) zorgt dat de waarde moet beginnen met ART of COD.
• Het deel -\d{6} zorgt dat vervolgens een koppelteken en 6 cijfers moeten voorkomen.
• Door het deel -\d{1,3} te omgeven met haakjes gevolgd door een vraagteken wordt
aangegeven dat er optioneel een koppelteken en 1, 2 of 3 cijfers mogen volgen.
• Het dollarteken zorgt er weer voor dat er verder niks achter de waarde mag staan.
Hoofdstuk 5
Workflow beheer

• Wijzigen procuratieschema.
• Aanmaken nieuwe gebruiker.
• Instellen tijdelijke vervanger.
5.1 Procuratieschema
Een procuratieschema definieert de beschikbare workflows, bijbehorende fiatteurs en de
voorwaarden waaronder deze automatisch gekozen worden tijdens het boekingsproces. In
ImageCapture wordt dit vastgelegd in workflow groepen, workflows, entry conditions, en
fiatteurs. Dit hoofdstuk beschrijft deze onderdelen en hoe u deze kunt wijzigen.
Wijzigingen in het procuratieschema gelden alleen voor nog te boeken facturen of voor afge‐
keurde facturen die door een administratiegebruiker opnieuw ter beoordeling worden aange‐
boden. Dus niet voor facturen die zich al in het workflow proces bevinden.
Open het procuratieschema:
• Start de Manager en log in als een administrator.
• Klik links op Classes.
• Kies linksboven de gewenste class uit de lijst. Deze begint meestal met Purchase invoi‐
ces. De class kan niet geopend worden als deze nog door andere gebruikers in gebruik is.
Raadpleeg eventueel Tools → Sessions & Locks… voor een overzicht van actieve gebrui‐
kers.
• Kies links de Workflow Job. Deze heet meestal Assessing invoices en is ook te herkennen
aan het rechthoekige groene icoontje met een wit vinkje.
• Klik rechts op het tabblad Approvers.
5.2 Workflow‐groepen
In ImageCapture kunnen meerdere workflows worden gegroepeerd in één enkele groep. Elke
groep heeft in de gebruikersinterface een eigen tabblad. Op deze manier kunnen meerdere
groepen worden gemaakt, met elk een eigen lijst van entry conditions en een eigen set van
30
workflows. Deze entry conditions bepalen welke groep tijdens het boekingsproces automa‐
tisch wordt gekozen. Voor elke factuur wordt de eerste groep gekozen die aan alle ingestelde
voorwaarden voldoet. Alleen voor de laatst gedefinieerde groep mogen de entry conditions
ontbreken, zodat deze groep dan alsnog wordt gekozen als geen van de eerdere groepen auto‐
matisch gekozen kon worden.
Met de knoppen rechtsboven kunt u groepen toevoegen, verwijderen en van volgorde verande‐
ren. U kunt bijvoorbeeld een groep toevoegen als er per administratie één groep gedefinieerd
is, en er een administratie bijkomt. Maak in dat geval een nieuwe groep met dezelfde entry
conditions als een al bestaande groep, maar met een andere waarde voor het veld administra‐
tie. Pas daarna de volgorde van de groepen aan, zodat het zoeken naar een match van links
naar rechts blijft kloppen en een eventuele groep zonder entry conditions de meest rechtse
groep blijft.
5.3 Workflows
Binnen een groep kunnen één of meerdere workflows gedefinieerd worden. Deze workflows
worden links getoond met rechts daarvan de instellingen per workflow. Ook voor een workflow
geldt dat de opgegeven entry condition bepaalt welke workflow automatisch wordt gekozen
tijdens het boekingsproces. Voor elke factuur wordt de eerste workflow gekozen waarvoor één
van de ingestelde voorwaarden voldoet. Ook hier kan worden ingesteld dat de laatste workflow
alsnog wordt gekozen als geen enkele eerdere workflow automatisch gekozen kon worden. Als
dit niet expliciet is geconfigureerd en er is geen match, dan wordt er niet automatisch een
workflow gekozen tijdens het boekingsproces en moet de eindgebruiker dit alsnog zelf doen.
5.3.1 Aanmaken nieuwe workflow

U kunt zelf als volgt een nieuwe workflow aanmaken:
• Kies bovenin het tabblad Approvers de juiste groep.
• Klik links onder Workflows op Add (het plusje). Hierdoor wordt een nieuwe regel aan de
tabel toegevoegd, met rechts daarvan alle instellingen voor deze nieuwe workflow.
• Selecteer op deze nieuwe regel de gewenste opties:
Selectable Bepaalt of deze workflow handmatig geselecteerd mag worden door de eind‐
gebruiker. Als deze optie uit staat, dan wordt de workflow alleen automatisch ge‐
kozen op basis van de entry conditions.
Unattended Bepaalt of deze workflow attended of unattended wordt verwerkt. Als de‐
ze optie aan staat, dan kan de workflow alleen unattended worden verwerkt, dus
zonder dat hier een fiatteur aan te pas komt. Deze optie kan worden gebruikt als
niet alle documenten handmatig gefiatteerd hoeven te worden.
Allow edit Bepaalt voor deze workflow in welke mate de voorgestelde fiatteurs aan‐
gepast mogen worden door de eindgebruiker: allemaal, alleen de eerste, of geen
enkele.
Allow assign Bepaalt voor deze workflow of een factuur toegewezen mag worden aan
een andere gebruiker.
• Vul rechts onder Workflow de Name in.
HOOFDSTUK 5. WORKFLOW BEHEER 31

• Vul optioneel ook de Display name in. Dit wordt dan gebruikt in de gebruikersinterface
en in het archief voor de audit trail. Via het menu Tools → Translations… kan deze tekst
worden vertaald naar alle andere gedefinieerde talen.
• Kies optioneel onder Entry condition een veld en geef één of meerdere waardes op. De
workflow wordt tijdens het boekingsproces automatisch gekozen als het veld voor deze
factuur één van deze waardes heeft.
• Klik onder Definition op Add (het plusje) en voeg één of meerdere fiatteurs toe. Zie
Sectie 5.4.1 hieronder voor het aanmaken van een nieuwe ImageCapture gebruiker voor‐
dat u deze als fiatteur kan toevoegen.
Per fiatteur kan bij Min amount en Max amount een minimum (inclusief) en een maxi‐
mum (exclusief) bedrag worden opgegeven. Dit geldt voor het Amount field dat onder‐
aan het tabblad General staat ingesteld. Dus voor bedragen kleiner dan het minimum
of groter dan of gelijk aan het maximum hoeft de fiatteur de factuur niet te beoordelen.
Fiatteurs kunnen ook weer worden verwijderd en de volgorde kan later nog worden aan‐
gepast. Om de keuze volledig aan de eindgebruiker over te laten kiest u links bij Allow
edit voor All en laat u de lijst van fiatteurs helemaal leeg.
• Klik Save.
5.3.2 Aanpassen bestaande workflow

U kunt natuurlijk ook een bestaande workflow aanpassen:
• Kies links onder Workflows de aan te passen workflow.
• Zie het kopje hierboven voor de betekenis van alle getoonde instellingen.
• Wijzig de gewenste instellingen.
• Klik Save.
Let op dat wijzigingen in de workflow alleen gelden voor facturen die nog geboekt moeten
worden in de betreffende Index Job, of voor afgekeurde facturen die door de administratiege‐
bruiker opnieuw in deze workflow ter beoordeling worden aangeboden.
5.3.3 Uitschakelen workflow voor nieuwe facturen

Het is mogelijk een bestaande workflow inactief te maken, zodat die workflow niet meer geko‐
zen kan worden. Dit is noodzakelijk in de volgende situaties:
• Een bestaande workflow moet verwijderd worden, maar er zijn nog facturen in behan‐
deling voor deze workflow.
• Een nieuwe workflow moet aangemaakt worden, maar deze mag nog niet direct gebruikt
worden.
• Een workflow mag tijdelijk niet gebruikt worden, maar deze hoeft niet verwijderd te
worden.
• Een unattended workflow moet aangepast worden naar een attended workflow, terwijl
er nog documenten in behandeling zijn.
U kunt zo een workflow uitschakelen:


• Kies links onder Workflows de uit te schakelen workflow.
• Vink rechts onder Workflow de optie Enabled for new documents uit.
• Klik Save.
5.3.4 Verwijderen bestaande workflow

Het verwijderen van een bestaande workflow is mogelijk, zodra hiervoor geen facturen meer
in behandeling zijn. Dit kunt u eventueel vooraf controleren in het archief, maar dit wordt ook
automatisch gecontroleerd bij het verwijderen van een workflow:
• Kies links onder Workflows de te verwijderen workflow.
• Klik Remove (het minnetje).
• Klik Save.
5.4 Workflow‐gebruikers
5.4.1 Aanmaken nieuwe Workflow‐gebruiker
Elke fiatteur of administratiegebruiker die u in het procuratieschema op wilt nemen, moet eerst
als ImageCapture‐gebruiker worden aangemaakt. Daarbij moeten deze gebruikers ook lid zijn
van de juiste gebruikersgroep om de gewenste workflow‐functionaliteit te kunnen uitvoeren.
Volg eerst de volgende stappen voor het maken van een nieuwe ImageCapture‐gebruiker:
• Klik links op Users.
• Klik linksboven op de knop New.
• Vul rechts bij Full name de volledige naam van de gebruiker in. Dit is de naam die wordt
getoond in bijvoorbeeld de audit trail.
• Klik op het tabblad Authentication & Authorization en selecteer minimaal één vorm van
authenticatie:
ImageCapture authentication Geef een unieke Login name en Password op. Het wacht‐
woord moet voldoen aan de minimale lengte zoals ingesteld bij Tools → Options
→ Database → Security → Minimum password length.
Windows authentication Geef bij Login name de Windows gebruikersnaam op in de
vorm domein\gebruikersnaam.
OAuth authentication Zie Hoofdstuk 21 voor meer informatie.
• Klik op het tabblad General:
– Kies onder Workflow bij Manager optioneel de manager voor deze gebruiker.
– Selecteer Enforce approval message als deze gebruiker bij het goedkeuren verplicht
een opmerking moet opgeven.
• Klik Save.
Het is ook mogelijk om meerdere gebruikers tegelijk aan te maken vanuit Microsoft Active
Directory:


• Klik rechts naast de knop New via het zwarte driehoekje op Bulk add from active directo‐
ry. Alle gebruikers van het domein van de huidig ingelogde Windows‐gebruiker worden
nu opgehaald en getoond in een pop‐up.
• Selecteer in de pop‐up alle gebruikers die u wilt toevoegen. U kunt met CTRL+A alle ge‐
bruikers selecteren en ook met CTRL, SHIFT en de muis uw selectie maken en aanpassen.
Gebruikers waarvan de Full name of de Windows authentication login name al bestaan in
ImageCapture worden getoond met rond rood icoontje met wit kruisje. Deze gebruikers
mogen wel geselecteerd worden, maar zullen niet opnieuw worden toegevoegd.
• Klik op OK. De gekozen gebruikers worden direct in ImageCapture aangemaakt en op‐
geslagen. Per gebruiker zijn de full name, Windows authentication login name en email
address overgenomen.
Voeg daarna deze nieuwe gebruiker(s) toe aan de juiste gebruikersgroep(en):
• Klik links op User Groups.
• Kies linksboven de gebruikersgroep voor fiatteurs of administratiegebruikers. Deze heten
meestal Workflow Approval Users of Workflow Administration Users, maar deze kunnen
tijdens de implementatie ook hernoemd zijn. U kunt een gebruiker indien gewenst toe‐
voegen aan meerdere groepen.
• Klik op het tabblad General op Add (het plusje).
• Kies in het pop‐up‐scherm de zojuist aangemaakte gebruiker(s) en klik op OK.
• Klik Save.
5.4.2 Verwijderen bestaande ImageCapture‐gebruiker

Een gebruiker kan weer uit ImageCapture worden verwijderd als deze bijvoorbeeld uit dienst
gaat of een andere rol krijgt binnen uw organisatie.
Verwijder eerst de gebruiker uit het procuratieschema:
• Open voor alle classes het tabblad Approvers in de Workflow Job.
• Verwijder voor alle workflows in alle groepen de te verwijderen gebruiker door rechts‐
onder bij Definition deze gebruiker te selecteren en te klikken op de Remove knop (het
minnetje).
• Voeg eventueel een vervanger toe met de Add knop (het plusje).
• Klik Save.
Verwijder daarna de ImageCapture‐gebruiker. Dit is alleen mogelijk als er in ImageCapture geen
documenten meer bestaan die gerelateerd zijn aan deze gebruiker. Zorg er dus eerst voor dat
alle gerelateerde documenten volledig zijn verwerkt en uit de ImageCapture‐database zijn ver‐
wijderd. Dit kunt u eventueel vooraf controleren in het archief, maar dit wordt ook automatisch
gecontroleerd bij het verwijderen van een gebruiker:
• Selecteer linksboven de te verwijderen gebruiker.
• Klik Delete.
• Klik Save.
Als de ImageCapture‐gebruiker nog niet verwijderd kan worden, dan moeten eerst al zijn ge‐
relateerde documenten worden verwerkt. U kunt wel alvast alle rechten ontnemen, zodat de

gebruiker niet meer kan inloggen:

• Klik op het tabblad Authentication & Authorization.
• Vink alle authenticatiemethodes uit.
• Klik Save.
5.5 Instellen vervanger

Het is mogelijk een tijdelijke vervanger voor een workflow gebruiker op te geven in de Mana‐
ger:
• Selecteer linksboven de gebruiker die vervangen moet worden.
• Klik rechts op het tabblad General.
• Kies onder Workflow bij Replacement User een vervanger uit de lijst.
• Kies bij Start en End het begin‐ en eindmoment van de periode.
• Klik Save.
De eindgebruiker kan dit overigens ook zelf instellen in de Desktop of Web Client, zie
Sectie 13.3.

Hoofdstuk 6
Archief beheer

• Specifieke documenten verwijderen uit het archief.
• Volledig legen van het archief.
Binnen ImageCapture kunnen één of meerdere archieven worden gedefinieerd, en kan een
class gekoppeld worden aan zo’n archief. Daarbij kunnen zelfs meerdere classes gekoppeld
zijn aan hetzelfde archief.
Tijdens het importeren van een document in ImageCapture, wordt dit document direct toege‐
voegd aan het gekoppelde archief. Bij elke volgende job wordt het archief verder uitgebreid.
Daarbij wordt ook elke actie op het document vastgelegd in de zogenaamde audit trail.
6.1 Verwijderen documenten

Documenten kunnen handmatig uit het archief worden verwijderd. Dit kan alleen door een
gebruiker met administrator rechten. En dit kan ook alleen voor documenten die niet meer in
ImageCapture in behandeling zijn, dus alleen voor historische documenten.
Het verwijderen van individuele documenten uit het archief is alleen mogelijk in de Desktop
Client. Dit is bewust niet mogelijk in de Web Client. Volg hiervoor de volgende stappen:
• Start de Desktop Client en log in als een administrator.
• Open de gewenste class.
• Klik linksboven op de knop Archive.
• Selecteer één of meerdere documenten.
• Klik Delete.
6.2 Legen archief

Het verwijderen van alle historische documenten uit het archief kan via de Manager:
• Start de Manager en log in als een administrator.
• Klik links op Archives.
• Kies linksboven het gewenste archief uit de lijst.
36
• Klik rechts op Check & Edit. Dit controleert of de huidige archief database definitie nog
steeds overeenkomt met de configuratie in ImageCapture.
• Klik rechts op Data → Clear. Bevestig met I agree en Yes.
HOOFDSTUK 6. ARCHIEF BEHEER 37

Hoofdstuk 7
Updaten Configuratie
Na het updaten van uw huidige software en database volgens Hoofdstuk 17 kan het soms wen‐
selijk of noodzakelijk zijn om ook uw configuratie bij te werken.
7.1 Migreren naar nieuwe standaard

• Restore de nieuwe standaard database.
• Open uw geüpdatete database.
• Importeer de nieuwe standaard class.
• Wijzig de zojuist geïmporteerde class zodat deze aansluit op uw omgeving.
• Schakel de importers van de oude class uit, zodat nieuwe documenten in de nieuwe class
komen.
• Hernoem de oude class.
Na deze stappen moet u mogelijk tijdelijk in twee classes werken. Eventuele oude documen‐
ten kunnen nog worden verwerkt in de oude class. Alle nieuwe documenten worden altijd
verwerkt in de nieuwe class.
7.2 Updaten van bestaande configuratie

7.2.1 Audit Trail Format
Als u workflow‐functionaliteit gebruikt die gebaseerd is op een standaard database van versie
8.0 t/m 8.4, dan moet vanaf ImageCapture 8.5 vanwege een nieuwe archiefversie de audit trail
query worden vervangen door het nieuwe Audit Trail Format. Alle standaard databases vanaf
versie 8.5 zijn op dit punt volledig vernieuwd. Om uw bestaande configuratie met minimale
aanpassingen te blijven gebruiken, kunt u de volgende stappen uitvoeren:
• Open de class in de Manager.
• Ga naar de Index Job “Determining audit trail”. Pas het veld “AuditTrail” aan, en indien
aanwezig ook het veld “AuditTrailWorkflow”:
– Schakel het Value Part uit zodat dit veld in deze job geen waarde meer krijgt.
– Zet de optie Mandatory op Off.
• Verwijder de job “Adding audit trail page”.
• Verwijder de job “Deleting audit trail page”.
38
• Ga naar de job waar het format “PDF Format (image only) with audit trail” in zit.
• Pas de volgorde van de formats aan, zet het format “PDF Format (image only) with audit
trail” als eerste.
• Voeg direct na dit format een Audit Trail Format toe met de volgende instellingen:
– Voeg een groep Workflow toe.
– Voeg een groep Audit trail toe met type Workflow related.
– Voeg een groep Fields toe als systeemakkoord wordt gebruikt. Geef Header de
waarde “Systeemakkoord” en voeg het veld “SystemApprovalSummaryHeader”
toe.
– Zet Output format op PDF.
– Kies bij Append to PDF voor “PDF Format (image only) with audit trail”.
– Kies bij Text target field voor het veld “AuditTrail”.
• Pas de export van de bijlages met audit trail aan, zodat deze naar het nieuwe format
verwijzen. Dit kan per koppeling verchillen:
– Er is een XML of JSON Format waarin wordt verwezen naar het format “PDF Format
(image only) with audit trail”. Pas deze verwijzing aan naar het format “Audit Trail
Format”.
– Er is een export waarin wordt verwezen naar het format “PDF Format (image only)
with audit trail”. Pas deze verwijzing aan naar het format “Audit Trail Format”.
7.2.2 Office 365 e‐mail

Vanwege de uitfasering van basic authentication voor Office 365 is ImageCapture uitgebreid
met de mogelijkheid om OAuth autorisatie te gebruiken. Microsoft stopt de ondersteuning van
basic authentication in de tweede helft van 2021. Als u in ImageCapture gebruik maakt van het
importeren of versturen van e‐mail via Office 365, dan moet u het configureerde Microsoft
Exchange Email Account gaan vervangen door een Microsoft Graph Email Account.
Een Microsoft Graph Email Account gebruikt OAuth voor autorisatie met Office 365. Hiervoor
is het nodig om een app registration aan te maken in de Azure portal van Microsoft. In deze
portal worden alle benodigde rechten gedefinieerd en gegevens vastgelegd die nodig zijn voor
OAuth vanuit ImageCapture.
De app registration moet worden aangemaakt met het Office 365 account dat gebruikt gaat
worden. Voor het aanmaken van een app registration voert u de volgende stappen uit:
• Navigeer naar de website https://portal.azure.com/ en log in met uw Office 365 account.
• Klik bij Azure services op Azure Active Directory. Klik eerst op More services als u deze
nog niet ziet.
• Klik links in de lijst op App registrations.
• Klik boven in het scherm op New registration:
– Geef de app registration een toepasselijke naam, zoals ImageCapture.
– Selecteer bij Supported account types de optie Accounts in this organizational di‐
rectory only (… Single tenant).
– Selecteer bij Redirect URI de optie Web en vul https://oauth.scansysdevelopment.
nl/microsoftgraph in als URI.
– Klik onder in het scherm op Register om de gegevens op te slaan.
De app registration is aangemaakt en u ziet nu hiervan een overzicht. Verzamel nu de volgende
gegevens:
HOOFDSTUK 7. UPDATEN CONFIGURATIE 39

• Kopieer de GUID achter Application (client) ID.

• Kopieer de GUID achter Directory (tenant) ID.
Met behulp van de volgende stappen wordt een client secret gegenereerd:
• Klik links in de lijst op Certificates & secrets.
• Klik op New client secret:
– Geef de client secret een toepasselijke omschrijving, zoals ImageCapture.
– Zet Expires op Never.
– Klik op Add om de gegevens op te slaan.
De nieuwe client secret is nu toegevoegd aan de lijst:
• Kopieer nu de waarde uit de kolom Value, want deze waarde is nodig in ImageCapture
en wordt later niet meer in zijn geheel getoond.
Let op, hoewel er meerdere client secrets kunnen worden toegevoegd in de portal ondersteunt
ImageCapture er maar één per account.
De acties die ImageCapture kan uitvoeren via de app registration moeten worden beperkt.
Dit is afhankelijk van de klantsituatie. Voor het importeren van e‐mail vanuit ImageCapture
is het nodig om e‐mail te mogen lezen, aanpassen en verplaatsen. Voor het verzenden van e‐
mail vanuit export jobs, de image viewer of bij het resetten van wachtwoorden of aanpassen
van het e‐mailadres door gebruikers is het nodig om e‐mail te mogen versturen. Er moet dus
gekozen worden voor e‐mail lezen, e‐mail versturen of beide. Met behulp van de volgende
stappen kunnen deze rechten worden geconfigureerd:
• Klik links in de lijst op API permissions.
• Klik op Add a permission:
– Selecteer Microsoft Graph.
– Klik op Delegated permissions.
* Selecteer onder het kopje Mail de optie Mail.ReadWrite.Shared als
ImageCapture e‐mail gaat importeren en de optie Mail.Send.Shared als
ImageCapture e‐mail gaat versturen.
* Laat de optie User.Read onder het kopje User aan.
– Klik op Add permissions om de gegevens op te slaan.
Let op, de optie Mail.Read.Shared, dus zonder Write, geeft ImageCapture niet voldoende rech‐
ten. ImageCapture markeert e‐mail als gelezen voordat de e‐mail verplaatst wordt. Dit is een
schrijfactie, waardoor Mail.ReadWrite.Shared nodig is. De optie Shared geeft aan dat ook via
een ander e‐mailadres, dan het e‐mailadres van het hoofdaccount, e‐mail gelezen of verstuurd
kan worden mits het account van dat e‐mailadres voldoende rechten heeft om die actie uit te
mogen voeren.
De app registration is nu compleet. Maak een nieuw Microsoft Graph Email Account aan in
ImageCapture:
• Kies in de Manager Tools → Credentials → Email accounts….
• Klik op Add (het plusje).
• Kies Microsoft Graph Email Account in het pop‐up‐scherm en klik op OK:
– Bepaal een naam voor het nieuwe account en vul deze in bij Identifier. Gebruik
bijvoorbeeld dezelfde naam als bij het aanmaken van de app registration.
– Gebruik nu de drie eerder gekopieerde waardes:

* Vul de application (client) ID in bij Client ID.

* Vul de client secret in bij Client secret.
* Vul de directory (tenant) ID in bij Tenant ID.
– Bepaal aan de hand van de eerder gekozen API permissions of het account voor
import en/of export gebruikt gaat worden:
* Vink Read/Write mail aan bij Scope om importeren mogelijk te maken.
* Vink Send mail aan bij Scope om versturen mogelijk te maken.
– Klik op Authorize:
* Log in met het Office 365 account, waarmee de app registration is aange‐
maakt.
* Antwoord No als u de vraag “Stay signed in?” krijgt.
* Antwoord Accept als u een “Permission requested” vraag krijgt.
* Na succesvol autoriseren komt achter Status “Authorized” te staan.
* Klik OK.
Het vervangen van een bestaand Microsoft Exchange account door een nieuw Microsoft Graph
account kan op twee manieren. Het gebruik van deze accounts werkt via identifiers, die inge‐
steld kunnen worden in importers, exports, gebruikersinstellingen en de database options. De
makkelijkste manier is om het nieuwe account dezelfde identifier te geven als het bestaande
account, zodat importers en exports niet aangepast hoeven worden:
• Heeft het bestaande account een vinkje in kolom Default? Vink deze dan uit in het be‐
staande account en aan in het nieuwe account.
• Selecteer het bestaande Microsoft Exchange Email Account.
• Kopieer de waarde van het veld Identifier.
• Klik op Delete (het kruisje) om het bestaande account te verwijderen. Indien het account
staat ingesteld op andere plekken, zoals in gebruikersinstellingen of de database options,
dan krijgt u hier een melding van en kan het account nog niet verwijderd worden. Stel
het nieuwe account in op de plekken die in de melding worden aangegeven en herhaal
dan bovenstaande stappen.
• Selecteer het nieuwe Microsoft Graph Email Account.
• Plak de waarde in het veld Identifier.
• Kies OK.
De andere manier is om via Classes in de Manager de nieuwe identifier in iedere Email Importer
en Email Export in te stellen.
7.2.3 Google Gmail e‐mail

Vanwege de uitfasering van basic authentication voor Google Gmail is ImageCapture uitgebreid
met de mogelijkheid om OAuth autorisatie te gebruiken. Als u in ImageCapture gebruik maakt
van het importeren of versturen van e‐mail via Google Gmail, dan moet u het configureerde
IMAP Email Account gaan vervangen door een Google Gmail Email Account.
Een Google Gmail Email Account gebruikt OAuth voor autorisatie met Google Gmail. Hiervoor
is het nodig om een Project, een OAuth consent screen en een OAuth 2.0 Client ID aan te maken
op het Google Cloud platform. Op dit platform worden alle benodigde rechten gedefinieerd en
gegevens vastgelegd die nodig zijn voor OAuth vanuit ImageCapture.

Het Project moet worden aangemaakt met het Google Gmail account dat gebruikt gaat worden.
Voor het aanmaken van een Project voert u de volgende stappen uit:
• Navigeer naar de website https://console.cloud.google.com/ en log in met uw Google
Gmail account.
• Klik rechts op CREATE PROJECT:
– Geeft het Project een toepasselijke naam, zoals ImageCapture.
– Klik onder in het scherm op CREATE om de gegevens op te slaan.
Voor het aanmaken van een OAuth consent screen voert u de volgende stappen uit:
• Klik links bij APIs & services op OAuth consent screen.
– Selecteer bij User Type de optie External.
– Klik onder in het scherm op CREATE om de gegevens op te slaan. Een nieuw scherm
opend waarin 4 stappen moeten worden doorlopen.
– Stap 1:
* Voer een toepasselijke naam in, zoals ImageCapture.
* Voer een toepasselijke e‐mailadres in bij user support email.
* Voer een toepasselijke e‐mailadres in bij developer contact information.
* Klik onder in het scherm op SAVE AND CONTINUE om de gegevens op te slaan.
– Stap 2:
* In deze stap zijn geen aanpassingen nodig.
* Klik onder in het scherm op SAVE AND CONTINUE.
– Stap 3:
* Klik op ADD USERS
* Voer het e‐mailadres in van het Google Gmail account waarmee is ingelogd.
* Klik onder in het scherm op SAVE AND CONTINUE om de gegevens op te slaan.
– Stap 4:
* In deze stap wordt een overzicht getoond van de instellingen.
* Klik onder in het scherm op BACK TO DASHBOARD.
Voor het aanmaken van een OAuth 2.0 Client ID voert u de volgende stappen uit:
• Klik links bij APIs & services op Credentials.
• Klik boven in het scherm op Create credentials en dan op OAuth Client ID:
– Selecteer bij Application type de optie Web application.
– Geef de OAuth client ID een toepasselijke naam, zoals ImageCapture.
– Voeg bij Authorized redirect URIs een URI toe en vul https://oauth.scansysdevelopment.
nl/googlegmail in.
– Klik onder in het scherm op CREATE om de gegevens op te slaan.
De OAuth client is aangemaakt en u ziet nu hiervan een overzicht. Verzamel nu de volgende
gegevens:
• Kopieer de tekst onder Your Client ID.
• Kopieer de tekst onder Your Client Secret.
Het OAuth Client ID is nu compleet. Maak een nieuw Google Gmail Email Account aan in
ImageCapture:
• Klik op Add (het plusje).

• Kies Google Gmail Email Account in het pop‐up‐scherm en klik op OK:

– Bepaal een naam voor het nieuwe account en vul deze in bij Identifier. Gebruik
bijvoorbeeld dezelfde naam als bij het aanmaken van de OAuth Client ID.
– Gebruik nu de twee eerder gekopieerde waardes:
* Vul Your Client ID in bij Client ID.
* Vul Your Client Secret in bij Client secret.
– Bepaal of het account voor import en/of export gebruikt gaat worden:
* Vink Read/Write mail aan bij Scope om importeren mogelijk te maken.
* Vink Send mail aan bij Scope om versturen mogelijk te maken.
* Log in met het Google Gmail account, waarmee de OAuth Client ID is aange‐
maakt.
* Klik op Allow als u een “Access requested” vraag krijgt.
* Klik OK.
Het vervangen van een bestaand Google IMAP account door een nieuw Google Gmail account
kan op twee manieren. Het gebruik van deze accounts werkt via identifiers, die ingesteld kun‐
nen worden in importers, exports, gebruikersinstellingen en de database options. De makke‐
lijkste manier is om het nieuwe account dezelfde identifier te geven als het bestaande account,
zodat importers en exports niet aangepast hoeven worden:
• Heeft het bestaande account een vinkje in kolom Default? Vink deze dan uit in het be‐
staande account en aan in het nieuwe account.
• Selecteer het bestaande Google Gmail Email Account.
• Kopieer de waarde van het veld Identifier.
• Klik op Delete (het kruisje) om het bestaande account te verwijderen. Indien het account
staat ingesteld op andere plekken, zoals in gebruikersinstellingen of de database options,
dan krijgt u hier een melding van en kan het account nog niet verwijderd worden. Stel
het nieuwe account in op de plekken die in de melding worden aangegeven en herhaal
dan bovenstaande stappen.
• Selecteer het nieuwe Google Gmail Email Account.
• Plak de waarde in het veld Identifier.
• Kies OK.
De andere manier is om via Classes in de Manager de nieuwe identifier in iedere Email Importer
en Email Export in te stellen.
Als het wachtwoord van het Google Gmail account is gewijzigd, dan is het OAuth refresh token
in ImageCapture niet meer geldig. Het Google Gmail account moet dan opnieuw geautoriseerd
worden in ImageCapture:
• Selecteer het betreffende Google Gmail Email Account.
– Klik op Deauthorize om de oude tokens te verwijderen.
– Klik op *App permissions…” of navigeer naar de website https://myaccount.google.
com/permissions/ en log in met uw Google Gmail account:
* Selecteer de juiste App.
* Klik op REMOVE ACCESS om ImageCapture de toegang te ontnemen.

* Log in met het Google Gmail account, waarmee de app registration is aange‐
maakt.
* Klik op Allow als u een “Permission requested” vraag krijgt.
* Klik OK.
Als in ImageCapture de Scope aangepast moet worden, dan is dit alleen mogelijk na het klikken
op Deauthorize. Daarna moeten dezelfde stappen doorlopen worden als na het wijzigen van
het wachtwoord.

Deel II
Eindgebruiker
45
Hoofdstuk 8
Client
In dit hoofdstuk wordt een algemene beschrijving gegeven van het werkproces van eindge‐
bruikers in ImageCapture. Omdat ImageCapture een dynamische applicatie is waarin zeer veel
functies aan of uit gezet kunnen worden is het mogelijk dat er functionaliteit wordt uitgelegd
welke niet beschikbaar is in uw configuratie. Bij significante afwijkingen wordt een apart do‐
cument verstrekt met specifieke instructies. Binnen ImageCapture zijn alle knoppen verder
voorzien van zogenoemde tool tips, die zichtbaar worden als u er met de muispijl boven hangt.
In deze tool tips staat een omschrijving van de functionaliteit van de knop en, indien van toe‐
passing, de sneltoets waarmee deze functie via het toetsenbord kan worden opgeroepen.
8.1 Navigatie binnen ImageCapture

• Start ImageCapture 10.1 Client via de snelkoppeling in het Start Menu of op het Bureau‐
blad
• Wanneer u geen gebruik maakt van Windows authenticatie komt u in het inlogscherm,
waarin u uw ImageCapture‐gebruikersnaam en ‐wachtwoord moet intypen. In sommige
gevallen verschijnt er dan een derde veld waarin een licentiegroep gekozen moet wor‐
den, zie Figuur 8.1.
• Na het inloggen komt u in het Classes‐scherm, zie Figuur 8.2. In dit scherm vindt u alle
voor u beschikbare classes, oftewel documentstromen. Als er al documenten in een class
aanwezig zijn is dit te zien aan de gekleurde balkjes zoals onderaan het blok Kostenfac‐
turen met ImageCapture IIR. Een class kan geopend worden door erop te dubbelklikken
of door de juiste class te selecteren en op de Open class knop in de menubalk te klikken.
Wanneer u nieuwe documenten aan een class wilt toevoegen moet u de goede class
kiezen voor het type documenten, eventueel aan de hand van de omschrijvingen onder
de classnamen.
• Wanneer u een class geopend heeft, ziet u drie kolommen, zie Figuur 8.3:
– Jobs: In deze lijst vindt u alle jobs die u mag verwerken. Een aantal van deze jobs
hebben gebruikersinvoer nodig, zoals importeren, scannen of controleren en code‐
ren. Andere jobs hebben geen gebruikersinvoer nodig en zijn gegroepeerd onder
de blokjes met Automatische taken. Elke job waarin documenten te verwerken zijn
geeft dit aan door middel van gekleurde tellers zoals bij de job Controleren en co‐
deren. Een job kan gestart worden door erop te dubbelklikken of door de juiste job
46
Figuur 8.1: Inloggen
HOOFDSTUK 8. CLIENT 47
Figuur 8.2: Classes
te selecteren en op Process in de menubalk te klikken.

– Filters: Hier kunt u de documenten filteren op allerlei eigenschappen, zoals vesti‐
ging, administratie of crediteur.
– Documents: Deze kolom bevat informatie over de aantallen documenten in de hui‐
dige class die u mag zien en/of verwerken, uitgesplitst over de verschillende status‐
sen. Deze aantallen zijn afhankelijk van het gekozen filter in de middelste kolom.
Figuur 8.3: Jobs
Door te klikken op de onderstreepte tellers in de Jobs en Documents kolommen opent u het

Documents‐scherm. Hierin kunt u de afbeeldingen en andere informatie van de betreffende
documenten bekijken. Wanneer u het Documents‐scherm opent via het cijfer achter Total in de
Documents kolom dan ziet u alle documenten die voor u beschikbaar zijn. Wanneer u dit doet
via het cijfer achter de tekst Pending bij een specifieke job, dan ziet u ook alleen de documenten
die voor die specifieke job klaarstaan. Meer informatie over het Documents‐scherm vindt u in
de desbetreffende paragraaf.
8.2 Synchroniseren online data

ImageCapture bevat een aantal online koppelingen, waarbij de data vanuit de online applicatie
naar de ImageCapture database wordt gesynchroniseerd. Deze lokale data wordt vervolgens
getoond in de diverse jobs. De meeste configuraties van deze koppelingen bevatten achter‐
grondtaken die de synchronisatie uitvoeren en daarmee de lokale data actueel houden. Soms
loopt deze synchronisatie iets achter, bijvoorbeeld als u in de online applicatie zojuist een cre‐
diteur heeft aangemaakt en er sindsdien nog geen achtergrondtaak heeft gedraaid. U zult dan
bijvoorbeeld tijdens het Controleren & coderen merken dat de betreffende crediteur ontbreekt
in de crediteurenlijst. In dat geval kunt u, indien uw applicatiebeheerder dat toestaat, de syn‐
chronisatie handmatig uitvoeren. Voer hiervoor de volgende stappen uit:
• Stop het verwerkingsproces via de Stop knop.
• Open het menu Tools → (naam koppeling) credentials.
• Kies het account en, indien van toepassing bij de gekozen koppeling, de administratie(s)
waarvoor u data wilt synchroniseren.
• Klik op de knop Retrieve. U ziet nu een scherm als in Figuur 8.4.
• U ziet nu de verschillende soorten data die gesynchroniseerd kunnen worden en wan‐
neer deze, voor de geselecteerde administratie(s), voor het laatst gesynchroniseerd zijn.
Kies hier één of meer soorten data die u wilt synchroniseren en klik op OK. Houdt er reke‐
ning mee dat deze synchronisatie lang kan duren als u veel administraties en/of soorten
data kiest.
• Sluit het credentials scherm.
• Start het verwerkingsproces weer waar u gebleven was. De betreffende lijst bevat nu de
zojuist gesynchroniseerde data.
Figuur 8.4: Synchroniseren online data
Hoofdstuk 9
Documents‐scherm
Dit scherm bevat een weergave van alle voor u zichtbare documenten, zie Figuur 9.1. Hierin
kunnen alle relevante gegevens van deze documenten bekeken worden en kunnen een aan‐
tal acties op deze documenten worden uitgevoerd. Dit betreft de acties via de knoppen in de
knoppenbalk en het aanpassen van de prioriteit. Overige aanpassingen, zoals het aanpassen
van veldwaardes of de afbeeldingen van het document zijn in dit scherm niet mogelijk en kun‐
nen alleen binnen het normale verwerkingsproces gedaan worden.
Figuur 9.1: Documents scherm
51
In het bovenste gedeelte staan alle documenten in een lijst onder elkaar. In deze lijst worden
een aantal eigenschappen van het document getoond, zoals aanmaakdatum, gebruiker, en sta‐
tus. De getoonde kolommen kunnen worden aangepast via het menu View → Select columns
rechtsboven in het scherm. De lijst kan worden gefilterd door een waarde in te vullen in het
tekstveld direct boven de lijst. Alleen documenten waarbij deze waarde in minstens één kolom
voorkomt worden dan nog getoond.
In de lijst met documenten is het ook mogelijk om de prioriteit van een document aan te passen.
Deze prioriteit bepaalt de volgorde waarin documenten verwerkt worden en heeft voorrang op
de normale verwerkingsvolgorde, te weten de volgorde waarin documenten zijn aangemaakt.
Zo kunt u bijvoorbeeld de prioriteit op Low zetten voor een factuur waarvan de bijbehoren‐
de goederen nog niet geleverd zijn. U krijgt deze factuur dan telkens als laatste aangeboden,
zodat u deze niet steeds opnieuw met Skip of Skip again hoeft over te slaan om de overige
documenten te kunnen verwerken. Anderzijds kunt u de prioriteit op High zetten voor een fac‐
tuur die u met spoed wilt laten verwerken. Dit is normaliter alleen nodig in omgevingen waar
grote aantallen facturen verwerkt worden.
Wanneer er één document in de lijst geselecteerd is, worden in het onderste deel van het
scherm de voorbeeldweergave en alle veldwaardes van dat document getoond. De voorbeeld‐
weergave biedt tevens de mogelijkheid om de afbeelding(en) direct te printen of op te slaan
als TIFF of PDF bestand.
De knoppenbalk boven de lijst met documenten bevat een aantal functies. Afhankelijk van uw
configuratie zijn ze mogelijk niet allemaal beschikbaar:
9.0.1 Move back

Soms is het voor de verwerking van een document nodig dat deze één of meer stappen terug‐
geplaatst wordt in het proces, bijvoorbeeld omdat er een fout is opgetreden in de verwerking
en deze inmiddels is opgelost. Selecteer hiertoe het betreffende document en klik vervolgens
op de knop Move back. Selecteer in het geopende venster de stap waarnaartoe het document
moet worden verplaatst.
Let op: afhankelijk van de stap waar naartoe een document teruggeplaatst wordt kunnen reeds
ingevulde velden gewist worden en dienen deze opnieuw te worden gecodeerd.
9.0.2 Deactivate en Activate

Het kan voorkomen dat een document wel in ImageCapture is geïmporteerd, maar nog niet in
het verwerkingsproces kan worden opgenomen of doorgevoerd, bijvoorbeeld omdat het een
factuur betreft die nog niet in de boekhouding mag worden opgenomen. In dat geval is het
mogelijk om zo’n document te deactiveren. Hierdoor blijft het document wel in de database
van ImageCapture staan, maar wordt deze niet in het verwerkingsproces getoond. Zodra het
document weer verwerkt mag worden kunt u het document activeren met de knop Activate
om deze weer in het verwerkingsproces op te nemen.
9.0.3 Delete
In sommige gevallen kan het zijn dat er een document in ImageCapture staat dat niet verder
verwerkt moet worden. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als blijkt dat een factuur al eerder is
HOOFDSTUK 9. DOCUMENTS‐SCHERM 52
ingeboekt. In dat geval kunt u zo’n document uit ImageCapture verwijderen via de knop Delete.
Let op: deze actie is onomkeerbaar!
9.0.4 Process
Wanneer u één of meer specifieke documenten direct wilt verwerken, zonder tussendoor ande‐
re documenten te moeten verwerken, dan kunt u deze documenten selecteren en op de knop
Process klikken. U start daarmee direct het verwerkingsproces voor de geselecteerde docu‐
menten. Hiervoor moeten de documenten wel klaarstaan voor een stap die u mag verwerken.
Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als u een later binnengekomen factuur van een leverancier di‐
rect wilt verwerken. U kunt dan via de filtermogelijkheden van ImageCapture dit ene document
lokaliseren en deze direct verwerken.
9.1 Status
De huidige status van elk document wordt getoond in de kolom Status. Hierin kunnen de vol‐
gende waardes voorkomen:
Imported Bestanden zijn van een externe bron in de database gezet, bijvoorbeeld geüpload
via de Web Client of uit een e‐mail geïmporteerd. Er zijn nog geen pagina’s gecreëerd.
Preprocessed Er zijn pagina’s gecreëerd uit bronbestanden en hierop zijn eventuele acties
uitgevoerd, zoals automatische rotatie of het herkennen van barcodes ten bate van de
scheiding.
Pending Het document staat klaar voor verwerking in de job die in de kolom Job getoond
wordt.
Waiting Een automatische stap kon nog niet voltooid worden, bijvoorbeeld omdat de be‐
standsuitwisseling met een externe applicatie nog niet voltooid is. De Client Service zal
het document nogmaals proberen te verwerken zodra er minimaal 5 minuten verstreken
zijn sinds de vorige poging.
Skipped Het document is door een gebruiker overgeslagen en zal de volgende keer weer wor‐
den aangeboden in het verwerkingsproces.
Moved back Het document is door een gebruiker teruggeplaatst naar een eerdere stap en zal
daar weer worden aangeboden in het verwerkingsproces.
Unattended failed Een automatische stap kon niet voltooid worden en deze moet nu hand‐
matig worden uitgevoerd.
Errored Er is een fout opgetreden in een automatische stap. Aan de hand van de melding die
in de kolom Message getoond wordt kan bepaald worden hoe deze fout moet worden
opgelost.
Deactivated Het document is door een gebruiker gedeactiveerd en wordt pas weer aangebo‐
den in het verwerkingsproces nadat deze handmatig geactiveerd is.
Finished Het document hoeft niet verder verwerkt te worden. Hier kunnen twee redenen voor
zijn. Ofwel het document is voortijdig gestopt in het proces, bijvoorbeeld omdat het in
nieuwe documenten is opgesplitst of met andere bestaande documenten is samenge‐
voegd. Ofwel het document is volledig verwerkt en kan eventueel handmatig verwijderd
worden. In de Manager kan eventueel ingesteld worden dat documenten in beide geval‐
len automatisch verwijderd worden.
HOOFDSTUK 9. DOCUMENTS‐SCHERM 53
Hoofdstuk 10
Importeren (Import Job)
Om nieuwe documenten aan een class toe te voegen dient u deze te scannen of importeren.
Dit is normaliter de eerste job in de lijst onder Jobs. Wanneer u deze job start krijgt u het
scherm van Figuur 10.1 te zien. Bovenin dit scherm kunt u kiezen welke bron u wilt gebruiken.
Afhankelijk van de bron komen er extra knoppen beschikbaar.
Figuur 10.1: Scannen of importeren
54
10.1 Documenten ontvangen

Documenten kunnen op verschillende manieren bij uw organisatie binnenkomen. Afhankelijk
hiervan kunt u ze op verschillende manieren in ImageCapture krijgen.
10.1.1 Papieren documenten

Documenten die op papier binnenkomen zullen altijd gescand moeten worden. Dit kan direct
vanuit ImageCapture gebeuren, maar ook met een multifunctional (MFP) of netwerkscanner.
10.1.2 Digitale documenten

Documenten kunnen op diverse manieren digitaal binnenkomen:
• Via email. Afhankelijk van de configuratie kunnen deze documenten direct vanuit de
mailbox worden geïmporteerd of dienen ze op een specifieke locatie op het netwerk of
het lokale systeem opgeslagen te worden.
• Vanuit een online omgeving, bijvoorbeeld een klant‐ of gebruikersportaal. Uit onder‐
steunde omgevingen kan direct worden geïmporteerd. Uit overige omgevingen dienen
ze handmatig gedownload en op een specifieke locatie op het netwerk of het lokale sys‐
teem opgeslagen te worden.
10.2 Voorbereiden documenten

Naar gelang uw configuratie moeten binnenkomende documenten meestal gegroepeerd wor‐
den op bijvoorbeeld administratie, afdeling en/of type (inkoopfacturen / verkoopfacturen). Bij
papieren documenten betekent dit het maken van stapels, bij digitale documenten betekent
dit het op de juiste locatie opslaan van elk document.
Bij papieren documenten is het in sommige gevallen nodig om via barcodestickers of schutvel‐
len de documentscheiding vooraf te markeren.
10.3 Scannen
Wanneer u kiest voor een scanner als bron, dan komt er een tweede lijst beschikbaar waarin
u het scanprofiel kunt selecteren. Wacht na het kiezen van een scanprofiel tot de scanner gei‐
nitaliseerd is en de knop Scan beschikbaar is. Druk vervolgens op Scan om de documenten te
scannen. Het wijzigen van scanner‐instellingen kan door op de knop Scan Settings te drukken.
Dit kan worden gebruikt wanneer er voor een specifiek document een bepaalde setting moet
worden gebruikt. Vink hier bijvoorbeeld de optie Duplex aan om dubbelzijdig te scannen of
verander de bit depth om in kleur te scannen. U kunt hier ook de contrastwaarde bepalen of
een afwijkend papierformaat selecteren.
10.4 Importeren
Druk op Import om alle beschikbare documenten uit de voorgedefinieerde importlocatie van
deze bron te importeren. Bij sommige bronnen is er ook een knop Open beschikbaar. Deze kunt
HOOFDSTUK 10. IMPORTEREN (IMPORT JOB) 55

u gebruiken om een of meer specifieke documenten uit de importlocatie of uit een zelfgekozen
locatie te importeren.
10.5 Verwerking van documenten

Tijdens het scan‐ of importproces worden de documenten, afhankelijk van de configuratie, op‐
genomen in één of meerdere batches. Een batch bevat één of meerdere documenten. Een do‐
cument bevat één of meerdere pagina’s. Alle batches, pagina’s en documenten zijn zichtbaar
in de documentstructuur aan de linkerkant van het scherm. In het midden van het scherm
worden alle documenten getoond in de eerste batch. Door middel van een verticale stippellijn
wordt de scheiding tussen de documenten aangegeven. Wanneer deze scheiding niet juist is
kan deze gecorrigeerd worden door gebruik te maken van de Split en Combine knoppen om
respectievelijk documenten te splitsen of te combineren. Ook is het mogelijk om pagina’s te
verslepen tussen documenten en batches of om ze te roteren. Controleer met name bij het
scannen de kwaliteit en compleetheid van de pagina’s. Afhankelijk van de configuratie zijn er
mogelijk extra functies beschikbaar om pagina’s aan te passen, bijvoorbeeld door het formaat
aan te passen.
Let op: controleer de documentscheiding goed, want deze is verderop in het proces niet meer
aan te passen.
Tijdens het scannen of importeren worden aan batches en documenten ook veldwaardes toe‐
gewezen. Wanneer deze niet volledig of niet correct zijn ingevuld worden de betreffende do‐
cumenten of batches rood weergeven en moeten deze waardes handmatig ingevuld worden
aan de rechterkant van het scherm.
Let op: Veldwaardes die onder Batch Fields staan gelden voor alle documenten in de betreffen‐
de batch. Dit betekent dat bij het aanpassen van zo’n waarde, ook als er een enkel document
geselecteerd is, deze voor alle documenten in die batch wordt aangepast. Wanneer u bijvoor‐
beeld één enkel document aan een andere administratie wilt toewijzen kunt u met de New
batch knop linksonder in het scherm een nieuwe batch maken, daar het betreffende document
naartoe slepen en dan de veldwaardes aanpassen.
Wanneer de documentscheiding klopt en alle veldwaardes correct zijn ingevuld kunnen alle
documenten worden doorgezet naar de volgende stap in het proces via de knop Save & Next
in de menubalk bovenin. Na het indrukken van deze knop zal de Client ook verdergaan naar de
volgende job. Wanneer dit niet gewenst is, omdat u ook nog documenten uit een andere bron
wilt importeren, dan kunt u gebruik maken van de Save batch of Save all knop linksonder in
het scherm.
Let op: Als u het proces afsluit via de knop Stop in de menubalk bovenin terwijl er nog docu‐
menten in de lijst staan, dan worden de automatische scheiding en de tot dan toe handma‐
tig uitgevoerde handelingen op die documenten ongedaan gemaakt. Gescande documenten
gaan dan verloren en moeten opnieuw gescand worden. Bestanden, e‐mails en dergelijke zijn
tijdens het importeren al in de database opgeslagen en dus van de bron verwijderd. Ze kunnen
een volgende keer via de knop Previously imported alsnog gescheiden worden.
HOOFDSTUK 10. IMPORTEREN (IMPORT JOB) 56

Hoofdstuk 11
Controleren gegevens (Index Job)
Deze stap is in de basis bedoeld voor het toekennen van extra gegevens aan een document en
kan onder verschillende namen voorkomen. Zo zal bij het verwerken van facturen normaliter
een job Controleren en coderen aanwezig zijn, waarin het document verrijkt kan worden met
boekingsgegevens op kop‐ en regelniveau. Ook kan daar bijvoorbeeld een job Aanpassen credi‐
teurgegevens aanwezig zijn voor het aanmaken of wijzigen van crediteuren. Bij het verwerken
van post kan bijvoorbeeld een job Indexeren documenten opgenomen zijn, waarin document‐
soort en routering binnen de organisatie kan worden gekozen. Bij het starten van deze job ziet
u het scherm van Figuur 11.1.
In deze stap kunnen, afhankelijk van de configuratie, kop‐ en of regelvelden gevuld worden.
Vanwege de afhankelijkheden tussen deze velden is het raadzaam om ze van boven naar be‐
neden en van links naar rechts in te vullen. Hierbij moeten in elk geval, net als tijdens het
importeren, alle rood gekleurde velden gecorrigeerd worden. Controleer ook alle overige vel‐
den op juistheid. U kunt met het toetsenbord naar het volgende of vorige veld springen via Tab
of Shift+Tab. Alle automatisch uitgelezen waardes worden geel gemarkeerd op het document.
Wanneer u zo’n waarde selecteert wordt deze marking blauw. Indien de uitgelezen waarde
zich op een andere pagina dan de huidige bevindt wordt automatisch naar die pagina gespron‐
gen. Dit gedrag is uit te schakelen via de knop Lock page onder het document. U kunt een
waarde ook handmatig uitlezen via interactieve OCR. Selecteer hiervoor het betreffende veld,
houdt de Shift toets ingedrukt en trek met de muis een kader om de uit te lezen waarde. Wan‐
neer u een bedrag op kopniveau via interactieve OCR uitleest en daarbij meerdere bedragen
selecteert, worden deze bedragen met elkaar verrekend.
Bij het verwerken van facturen is het allereerste kopveld degene waarin de crediteur of de‐
biteur gekozen moet worden. Deze wordt door ImageCapture automatisch gevuld door via
OCR‐tekstherkenning van de factuur de bankrekening‐ en BTW‐nummers uit te lezen en deze
te vergelijken met de nummers die in de achterliggende financiële applicatie zijn vastgelegd.
Deze automatische koppeling werkt dus niet als de kwaliteit van de factuur ontoereikend is of
als de gevonden nummers niet overeen komen met die in de achterliggende applicatie. In dat
geval kan de crediteur of debiteur handmatig gekozen worden. Eventueel kan de automatische
herkenning via een template (sjabloon) worden bijgestuurd. Een template kan aangevraagd
worden wanneer de herkenning van facturen van een specifieke crediteur of debiteur, of het
automatisch uitlezen van veldwaardes daarvoor, consequent verkeerd gaat. Dit kunt u doen
door bij het veld Template of Sjabloon op de knop met de drie puntjes te klikken. Kijk of er al
een template voor deze crediteur bestaat. Als dat zo is, kunt u er commentaar aan toevoegen
57
Figuur 11.1: Controleren gegevens
HOOFDSTUK 11. CONTROLEREN GEGEVENS (INDEX JOB) 58

door op de gele balk te dubbelklikken. Als er nog geen template voor deze crediteur bestaat
kunt u deze aanmaken door op New Template of New Sjabloon te klikken, zie Figuur 11.2. Vul
vervolgens een duidelijke uitleg in waarom er een template nodig is. De factuur wordt dan
apart in de database opgeslagen, zodat de applicatiebeheerder de herkenning daarvoor op
een later moment kan optimaliseren. Wanneer ImageCapture facturen verwerkt voor meerde‐
re administraties is het mogelijk dat er wel een template gekozen is, maar geen crediteur of
debiteur. Dit betekent dat de template aangemaakt is vanuit een andere administratie en nog
niet voor de huidige administratie gebruikt is. Wanneer u dan de juiste crediteur of debiteur
selecteert wordt deze relatie vastgelegd en wordt deze de volgende keer automatisch gekozen
bij deze template.
Figuur 11.2: Sjabloon aanvragen
Wanneer er in deze stap sprake is van regelvelden, dan worden deze onderaan het scherm
weergegeven. Deze regelvelden kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor het verbijzonde‐
ren van factuurregels. Afhankelijk van de configuratie en de achterliggende applicatie kunnen
hier bovendien verschillende koppelingen in worden gelegd, zoals het koppelen aan bestaan‐
de registraties van bijvoorbeeld ritten of bestellingen. Via de knoppen links van deze regels
kunnen hier diverse acties op worden uitgevoerd, zoals het toevoegen en verwijderen van re‐
gels. Het is mogelijk om automatisch regels te genereren door met interactieve OCR meerdere
waardes uit te lezen die onder elkaar staan. Dit is bijvoorbeeld handig voor het uitsplitsen van
regels per artikelgroep of BTW‐code.
Afhankelijk van de configuratie zijn er mogelijk extra functie’s beschikbaar om pagina’s aan

te passen, bijvoorbeeld door ze te roteren of door het plaatsen van een annotatie met een
opmerking of plaatje.
Wanneer aan alle voorwaardes voldaan is wordt de knop Save & Next in de menubalk klikbaar.
Door daarop te klikken of op Ctrl+Enter te drukken kunt u het document doorzetten naar de
volgende stap in het proces. U krijgt dan het volgende document aangeboden. Als er geen
document meer klaarstaat voor de huidige stap gaat de Client verder met de volgende job.
Naast de knop Save & Next bevat de menubalk nog een aantal nuttige functies. Afhankelijk van
uw configuratie zijn ze mogelijk niet allemaal beschikbaar:
Stop Stopt het verwerkingsproces en keert terug naar de lijst met jobs. Wijzigingen in het
huidige document worden niet opgeslagen.
Skip Slaat het huidige document over nadat een reden is opgegeven. De volgende keer dat
deze job verwerkt wordt komt dit document opnieuw voorbij.
Skip Again Slaat een document dat eerder al is overgeslagen nog een keer over, zonder dat
opnieuw een reden opgegeven hoeft te worden.
Move back Verplaatst een document naar een eerdere processtap om deze opnieuw uit te
voeren. Alle huidige wijzigingen worden ongedaan gemaakt.
Deactivate Deactiveert het document, zodat het pas weer naar voren komt nadat het hand‐
matig is geactiveerd via het Documents‐scherm.
Delete Verwijdert het huidige document uit ImageCapture. Deze actie is onomkeerbaar!
Restart Maakt alle aangebrachte wijzigingen in het huidige document ongedaan.
Undo queue Biedt de mogelijkheid om recent verwerkte documenten in te zien om bijvoor‐
beeld dubbele boekingen te voorkomen of om deze terug te halen om eventuele fouten
te corrigeren.
User actions Configureerbare acties voor specifieke koppelingen.
View → Layout Past de opbouw van het scherm aan, waarbij het ook mogelijk is om deze over
meerdere schermen te splitsen.

Hoofdstuk 12
Koppelen gegevens (Extended Index Job)
Deze stap is in de basis bedoeld voor het koppelen van documenten aan bestaande gegevens in
een achterliggende applicatie en kan onder verschillende namen voorkomen. Zo zal bij het ver‐
werken van vrachtdocumenten normaliter een job Koppelen ritgegevens aanwezig zijn, waarin
het document gekoppeld kan worden aan één of meer zendingen of ritten. Bij het starten van
deze job ziet u het scherm van Figuur 12.1.
Figuur 12.1: Koppelen gegevens
In grote lijnen werkt deze job hetzelfde als de job Controleren gegevens (Index Job). Het be‐
61
langrijkste verschil is dat de regels onderin het scherm data uit een achterliggende applicatie
representeren en dat deze niet aanpasbaar zijn. In deze job is het de bedoeling dat het do‐
cument aan één of meer regels gekoppeld wordt door deze regel(s) te selecteren en op Save
& Next te klikken of aan één enkele regel gekoppeld wordt door op de betreffende regel te
dubbelklikken. In de Manager kan geconfigureerd worden dat regels die al aan een eerder
document gekoppeld zijn gemarkeerd worden met een groene kleur.
Naast het koppelen aan de juiste regel(s) is het, afhankelijk van uw configuratie, mogelijk om
veldwaardes aan te passen onder het kopje Fields. In sommige gevallen zijn daar ook velden
beschikbaar die uitsluitend gebruikt worden voor het ophalen van de juiste regels, zoals een
datumbereik waarbinnen deze regels moeten vallen. In dat geval kunt u na het aanpassen van
deze velden op de knop Refresh onderin het scherm klikken om de nieuwe set regels op te
halen. Wanneer u in de bestaande set van regels op een specifieke waarde wilt zoeken, kunt
u op de knop Filter klikken. U krijgt dan een pop‐up te zien waarin u een waarde kunt invullen
of een eerder ingevulde waarde kunt selecteren.
HOOFDSTUK 12. KOPPELEN GEGEVENS (EXTENDED INDEX JOB) 62

Hoofdstuk 13
Workflow

• Overzicht in het Workflow‐scherm.
• Goedkeuren en afkeuren in de Workflow Job.
• Vraag stellen en beantwoorden.
• Toewijzen factuur aan andere gebruiker.
• Instellen vervanger vanwege vakantie.
13.1 Workflow‐scherm
Het Workflow‐scherm geeft een overzicht van facturen in de Workflow Job, zie Figuur 13.1. Dit
scherm kan op twee manieren worden geopend:
• Handmatig met de Workflow‐knop linksboven in het Jobs‐scherm.
• Automatisch als de gebruiker alleen geautoriseerd is voor de Workflow Job.
13.1.1 Inbox
Het tabblad Inbox toont alle facturen die op dit moment nog voor u klaarstaan. De bedoeling
is dat u al deze facturen verwerkt totdat deze lijst helemaal leeg is. Deze lijst is gevuld met:
• Te fiatteren facturen die door u moeten worden goed‐ of afgekeurd. Dit kan zijn omdat
u de eerstvolgende fiatteur bent, deze factuur door iemand anders aan u is toegewezen,
of omdat u iemand anders vervangt.
• Afgekeurde facturen die door u verder moeten worden afgehandeld. Deze facturen wor‐
den alleen getoond voor administratiegebruikers.
• Facturen met een uitstaande vraag die door u moet worden beantwoord.
Het verwerken van facturen wordt gestart met een van de knoppen in de toolbar. U kunt ervoor
kiezen om alles of alleen een handmatige selectie te verwerken. Eventueel kunt u de lijst van
getoonde facturen nog verder beperken door één of meerdere zoektermen op te geven. De
lijst wordt dan direct beperkt tot alleen die facturen waar een opgegeven zoekterm voorkomt
in één van de getoonde kolommen.
63
Figuur 13.1: Workflow‐scherm
HOOFDSTUK 13. WORKFLOW 64

13.1.2 Awaiting input

Het tabblad Awaiting input toont alle facturen waarvoor u zelf een vraag heeft gesteld aan
een andere gebruiker. De kolom Next user toont aan welke gebruiker de vraag is gesteld en de
kolom Question toont het eerste deel van de vraag zelf. De volledige vraag wordt getoond in
een tooltip als u de muiscursor boven deze kolom beweegt.
Een factuur verplaatst automatisch weer terug naar uw Inbox zodra de andere gebruiker uw
vraag heeft beantwoord. U kunt uw vraag ook zelf intrekken, dus zonder het antwoord af te
wachten. Bij het intrekken van een vraag is het verplicht een reden op te geven. Deze reden
wordt geregistreerd in de audit trail.
13.1.3 Employees
Het tabblad Employees wordt alleen getoond als u direct of indirect de manager bent van an‐
dere gebruikers. Dit tabblad toont dan alle facturen van deze ‘gekoppelde’ werknemers. Dit
zijn alle gebruikers waar u de manager van bent. Mogelijk nog uitgebreid met de gebruikers
van een andere manager wanneer deze u als tijdelijke vervanger heeft ingesteld.
Een manager kan in dit tabblad facturen namens andere gebruikers verwerken. Dit is bijvoor‐
beeld handig als een medewerker ziek is en dus niet zelf een bepaalde factuur kan beoordelen.
U kunt de betreffende factuur dan opzoeken en zelf goed‐ of afkeuren, of deze toewijzen aan
een andere gebruiker. Ook kunt u een vraag namens iemand anders beantwoorden of deze
vraag onbeantwoord intrekken. In de audit trail wordt extra vermeld dat u de betreffende ac‐
tie heeft uitgevoerd in naam van de oorspronkelijke gebruiker. Bij elke actie moet ook een
reden worden ingevoerd die wordt opgenomen in de audit trail.
13.2 Workflow Job

Het daadwerkelijk beoordelen van facturen, afhandelen van afgekeurde facturen, en het be‐
antwoorden van vragen vindt plaats in de Workflow Job, zie Figuur 13.2. Deze job wordt ge‐
opend vanaf het Workflow‐scherm, of voor administratiegebruikers ook vanaf het Jobs‐ en
Documents‐scherm.
Links in dit scherm wordt altijd een afbeelding van de factuur getoond, inclusief diverse mo‐
gelijkheden om de weergave ervan aan te passen. Rechtsboven wordt de voortgang van alle
workflow gerelateerde acties weergegeven. De huidig uit te voeren actie is blauw, daarboven
staan de vorige acties, en eronder de eventueel nog uit te voeren acties. Rechtsmidden staan
de kopwaarden van de factuur, en eventueel onderin het scherm de regelwaarden.
Alle mogelijke acties in deze job worden gedaan met de knoppen in de toolbar linksboven. De
beschikbare knoppen zijn afhankelijk van de status van de factuur.
13.2.1 Beoordelen facturen

Als de gebruikersinterface voor deze job getoond wordt met de knoppen Approve en Reject,
dan moet de getoonde factuur door u worden beoordeeld. Via de voortgangsindicatie rechts‐
boven kunt u zien door welke eventueel voorgaande fiatteurs deze factuur al is goedgekeurd.

Figuur 13.2: Workflow Job

Ook kunt u daar uit de vorige actie en de huidige blauwe actie afleiden of u echt zelf de volgen‐
de fiatteur bent, of dat deze factuur door iemand anders aan u is toegewezen, of dat u deze
factuur nu als manager in naam van iemand anders verwerkt.
Goedkeuren
Als de factuur op basis van alle getoonde informatie wat u betreft akkoord is, dan kunt u deze
nu goedkeuren. Afhankelijk van de instellingen voor uw gebruikersaccount moet u verplicht
nog een goedkeurreden opgeven die wordt opgenomen in de audit trail. Na het goedkeuren
komt de factuur automatisch terecht bij de volgende fiatteur, of wordt deze verder verwerkt
in de volgende job.
Afkeuren
Als er iets onjuist geboekt is of er is een andere reden waarom u de getoonde factuur niet
kan of mag beoordelen, dan moet u deze factuur nu afkeuren. Vermeld daarbij altijd de exacte
reden van het afkeuren als hulp voor diegene die deze factuur verder moet afhandelen. De‐
ze reden wordt opgenomen in de audit trail en de factuur komt automatisch terecht bij een
administratiegebruiker voor verdere afhandeling.
Vraag stellen
Moet u eerst navraag doen, voordat u de factuur kunt beoordelen? Dan kunt u een vraag stellen
aan een andere gebruiker. De factuur komt hierdoor automatisch terecht bij de beantwoorder
en blijft tegelijkertijd ook voor u zichtbaar in het tabblad Awaiting input op het Workflow‐
scherm.
Toewijzen
Moet iemand anders deze factuur beoordelen in plaats van u zelf? Dan kunt u de factuur toe‐
wijzen aan een andere gebruiker. Vermeld altijd de reden van deze toewijzing ter informatie
voor de andere gebruiker. De beschikbaarheid van deze functionaliteit is configureerbaar per
workflow in de Manager. Het kan dus zijn dat deze knop voor u niet zichtbaar is.
13.2.2 Verwerken afgekeurde facturen

Als bovenin het scherm een rode balk met tekst verschijnt, dan is deze factuur door een eerdere
fiatteur afgekeurd. Afgekeurde facturen worden alleen aangeboden aan administratiegebrui‐
kers, u moet nu op basis van de getoonde afkeurreden bepalen hoe deze factuur verder wordt
afgehandeld.
Net als bij het beoordelen van facturen is het altijd mogelijk een vraag te stellen aan iemand
anders. De beschikbaarheid van de overige acties is configureerbaar in de Manager in de Work‐
flow Job, dus waarschijnlijk zullen niet alle acties voor u zichtbaar zijn. Het toewijzen van de
factuur aan iemand anders werkt hetzelfde als tijdens het beoordelen. De overige acties voor
afgekeurde facturen worden hieronder verder toegelicht. Bij elke actie moet een reden wor‐
den opgegeven die wordt opgenomen in de audit trail.

Boeking corrigeren
Als de factuur verkeerd is geboekt, kunt u ervoor kiezen deze terug te verplaatsen naar de voor‐
af gedefinieerde Index Job om daar de boeking te corrigeren. Let erop dat u de factuur ook laat
vervallen in de achterliggende financiële applicatie, omdat deze daarna door ImageCapture op‐
nieuw wordt aangemaakt.
Definitief afkeuren
Als de factuur door de vorige fiatteur was afgekeurd vanwege bijvoorbeeld een verkeerde le‐
vering, dan kunt u ervoor kiezen deze nu definitief af te keuren. De actie die u hiervoor kunt
uitvoeren is afhankelijk van het type koppeling:
• Als de achterliggende financiële applicatie NIET de technische mogelijkheid biedt
om vanuit ImageCapture de factuur aan te kunnen passen, dan moet u de factuur in
ImageCapture verwijderen. Let erop dat u daarna ook de factuur in de achterliggende
applicatie verwijderd of laat vervallen.
• Als de achterliggende applicatie deze mogelijkheid WEL biedt, dan kunt u de factuur
direct vanuit ImageCapture definitief afkeuren. De factuur verlaat de Workflow Job met
de status “afgekeurd” en wordt automatisch door de volgende jobs in de achterliggende
applicatie bijgewerkt.
Opnieuw aanbieden
Als de factuur door de vorige fiatteur was afgekeurd vanwege bijvoorbeeld een verkeerd ge‐
kozen workflow, dan kunt u ervoor kiezen deze opnieuw ter beoordeling aan te bieden in een
andere workflow of aan andere fiatteurs.
In het pop‐up‐scherm worden de origineel gekozen workflow en fiatteurs getoond. Met de
knop Recalculate kunnen deze automatisch opnieuw worden bepaald aan de hand van het
huidige procuratieschema. Ook kunt u deze handmatig aanpassen, op dezelfde manier zoals
dat in de Index Job tijdens het boeken mogelijk was. Als de workflow rood wordt getoond, dan
is deze inmiddels uitgeschakeld voor nieuwe facturen en moet u verplicht een andere workflow
kiezen.
Alle gegevens in het achterliggende scherm zijn automatisch opnieuw uit de achterliggende
financiële applicatie opgehaald. Een wijziging van bijvoorbeeld de factuurdatum of het totaal‐
bedrag is dus gelijk zichtbaar. Deze gewijzigde gegevens worden ook gelijk bijgewerkt in het
archief.
Uw reden voor het herstarten van de workflow wordt opgenomen in de audit trail en de factuur
verschijnt automatisch in de Inbox van de eerste fiatteur.
13.2.3 Beantwoorden vraag

Als iemand anders aan u een vraag heeft gesteld, dan wordt deze vraag bovenin het scherm in
een gele balk getoond. Zodra u de vraag heeft beantwoord, wordt de betreffende factuur bij
de vraagsteller verplaatst van het tabblad Awaiting input naar Inbox en wordt uw antwoord
bij de factuur getoond. Zowel de vraag als het antwoord worden opgenomen in de audit trail.

13.3 Instellen vervanger

Het is mogelijk om uw workflow taken tijdelijk over te dragen aan iemand anders, bijvoorbeeld
vanwege vakantie. U kunt dit zelf in de Desktop of Web Client instellen:
• Klik bovenin op de knop Settings.
• Kies onder Workflow replacement bij User een vervanger uit de lijst.
• Kies bij Start en End het begin‐ en eindmoment van de periode.
• Klik Save & Back in de Desktop Client of Save en daarna Back in de Web Client.
De gekozen vervanger ziet dan uw facturen in de Inbox. In de gebruikersinterface en audit trail
wordt per actie vermeld dat deze door uw vervanger namens u is uitgevoerd. De productspe‐
cialist kan dit overigens ook voor u instellen in de Manager, zie Sectie 5.5.

Hoofdstuk 14
Archief

• Zoeken in het archief.
• Bekijken document details en audit trail.
14.1 Overzicht
Het Archief‐scherm toont alle documenten die nog in ImageCapture in behandeling zijn, maar
ook alle documenten die al volledig verwerkt zijn. Dus alle huidige en alle historische documen‐
ten, zie Figuur 14.1. Volg de volgende stappen om het archief te openen:
• Start de Desktop of Web Client en log in.
• Open de gewenste class. Deze wordt al automatisch geopend als u alleen toegang heeft
tot één enkele class.
• Klik linksboven op de knop Archive.
Het overzicht toont altijd maximaal 1000 documenten. De lijst is gesorteerd op het tijdstip van
de laatste aanpassing, met het laatstbehandelde document bovenaan. De kolom In process
geeft aan of het document nog in ImageCapture in behandeling is.
14.2 Zoeken
Met de zoekbalk bovenin kunt u zoeken in alle velden van alle documenten in het archief. Vul
één of meerdere zoektermen in en start het zoeken met de Enter toets of de Search knop. Het
teruggegeven zoekresultaat bevat maximaal 1000 documenten. U kunt dit resultaat per kolom
nog verder filteren.
14.3 Details
Via de knop Show details linksboven toont u alle detailinformatie van het geselecteerde docu‐
ment. Dit toont een afbeelding van het document, alle beschikbare kop‐ en regelvelden, en de
zogenaamde audit trail.
Deze audit trail bevat alle acties op het document in ImageCapture. U kunt ervoor kiezen om
alleen de workflow gerelateerde acties te tonen, of de volledige veel langere lijst van alle acties.
70
Figuur 14.1: Archief‐scherm
HOOFDSTUK 14. ARCHIEF 71

Als het geselecteerde document in een Workflow Job in behandeling is, dan wordt de huidig
uit te voeren actie blauw getoond. De eventueel daarna nog uit te voeren acties worden daar‐
onder getoond.
HOOFDSTUK 14. ARCHIEF 72

Deel III
Applicatiebeheerder
73
Hoofdstuk 15
Vereisten

• ImageCapture infrastructuur‐ en systeemeisen.
• Randvoorwaarden voor koppelingen met externe applicaties.
15.1 Infrastructuur
15.1.1 Client‐Server
ImageCapture bestaat uit verschillende onderdelen die voldoen aan het client‐server model.
De Client is volledig multi‐user en wordt gelijktijdig gebruikt door verschillende gebruikers van‐
af meerdere werkstations, terwijl de database en License Service op een server staan die vanaf
elk werkstation benaderbaar moet zijn. Deze onderdelen hoeven niet noodzakelijkerwijs alle‐
maal op dezelfde server te staan, maar kunnen ook verdeeld worden over meerdere servers.
Optioneel kunnen ook één of meerdere systemen worden ingericht met de Client Service. Ove‐
rigens kan in een single‐user omgeving alle client en server software eventueel ook op één
werkstation geïnstalleerd worden.
15.1.2 Netwerk
Bij gebruik van ImageCapture op meerdere werkstations of servers is een gedeelde netwerk‐
map nodig. Hierin staat dan het globale configuratiebestand dat door elk werkstation gebruikt
wordt, met o.a. de locatie van de database en de License Service. Daarnaast kunnen ook de lay‐
out en sheet bestanden van Barcode Writer via deze map beschikbaar worden gemaakt voor
alle werkstations.
15.1.3 Scanner
Scan Sys adviseert het gebruik van een lokale Fujitsu scanner. Deze worden geleverd met Pa‐
perStream software die ook de ISIS en Twain drivers installeert. Als vanuit ImageCapture via
PaperStream de ISIS instellingen worden aangepast, dan worden deze allemaal opgeslagen in
de ImageCapture database en ook op elk systeem gebruikt. Voor Twain worden echter alleen
de instellingen opgeslagen die zijn beschreven in de Twain‐specificatie, zie https://www.twain.
74
org/specification. Hierdoor worden voor Twain alleen PaperStream instellingen opgeslagen zo‐
als helderheid en contrast. Voor ISIS worden ook meer geavanceerde PaperStream instellingen
opgeslagen zoals afwijkende papierformaten en ruisreductie.
Scannen met WIA (Windows Image Acquisition) wordt door ImageCapture niet ondersteund.
Verder kan iedere netwerkscanner of MFP (Multi Function Product/Printer/Peripheral) met
een scan to file naar TIFF met 300 dpi ook worden gebruikt om documenten te scannen en
deze daarna in ImageCapture te importeren.
15.2 Systemen
15.2.1 ImageCapture
De installer installeert altijd de combinatie van zowel de Client als de Manager, zodat onze
support afdeling indien nodig toegang kan krijgen tot uw configuratie. Zie Tabel 15.1 voor de
minimale systeemeisen. Voorafgaand aan het implementatietraject dient er door de klant zelf
gezorgd te worden dat aan alle systeemeisen is voldaan.
Tabel 15.1: Minimale systeemeisen ImageCapture
Systeem Vereisten
PC Aangesloten op randaarde
Toetsenbord en muis
Processor Intel® Core™ 2 Duo 2.4 GHz of recenter
Geheugen 4 GB RAM op werkstations
500 MB RAM extra per sessie op servers
Monitor Videokaart en monitor
Resolutie van 1280 x 1024
Netwerkverbinding 100 Mb/s
Schijfruimte 1 GB schijfruimte voor installatie
10 GB schijfruimte voor tijdelijke bestanden per werkstation
10 GB schijfruimte voor de database
Besturingssysteem Microsoft Windows 7, 8, 8.1, 10 of 11 (x64 platform)
Microsoft Windows Server 2008 R2, 2012, 2012 R2, 2016, 2019 of 2022 (x64 platform)
Software Microsoft .NET Framework 4.7.2
Microsoft SQL Server 2014, 2016, 2017, 2019 of 20221
Configuratie Voor een correcte werking van de OCR engine moet er
een geldige DNS‐entry voor localhost zijn. Dat is het geval
wanneer het commando ping localhost een resultaat geeft.
15.2.2 Client Service

De Client Service heeft per aangevraagde core/licentie 1 GB geheugenruimte en 10 GB tijdelijke
schijfruimte nodig. Zie Hoofdstuk 20 voor meer informatie over de Client Service.
1
Azure SQL is niet ondersteund. Zie Sectie 15.2.6 voor meer informatie.
HOOFDSTUK 15. VEREISTEN 75

15.2.3 Web Client

De Web Client is een webapplicatie die draait onder Internet Information Services (IIS) op een
server. Deze webapplicatie kan door meerdere gebruikers tegelijkertijd worden gebruikt vanuit
een webbrowser. Zie Tabel 15.2 voor de aanvullende systeemeisen van de Web Client. Alle
overige apparaten worden niet ondersteund.
Tabel 15.2: Aanvullende systeemeisen Web Client
Systeem Vereisten
Windows PC/laptop Chrome (laatste versie)
Firefox (laatste versie)
Edge (laatste versie)
iMac/Macbook Safari
Chrome (laatste versie)
Firefox (laatste versie)
iPad Safari (laatste iOS)
Android tablet Chrome (laatste versie)
iPhone Safari (laatste iOS)
Chrome (laatste versie)
Android telefoon Chrome (laatste versie)
Schermresolutie minimaal 768 pixels breed (geldt niet voor smartphones)
Browser instellingen Cookies ingeschakeld
Local storage ingeschakeld
JavaScript ingeschakeld
Server Microsoft IIS 7.0 SP1 of recenter
De Web Client kan alleen worden gebruikt over een versleutelde verbinding (https). Voor ge‐
bruik in een productie‐omgeving is daarvoor een Trusted Certificate noodzakelijk. In bijvoor‐
beeld een testomgeving kan tijdens de installatie ook worden gekozen voor het aanmaken van
een Self‐Signed Certificate.
Voor een correcte werking van de Web Client is de installatie van een aantal IIS componenten
vereist. Deze componenten zijn te installeren in het Windows Features scherm onder Internet
Information Services:
• Web Management Tools:
– IIS Management Console
• World Wide Web Services → Application Development Features:
– .NET Extensibility *
– ASP.NET *
– ISAPI Extensions
– ISAPI Filters
• World Wide Web Services → Common HTTP Features:
– Default Document
– Static Content
• World Wide Web Services → Security:
– Request Filtering
– Windows Authentication **

*: Recente versies van IIS bevatten verschillende versies van deze componenten. In dat geval is
versie 4.x benodigd.
**: Dit component is alleen benodigd bij het gebruik van Single Sign‐On via Windows authen‐
ticatie in de Web Client.
15.2.4 License Service

Om ImageCapture te kunnen gebruiken is de License Service met een geactiveerde licentie ver‐
eist. Bij voorkeur is de License Service precies één keer op een centrale server geïnstalleerd. De
systeemeisen qua besturingssysteem en benodigde software voor de License Service zijn gelijk
aan die van ImageCapture, zie hiervoor Tabel 15.1. Zie ook Hoofdstuk 19 voor meer informatie
over het licentiebestand en de License Service.
15.2.5 Barcode Writer

Indien er gewerkt wordt met zogenaamde barcode stickervellen, dan moet de Barcode Writer
op een werkstation worden geïnstalleerd waarop deze ook direct geprint kunnen worden.
15.2.6 SQL Server

Zie Tabel 15.1 voor de ondersteunde versies van SQL Server. De volgende eisen worden aan de
configuratie gesteld:
• De gebruikte SQL Server instantie moet de optie Allow Triggers to Fire Others aan hebben
staan.
• Het moet mogelijk zijn om vanaf werkstations de SQL Server te kunnen benaderen:
– De SQL server moet remote connections toestaan.
– Het TCP/IP protocol moet geactiveerd zijn.
– De firewall moet verbindingen naar de SQL server toestaan.
ImageCapture kan gebruikt worden in combinatie met de gratis Microsoft SQL Server Express
edities. Deze hebben echter wel de volgende beperkingen:
• De maximale databasegrootte is 10 GB.
• Er worden maar 1 processor en maximaal 4 cores gebruikt.
• Er wordt maximaal 1 GB RAM gebruikt.
Azure SQL Database en Azure SQL Managed Instance zijn niet ondersteund voor de
ImageCapture database. SQL Server on Azure VM is wel ondersteund, aangezien dit Microsoft
SQL Server is, geïnstalleerd op een Azure VM.
15.3 Rechten en beheer

15.3.1 SQL Server
Het aanmaken van een ImageCapture database moet eenmalig gedaan worden met SQL Ser‐
ver sa‐rechten. Voor dagelijks gebruik zijn dbo‐rechten nodig. De database dient in de backup
procedure van de klant mee te lopen.

15.3.2 ImageCapture
De ImageCapture installer moet worden uitgevoerd met Windows Administrator rechten. Tij‐
dens de installatie wordt ook alle benodigde software van derden op uw systeem geïnstalleerd.
Ook worden snelkoppelingen voor het starten van de Client en Manager aangemaakt in het
Windows Start Menu. Zie Tabel 15.3 voor de precieze locaties.
Om ImageCapture op een later moment weer netjes te kunnen de‐installeren vanuit de lijst
met geïnstalleerde programma’s, wordt tijdens de installatie ook een aantal registersleutels
aangemaakt. Zie Tabel 15.4 voor een precies overzicht van wat er in het Windows register
wordt aangemaakt.
De systeemrechten die nodig zijn voor het dagelijks gebruik zijn beschreven in Tabel 15.5, waar‐
bij ImageCapture op 64‐bit systemen draait als een 32‐bit proces in Windows‐On‐Windows.
Tabel 15.3: Geïnstalleerde software ImageCapture
Software Locatie
ImageCapture <installatiemap> 2
<startmenu> 3
Export libraries4 <installatiemap>\Libraries
Microsoft C++ Runtime %WINDIR%
Tabel 15.4: Aangemaakte sleutels in Windows Register
Sleutel Naam Waarde

<software> 5 Install_Dir <installatiemap>
<uninstall> 6 DisplayName Scan Sys ImageCapture 10.1
<uninstall> NoModify 1
<uninstall> NoRepair 1
<uninstall> UninstallString <installatiemap>\uninstall.exe
Tabel 15.5: Rechten voor dagelijks gebruik ImageCapture
Omschrijving Lokatie Rechten

ImageCapture <installatiemap> lezen/uitvoeren
systeeminstellingen ImageCapture.ini7 lezen/schrijven
globale instellingen Global.ini lezen
ingesteld in ImageCapture.ini
gebruikersvoorkeuren Client.ini8 en lezen/schrijven
2
De standaard installatiemap is: %PROGRAMFILES%\Scan Sys\ImageCapture 10.1, maar dit kan indien ge‐
wenst tijdens de installatie worden aangepast.
3
Locatie Windows Start Menu: %PROGRAMDATA%\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs
4
Tijdens de installatie worden alle dynamic link libraries met regsvr32.exe geregistreerd.
5
HKLM\Software \Scan Sys\ImageCapture 10.1
6
HKLM\Software \Microsoft \Windows \CurrentVersion \Uninstall \ImageCapture 10.1


Manager.ini9
“temp” map %TMP% of lezen/schrijven
lokale map lezen/schrijven
logmap lokale map lezen/schrijven
database SQL Server dbo op database
ingesteld in Global.ini
Systeembestanden %WINDIR% en %WINDIR%\System32 lezen
Microsoft .NET Framework
Microsoft C++ Runtime
externe applicaties zie Sectie 15.4 lezen/schrijven
15.3.3 License Service

De License Service installer moet worden uitgevoerd met Windows Administrator rechten. Tij‐
dens de installatie worden alleen bestanden gekopieerd naar de installatiemap. De standaard
installatiemap is %PROGRAMFILES%\Scan Sys\ImageCapture License Service, maar dit
kan indien gewenst worden aangepast.
Na het uitvoeren van de installer moet de License Service nog met een apart batch script wor‐
den geregistreerd als Windows Service. Indien nodig kan de uitvoerende gebruiker van deze
service nog worden aangepast.
Tot slot staan de systeemrechten die nodig zijn voor het dagelijks gebruik beschreven in
Tabel 15.6.
Tabel 15.6: Rechten voor dagelijks gebruik License Service

License Service <installatiemap> lezen
systeeminstellingen LicenseService.ini10 lezen
logmap lokale map lezen/schrijven
ingesteld in LicenseService.ini
licentiemap lokale map lezen/schrijven
ingesteld in LicenseService.ini
7
De locatie van de ImageCapture systeeminstellingen is altijd: %PROGRAMDATA%\Scan Sys\ImageCapture\
ImageCapture.ini, dit kan niet worden gewijzigd.
8
De locatie van de Client gebruikersvoorkeuren is altijd: %APPDATA%\Scan Sys\ImageCapture\Client.
ini, dit kan niet worden gewijzigd.
9
De locatie van de Manager gebruikersvoorkeuren is altijd: %APPDATA%\Scan Sys\ImageCapture\
Manager.ini, dit kan niet worden gewijzigd.
10
De locatie van de License Service instellingen is altijd: %PROGRAMDATA%\Scan Sys\License Service\
LicenseService.ini, dit kan niet worden gewijzigd.

15.3.4 Kofax
Tijdens de installatie van Kofax op Windows 7 of hoger moet UAC uitstaan.
15.3.5 Veel voorkomende problemen

Verschillende gebruikers hebben ons gemeld dat antivirus software ervoor kan zorgen dat
ImageCapture niet gestart kan worden of op onverwachte momenten afsluit. Wanneer u der‐
gelijke problemen hebt, controleer dan eerst of antivirus software de oorzaak is.
15.4 Koppelingen met externe applicaties

ImageCapture kan gekoppeld worden aan een groot aantal externe applicaties, zoals financieel‐
administratieve applicaties en transport management systemen (TMS). In veel gevallen gelden
dan extra randvoorwaarden om een koppeling met de betreffende applicatie tot stand te bren‐
gen, zoals aanvullende systeemeisen, speciale systeemrechten of extra software. Deze extra
software is alleen nodig op het systeem waarop de betreffende koppeling ook daadwerkelijk
wordt gebruikt. Op systemen waar geen exports worden uitgevoerd, hoeft bijvoorbeeld nooit
extra software geïnstalleerd te worden.
Vanaf bijlage Bijlage 3 zijn de randvoorwaarden per koppeling beschreven. Wanneer op de
dag van implementatie niet aan de gestelde randvoorwaarden voldaan is, dan kan dit veel
extra tijd kosten. Het is dus belangrijk dat dit voorafgaand aan de implementatie goed wordt
doorgenomen.

Hoofdstuk 16
Nieuwe Installatie

• Installeren en configureren van de License Service en ImageCapture.
• Aanmaken van de database vanuit de Manager.
• Toevoegen en activeren van uw licentie.
• Stille installatie en virtualisatie.
16.1 SQL Server

Voorafgaand aan de installatie van ImageCapture dient er eerst een SQL Server geïnstalleerd te
zijn, zie de systeemeisen in Sectie 15.2 voor details omtrent ondersteunde versies. Is er geen
SQL Server aanwezig, dan kan kosteloos een SQL Server Express Edition gebruikt worden. Om‐
dat Scan Sys niet op de hoogte is van uw IT infrastructuur, installeren wij geen SQL Server.
16.2 License Service

De License Service kan geïnstalleerd worden op een server of op een werkstation. Bepaal voor‐
afgaand aan de installatie van de License Service of er in uw situatie sprake is van een single‐
of multi‐user omgeving en beslis waar de License Service komt te draaien. Het is aan te raden
om deze op een server te installeren, omdat deze altijd aan staat. Zie Hoofdstuk 19 voor meer
informatie over de License Service.
Installeer de License Service:
• Start de installer <installatie-cd>\Tools\ImageCapture License Service 5.
4.1.exe, of een nieuwere versie.
• Accepteer de default installatiemap en volg de rest van de wizard.
• Draai het script <installatiemap>\_install.bat om de License Service in Windows
te registreren. Als de registratie succesvol is voltooid, eindigt het commando venster
met “De transactionele installatie is voltooid” of “The transacted install has completed”
in een Engelse omgeving.
De instellingen van de License Service zijn opgeslagen in het bestand LicenseService.ini1
1
De locatie van de License Service instellingen is altijd: %PROGRAMDATA%\Scan Sys\ImageCapture\
LicenseService.ini, dit kan niet worden gewijzigd.
81
dat bij de eerste keer starten van de License Service automatisch wordt aangemaakt met de
default instellingen. Dit configuratiebestand kan vooraf ook handmatig worden aangemaakt of
nadien worden aangepast met de LicenseServiceConfigTool uit de installatiemap:
• Start de LicenseServiceConfigTool in de installatiemap.
• Klik op de twee plus knoppen om de log2 ‐ en licentiemap3 aan te maken.
• Gebruik de voorgestelde poort, tenzij deze al in gebruik is.
• Bevestig de gemaakte wijzigingen met OK om de LicenseService.ini op te slaan.
Start tot slot de License Service:
• De License Service kan worden gestart via het Services scherm bij Administrative Tools
op het Control Panel, of met het meegeleverde _start.bat script in de installatiemap.
• Initialisatiefouten worden naar de Application Log in Windows geschreven, die is te be‐
kijken via de Event Viewer. Zodra de initialisatie is afgerond, wordt er gelogd in de gede‐
finieerde logmap.
16.3 ImageCapture
Beslis voorafgaand aan de installatie van ImageCapture het volgende:
• Wordt er vanaf meerdere werkplekken met ImageCapture gewerkt?
• Op welke SQL Server komt de database?
• Waar komt het ini‐bestand voor globale instellingen?
16.3.1 Installatie op werkstation

• Start de installer <installatie-cd>\ImageCapture 10.1.x.exe.
• Standaard staat Manager en Client al aangevinkt. Kies nu nog niet voor Client Service of
Web Client, de installatie en configuratie hiervan wordt later apart behandeld.
• Kies verder voor ImageCapture.ini als u al een geconfigureerd bestand voor systeemin‐
stellingen heeft en dit door de installer wilt laten kopieren naar het lokale werkstation.
• Kies verder voor Installer backup als u de installer zelf na de installatie als backup geko‐
pieerd wilt hebben op uw lokale werkstation.
• Wijzig alleen de default installatiemap wanneer dat echt nodig is. Vermeld wel altijd het
versienummer in de laatste submap, in verband met toekomstige updates naar nieuwe
major versies.
• Doorloop de rest van de wizard.
16.3.2 Systeeminstellingen
De systeeminstellingen van ImageCapture zijn opgeslagen in het bestand ImageCapture.ini4
dat automatisch wordt aangemaakt bij het starten van de Manager:
• Start nu voor de eerste keer de Manager via het Startmenu → Alle Programma’s → Scan
Sys → ImageCapture 10.1 Manager.
2
Default logmap: %PROGRAMDATA%\Scan Sys\ImageCapture\Log
3
Default licentiemap: %PROGRAMDATA%\Scan Sys\ImageCapture\Licenses
4
HOOFDSTUK 16. NIEUWE INSTALLATIE 82

• Open het menu Tools → Options.

• Kies het tabblad Machine voor de systeeminstellingen.
• Geef bij Global config path de gewenste locatie op voor de globale instellingen, inclusief
de bestandsnaam en de extensie .ini. Druk vervolgens op het plusje om het ini‐bestand
aan te maken.
Global config path Locatie van het ini‐bestand voor de globale instellingen. Gebruik bijvoor‐
beeld ImageCaptureGlobal.ini als bestandsnaam.
In een single‐user omgeving staat dit bestand op het lokale werkstation. Gebruik in dit
geval dezelfde map als voor de systeeminstellingen, dus %PROGRAMDATA%\Scan Sys\
ImageCapture.
In een multi‐user omgeving wordt dit bestand gedeeld met alle andere werkstations en
moet dan op een gedeelde netwerkmap staan.
16.3.3 Omgevingsinstellingen
De omgevingsinstellingen van ImageCapture zijn ook opgeslagen in het bestand ImageCapture.
ini5 :
• Kies het tabblad Environment.
• Vul de instellingen op dit tabblad in.
Enable verbose logging Zet deze optie alleen aan op verzoek van Scan Sys.
Log folder De logmap moet ook altijd lokaal staan, vanwege snelheid en het anders niet kun‐
nen loggen van netwerkfouten.
Temp folder De tijdelijke map moet altijd lokaal staan. Deze map mag nooit verwijzen naar
het netwerk, omdat dat de snelheid van ImageCapture zeer negatief zal beïnvloeden.
Client priority Gebruik deze optie alleen op verzoek van uw systeembeheerder.
16.3.4 Globale instellingen

De globale instellingen van ImageCapture zijn ook opgeslagen in een ini‐bestand, waarvan de
locatie in de vorige stap is vastgelegd. Configureer eerst de locatie van de zojuist geïnstalleerde
License Service en enkele andere instellingen binnen het scherm Tools → Options:
• Kies het tabblad Global.
• Vul onder License Service de Host en Port in. De licentienaam bij License hoeft niet in‐
gevuld te worden, dit gebeurt straks automatisch bij het toevoegen van het licentiebe‐
stand.
• Vul de Download folder en eventueel de andere instellingen op dit tabblad in en bevestig
met OK.
De eerste globale instelling is welke SQL Server en ImageCapture database gebruikt moet wor‐
den. Zie Sectie 17.1.3 over database updates voor het teruglezen van een database backup
bestand en het bijwerken hiervan naar de nieuwste versie. In dit hoofdstuk maken we echter
eerst een nieuwe lege ImageCapture database aan:
5

• Open het menu File → Create Database…

• Geef bij Admin credentials een gebruiker op met sa‐rechten. Deze credentials worden
slechts eenmalig gebruikt voor het aanmaken van de database.
• Geef bij Daily use credentials een gebruiker op die voortaan door ImageCapture gebruikt
wordt om de database te benaderen. Deze gebruiker wordt dbo van de database ge‐
maakt. Wij raden aan om user name scansys en een sterk, uniek wachtwoord in te
vullen. Wanneer deze gebruiker nog niet bestaat, wordt deze door ImageCapture au‐
tomatisch aangemaakt. Het gebruik van Windows authentication is alleen mogelijk als
alle Windows‐gebruikers die ImageCapture zullen gaan starten ook de juiste rechten krij‐
gen op de betreffende server en database. Hieronder vallen ook de Windows‐gebruiker
waaronder een eventuele Client Service draait en, in het geval van de Web Client, de
Windows‐gebruiker waaronder IIS draait.
• Ter info, wij adviseren om de voorgestelde database name niet te wijzigen, omdat in de
naam o.a. het versienummer van de database staat vermeld. Vooral bij updates is dit
handig wanneer er meerdere ImageCapture‐databases op de server komen te staan.
• Bevestig met OK om de database aan te maken en deze te onthouden als globale instel‐
ling.
• Log in met een administrator gebruiker, standaard is dit de gebruiker Admin met als
wachtwoord Admin.
Voeg tot slot uw licentie toe en activeer deze via Scan Sys:
• Open het menu File → Add New License.
• Kies uw licentie bestand, dat u waarschijnlijk per e‐mail is toegestuurd.
• Wijzig bij name alleen de default naam license als uw License Service meerdere licen‐
ties zal gaan hosten, zie Hoofdstuk 19.
• Bevestig met OK.
• Open het menu File → Activate Current License.
• Bel Scan Sys tijdens kantooruren via 015 ‐ 310 20 40 en vraag om een activatiecode voor
uw licentie.
16.3.5 Database instellingen

Een aantal instellingen is vastgelegd in de database:
• Open het menu Tools → Options.
• Kies het tabblad Database.
Hier is het onder andere mogelijk om enkele beveiligingsinstellingen aan te passen. Zo kan in‐
gesteld worden dat het Sessions & Locks scherm en de diverse Credentials schermen alleen
aan Administrators getoond moeten worden. Dit is nuttig in gedeelde omgevingen waarin ge‐
bruikers geen gebruikersnamen en externe accounts van andere gebruikers mogen zien. Ook
kan een minimale wachtwoordlengte worden gekozen en kan worden ingesteld of aan gebrui‐
kers de mogelijkheid moet worden geboden om het wachtwoord te herstellen wanneer men
deze vergeten is. Let op: het herstellen van het wachtwoord is alleen mogelijk voor gebruikers
waarvoor een emailadres ingesteld is. Het instellen van een emailadres kan gedaan worden via
Users in de Manager. Een gebruiker kan, mits toegestaan, ook zelf een emailadres instellen na
inloggen in de Client of Web Client.
Op dit tabblad is het ook mogelijk om de Web Client aan te passen met een eigen bedrijfslogo,

‐naam en ‐URL. Dit is met name relevant wanneer de Web Client via internet ter beschikking
wordt gesteld aan derden die geen directe relatie met Scan Sys hebben.
16.3.6 Gebruikersvoorkeuren
Per gebruiker worden de locaties en groottes van de Manager en Client schermen apart op‐
geslagen in de map %APPDATA%\Scan Sys\ImageCapture. In de Client kan eventueel ook de
taal van uw ImageCapture inrichting worden gewijzigd:
• Open in de Client het menu Settings.
• Kies de gewenste taal en bevestig met Save & Back.
16.4 Client Service

De Client Service kan geïnstalleerd worden op een server of op een werkstation. Het is aan te
raden om deze op een server te installeren, omdat deze altijd aan staat. Zie Hoofdstuk 20 voor
meer informatie over de Client Service.
Installeer de Client Service:
• Kies voor Client Service.
• Wijzig alleen de default installatiemap wanneer dat echt nodig is. Vermeld wel altijd
het versienummer in de laatste map, in verband met toekomstige updates naar nieuwe
major versies.
Configureer de Client Service in de Manager:
• Start de ImageCapture Manager.
• Een Import Job wordt alleen unattended verwerkt als er ook Importers zijn die unatten‐
ded verwerking toestaan. Ga bijvoorbeeld bij een File Importer naar het tabblad Proces‐
sing:
– Vink Allow unattended import in Client Service aan.
– Vink Allow unattended preprocessing in Client Service aan.
– Bepaal of de Client Service ook de documentscheiding mag doen door Separate
unattended aan of uit te vinken.
– Bepaal wat er moet gebeuren als een document in de Import Job validatiefouten
bevat. Kies Process attended om deze documenten met de hand te verwerken of
Mark as errored om ze de status Errored te geven. In het laatste geval is verdere
afhandeling binnen ImageCapture niet mogelijk, maar kunnen geïmporteerde be‐
standen vanuit ImageCapture worden opgeslagen om ze op een andere wijze te
verwerken.
• Een Index Job wordt alleen unattended verwerkt als dat expliciet is ingesteld. Zet hier‐
voor bij de betreffende Index Job op het tabblad General de optie Unattended processing
op True.
• Wijzig alle netwerkpaden met drive letters naar UNC paden bij Tools → Options en alle
Importers en Exports.
• Ga naar Tools → Options:
– Kies op het tabblad Machine het gewenste aantal Requested cores.

– Vul op het tabblad Environment bij User name een gebruiker in die ImageCapture
authentication ondersteunt en via een User Group gekoppeld is aan een licentie‐
groep waarin het gebruik van de Client Service is toegestaan.
Configureer de Client Service in Windows:
• Voer het script <installatiemap>\ClientService\_install.bat uit met admini‐
strator rechten om de Client Service in Windows te registreren. Als de registratie succes‐
vol is voltooid, eindigt het commando venster met “The transacted install has comple‐
ted”.
• Ga naar Control Panel → Administrative Tools → Services:
– De ImageCapture Client Service heeft als Startup type standaard Automatic (Delay‐
ed Start). Dit voorkomt problemen bij het starten van de service als Windows nog
niet volledig is opgestart. Laat deze instelling bij voorkeur dus zo staan.
– Stel bij Log On As een account in met voldoende rechten.
– Start de ImageCapture Client Service.
16.5 Web Client

Installeer en configureer eerst de ImageCapture Manager en Client op dezelfde server waar
de Web Client komt te draaien. Zorg ervoor dat de Client zonder foutmeldingen een class kan
openen voordat u verdergaat met de installatie en configuratie van de Web Client en Internet
Information Services (IIS).
16.5.1 Installatie op server

Installeer de Web Client op de server waar IIS draait:
• Kies voor Web Client.
• Wijzig alleen de default installatiemap wanneer dat echt nodig is. Vermeld wel altijd
het versienummer in de laatste map, in verband met toekomstige updates naar nieuwe
major versies.
16.5.2 Configuratie IIS

Geef de groep Authenticated Users lees‐ en schrijfrechten op de map <logmap> (default
%PROGRAMDATA%\Scan Sys\ImageCapture\Log).
Ga naar Control Panel → System and Security → Administrative Tools en start Internet Infor‐
mation Services (IIS) Manager:
• Selecteer links bij Connections de tekst Application Pools en kies rechts bij Actions voor
Add Application Pool…. Vul als naam bijvoorbeeld ImageCapture in en kies voor .NET
Framework v4.0.xxxxx. Bevestig met OK.
• Selecteer de zojuist aangemaakte application pool in de lijst en kies bij Actions voor Ad‐
vanced Settings….
– Zorg dat de optie Enable 32‐Bit Applications op False staat.

– Selecteer bij Process Model de regel Identity en klik op de drie puntjes achter Ap‐
plicationPoolIdentity.
– Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in van een Windows gebruiker met
voldoende rechten, zie Tabel 15.5. Zorg er tevens voor dat deze Windows gebruiker
niet gebruikt wordt om mee in te loggen via bijvoorbeeld een remote sessie, zie
uitleg bij foutmelding “Illegal operation attempted on a registry key”. Bevestig met
OK.
– Zet bij Recycling de optie Regular Time Interval (minutes) op 0.
– Bevestig met OK.
• Selecteer links bij Connections onder Sites de Default Web Site en kies in het contextme‐
nu (rechter muisklik) voor Add Application….
– Vul bij Alias bijvoorbeeld ImageCapture in.
– Klik op de Select… knop en selecteer de zojuist aangemaakte application pool. Be‐
vestig met OK.
– Vul bij Physical path de map <installatiemap>\WebClient in. Let op: Test Set‐
tings… werkt nu nog niet. Bevestig met OK.
• Als de Web Client gebruik moet maken van Single Sign‐On via Windows authenticatie:
– Klik met de rechter muisknop op de map SsoWinAuth.
– Klik in het context menu op Convert to Application en bevestig met OK.
– Selecteer nu de nieuw gemaakte applicatie SsoWinAuth als deze nog niet geselec‐
teerd is.
– Dubbelklik onder het kopje IIS op Authentication.
– Zet in de lijst met authenticatiemethodes alleen Windows Authentication op Ena‐
bled en de rest op Disabled.
• Als u een eigen Trusted Certificate heeft, dan moet deze in IIS geïmporteerd worden:
– Selecteer links bij Connections de servernaam en dubbelklik in het midden op Ser‐
ver Certificates.
– Kies bij Actions voor Import….
– Klik op de drie puntjes om het .pfx bestand te selecteren.
– Bevestig met Open.
– Voer het Password in wat bij het gekozen certificaat hoort.
– Kies optioneel een andere Certificate Store om het certificaat in op te slaan en geef
aan of het certificaat geëxporteerd mag worden.
– Bevestig met OK.
• Maak alleen een nieuw Self‐Signed Certificate als u niet zelf al een Trusted Certificate
heeft. Het gebruik van een Self‐Signed Certificate is een beveiligingsrisico en is niet ge‐
schikt voor gebruik in een productie‐omgeving:
– Selecteer links bij Connections de servernaam en dubbelklik in het midden op Ser‐
ver Certificates.
– Kies bij Actions voor Create Self‐Signed Certificate en geef deze een naam.
• Voeg een HTTPS binding toe als deze nog niet bestaat:
– Selecteer de Default Web Site en kies bij Actions voor Bindings….
– Klik op de Add… knop en selecteer bij Type https.
– Selecteer bij SSL certificate uw eigen Trusted Certificate of anders het zojuist aan‐
gemaakte certificaat en bevestig met OK.
• Selecteer onder Sites de ImageCapture applicatie en kies bij Actions voor Browse *:443
(https). Het inlogscherm van de Web Client wordt nu getoond. Bij gebruik van een Self‐
Signed Certificate wordt eerst nog een melding getoond dat de verbinding niet veilig is

die in dat geval genegeerd moet worden.
16.5.3 Configuratie ImageCapture

Windows authenticatie
Om Windows authenticatie in de Web Client te gebruiken moet dit ingeschakeld worden:
• Open het menu Tools → Options in de Manager.
• Kies het tabblad Database.
• Zet onder Web Client Security het vinkje Allow Windows authentication aan.
• Bevestig de gewijzigde instellingen met OK.
Database rechten
Wanneer Windows authentication gebruikt wordt voor verbindingen naar de ImageCapture
database en/of externe databases, moet de Windows‐gebruiker waaronder IIS draait rechten
op die databases hebben. Bij gebruik van SQL Server authentication speelt dit niet, omdat de
gebruikersnaam en wachtwoord voor de database dan via de Manager zijn vastgelegd.
Configuratie wijzigingen
Recycle de application pool na het wijzigen van systeem‐ of globale instellingen vanuit de Ma‐
nager om deze ook in de Web Client te gebruiken. Gebruik hiervoor het <installatiemap>
\WebClient\_reycleAppPool.bat script of voer de volgende stappen uit:
• Ga naar Control Panel → System and Security → Administrative Tools en start Internet
Information Services (IIS) Manager.
• Selecteer links bij Connections de tekst Application Pools, selecteer in het midden de
application pool voor ImageCapture. Kies rechts bij Actions voor Recycle….
Wijzigingen in classes, tabellen, etc. worden in de Web Client wel automatisch geladen.
16.5.4 Veiligheidsaspecten
Bij het gebruik van de Web Client spelen een aantal veiligheidsaspecten een rol. Het is van
belang deze goed door te nemen en te bepalen welke van deze aspecten relevant zijn voor uw
situatie.
ClientAdmin en PowerAdmin logins

ImageCapture heeft twee ingebouwde login‐accounts waarmee partners en medewerkers van
Scan Sys altijd kunnen inloggen, ook als het maximale aantal gelijktijdige gebruikers is bereikt
of als het normale Admin‐wachtwoord onbekend is. Deze logins staan voor de Web Client stan‐
daard uitgeschakeld. Ze kunnen ingeschakeld worden in de Manager via Tools → Options →
Database → Web Client Security → Allow ClientAdmin and PowerAdmin logins. Wanneer de
Web Client bereikbaar is van buiten uw lokale netwerk kan het verstandig zijn om deze logins
uitgeschakeld te laten.

Zichtbaarheid van template‐afbeeldingen

Via Users en User Groups kan geconfigureerd worden dat gebruikers van de Web Client elkaars
documenten niet kunnen zien. Het is in dat geval ook van belang om de afbeeldingen van tem‐
plates onzichtbaar te maken, anders is de factuur waarmee een template is aangemaakt voor
alle gebruikers te zien. U kunt dit gedrag in de Manager instellen door bij de betreffende Index
Job de optie General → Identification Settings → Display template images for non‐template
users uit te vinken.
Password Field
Bij het vullen van een Password Field in een job die in de Web Client wordt uitgevoerd
kunnen eindgebruikers via de ingebouwde Developer Tools van de web browser het niet‐
geëncrypteerde wachtwoord zien. Wanneer de gebruiker dit veld zelf handmatig moet vullen
is dit geen probleem. Indien dit veld echter uit een externe bron gevuld wordt is het aan te
raden om dat in een eerdere unattended job te doen, zodat eindgebruikers dit wachtwoord
niet kunnen achterhalen.
IIS headers
IIS stuurt bij elke webpagina een aantal headers terug naar de browser. Indien gewenst kunt u
IIS zo instellen dat bepaalde headers juist wel of juist niet worden meegestuurd. Raadpleeg de
documentatie van uw versie van IIS voor hoe u deze precies in‐ of uitschakelt.
Server header Het is verstandig om deze header uit te schakelen, omdat deze onder andere
de versie van IIS bevat die hackers mogelijk zou kunnen helpen om de server binnen te
dringen.
X‐Frame‐Options header Het wordt aangeraden om deze header juist wel in te schakelen om
zogenaamde clickjacking aanvallen te voorkomen, omdat deze de browser instrueert dat
de webpagina niet getoond mag worden binnen een andere webpagina.
16.5.5 Foutmeldingen
Geen toegang tot eventlog
Dit kan worden opgelost door de gebruiker IIS_IUSRS volledige rechten te geven op de
eventlog registersleutel:
• Start de Windows Registry Editor, bijvoorbeeld via Start → Run → regedit.
• Ga naar de sleutel HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\services\eventlog.
• Kies in het contextmenu van eventlog voor Permissions….
• Voeg de user IIS_IUSRS toe en geef deze Full Control.
HTTP Error 404 ‐ Not Found

Deze foutmelding betekent dat de gevraagde pagina niet gevonden kan worden. Dit kan ook
gebeuren vanwege te weinig toegangsrechten. Een mogelijke oplossing is om deze stappen uit
te voeren:

– Selecteer links bij Connections onder Sites de ImageCapture applicatie en kies bij
Actions voor Basic Settings…. Kies Connect as… en geef bij Specific user de creden‐
tials van de Administrator op.
– Recycle de application pool.
• Herlaad de webpagina en controleer de juiste werking.
• Keer terug naar de Internet Information Services (IIS) Manager.
– Zet de Path credentials weer terug op pass‐through authentication.
– Recycle de application pool nogmaals.
• Nu zou de webpagina correct moeten werken.
HTTP Error 500.0 – Internal Server Error

Deze foutmelding kan optreden met als extra melding dat ‘AspNetCoreModule’ of ‘Asp‐
NetCoreModuleV2’ niet geladen of gevonden kan worden. Verwijder deze modules bij de
ImageCapture applicatie.
– Selecteer links bij Connections onder Sites de ImageCapture applicatie en dubbel‐
klik onder IIS op Modules. Er verschijnt een lijst van modules die geregistreerd zijn.
Verwijder de modules ‘AspNetCoreModule’ en/of ‘AspNetCoreModuleV2’.
– Recycle de application pool.
HTTP Error 500.19 – Internal Server Error

Deze foutmelding treedt op als niet alle benodigde IIS componenten zijn geïnstalleerd, zie
Sectie 15.2.3.
Na het installeren van een benodigd component kan het nodig zijn om de application pool
opnieuw aan te maken, zie Sectie 16.5.2.
HTTP Error 500.21 ‐ Internal Server Error

Deze foutmelding treedt op als ASP.NET nog niet geregistreerd is:
• Stop IIS.
• Start cmd.exe als administrator.
• Voer uit: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\aspnet_regiis.
exe -i
• Start IIS.
16.5.6 800703fa Illegal operation attempted on a registry key

Deze foutmelding is gerelateerd aan een component dat gebruikt wordt om images te bewer‐
ken. De foutmelding kan ontstaan wanneer een gebruiker zich op de server aanmeldt, bijvoor‐
beeld via een remote sessie, met een gebruikers account gelijk aan de identity van de applica‐
tion pool. Als deze gebruiker later uitlogt, dan wordt ook de registry uit het geheugen gehaald
voor dit account. Vanaf dat moment faalt de application pool en kan deze alleen maar weer
werkend gemaakt worden door deze te recyclen. Er zijn twee oplossingen voor dit probleem,
waarvan de eerste oplossing aanbevolen wordt:

• Zorg ervoor dat de identity van de application pool een account is dat niet gebruikt wordt
om in te loggen op de server.
• Het aanpassen van een systeem policy:
– Start de policy editor met gpedit.msc als administrator.
– Open het volgende pad: Computer configuration → Administrative Templates →
System → UserProfiles.
– Zoek de instelling Do not forcefully unload the user registry at user logoff.
– Zet deze instelling op Enabled.
16.6 Stille installatie

Een stille installatie wordt uitgevoerd zonder enige gebruikersinteractie en ook zonder ge‐
bruikersinterface. De gebruiker ziet dus geen schermen en wordt niks gevraagd. Dit is nuttig
voor applicatiebeheerders die ImageCapture willen installeren op meerdere systemen, moge‐
lijk zelfs vanuit een geautomatiseerd script.
Zorg ervoor dat u eerst volledig bekend bent met de normale installatieprocedure en configu‐
ratie, voordat u begint met stille installaties. Een stille installatie installeert standaard altijd de
Manager en Client. Als er naast de installer ook een ImageCapture.ini bestand bestaat, dan
wordt deze automatisch meegekopieerd naar de juiste locatie.
Een stille installatie wordt gestart via de command line, waarbij de volgende parameters wor‐
den ondersteund. Let op dat deze command line parameters hoofdlettergevoelig zijn:
/S Start een stille installatie zonder scherm. De installer installeert alles zonder dat verdere
interactie van de gebruiker nodig is.
/CLIENTSERVICE Installeer ook de Client Service.
/D Gebruik een afwijkende default installatiemap. Dit moet de laatste parameter op de com‐
mand line zijn en mag geen quotes bevatten, zelfs niet als de map spaties bevat. Alleen
absolute paden zijn mogelijk. Deze parameter kan overigens ook gebruikt worden bij
een normale installatie met gebruikersinterface.
Voorbeeld van stille installatie in de standaard installatiemap:
ImageCapture 10.1.x.exe /S
Voorbeeld van stille installatie in een afwijkende map:
ImageCapture 10.1.x.exe /S /D=F:\Applicaties\ImageCapture 10.1
Het volgende batch script geeft een voorbeeld van het uitvoeren van een stille installatie:
@ECHO OFF
ECHO Installing ImageCapture...
START "" /WAIT "ImageCapture 10.1.x.exe" /S

IF %ERRORLEVEL% NEQ 0 GOTO ERROR
ECHO Completed.
GOTO DONE
:ERROR
ECHO Failed with error code %ERRORLEVEL%.

EXIT /B %ERRORLEVEL%
:DONE
16.7 Virtualisatie
In verschillende klantsituaties is ImageCapture gevirtualiseerd met Citrix, Terminal Server of
App‐V. In deze situaties is echter geen lokale scanner aansturing mogelijk.
Scan Sys heeft zelf geen specialistische kennis van deze omgevingen en geeft geen support op
de inrichting van dit soort omgevingen en eventuele problemen die hier mogelijk uit voort‐
vloeien.
16.8 Overig
Er is een aparte installer voor de Barcode Writer met een eigen versienummer en release sche‐
ma.

Hoofdstuk 17
Updaten Huidige Installatie

• Updaten van ImageCapture.
• Updaten van de database vanuit de Manager.
17.1 ImageCapture
Vanaf ImageCapture 4.0 is het mogelijk om de huidige configuratie te updaten naar de meest
recente versie van ImageCapture. Er zijn 2 manieren van updaten:
• Een major update (bijvoorbeeld van ImageCapture 4.4 naar 4.5 of 10.1)
• Een minor update (bijvoorbeeld van ImageCapture 4.4.5 naar 4.4.17)
Bij een update naar een nieuwe major release zal er een nieuwe installatiemap in de
C:\Program Files (x86)\Scan Sys directory voorgesteld worden, zodat er indien
noodzakelijk eenvoudig kan worden teruggeschakeld naar de reeds geïnstalleerde versie.
De ImageCapture database dient bij een nieuwe major release ook geüpdatet te worden.
Om in de geüpdatete database te kunnen werken moet de ImageCapture software op alle
werkplekken worden geüpdatet.
Bij een minor update wordt normaliter de oude installatiemap overschreven. In dat geval kan
er alleen worden teruggeschakeld naar de oude versie door die versie er weer overheen te
installeren. De ImageCapture database hoeft bij een nieuwe minor release niet geüpdatet te
worden, tenzij dit benoemd is als update issue in Bijlage 2.
Meer informatie over het releaseschema van ImageCapture kunt u vinden in Bijlage 1.
17.1.1 Voorafgaand
Voordat u gaat updaten is het belangrijk om de volgende zaken door te nemen:
• Controleer eerst of alle machines die u gaat updaten voldoen aan de systeemeisen in
Sectie 15.2. Mogelijk gebruikt u bijvoorbeeld een versie van Windows of van Microsoft
SQL Server die door de nieuwe versie van ImageCapture niet meer wordt ondersteund.
Raadpleeg hiervoor de handleiding van de te installeren versie van ImageCapture.
93
• Controleer of er gebruik gemaakt wordt van de Client Service en/of de Web Client. Op
machines waar die applicaties geïnstalleerd zijn moeten tijdens het updaten extra han‐
delingen verricht worden. Raadpleeg eventueel Tools → Sessions & Locks… voor een
overzicht van actieve sessies. Zoek in kolom Session type naar ClientService en/of Web‐
Client en kijk vervolgens op de gevonden regel in kolom Host name om te zien op welke
machine de applicatie actief is.
• Controleer of er bij deze update sprake is van update issues die voor u relevant zijn. Neem
bij twijfel vooraf contact op met Scan Sys voor advies. In Bijlage 2 vindt u meer uitleg en
een overzicht van bekende update issues.
17.1.2 Updaten software

Om de software te updaten dienen de volgende stappen doorlopen te worden met Windows
Administrator rechten:
• Indien de Client Service geïnstalleerd is op dit systeem:
– Open in Windows het Services1 scherm.
– Stop de ImageCapture Client Service indien deze draait.
– Stop voor ImageCapture versies t/m 5.10 ook de ImageCapture Client Service Sche‐
duler indien deze geïnstalleerd staat en draait.
• Indien de Client Service geïnstalleerd is op dit systeem en u een major update uitvoert:
– Open in Windows het Windows Services scherm.
– Klik rechts op de ImageCapture Client Service, kies Properties en selecteer de tab
Log On (zie Figuur 17.2).
– Noteer de gebruiker waaronder deze service draait. Deze informatie heeft u later
nodig.
– Verwijder de oude Client Service uit het Services scherm door in de installa‐
tiefolder van de oude versie van ImageCapture het script <installatiemap>
\ClientService\_uninstall.bat te draaien.
• Indien de Web Client geïnstalleerd is op dit systeem:
– Start de Internet Information Services (IIS) Manager2 .
– Selecteer links bij Connections onder Sites de Application van ImageCapture en kies
bij Actions voor Basic Settings…. Noteer welke Application Pool er staat ingesteld.
Deze informatie heeft u zometeen nodig om te weten welke Application Pool te
stoppen en te starten.
– Kies Cancel om de Basic Settings… dialoog te sluiten.
– Indien u een major update uitvoert vanaf ImageCapture 8.4 t/m 8.20 kunt u de
bijlage service verwijderen, als deze is geconfigureerd. Klap de Application van
ImageCapture open. Als er een map AttachmentService zichtbaar is en het icoontje
voor AttachmentService geen gele folder is, maar gelijk is aan die van de Applicati‐
on van ImageCapture, dan is de bijlage service geconfigureerd. Als dit het geval is,
voer dan de volgende stappen uit:
* Klik op de map AttachmentService en kies bij Actions voor Basic Settings…. No‐
teer welke Application Pool er staat ingesteld. Deze informatie heeft u zome‐
teen nodig.
* Klik met de rechter muisknop op de map AttachmentService.
1
Control Panel → System and Security → Administrative Tools → Services
2
Control Panel → System and Security → Administrative Tools → Internet Information Services (IIS) Manager
HOOFDSTUK 17. UPDATEN HUIDIGE INSTALLATIE 94

* Klik in het context menu op Remove en bevestig met Yes.

* Selecteer links bij Connections de tekst Application Pools, selecteer in het mid‐
den de application pool van de bijlage service met de rechter muisknop.
• Indien de Web Client geïnstalleerd is op dit systeem en u een minor update uitvoert:
– Start de Internet Information Services (IIS) Manager.
– Selecteer links bij Connections de tekst Application Pools, selecteer in het midden
de application pool voor ImageCapture. Kies rechts bij Actions voor Stop.
• Voer het bestand <installatie cd>\ImageCapture 10.1.x.exe uit om de installa‐
tiewizard te starten.
• Klik op I Agree om akkoord te gaan met de licentieovereenkomst.
• De installatiewizard toont nu de lijst met te installeren componenten (zie Figuur 17.1).
Vink hier de Client Service en/of de Web Client aan indien u deze op dit systeem gebruikt
en klik op Next.
• Nu moet de map gekozen worden waarin ImageCapture geïnstalleerd wordt:
– Indien u een major update uitvoert wordt aangeraden de standaardmap te gebrui‐
ken.
– Indien u een minor update uitvoert, pas dan de Destination Folder aan naar de map
waarin ImageCapture eerder geïnstalleerd is. Dit is alleen nodig indien tijdens de
oorspronkelijke installatie is afgeweken van de standaardmap.
• Klik op Install om de installatie te starten.
• Klik na het voltooien van de installatie op Close om de installatiewizard af te sluiten.
• Indien de Client Service geïnstalleerd is op dit systeem:
– Indien u een major update uitvoert, voer dan in de installatiefolder van de nieuwe
versie het script <installatiemap>\ClientService\_install.bat uit om de
nieuwe Client Service aan het Services scherm toe te voegen.
– Open in Windows het Windows Services scherm.
– Indien u een major update uitvoert, stel dan voor de ImageCapture Client Service
via Properties → Log On dezelfde gebruiker in als degene die u genoteerd heeft
van de oude versie.
– Start de ImageCapture Client Service.
• Indien de Web Client geïnstalleerd is op dit systeem en u een major update uitvoert:
– Selecteer links bij Connections onder Sites de ImageCapture applicatie en kies bij
Actions voor Basic Settings…. Wijzig hier het Physical path naar de nieuwe locatie
op schijf.
– Indien u Single Sign‐On via Windows authenticatie gebruikt in de Web Client:
* Klap de ImageCapture applicatie open, zodat de mappen eronder te zien zijn.
* Klik met de rechter muisknop op de map SsoWinAuth.
* Klik opnieuw met de rechter muisknop op de map SsoWinAuth.
* Klik in het context menu op Convert to Application en bevestig met OK.
de application pool voor ImageCapture. Kies rechts bij Actions voor Recycle of, als
de application pool nog niet actief is, voor Start.
• Indien de Web Client geïnstalleerd is op dit systeem en u een minor update uitvoert:

de application pool voor ImageCapture. Kies rechts bij Actions voor Start.
Figuur 17.1: Componenten kiezen
17.1.3 Updaten database

Na het uitvoeren van een major update van de software dient de database geüpdatet te wor‐
den. Het is aan te raden om voor het uitvoeren van deze update alle ImageCapture gebruikers
binnen uw organisatie de applicatie af te laten sluiten. Bij het updaten van de database heeft
u de keuze uit verschillende updatemethodes. Het is belangrijk om vooraf te bepalen welke
methode u gaat gebruiken, omdat deze update invloed heeft op alle gebruikers binnen uw
organisatie:
Create and update copy Dit is de standaardmethode. Hierbij wordt er een kopie gemaakt
van de huidige database, waarna de kopie geüpdatet wordt. Bij het gebruiken van
deze methode is het belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt met alle
ImageCapture gebruikers over het moment van en de procedure rond de update. De
data in de ImageCapture database blijft namelijk standaard bewaard bij het updaten,
wat er bij deze methode in resulteert dat de data zich na de update in zowel de oude
als de nieuwe database bevindt. Omdat de oude database onaangepast blijft, kunnen
gebruikers op andere werkplekken met de oude versie van de ImageCapture software
op de oude database doorwerken. Daardoor bestaat het risico dat data dubbel verwerkt
wordt, namelijk in zowel de oude als de nieuwe database. Dit is op een aantal manieren
te voorkomen:
1. Zorg dat alle data volledig verwerkt is voordat u gaat updaten.
2. Verwijder tijdens de update alle data uit de nieuwe database door het vinkje Delete
all data from target database aan te vinken en verwerk oude documenten nog met

Figuur 17.2: Client Service gebruiker instellen
de oude versie van ImageCapture.

3. Spreek met alle gebruikers af dat ze vanaf het moment van de update allemaal met
de nieuwe versie gaan werken.
Het voordeel van deze methode is dat dit de makkelijkste manier is om de oude en nieu‐
we versie naast elkaar te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als een aantal ge‐
bruikers de nieuwe versie wil uitproberen terwijl andere gebruikers met de oude versie
willen blijven werken. U zult bij deze methode wel, als de nieuwe versie naar tevreden‐
heid werkt, de oude database nog handmatig moeten verwijderen.
Create backup and update original Hierbij wordt een backup van de huidige database
gemaakt naar de harde schijf, waarna de huidige database geüpdatet wordt. Dit heeft
als voordeel dat u geen oude database overhoudt op de SQL Server.
Create copy and update original Hierbij wordt een kopie van de huidige database gemaakt
op de SQL Server, waarna de huidige database geüpdatet wordt. Als de nieuwe
ImageCapture versie naar tevredenheid werkt, dan kunt u de database kopie verwijde‐
ren.
Update original Hierbij wordt de huidige database direct geüpdatet, zonder het maken van
een backup of kopie. Deze methode kan gebruikt worden als u zelf al regelmatig backups
maakt en daarom tijdens het updaten van ImageCapture niet wilt wachten op het maken
van een database backup of kopie.
Alle update original methodes hebben het voordeel dat gebruikers op andere werkplekken
niet per ongeluk met de oude versie kunnen blijven werken. Bij deze methodes moet u wel
aanvullende stappen nemen als u de oude versie van ImageCapture nog wenst te gebruiken.

Ook blijft de naam van de database gelijk. Dit betekent dat een eventuele databaseversie in de
naam niet meer overeenkomt met de werkelijke databaseversie.
Doorloop voor het updaten van de database de volgende stappen:
• U krijgt nu de melding dat de huidige database niet de juiste versie heeft, deze kunt u
sluiten door op OK te klikken.
• Ga naar File → Update Database. U ziet nu het scherm van Figuur 17.3. Voer hierin de
volgende stappen uit:
1. Geef bij Connection settings de naam van de SQL Server instantie op en pas indien
gewenst de timeouts aan.
2. Geef bij Admin credentials een gebruiker op met sa‐rechten. Deze credentials wor‐
den slechts eenmalig gebruikt voor het aanmaken van de database.
3. Geef bij Daily use credentials een dagelijkse gebruiker op die voortaan door
ImageCapture gebruikt wordt om de database te benaderen. Deze gebruiker
wordt automatisch aangemaakt als deze nog niet bestaat op de gekozen SQL
Server instantie.
4. Klik op Retrieve databases om de lijst met ImageCapture databases op te halen.
5. ImageCapture selecteert nu in de opgehaalde lijst met databases automatisch de
reeds gekoppelde database. Laat deze selectie intact om deze database te updaten.
De bijbehorende databasenaam wordt dan ook automatisch ingevuld.
6. Kies de door u gewenste updatemethode.
7. Klik op OK om de update uit te voeren.
• Wanneer de database geüpdatet is wordt er een bevestiging getoond. Hierna kunt u met
dezelfde gegevens als voorheen inloggen.
Figuur 17.3: Database updaten
Na het updaten van de database kan het soms wenselijk of noodzakelijk zijn om ook uw confi‐

guratie te updaten, zie Hoofdstuk 7 voor de mogelijkheden.

Hoofdstuk 18
Deïnstallatie

• Deïnstallatie van ImageCapture.
18.1 Deïnstallatie
Bij het installeren van ImageCapture wordt een deïnstallatieprogramma meegeleverd. Deze
verwijdert alle geïnstalleerde bestanden, evenals de aangemaakte sleutels in het Windows
Register en de snelkoppelingen in het Start menu. Ini‐bestanden op systeem‐ en gebruikers‐
niveau worden niet verwijderd. Ook eventuele log files en de ImageCapture‐database worden
niet verwijderd.
• Indien de Client Service geïnstalleerd is, verwijder deze dan uit het Windows Services
scherm door het script <installatiemap>\ClientService\_uninstall.bat te
draaien.
• Voer het bestand <installatiemap>\uninstall.exe uit en klik op Uninstall.
• Indien er nog andere versies op hetzelfde systeem geïnstalleerd zijn, voer dan voor al die
versies het script <installatiemap>\Libraries\_RegisterDLLs.bat uit.
18.2 Stille deïnstallatie

Evenals de installatie is het ook mogelijk om de deïnstallatie stil uit te voeren. Dit is nuttig voor
applicatiebeheerders die ImageCapture willen deïnstalleren op meerdere systemen, mogelijk
zelfs vanuit een geautomatiseerd script. Gebruik hiervoor het volgende commando:
<installatiemap>\uninstall.exe /S
100
Hoofdstuk 19
Licenties

• Licentiebestand inhoud en versies.
• License Service protocolversies.
• Sessiebeheer door de License Service.
• Licentiebeheer vanuit ImageCapture of rechtstreeks op de server.
19.1 Licentiebestand
Het merendeel van de ImageCapture functionaliteit wordt geactiveerd via een zogenaamd li‐
centiebestand. In een licentie staat benoemd van welke mogelijkheden u wel of niet gebruikt
kunt maken:
• Welke class‐ en jobtypes beschikbaar zijn.
• Welke class‐, job‐, importer‐, export‐ en web service types beschikbaar zijn.
• Hoeveel classes per classtype gebruikt mogen worden.
• Hoeveel gebruikers met de Desktop en Web Client kunnen werken.
• Hoeveel Client Services gestart kunnen worden en hoeveel cores maximaal gebruikt kun‐
nen worden.
• Hoeveel documenten maximaal verwerkt mogen worden, eventueel per jaarperiode.
• Of regelherkenning, robot‐, en archieffunctionaliteit beschikbaar zijn.
• Tot wanneer de licentie geactiveerd kan worden en tot wanneer deze geldig is.
• Wanneer en op welk systeem de licentie is geactiveerd.
19.1.1 Licentieversies
Met het beschikbaar komen van nieuwe ImageCapture functionaliteit is soms ook het licen‐
tieformaat verder uitgebreid. Elke licentieversie heeft zijn eigen bestandsextensie zodat dit
makkelijk te herkennen is, zie Tabel 19.1.
Tabel 19.1: Licentieversies
licentieversie bestandsextensie nieuwe functionaliteit

1 ic4
2 ic4v2
101
licentieversie bestandsextensie nieuwe functionaliteit

3 ic4v3
4 licV4 (#3361) licentie groepen
named users voor de Web Client
5 licV5 (#9175) fix voor windows updates (#9026)
regelherkenning (#9705)
robotfunctionaliteit (#9704)
archieffunctionaliteit (#4167)
Vanaf licentie versie 3 heeft de bestandsnaam het volgende formaat:

<licentienaam>_<klantnaam><tijdstempel>.<extensie>
De licentienaam (voor de underscore) mag worden aangepast naar een zelf te kiezen naam.
Dit is nodig als in uw organisatie meerdere licenties worden gehost door dezelfde License Ser‐
vice. In de ImageCapture Manager staat deze licentienaam opgegeven via het menu Tools →
Options → Global. Let op: deze naam is hoofdlettergevoelig.
De klantnaam is de naam die wordt getoond bovenin alle ImageCapture clients. Deze naam
kan niet door u worden aangepast, want voor elke klant wordt altijd een nieuwe unieke licentie
gemaakt. Zo is altijd direct te controleren of de juiste licentie wordt gebruikt.
19.2 License Service

De License Service vervult het beheer van ingelogde gebruikers en is verantwoordelijk voor het
bijhouden van actieve sessies en het vrijgeven van onder andere class‐ en document‐locks in
de database. Elke client communiceert via de License Service met een licentiebestand in de
licentiefolder, zie Figuur 19.1 voor een schematische weergave hiervan.
Figuur 19.1: License Service componenten
Bij het inloggen in de ImageCapture Manager, Desktop Client, Web Client, of Client Service
wordt er altijd een sessie aan de License Service gevraagd. Als nog niet alle beschikbare sessies
al in gebruik zijn, dan geeft de License Service een sessie‐nummer terug aan de client en wordt
HOOFDSTUK 19. LICENTIES 102

deze daarmee succesvol ingelogd. De client stuurt elke twee minuten een keep‐alive bericht
om te laten weten dat deze nog actief is. Als zo’n bericht niet door de License Service wordt
ontvangen, bijvoorbeeld omdat de netwerkverbinding is verbroken, dan wordt de betreffende
sessie weer vrijgegeven. Bij het afsluiten van ImageCapture wordt dit doorgegeven aan de
License Service en wordt de sessie meteen vrijgegeven.
19.2.1 Protocolversies
Het gebruikte communicatieprotocol is afhankelijk van de gebruikte ImageCapture en License
Service versies. Tijdens het starten van ImageCapture wordt automatisch het nieuwste com‐
municatieprotocol bepaald dat door beide applicaties wordt ondersteund. Zie Tabel 19.2 en
Tabel 19.3 voor de ondersteunde protocolversies. De License Service is zowel backwards als
forwards compatibel. Dat betekent dat een steenoude ImageCapture versie gewoon overweg
kan met de nieuwste License Service. Andersom werkt de nieuwste ImageCapture ook met een
oudere License Service, maar dit biedt dan waarschijnlijk niet alle mogelijkheden als daardoor
een oudere protocolversie wordt gebruikt.
Tabel 19.2: ImageCapture protocolversies
ImageCapture ondersteunde protocolversies

4.0 n.v.t. (licentieversie 1 lokaal op PC)
4.1.1 ‐ 4.1.5 1
4.1.6 ‐ 5.2 1, 2
5.3 ‐ 6.5 1 ‐ 3 (#4480, #3698)
≥ 6.12 1 ‐ 4 (#9177)
Tabel 19.3: License Service protocolversies
License Service ondersteunde protocolversies

4.1 1
4.2 1, 2
5.0 ‐ 5.2 1 ‐ 3 (#4479)
5.3 ‐ 5.4 1 ‐ 4 (#9168)
De overeengekomen protocolversie bepaalt rechtstreeks de te gebruiken licentieversie. Zo

wordt bij protocolversie 4 altijd een licentieversie 5 gebruikt, zie Tabel 19.4. De License Ser‐
vice upgrade automatisch een oud licentiebestand naar een nieuwere versie als dit nodig is.
De licentie blijft hierbij gewoon geactiveerd voor uw systeem, deze hoeft u in dat geval dus
niet opnieuw aan te vragen of opnieuw te activeren.
Tabel 19.4: License Service licentieversies
protocolversie gebruikte licentieversie

1 2
2 3

protocolversie gebruikte licentieversie

3 4
4 5
NB 1 Na een upgrade vanaf een versie 2 licentiebestand (bijvoorbeeld na het updaten van een
oudere License Service) moet in de Manager bij Tools → Options het _datum stuk van
de licentienaam worden weggehaald.
NB 2 Na het automatisch upgraden van een versie 2 licentiebestand door de License Servi‐
ce wordt dit oude bestand gelijk verwijderd, omdat dit door geen enkel protocol meer
wordt gebruikt.
NB 3 Na het automatisch upgraden van een bestaand licentiebestand naar een nieuwere
versie, wordt het oude bestand gemarkeerd als geüpgraded. Deze oude licentiebestan‐
den kunnen dan gedurende een half jaar nog gewoon worden gebruikt door de oude
ImageCapture. Na deze periode worden ze automatisch verwijderd, zodat de klant
niet te lang gebruik kan blijven maken van dubbele gebruikersaantallen vanwege twee
ImageCapture versies met elk een ander licentiebestand.
19.3 Licentiebeheer vanuit ImageCapture

Alle details over de huidige License Service, sessie en licentie zijn te bekijken in de Manager en
Desktop Client via het menu Help → About → License. Het toevoegen, updaten en activeren
van licenties gaat via de verschillende File → License menu’s.
Vanaf protocolversie 4 is er in de Manager via het menu Tools → Licenses… een nieuwe scherm
(#9168) om alle licenties van de License Service te kunnen zien, downloaden en verwijderen.
Een gedownload licentiebestand kan bijvoorbeeld in de License Manager worden geopend
om alle details van de licentie te bekijken. Dit scherm toont een grid met per licentie de name,
version, current check box en status van activatie, expiratie of foutmeldingen. Een normale
Admin gebruiker ziet alleen de licenties die horen bij de huidige gekozen licentienaam. Ook
worden licenties getoond die alleen in geheugen bestaan en niet op schijf, bijvoorbeeld een
licentie met een update foutmelding omdat deze al eerder geüpdatet was. Een PowerAdmin
ziet alle licenties en kan ook de activatielog van licenties bekijken en zelfs licenties verwijderen
(#9177).
19.4 Licentiebeheer op het bestandssysteem

Het beheren van de licenties is ook mogelijk op de server rechtstreeks in de licentiefolder. In
de licentiefolder staan alle licentiebestanden die door de License Service worden gehost. Het
is mogelijk om een licentie op die manier toe te voegen, te updaten of te verwijderen. Dit
kunt u doen door simpelweg het betreffende licentiebestand in deze folder te plaatsen, of
een bestaand bestand te verwijderen. Wijzigingen in deze folder worden automatisch door de
License Service verwerkt door middel van het unieke ID van de licentie. Het is hiervoor dus niet
nodig om de License Service te herstarten of om opnieuw in ImageCapture in te loggen.

Hoofdstuk 20
Client Service

• Verwerking op de achtergrond.
• Client Service componenten.
• Verdeling cores/licenties en sessies.
• Verwerkingsvolgorde van jobs en documenten.
De Client Service verwerkt documenten en batches binnen ImageCapture op de achtergrond.
De Client Service verwerkt alleen documenten voor actieve gelicenseerde classes die niet zijn
geopend in een Manager. Binnen deze classes worden ook alleen gelicenseerde jobs verwerkt
waarvoor geen gebruikersinvoer nodig is en waarvoor de gekozen ImageCapture gebruiker is
geautoriseerd.
20.1 Componenten
De Client Service bestaat uit drie verschillende executables, zie ook Figuur 20.1:
• ClientService.exe
• ClientServiceProcess.exe
• ClientServiceWorker.exe
20.1.1 Service
De Client Service executable is als enige een Windows service. Deze start het Client Service
Process en zorgt ervoor dat deze blijft draaien.
20.1.2 Process
Het Process maakt verbinding met de ImageCapture database en communiceert met de Licen‐
se Service. In de Manager bij Tools → Options → Machine kan worden opgegeven hoeveel
cores er maximaal op dat systeem gebruikt mogen worden. Het Process probeert dat aantal
cores/licenties te verkrijgen van de License Service en start per verkregen licentie een nieuwe
Client Service Worker. De License Service verdeelt de beschikbare licenties efficiënt over alle
aangesloten systemen en stuurt het actuele aantal licenties in het keep‐alive signaal terug aan
het Process. Het Process schaalt op basis van deze informatie het aantal Workers op of af.
105
Figuur 20.1: Client Service componenten
HOOFDSTUK 20. CLIENT SERVICE 106

Per systeem kunnen maximaal 8 Workers draaien, of maximaal het aantal gerapporteerde logi‐
sche cores in dat systeem. Een systeem met hyperthreading rapporteert in Windows tweemaal
zoveel logische cores als fysieke cores wanneer hyperthreading in het BIOS is ingeschakeld. Op
een systeem met twee fysieke cores (dual‐core) kunnen dan dus 4 Workers draaien. Bij configu‐
raties waarbij veel processor‐intensief werk wordt verricht, zoals OCR tekstherkenning, voegt
dit qua prestaties echter niet zoveel toe. In dat geval kan in Tools → Options beter een maxi‐
mum van twee fysieke cores worden ingesteld.
20.1.3 Worker
Elke Worker wordt als apart 64‐bits proces gestart en doet de daadwerkelijke verwerking van
documenten single‐core. Daardoor heeft elke Worker dus zijn eigen geheugenruimte.
Een Worker heeft als doel om het totale verwerkingsproces zo efficient mogelijk te laten ver‐
lopen. Globaal gezien wordt er eerst gezorgd dat reeds geïmporteerde documenten zo snel
mogelijk weer klaar staan voor gebruikersinvoer en daarna dat deze zo snel mogelijk worden ge‐
ëxporteerd naar de achterliggende applicaties. Nieuwe bestanden worden pas geïmporteerd
als alle bestaande documenten volledig zijn verwerkt of wachten op gebruikersinvoer. Om dit
te bereiken worden alle jobs en documenten gegroepeerd en als volgt verwerkt:
• Jobs en documenten worden in de volgende prioriteitsgroepen opgedeeld:
1. Web Importers.
2. Unattended jobs, behalve groep 3 en 4 en documenten met status Waiting of Erro‐
red.
3. Import Jobs, behalve groep 1.
4. Web Service Jobs die alle administraties synchroniseren.
5. Idem aan groep 2, maar nu inclusief documenten met status Waiting of Errored.
• Deze groepen worden samengesteld over classes heen, zodat de verwerkingscapaciteit
eerlijk over alle classes wordt verdeeld.
• De groepen worden altijd in vaste volgorde verwerkt.
• Als een groep daadwerkelijk iets verwerkt heeft, wordt weer opnieuw begonnen bij
groep 1.
• Per groep wordt na één minuut alleen nog maar het huidige document afgemaakt.
• Binnen groep 2 en 5 worden per job steeds maar maximaal 5 documenten verwerkt.
• Binnen groep 2 en 5 wordt een document in één keer door zoveel mogelijk opvolgende
unattended jobs verwerkt, zonder het document tussendoor vrij te geven en opnieuw
te laden.
De individuele verwerking van documenten gebeurt verder als volgt:
• Documenten met status Waiting worden pas na minimaal 5 minuten weer opnieuw ver‐
werkt.
• Documenten met status Errored worden ook pas na minimaal 5 minuten weer opnieuw
verwerkt. Behalve in een Export Job als daarvoor in de Manager met de optie Erroneous
documents retry timeout (hours) in Client Service een afwijkend interval is opgegeven.
Een langer interval zorgt er bijvoorbeeld voor dat documenten niet onnodig vaak worden
verstuurd naar een externe web service en dan vanwege een validatiefout toch steeds
opnieuw Errored worden.
• Per systeem wordt altijd maar maximaal één Export Job tegelijk uitgevoerd, dus onge‐
acht het aantal Workers op dat systeem. Dit heeft als reden dat een aantal exportkop‐

pelingen niet goed werkt als deze vanaf hetzelfde systeem door meerdere processen
tegelijkertijd worden gebruikt. Dit betekent dus dat exportstappen niet multi‐core wor‐
den uitgevoerd.
• Elke Worker zal na 12 uur alleen nog de huidige prioriteitsgroep afmaken en zichzelf daar‐
na preventief afsluiten om eventueel oplopend geheugengebruik te voorkomen. Het Pro‐
cess zal dan automatisch weer een nieuwe Worker starten.
20.2 Sessies
Als de Windows service gestopt wordt, zorgt deze ervoor dat het Process en alle Workers ook
netjes worden gestopt. Ook sluit een Worker zichzelf direct af als het Process onverwachts niet
meer draait. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij connectie problemen met de ImageCapture
database of License Service, of als de sessie is verwijderd door een Admin gebruiker in de
Manager bij Tools → Session & Locks…. Het Process sluit zichzelf ook direct af als de Windows
service niet meer draait.
De Manager verwijdert bij het handmatig openen van een class alle bijbehorende Client Service
sessies, zodat de Client Service niet handmatig gestopt hoeft te worden als er aanpassingen in
een class nodig zijn. Door het verwijderen van deze sessies zullen het Process en alle Workers
zichzelf automatisch afsluiten. De Client Service zal het Process echter weer opnieuw starten en
documenten verwerken in alle classes die niet in de Manager zijn geopend. Zodra de gebruiker
de class sluit in de Manager, zal de Client Service binnen korte tijd ook die class weer gaan
verwerken.

Hoofdstuk 21
OAuth Configuratie

• Configureren van OAuth client en aanmaken van gebruikers.
• Beheer van OAuth tokens en inzicht in veiligheidsaspecten.
21.1 Introductie
De ImageCapture Web Client ondersteunt OAuth1 2.0 als alternatieve gebruikersauthentica‐
tie. Met OAuth is het voor externe web applicaties mogelijk om SSO2 te realiseren naar de
ImageCapture Web Client door de gebruikers van de externe applicatie te koppelen aan de
ImageCapture gebruikers. ImageCapture is dan dus de OAuth provider en uw applicatie de
OAuth client. Zie Bijlage 41 voor meer technische informatie over het ontwikkelen van de
OAuth koppeling in uw applicatie.
Het gebruik van OAuth ten opzichte van gebruikersnaam en wachtwoord heeft een aantal voor‐
delen, zoals:
• Het is voor de eindgebruiker niet nodig om steeds weer handmatig in te hoeven loggen,
omdat dit door OAuth achter de schermen automatisch wordt gedaan.
• De externe applicatie hoeft geen gebruikerswachtwoorden te bewaren, omdat OAuth
werkt met tokens die achter de schermen automatisch worden ververst.
• De applicatiebeheerder kan een OAuth token intrekken voor één enkele gebruiker voor
één client, zonder dat het wachtwoord van die gebruiker veranderd hoeft te worden.
• De applicatiebeheerder kan een OAuth client deactiveren, terwijl de gekoppelde gebrui‐
kers nog wel toegang hebben vanuit eventuele andere clients.
21.2 Client configuratie in ImageCapture

Als eerste stap wordt binnen ImageCapture een nieuwe OAuth Client gedefinieerd waar daarna
de externe web applicatie aan gekoppeld zal worden:
• Kies aan de linkerkant voor OAuth Clients.
1
Open Authorization: http://nl.wikipedia.org/wiki/OAuth
2
Single Sign‐on: http://nl.wikipedia.org/wiki/Single_sign‐on
109
• Klik aan de bovenkant op New.

• Vul bij Name de naam in van de externe web applicatie. Deze naam wordt alleen gebruikt
voor weergave binnen ImageCapture en in eventuele foutmeldingen.
• De automatisch gegenereerde Identifier en Secret worden in de volgende sectie gebruikt.
Behandel de secret waarde als een wachtwoord en zorg ervoor dat deze geheim blijft.
• Vul bij Redirect URL de waarde in die verstrekt is door de applicatiebeheerder van de
externe web applicatie. Verzin hier niet zelf zomaar een waarde, deze URL moet namelijk
precies gelijk zijn aan de URL die door de externe web applicatie wordt gebruikt in de
Request Token en Access Token aanroepen van het OAuth protocol, zie Bijlage 41 voor
meer technische informatie.
• Laat het Active vinkje aangevinkt, zodat deze OAuth client ook daadwerkelijk gebruikt
kan worden.
21.3 Client configuratie in externe web applicatie

Als tweede stap wordt binnen de externe web applicatie het aanroepende deel van de OAuth
koppeling gedefinieerd. Gebruik hiervoor de automatisch gegenereerde client identifier en se‐
cret uit de vorige sectie. De applicatiebeheerder van de externe web applicatie weet hoe en
waar dit geconfigureerd moet worden. Behandel deze secret waarde als een wachtwoord en
zorg ervoor dat deze geheim blijft.
21.4 Aanmaken OAuth gebruikers

Voor elke persoon die met OAuth moet kunnen inloggen is een ImageCapture gebruiker nodig:
• Klik aan de bovenkant op New.
• Vul bij Full name de volledige naam van de gebruiker in.
• Activeer “ImageCapture authentication” als deze gebruiker ook handmatig in moet kun‐
nen loggen:
– Vul bij Login name een kortere naam in die gebruikt wordt als gebruikersnaam.
– Geef bij Password een sterk wachtwoord op.
• Activeer “OAuth authentication”.
• Deactiveer bij User rights waarschijnlijk alle gebruikersrechten.
• Klik aan de bovenkant op Save om de gebruiker op te slaan.
De zojuist aangemaakte ImageCapture gebruikers moeten nog worden toegevoegd aan een
gebruikersgroep die gelicenseerd is voor gebruik in de Web Client:
• Kies een groep die gebruikt wordt voor Web Client gebruikers, of maak een nieuwe groep
aan als deze nog niet bestaat:
– Klik aan de bovenkant op New.
– Vul bij Name bijvoorbeeld de naam “OAuth Client” in, of de naam van de externe
web applicatie.
– Kies bij License group een groep die gelicenseerd is voor de Web Client, waarschijn‐
lijk heet deze groep “Web” of “Web named users”.
HOOFDSTUK 21. OAUTH CONFIGURATIE 110

– Laat normaal gesproken het vinkje bij Authorize all jobs uit.
• Klik bij Users op Add en voeg de eerder aangemaakte OAuth gebruikers toe.
• Klik aan de bovenkant op Save om de wijzigingen op te slaan.
De ImageCapture gebruiker is nu klaar om gebruikt te worden met het OAuth protocol vanuit
de externe web applicatie. De OAuth koppeling tussen de eindgebruiker van de externe web
applicatie en de ImageCapture gebruiker moet nog wel eenmalig worden vastgelegd op één
van de volgende drie manieren:
1. De applicatiebeheerder stuurt een e‐mail naar de eindgebruiker van de externe web ap‐
plicatie met zijn ImageCapture gebruikersnaam en wachtwoord. De eindgebruiker logt in
op de externe web applicatie en linkt via de OAuth koppeling door naar de ImageCapture
Web Client waar hij de externe web applicatie eenmalig autoriseert met de informatie
uit de e‐mail.
2. De applicatiebeheerder logt zelf in op de externe web applicatie met de credentials van
de eindgebruiker en linkt door naar de ImageCapture Web Client waar hij zich eenmalig
autoriseert.
3. De applicatiebeheerder genereert zelf een OAuth token in de ImageCapture Manager en
gebruikt dit bij de gebruikersconfiguratie in de externe web applicatie:
• Kies aan de linkerkant de gewenste gebruiker voor OAuth.
• Deactiveer indien gewenst “ImageCapture authentication” als deze gebruiker he‐
lemaal niet handmatig in moet kunnen loggen.
• Kies het tabblad OAuth Tokens.
• Klik op Generate en kies in de pop‐up de externe web applicatie om een nieuw
token te genereren.
• Kopieer het refresh token van de eerste regel in de tabel. Behandel dit token als
een wachtwoord en zorg ervoor dat deze waarde geheim blijft.
• Gebruik het refresh token bij de gebruikersconfiguratie in de externe web applica‐
tie.
• De eindgebruiker van de externe web applicatie is nu gekoppeld aan de
ImageCapture gebruiker. Het resultaat is hetzelfde als wanneer de Access Token
en Refresh Token OAuth aanroepen daadwerkelijk waren uitgevoerd. Zie Bijlage 41
voor meer technische informatie.
Zodra de OAuth koppeling tussen de eindgebruiker van de externe web applicatie en de
ImageCapture gebruiker is vastgelegd door de opslag van het zogenaamde refresh token in
beide applicaties, wordt dit token geregeld automatisch ververst. Dit gebeurt mogelijk bij
elke inlogpoging en minimaal eens na 24 uur opnieuw inloggen, afhankelijk van de OAuth
implementatie in de externe web applicatie.
21.5 Beheer van tokens

De volgende beheersaspecten met betrekking tot OAuth zijn bijzonder relevant:
• Met Users → OAuth Tokens → Revoke kan een OAuth token ingetrokken worden voor
één enkele gebruiker voor één specifieke client, zonder dat het wachtwoord van die ge‐
bruiker veranderd hoeft te worden. Dit is handig als de eindgebruiker de toegang vanuit

een andere web applicatie wil stopzetten, bijvoorbeeld omdat hij deze niet meer in ge‐
bruik heeft of omdat hij het vermoeden heeft dat er onbevoegd toegang heeft plaatsge‐
vonden.
• Bij OAuth Clients kan één enkele OAuth client (tijdelijk) worden gedeactiveerd, zonder
alle gekoppelde tokens van alle gebruikers voor die client te hoeven verwijderen.
• Bij het teruglezen van een database backup bestand van bijvoorbeeld een week geleden,
gaan daarmee in feite ook alle nieuw uitgegeven tokens van de laatste week verloren.
De SSO koppeling kan daarmee deels verloren gaan, waarna de OAuth koppeling tussen
dat deel van de gebruikers opnieuw tot stand moet worden gebracht. Zie de volgende
opmerking om deze ongewenste situatie te kunnen voorkomen.
• De Transfer Tool transfereert bewust geen OAuth clients en tokens vanwege beveiligings‐
redenen. Dit heeft het positieve bijeffect dat zo een volledige class inrichting uit een tij‐
delijk teruggelezen database kan worden getransfereerd naar de originele database, dus
zonder dat er OAuth tokens worden aangepast.

Deel IV
Bijlagen
113
Bijlage 1
Release Notes

• Wat is het verschil tussen ’major’ releases en ’minor’ updates?
• Hoe is het versienummer opgebouwd?
• Belangrijkste release notes.
Maximaal eens per maand wordt een major release uitgebracht met nieuwe functionaliteit
en andere grote aanpassingen. Het versienummer wordt hierbij opgehoogd van bijvoorbeeld
5.7 naar 5.8, 5.9, 6.0, 6.1, enzovoorts1 . Na installatie van een nieuwe major release moet de
ImageCapture database altijd worden geüpdatet via de Manager. Eventueel moet daarbij uw
inrichting nog handmatig worden aangepast, zie Bijlage 2 voor meer uitleg hierover.
Voor de laatste twee major releases kan maximaal eens per week ook een minor update wor‐
den uitgebracht. Deze bevat dan uitsluitend kleine bug fixes en incidenteel ook kleine features.
Het versienummer wordt hierbij opgehoogd van bijvoorbeeld 10.1.1 naar 10.1.2, 10.1.3, enzo‐
voorts. Normaliter vereisen deze minor updates geen database update of handmatige aanpas‐
singen.
Hieronder worden per major release de belangrijkste nieuwe features benoemd, inclusief het
ticketnummer dat verwijst naar ons interne ticketsysteem. U kunt dit nummer vermelden als
u bij Scan Sys meer informatie opvraagt, zodat de betreffende medewerker de informatie snel
kan vinden.
Versie 10.1
• Het UBL Format is uitgebreid met UBL 2.2, UBL 2.3, SI 1.2 en SI 2.0 (#12141).
• De Extended Index Job met database source kan in de Web Client verwerkt worden
(#12802).
• De koppeling met AFAS Online is aangepast zodat deze aansluit op Profit 1 (#13185).
• OAuth autorisatie wordt nu uitgevoerd met de standaard browser van de PC (#13199).
Versie 10.0
• De Web Client UI is moderner en rustiger (#12984).
1
Tot en met ImageCapture 4.3.1.x bestond het ‘major’ versienummer nog uit drie cijfers, maar dit is vanaf
ImageCapture 4.4.x gewijzigd naar twee cijfers.
114
• In de Web Client kan het zoekgebied van smart fields worden gedefinieerd (#12442).
• In de Web Client kan ingelogd worden via Single Sign‐On op basis van Windows Authen‐
tication (#12894).
Versie 9.13
• Een koppeling met CarWise is toegevoegd (#12852).
• In de Web Client kunnen meerdere waardes tegelijk verwijderd worden bij multi‐value
kopvelden (#13062).
• In de Web Client zijn de zoekschermen voor identification en template verbeterd
(#13115).
Versie 9.12
• Een koppeling met ECI Software Solutions is toegevoegd (#12846).
• De grootte van lijsten bij kopvelden is nu aanpasbaar (#12993).
Versie 9.11
• Visma.Net VNI is gewijzigd naar Visma Connect Authentication (#12878).
• Microsoft Graph koppling is uitgebreid met app‐only access via application permissions
(#12909).
• In de Web Client kunnen multi‐value kopvelden vanuit het zoekscherm worden voorzien
van meerdere waardes tegelijkertijd (#12981).
• In de Web Client kan door imageviewer pagina’s genavigeerd worden via sneltoetsen
(#12994).
Versie 9.10
• In de Web Client kunnen workflows worden toegevoegd en gewijzigd (#11945).
Versie 9.9
• De Import Job en Index Job in de Web Client zijn uitgebreid met een gumfunctie en de
mogelijkheid om tekstannotaties toe te voegen (#4210).
• In de Web Client kunnen getoonde documenten niet alleen opgeslagen worden als TIFF‐
bestand, maar nu ook als PDF‐bestand (#7572).
• In de Web Client is een knop toegevoegd voor het versturen van e‐mail met het geselec‐
teerde document als bijlage via de default e‐mail client (#9275).
• Een koppeling met Lodder ERP is toegevoegd (#12841).
• Ondersteuning voor SQL Server 2022 is toegevoegd (#12847).
Versie 9.8
• De componenten voor imaging en tekstherkenning zijn vernieuwd (#12402, #12445).
BIJLAGE 1. RELEASE NOTES 115

Versie 9.7
• Two‐factor authentication (2FA) is toegevoegd aan de Web Client (#11648).
• Het archief is nu ook toegankelijk vanaf de mobiele Web Client (#12468).
• Een koppeling met Exact Globe+ is toegevoegd (#11845).
• De koppeling met Exact Online is uitgebreid voor Exact Online Premium (#12703).
Versie 9.6
• Ondersteuning voor Windows authenticatie in de Web Client is verbeterd (#12547).
Versie 9.5
• Een koppeling met Spacewell Axxerion is toegevoegd (#12457).
• Het configuratiescherm van de Database Table is uitgebreid zodat de te zien is welke
queries naar het DBMS gestuurd worden (#12086).
Versie 9.4
• De koppeling met Software Gemak Multivers is uitgebreid met de mogelijkheid om te
importeren (#12293).
Versie 9.3
• Een koppeling met Ultimo is toegevoegd (#4969).
• Navigatie in de Web Client is verbeterd voor workflowgebruikers (#12516).
Versie 9.2
• De mobiele Web Client is uitgebreid met de mogelijkheid om documenten te kunnen
importeren (#12352).
Versie 9.1
• De koppeling met Exact Online is uitgebreid met ondersteuning voor sync endpoints
(#12198).
Versie 9.0
• De Web Client UI is moderner en rustiger (#12162).
• De Web Client is vertaald in het Nederlands (#12156).
• ImageCapture is 64‐bit, waardoor het meer geheugen beschikbaar heeft voor bijvoor‐
beeld het verwerken van grote afbeeldingen (#3157).
• Het is mogelijk geworden om 64‐bit ODBC drivers te gebruiken. Bij gebruik van een 32‐bit
ODBC driver, is het aan te raden om over te stappen op een 64‐bit variant (#3157).
• Toevoegen van bijlagen is nu ook mogelijk in ImageCapture Online (#12004).

Versie 8.20
• De omgang van API‐limitieten voor Exact Online Web Service en Exact Online Export is
verbeterd (#11432, #12279).
• Web requests naar Bouw7 zijn uitgebreid met een User‐Agent, zodat Bouw7 kan zien
van welke applicatie de requests afkomen (#12250).
• De Generic Web Service7 is ook uitgebreid met een User‐Agent, zodat een firewall deze
requests kan doorlaten (#12155).
• Veldwaarden in het Documents scherm worden nu op de juiste manier gesorteerd
(#9363).
Versie 8.19
• OAuth autorisatie is toegevoegd voor Google Gmail e‐mail (#11834).
• De herkenning van barcodes Code39 en Code128 is verbeterd (#12184).
Versie 8.18
• De koppeling met Exact bouw7 is uitgebreid met branch en pagination support (#12146).
Versie 8.17
• In de Visma.net Web Service kan de JSON getransformeerd worden voorafgaand aan het
importeren (#12071, #12080).
• In de UNIT4 Multivers Export kunnen query parameters gebruikt worden en is de JSON
body optioneel geworden (#12111).
• Remote assistance is geüpdated naar TeamViewer versie 15.12.4.0 (#12127).
Versie 8.16
• De mobiele Web Client is uitgebreid met de mogelijkheid om in de Index Job en Workflow
Job een bijlage of foto toe te voegen aan het document (#11681).
• Queries met multi‐value velden kunnen op SQL Server nu één keer worden uitgevoerd
(#8285), waardoor bijvoorbeeld subtotalen kunnen worden berekend op basis van Field
Group velden (#11550).
• De Manager is uitgebreid met de mogelijkheid om translations te kunnen importeren en
exporteren (#11929).
Versie 8.15
• De Import Job in de Web Client is uitgebreid met de mogelijkheid om pagina’s, docu‐
menten en miniatuurafbeeldingen te verplaatsen door deze te verslepen met de muis
(#7822).
• Een UNIT4 Multivers Export via de web API is toegevoegd (#10419).
• Een koppeling met Exact bouw7 is toegevoegd (#11921).
• Zoekvensters in de Web Client kunnen worden verplaatst en van grootte worden veran‐
derd. Daarnaast is het mogelijk om de afbeelding te bekijken, te zoomen en te verplaat‐
sen terwijl een zoekvenster geopend is (#11928).

Versie 8.14
• Pushnotificaties zijn toegevoegd voor de Web Client (#11670). Deze feature is beschik‐
baar onder de volgende voorwaarden:
– Smartphones en tablets: beschikbaar voor het Android platform, iOS ondersteunt
de Push API nog niet.
– Desktops: beschikbaar voor Chrome, Firefox en Edge Chromium.
– De Web Client moet worden gebruikt over een versleutelde verbinding (https) met
een Trusted Certificate.
• Per gebruiker kan nu worden ingesteld of de workflow vervanger gewijzigd kan worden
in de Clients (#11806).
• Het JSON Format is verbeterd, waardoor nu meerdere arrays kunnen worden beschreven
(#11925).
Versie 8.13
• Een koppeling met Visma.net is toegevoegd (#7649).
• Het JSON Format is verbeterd, waardoor nu complexe objects en arrays geschreven kun‐
nen worden (#11843).
• Kleurenthema van de Desktop Client is vernieuwd (#11838).
• De herkenning van Portugese facturen is toegevoegd (#11012, #11013, #11014).
• In de Web Client kan data naar het clipboard gekopieerd worden vanuit grids in het do‐
cumentenscherm en archiefscherm (#11902).
Versie 8.12
• De Desktop Client is uitgebreid met de mogelijkheid om in de Index Job en Workflow Job
te zoeken naar workflows en approvers (#11512).
• In de Workflow Job wordt bij het terugplaatsen van een afgekeurd document naar de
Index Job de opmerking van de afkeurder als voorstel gebruikt (#11557).
• In de workflow‐schermen Inbox, Awaiting input en Employees blijft de sortering van de
documenten behouden (#11735).
• Herkenning van nieuwe btw‐identificatienummers (#11802).
Versie 8.11
• Zichtbaarheid van opmerkingen van de fiatteur is verbeterd (#11556).
• Een koppeling met Softpak is toegevoegd (#11582).
• OAuth autorisatie is toegevoegd voor Office 365 e‐mail (#11716).
• Documenten in Exact Globe kunnen worden verwijderd (#7963).
Versie 8.10
• Facturen kunnen direct vanuit de inbox gefiatteerd worden (#11580).
• Facturen worden nu verwerkt in de volgorde waarin deze zichtbaar zijn in de inbox
(#11630).
• De Web Client heeft nu een menu balk zodat het uiterlijk meer overeenkomt met de
Desktop Client (#11688).

Versie 8.9
• Fiatteren van facturen is nu mogelijk op een smartphone (#7426).
• De kleur van de Web Client kan in de Manager worden aangepast (#11595).
• Nieuwe gebruikers kunnen worden aangemaakt op basis van een bestaande gebruiker
(#11615).
Versie 8.8
• Een geïntegreerde PDF in een UBL 2.0 factuur kan nu geïmporteerd worden. (#9032).
• De boeker van een factuur kan nu een opmerking mee geven voor de fiatteurs (#10843).
Versie 8.7
• Diverse nieuwe features, verbeteringen en bug fixes.
De volgende uitbreidingen vereisen handmatige aanpassingen die u eventueel op consultancy
basis kunt laten uitvoeren:
• Een enkele Email Importer kan nu uit meerdere e‐mail accounts importeren (#9494).
Versie 8.6
• Bij het zoeken in het archief worden de ingevoerde waardes nu ook gezocht in numerieke
kolommen en kolommen met datums (#11319).
• Het taalkeuzescherm in de Client en Web Client is verbeterd, zodat duidelijker is waarom
dit scherm getoond wordt (#11273).
• Bij het configureren van classes in de Manager is het klikken op andere items, zoals vel‐
den en jobs, flink versneld (#7895).
• Ondersteuning voor Windows Server 2019 (#11335).
• Verschillende andere nieuwe features, verbeteringen en bug fixes.
• In de Workflow Job kan in de Manager ingesteld worden dat afgekeurde facturen door
de oorspronkelijke boeker verwerkt moeten worden (#10994).
Versie 8.5
• Diverse verbeteringen in de Manager:
– Bij een Field Group en in lijsten met velden binnen Jobs is een zoekfunctie toege‐
voegd om velden te vinden op basis van de naam (#11228).
– In lijsten met velden binnen Jobs is het nu mogelijk om meerdere velden in één
keer omhoog of omlaag te verplaatsen (#11225).
– De volgorde van Field Group velden in de Index Job is niet meer apart instelbaar,
maar volgt de volgorde die bij de Field Group is vastgelegd (#11226).


• De Web Client is uitgebreid met de mogelijkheid om in de Index Job en Workflow Job
een bijlage toe te voegen aan het document (#11176).
• Audit Trail Format is toegevoegd om een audittrail van een document te genereren als
PDF, HTML of tekst (#11120).
• Het dynamisch configureren van Applicable, Mandatory en Read Only voor velden gaat
voortaan via Parts (#6071).
• Bij het gebruik van Tools → Import Classes… is het nu ook mogelijk om een bestaand
archief te hergebruiken als deze een andere definitie heeft dan die uit de brondatabase
(#11219).
• Een Global Validation kan nu ook valideren of een veldwaarde een geldig OGM nummer
is (#11028).
Versie 8.4
• In de Manager kunnen instellingen van een Workflow Job nu worden geïmporteerd uit
een andere class (#10895).
• De herkenning van IBAN‐nummers uit Ierland is toegevoegd (#7626).
• De Workflow‐schermen Inbox, Awaiting input en Employees zijn uitgebreid met kolom‐
men voor de Status en Message van de documenten (#11089).
• Het kiezen van de te gebruiken definition language in de Client en Web Client is verbe‐
terd, met onder andere een nieuw taalkeuzescherm dat na het inloggen wordt getoond
als er iets nieuws te kiezen valt voor de betreffende gebruiker (#11138).
• De Client is uitgebreid met de mogelijkheid om in de Index Job en Workflow Job een
bijlage toe te voegen aan het document (#8560).
• Een koppeling met Dataline MultiPress is toegevoegd (#8939).
• De configuratie van definition languages via Tools → Translations werkt niet meer met
zelfgekozen namen voor de diverse talen, maar met talen volgens de internationale ISO‐
standaarden (#11138).
• De Transfer Tool in de Manager is vervangen door Tools → Import Classes… en is sterk
verbeterd, zodat alleen gebruikte Tables, Web Services en dergelijke worden gekopieerd
en zodat deze niet meer op naam, maar op inhoud worden vergeleken (#10893).
Versie 8.3
• Workflow‐functionaliteit is uitgebreid met een aantal nieuwe mogelijkheden:
– Workflows kunnen geconfigureerd worden als unattended, zodat documenten in
deze workflow zonder tussenkomst van een gebruiker automatisch gefiatteerd
worden in de Workflow Job (#10967).
– Een workflow kan uitgeschakeld worden, zodat deze niet meer automatisch of
handmatig gekozen kan worden voor nieuwe documenten (#10992).
• De Web Client gaat beter om met apparaten die over zowel een touchscreen als een
muis beschikken (#11022).


• JSON Format is uitgebreid met de mogelijkheid om Auto Increment, Boolean en Numeric
Fields te gebruiken (#11077).
Versie 8.2
– Het is nu mogelijk om in de Manager een workflow te configureren zonder fiatteurs,
zodat in de Index Job in de Client altijd expliciet een fiatteur moet worden gekozen
(#10938).
– Bij het opgeven van een vervanger kan nu ook ingesteld worden dat de vervanger
de medewerkers van de te vervangen manager op het Employees tabblad te zien
krijgt (#10892).
• Verbeteringen in de Web Client:
– De F5 knop wordt niet meer gebruikt voor het verversen van de browser. In plaats
daarvan wordt, op schermen waar dit van toepassing is, bij een druk op F5 de ge‐
toonde statistieken of lijst met documenten ververst (#10803).
– Bij het gebruik van interactive OCR voor kopvelden wordt een uitgelezen waarde
nu ingevoegd op de plek van de cursor (#10438).
– Op een tablet is het nu ook mogelijk om met knoppen op het scherm door de pagi‐
na’s van een document te navigeren, in plaats van alleen via een swipe‐beweging
(#10236).
– In alle pop‐ups waarin een bericht moet worden ingetypt kan de sneltoets Con‐
trol+Enter gebruikt worden om het ingetypte bericht te bevestigen en de pop‐up
te sluiten (#10943).
• UBL Format schrijft constante waardes nu voor alle regels, in plaats van alleen voor de
eerste regel (#10070).
Versie 8.1
– Eindgebruikers kunnen nu zelf in de Client of Web Client een tijdelijke vervanger
opgeven voor de Workflow Job (#10811).
– In de Workflow Job kan nu ook een vraag aan een andere gebruiker gesteld worden
tijdens het verwerken van afgekeurde facturen door de administratief medewerker
(#10839).
– Het verwijderen van individuele documenten uit het archief is nu mogelijk voor
een Administrator in de desktop Client (#10839).
– In de Manager is bij Archives de mogelijkheid toegevoegd om alle documenten uit
een archief te verwijderen (#10839).

• Het lage BTW percentage voor Nederland is aangepast naar aanleiding van de geplande
verhoging van 6% naar 9% op 1 januari 2019. Aangezien de leverdatum van een product
of dienst leidend is voor het te gebruiken percentage is rekening gehouden met een
overgangsperiode. Het nieuwe percentage is vanaf 1 december 2018 actief en het oude
percentage blijft tot 1 februari 2019 actief (#10824).
• Exact Globe Delete Financial Entry Export en Exact Globe Void Financial Entry Export
zijn toegevoegd voor respectievelijk het verwijderen en laten vervallen van een boeking
(#10836).
• Exact Online Export is uitgebreid met de actie Delete voor het verwijderen van entiteiten.
Let op: Exact Online ondersteunt deze actie niet voor alle entiteiten (#10837).
Versie 8.0
• De Client en Web Client keren nu terug naar het Documents scherm indien documenten
vanaf daar met de Process knop verwerkt zijn (#10248).
• De Web Client is uitgebreid met een Lock page knop, welke net als in de Client zorgt dat
bij het selecteren van een veld niet naar de pagina (of deel daarvan) gesprongen wordt
waarvandaan de veldwaarde is afgelezen (#6686).
• De kalender pop‐up bij een datumveld in de Web Client toont nu ook weeknummers
(#10731).
• Bij het aanmaken van nieuwe gebruikers in de Manager is de mogelijkheid toegevoegd
om in één keer meerdere gebruikers aan te maken op basis van Active Directory
(#10765).
• Workflow‐functionaliteit is nu te gebruiken voor alle gebruikers, mits gelicentieerd
(#4167, #10622). Hiervoor is minimaal License Service 5.4.1 nodig.
• Ondersteuning voor Windows authenticatie in de Web Client is toegevoegd (#6667).
• Documenten die in de Web Client geïmporteerd zijn kunnen nu ook in de Client gese‐
pareerd worden. Bovendien kunnen documenten die in de Client of Client Service geïm‐
porteerd zijn ook in de Web Client gesepareerd worden (#10593).
• Email Importer bevat weer een Error folder. Hierdoor kan er weer voor gekozen worden
om e‐mails met corrupte of missende bijlagen, en/of e‐mails die na scheiding validatie‐
fouten in velden bevatten, naar die folder te laten verplaatsen, zodat ze daar handmatig
afgehandeld kunnen worden (#10701).
• AFAS Online Importer is uitgebreid met de mogelijkheid om geïmporteerde items ook
via andere connectoren dan KnSubject als geïmporteerd te markeren (#10752).
Versie 7.3
• Meer workflow‐functionaliteit is toegevoegd, alleen zichtbaar voor klanten die deelne‐
men aan de workflow‐pilot (#4167).

Versie 7.2
• De Client en Web Client slaan nu het Classes scherm over wanneer deze maar 1 class
zou bevatten (#8137, #10616).
• Diverse uitbreidingen en verbeteringen in de Web Client:
– De Field Group is geoptimaliseerd zodat deze snel blijft werken bij veel regels
(#7455).
– Bij het vullen van de Field Group via interactive OCR worden nu ook nieuwe regels
aangemaakt (#9101).
– Het activeren van de Expert‐modus kan nu gedaan worden via het Settings scherm.
Dit wordt dus niet meer automatisch gedaan bij het inloggen als Client‐ of PowerAd‐
min (#8868).
• De herkenning van IBAN‐nummers uit Turkije is toegevoegd (#10650).
• Email Importer kan nu ook e‐mails importeren vanaf een IMAP server (#3619).
• AFAS Online Export is uitgebreid met de mogelijkheid om waardes uit het antwoord van
AFAS op te slaan in een veld, zoals het nummer van een aangemaakte boeking (#10333).
Versie 7.1
• Eerste workflow‐functionaliteit is toegevoegd, alleen zichtbaar voor klanten die deelne‐
men aan de workflow‐pilot (#4167).
Versie 7.0
• De Import Job is volledig vernieuwd (#5882). Dit zorgt voor de volgende merkbare ver‐
anderingen:
– Bij handmatig importeren in de Client worden de geïmporteerde entiteiten (be‐
standen, e‐mails, etc.) direct in de ImageCapture database opgeslagen, in plaats
van pas als de gebruiker doorgaat naar de volgende job. Dit blijft ook in de data‐
base bewaard bij het stoppen van de Import Job, zodat het op een later moment
alsnog gesepareerd kan worden.
– Door de Client Service geïmporteerde documenten kunnen handmatig worden ge‐
separeerd (#10574) of gecorrigeerd.
– Importers hebben geen Error folder meer. In plaats daarvan resulteert een fout
tijdens het importeren in een error document in ImageCapture. Het buiten
ImageCapture monitoren van de error folder is dus niet meer nodig.
• AFAS Online Importer is toegevoegd voor het importeren van AFAS dossier items
(#10056). Vanaf Profit 7 moet deze nieuwe importer worden gebruikt, omdat vanaf dat
moment de oude methode niet meer door AFAS wordt ondersteund.
• De Web Client is volledig vernieuwd. Het AngularJS 1 framework is geüpgraded naar An‐
gular 5 (#10358). Hierdoor worden naast Internet Explorer 11 en Chrome, nu ook Firefox
(#10426) en Edge (#10106) ondersteund. Ook kan hierdoor weer makkelijker functiona‐
liteit worden toegevoegd.

Versie 6.16
• Bij een Exact Online Web Service kunnen nu filters worden geconfigureerd, zodat een
kleinere hoeveelheid data wordt opgehaald (#10133).
Versie 6.15
Versie 6.14
• De taal waarin classes, jobs, velden et cetera worden getoond (definition language) is nu
ook instelbaar voor gebruikers van de Web Client (#10356).
• Het vinden van inrichtingsfouten in de Manager is vergemakkelijkt door een tab rood te
kleuren als deze fouten bevat (#2879).
• De rode bolletjes en gele driehoekjes die fouten en waarschuwingen aangeven zijn klik‐
baar gemaakt, zodat de betreffende melding in een pop‐up getoond wordt (#7765).
• Aan de Exact Financials en Exact Online Web Service is een optie Force full updates toe‐
gevoegd waarmee voorkomen kan worden dat alleen wijzigingen worden opgehaald
(#10213). Dit is nuttig voor entiteiten waaruit regelmatig data verwijderd wordt in Exact,
aangezien verwijderde data anders blijft bestaan in ImageCapture.
• Het is nu mogelijk om een minimale wachtwoordlengte af te dwingen voor het inloggen
met gebruikersnaam en wachtwoord in ImageCapture (#5043).
• Een gebruiker kan het eigen wachtwoord wijzigen vanuit de Client en Web Client en ook
het wachtwoord opnieuw instellen via een forgot password mogelijkheid (#5485).
Versie 6.13
• De deadlocks die soms optraden tijdens het opslaan van documenten en het verwijderen
van volledig verwerkte documenten zijn opgelost (#8896).
• Het is nu mogelijk om te scannen via Twain (#8191).
Versie 6.12
• De herkenning van IBAN‐ en BTW‐nummers uit Noorwegen is toegevoegd (#7630).
• Het XML Format is uitgebreid met de mogelijkheid om een voorbeeldbestand te openen
en zodoende de attributen uit een lijst te kiezen (#5920).

• Diverse problemen bij het gebruik van ImageCapture vanuit verschillende tijdzones zijn
opgelost (#8858, #10146).
• Diverse wijzigingen met betrekking tot licenties:
– Ondersteuning toegevoegd voor nieuw licentieformaat versie 5 (#9175). Hierdoor
hoeft na het installeren van Windows updates de licentie niet meer opnieuw ge‐
activeerd te worden (#9026). Ook kan regelherkenning (#9705) en het dynamisch
verwerken van documenten nu apart gelicentieerd worden (#9704).
– Ondersteuning toegevoegd voor nieuw License Service protocol versie 4, dat vanaf
License Service 5.3.1 gebruikt wordt (#9168). Hierdoor is onder andere een nieuw
scherm Tools → Licenses toegevoegd in de Manager om alle licenties van de Licen‐
se Service te kunnen zien, downloaden en verwijderen. Een gebruiker met Admin
rechten ziet alleen de licenties die horen bij de huidige gekozen licentienaam, ter‐
wijl PowerAdmin alle licenties ziet. Een PowerAdmin kan ook de activatielog van
licenties bekijken en licenties verwijderen (#9177).
– Na het toevoegen van een nieuwe licentie via File → Add New License wordt de‐
ze nu gelijk gebruikt. Het is dus niet meer nodig de licentienaam handmatig in te
vullen via Tools → Options (#5335).
• Diverse uitbreidingen en verbeteringen in de Web Client:
– De blokjes met Background jobs in de lijst met jobs zijn vervangen door Preproces‐
sing tellers bij de opvolgende jobs (#7656).
– De weergave van uploadstappen in de lijst met jobs is versimpeld naar alleen de
display name van de Web Importer (#7656).
– De weergave van de stap voor handmatige documentscheiding in de lijst met jobs
is versimpeld naar alleen een display name die is in te stellen bij een Import Job
(#7656).
– Bij een Web Importer is het nu mogelijk om in te stellen of de documentscheiding
van geüploade bestanden handmatig gecontroleerd moet worden (#9879).
– De bestaande Open BLOB Action bij User Actions in de Import en Index Job is nu
ook te gebruiken in de Web Client (#10102).
• Het Barcode Field kan nu meerdere waardes bevatten (#7387).
• Een Open URL Action is toegevoegd aan User Actions in de Import en Index Job om vanuit
de Client of Web Client een link te kunnen openen, eventueel op basis van veldwaardes
(#9195).
• Het uploaden van een UBL‐bestand of de combinatie van een PDF‐ met een XML‐bestand
in de Web Client is nu mogelijk (#9836).
Versie 6.11
• Het UBL Format is uitgebreid met de volgende functionaliteit:
– Bij het maken van een nieuw UBL Format wordt direct de minimale set attributen
toegevoegd om een valide UBL‐bestand te kunnen schrijven (#9758).
– De optie Validate is toegevoegd om een gemaakt UBL‐bestand te valideren aan de
hand van het bijbehorende XSD‐schema (#9737).
– Een Test knop is toegevoegd aan de Manager om daarin al een UBL‐bestand te

kunnen genereren (#9759)

• Het XML Format beschikt nu over een Test knop in de Manager om daarin al een XML‐
bestand te kunnen genereren (#9314).
• De navigatie in de Web Client is versneld doordat dit een ‘single‐page application’ ge‐
worden is (#5486).
• De werking van de Ridder iQ Client Export is verbeterd en versneld door sessies beter te
hergebruiken (#7693, #9940).
Versie 6.10
• Bij het gebruik van templates wordt voor Checksum Identification nu, net als bij cre‐
diteurherkenning in de Identification Job, rekening gehouden met vaak voorkomende
OCR‐fouten zoals ING8 in een IBAN‐nummer (#9745).
• De Ridder iQ Client Export is uitgebreid met de mogelijkheid om kopgegevens te verwij‐
deren en om regelgegevens te updaten en te verwijderen (#7497).
Versie 6.9
• In de Import Job kunnen pagina’s nu altijd worden geroteerd, ook als Allow image editing
in the Client uit staat (#9533). Deze optie heeft daar dus alleen nog betrekking op het
mogen plaatsen van annotaties en op het wissen of uitknippen van delen van de pagina.
• De Import Job toont na het importeren nu ook de waardes van Document Fields voor het
eerste geïmporteerde document in plaats van alleen de Batch Fields (#9596).
• Bij het selecteren van een datum met de kalender pop‐up worden nu ook weeknummers
getoond (#9583).
• Bij het bewerken van templates kan nu per Field zone worden aangegeven op welke
pagina(’s) de zone van toepassing is (#1599).
• Bij het gebruik van Direct identification in de Identification Job wordt nu, als er meerdere
templates bestaan voor de gevonden crediteur, de juiste template gezocht aan de hand
van de identificatie‐instellingen van de templates (#9548).
• Wanneer de Copy‐functie ingeschakeld is voor een veld in een Field Group, wordt deze al‐
leen nog maar toegepast wanneer de gebruiker handmatig een nieuwe regel aanmaakt
(#9492). Dit voorkomt bijvoorbeeld dat het resultaat van regelherkenning wordt over‐
schreven voor alle regels na de eerste.
• De Identification Job is uitgebreid met herkenning van het Australian Company Number
(#9552).
• Bij de diverse Index Jobs kan nu in een veld worden opgeslagen of een document wel of
niet unattended verwerkt is (#9569).
• De Import Meta Info Job is uitgebreid met een initiële wachttijd per document (#9473).
Dit is bijvoorbeeld nuttig als het resultaat van een eerdere export doorgaans al binnen

enkele seconden beschikbaar is en voorkomt dat de Client Service alle documenten als
Waiting markeert. Dit is onder andere relevant voor de koppeling met de AccountView
BackOffice Server. Voor die koppeling wordt de configuratie automatisch aangepast bij
het updaten van de ImageCapture database.
• De Exact Online Web Service is uitgebreid met de mogelijkheid om te filteren op de
aanmaak‐ en wijzigdatum van records, zodat bijvoorbeeld boekingen van jaren geleden
niet worden opgehaald (#9598).
• In het UBL Format kan nu ook het resultaat van een PDF Format worden opgenomen in
de gegenereerde XML (#9160).
• In de Exact Globe Financial Entry Export zijn voor Exact Globe batch 411 of hoger de
volgende aanpassingen gedaan:
– Bij een artikel kan nu voor een leverancier niet alleen een bestaande item price wor‐
den aangepast, maar kan ook een nieuwe item price worden toegevoegd (#9545).
Bovendien is het nu mogelijk om de artikelcode voor een leverancier toe te voegen
of te wijzigen (#9521).
– De attributen Blocked account (g‐rekening), Due date (vervaldatum) of Processing
date (betalingsdatum) kunnen nu ook meegegeven worden bij het boeken op in‐
kooporders (#8558, #9584).
Versie 6.8
• Bij datum‐ en tijdvelden kan de waarde nu ook via een kalender en/of klok gekozen wor‐
den als het veld nog geen waarde had (#9457).
• De herkenning van Invoice Number Smart Field, Invoice Date Smart Field, Customer Num‐
ber Smart Field, Order Number Smart Field en Order Date Smart Field voor Deense fac‐
turen is toegevoegd (#7403).
• Bij de diverse Index Jobs kan nu via een veld dynamisch geconfigureerd worden of ze wel
of niet unattended verwerkt mogen worden (#4803).
• UBL Format is uitgebreid met de mogelijkheid om naast een UBL 2.0 Invoice ook een UBL
2.1 en SI‐UBL (Simplerinvoicing) Invoice te maken (#9386). Bij het schrijven van een UBL
Invoice 2.0 worden nu andere namespaces geschreven, omdat de namespaces voorheen
niet helemaal klopten.
• Bij het importeren van XML via Import meta information bij een Importer is het nu mo‐
gelijk om meerdere bronnen voor hetzelfde veld te configureren. Het veld zal dan met
de eerste bestaande bronwaarde gevuld worden (#9372).
Versie 6.7
• Bij het importeren van XML via bijvoorbeeld Import Meta Information bij een Importer
is de mogelijkheid toegevoegd om het decimale scheidingsteken op te geven voor nu‐
merieke velden (#7169).
• Aan Tools → Options → Database zijn opties toegevoegd om het Sessions & Locks
scherm en de diverse Credentials schermen alleen te tonen aan Administrators (#8948,
#9349).

• Ondersteuning voor Windows Server 2016 (#8786).

• Bij de diverse Index Jobs kan nu expliciet geconfigureerd worden of deze wel of niet at‐
tended verwerkt mogen worden en welke velden dan zichtbaar zijn. Tevens kan opgege‐
ven worden wat er moet gebeuren als de unattended verwerking niet gelukt is vanwege
bijvoorbeeld een validatiefout (#9343).
• XML Format is nu in staat om, bij het exporteren via bijvoorbeeld File Export, de gegene‐
reerde XML toe te voegen aan een bestaand XML bestand (#9323).
Versie 6.6
• Web Service Job verwijdert voortaan geen database tabellen meer die niet compatibel
zijn met de opgehaalde data. Dit was bijvoorbeeld een probleem bij het gebruik van
meerdere AFAS Online omgevingen waarin GetConnectoren bestonden die verschillende
aantallen velden retourneerden. In zo’n geval wordt nu een foutmelding getoond, zodat
dit probleem door een applicatiebeheerder kan worden opgelost, bijvoorbeeld door de
definities van de GetConnectoren weer kloppend te maken (#8424).
• Exact Online Web Service biedt nu de mogelijkheid om data op te halen in een te confi‐
gureren taal. De te gebruiken taal kan per administratie ingesteld worden via Tools →
Credentials → Exact Online… (#9086).
• In de Index Job en Extended Index Job in de Client is een knop toegevoegd voor het
versturen van e‐mail met het geselecteerde document als bijlage. Zie Bijlage 3 voor meer
informatie (#4714).
• Per Job kan nu worden aangegeven of het is toegestaan om documenten naar of voor
deze Job te verplaatsen (#9155).
• XML Format is uitgebreid zodat meerdere sets van kop‐ en regelvariabelen en bijlagen
gemaakt kunnen worden (#8415).
• 4th Office ondersteuning is toegevoegd d.m.v. een 4th Office Web Service, Export en
definitie van Accounts (#8496).
• Resize Image Processing kan nu pagina’s verkleinen op basis van het aantal pixels in
plaats van millimeters en biedt tevens de mogelijkheid om zwart/wit pagina’s om te zet‐
ten naar grijswaarden om het kwaliteitsverlies te beperken (#9029).
Versie 6.5
• Het opstarten van de Client, Client Service en Web Client is versneld door inactieve clas‐
ses niet te laden (#8228).
• De Import Meta Info Job is uitgebreid met de mogelijkheid om gegevens op te halen uit
een Database Table en hier eventueel op te wachten (#6681).
• Het gebruik van de Field Group in de Client is verbeterd:

– Het is weer mogelijk om meerdere regels te selecteren en hier acties op uit te voe‐
ren (#8064).
– Vanuit de laatste cel van de Field Group verplaatst de TAB‐knop de focus niet meer
naar het eerste kopveld. Hiervoor kan nu CTRL+TAB gebruikt worden (#8874).
– Read‐only cellen kunnen nu gefocust worden door er met de muis op te klikken,
zodat de waardes hierin gekopieerd kunnen worden (#8451).
• Het Australian Business Number is opgenomen in de algemene herkenning van BTW‐
nummers (#8918). Hierdoor hoeft het niet meer apart gekozen te worden in de Identi‐
fication Job en komen de gevonden waardes van dit type ook terug in het VAT Number
Smart Field.
Versie 6.4
• AFAS Online Environments en Web Services zijn aangepast zodat flexibeler geconfigu‐
reerd kan worden welke Get Connectors voor welke omgevingen moeten worden uitge‐
voerd (#8555).
• De herkenning van BTW‐nummers uit Bulgarije, Hongarije, Luxemburg, Oostenrijk, Por‐
tugal, Slovenië, Slowakije en Tsjechië is toegevoegd (#8077).
• De herkenning van Invoice Number Smart Field, Invoice Date Smart Field en Customer
Number Smart Field voor Roemeense facturen is toegevoegd (#7406).
• VAT Number Field is aangepast zodat deze niet meer 111111111 als waarde retourneert,
omdat barcodes regelmatig als zodanig werden uitgelezen (#8713).
• File Importer is uitgebreid met een in te stellen aantal bestanden dat gelijktijdig geïm‐
porteerd wordt. Dit waren er altijd 4, maar dit kan nu ook op een lager aantal worden
ingesteld zodat op bepaalde systemen of met bepaalde importbestanden niet tegen ge‐
heugenlimieten wordt aangelopen (#8884).
• Database Importer is op een aantal fronten verbeterd bij het omgaan met zip‐bestanden
(#8808):
– Mappen genaamd __MACOSX worden overgeslagen, omdat hierin metadata van
Mac OS X staat in plaats van importeerbare bestanden.
– Karakters die onder Windows niet in de naam van een bestand mogen staan (zo‐
als een dubbele punt) worden vervangen door een liggend streepje, zodat deze
bestanden wel gewoon geïmporteerd worden.
– Wanneer een database record alsnog een zip‐bestand bevat dat niet uitgepakt kan
worden, dan wordt een duidelijke foutmelding getoond met het id van dat record
en worden overige records wel gewoon geïmporteerd.
• CSV Format (meta info only) is verbeterd zodat deze bij het gebruik van de Append optie
in bijvoorbeeld een File Export slechts éénmaal de header‐regel schrijft (#8513).
• JSON Format is op twee fronten verbeterd:
– Lege waardes worden nu geëxporteerd. Voorheen werden deze overgeslagen,
waardoor het onmogelijk was om waardes expliciet leeg te exporteren (#8741).
– Het is nu ook mogelijk om andere tekens dan letters en cijfers te gebruiken in de
Target (#8763).
• Bij tabellen is de cache‐optie Clear cache on Web Service Job run verwijderd, omdat deze
achterhaald is nu Web Services ook via Tools → Credentials of door de Client Service kun‐
nen worden gesynchroniseerd. Tabellen met deze optie worden automatisch aangepast
naar Clear cache on class load (#8872).

• Het opstarten van de Client Service is verbeterd (#8369):

– Het Client Service Process start sneller op doordat alleen de benodigde gegevens
voor dit onderdeel uit de database geladen worden en bijvoorbeeld niet de classes.
– De Client Service Worker start nu correct op als het laden van classes langer dan
een minuut duurt, doordat deze niet meer direct bij het opstarten geladen worden.
• Bij het updaten of restoren van een database wordt het compatibility level van de data‐
base automatisch op het niveau van de gebruikte versie van SQL Server gezet. Dit zorgt
er bijvoorbeeld voor dat de nieuwste query optimizer gebruikt wordt (#8223).
• Expert‐modus toegevoegd in View menu van de Manager en Client, waarmee op ver‐
schillende plekken in de applicatie extra informatie wordt getoond, bedoeld voor pro‐
ductspecialisten (#8672).
• Full‐screen modus in de Manager toegevoegd net zoals in de Client (#8702).
• XML Format (meta info only) en alle SAP Business One Exports zijn gemarkeerd als depre‐
cated, omdat deze niet meer onderhouden worden en in de toekomst verwijderd zullen
worden (#8787).
• Het aantal deadlocks dat optreedt wanneer meerdere Clients en/of Client Service Wor‐
kers tegelijk aan het werk zijn is sterk gereduceerd (#6291).
• Een File Importer wordt in de Client Service nog maar door één Worker tegelijk uitge‐
voerd (#8856), mede vanwege #6291.
Versie 6.3
• De koppeling met AFAS Online is aangepast zodat deze de nieuwe authenticatiemethode
via tokens ondersteunt in plaats van de oude methode met gebruikersnaam en wacht‐
woord (#8461).
Versie 6.2
• Table Match Part is op een aantal fronten verbeterd:
– Een regex filter is toegevoegd om meer controle te hebben over de te vinden waar‐
des (#7950).
– Wanneer er meerdere overeenkomende rijen gevonden zijn die wel dezelfde waar‐
de opleveren wordt deze waarde nu in het veld geplaatst (#8068).
– Wanneer er meerdere overeenkomende rijen gevonden zijn die niet dezelfde waar‐
de opleveren wordt een melding getoond, zodat voor de gebruiker duidelijk is waar‐
om het veld leeg blijft (#8067).
• Verbeteringen in de Client:
– Directe link naar de documentatie via Help → Documentation, omdat deze nu ook
een deel voor eindgebruikers bevat (#6544, #7868).
– De Image Index Job werkt nog maar met één veld tegelijk waardoor deze gebruiks‐
vriendelijker is geworden (#6182, #7872).
– Meerdere waardes van een multi‐value veld in één keer verwijderen (#7866).
– Verduidelijken van het pop‐up scherm om specifieke groepen velden te bewerken
in de Index Job (#8109).
• Overig:
– Ondersteuning voor SQL Server 2016 is toegevoegd (#7353).

– De Exact Online Export is verbeterd zodat deze ook speciale tekens als ‘é’ kan ex‐
porteren (#7800).
– Microsoft Exchange Email Account is uitgebreid met een instelbare time‐out voor
het verzenden en ontvangen van e‐mails. Dit is met name nuttig wanneer regel‐
matig e‐mails met grote bijlagen verzonden worden met een relatief lage internet‐
snelheid (#7467).
– De Retired status is vervallen en is vervangen door de reeds bestaande Finished
status (#7775).
– Bij het verversen van data op het Documents scherm wordt de huidige selectie van
document(en) bewaard (#7043).
Versie 6.1
• In de Client en Web Client kan de volgorde van de waardes van een multi‐value veld
worden aangepast (#3368).
• In de Web Client kan in de Field Group met de cursortoetsen worden genavigeerd
(#5195).
• Aan de Web Client is ondersteuning voor het gebruik van pop‐up groepen in de Field
Group toegevoegd (#7526).
• In de Index Job in de Client is de knop View raw OCR beschikbaar gekomen voor Ad‐
ministrators en voor gebruikers waarbij ‘Can edit Templates’ is ingeschakeld. Hiermee
kan de OCR‐tekst van het document bekeken worden, als hulpmiddel bij het beoordelen
waarom bepaalde waardes niet worden uitgelezen (#7521).
• Bij het testen van een Database Table die afhankelijk is van velden is de mogelijkheid toe‐
gevoegd om deze test uit te voeren op basis van een bestaand document in de database,
zodat de veldwaardes niet handmatig ingevuld hoeven te worden (#7569).
• Web Importer is toegevoegd om het importeren van bestanden via de Web Client moge‐
lijk te maken (#4507).
• Twinfield organisations zijn uitgebreid met de mogelijkheid om sub‐accounts te koppe‐
len. Hiermee is het mogelijk om op meerdere systemen tegelijk een Twinfield Export uit
te voeren naar dezelfde Twinfield organisatie. Dit was voorheen niet mogelijk, doordat
Twinfield maar één gelijktijdige login per account toestaat (#7285).
Versie 6.0
• Volledig herontwerp van de Client, waar mogelijk ook doorgevoerd in de Web Client en
de Manager:
– Dashboard met overzicht van te verwerken documenten (#3518) en configureer‐
bare gebruikersinstructies (#6488) per class.
– Sneller openen van een class door op de achtergrond te controleren of er data te
verwerken is (#4909).
– Overzichtsscherm binnen een class waarin de unattended jobs gegroepeerd wor‐
den, zodat deze lijst korter is en de jobs waarvoor de gebruiker iets moet doen

beter opvallen (#6048).

– Filter‐mogelijkheden binnen een class om documenten te bekijken of te verwerken
van bijvoorbeeld een specifieke administratie of crediteur (#5112).
– Extra process knop in het Documents scherm waarmee de daar geselecteerde do‐
cumenten direct verwerkt kunnen worden (#6106).
– In het Documents scherm wordt nu bij elk document de eerstvolgende job getoond
in plaats van de vorige, zodat de status duidelijker is (#6262).
– Full‐screen modus (#6297).
– Consistent doorvoeren van F5‐sneltoets waar relevant voor verversen van tellers,
sessies en andere informatie (#5854, #6427, #6508).
– Consistentere knoppen met uitgebreidere tool tips (#4677, #5582, #6238, #6242,
#6605, #7096).
– Nieuwe images voor jobs, velden, et cetera (#6217).
– Altijd kunnen afsluiten van de Client, ook tijdens het verwerken van een job
(#4075).
– Compleet vernieuwde thumbnail viewer (#5647).
– Bevestigingsvraag bij het stoppen van een job (#6144).
• Verbeteringen voor de verwerking van batches:
– Automatisch verwijderen van lege batches wanneer een document verwijderd
wordt (#6745).
– Verwijderen van de knop Open existing batch in de Import Job in de Client, omdat
batches nu toch op naam gegroepeerd worden en het daarom geen toegevoegde
waarde meer heeft om een bestaande te kiezen (#6746).
– Verwijderen van de lijst met batches op de Data tab in de Manager, omdat het
zoeken en groeperen van documenten op een veel betere manier mogelijk is in de
Client (#6743).
• Verbeteringen in de Import Job in de Client:
– Verduidelijken van boomstructuur van batches, documenten en pagina’s (#6199).
– Tonen van alle pagina’s van alle documenten bij het klikken op een batch in de
boomstructuur (#6328).
– Tonen van validatiefouten van documenten en batches door de bijbehorende pa‐
gina’s een rode kleur te geven in de thumbnail viewer (#7386).
– Bewerken van documentvelden vanuit de thumbnail viewer van de hele batch
(#6377).
– Verduidelijken van documentscheiding met gekleurde lijnen in plaats van gekleur‐
de pagina’s in de thumbnail viewer (#7083).
– Drag/drop ondersteuning voor snel herschikken van pagina’s in de thumbnail vie‐
wer (#1601).
– Meer bewerkingsfuncties zijn direct bruikbaar in de tool bar van de image viewer
in plaats van alleen via het context menu (#6200).
• Verbeteringen in de Web Client:
– Aanpassen van bedrijfslogo, bedrijfsnaam en welkomsttekst via Tools → Options
→ Database (#4634).
– Keuzemogelijkheid voor verschillende layouts, waaronder de mogelijkheid om de
image viewer in een apart venster te tonen (#6474).
– Onthouden van het gebruikte zoomniveau in de image viewer (#7231).
– Verbergen van standaardkolommen (#6480) en tonen van veldwaardes als kolom‐
men (#5240) in het Documents scherm.

– Keuzemogelijkheid in het zoekscherm van een veld om te zoeken op waardes die

beginnen met de gezochte tekst of op waardes die de gezochte tekst bevatten
(#5131).
– Zoeken in specifieke kolommen in het zoekscherm van een veld en in het Docu‐
ments scherm (#7330).
– Wijzigen van de prioriteit van een document bij het gebruik van Skip (#7199).
– Context menu bij rechtsklikken op een document in het Documents scherm
(#7134).
• Verbeteringen in de Client Service:
– Versnellen van verwerking door het gebruik van meerdere processen, mits de licen‐
tie dit toestaat (#6461).
– De Pink Web Client Online Importer gebruikt een instelbaar update interval om de
load op de Pink Web server te beperken (#6918).
– Diverse verbeteringen om data efficiënter te verwerken (#7163, #7263, #7290,
#7295, #7314, #7322).
• Verbeteringen in de Manager:
– Aanpassen van de configuratie van een class met documenten zonder PowerAdmin,
waarbij aanpassingen die problemen kunnen veroorzaken niet meer mogelijk zijn
(#6704).
– Directe link naar de documentatie via Help → Documentation (#6429).
– Aanmaken van nieuwe gebruikers, tabellen, et cetera via sneltoets CTRL+N (#6320).
– Verbeteringen in het scherm Tools → Data, waaronder de uitbreiding met het aan‐
tal Completed documenten per class (#5259).
– Exporteren van data in Tools → Statistics naar een CSV‐bestand (#5811).
– Verbeteringen bij het configureren van een Web Service door beter gebruik van de
ruimte en een filter voor de lokale data (#7225).
– Tonen of een ImageCapture database documenten bevat in alle File → … Database
schermen (#6227).
• Verbeteringen met betrekking tot e‐mail:
– Email‐accounts voor importeren en exporteren worden nu centraal geconfigureerd
in Tools → Credentials → Email Accounts (#5840).
– Samenvoegen van alle verschillende e‐mail exports tot 1 enkele Email Export
(#5840).
– Importeren van met een certificaat ondertekende e‐mails (#7099).
– Versturen van e‐mail via SMTP met TLS (#7032).
• Verbeteringen met betrekking tot Web Services:
– Via Tools → Credentials wordt per administratie getoond wanneer de bijbehoren‐
de web services voor het laatst bijgewerkt zijn (#7140). Ook kan voor 1 of meer
geselecteerde administraties de data voor 1 of meer web services opnieuw wor‐
den opgehaald (#6462).
– De Web Service Job zet documenten nu niet meer door naar de volgende job als de
synchronisatie niet lukt. Dit voorkomt missende informatie in latere jobs (#7123).
• Nieuw herkende ‘checksum’‐waardes:
– Roemeense IBAN‐nummers (#6876).
– Roemeense BTW‐nummers met minstens 7 cijfers erin (#6876).
– Deense IBAN‐nummers (#7217).
– Nieuw‐Zeelandse BTW‐nummers (#7339).
• Overig:

– Gebruik van andere toolkit voor het importeren van PDF’s (#7293). Dit lost onder
andere het probleem op dat PDF’s met JPEG 2000 compressie zwarte strepen krij‐
gen (#6092).
– De vertraging die op sommige PC’s optrad bij het initialiseren van een PaperStream
scanner is verholpen (#6804).
– Deskew Image Processing is verbeterd zodat deze goed werkt op pagina’s waarop
een krul, scheef blokstempel of andere scheve teksten staan (#5765).
– De Exact Globe Financial Entry Export verwijdert nu de aangemaakte boeking wan‐
neer een volgende stap binnen deze export (zoals het koppelen aan een verplich‐
ting) niet lukt. Dit werkt vanaf Exact Globe batch 409 (#7323).
– In het Sessions & Locks scherm worden document locks getoond (#6661).
– De oorspronkelijke namen van velden, jobs et cetera kunnen in de Client worden
getoond in plaats van de vertaalde namen. Dit kan worden geconfigureerd via Tools
→ Options → User (#6861).
• In Email Importer kan het gebruikte account bij het document worden opgeslagen
(#6244).
• In Exact Globe Financial Entry Export is het attribuut Commitment use financial values
toegevoegd. Deze is beschikbaar vanaf Exact Globe batch 409 Service Pack 1 en kan wor‐
den gebruikt om de grootboekrekening van de boeking te behouden in plaats van wat
aan de verplichting is gekoppeld (#6955).
• In Exact Globe Financial Entry Export zijn attributen toegevoegd om rekening courant
boekingen te kunnen aanmaken. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf Exact Globe
batch 411 (#2180).
• In Unit4 Multivers Customer Financial Entry Export en Unit4 Multivers Supplier Financial
Entry Export is het attribuut Quantity decimals toegevoegd, waarmee een hoeveelheid
als decimaal getal kan worden geëxporteerd (#7394).
• UNIT4 Multivers Web Service en UNIT4 Multivers WebAPI Export zijn toegevoegd
(#5034).
• De documentloze Web Service Job kan nu ook ingesteld worden om de hele dag door te
synchroniseren in plaats van slechts één keer per dag (#7204).
• Reduce Color Depth Image Processing is toegevoegd om kleur of grijswaarde pagina’s te
converteren naar grijswaardes of zwart/wit (#7125).
Versie 5.10
• Ondersteuning voor Windows 10 (#7071).
• Ondersteuning voor het inschakelen van de FIPS 140‐2 beveiligingsstandaard in Win‐
dows (#5773).
• Geïmporteerde zwart/wit PDF’s worden als zwart/wit plaatjes in de ImageCapture‐
database opgeslagen in plaats van kleur, waardoor deze nu minder ruimte innemen
(#6580).
• Email Importer kan nu uit gedeelde mailboxen importeren. Vul daarvoor bij Email ad‐
dress het adres van de betreffende mailbox in en gebruik de authenticatie‐gegevens van
een gebruiker die toegang heeft tot die mailbox (#7097).

• De herkenning van Nederlandse IBAN‐nummers van de Commerzbank is verbeterd

(#7106).
• De herkenning van Deense IBAN‐nummers is toegevoegd (#7217).
• Bedragen met een apostrof (’) als scheidingsteken voor duizendtallen worden nu goed
uitgelezen (#7107).
• Calculation Part werkt nu ook goed als een spatie als scheidingsteken voor duizendtallen
is ingesteld in Windows (#6983).
• De Web Service Job probeert documenten nu later opnieuw te verwerken als de te syn‐
chroniseren Web Service of het corresponderende account op dat moment al door een
andere Client gebruikt wordt. Dergelijke documenten krijgen voortaan de status Waiting.
Voorheen werd het document dan naar de volgende job doorgezet zonder dat er gesyn‐
chroniseerd was, waardoor soms verderop in het proces gegevens ontbraken (#7123).
• De Web Service Job voert de synchronisatie nu veel sneller uit als er veel administraties
gebruikt worden (#7117, #7128, #7141, #7145).
• De Web Service Job biedt nu de mogelijkheid om ook in de Client Service een Web Service
zonder documenten vaker dan eens per dag uit te voeren (#7204).
• De Client Service verwerkt documenten die de status Errored of Waiting hebben nu pas
nadat de overige documenten verwerkt zijn en alleen als ze niet in de laatste 5 minuten
al eens geprobeerd zijn (#7163).
• De Web Client ondersteunt het gebruik op tablets (#6666).
• In de Web Client is in de lijst met batches nu de mogelijkheid toegevoegd om alle andere
batches te selecteren waarvan de naam gelijk is aan minstens 1 van de al geselecteerde
batches (#7116).
• De Web Client toont in tabellen nu de even regels met een andere kleur dan de oneven
regels, zodat regelwaardes makkelijker te lezen zijn (#4935).
• In de Web Client kunnen kolommen in de Index Job en op het data‐scherm van grootte
veranderd worden, deze aangepaste grootte wordt ook onthouden (#5236).
• De Web Client biedt in het data‐scherm nu de mogelijkheid om de documenten te filte‐
ren door het intypen van bijvoorbeeld de eigenaar of crediteur (#6479).
• In de Web Client kan een document nu ook worden terugverplaatst naar een eerdere
job door in de Move pop‐up te dubbelklikken op een job (#7133).
• De Web Client bevat nu ook een Activate knop op het data‐scherm om gedeactiveerde
documenten makkelijk te kunnen activeren (#5852).
• In de Web Client kunnen op het data‐scherm meerdere documenten in één keer worden
geselecteerd om deze bijvoorbeeld te verwijderen (#4846).
• De Web Client biedt nu ondersteuning voor validatie op basis van het minimum en maxi‐
mum aantal rijen in de Field Group (#5239).
• De Web Client bevat nu een pop‐up scherm voor het bewerken van memo‐velden in de
Field Group, zodat de volledige tekst makkelijker te lezen is (#6332).
• In de Web Client is het invoeren van datums verder verbeterd, zodat bijvoorbeeld maand
en jaar bij het invoeren van alleen een dag automatisch worden aangevuld (#5026).
• In de Web Client kan bij numerieke velden nu een waarde berekend worden met een
pop‐up calculator (#5132).
• Er zijn een Muis Cloudswitch Web Service en een Muis Cloudswitch Export toegevoegd

(#6393).
• In de Flexible Form Class is de taal en‐US toegevoegd om datums uit te lezen vanaf Ame‐
rikaanse facturen (#6827).
• De Add File Image Processing kan nu meerdere bestanden toevoegen aan een bestaand
document door een multi‐value veld te gebruiken (#7029).
• De Web Client toont veldwaardes in de Field Group nu in dezelfde kleur als de Client, als
hier in de Manager afwijkende kleuren voor zijn gedefinieerd (#6870).
Versie 5.9
• Vanuit de Manager kan met Help → Check for Updates… een nieuwe ImageCapture ver‐
sie worden gedownload. Er is ook ondersteuning voor release notes en er wordt duide‐
lijk gewaarschuwd als er voor de gekozen release ook database wijzigingen nodig zijn
(#1396).
• De Client Service is volledig vernieuwd, zodat de oude Client Service Configurations niet
meer nodig zijn. De configuratie is hiermee sterk versimpeld en de te verwerken jobs
en documenten worden automatisch zo gekozen dat de doorlooptijd van documenten
wordt geminimaliseerd (#5082). Aan een Web Service Job is ook een ‘time window’ toe‐
gevoegd die aangeeft tussen welke tijden de Client Service deze job mag verwerken
(#5902).
• De Web Client is qua JavaScript code herschreven met AngularJS (#6813) en gebruikt nu
ook een ‘responsive design’ waardoor de schermopbouw beter verloopt (#6690).
• In de Web Client kunnen datums en tijden nu ook ingevoerd worden via een date/time
‘picker’ (#6821).
• In de Web Client kunnen getoonde documenten nu direct worden opgeslagen als TIFF
bestand, bijvoorbeeld om daarna makkelijk te kunnen printen (#5010).
• De Web Client verstuurt geen ASP‐headers meer vanwege beveiligingsredenen (#6767).
• Het navigeren tussen pagina’s en het in/uit‐zoomen op een pagina is verbeterd, zodat
dit gedrag overeenkomt met bijvoorbeeld Adobe Acrobat Reader (#6607).
• Het opnieuw berekenen van afhankelijke velden in de Field Group is voor een aantal
situaties verbeterd (#6793, #6797, #6799).
• Bij het herkennen van factuur‐, klant‐ en ordernummers en factuur‐ en orderdatum wor‐
den nu alle voorkomens van de gevonden waarde gehighlight in plaats van één enkel
voorkomen. Dit voorkomt ook dat de image viewer bij het selecteren van het veld fac‐
tuurnummer naar een andere pagina verspringt terwijl het factuurnummer ook gewoon
op de huidige pagina staat (#6783).
• De herkenning van factuurnummer in combinatie met barcodes is verbeterd (#5898).
• De herkenning van Poolse BTW‐nummers met NIP‐prefix is toegevoegd (#6835).
• De herkenning van Zwitserse BTW‐nummers is toegevoegd (#6876).
• Template identificatie met Australian Business Number en EAN‐nummers is toegevoegd
(#6670).
• Er is een Exact Globe Next Binary Export toegevoegd waarmee het mogelijk is een be‐
stand of tekst te exporteren naar de Entity Services van Globe Next. De return value is
een GUID die gebruikt kan worden om het geëxporteerde bestand of tekst te koppelen

aan andere entiteiten die dit ondersteunen, bijvoorbeeld Account (#6090).

• De Cash Web Service is uitgebreid om te kunnen koppelen met CASHWeb administra‐
ties die benaderbaar zijn via de meewerkfunctie. Dit wordt door administratiekantoren
gebruikt om toegang te krijgen tot administraties die door hun klanten zelf worden be‐
heerd (#6819).
• De Twinfield Web Service is verbeterd zodat, voor web services zonder finder options,
verwijderde items in Twinfield ook verwijderd worden uit de lokale database (#6443).
Ook is de user interface voor deze web service in de Manager verduidelijkt (#6489).
Versie 5.8
• Het beheren van Users is versimpeld door het verwijderen van het onderscheid tussen
ImageCapture Users en Windows Users. Er is nu nog maar één type User waarvoor meer‐
dere authenticatie‐types aan te zetten zijn (#6374).
• Per User kan nu worden aangegeven of deze wel of niet via OAuth mag inloggen (#6430).
• De herkenning van Belgische IBAN‐nummers is sterk verbeterd (#6456).
• Per Index Job kan ingesteld worden of gebruikers bij het kiezen van een template voor
een document in de Client of Web Client de bijbehorende images mogen zien. Het uit‐
schakelen hiervan is nuttig voor classes waarin meerdere administraties verwerkt wor‐
den en gebruikers geen documenten van andere administraties mogen zien (#6482).
• Bij het importeren van een e‐mail met daarin precies één plaatje en één XML‐bestand
met metadata hoeven deze bestanden niet meer dezelfde naam te hebben (#5818).
• Bij het testen van queries bij een Database Table in de Manager is het nu mogelijk om
vanuit de resultaten de eventuele BLOB’s (bijvoorbeeld een PDF bestand) direct te ope‐
nen (#6319).
• Bij alle jobs met de optie “Job process type” is een tooltip toegevoegd om deze optie toe
te lichten (#6460).
• De Database Importer gebruikt veel minder geheugen tijdens het importeren en tijdens
het bepalen of er data te importeren is. Dat laatste gaat bovendien veel sneller, zodat het
openen van een class of het terugkeren naar de joblijst ook veel sneller gaat. (#6513).
• Het exporteren naar Ridder iQ werkt nu sneller wanneer meerdere documenten achter
elkaar geëxporteerd worden (#6175).
• Lokale web service data wordt nu verwijderd als in de online applicatie de administratie
(Exact Online en Exact Financials), office (Twinfield) of cliënt (PinkWeb Client Online)
verwijderd is (#6485).
• Bij het importeren van e‐mail kan nu, naast de textuele body, ook de HTML body in een
veld worden geplaatst (#6343).
• Er zijn een Cash Web Service en een Cash Web Export toegevoegd om te kunnen impor‐
teren uit en exporteren naar CASHWeb (#6021, #6022).
• Er is een D.velop D3 Export toegevoegd om naar dit document management systeem te
exporteren (#6149).
• De Exact Financials SOAP Export kan nu meerdere waardes terugkrijgen van Exact Finan‐
cials. Op deze wijze kan bijvoorbeeld zowel het boekstuknummer als het volgnummer
van een boeking worden opgeslagen. Deze kunnen dan later meegegeven worden aan

verzoeken in Synergy om de boeking te kunnen fiatteren.

• De Exact Online Export (deprecated) is uitgebreid met de mogelijkheid om, in plaats van
met gebruikersnaam/wachtwoord, in te loggen via OAuth aan de hand van de gegevens
in Tools → Credentials → Exact Online…. Het is sterk aanbevolen om hier gebruik van te
gaan maken, aangezien Exact Online van plan is om te stoppen met de mogelijkheid om
met gebruikersnaam/wachtwoord in te loggen (#6576).
• De Exact Online Web Service is nu ook in staat om data op te halen uit readonly web
services. Dit was voorheen niet mogelijk omdat die web services gebruik maken van een
afwijkende URL (#6505).
• De Exact Synergy Enterprise Add Binary Export is uitgebreid zodat hiermee naast tekst nu
ook bestanden kunnen worden geüpload. Deze kunnen daarna bijvoorbeeld gekoppeld
worden aan bestaande Synergy‐documenten (#6392).
• In de Unit4 Multivers Attachment Export kan het pad naar het bijbehorende bestand
nu flexibel worden ingevuld in plaats van alleen op basis van de gebruikte File Export.
(#6113).
• De Unit4 Multivers Supplier Financial Entry Export is uitgebreid met project‐gerelateerde
attributen (#6398).
Versie 5.7
• In de Import Job is het nu mogelijk om documenten samen te voegen met het “Combine
documents” contextmenu of de ALT+C sneltoets (#2735).
• Een File Importer kan nu door meerdere gebruikers tegelijk gebruikt worden. Er wordt via
locks wel gezorgd dat een bestand niet door meerdere gebruikers tegelijk geïmporteerd
kan worden. Dit kan handig zijn als verschillende gebruikers uit verschillende submappen
willen importeren, zonder voor elke gebruiker een aparte File Importer te hoeven maken
(#6194).
• De herkenning van IBAN‐nummers van de ING Bank is verder verbeterd (#6119).
• Bij het uitlezen van een Smart Field met keywords, zoals het Invoice Number Field, wordt
nu niet alleen de zone om de gevonden waarde gehighlight, maar ook het keyword op
basis waarvan de waarde gevonden is. Dit maakt het eenvoudiger om te zien waarom
een bepaalde waarde is uitgelezen (#6159).
• De herkenning van Smart Fields op basis van keywords, zoals het Invoice Number Field,
is behoorlijk verbeterd voor Duitse facturen (#6148) en in mindere mate ook voor Fran‐
se (#6064), Spaanse (#6181) en Poolse (#6193) facturen. Tevens zijn er wat algemene
verbeteringen voor alle talen aangebracht (#6147).
• Het Sessions & Locks scherm is overzichtelijker gemaakt door eventuele locks gegroe‐
peerd te tonen per sessie, door op het plusje naast een sessie te klikken (#3265).
• De diverse schermen achter Tools → Credentials hebben de mogelijkheid gekregen om
de lijsten met bijvoorbeeld accounts en administraties te filteren, zodat bijvoorbeeld een
specifieke administratie die gedeactiveerd moet worden sneller te vinden is (#5989).
• Bij een Windows‐user is een knop toegevoegd waarmee een lijst van alle gebruikers in
het huidige domein op te vragen is, zodat het risico op typefouten verleden tijd is (#389).
• De Document Ownership Job instellingen in de Manager zijn met tooltips verduidelijkt.
Tevens is bij alle jobs met de optie “Documents process type” een tooltip toegevoegd
om deze optie toe te lichten (#6157).
• In Internal Table is de optie “Order” toegelicht met een tooltip (#6081).
• Client Admin logins kunnen nu worden uitgeschakeld voor de Web Client. Met een Client

Admin login kan een gecertificeerde partner altijd inloggen op een desktop Client of
Web Client, zelfs als het maximale aantal gelijktijdige gebruikers al bereikt is. Als u de
Web Client bereikbaar maakt vanaf het internet zou dit betekenen dat zulke partners
altijd in uw Web Client kunnen inloggen. Omdat dit normaliter niet gewenst is kan dit
nu uitgeschakeld worden in de Manager via Tools → Options → Global (#5845).
• In de Index Job kunnen in de dropdown‐lijst met crediteuren of debiteuren extra ko‐
lommen worden getoond, zoals in het betreffende pop‐up scherm. Zo kunt u aan de
hand van één of meer extra kolommen sneller de juiste crediteur of debiteur selecteren
(#2453).
• Het PDF Format (full text) is uitgebreid met meer mogelijkheden om de PDF te compri‐
meren met zo min mogelijk kwaliteitsverlies, zodat de gemaakte bestanden niet al te
groot worden. Een productspecialist kan dit per situatie zo instellen dat de verhouding
tussen kwaliteit en bestandsgrootte zo optimaal mogelijk is (#6294).
• Elke Importer waarmee PDF geïmporteerd kan worden, heeft een nieuwe optie “Reduce
page size to A4 for PDF files”. Dit zorgt ervoor dat PDF pagina’s met afmetingen groter dan
A4 binnen ImageCapture als A4 behandeld worden. Als dit niet gebeurt, kunnen zulke
pagina’s vaak niet naar een plaatje omgezet worden vanwege geheugenbeperkingen.
Dit was bijvoorbeeld een probleem bij bouwtekeningen, maar ook bij facturen die met
verkeerde instellingen gescand zijn en daarom volgens PDF‐lezers 90 bij 120 centimeter
groot zijn (#4349).
• De exports naar SnelStart hebben nu de mogelijkheid om te exporteren naar een
SnelStart‐database van type “localdb”. Dit type database vervangt in SnelStart 12 de
mdb‐databases (#6253).

Bijlage 2
Update Issues

• Wat is een update issue?
• Algemene update issues voor elke release.
• Specifieke update issues per release.
In principe blijft ImageCapture bij elke update gewoon onveranderd werken. Als dit niet zo is,
dan noemen we dat een update issue, er zijn dan handmatige aanpassingen nodig. Hieronder
worden per release de eventuele update issues benoemd. Bestudeer dus voor elke update alle
tussenliggende update issues en bepaal of deze voor uw van toepassing zijn.
Bij de meeste update issues wordt ook het ticketnummer genoemd dat verwijst naar ons inter‐
ne ticketsysteem. U kunt dit nummer vermelden als u bij Scan Sys meer informatie opvraagt,
zodat de betreffende medewerker de informatie snel kan vinden.
Alle versies
• Als uw configuratie is uitgebreid met maatwerk door middel van C# Jobs en C# Parts,
kan het zijn dat dit niet meer werkt. De C# code van dit maatwerk is namelijk direct
geprogrammeerd tegen de interne ImageCapture API. In voorkomende gevallen moet
dit maatwerk daarom handmatig worden aangepast.
Versie 10.1
Deze release heeft geen update issues, dus alle bestaande configuraties van de vorige release
blijven onveranderd werken.
Versie 10.0
Versie 9.13
140
Versie 9.12
Versie 9.11
• Visma.Net VNI is gewijzigd naar Visma Connect Authentication (#12878).
Versie 9.10
• De document undo queue is verwijderd (#12885).
Versie 9.9
• De koppeling met UNIT4 Multivers is verwijderd (#12568).
• De koppeling met Visma AccountView is verwijderd (#12568).
• SQL Server 2012 wordt niet meer ondersteund, omdat Microsoft de ondersteuning heeft
beëindigt. Om met een SQL Server 2012 database verder te kunnen werken dient u hier
met de vorige ImageCapture versie een backup van te maken. Deze kan dan met de
nieuwe ImageCapture versie gerestored worden op een nieuwere versie van SQL Server.
Versie 9.8
Vanwege nieuwe componenten voor imaging en tekstherkenning (#12402, #12445) is de func‐
tionaliteit op een aantal punten gewijzigd. Tijdens het updaten van de database wordt dit ge‐
controleerd en kunt u een melding krijgen om eerst de configuratie in de vorige versie aan te
passen:
• Alleen tekstannotaties met een witte achtergrond en zwart kader zijn mogelijk.
• Scannen via ISIS is niet meer mogelijk.
• Op veldniveau zijn teksttype ICR (handschriftherkenning) en de OCR karaktersets Miscel‐
laneous en Punctuation niet meer beschikbaar.
• Exporteren van BMP, DOC, DOCX, GIF, HTML (full text), RTF, XML (full text) en XPS is niet
meer mogelijk.
• Handmatige deskew bij het maken van een template is niet meer mogelijk.
• Herkenning van MICR (Magnetic Ink karakter herkenning) bevat extra karakters: A voor
Transit, B voor Amount, C voor On‐us en D voor Dash.
• Importeren van PDF bestanden met JBIG2‐compressie is niet meer mogelijk.
Versie 9.7
Versie 9.6
BIJLAGE 2. UPDATE ISSUES 141

Versie 9.5
• De Mass Verify Job is verwijderd (#12603).
Versie 9.4
• Er zijn extra controles toegevoegd aan credential identifiers. Na het updaten van de da‐
tabase moet de configuratie mogelijk handmatig gecorrigeerd worden (#12564).
– Identifiers mogen niet beginnen of eindigen met een spatie en ook geen dubbele
spaties bevatten.
– Identifiers mogen geen accolades bevatten.
• De koppeling met Twinfield is verwijderd (#12476).
• De koppeling met PinkWeb Client Online is verwijderd (#12543).
Versie 9.3
Versie 9.2
Versie 9.1
• Exact Online retourneert foutieve metadata voor entiteiten van sync endpoints. Daarom
moeten primary keys handmatig gedefinieerd worden bij een Exact Online Web Service
in ImageCapture. Tijdens het updaten van de database worden deze primary keys auto‐
matisch toegevoegd als er data bestaat. Als er geen data is, dan moeten de primary keys
handmatig gedefinieerd worden voordat de web service gebruikt kan worden (#12198).
Versie 9.0
• Windows 32‐bit besturingssystemen worden niet meer ondersteund (#3157).
• Microsoft Internet Explorer 11 wordt niet meer ondersteund door de Web Client
(#11942).
Versie 8.20
• De Exact Online Export (deprecated) is verwijderd (#12234).
Versie 8.19

Versie 8.18
• Er zijn extra controles toegevoegd die na het updaten van de database mogelijk hand‐
matig gecorrigeerd moeten worden (#12088):
– Namen mogen niet beginnen of eindigen met een spatie en ook geen dubbele spa‐
ties bevatten.
– Namen voor Field, Field Group, Web Service, Archive en Archive column mogen
geen accolades bevatten. Bij de specifieke Web Services voor Visma.net en Exact
bouw7 geldt dit ook voor de kolomnamen.
Versie 8.17
Versie 8.16
• Bij CSV Importer, Extended Index Job → File Source, List Table en CSV Format is het gedrag
van text qualifier en separator aangepast. Text qualifier is nu overal verplicht, behalve
bij CSV Format. Daarnaast moeten text qualifier en separator nu maximaal één karakter
zijn (#11929). Dit wordt tijdens het updaten van de database gecontroleerd, en moet
dan mogelijk eerst in de vorige versie van ImageCapture worden opgelost.
Versie 8.15
Versie 8.14
Versie 8.13
Versie 8.12
Versie 8.11

Versie 8.10
• De koppelingen met Cash Web is verwijderd (#11515).
• Er is een aanpassing gedaan aan het archief, zodat bestaande archieven apart moeten
worden geüpdatet vanuit de Manager en eventuele rapportages mogelijk moeten wor‐
den aangepast:
– De actie ApproveBulk is toegevoegd aan de kolom _action in de log tabel (#11580).
Versie 8.9
Versie 8.8
• Als je de import folder in een veld zet tijdens het importeren en deze dan op separator
scheidt, gaat dit mogelijk fout als IMAP gebruikt wordt, omdat in de configuratie dan een
forward slash als scheidingsteken gebruikt wordt (#11509).
Versie 8.7
Versie 8.6
• Vanaf deze versie wordt .NET Framework 4.7.2 gebruikt (#11160). Dit heeft de volgende
consequenties:
– Het is technisch onmogelijk geworden om ImageCapture te gebruiken in Windows
Vista en Windows Server 2008, omdat Microsoft deze Framework versie daar niet
voor uitbrengt.
– In Windows versies ouder dan Windows 10 v1803 en Windows Server 2019 wordt
deze versie van het Framework niet automatisch meegeleverd en zal deze dus, als
dat nog niet gebeurd is, handmatig geïnstalleerd moeten worden.
• SQL Server 2008 en 2008 R2 worden niet meer ondersteund, omdat Microsoft de on‐
dersteuning ook binnenkort beëindigt (#11035). Om met een SQL Server 2008 of 2008
R2 database verder te kunnen werken dient u hier met de vorige ImageCapture versie
een backup van te maken. Deze kan dan met de nieuwe ImageCapture versie gerestored
worden op een nieuwere versie van SQL Server.
• Als het wachtwoord van de gebruiker Admin nog de standaardwaarde Admin had, wordt
het wachtwoord bij het updaten van de database leeggemaakt. Vanaf dat moment kan
deze gebruiker alleen nog in de Manager inloggen met dit lege wachtwoord en moet het
wachtwoord aangepast worden zodat deze weer aan de regels voldoet. Dit is gedaan om
beveiligingsproblemen te voorkomen (#11266).
• Er zijn een aantal aanpassingen gedaan aan het archief, zodat bestaande archieven apart
moeten worden geüpdatet vanuit de Manager en eventuele rapportages mogelijk moe‐
ten worden aangepast:

– De actie Reset is aangepast naar Restart in de kolom _action in de log tabel

(#11281).
– De log tabel is uitgebreid met de kolommen lastTimestampLocal_datetime en last‐
TimestampUtc_datetime. Deze kolommen worden gevuld als een tweede of ver‐
dere actie van type Error, Skip en Wait zou worden gelogd, terwijl de acties verder
gelijk zijn. Dit voorkomt een overvloed aan gelogde acties (#11293).
– De waarde in de kolom _workflowRelated in de log tabel is van 0 naar 1 aangepast
voor alle acties waar de kolom _jobType de waarde Import bevat (#11301).
• Er is een controle toegevoegd op missende vertalingen voor de export definition lan‐
guage (#11386). Eventueel missende vertalingen worden getoond in een tool tip. Deze
moeten worden ingevuld voordat de class gebruikt kan worden.
Versie 8.5
• Er is een aanpassing gedaan aan het archief, zodat bestaande archieven apart moeten
worden geüpdatet vanuit de Manager en eventuele rapportages mogelijk moeten wor‐
den aangepast (#11182):
– De kolommen _lastModifiedUtc en _lastModifiedLocal in de doc tabel zijn aange‐
past van NULL naar NOT NULL.
• Als u workflow‐functionaliteit gebruikt die gebaseerd is op een standaard database van
versie 8.0 t/m 8.4, dan moet vanwege de nieuwe archiefversie de audit trail query wor‐
den vervangen door het nieuwe Audit Trail Format, zie Sectie 7.2.1 voor de uit te voeren
stappen.
Versie 8.4
• Windows Server 2008 wordt niet meer ondersteund, zodat ImageCapture in de nabije
toekomst een nieuwere versie van het .NET Framework kan gaan gebruiken (#11036).
• De link naar Barcode Writer in Tools → Options is verwijderd (#11143). Voor klanten
die Barcode Writer gebruiken, kan deze link via Tools → Shortcuts weer worden aange‐
maakt.
Versie 8.3.2
• Windows Server 2008 wordt niet meer ondersteund, zodat ImageCapture in de nabije
toekomst een nieuwere versie van het .NET Framework kan gaan gebruiken (#11036).
Versie 8.3
• Er zijn een aantal aanpassingen gedaan aan het archief, zodat bestaande archieven apart
moeten worden geüpdatet vanuit de Manager en eventuele rapportages mogelijk moe‐
ten worden aangepast (#10967):
– Er is een kolom _unattended toegevoegd aan de log tabel. Deze geeft aan of de
actie wel of niet unattended is uitgevoerd. Voor bestaande log entries heeft deze
de waarde 0 of 1 gekregen voor alle acties en job types die respectievelijk alleen
attended of alleen unattended verwerkt kunnen worden. Voor overige acties of job
types, zoals de actie Process in de Index Job, heeft deze de waarde NULL gekregen.
– De mogelijke waardes in de kolom _action in de log tabel zijn veranderd:

* De acties MoveBackAttended en MoveBackUnattended zijn aangepast naar

MoveBack.
* De actie MoveForwardUnattended is aangepast naar MoveForward.
• Het importeren van dossier items uit AFAS is niet meer mogelijk met de oude methode
via de AFAS Online Web Service, dit kan alleen nog via de AFAS Online Importer op Profit
7 of hoger (#10564).
• Windows Vista wordt niet meer ondersteund, omdat Microsoft de ondersteuning ook
heeft beëindigd (#11025).
Versie 8.2
Versie 8.1
Versie 8.0
• De SnelStart Exports zijn verwijderd (#10678).
• Interval Separation ondersteunt de optie Remove separation page niet meer (#10728).
Versie 7.3
Versie 7.2
Versie 7.1
• De SAP Business One Exports zijn verwijderd, omdat de koppeling met SAP Business One
tegenwoordig via File Exports verloopt (#8512).
Versie 7.0
• De Import Job is volledig vernieuwd (#5882). Dit heeft de volgende consequenties:
– Bij handmatig importeren in de Client wordt de ingestelde actie (Backup of Delete)
direct uitgevoerd. Deze acties worden ook niet meer ongedaan gemaakt bij het
stoppen van de Import Job.
– Unattended importeren met batchscheiding resulteert in meer batches dan voor‐
heen. Elke nieuwe entiteit (bestand, e‐mail, etc.) resulteert sowieso in een nieuwe

batch, met daarbinnen mogelijk nog nieuwe batches als de ingestelde batchschei‐
ding daar aanleiding toe geeft.
– Omdat Importers geen Error folder meer hebben, is het ook niet meer mogelijk om
extern te monitoren op import‐fouten. Dit moet voortaan binnen ImageCapture
gebeuren. Vanaf ImageCapture 8.0 is het weer wel mogelijk om optioneel een Error
folder te gebruiken. Wanneer er echter naar ImageCapture 8.0 of hoger geüpdatet
wordt vanaf een versie van ImageCapture ouder dan 7.0, waarin al een Error folder
geconfigureerd was, moet deze toch opnieuw ingesteld worden.
• Microsoft Exchange 2007 wordt niet meer ondersteund, omdat Microsoft de ondersteu‐
ning ook heeft beëindigd (#10583).
Versie 6.16
Versie 6.15
• ImageCapture controleert vanaf deze versie of de optie Allow Triggers to Fire Others aan
staat op de gebruikte SQL Server instantie (#10453). Als deze voorheen uit stond kon dit
allerlei problemen opleveren bij het verwijderen van data en/of onderdelen van de con‐
figuratie. Controleer voor het inschakelen van deze optie of eventuele andere software
die deze instantie gebruikt daar geen last van heeft. Van Trimergo T2 is bijvoorbeeld
bekend dat deze optie juist uit moet staan.
• De Sign Job is verwijderd (#10420).
Versie 6.14
• Vanaf deze versie wordt .NET Framework 4.5.2 gebruikt (#10314). Dit heeft de volgende
consequenties:
– Het is technisch onmogelijk geworden om ImageCapture te gebruiken in Windows
Vista versies ouder dan Service Pack 2, omdat Microsoft deze Framework versie
daar niet voor uitbrengt.
– In Windows versies ouder dan Windows 10 en Windows Server 2016 wordt deze
versie van het Framework niet automatisch meegeleverd en zal deze dus, als dat
nog niet gebeurd is, handmatig geïnstalleerd moeten worden.
• De volgende koppelingen zijn verwijderd uit de software:
– Kalshoven REMS Export (#10391)
– Novell GroupWise Email Account (#10399)
Versie 6.13
• Het is niet meer mogelijk om een document in een Index Job naar een andere batch te
verplaatsen (#8156).
Versie 6.12
• De volgende koppelingen zijn verwijderd uit de software:

– 4th Office (#10040)

– UNIT4 Multivers Online (#10041)
Versie 6.11
• De volgende functionaliteit is verwijderd uit de software:
– Muis Cloudswitch Web Service en Export (#8321)
– Cash Financial Entry Export (#9788)
Versie 6.10
Versie 6.9
• De Ridder iQ Client Export wordt vanwege wijzigingen in de SDK alleen nog ondersteund
voor Ridder iQ versie 1.6.60.69 of hoger (#9142).
Versie 6.8.3
Versie 6.8
• Wanneer een document unattended verwerkt wordt in de Index Job, wordt Add default
rows nu altijd uitgevoerd, ook als deze voorheen op On field group focus stond. Dit bete‐
kent dat documenten die voorheen attended verwerkt moesten worden omdat er nog
geen regels voor waren nu mogelijk toch unattended verwerkt worden. In zo’n geval
moet de configuratie worden aangepast zodat vooraf wordt gekeken of het document
wel unattended verwerkt mag worden (#9437).
Versie 6.7.3
Versie 6.7
• Bij het importeren van XML via bijvoorbeeld Import Meta Information bij een Importer
wordt het decimale scheidingsteken voor numerieke velden standaard op een punt gezet.
Indien u XML bestanden importeert met een ander decimaal scheidingsteken moet dit
dus in de nieuwe ImageCapture versie worden aangepast (#7169).
• De Dvelop D3 Document Export is verwijderd (#8935).

Versie 6.6
• De Replace Barcode Page Image Processing is verwijderd uit de software. Deze wordt
tijdens het updaten van de database uit uw configuratie verwijderd en de betreffende
classes worden gedeactiveerd (#9222).
• Resize Image Processing werkt niet meer met afmetingen in millimeters, maar werkt
nu in pixels. Als deze in gebruik was op basis van millimeters, dan wordt deze tijdens
het updaten van de database omgezet naar een percentage van 100% en worden de
betreffende classes gedeactiveerd. Na de update moet deze dus weer op de gewenste
waardes in pixels gezet worden. De optie Retain aspect ratio is ook verwijderd, omdat
de verhouding tussen hoogte en breedte nu altijd intact wordt gehouden. Tot slot is ook
de optie Change DPI verwijderd, omdat de DPI nu altijd wordt meegeschaald met de
afmetingen om de printgrootte gelijk te houden (#9029).
Versie 6.5
voor Ridder iQ versie 1.6.1.35 of hoger (#6888, #8974).
Versie 6.4
• JSON Format is aangepast zodat lege waardes geëxporteerd worden. Voorheen werden
deze overgeslagen, waardoor het onmogelijk was om waardes expliciet leeg te exporte‐
ren. De inrichting moet hierop worden aangepast als de achterliggende applicatie niet
met lege waardes om kan gaan. Neem contact op met Scan Sys voor een stappenplan
om de inrichting aan te passen indien u gebruik maakt van Exact Online in combinatie
met fiattering (#8741).
Versie 6.3
• SQL Server 2005 wordt niet meer ondersteund, omdat Microsoft de ondersteuning ook
heeft beëindigd (#6041). Om met een SQL Server 2005 database verder te kunnen wer‐
ken dient u hier met de vorige ImageCapture versie een backup van te maken. Deze kan
dan met de nieuwe ImageCapture versie gerestored worden op een nieuwere versie van
SQL Server.
• Voor het verbinden met AFAS Profit is de mogelijkheid om vanuit ImageCapture in te
loggen met gebruikersnaam en wachtwoord verwijderd, omdat AFAS dit vanaf 1 januari
2017 definitief vervangt door authenticatie met tokens (#8461). Deze nieuwe manier
van authenticatie komt voor AFAS Profit Small Business in versie 2016.2.08 beschikbaar,
waarschijnlijk begin oktober. Zie Bijlage 4 voor de benodigde aanpassingen in AFAS Profit
en ImageCapture.
• In AFAS Online Export is de mogelijkheid verwijderd om via een GetConnector de unieke
identificatie van de aangemaakte entiteit op te halen (#8659).
• Exact Globe Financial Entry Export kan vanwege wijzigingen in de SDK alleen nog reke‐
ning courant boekingen aanmaken in Exact Globe batch 411 t/m SP3 en vanaf batch 411
SP11 (#8315). In ImageCapture 6.0.1 t/m 6.0.7 werkte dit alleen in batch 411 t/m SP4
(#2180). In 6.0.8 en hoger werkte dit alleen in batch 411 SP4 t/m SP10 (#8515).

Versie 6.2
• AFAS Profit Export is verwijderd. Het exporteren naar AFAS Profit en AFAS Online dient
voortaan via de AFAS Online Export te gebeuren (#7428).
• De volgende onderdelen zijn verwijderd omdat deze deel uitmaakten van een verouder‐
de propositie (#7565):
– Image Form Field
– Image Field Format
– Image Index Control Job
– Image Index Job data entry modus
– Image Index Job print‐functionaliteit
– IBM SPSS Export
Versie 6.1
• In Microsoft Exchange Email Accounts moet een server URL worden opgegeven als deze
voorheen autodiscover gebruikte. Tijdens de database update wordt autodiscovery uit‐
gevoerd voor alle accounts waar dat aan staat, om zodoende de URL automatisch te be‐
palen. Hierdoor kan het updaten van de database langer duren dan normaal. Wanneer
autodiscovery niet lukt voor één of meer accounts wordt hierover een waarschuwing
getoond direct na het updaten van de database en dienen deze accounts handmatig
geconfigureerd te worden (#7230).
Versie 6.0
• Scannen via ISIS moet opnieuw worden geactiveerd met een nieuwe licentiecode, van‐
wege het upgraden van Accusoft IsisXpress (#7233). Dit is niet nodig als ISIS reeds geac‐
tiveerd is met ImageCapture versie 5.10.3 of hoger.
• In SnelStart Exports moet het pad naar de SnelStart installatie worden opgegeven als dit
afwijkt van de standaardlocatie (#7201).
• In Mass Verify Job kunnen bestaande documenten die al verwerkt waren in de Data
Extraction Job niet worden gecontroleerd (#5823).
• Alle Annotate Image Processings moeten nagelopen worden omdat annotaties mogelijk
van plaats en grootte zijn veranderd (#7316).
De volgende issues zijn bij al onze klanten reeds opgelost of niet relevant:
• In Exact Online Export (deprecated) is de mogelijkheid voor Basic authentication verwij‐
derd. Als dit nog werd gebruikt, dan moet een identifier van een Exact Online account
worden opgegeven om over te schakelen naar OAuth authentication (#6742).
• ReadSoft Forms Importer is verwijderd. De importer moet handmatig met de oude versie
van ImageCapture worden verwijderd als deze data bevat of als er bijvoorbeeld Image
Processings naar verwijzen (#7304).
• Een onbeperkt aantal Client Service gebruikers (in de licentie) werkt alleen vanaf License
Service 5.2 (#6461).

Versie 5.10.13
• Pink Web Client Online Importer dwingt nu af dat de Table waarmee de folders worden
opgehaald als Cache mode ‘Do not cache’ heeft. Dit voorkomt dat een Client Service pas
na een dag uit nieuwe folders importeert (#7438). Bij een update naar ImageCapture 6.0
of hoger wordt dit automatisch aangepast.
Versie 5.10.3
• Scannen via ISIS moet opnieuw geactiveerd worden met een nieuwe licentiecode, van‐
wege het upgraden van Accusoft IsisXpress (#7233).
Versie 5.10
• Wanneer bij een Email Importer een e‐mailadres staat ingevuld, wordt voortaan die mail‐
box gebruikt om uit te importeren. Voorheen werd dit e‐mailadres alleen gebruikt voor
auto discover en werd altijd uit de standaard mailbox van de opgegeven gebruiker geïm‐
porteerd. Dit is aangepast om uit gedeelde mailboxen te kunnen importeren (#7097).
• Een Value Definition Part in een Field Group veld mag alleen multi‐value velden gebrui‐
ken uit dezelfde Field Group. Er is een controle in de Manager toegevoegd om niet‐
werkende configuraties te voorkomen (#6857).
• Een lijst achter een Field Group veld mag maar één kolom hebben als deze afhankelijk
is van een ander veld in dezelfde Field Group. Er is een controle in de Manager toe‐
gevoegd om niet‐werkende configuraties te voorkomen (#6926). Bij een update naar
ImageCapture 5.10.34 of hoger of ImageCapture 6.0 of hoger geldt dit niet meer, omdat
de controle daarin is verwijderd (#8208).
Versie 5.9.23
• Pink Web Client Online Importer dwingt nu af dat de Table waarmee de folders worden
opgehaald als Cache mode ‘Do not cache’ heeft. Dit voorkomt dat een Client Service pas
na een dag uit nieuwe folders importeert (#7438). Bij een update naar ImageCapture 6.0
of hoger wordt dit automatisch aangepast.
Versie 5.9
• De Client Service Configurations zijn verwijderd en de Client Service is volledig vernieuwd.
Als er bepaalde jobs zijn die niet door de Client Service verwerkt mogen worden, dan
moet dit via Job authorization opnieuw worden geconfigureerd (#5082).
• In de Exact Globe Financial Entry Export is het regelattribuut Change article price alleen
nog te gebruiken in combinatie met Exact Globe batch 405 en hoger (#6788).
• Alle Exact Online België accounts moeten opnieuw worden geautoriseerd via Tools →
Credentials → Exact Online… (#6826).
Versie 5.8.9
• In de Exact Globe Financial Entry Export is het regelattribuut Change article price alleen
nog te gebruiken in combinatie met Exact Globe batch 405 en hoger (#6788).

Versie 5.8.5
• Voor deze minor release moeten alle Exact Online België accounts opnieuw worden ge‐
autoriseerd via Tools → Credentials → Exact Online… (#6826).
Versie 5.8
• Een custom temp folder moet voortaan op een lokale schijf staan (#6424).
Versie 5.7.19
Versie 5.7.3
• Deze minor release vereist een database update via de Manager, zodat ImageCapture
5.7 werkt met SnelStart 12.3 en hoger (#6451).
Versie 5.7
• Gebruikers van Ridder iQ moeten de module “Scan Sys” in hun licentie hebben, omdat
de exports niet meer werken met alleen een SDK‐licentie (#6047).
• De Web Client blokkert het gebruik met mobiele devices of devices met schermen smal‐
ler dan 850 pixels (#5905).
• Als er bij String Separations (voor een Importer) en/of String Identifications (voor
een Template) lege waardes als separators/identifications staan, dan wordt dit vanaf
ImageCapture 5.7 als een configuratiefout beschouwd. Bij het laden van de class wordt
hier dan een melding gegeven. Lege waardes moeten dan handmatig verwijderd of
gevuld worden (#6060). Vanaf ImageCapture 5.9 worden lege waardes wel automatisch
verwijderd. Alleen String Separations waarvoor helemaal geen separators overblijven
geven dan nog een foutmelding (#6830).
Versie 5.6.28
Versie 5.6
Versie 5.5
• Scannen via ISIS moet opnieuw geactiveerd worden met een nieuwe licentiecode, van‐
wege het upgraden van Accusoft IsisXpress (#5757).

• Scan Settings is vervangen door Scan Profile, waardoor elke Scanner opnieuw geconfigu‐
reerd moet worden (#5644).
• Een Smart Field met een custom keyword heeft nu op veldniveau een minimale lengte
van 4 karakters (#5758). Dit gedrag is vanaf versie 5.5.26, 5.6.25, 5.7.12 en 5.8.1 gewij‐
zigd, daarvoor gold dit namelijk ook op template niveau (#6702). Vanaf versie 5.9.13,
5.10.02 en 6.0.1 is deze limiet versoepeld naar 3 karakters (#7220).
• De Web Client onder IIS 7.0 heeft minimaal SP1 nodig, vanwege een optimalisatie in
het Web.config configuratiebestand. Eventueel kan voor IIS 7.0 zonder SP1 handma‐
tig (ook na elke minor update van ImageCapture) het attribuut runAllManagedModules‐
ForAllRequests opgenomen worden. Zie http://www.asp.net/aspnet/overview/aspnet‐
and‐visual‐studio‐2012/whats‐new voor meer informatie.
• In de Exact Financials SOAP Export zijn de uri, user name en password verwijderd en
moet een account identifier worden ingevuld. De Exact Financials accounts worden in
een apart scherm centraal beheerd (#3384).
• Ridder iQ ouder dan versie 1.3.57.14 werkt niet meer, vanwege het registreren van een
goederenontvangst op een order (#5838).
• De WebDav Export is verwijderd (#5755).
Versie 5.4
Versie 5.3.5
• De Web Client werkt alleen nog maar met de nieuwe License Service 5.0 (#4479, #4480)
en een geüpdatete licentiebestand (versie 4 formaat) waarin ook de Web Client gelicen‐
seerd is (#3361). Dit is nodig vanwege het vervangen van Accusoft ImageGear door een
eigen image viewer (#4826).
Versie 5.3
• Het Guid Part kan niet meer gebruikt worden bij multi‐value velden. Ook is de optie
Empty verwijderd, omdat een GUID geen lege waarde meer kan hebben (#5170).
• De UBL meta info parser is vervangen door een XML (by path) meta info parser, waardoor
alle soorten XML bestanden kunnen worden ingelezen. Als de UBL parser gebruikt werd
om andere soorten XML bestanden in te lezen, moet bij alle import‐velden bij de source
de nl-inv:Invoice\ prefix vervangen worden door de root node van de betreffende
XML bestanden (#5228).
• De WhiteVision TokOpen Document Export en WhiteVision Workflow Document Export
zijn verwijderd (#4511).
Versie 5.2

Versie 5.1
• Vanaf deze versie wordt .NET Framework 4.5 gebruikt. Dit betekent dat het technisch
onmogelijk is geworden om ImageCapture te gebruiken in Windows XP, omdat Microsoft
deze Framework versie niet voor Windows XP uitbrengt (#3712).
• In een unattended Database Importer moet een query worden opgeven waarmee foutie‐
ve records kunnen worden afgehandeld, zodat deze niet nogmaals geïmporteerd worden
(#4613).
Versie 5.0
• Het applicable vinkje per veld bij een template is verwijderd (#4678). Er wordt een mel‐
ding getoond als er velden bestonden waarvoor dit vinkje uitgeschakeld was. Controleer
in dat geval of dat vinkje bewust uitstond en of er een aanpassing nodig is met behulp
van dynamic applicability.
Versie 4.6
• De inrichtingen van AFAS Web Service en AFAS Online Export moeten worden aangepast,
vanwege een andere manier van configureren van AFAS Online omgevingen (#4387).
• In de Twinfield Export zijn de uri, organisation, user name en password verwijderd en
moet een account identifier worden ingevuld. De Twinfield accounts worden in een apart
scherm centraal beheerd (#3383).
• Scannen via Twain wordt niet meer ondersteund. Een bestaande Twain Scanner die ner‐
gens in gebruik is door een Scan Importer wordt automatisch verwijderd. Een Twain
Scanner die wel wordt gebruikt, moet eerst in de Manager van de oude versie worden
vervangen door een Kofax of ISIS Scanner (#4262).
• Bij het importeren is de methode voor het bepalen van de color depth aangepast. 1 bit
per pixel (bpp) wordt nu beschouwd als zwart/wit, <= 8 bpp als grijs en > 8 bpp als kleur.
Als er in kleur gescand wordt, maar het resultaat is grijs, verhoog dan het aantal bits per
pixel bij de scannerinstellingen (#4361).
• De database‐tabellen voor data van Internal Table en Web Service zijn hernoemd van
respectievelijk “iVoorbeeld” naar “i_Voorbeeld” en “wVoorbeeld” naar “w_Voorbeeld”,
om tabelnaam clashes met bestaande ImageCapture tabellen te voorkomen. Deze tabel‐
len worden automatisch hernoemd en queries die naar deze tabellen verwijzen worden
automatisch aangepast als het connectietype van de Database Table op “ImageCapture”
staat. Bij een Database Table van type “Other” wordt een waarschuwing gegeven als er
verwijzingen zijn. Deze queries moeten dan handmatig worden aangepast (#4137).
Versie 4.5
• Scannen via ISIS moet vanaf nu per PC geactiveerd worden met een unieke licentiecode,
vanwege het upgraden van Accusoft IsisXpress (#3700).
• De command line parameter /description is vervangen door /importer, vanwege
het hernoemen van Description naar Importer. Dit zal dus mogelijk in snelkoppelingen
handmatig moeten worden aangepast (#4083).

Versie 4.4
• In de Import Job, Index Job en Extended Index Job is de “External Image Viewer” verwij‐
derd. In plaats daarvan kan in de Index Job en Extended Index Job het image in een aparte
window worden getoond, in de Import Job is deze mogelijkheid er niet (#3893, #3770).
• De Client Service werkt niet goed tot helemaal niet in deze release.
Versie 4.3.1
• Bestaande batches en documenten kunnen niet worden geüpgraded, deze moeten in
de vorige versie eerst volledig worden verwerkt of worden verwijderd. Dit is nodig om‐
dat alle data bestanden voortaan worden opgeslagen in de database i.p.v. in een aparte
global data folder (#3347).
• De Unit4 Dibis Financial Entry Export is verwijderd, omdat die functionaliteit volledig is
in te richten met een Xml Format en File Export. Bestaande exports zijn verwijderd en
moeten opnieuw worden ingericht (#3470).
• In Crop Image Processing worden de marges gereset naar 0 millimeter, omdat daar geen
informate is om een conversie van percentages naar millimeters te doen. Controleer dus
vooraf in de Manager van de oude versie de bedoeling van de huidige percentages en
geef deze opnieuw op in millimeters (#1495).
• De temp folder is nu default gelijk aan de Windows temp folder (eerst de TEMP of TMP
omgevingswaarde, daarna de user temp folder). Het ImageCapture.ini configuratie‐
bestand is hierop aangepast. Als dit om een of andere reden niet wenselijk is, kan dit via
Tools → Options worden aangepast naar een zelf in te stellen temp folder (#3439).
Versie 4.2.4.3
• Deze minor release vereist een database patch via de Manager voor de Unit4 Multivers
Master Data Export (#3608).
Versie 4.2.4
• De Exact Online Financial Entry Export is vervangen door een Exact Online Format en
Exact Online Export. Bestaande exports zijn verwijderd en moeten opnieuw worden in‐
gericht (#3021).
• In Resize Image Processing worden pixels mogelijk verkeerd omgerekend naar millime‐
ters, omdat de resolutie niet verplicht was. Controleer dus vooraf in de Manager van de
oude versie de huidige waardes in pixels en geef deze mogelijk opnieuw op in millimeters
(#1113).
• In de Import Job en Index Job is de GUI voor beeldbewerking in de Client sterk versimpeld
en in de Manager wordt aangegeven wat er in de Client beschikbaar is. Default is alles
beschikbaar voor alle gebruikers. Controleer dus vooraf in de oude versie wat de huidige
instelling is, zodat dit eventueel in de nieuwe versie kan worden aangepast (#3228).
• Bestaande logbestanden in de logmap worden niet meer automatisch opgeschoond, om‐
dat de bestandsnamen voor nieuwe logbestanden iets is aangepast. Voor de netheid
zouden bestaande logbestanden dus een keer handmatig verwijderd kunnen worden.

Versie 4.2.3.14
• Deze minor release vereist een database patch via de Manager voor de Unit4 Multivers
Master Data Export (#3608).
Versie 4.2.3
• Bestaande batches en documenten kunnen niet worden geüpgraded, deze moeten in de
vorige versie eerst volledig worden verwerkt of worden verwijderd.
• Alle template images in de database worden geconverteerd van multi‐page naar single‐
page blobs, hiervoor zijn schrijfrechten nodig op de Windows temp folder.
• Alle SAP exports ondersteunen nu SAP 8.8 (en mogelijk hoger), SAP 2005 en 2007 worden
niet ondersteund (#2946).
• In Description, Blank Page Separation en Delete Blank Page Image Processing worden de
marges gereset naar 0 millimeter, omdat daar geen resolutie werd opgeslagen om een
conversie van pixels naar millimeters te kunnen doen (#1113).
Versie 4.2.2.11
• Deze minor release vereist een database patch via de Manager voor OpenCV alignment
zones (#3109).
Versie 4.2.2
• De Align Image Processing is verwijderd. Als dit de enige Image Processing was in een
Image Processing Job, dan moet deze lege job ook nog handmatig verwijderd worden.
Het image wordt voortaan in de Data Extraction Job aangepast als er alignment zones
zijn voor de gevonden template, zodat de uitgelezen zones in de Index Job op de juiste
plek getoond worden.
• Het gedrag van Parts en Value Definition is licht gewijzigd, het kan zijn dat velden ineens
juist wel of juist niet meer zichtbaar worden (#2876, #2515).
• Exact Globe/Synergy wordt alleen nog ondersteund vanaf batch 383 (#2839).
De volgende update issues gelden alleen bij een update naar 4.2.2, niet wanneer geüpdatet
wordt naar een nieuwere versie:
• Het is aan te raden om van tevoren een backup van de global data folder te maken.
Wanneer tijdens de database update iets fout gaat, kan de global data folder corrupt
raken omdat de files wel geüpdatet zijn en de database niet.
• Tijdens het updaten van de database worden alle geïmporteerde files in de global data
folder ingelezen en omgezet van TIF naar de nieuwe interne formaten (#1349). Tijdens
de update moet de global data folder dus beschikbaar zijn en moeten alle files bestaan.
Als er erg veel documenten in de database zitten, dan kan de update dus ook lang duren.
Wanneer u tijdens het updaten van de database geen toegang hebt tot de global data
folder, moet vooraf alle data worden verwijderd vanuit de Manager.
Het volgende update issue geldt alleen bij een update vanaf 4.1.6 of 4.2.1 naar 4.2.2, niet
wanneer van een oudere versie dan 4.1.6 in één keer naar 4.2.2 of verder geüpdatet wordt:

• Omdat de interne opslag van uitgelezen zones veranderd is moet er in sommige geval‐
len data teruggeplaatst worden. Dit geldt alleen voor Flexible Form Classes waarin Rule
Fields gebruikt worden. Hierin moeten documenten terugverplaatst worden naar de Da‐
ta Extraction Job, zodat deze data opnieuw wordt uitgelezen (#3116).
Versie 4.2.1
• Vanaf deze versie wordt .NET Framework 4.0 gebruikt. Dit is geen onderdeel van de
ImageCapture installer, maar moet vooraf door de klant zelf geïnstalleerd worden. Voor
Windows XP is eerst Service Pack 3 nodig voordat deze Framework versie überhaupt
geïnstalleerd kan worden (#2376).
• De Twinfield Financial Entry Export is vervangen door een Twinfield Format. Bestaande
exports zijn verwijderd en moeten opnieuw worden ingericht (#2395).
Versie 4.1.6
• De installer is uitgesplitst in aparte installers voor alleen ImageCapture, Query Analyzer,
Barcode Reader en de ImageCapture License Service.
• De ImageCapture License Service heeft nu een eigen LicenseService.ini in dezelfde
map als het ImageCapture.ini configuratiebestand.
• De lokatie van het ImageCapture.ini configuratiebestand is gewijzigd (#2285).
– Windows XP: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\
Scan Sys\ImageCapture\ImageCapture.ini
– Windows 7: C:\ProgramData\Scan Sys\ImageCapture\ImageCapture.ini
• WindowsInstaller 3.1 wordt niet meer geïnstalleerd door de installer. Deze was mogelijk
nodig om SQL Server te installeren op Windows XP als het systeem niet up‐to‐date was.
In de Optional map staan losse Windows installer versies voor verschillende besturings‐
systemen voor als ze tijdens implementatie toch nodig blijken te zijn.
Versie 4.1.5
Versie 4.1.4
Deze release is niet publiek uitgebracht.
• In het ImageCapture.ini configuratiebestand is UseWinAuth hernoemd naar
WinAuth, zodat deze instelling nu in alle configuratiebestanden hetzelfde is.
Versie 4.1.3
Deze release is niet publiek uitgebracht.

Versie 4.1.2
• Eventueel aanwezige installaties van ImageCapture, Barcode Reader, Query Analyzer en
Leadtools moeten eerst via Add or Remove Programs gedeïnstalleerd worden. Dit is no‐
dig zodat alle oude mappen en verwijzingen netjes worden verwijderd:
– De default installatiemap is aangepast naar C:\Program Files\Scan Sys, dus
met een spatie tussen Scan en Sys. Dit is vanaf deze versie ook consistent doorge‐
voerd voor user en machine settings mappen, registry settings, uninstall informa‐
tie, etc. waarvoor vroeger soms ScanSys en soms Scan Sys werd gebruikt. Een
bestaande map waarin het licentiebestand staat, kan ook worden hernoemd.
– De structuur van het startmenu is aangepast (#1111).
• De License Service, Client Service en Client Service Scheduler worden niet meer door de
installer geregistreerd als Windows service. Dit moet na het uitvoeren van de installer
apart gedaan worden met de bijbehorende batch bestanden in de installatiemap.
• De Identification Job wordt alleen nog maar unattended uitgevoerd. In elke Flexible Form
Class moet daarom in ieder geval één Index Job bestaan waarin de crediteur en/of tem‐
plate gewijzigd kan worden, dit moet bij die job worden aangezet bij Identification Set‐
tings.
• De attended versie van de Runsheet Job en bijbehorende validaties zijn verwijderd.
• Alle instellingen van OCR Full Text Job en alle bijbehorende formaten gaan verloren en
worden vervangen door default instellingen.
• Tijdens het starten van de Client wordt geen waarschuwing meer getoond als assemblies
van C# Jobs/Parts niet geladen kunnen worden. Als een assembly niet correct is geladen,
dan wordt dit zichtbaar bij het verwerken van de job waarin deze assembly wordt ge‐
bruikt.
• Class queries en connections zijn verwijderd en worden automatisch geconverteerd naar
tabellen. Queries met precies dezelfde inhoud worden daarbij geconverteerd naar één
tabel. Eigenlijk moeten alle tabellen handmatig worden gecontroleerd op gebruik en
consistentie.
Versie 4.1.1
• Bestaande batches en documenten kunnen niet worden geüpgraded, deze moeten in de
vorige versie eerst volledig worden verwerkt of worden verwijderd.
• SQL Server 2000 wordt niet meer ondersteund (#1370).
• De configuratiebestanden zijn aangepast qua lokatie en inhoud. De oude .dat bestanden
in de Documents and Settings map worden niet meer gebruikt en mogen voor de netheid
worden verwijderd.
• In de Import Job is drag/drop van thumbnails niet meer mogelijk (#1601).
• In de Exact Synergy Enterprise Add Request Export is het request type nu een attribuut
in de grid en moet daar dus worden toegevoegd.
• In de Exact Synergy Enterprise Add Document Export is het document type nu een attri‐
buut in de grid en moet daar dus worden toegevoegd.
• In de Exact Globe Financial Entry Export is voor het gebruik van Commitment Lines de
Exact‐licentie SE5313 nodig (#983).
• De Transfer Tool wordt in deze versie niet meegeleverd.

Versie 4.0.6810 en ouder

Neem voor updates vanaf versie 4.0.6810 en ouder contact op met Scan Sys voor meer infor‐
matie.

Bijlage 3
Koppeling met E‐mail
ImageCapture ondersteunt op een aantal plekken de mogelijkheid tot het ontvangen en verstu‐
ren van e‐mail. De verschillende manieren en bijbehorende vereisten worden in deze appendix
besproken.
3.1 Email Accounts

Voor het ontvangen en versturen van e‐mail moet eerst een e‐mail account worden gedefini‐
eerd. Dit gebeurt in de Manager via Tools → Credentials → Email Accounts. Er zijn verschillen‐
de client en server accounts met elk hun eigen specifieke instellingen.
3.2 Importeren
Het importeren van e‐mail wordt in de Manager gedefinieerd bij een Email Importer. Alleen
IMAP, Microsoft Graph (Office 365) en Microsoft Exchange worden hier ondersteund.
3.3 Exporteren
Het exporteren van e‐mail wordt in de Manager gedefinieerd bij een Email Export. Alle soorten
e‐mail accounts behalve IMAP worden hier ondersteund.
3.4 Handmatig versturen

In de Manager kan per gebruiker worden aangegeven of deze in de Desktop Client handmatig
een e‐mail mag versturen met het geselecteerde document als bijlage. Dit is mogelijk in de
Index Job en Extended Index Job.
E‐mail kan verstuurd worden via één van de gedefinieerde e‐mail accounts of via de aan het
EML bestandsformaat gekoppelde e‐mail client, bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Mozilla
Thunderbird met de X‐Unsent support add‐on.
160
3.5 Vereisten
3.5.1 IMAP
• Het importeren via IMAP is ontwikkeld met GMail als server. Andere gangbare serverty‐
pes werken mogelijk ook, maar hier kan vooraf geen garantie op gegeven worden.
• Bij het gebruik van GMail als server is extra configuratie van het gebruikte GMail‐account
nodig, welke in de documentatie van GMail beschreven wordt:
– Wanneer het account gebruikt maakt van two factor authentication moet een spe‐
cifiek app‐wachtwoord voor ImageCapture worden gegenereerd.
– Wanneer two factor authentication niet gebruikt wordt moet de toegang voor
‘Apps met lagere beveiliging’ worden toegestaan.
• De IMAP server moet vanaf de werkstations te benaderen zijn.
3.5.2 SMTP
• De SMTP server moet vanaf de werkstations te benaderen zijn.
• Bij verplichte authenticatie moet er een statische Windows gebruiker beschikbaar zijn
die dit kan.
3.5.3 Microsoft Exchange

• Microsoft Exchange 2010 of hoger is vereist.
• Wanneer het Microsoft Exchange account gebruik maakt van two factor authentication
moet een specifiek app‐wachtwoord voor ImageCapture worden gegenereerd.
• Bij gebruik van Office 365 Advanced Threat Protection (ATP) kan de Safe Attachments
policy optie Dynamic Delivery niet worden gebruikt, omdat emails daarmee al geïmpor‐
teerd kunnen worden terwijl de bijlagen nog niet beschikbaar zijn.
• Importeren van e‐mail uit publieke mappen wordt niet ondersteund.
• De Exchange‐interface van Kerio Connect wordt niet ondersteund.
3.5.4 Microsoft Graph

• Microsoft Office 365 is vereist.
• In de Microsoft Azure portal moet een App registration worden gedefinieerd.
• Importeren van e‐mail uit publieke mappen wordt niet ondersteund.
3.5.5 MAPI
• Scan Sys raadt het gebruik van MAPI af, omdat dit een verouderde en werkstationafhan‐
kelijke methode is.
• Op het werkstation moet een e‐mail client geïnstalleerd staan die is geconfigureerd voor
het versturen van e‐mail.
• Deze methode werkt onder andere met de volgende e‐mail clients:
– Microsoft Outlook Express
– Microsoft Outlook 2003
BIJLAGE 3. KOPPELING MET E‐MAIL 161


Microsoft Outlook geeft voor elke e‐mail een pop‐up met de vraag of de gebruiker deze daad‐
werkelijk wil versturen. Deze melding is te onderdrukken met de applicatie Clickyes. Scan Sys
biedt hiervoor geen ondersteuning, omdat dit een applicatie van derden is.
BIJLAGE 3. KOPPELING MET E‐MAIL 162

Bijlage 4
Koppeling met AFAS

• Technische informatie.
• Beschrijving configuratie in AFAS.
• Functionaliteiten.
• Beperkingen.
4.1 Technische informatie

• ImageCapture koppelt via de Web Services met AFAS.
• Tijdens het inrichten van ImageCapture moet er een AFAS‐gebruiker beschikbaar zijn die
alle rechten heeft.
• In AFAS moeten de modules voor de Get‐ en UpdateConnectoren deel uitmaken van de
AFAS licentie en geïnstalleerd zijn.
• In AFAS moet de autonummering voor boekingen en relaties aan staan.
• In AFAS kan gebruik worden gemaakt van de workflow voor het fiatteren van facturen.
Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de standaard workflow van AFAS. Indien een
afwijkende workflow gewenst is, moet dat ingericht worden in AFAS door een AFAS con‐
sultant/specialist.
• Bij het boeken van inkoopfacturen is het mogelijk om de factuur op meerdere projec‐
ten te boeken. Standaard wordt de factuur als bijage aan het eerste project gekoppeld.
ImageCapture biedt de mogelijkheid om de factuur als bijlage aan alle projecten te kop‐
pelen. Om dit mogelijk te maken, moet in AFAS een apart dossieritem type worden in‐
gericht.
• Tijdens het inrichten van ImageCapture moeten vrije velden in AFAS geïmporteerd wor‐
den door een gebruiker die daar de rechten voor heeft. Deze vrije velden zijn nodig om
per crediteur te kunnen instellen of facturen automatisch verwerkt mogen worden.
• Tijdens het inrichten van ImageCapture moet de set van GetConnectoren van Scan Sys
in AFAS geïmporteerd worden door een gebruiker die daar de rechten voor heeft.
• Binnen AFAS moet een App connector geconfigureerd worden. Hiervoor moet tevens
een gebruikerstoken gegenereerd worden voor gebruik vanuit ImageCapture. De gekop‐
pelde gebruiker moet voldoende rechten hebben om de connectoren aan te roepen en
om alle acties uit te voeren die ImageCapture automatiseert.
163
4.2 Beschrijving configuratie in AFAS

Om ImageCapture te kunnen koppelen met een omgeving in AFAS moeten de volgende werk‐
zaamheden in AFAS worden uitgevoerd:
• Het aanmaken van vrije velden.
• Het uploaden van Get Connectoren.
• Het aanmaken van een App Connector.
Deze acties moeten worden uitgevoerd door een AFAS consultant/specialist.
Aanmaken vrije velden

ImageCapture maakt gebruik van een vrij veld om per crediteur te kunnen bepalen of de fac‐
turen automatisch verwerkt mogen worden. Als nu of in de toekomst gebruik wordt gemaakt
van deze functionaliteit, moeten het vrije veld in AFAS worden aangemaakt. Omdat het vrije
veld wordt gebruikt in de Update‐ en GetConnectoren, is het aan raden om het vrije veld te
importeren. Scan Sys kan het bestand voor het importeren van het vrije veld aanleveren.
Importeren vrije veld automatisch verwerken inkoopfacturen

Voer onderstaande stappen voor elke omgeving uit.
• Start AFAS:
– Log in met een gebruiker die toegang heeft tot alle omgevingen.
– Controleer of uw gebruiker rechten heeft om Vrije velden aan te maken. Zo niet,
log in met een andere gebruiker of vraag uw beheerder om deze rechten toe te
kennen.
• Ga naar Algemeen → Beheer → Management tool.
• Dubbelklik op de functiegroep Organisatie/persoon.
• Ga aan de linkerkant naar het bestand Inkooprelatie.
• Klik op 2. Importeren.
• Selecteer het bestand Inkooprelatie_AutoFactuurImageCapture.fie.
• Druk op Voltooien.
• Sluit het scherm Management tool en open de omgeving opnieuw.
Uploaden Get Connectoren

ImageCapture gebruikt de GetConnectoren van AFAS voor het ophalen van data waarmee de
documenten verwerkt kunnen worden. Dit is nodig om bijvoorbeeld een lijst van crediteuren
en een lijst van dossier item types te kunnen tonen. Standaard heeft ImageCapture meer dan
50 connectoren nodig, die allemaal zijn voorgedefinieerd. Scan Sys kan deze GetConnectoren
aanleveren. Deze connectoren kunnen eenvoudig in AFAS worden geïmporteerd. Voorafgaand
aan het importeren, moeten eerst de vrije velden in de omgeving zijn aangemaakt.
• Start AFAS:
– Log in met een gebruiker die toegang heeft tot alle omgevingen.
BIJLAGE 4. KOPPELING MET AFAS 164

– Controleer of uw gebruiker rechten heeft om GetConnectoren te importeren. Zo

niet, log in met een andere gebruiker of vraag uw beheerder om deze rechten toe
te kennen.
• Ga naar Algemeen → Uitvoer → Beheer → GetConnector.
• Druk op 4. Importeren.
• Druk op Map.
• Selecteer de folder waarin de GetConnectoren staan.
• Druk op OK.
• Druk op Voltooien.
• Wacht tot het importeren is afgerond en sluit de schermen.
Aanmaken App Connector

Met een App connector is het mogelijk externe applicaties, zoals ImageCapture, toegang te
geven tot AFAS. In de App connector is het mogeljk om tokens te genereren, die ImageCapture
moet gebruiken om de uitwisseling uit te voeren. Daarnaast wordt in de App connector bepaald
welke connectoren de externe applicatie mag benaderen. Het is daarom noodzakelijk om eerst
alle GetConnectoren te uploaden.
Start AFAS:
• Log in met een gebruiker die toegang heeft tot alle omgevingen.
• Controleer of uw gebruiker rechten heeft om gebruikersgroepen en App connectoren
aan te maken. Zo niet, log in met een andere gebruiker of vraag uw beheerder om deze
rechten toe te kennen.
Het is mogelijk om in AFAS een gebruikersgroep te definiëren, zodat alleen gebruikers uit die
groep rechten hebben om de nieuwe App connector te gebruiken. Dit kan binnen binnen uw
organisatie vanuit een beveiligingsstandpunt wenselijk zijn, maar dit is technisch gezien niet
noodzakelijk:
• Ga naar Algemeen → Beheer → Autorisatie tool.
• Klik in de menubalk op Groep → Nieuw….
• Kies Maak een geheel nieuwe gebruikersgroep.
• Klik op Volgende.
• Vul bij Groep in: “SCANSYS”.
• Vul bij Omschrijving in: “Scan Sys ImageCapture connectoren”.
• Kies bij Vullen op basis van de optie “Handmatig” uit de lijst.
• Klik op Voltooien.
Voeg de gebruiker toe aan de zojuist gemaakte gebruikersgroep:
• Ga naar het tabblad Onderhoud gebruikers.
• Selecteer de gebruiker waarmee ImageCapture verbinding met AFAS moet maken.
• Ga naar het tabblad Lid van groep.
• Klik op Nieuw.
• Vink de gebruikersgroep SCANSYS aan.
• Klik op OK.

Maak eerst in AFAS een App connector:

• Ga naar Algemeen → Beheer → App connector.
• Klik op Nieuw.
• Vul bij Omschrijving in: “Scan Sys ImageCapture”.
• Kies bij Gebruikersgroep voor de zojuist aangemaakte groep “SCANSYS”, of anders voor
“Iedereen”.
• Klik op Voltooien.
• Vink de optie Geblokkeerd uit.
• Ga naar het tabblad GetConnectoren en voeg alle connectoren toe die beginnen met
“ScanSys”.
• Ga naar het tabblad UpdateConnectoren en voeg de volgende connectoren toe: “FbCon‐
frontation”, “FiCommitment”, “FbGoodsReceived”, “FiEntries”, “FiFixedAssets”, “FiInvoi‐
ce”, “FiElectronicInvoicePurchase”, “KnOrganisation”, “KnPurchaseRelationOrg”, “KnSa‐
lesRelationOrg”, “KnSubject”.
• Ga naar het tabblad Connectoren en voeg de connector “AppConnectorSubject” toe.
Genereer vervolgens een “token”:
• Ga naar het tabblad Gebruikerstokens en klik op Nieuw.
• Selecteer de gebruiker waarmee ImageCapture verbinding met AFAS moet maken. Con‐
troleer of de gebruiker voldoende rechten heeft om alle acties die ImageCapture auto‐
matiseert uit te voeren. Controleer daarnaast of de optie Connector is aangevinkt bij
deze gebruiker.
• Vul bij Omschrijving in: “Scan Sys ImageCapture”.
• Kopieer het gegenereerde token (inclusief alle tags) om deze in ImageCapture te kun‐
nen gebruiken. Let op: dit token wordt maar eenmalig verstrekt, bewaar deze eventueel
tijdelijk in een tekst‐bestand.
• Klik op Voltooien en vervolgens op Ok.
Als ImageCapture nog niet is geïnstalleerd, sla dan de token op in een tekst‐bestand. Noteer
bij de token voor welke omgeving de token is. Bewaar dit tekst‐bestand voor de consultant die
de implementatie van ImageCapture uitvoerd. Als ImageCapture wel is geïnstalleerd, kopieer
dan het zojuist gegenereerde token naar ImageCapture:
• Start de Manager.
• Ga naar Tools → Credentials → AFAS Online….
• Voeg de omgeving toe. Vul in de kolom Token de token in en vink de optie Active aan.
4.3 Functionaliteiten
In de huidige standaard database van ImageCapture zijn een aantal basisinrichtingen beschik‐
baar welke zijn ontwikkeld door Scan Sys. Deze configuraties zijn door Scan Sys getest en goed‐
gekeurd voor gebruik.
Profiel “Algemene dossiers”

Type licentie: Document Class

Aanmaken van dossieritems met bestemming.

Standaard functionaliteiten:
• Aanmaken van organisaties.
• Aanmaken van diverse dossieritem types.
• Tonen van bestemmingen op basis van de inrichting van het dossieritem type.
• Meegeven van de volgende bestemmingen en velden: aanleiding, abonnement, actief,
administratie, afhandeldatum, begindatum, bron, campagne, contact, contract, dossie‐
ritem, einddatum, factuurtype, forecast, inkoopfactuur, itemcode, itemtype, kenmerk 1
t/m 3, onderwerp, prioriteit, toelichting, verantwoordelijke, verkoopfactuur en verzuim‐
melding.
Profiel “HRM dossiers”

Aanmaken van HRM dossieritems met bestemming.
• Aanmaken van diverse dossieritem types.
• Tonen van bestemmingen op basis van de inrichting van het dossieritem type.
• Meegeven van de volgende bestemmingen en velden: aanleiding, actief, afhandelda‐
tum, begindatum, bron, campagne, contract, dossieritem, itemcode, itemtype, kenmerk
1 t/m 3, onderwerp, prioriteit, project, toelichting en verantwoordelijke.
• Voorbereid voor het automatisch vullen van de bestemming op basis van een barcode.
Profiel “Facturen”
Koppelen factuur als bijlage aan een bestaande boeking.
Profiel “Inkoopfacturen”
Type licentie: Flexible Form Class
Boeken en fiatteren van inkoopfacturen en declaraties en het koppelen van het document als
bijlage aan de boeking.
• Importeren van dossieritems die met Outsite zijn geüpload.
• Boekingen geblokkeerd voor betaling aanmaken in AFAS.
• Fiatteren van facturen in ImageCapture Workflow, of in AFAS Insite.
• Aanmaken van een dossieritem met kenmerken en toelichting.
• Aanmaken van crediteuren in AFAS.
• Boeken op G‐rekeningen.
• Boeken op vrije velden van de boeking.
• Boeken op vreemde valuta in de crediteurenregel.
• Boeking exporteren naar de module E‐factuur van AFAS.

• Selecteren van de rekening van de crediteur waarop betaald moet worden.

• Boeken van betalingskorting en kredietbeperking.
• Boeken op verbijzonderingsas(sen) voor de crediteuren‐ en kostenregels. Niet voor de
btw‐regels.
• Aanmaken van vaste activa in AFAS.
• Boeken op verplichtingen.
• Boeken op projecten (inclusief koppelen factuur als bijlage aan het project).
• Boeken op goederenontvangsten (inclusief aanmaken confrontaties).
• Boeken van transitorische posten.
• Bepalen van de vervaldatum a.d.h.v. betaalvoorwaarden met verschuiving.
• Boeken en beheren van herhalende boekingen.
Profiel “Verkoopfacturen”
Boeken van verkoopfacturen en het koppelen van de factuur als bijlage aan de boeking.
• Importeren van dossieritems die met Outsite zijn geüpload.
• Aanmaken van een dossieritem met kenmerken en toelichting.
• Aanmaken van debiteuren in AFAS.
• Boeken op verbijzonderingsas(sen) voor de debiteuren‐ en kostenregels. Niet voor de
btw‐regels.
4.4 Beperkingen
Boeken van rekening courant facturen
AFAS biedt geen mogelijkheid om via de Update Connectoren een rekening courant boeking
aan te maken. Als alternatief kunnen deze facturen op een tussenrekening worden geboekt
waarna ze in AFAS verder worden verbijzonderd, of kan er voor worden gekozen om de factuur
als E‐Factuur op te slaan en in AFAS te importeren.
Boeken van vreemde valuta op regelniveau

Het is in ImageCapture mogelijk om de totaalbedragen in vreemde valuta te boeken, maar
niet de regelbedragen. De regelbedragen zullen altijd in de standaard valuta geboekt moeten
worden. Hierdoor is het niet mogelijk om bestellingen, waarvan de bedragen in de vreemde
valuta zijn ingegeven, op de juiste manier te kunnen confronteren.
Meegeven van commerciële afschrijving bij vaste activa

Bij het aanmaken van vaste activa is het in AFAS mogelijk om gegevens voor de commerciële en
fiscale afschrijving mee te geven. Standaard kan in ImageCapture alleen de fiscale afschrijving
meegegeven worden. Indien nodig kan basis van consultancy de functionaliteit voor commer‐
ciele afschrijving toegevoegd worden.

Aantal ontvangen bij gebruik van verplichtingen

AFAS biedt geen mogelijkheid voor het invoeren van aantal ontvangen bij het gebruik van ver‐
plichtingen. Standaard zal in ImageCapture het aantal ontvangen gelijk zijn aan het aantal be‐
steld indien er een verplichting van toepassing is.
Fiatteren van facturen in ImageCapture Workflow

Het is niet mogelijk om per factuurregel uit AFAS op te halen welke ontvangstregels eraan zijn
gekoppeld. Dit is alleen mogelijk op factuurniveau. De fiatteurs kunnen op factuurniveau de
gebruikte ontvangsten, het confrontatiebedrag en de confrontatiestatus zien.
Inkoopfactuur koppelen aan meerdere projecten

Het is niet mogelijk om deze functionaliteit te gebruiken in combinatie met de Workflow en
het archief van ImageCapture.
Boeken op meerdere projecten per boekingsregel

ImageCapture biedt geen mogelijkheid om in één boekingsregel te boeken op meerdere pro‐
jecten.
Verbijzondering doorverdelen
Het verdelen van bedragen in een factuurregel, wat in AFAS mogelijk is voor verbijzonderingsas
1, is in ImageCapture niet mogelijk.

Bijlage 5
Koppeling met Archifact Shopper

• Beperkingen.

• Voor de koppeling met Shopper is Exact Globe of Exact Financials als boekhoud applicatie
nodig.
• ImageCapture koppelt met Shopper via Web Services.
• Om verbinding te kunnen maken met de Shopper API moeten de volgende zaken bekend
zijn:
– De URL waarop de Shopper API te benaderen is.
– De API‐key waarme ImageCapture toegang heeft tot de Shopper API.
• Het in mogelijk om in Shopper voor de inkooporder‐ en contractnummers een prefix
(voorloopletters) in te geven wat het uitlezen van deze nummers van de factuur bevor‐
derd.
In de huidige standaard database van ImageCapture is een basisinrichting beschikbaar welke
is ontwikkeld door Scan Sys. Deze configuratie is door Scan Sys getest en goedgekeurd voor
gebruik.
Profiel “Inkoopfacturen met Shopper”

• Koppelen van facturen aan inkooporders.
170
• Koppelen van facturen aan contracten.

• Aanmaken van de factuur in Shopper.
• Toevoegen van de bijlage aan de factuur in Shopper.
• Toevoegen van de audit trail in Shopper na fiattering van factuur in ImageCapture Work‐
flow.
Profiel “Versturen herinneringen”

Versturen van herinneringen voor fiatteren.
5.3 Beperkingen
Tonen van bestelgegevens aan de fiatteurs
Het is niet mogelijk om bestelgegevens te tonen aan fiatteurs van facturen indien deze gege‐
vens niet meegestuurd kunnen worden in de boeking in de achterliggende boekhoudapplica‐
tie.
BIJLAGE 5. KOPPELING MET ARCHIFACT SHOPPER 171

Bijlage 6
Koppeling met Art Systems Transpas

Enterprise


• De Transpas database moet up‐to‐date zijn, zodat alle benodigde table‐valued functions
en stored procedures aanwezig zijn. Bij gebruik van de ImageCapture standaarddatabase
8.6.A of hoger moet Transpas na 20 juni 2019 geüpdatet zijn.
• Er moet een SQL‐gebruiker beschikbaar zijn (standaard is dit de SQL‐gebruiker scansys)
met de rol db_datareader voor beide Transpas databases en Execute permission voor de
…_admin database.
• Er moet een Windows‐gebruiker beschikbaar zijn met schrijfrechten in de map die Trans‐
pas voor documenten gebruikt. Zie in Transpas Stambestanden → Algemeen → Bedrij‐
ven, selecteer het bedrijf en ga naar tabblad Documenten beheer.
Profiel “Afsplitsen transportdocumenten”

Afsplitsen van vrachtbriefpagina’s van verwerkte inkoopfacturen.
Profiel “Documenten”
172
Verwerken van algemene documenten.

• Documenten koppelen aan:
– Douane
– Inkoopfactuur
– Medewerker
– Relatie
– Rit
– Schade
– Verkoopfactuur
– Voertuig
Boeken en fiatteren van inkoopfacturen en declaraties en het koppelen van de factuur als bij‐
lage aan de boeking.
• Boeken op kostendoel(en).
• Boeken op kostendrager(s).
• Boeken op kostenplaats(en).
• Boeken op rit(ten).
• Boeken op zending(en).
• Fiatteren van facturen met ImageCapture Workflow.

Profiel “Vrachtbrieven”
Verwerken van transportdocumenten.
BIJLAGE 6. KOPPELING MET ART SYSTEMS TRANSPAS ENTERPRISE 173

Bijlage 7
Koppeling met Cerm

• Beschrijving configuratie in Cerm.
• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen Cerm en ImageCapture:
– Cerm moet minimaal versie v7.22 (R0) F197 of v7.23 (R0) F042 zijn.
– De licentie van Cerm moet worden uitgebreid met de koppeling.
– Indien ImageCapture wordt gebruikt voor het fiatteren van facturen moet door
de consultant van Cerm de stored procedure *sp_crm_update_wakpfk__unblock*
worden aangemaakt in de Cerm database (indien deze nog niet aanwezig). Deze
stored procedure wordt gebruikt om goedgekeurde facturen in Cerm vrij te ge‐
ven voor betaling. De gebruiker waarmee vanuit ImageCapture verbinding wordt
gemaakt naar de Cerm database moet execute rechten hebben op deze stored
procdure in alle database waar met ImageCapture facturen naar moeten worden
verwerkt.
– De gebruiker waarmee vanuit ImageCapture verbinding wordt gemaakt naar de
Cerm database heeft db_datareader rechten nodig op alle Cerm databases waar
met ImageCapture facturen naar moeten worden verwerkt.
• Met de koppeling tussen ImageCapture en Cerm worden alle facturen eerst in Cerm aan‐
gemaakt, dus ook de facturen waarop geen inkopen ten grondslag liggen. Na verwerking
in Cerm worden de facturen doorgestuurd naar een achterliggende boekhoudapplicatie.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Cerm via XML uitwisseling.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de Cerm database.
174
7.2 Beschrijving configuratie in Cerm

Dagboeken
Er moet voor elk dossier een dagboek ingegeven zijn waar de aankoopfacturen die vanuit
ImageCapture zijn aangemaakt en door Cerm worden geïmporteerd in terecht komen. Dit kan
worden ingesteld via de Cerm verkenner > Parameters > Parameters boekhouding > Aankoop‐
facturen > Standaardinstellingen > Importeren > Dagboek.
Hotfolders
Hotfolders kunnen geconfigureerd worden door in het Windows Start Menu te kiezen voor
Cerm → Setup. Kies vervolgens in Setup in het menu voor Folder Monitor → Service actions.
Klik aan de linkerkant op de bovenste knop om een actie toe te voegen:
• Aankoopfacturen:
– Blocked: Uitgevinkt
– Hotfolder: <exportmap van ImageCapture>
– Action: C:\Program Files (x86)\Cerm\ibsimport.exe
– Parameters: ‐PImportAkpFacturen ‐f%f ‐L ‐e"<map voor fouten>"
– Maximum runtime: 0 sec
– Start action for each file: Aangevinkt
• Verkooporders:
– Blocked: Uitgevinkt
– Hotfolder: <exportmap van ImageCapture>
– Action: C:\Program Files (x86)\Cerm\ibsprdinput.exe
– Parameters: ‐aCermDatabaseNaam ‐uCermGebruikersnaam ‐pWachtwoord
‐PWizInputKlantordersXMLAuto ‐r%f ‐e"<map voor fouten>" ‐Q
– Maximum runtime: 0 sec
– Start action for each file: Aangevinkt
Bevestig de nieuwe configuratie met Next en Finish en herstart de Windows service Cerm Fol‐
der Monitor.
Profiel “Aankoopfacturen”
Boeken en fiatteren van aankoopfacturen en declaraties en het koppelen van het document
als bijlage aan de boeking.
BIJLAGE 7. KOPPELING MET CERM 175

• Inkoopfactuur matchen met aankoopbon: grondstoffen, werken derden, producten en

transport.
• Boeken op grootboekrekening.
• Boeken op niveau 1 t/m 3.
• Optioneel meegeven van de boekingsdatum.
• Optioneel meegeven van een gestructureerde mededeling (OGM).
• BTW specificeren op regelniveau, inclusief aftrekbaar percentage en bedragen aftrek‐
baar en niet aftrekbaar.
Profiel “Verkooporders”
Aanmaken van verkooporders en het koppelen van het document als bijlage aan de order.
• Regelherkenning middels het uitlezen van eigen productreferenties of referenties van de
klant en het uitlezen van aantallen, prijzen en leverdata door gebruik van templates.
• Samenvoegen van meerdere uitgelezen of ingevoerde kit‐onderdeelregels tot één kit‐
productregel, indien alle kit‐onderdelen in gelijke aantallen aanwezig zijn.
• Stockorder of leveren aan adres.
• Gedetailleerde voorraadcontrole.
• Optioneel meegeven van de prijs.
• Optioneel meegeven van de verzenddatum.

7.4 Beperkingen
Intrastat gegevens
Het is niet mogelijk om bij het boeken van aankoopfacturen vanuit ImageCapture Intrastat
gegevens mee te geven. Dit wordt door Cerm toegevoegd na het aanmaken van de factuur.
Prijsbepaling
Bij het boeken van verkooporders kan van een product alleen de vaste productprijs vanuit
Cerm getoond worden en geen andere prijsbronnen, zoals een standaard‐ of referentiecalcu‐
latie. In Cerm bestaat de functionaliteit Verkoopprijzen controleren om de door ImageCapture
meegegeven prijzen te controleren ten opzichte van door Cerm berekende prijzen.

Reservaties
Bij het boeken van verkooporders is het niet mogelijk om per product te bepalen vanuit welke
productiebatches geleverd gaat worden en daarin aantallen te reserveren.
Eenheden en aantallen
Bij het boeken van verkooporders worden de gebruikte eenheden getoond als prijssoort, maar
deze kunnen niet aangepast worden. De standaard prijssoort van het artikel zal hierbij van
toepassing zijn. De in te geven aantallen zijn altijd zonder decimalen.
BTW‐percentage op regelniveau
Bij gebruik van de functionaliteit om BTW te specificeren op regelniveau worden BTW‐
percentages op regel niet meegestuurd en krijgen de regels in Cerm het standaard BTW‐
percentage. BTW‐bedragen worden wel gestuurd en in Cerm getoond. Het getoonde
percentage kan dus niet aansluiten op de getoonde bedragen.
Deblokkeren boekingen in achterliggende financiële applicatie

Bij gebruik van ImageCapture Workflow in combinatie met Cerm plus een achterliggende fi‐
nanciële applicatie gelden ook de beperkingen van die achterliggende applicatie. Dit kan be‐
tekenen dat een boeking reeds door Cerm is aangemaakt in die applicatie voordat de factuur
is goedgekeurd in ImageCapture, waarbij het na goedkeuring niet meer mogelijk is voor Cerm
om de boeking te deblokkeren.
Kit‐onderdeelregels in ongelijke aantallen

Als de aantallen van kit‐onderdeelregels niet gelijk zijn, maar alle onderdelen van een kit zijn
wel aanwezig, dan worden er geen kits voor het laagste aantal voorgesteld met de resterende
aantallen als losse producten. Alle onderdelen van een kit dienen in gelijk aantal aanwezig te
zijn om samengevoegd te kunnen worden tot een kit.

Bijlage 8
Koppeling met Colijn IT iOne

• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen iOne en ImageCapture:
– De iOne modules Financieel en Koppeling Scan Sys zijn verplicht.
– iOne moet geüpdatet zijn naar minimaal versie 2.4.6.
– De volgende gegevens moeten bekend zijn bij de implementatie van ImageCapture
voor het opzetten van de connectie naar de iOne database:
* IP‐adres van de database server van iOne.
* Poort waarover verbonden wordt met de iOne database (standaard is dit poort
1521).
* Naam van de TNS service van iOne (bijvoorbeeld UL3).
* Naam van de database user van iOne (bijvoorbeeld up_dba).
* Password van de database user van iOne.
– Er moet een locatie zijn waar de inkoopfacturen in gearchiveerd worden (op de
server waar de virtual directory wordt aangemaakt, zie hieronder).
– Er moet een virtual directory worden aangemaakt in IIS waarmee de archiefmap
van de inkoopfacturen wordt ontsloten en benaderd kan worden via een browser.
Op deze manier kan men de facturen die als bijlage worden gekoppeld aan de fi‐
nanciële mutaties opvragen vanuit iOne. Volg in IIS onderstaande stappen om de
virtual directory aan te maken:
* Rechtsklik op de (Default) Website waaronder de virtual directory aangemaakt
moet worden, en klik op Add Virtual Directory.
* Geef deze een leebare alias en geef het fysieke pad op naar de archiefmap
waar ImageCapture de documenten wegschrijft.
* Klik op de aangemaakte virtual directory, dubbelklik op Directory Browsing
onder de IIS features en klik op Enable rechts in beeld.
* Klik op de aangemaakte virtual directory, en ga naar de Advanced Settings.
* Geef bij Physical Path Credentials een username en wachtwoord in welke vol‐
178
doende rechten heeft op de archieflocatie om de documenten te kunnen ope‐

nen en tonen aan de gebruikers die deze vanuit iOne opvragen.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar iOne via insert query’s op conversietabellen.
Deze inserts worden vervolgens gevalideerd en definitief gemaakt door middel van een
tweetal stored procedures ontwikkeld door Colijn IT.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de iOne database. Om deze
query’s uit te kunnen voeren is het een vereiste dat de Oracle in OraClient11g_home1
ODBC driver (of nieuwer) geïnstalleerd is op alle machines waar ImageCapture geïnstal‐
leerd wordt.
• Inkoopfactuur matchen met ontvangst.
• Toekennen van betalingskortingen op basis van betalingsconditie.
• Boeken van facturen in vreemde valuta.
• Boeken op kostenplaats / ‐drager *.
: Hiervoor is de iOne module Kostenplaaten‐ dragers* een vereiste.

Versturen van herinneringen voor goedkeuren.
BIJLAGE 8. KOPPELING MET COLIJN IT IONE 179

Bijlage 9
Koppeling met ConstruSteel

• Beperkingen.

• Voor ConstruSteel gelden de volgende vereisten voor de koppeling met ImageCapture:
– De software moet minimaal versie 21.01 zijn. Vanaf deze versie is import module
voor Scan Sys aanwezig.
– De module Project mutaties moet aangeschaft zijn.
– De module Scan Sys moet aangeschaft zijn.
– Vanaf het boekjaar waarin gekoppeld wordt met ImageCapture moeten de perio‐
des aangemaakt zijn. Dit kan via Tabellen > Financieel > Administraties > Selecteer
de juiste administratie > Klik op Wijzigen > Klik in het vlak onder Perioden > Druk
op de Insert toets om te beginnen met het toevoegen van periodes.
– De locatie waar ConstruSteel de boekingen en documenten van importeert moet
zijn ingegeven in de instellingen. Dit kan door een gebruiker met de juiste rechten
via Systeem > Instellingen > Financieel algemeen > Financieel (Inkoop) > Scan Sys
import > Vul de import folder in.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar ConstruSteel via XML uitwisseling.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de ConstruSteel database.
Op elke werkplek waar met ImageCapture gewerkt wordt moet daarom de meest actuele
versie van de Firebird ODBC driver geïnstalleerd zijn.
• Er is een netwerkshare nodig waar de bestanden voor de uitwisseling met ConstruSteel
kunnen worden geplaatst. Naar deze share moet vanuit de instellingen in ConstruSteel
worden verwezen.
180
gebruik.
Boeken van inkoopfacturen en declaraties, de keuzemogelijkheid voor fiatteur(s) en het kop‐
pelen van het document als bijlage aan de boeking.
• Boeken op grootboekrekening(en).
• Boeken op project(en).
• Boeken op projectfase(s).
• Boeken op kostensoort(en).
• Boeken op bewerking(en) / artikelgroep(en).
• Boeken op proforma inkoopfacturen.
• Boeken op g‐rekening.
• Boekingen blokkeren voor betaling, en één of meerdere fiatteurs toewijzen (het fiatteren
van inkoopfacturen vindt uitsluitend plaats in ConstruSteel).
9.3 Beperkingen
• Het is niet mogelijk om proforma inkoopfacturen te groeperen, bijvoorbeeld op basis
van kostensoort of artikelgroep.
• Het is niet mogelijk om inkoopfacturen in vreemde valuta te boeken.
BIJLAGE 9. KOPPELING MET CONSTRUSTEEL 181

Bijlage 10
Koppeling met CSB

• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen CSB en ImageCapture:
– CSB moet minimaal versie 5.21 of 6.21 zijn.
– CSB Data Warehouse moet geconfigureerd zijn.
– In CSB moet de converter voor XML‐bestanden van ImageCapture geconfigureerd
zijn.
– Het toestaan van inkopen moet aangevinkt zijn in de adresgroep waar de leveran‐
cier lid van is om als leverancier in ImageCapture gekozen te kunnen worden.
– De gebruiker waarmee vanuit ImageCapture verbinding wordt gemaakt naar de
CSB Data Warehouse database heeft db_datareader rechten nodig op die databa‐
se.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de CSB Data Warehouse
database.
• Er is een netwerkshare nodig waar de bestanden voor de uitwisseling met CSB kunnen
worden geplaatst. Naar deze share moet vanuit de instellingen in CSB worden verwezen.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar CSB via XML‐ en PDF‐bestanden.
182
• Boeken van kostenfacturen.
• Boeken van inkooporderfacturen.
• Kopvelden beschikbaar bij boeken:
– BTW‐nummer leverancier
– OP‐documentnummer (factuurnummer leverancier)
– Documentdatum (factuurdatum leverancier)
– Boekmaand
– Betalingswijze
– Betalingskorting 1 (percentage en dagen)
– Betalingskorting 2 (percentage en dagen)
– Valutadatum (vervaldatum betaling)
– Factuurreferentie
– Intern documentnummer 4
– Intern documentnummer 5
– Valuta
– Factuurtype
– OP‐tekst (notitie)
• Regelvelden beschikbaar bij boeken van kostenfacturen:
– Rekening (grootboekrekening)
– Boekingstekst (regelomschrijving)
– Kostenreferentie
– Kostenplaats
– Aantal
– Prijs
– Bedrag
– BTW‐code
– BTW‐reden
• Regelvelden beschikbaar bij boeken van inkooporderfacturen:
– Orderregel
– Boekingstekst (regelomschrijving)
– Pakbon
– Leverdatum
– Aantal
– Prijs
– Bedrag
– BTW‐code
– BTW‐reden
• Gebruik van BTW‐verlegd.

BIJLAGE 10. KOPPELING MET CSB 183

10.3 Beperkingen
Ordernummerherkenning en suborders
Bij herkenning van ordernummers op kopniveau en het aansluitend automatisch laden van
orderregels van de herkende order(s) worden alleen de regels geladen van de order en niet
die van eventuele suborders. Bij het handmatig kiezen van suborders op kopniveau worden
wel de orderregels van die suborders geladen.
Orderregelgegevens wijzigen
Aantal, prijs en bedrag op regelniveau zijn niet aanpasbaar als er een inkooporderregel gekozen
is in de boekingsregel. Verschillen dienen via extra boekings‐ of orderregels gecorrigeerd te
worden.
BIJLAGE 10. KOPPELING MET CSB 184

Bijlage 11
Koppeling met Dataline MultiPress

• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen Dataline MultiPress en
ImageCapture:
– MultiPress moet minimaal versie 5.2.00r6 zijn.
– De licentie van MultiPress moet worden uitgebreid met de koppeling.
– De Web Services van MultiPress moeten op een server draaien.
– Er moet een token worden gegenereerd die ImageCapture nodig heeft om met
MultiPress te communiceren.
– In MultiPress moeten minimaal de velden E‐mail, IBAN Nummer en BTW nummer
ingevuld zijn in Instellingen → Facturering → Bedrijfsgegevens.
• Met de koppeling tussen ImageCapture en MultiPress worden alle facturen eerst in Mul‐
tiPress aangemaakt, dus ook de facturen waarop geen inkopen ten grondslag liggen.
Na verwerking in MultiPress worden de facturen doorgestuurd naar een achterliggen‐
de boekhoudapplicatie.
• ImageCapture haalt gegevens op en schrijft deze weg naar MultiPress via Web Services.
185
• Inkoopfactuur matchen met inkopen en geleverde goederen.
• Boeken op verkooporders.
• Boeken op kostenplaats en kostendrager.
• Boeken op werkmaatschappijen.
• Boeken van kredietbeperking.

11.3 Beperkingen
Vreemde valuta
Het is niet mogelijk om bij het boeken van de factuur een valuta mee te geven. Dit kan achteraf
in MultiPress worden aangepast.
BIJLAGE 11. KOPPELING MET DATALINE MULTIPRESS 186

Bijlage 12
Koppeling met ECI Software Solutions

• Beperkingen.

• ImageCapture haalt gegevens op door middel van ECI API en schrijft gegevens weg mid‐
dels UBL standaard EN16931/NLCIUS via endpoint ‘Import purchase invoice through
XML message’ van ECI API.
• EN16931/NLCIUS is een subset van UBL 2.1 en wordt opgesteld met uitgelezen en opge‐
haalde data binnen ImageCapture.
• In ECI Ridder iQ moet de module ‘Ridder Integration ‐ Document Scanning (Scansys)’ deel
uitmaken van de licentie.
• Om ImageCapture te kunnen koppelen aan ECI Ridder iQ dient de API key, Administrac‐
tiecode, en TenantId te worden opgevraagd. Dit kan in ECI Ridder iQ middels de volgende
stappen worden achterhaald:
– Ga naar Menu (klik op de Tab toets om menu zichtbaar te maken) > Systeem >
Formulierstarter.
– Type in het veld Naam formulier ‘API key management’ en klik daarna op ok.
– Neem de volgende gegevens over: API sleutel, Tenant id en Administratie.
– URL is standaard: https://api.eciridderiq.com/
• In ECI Ridder iQ dient een intergratiedefinitie te worden toegevoegd. Dit kan via ECI wor‐
den ingesteld of kan zelfstandig worden toegevoegd middels de volgende stappen:
– Ga naar Menu > Systeem > Ketenintegratie > Systeemintegratiedefinities
– Selecteer het record met omschrijving ‘Import factuurbericht in inkoopfactuur’ en
klik op de (workflow) knop ‘Maak integratiedefinitie’.
– Geef als naam ‘ScanSys’ en klik daarna op ok.
– Ga naar Menu > Systeem > Ketenintegratie > integratiedefinitie > naar het tabblad
‘Relaties’ en voeg hier de relatie toe die ook in het XML bericht wordt gebruikt of
laat dit door ECI middels een script uitvoeren.
• Op de klantenkaart van ECI Ridder iQ dient bij de leveranciers het veld GLN ingevuld te
zijn met het RelatieId. Dit kan door ECI middels een script worden uitgevoerd.
187
• In ECI Ridder iQ dient de locatie van het document (embedded PDF) te worden ingesteld.
Dit kan door ECI worden ingesteld.
baar die zijn ontwikkeld door Scan Sys. Deze configuraties zijn door Scan Sys getest en goedge‐
keurd voor gebruik.
Profiel “Inkoopfacturen ECI Ridder iQ”

Boeken van inkoopfacturen en declaraties en het koppelen van het document als bijlage aan
de boeking.
• Uitlezen van kopgegevens van de factuur: factuurnummer, factuurdatum, totaalbedrag,
BTW‐bedrag.
• Boeken en beheren van herhalende boeking
• Boeken op bestellingen en/of ontvangsten.
• Controle op dubbele factuurnummers.
12.3 Beperkingen
• Het is niet mogelijk om grootboek, kostenplaats, kostendrager en project mee te geven
naar ECI Ridder iQ. Dit wordt volledig in ECI Ridder iQ bepaald.
• Het is niet mogelijk om inkoopfactuurregel Termijn mee te geven middels de API.
• Het is niet mogelijk om een beoordelaar en blokkade mee te geven middels de API. Wok‐
flow module wordt in ECI Ridder iQ ingericht en bepaald.
BIJLAGE 12. KOPPELING MET ECI SOFTWARE SOLUTIONS 188

Bijlage 13
Koppeling met Exact AEC


• Exact AEC moet versie 1.46 of hoger zijn.
• Er moet een gebruiker beschikbaar zijn voor het maken van een koppeling op de data‐
base.
• De tabellen van de database moeten worden aangepast zodat ImageCapture er query’s
op uit kan voeren.
• De koppeling tussen ImageCapture en Exact AEC verloopt via de digitale brievenbus van
Exact Online. De digitale brievenbus moet tijdens de implementatie door een Exact con‐
sultant worden ingericht.
• Indien er bij het boeken van inkoopfacturen gebruik moet worden gemaakt van veld On‐
derhoudsopdracht in ImageCapture, waarvan de waarde na export terecht moet komen
in veld Werkboncode in tabblad Subregels van de boeking in Exact AEC, dan dient de vol‐
gende optie in Exact AEC aan te staan: kies in het menu Extra → Instellingen… → kies OK
bij Module selectie → AEC → Systeem → GS1 → vink onder Inlezen factuurberichten
de optie Koppelen aan werkbon aan.
• Verdere eisen zijn op te vragen bij de betreffende Exact consultants.
189
Geautomatiseerd coderen en uploaden inkoopboeking met de factuur als bijlage, inclusief het
koppelen van de bijlage aan Globe.
Profiel “Inkoopfactuur bijlagen”

Documenten als bijlage koppelen aan een factuur.
Standaard functionaliteiten: Het is mogelijk om met ImageCapture bijlagen van inkoopfacturen
te verwerken. Deze bijlagen worden direct aan de boeking in Exact AEC gekoppeld, of als de
boeking er nog niet is worden de bijlagen tijdelijk in de database gezet. Vervolgens is het tijdens
het boeken van nieuwe inkoopfacturen mogelijk om deze te koppelen aan de bijlagen die in
deze database staan. De bijlagen kunnen worden gescand of worden geïmporteerd uit een
folder, uit de e‐mail of uit Synergy.
Om de bijlagen uit Synergy te kunnen importeren moet minimaal het volgende worden inge‐
richt in Synergy:
• Er moet een verzoektype met de volgende instellingen worden gemaakt:
– Veld relatie, verplicht.
– Veld project.
– Vrij tekst veld 1. Het veld moet de label Status hebben, de standaard waarde 1 en
de volgende keuzelijst: 1,Open;2,Verwerkt;3,Foutief.
– Vrij tekst veld 2. Het veld moet de label Ordernummer hebben.
– Vrij tekst veld 3. Het veld moet de label Pakbonnummer hebben.
• Als ImageCapture een verzoek niet kan importeren, bijvoorbeeld omdat de bijlage ont‐
breekt, wordt de waarde van het veld status veranderd naar 3. In Synergy moet een
foutafhandeling worden ingericht voor deze verzoeken, bijvoorbeeld door het inrichten
van een proces in de Exact Event Manager waarmee de gebruiker actief wordt geatten‐
deerd.
• De stambestanden van de relaties moeten tussen Exact Synergy Enterprise en Exact AEC
worden gesynchroniseerd. Het veld Creditor uit de tabel “DivisionCreditors” uit Synergy
moet overeen komen met het veld Crediteurnummer van de relatie in Exact AEC in de
betreffende administratie.
• Het in het verzoek ingevulde ordernummer moet overeenkomen met het contractnum‐
mer in Exact AEC.
• Het in het verzoek ingevulde projectnummer moet overeenkomen met de projectcode
in Exact AEC.
• Om automatisch de pakbonnen te kunnen verwerken moet in het verzoek een waarde
worden ingevuld die uniek is voor die pakbon in combinatie met de crediteur.
Profiel “Werkbonnen”
Verwerken van werkbonnen naar Exact Synergy.
BIJLAGE 13. KOPPELING MET EXACT AEC 190

Bijlage 14
Koppeling met Exact Financials


• Als Exact Financials gebruik maakt van Progress OpenEdge waarbij Progress Application
Server for OpenEdge (PASOE) is geactiveerd, is het vereist om ImageCapture versie 8.20.1
of hoger te gebruiken. Exact Financials biedt vanaf versie 7.27 ondersteuning voor PASOE,
vanaf Progress OpenEdge 12.2 is PASOE altijd in gebruik.
• Het ophalen van gegevens en het exporteren van gegevens gebeurt via de Exact Financi‐
als Web Services. Er moet dus een gebruiker met rechten op de webservices beschikbaar
zijn in de Exact Financials omgeving.
• De volgende webservices dienen beschikbaar, gedeployed en enabled zijn: admdat,
atrsh, atrsh‐purchase, atrss‐purchase, bnklnk, bnktpe, ccent, comhl, comsl, countr,
crdcat, crdout, crdtrs, credit, cunit, curren, fas_ast, fas_grp, fas_mast, journl, lang,
ledger, llcoc, lldesc, lldome, llplst, login, mdim1, mdim2, mdim3, mdim4, mdim5,
paycon, percls, perdat, prccat, prmst, prpval, scencode, scentry, stexob, stuser, titles,
vattrs, xrates, z_link‐report, z_sett
• De Manager en Clients die de synchronisatie uitvoeren moeten zich in dezelfde tijdzone
bevinden als de Exact Financials webservices.
• Tijdens het inrichten van ImageCapture moet er een Financials gebruiker beschikbaar
zijn die alle rechten heeft.
• Er moeten documentcategorieën aangemaakt zijn zodat de facturen als document in
Exact Financials opgeslagen kunnen worden.
191
• Boeken op multi dimensie(s).
• Boeken van transitorische post(en).
• Aanmaken van vaste activa.
• Boeken op verplichting(en).
• Boeken op scenario(’s).
• Boeken op G‐rekening.
• Boeken op rekening courant.
• Aanmaken van crediteuren in Financials.
• Boekingen geblokkeerd voor betaling aanmaken in Financials.
Het beoordelen van deze facturen kan via Exact Synergy, hiervoor moet Synergy door
een consultant van de Exact dealer worden ingericht.

BIJLAGE 14. KOPPELING MET EXACT FINANCIALS 192

Bijlage 15
Koppeling met Exact Globe

• Update issues Exact Globe.
• Beperkingen.
• Veel voorkomende foutmeldingen met oplossingen.
15.1 Update issues Exact Globe

Vanaf Globe versie 417 SP1 is de manier waarop aantallen door de SDK in de boekingen in
de administatie worden geregistreerd veranderd. Wanneer er wordt gewerkt met artikelen
waar omrekenfactoren tussen inkoop‐ en verkoopeenheden van toepassing zijn moet mogelijk
de configuratie van ImageCapture worden aangepast zodat de juiste aantallen worden geregi‐
streerd in Exact Globe. Vanaf standaard configuratie Exact Globe 8.5.C is dit issue standaard
verholpen.

• Globe moet batch 383 of hoger zijn. Bovendien geldt dat de mogelijkheden toenemen
naarmate Globe nieuwer is. Vanaf batch 411 SP11 worden alle mogelijkheden van
ImageCapture ondersteund door Globe.
• De SQL Server instance waar de Globe databases staan moet versie 2008 of hoger zijn.
• Voor het verwerken van verkooporders wordt gebruik gemaakt van database queries en
de Entity Services. De verwerking van alle andere documenten verloopt via database
queries en de SDK.
• Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het fiatteren van facturen in ImageCapture, is
het aan te raden om in het betreffende inkoopdagboek de optie “Blokkeer openstaande
post” te activeren. Deze optie voorkomt dat boekingen die geblokkeerd in Exact Globe
staan, tijdens het wijzigen van de boeking worden gedeblokkeerd.
193
SQL
Via SQL database queries kunnen alleen gegevens worden opgehaald uit Globe, dus niet wor‐
den weggeschreven naar Globe. Deze queries moeten worden uitgevoerd door een gebruiker
die leesrechten heeft op de Globe database. Zowel Windows‐ als SQL‐authenticatie zijn onder‐
steund.
SDK
ImageCapture mag niet met een Database export rechtstreeks wijzigingen doen in de Globe
database. De Exact Globe export gebruikt daarom de Globe SDK. Hiermee wordt de integriteit
van de Globe administraties door Exact gegarandeerd.
• Benodigde Globe licentie: module SE5386 of SE7020.
• Op de werkstations waar ImageCapture de export uitvoert, moet ook Exact Globe geïn‐
stalleerd zijn.
• De SDK export gebruikt een Globe gebruiker en het aantal gebruikers in de Globe licentie
moet hier dus toereikend voor zijn.
• De SDK export naar Globe gebeurt altijd via Windows authenticatie. Dit heeft de volgen‐
de gevolgen:
1. De Client Service moet draaien met een Windows gebruiker die ook rechten heeft
op de Globe administratie. Deze gebruiker heeft dan in feite constant een Globe
licentie in gebruik.
2. Boekingen die door de Client Service worden geëxporteerd naar Globe zijn alle‐
maal met dezelfde Windows gebruiker aangemaakt. Dit betekent dat in Globe bij
“Aangemaakt door” altijd dezelfde gebruiker vermeld wordt. Als in Globe zichtbaar
moet zijn wie de boeking in ImageCapture heeft gecontroleerd, dan moet het veld
“Vrij veld” (Free field 1) zichtbaar gemaakt worden.
Entity Services
Met de Exact Globe Next exports in ImageCapture is het mogelijk om naar Exact Globe te
exporteren via de Entity Services. Van deze services zijn meerdere varianten. Deze kunnen
worden geconfigureerd via het bestand Exact.WindowsService.config in de map XMD in
de Exact Globe installatiemap. Standaard is het pad naar dit bestand dus C:\Program Files
(x86)\Exact Software\XMD\Exact.WindowsService.config. Hierin zijn bijvoorbeeld de
volgende regels te vinden:
<serviceendpoint name="default" port="8000"
servicehostassembly="Exact.Services"
servicehostclass="Exact.Services.EntityWSHost" />
<serviceendpoint name="pdi" port="8010"
servicehostassembly="Exact.Services"
servicehostclass="Exact.Services.EntityHost" />
ImageCapture kan alleen verbinden met de variant met servicehostclass Exact.Services.
EntityHost. Het bijbehorende poortnummer, in dit geval 8010, moet dan ook in
ImageCapture ingesteld worden.
BIJLAGE 15. KOPPELING MET EXACT GLOBE 194

Standaard worden bij de installatie van Globe de entity services mee geïnstalleerd. Op een van
de servers of werkplekken moeten onderstaande stappen worden uitgevoerd:
• Open Exact Globe
• Ga naar Systeem
• Ga naar HR & Beveiliging > Werkstations
• Klik op Nieuw en op Standaard
• Klik op Bewaren
• Selecteer zojuist toegevoegde MAC adres
• Klik onderaan op Voeg diensten toe
• Alle werkstations waar ImageCapture de export uitvoert, moeten verbinding kunnen ma‐
ken met de Entity Services op deze machine.
Daarnaast vereisen de Entity Service dat de SQL gebruiker Baco correct is geconfigureerd.
Koppelen van documenten aan boekingen, bestellingen en relaties.
• Boeken op artikel(en) (inclusief mogelijkheid om artikelprijs te wijzigen).
Vanaf Exact Globe versie 411 is het ook mogelijk om een nieuwe artikelprijs toe te voegen
en om artikelcodes van leveranciers toe te voegen en te wijzigen.
• Boeken op vaste activa via een artikel met een serienummer.
• Boekingen met beperkt aftrekbare BTW verwerken (op basis van percentages ingegeven
op de BTW‐code en/of de grootboekrekening).
• Boeken van vaste boekingen. Het beheer van deze boekingen vindt plaats in Exact Globe.
• Boeken van herhalende boekingen. Het beheer van deze boekingen vindt plaats in
ImageCapture.

• Aanmaken en wijzigen van crediteuren in Globe.

• Boekingen aanmaken in het Inkomend Factuur Register.
Hiervoor is in Globe de module Inkomend Factuur Register nodig, en moeten de registers
en budgethouders in Globe zijn gedefinieerd.
• Boeken op verplichting(en).
Hiervoor is in Globe de module Verplichtingen Administratie nodig. De SDK ondersteunt
vanaf Globe versie 409 SP1 het overschrijven van de, in de verplichting gedefinieerde,
boekingsregels.
Hiervoor is in Globe de module Rekening Courant nodig. De SDK ondersteunt vanaf Globe
versie 411 SP11 het aanmaken van Rekening Courant boekingen.
• Toevoegen van een bijlage aan de inkoopfactuur.
Voordat een bijlage gekoppeld kan worden, moet de bijlage met het profiel Inkoopfac‐
tuur bijlagen worden verwerkt.
Profiel “Inkoopfactuur bijlagen”

Documenten koppelen als bijlage aan een bestaande boeking of klaarzetten om te koppelen
aan nieuwe inkoopfacturen.
• Koppelen van een document als extra bijlage aan een bestaande boeking in Exact Globe.
• Exporteren van het document naar een tussenlocatie. Tijdens het boeken van inkoopfac‐
turen kunnen documenten uit deze tussenlocatie worden opgehaald. De inkoopfactuur
en de bijlages worden dan samengevoegd tot één document.
• Meegeven van de volgende gegevens bij het opslaan in de tussenlocatie: administratie,
leverancier, ordernummer, project, ontvangstreferentie en ontvangstdatum. Op basis
van deze informatie kan tijdens het boeken van een inkoopfactuur de juiste bijlage wor‐
den opgezocht.
Profiel “Memoriaalboekingen”
Aanmaken van memoriaalboekingen en het koppelen van een document als bijlage aan de
boeking.

• Aanmaken en wijzigen van debiteuren in Globe.

Geautomatiseerd aanmaken van een nieuwe verkooporder, inclusief koppelen document als
bijlage aan de order.
• Toevoegen en wijzigen van klant artikelcodes.
• Toevoegen en wijzigen van klant artikel barcodes.
15.4 Beperkingen
Federated Identity
ImageCapture biedt ondersteuning voor Exact Globe waarbij gebruik wordt gemaakt van Win‐
dows authenticatie. Het gebruik van Federated Identity, voor bijvoorbeeld Auth0 en Windows
Azure Active Directory, wordt nog niet ondersteund.
Aanmaken vaste activa

Globe kent de module Vaste Activa. De activa worden hierin gecreëerd. Vervolgens wordt
de boeking geopend en gemuteerd voor de activagegevens. Omdat de SDK het niet mogelijk
maakt om vaste activa te creëren is dit vanuit ImageCapture ook niet mogelijk.
Invoeren van Intrastat gegevens

Bij ontvangst van goederen worden als een onderdeel van het ontvangstproces, indien van
toepassing, de intrastat‐gegevens geregisteerd. In sommige situaties is er bij de goederenont‐
vangst geen registratie van Intrastat‐gegevens mogelijk. Omdat de SDK‐Interface deze gege‐
vens niet kan verwerken is het vanuit ImageCapture ook niet mogelijk om deze gegevens te
registreren. Dit probleem moet procedureel worden opgelost door de boeking achteraf in Glo‐
be aan te passen.
Meegeven van de g‐rekening bij meerdere betaaltermijnen

Het is niet mogelijk om de g‐rekening mee te geven bij boekingen die meerdere betaaltermij‐
nen bevatten. Dit is het geval bij het boeken op betalingscondities met meerdere betaaltermij‐
nen.

Meegeven van de vervaldatum bij meerdere betaaltermijnen

Het is niet mogelijk om de vervaldatum mee te geven bij boekingen die meerdere betaalter‐
mijnen bevatten. Dit is het geval bij het boeken op een g‐rekening of bij betalingscondities met
meerdere betaaltermijnen.
Onze ref en boekstuknummer gelijk houden

Het boekstuknummer van de boeking wordt door Globe gegenereerd. Om die reden is het niet
mogelijk om Onze Ref gelijk te houden aan het boekstuknummer, omdat deze op het moment
van het aanmaken van de boeking nog niet bekend is.
Verwerken van facturen in Globe welke nog ter beoordeling in ImageCapture

aanwezig zijn
Facturen welke zijn verwerkt in Globe kunnen niet worden opgehaald voor het tonen aan de
fiatteur in ImageCapture. Om deze reden kunnen facturen pas verwerkt worden in Globe als
deze het autorisatieproces in ImageCapture hebben doorlopen.
Gebruik van Artikelen met Variant bij het aanmaken van verkooporders
In Exact Globe kan bij een artikel via de functionaliteit Variant gerelateerde artikelen worden
opgegeven. Bij het maken van verkooporders is het niet mogelijk om artikelen te boeken op
artikelen die gebruik maken van Variant.
Koppelen met raamcontracten bij het aanmaken van verkooporders

De standaard functionaliteit van ImageCapture heeft op dit moment geen ondersteuning om
bij het aanmaken van verkooporders aan raamcontracten te koppelen.
Tonen van de actuele artikel voorraad bij het aanmaken van verkooporders
Het is niet mogelijk om bij het aanmaken van verkooporders de actuele voorraad van een artikel
te tonen.
15.5 Foutmeldingen
Als het resultaat van bijvoorbeeld een boeking via de Exact Globe SDK anders is dan wanneer
dit rechtstreeks in Globe wordt gedaan, dan is er mogelijk sprake van een bug in de SDK. Dit
moet worden gemeld bij Scan Sys, zodat wij dit reproduceerbaar kunnen aanleveren bij Exact.
Cannot initialize Exact SDK

Bij iedere vorm van export van ImageCapture naar Exact Globe wordt de SDK van Globe aan‐
gesproken. Zodra deze niet aanwezig is op de machine die de export uitvoert zal een melding
als deze voorkomen:

Error in 'Exact Globe Update Payment Terms Export':

Cannot initialize Exact SDK.
ActiveX component can't create object
Oplossing is om deze te installeren door een lokale of netwerkinstallatie van Globe uit te (laten)
voeren. Globe dient vervolgens ten minste één keer opgestart te worden en een administratie
geopend te hebben.
Error 1004: The connection failed (general error)

Als de Exact Globe SDK een algemene fout ondervindt bij het verbinden naar de administratie
zal een melding als deze voorkomen:
Error in 'Exact Globe Financial Entry Export':
1004: The connection failed (general error).
De oorzaak kan van alles zijn. Controleer of de waardes van velden Server en Administratie
in de export correct zijn. Deze kunnen “hard” zijn ingevuld in de export, standaard zal daar
bijv. {ServerGlobe} en {Administration} staan. De fout kan optreden als de server of de
database (administratie) niet bereikt kunnen worden. Vlak na een installatie of update van
Globe kan de melding ook optreden, ook als alles correct staat. Herstart dan eerst de machine.
Error 1005: The database has a different version

Als er een verschil is tussen de versie van de Exact Globe software en de versie van de Exact
Globe database zal een melding als deze voorkomen:
1005: The database has a different version than the Exact Globe software.
Oplossing is er voor te zorgen dat deze versies matchen. Dit kan door de juiste versie van de
software te installeren of door de database te updaten naar de juiste versie. De database kan
automatisch door Globe geüpdatet worden door de desbetreffende administatie in Globe te
openen. Globe stelt dan zelf voor de database te updaten; dit is alleen mogelijk als de database
een lagere versie heeft dan de software. Zodra de versie van de software en database gelijk
zijn kan ImageCapture op die machine exports uitvoeren. In sommige gevallen kan een export
dezelfde melding blijven geven en dient de machine herstart te worden.
Kies in Globe in het menu (vier streepjes linksboven) voor About om te zien welke versie en
‘Data model date’ van de software geïnstalleerd. Open dit bestand om te zien welke service
pack in gebruik is:
C:\Program Files (x86)\Exact Software\bin\ReadMe.txt
Error 1011: The user can not access the database

Als de Windows gebruiker waaronder ImageCapture gestart is geen rechten heeft om wijzigin‐
gen te maken in een Globe administratie zal een melding als deze voorkomen:
Error in 'Exact Globe Attachment Export':
1011: The user can not access the database, because the user is blocked.

Oplossing is om de Windows gebruiker in kwestie schrijfrechten te verlenen op de Globe data‐

base.
Error 1115: Validation failed / Unable to write record

Foutmelding 1115 is doorgaans een fout bij de export van een boeking en kan deze tekst be‐
vatten:
Cannot create Financial Entry.
Error while validating the new financial entry line. / Error while
writing the financial entry record.
Error number: 1115
Error description: Validation failed. / Unable to write record.
Daarbij zullen details vermeld worden, die de werkelijke oorzaak aangeven. In de meeste ge‐
vallen zal het document met Move back terug naar de index job gezet moeten worden waarin
de boeking gecodeerd is om een correctie door te voeren. Enkele voorbeelden:
Details: Fout tijdens verwerken: Boekstuknummer: 12345678 - Regelnummer 1
Invalid Amount: VAT 0% should not have amount
Oplossing is in dit geval om op boekingsregel 1 het BTW‐bedrag 0 te maken of een andere
BTW‐code te kiezen.
Details: Fout tijdens verwerken: De volgende gegevens ontbreken: BTW-nummer
crediteur
Oplossing is het BTW‐nummer in te vullen bij de crediteur.
Details: Fout tijdens verwerken: Class does not support Automation or
does not support expected interface
Oorzaak is mogelijk een verschil tussen de versies van de verschillende onderdelen van Exact
Globe. Neem contact op met Exact Support.
Details: Fout tijdens verwerken: Variable uses an Automation type not
supported in Visual Basic
Oorzaak is mogelijk een tijdelijke storing, herstart de machine. Neem contact op met Exact
Support als dit geen uitkomst biedt.
Details: Fout tijdens verwerken: 31-12-2015: Dagboek is afgesloten voor
deze boekingsperiode.
of:
Details: Field 'Aangemaakt', Value '31/12/2015': Dagboek is afgesloten
voor deze boekingsperiode..
Oplossing is om de datum(s) op regelniveau te controleren en deze te corrigeren of de desbe‐
treffende boekingsperiode te (her)openen.
Details: Field 'Aantal', Value '0': Niet toegestaan: Nul.

De oorzaak kan zijn dat na een update van Exact Globe de validatie op grootboekrekeningen
gewijzigd is. Om dit op te lossen dienen de volgende stappen uitgevoerd te worden:
• Kies in Exact Globe voor Financieel → Grootboekrekeningschema
• Zoek de betreffende grootboekrekening op en open deze
• Klik op Geavanceerd en selecteer op tabblad Basis bij ‘Analytisch Benodigd’ het vinkje
Aantallen uit
• Klik Bewaren
Details: Field 'Koers', Value '1.123456789': Niet toegestaan: Variabele
dagkoers.
of:
Details: Field 'Valutacode', Value 'GBP': Moet gelijk zijn aan : EUR.
Om dit op te lossen dienen de volgende stappen uitgevoerd te worden:
• Kies in Exact Globe voor Systeem → Financieel → Dagboeken
• Zoek het desbetreffende dagboek en open deze
• Vink op tabblad Algemeen onder Valuta ‘Variabele valuta’ aan
Details: Field 'Artikelcode', Value '': Mag niet leeg zijn.
Oplossing is om op regel een artikelcode in te vullen.

Bijlage 16
Koppeling met Exact Multivers

• Beperkingen.

• ImageCapture haalt gegevens op en schrijft gegevens weg naar Multivers door middel
van de Multivers API. De Multivers API is op twee manieren te koppelen: via een lokale
installatie op een server, of via Multivers Online.
• Onderstaande vereisten gelden voor een lokale installatie van de Multivers API:
– Multivers is versie 12.3.0.2 of hoger.
– Multivers API versie 2.3.0.2 of hoger is geïnstalleerd. Zie ook Sectie 16.1.1 voor
informatie over versies.
• Onderstaande stappen moeten worden genomen om de koppeling met Multivers Online
te realiseren:
– Ga naar https://api.multivers.nl/v<versienummer Multivers API>
– Klik op Log in:
* Voer bij Portal gebruikersnaam een geldige portal gebruiker in. Let op: in ge‐
bruikersnaam dient het gedeelte vanaf ‘@’ weggelaten te worden!
* Voer het Portal wachtwoord in van deze user.
* Voer de Multivers gebruiker en het Multivers wachtwoord in van een bestaan‐
de Multivers gebruiker. Standaard is dit ‘SYSTEEM’ met een leeg wachtwoord.
– Ga naar Mijn Dashboard → Applicaties.
– Klik op Toevoegen.
– Vul minimaal de volgende gegevens in om ImageCapture te laten registeren:
* Applicatienaam: ImageCapture
* Jouw naam: Naam
* Email: Email
* Platform: Windows
* Type applicatie: NA
* Redirect URI: https://oauth.scansysdevelopment.nl/softwaregemakmultivers
202
– Multivers zal hierna de APP registreren en activeren. Dit is terug te zien onder Mijn
Dashboard → Applicaties → Overzicht applicaties.
• Verder gelden voor de koppeling met Multivers de volgende vereisten:
– De module Relatiebeheer is geïnstalleerd.
– De module Document Management is geïnstalleerd en geactiveerd in de licentie.
• Om gebruik te maken van de Workflow van ImageCapture voor het fiatteren van inkoop‐
facturen moet in Multivers een betalingsconditie worden angemaakt waarmee de fac‐
turen die nog niet zijn goedgekeurd niet betaalbaar gesteld kunnen worden. Wanneer
de factuur is goedgekeurd wordt de betalingsconditie bijgewerkt waarmee deze op de
betaaladvieslijst terecht zal komen.
• Er moet een Multivers gebruiker beschikbaar zijn die rechten heeft voor alle acties die
ImageCapture automatiseert.
• Er is een netwerkshare nodig waar de PDF‐bestanden voor de uitwisseling met Multivers
kunnen worden geplaatst *.
*: Zie Sectie 16.3 voor de beperkingen.
16.1.1 Versie informatie

Er is een relatie tussen de versie van Multivers en de Multivers API. Bijvoorbeeld bij gebruik
van Multivers 12.2.n.n kan alleen de Multivers API 2.2.n.n gebruikt worden en bij Multivers
12.3.n.n kan alleen Multivers API 2.3.n.n gebruikt worden, etc.
De versie van Multivers kan vanuit de applicatie opgevraagd worden met F12. Let op: Vanuit
deze dialoog kan via Systeem info… extra informatie getoond worden, maar de versie vermeld
achter Software → Libraries → Multivers API is niet de versie van de in deze appendix bespro‐
ken Multivers API.
De versie van de Multivers API kan op twee manieren opgevraagd worden:
• In Windows kan in de lijst van geïnstalleerde applicaties gekeken worden. Bij Multivers
API wordt de versie vermeld.
• Vanuit een browser kan een GET request op de API uitgevoerd worden:
– Open in een browser de URL die in ImageCapture staat ingesteld bij Tools → Cre‐
dentials → Exact Multivers credentials… onder URL voor het betreffende account.
– Kies rechtsboven Log in.
– Log in met een Multivers gebruiker met voldoende rechten.
– Kies API HELP.
– Klap onder General data de optie Version open.
– Klik achter GET op api/verion.
– Kies Test API.
– Kies Send.
– Onder Body wordt achter apiVersion de versie vermeld.
BIJLAGE 16. KOPPELING MET EXACT MULTIVERS 203

Koppelen van documenten aan verschillende entiteiten.
• Boeken op dossier(s).
• Boeken op project(en) *.
• Boeken op subadministratie(s) *.
• Boekingen met beperkt aftrekbare BTW verwerken (op basis van percentages ingegeven
op de BTW‐code en/of de grootboekrekening).
• Permanence boeken (verdelen over meerdere periodes, transitorisch boeken).
• Aanmaken en wijzigen van crediteuren in Multivers.
• Aanmaken en wijzigen van debiteuren in Multivers.


16.3 Beperkingen
Boeken van inkoopfacturen op basis van een goederen ontvangst
Het is vooralsnog niet mogelijk ontvangstinformatie en inkooporders op te halen en mee te
geven bij de boeking naar Multivers.
Ophalen boeking vanuit Multivers ten behoeve van ImageCapture Workflow

Het is niet mogelijk om kop en regel mutaties van een boeking op te halen vanuit Multivers.
Deze zullen worden getoond vanuit ImageCapture. Dit heeft als gevolg dat wijzigingen van een
boeking binnen Multivers niet zichtbaar zullen zijn binnen ImageCapture Workflow.
Boeken op subadministratie
Er kan per factuuregel worden verbijzonderd naar maximaal 3 subadministraties. Echter kan
er per subadministratie maar 1 verbijzondering worden toegevoegd. Als het nodig is om een
factuurregel over meerdere verbijzonderingen binnen een subadministratie te verdelen dan
moet dit in Multivers worden gedaan.
Boeken op subprojecten
Het is vooralsnog niet mogelijk om te kunnen boeken op subprojecten.
Rekening courant
Het is momenteel niet mogelijk om vanuit ImageCapture Rekening Courant boekingen aan te
maken.
Meegeven bijlagen via ImageCapture Online

Het is niet mogelijk om bij de boeking een bijlage mee te geven naar Multivers via
ImageCapture Online. Hier bestaat nog geen endpoint voor binnen Multivers API. Het is wel
mogelijk om de bijlagen op te vragen via ImageCapture Archief.
Overige beperkingen
• In de Workflow Job kunnen de volgende velden niet meer getoond worden: btw‐
scenario, bedrag g‐rekening en periode.
• Bij de controle op dubbele facturen, kan de bijlage van de reeds bestaande factuur niet
meer getoond worden.
• Bij een leverancier kan een notitie worden opgegeven in Multivers. Deze notitie kan niet
opgehaald worden.
• Bij leveranciers kan niet op de status van een leverancier worden gefilterd.
• Bij het aanmaken / wijzigen van leveranciers komt het veld Journaalcode te vervallen.

Bijlage 17
Koppeling met Exact Online Bouw

• Beperkingen.

• De koppeling met Exact Online Bouw is gebaseerd op de Exact Online Bouw Heimdall
API.
• De werkplekken waar men met ImageCapture werkt moeten toegang hebben tot het
internet.
keurd voor gebruik.
• Boeken op verplichtingen (leverbonnen).
• Boeken op projecten op kop‐ en regelniveau.
• Boeken op contracten.
• Boeken op grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
• Boeken op filialen die aan een Exact Online administratie zijn gekoppeld.
• Fiatteren van facturen met ImageCapture Workflow. (Zie ook Beperkingen hieronder.)
206
• Fiatteren van facturen met Exact Online Bouw en meesturen van Exact Online Bouw
fiatteurs. (Zie ook Beperkingen hieronder.)
Profiel “Servicebonnen”
Uitlezen van servicebonnen en aanmaken van projecten in Exact Online Bouw.
• Aanmaken van projecten in Exact Online Bouw.
• Koppelen van de servicebon als bijlage aan het project.
• E‐mailen van de servicebon voor het verder opvolgen van de servicebon.

17.3 Beperkingen
Fiatteren van facturen in ImageCapture
Tijdens het fiatteren van facturen in ImageCapture, worden alleen de kop‐gegevens van de
boeking getoond. Het is niet mogelijk om via de API van Exact Online Bouw boekingsregels op
te halen, waardoor deze niet getoond kunnen worden tijdens het fiatteren.
Fiatteren van facturen in Exact Online Bouw

Bij het maken van de boeking in ImageCapture, is het mogelijk om fiatteergegevens mee te stu‐
ren naar Exact Online Bouw. Hierbij maakt ImageCapture gebruik van de Worklfows, Workflow
sjablonen en Fiatteurs zoals deze in Exact Online Bouw zijn ingericht. Bij het gebruik hiervan
kent ImageCapture momenteel de volgende beperkingen:
• Het automatisch bepalen van workflows op basis van sjablonen kan alleen op basis van
bedrag en de match met de verplichting. ImageCapture houdt geen rekening met de
leveranciers die in sjablonen zijn gedefinieerd.
• De gekozen workflow wordt alleen gebruikt voor het bepalen van de fiatteurs in
ImageCapture, het is niet mogelijk om de workflow naar Exact Online Bouw te
exporteren om Exact Online Bouw de fiatteurs te laten bepalen.
BIJLAGE 17. KOPPELING MET EXACT ONLINE BOUW 207

Bijlage 18
Koppeling met Exact Online

• Fiatteren vanuit ImageCapture.
• Beperkingen.

• De koppeling met Exact Online is gebaseerd op de Exact Online REST API.
• ImageCapture kan koppelen met administraties uit de Nederlandse en Belgische omge‐
ving van Exact Online.
internet.
• Bij voorkeur worden alle facturen vanuit ImageCapture in één inkoop‐ of verkoopdag‐
boek geboekt.
• Er moet één gebruiker in de omgeving zijn aangemaakt voor het ophalen en het weg‐
schrijven van gegevens. Er kan voor worden gekozen om de gebruiker voor het wegschrij‐
ven van gegevens afhankelijk te maken van de ImageCapture gebruiker. Deze gebruiker
moet, naast toegangsrechten tot alle relevante administraties, minimaal over de volgen‐
de rechten beschikken in Exact Online:
– Algemeen
Verplicht:
* Artikelgegevens bekijken
* Bekijken gebruikersgegevens
* Documenten aanmaken, bijwerken en verwijderen
Optioneel:
* Artikelen beheren (indien de functionaliteit voor het aanpassen van artikelprij‐
zen ingeschakeld is)
– Financieel
Verplicht:
* Activa beheren
* Inkoopboekingen invoeren, bewerken en verwijderen
* Stamgegevens kostenanalyse beheren
208
* Grootboekrapportage bekijken
* Relaties bekijken
* Financiële stamgegevens bekijken
* Wisselkoersen beheren
Optioneel:
* Verkoopboekingen invoeren, bewerken en verwijderen (indien de functionali‐
teit voor het aanmaken van verkoopboekingen ingeschakeld is)
* Relaties beheren (indien de functionaliteit voor het aanpassen van relaties in‐
geschakeld is)
– Voorraad
* Stamgegevens voorraad beheren
– Inkoop
* Bestellingen beheren
* Goederenontvangsten en retouren beheren
– Project
* Projecten bekijken
• In Exact Online moet ImageCapture toegang hebben tot alle administraties waarmee
ImageCapture gaat koppelen. Let op: machtiging zijn pas zichtbaar nadat er een koppe‐
ling tussen ImageCapture en Exact Online is gemaakt. De machtigingen kunnen als volgt
bekeken worden:
– Klik rechts bovenin op de gebruiker
– Klik op Mijn Exact Online
– Ga naar Beveiligingscentrum
– Onder het kopje Machtigingen voor mijn apps kunnen de machtigingen worden
ingezien
– Klik op de machtiging voor ImageCapture for Invoices om de machtigingen te wij‐
zigen
• Een meekijklicentie is niet voldoende voor het boeken via ImageCapture.
• Het gebruik van de ImageCapture Client Service voor het automatiseren van achtergrond
processen is in de koppeling met Exact Online een vereiste.
18.2 Fiatteren vanuit ImageCapture

• Exact Online biedt op dit moment nog geen mogelijkheid om de betaling van een boe‐
king te blokkeren. Omdat het een vereiste is dat facturen die nog niet gefiatteerd zijn niet
op de betaaladvieslijst mogen komen, past ImageCapture na het aanmaken van de fac‐
tuur de betaalwijze van de betalingen aan naar “Kas”. Als de factuur is gefiatteerd, past
ImageCapture de betaalwijze in de openstaande betaling weer aan. Deze wordt dan aan‐
gepast van “Kas” naar de oorspronkelijk betaalwijze uit de betalingsconditie. Hierdoor
wordt de betaling weer zichtbaar op de betaaladvieslijst.
• Wanneer er gebruik gemaakt wordt van fiattering van facturen via ImageCapture Work‐
flow dan moet de functie “Facturen fiatteren” van Exact Online uit staan.
BIJLAGE 18. KOPPELING MET EXACT ONLINE 209

• Boeken op kostenplaatsen.
• Boeken op kostendragers.
• Boeken op projecten.
• Boeken op bestellingen en/of ontvangsten. (Zie ook Beperkingen hieronder.)
• Boeken op activa.
• Boeken op uitgestelde kosten.
• Boekingen met beperkt aftrekbare BTW verwerken, percentage is aanpasbaar tijdens
het boeken.
• Meegeven van IntraStat gegevens in Belgische administraties.
• Aanmaken en wijzigen van crediteuren in Exact Online.
• Boeken op kostendragers.
• Boeken op uitgestelde omgezet.
• Boekstuknummers zelf bepalen indien wenselijk.
• Aanmaken en wijzigen van debiteuren in Exact Online.

18.4 Beperkingen
Boeken van inkoopfacturen op basis van bestellingen en/of ontvangsten
De Exact Online REST API biedt geen ondersteuning voor deze scenario’s:

• Het meegeven van IntraStat gegevens bij het boeken op bestellingen en/of ontvangsten.
• Het boeken op bestellingen en/of ontvangsten, indien er in Exact Online één of meer
goederenontvangstregels bestaan, die zijn uitgesplitst over meerdere opslaglocaties.

Bijlage 19
Koppeling met Exact Synergy ASP
• De Windows gebruikers of een aparte SQL gebruiker moeten lees‐rechten hebben op de

database.
• De Windows‐gebruiker heeft rechten nodig voor alle acties die ImageCapture automati‐
seert.
• Synergy ASP moet batch 383 of hoger zijn. Bovendien geldt dat de mogelijkheden toe‐
nemen naarmate Exact Synergy ASP nieuwer is. Vanaf batch 406 worden alle mogelijk‐
heden van ImageCapture ondersteund door Exact Synergy ASP.
• De licentie WWS5300 moet geïnstalleerd zijn.
• Op de werkstations moet een volwaardige Synergy ASP installatie staan.
212
Bijlage 20
Koppeling met Exact Synergy Enterprise
• Exact Synergy Enterprise moet versie 242 of hoger zijn.

• De Windows gebruikers of een aparte SQL gebruiker moeten lees‐rechten hebben op de
database.
• De Webservice interface moet te bereiken zijn vanaf het werkstation waarop
ImageCapture draait.
• De gebruiker moet rechten hebben om webservices aan te kunnen roepen (zie ook do‐
cumentnummer 28.225.667 op de Exact customer portal).
• De gebruiker moet functierechten hebben voor de stappen die ImageCapture automati‐
seert.
213
Bijlage 21
Koppeling met Glovia G2

• Beperkingen.

• ImageCapture haalt gegevens op uit Glovia G2 door middel van query’s op de Glovia G2
database.
• ImageCapture is compatible met zowel de Oracle als de Microsoft uitvoering van de Glo‐
via G2 database. Echter om query’s uit te kunnen voeren op de Oracle database is het een
vereiste dat de Oracle in OraClient 12Home_1 ODBC driver (of nieuwer) geïnstalleerd is
op alle machines waar ImageCapture geïnstalleerd wordt.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Glovia G2 door middel van XML uitwisseling.
• Glovia G2 moet geüpdatet zijn naar versie 3.1 of hoger.
• Glovia G2 modules XML Framework en EU‐P2P moeten gelicentieerd en geïnstalleerd
zijn.
• Er moet een locatie zijn waar de inkoopfacturen in gearchiveerd worden (op de server
waar de virtual directory wordt aangemaakt, zie hieronder).
• Er moet een virtual directory worden aangemaakt in IIS waarmee de archiefmap van
de inkoopfacturen wordt ontsloten en benaderd kan worden via een browser. Op deze
manier kan men de facturen die als bijlage worden gekoppeld aan de inkoopfacturen
opvragen vanuit Glovia G2. Volg in IIS onderstaande stappen om de virtual directory aan
te maken:
– Rechtsklik op de (Default) Website waaronder de virtual directory aangemaakt
moet worden, en klik op Add Virtual Directory.
– Geef deze een leebare alias en geef het fysieke pad op naar de archiefmap waar
ImageCapture de documenten wegschrijft.
– Klik op de aangemaakte virtual directory, dubbelklik op Directory Browsing onder
de IIS features en klik op Enable rechts in beeld.
– Klik op de aangemaakte virtual directory, en ga naar de Advanced Settings.
– Geef bij Physical Path Credentials een username en wachtwoord in welke voldoen‐
de rechten heeft op de archieflocatie om de documenten te kunnen openen en
214
tonen aan de gebruikers die deze vanuit Glovia G2 opvragen.

• In Glovia G2 moet onderstaande ingericht zijn:
– Er moet een hold‐reason worden aangemaakt waaruit duidelijk wordt dat een fac‐
tuur on‐hold is omdat deze nog ter fiattering in ImageCapture zit.
– Er moet een document type aangemaakt worden genaamd AP INVOICE waarmee
de bijlages aan de factuur worden gekoppeld.
– Er moet een archief locatie worden ingevoerd (URL naar de eerder gemaakte virtual
directory) zodat bijlages van inkoopfacturen vanuit de factuur in Glovia G2 direct
geopend kunnen worden.
– Elke leverancier waarvoor ImageCapture een XML kan aanbieden aan Glovia G2
moet als System Trading Partner zijn aangemaakt in Glovia G2.
– Elke leverancier waarvoor ImageCapture een XML kan aanbieden aan Glovia G2
moet als Company Trading Partner zijn aangemaakt in Glovia G2, waarbij per leve‐
rancier in de remit‐to instellingen de eerder aangemaakte hold‐reason ingegeven
moet worden en aangegeven moet worden dat deze XML facturen aanleveren.
– Optioneel kan er voor elke leverancier een standaard grootboekrekening worden
ingesteld voor het boeken van kostenfacturen.
• Boeken op ontvangen inkooporders.
• Boeken op werkorders.
• Boeken op projecten en taken.
• Automatisch fiatteren van facturen waarvan de afwijking ten opzichte van de ontvangst
/ werkorder binnen vooraf ingestelde marges ligt.
Profiel “Inkooporderbevestigingen”
Bevestigen van bestellingen en het koppelen van de bevestiging als bijlage aan de bestelling.
BIJLAGE 21. KOPPELING MET GLOVIA G2 215

• Uitlezen van ordernummer, leveranciersreferentie en verwachte leverdatum.

• Regelherkenning middels het uitlezen van artikelcodes of bestelregelnummers en het
uitlezen van aantallen en eventueel prijzen door gebruik van templates.
• Direct openen van de betreffende inkooporder in Glovia G2 Web Client vanuit de
ImageCapture (Web) Client.
• Fiatteren van bevestigingen met afwijkingen ten opzichte van de inkooporder via
ImageCapture Workflow.
Aanmaken van verkooporders en het koppelen van de opdracht als bijlage aan de verkoopor‐
der.
• Uitlezen van orderdatum, klantreferentie en gewenste leverdatum.
• Regelherkenning middels het uitlezen van artikelcodes of ‐omschrijvingen en het uitle‐
zen van aantallen en eventueel prijzen door gebruik van templates.

21.3 Beperkingen
Factuur matchen met niet ontvangen inkooporders
Het is niet mogelijk om in ImageCapture een factuur te matchen met een inkooporder welke
nog niet in Glovia G2 is ontvangen.
Inkooporders met meerdere levermomenten

Het is niet mogelijk om in ImageCapture een inkooporder te bevestigen, welke meerdere le‐
vermomenten heeft in Glovia G2.
Verkooporders met meerdere levermomenten

Het is niet mogelijk om in ImageCapture een verkooporder aan te maken waarop meerdere
levermomenten van toepassing zijn.
BIJLAGE 21. KOPPELING MET GLOVIA G2 216

Bijlage 22
Koppeling met Grayhams Pinnacle

• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen Grayhams Pinnacle en
ImageCapture:
– De Web Services van Pinnacle moeten op een server draaien.
– Er moet een token worden gegenereerd die ImageCapture nodig heeft om met
Pinnacle te communiceren.
– Er moet per omgeving een lijst divisies aangeleverd worden.
• ImageCapture haalt gegevens op en schrijft deze weg naar Pinnacle via Web Services.
Boeken van inkoopfacturen en declaraties en het koppelen van de factuur als bijlage aan de
boeking.
BTW‐bedrag en inkoopordernummer(s).
• Controle op dubbele factuurnummers middels een interne tabel.
217
• Bewaren van de factuur in ImageCapture na verwerking voor een instelbaar aantal da‐
gen.
22.3 Beperkingen
Factuurregels
Het is niet mogelijk om gegevens van factuurregels te coderen en exporteren. De koppeling
voorziet alleen in het coderen en exporteren van kopgegevens.
Valuta
De enige ondersteunde valuta is momenteel euro.
Leveranciers
De web service data met de gegevens van leveranciers wordt één maal per dag bijgewerkt. Dit
wordt gedaan om zes uur in de ochtend, Nederlandse tijd. Standaard zal ImageCapture tussen
zeven en acht uur in de ochtend deze gegevens ophalen. Leveranciers die gedurende de dag
aangemaakt worden in Pinnacle zullen om die reden pas de volgende dag beschikbaar zijn.
BIJLAGE 22. KOPPELING MET GRAYHAMS PINNACLE 218

Bijlage 23
Koppeling met Magic4Business

• Beperkingen.

• De koppeling met Magic4Business is gebaseerd op web services.
• Er moet een API key (token) worden gegenereed door Magic Hands B.V. die
ImageCapture nodig heeft om met Magic4Business te kunnen communiceren.
keurd voor gebruik.
BTW‐bedrag.
• Boeken op grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
• Controle op dubbele factuurnummers.
219
23.3 Beperkingen
Boeken op Projecten
ImageCapture biedt geen mogelijkheid om te kunnen boeken op projecten.
Fiatteren van facturen in ImageCapture Workflow

De boeking zal pas aangemaakt worden in Magic4Business nadat de factuur in ImageCapture
Workflow volledig is goedgekeurd.
BIJLAGE 23. KOPPELING MET MAGIC4BUSINESS 220

Bijlage 24
Koppeling met Microsoft Dynamics F&O

• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen Microsoft Dynamics F&O en
ImageCapture:
– De integratie tussen ImageCapture en Microsoft Dynamics F&O is ontwikkeld in
samenwerking met DycoTrade.
– Om de integratie te kunnen gebruiken is maatwerk van DycoTrade benodigd. Bij de
account manager van DycoTrade kan worden nagevraagd of er aanpassingen nodig
zijn in de omgeving van Microsoft Dynamics F&O.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de Microsoft Dynamics
F&O “BYOD” database welke wordt gehost op Azure.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Microsoft Dynamics F&O door middel van XML
uitwisseling via SharePoint. Er moet een SharePoint site voor de bestandsuitwisseling
ingericht zijn.
• Voor het boeken van de facturen in F&O kan er worden gekozen uit twee varianten:
– Aanmaken factuur, boeken factuur en als laatste actie goedkeuren factuur (na fiat‐
tering in ImageCapture Workflow).
– Aanmaken factuur, goedkeuren factuur (na fiattering in ImageCapture Workflow)
en als laatste actie boeken factuur.
221
• Inkoopfactuur matchen met inkooporder (de inkooporder moet (deels) ontvangen zijn).
• Inkoopfactuur matchen met voorcalculatie (precalculation settlement).
• Boeken op inkoopcategorie.
• Boeken op financiële dimensies *.
• Boeken op vaste activa.

24.3 Beperkingen
Dimensiecombinaties
Er wordt geen rekening gehouden met welke combinaties van financiële dimensies zijn toeg‐
staan.
Factuurvalidatie
In Microsoft Dynamics F&O is het mogelijk om via Accounts payable → Setup → Account paya‐
ble parameters → Invoice validation in te stellen of er controles plaatsvinden voor het boeken
van inkoopfacturen. De instelling Enable invoice matching validation moet ofwel uit staan, of‐
wel aan staan met Post invoice with discrepancies op Allow with warning. In ImageCapture
bestaat er geen proces om de instelling voor Require approval te ondersteunen. De marges
die worden toegestaan voor afwijkingen van de factuur(regels) ten opzichte van de inkoopor‐
der worden in ImageCapture vastgelegd.
BIJLAGE 24. KOPPELING MET MICROSOFT DYNAMICS F&O 222

Bijlage 25
Koppeling met Microsoft Dynamics NAV

• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen Microsoft Dynamics NAV en
ImageCapture:
– De integratie tussen ImageCapture en Microsoft Dynamics NAV is ontwikkeld in sa‐
menwerking met NAV partner EQ Consulting Group. De benodigde Microsoft Dyna‐
mics NAV module van EQ Consulting Group voor het verwerken van inkoopfacturen
wordt door Scan Sys geleverd. Deze module moet worden geïmporteerd in Micro‐
soft Dynamics NAV door de applicatiebeheerder of de NAV partner.
– Voor Microsoft Dynamics Business Central wordt alleen de on‐premise versie on‐
dersteund.
– Microsoft Dynamics NAV moet versie 2009 of hoger zijn.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de Microsoft Dynamics
NAV database.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Microsoft Dynamics NAV via XML uitwisseling.
• De module van EQ Consulting Group wordt geïmplementeerd in de maatwerkrange van
de NAV omgeving. Hiervoor zijn nodig:
– 2 tabellen
– 2 pages/forms
– 10 codeunits
• Er is een netwerkshare nodig waar de bestanden voor de uitwisseling met Microsoft
Dynamics NAV kunnen worden geplaatst. Naar deze share moet vanuit de instellingen
in Microsoft Dynamics NAV worden verwezen.
• Het automatische proces in Microsoft Dynamics NAV moet worden uitgevoerd onder
een gebruiker die rechten heeft om inkoopfacturen te maken en te boeken.
223
• Inkoopfactuur matchen met inkooporder (de inkooporder moet (deels) ontvangen zijn).
• Boeken op artikel.
• Boeken op artikeltoeslag.
• Boeken op vaste activa.
• Boeken op dimensies *.
• Gebruik maken van standaard inkoopcodes.

25.3 Beperkingen
Dimensiecombinaties
Er wordt geen rekening gehouden met welke combinaties van dimensies zijn toegstaan.
BIJLAGE 25. KOPPELING MET MICROSOFT DYNAMICS NAV 224

Bijlage 26
Koppeling met NaviTrans

• Beperkingen.

• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen NaviTrans en ImageCapture:
– De integratie tussen ImageCapture en NaviTrans is ontwikkeld in samenwerking
met NaviTrans partner Rainbow Solutions. De De benodigde NaviTrans module van
Rainbow Solutions voor het verwerken van inkoopfacturen is NL‐Basis Integratie
Scansys Inkoopfacturen.
– Microsoft Dynamics NAV moet bij voorkeur geüpdatet zijn naar versie 2017. Voor
oudere versies moet de impact van het toevoegen van de benodigde module wor‐
den bepaald door uw NaviTrans partner.
– Er is een netwerkshare nodig waar de bestanden voor de uitwisseling met Navi‐
Trans kunnen worden geplaatst. Naar deze share moet vanuit de instellingen in
NaviTrans worden verwezen. Dit kan door een gebruiker met de juiste rechten via
Afdelingen > Rainbow Logistics > ScanSys > Inkoopdocument > Instellingen de kop‐
peling te laten activeren en de juiste paden in te laten geven.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar NaviTrans via XML uitwisseling. Hiervoor wordt
de importmodule van NaviTrans partner Rainbow Solutions gebruikt.
• Het benodigde maatwerk dient door de NaviTrans partner te zijn geïmporteerd in Navi‐
Trans.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de NaviTrans database.
225
• Inkoopfactuur matchen met rit.
• Inkoopfactuur matchen met dossier.
• Inkoopfactuur matchen met afrekenvoorstel.
• Boeken op kostencode.
• Boeken op dimensies.
• Gebruik maken van standaard inkoopcodes.
• Boeken op uitstelcodes *.
Profiel “Scheiden transportdocumenten”

Scheiden van vrachtbrieven van digitaal ontvangen facturen en klaar zetten voor verwerking.

26.3 Beperkingen
Matchen van inkoopfacturen
Het is mogelijk om een inkoopfactuur te matchen met 1 matchingskenmerk per factuur (rit,
dossier of afrekenvoorstel). Het is wel mogelijk om een inkoopfactuur te matchen met bijvoor‐
beeld meerdere ritten. Het soort matchingskenmerk dat wordt verwacht kan worden vastge‐
legd per leverancier in NaviTrans, maar hier kan met de hand van worden afgeweken.
Uitstelsjablonen
Het is mogelijk om een uitstelcode mee geven aan de factuurregels. Het is niet mogelijk om af
te wijken van de instellingen zoals deze ingegeven zijn op de uitstelcode in NaviTrans; bijvoor‐
beeld het aantal perioden of het uitstelpercentage kan dus niet vanuit ImageCapture aange‐
past worden.
BIJLAGE 26. KOPPELING MET NAVITRANS 226

Bijlage 27
Koppeling met Prodin ERP

• Beschrijving configuratie in Prodin ERP.
• Beperkingen.

• ImageCapture koppelt via de Web Services met Prodin ERP.
• Er moet een token worden gegenereerd die ImageCapture nodig heeft om met Prodin
ERP te communiceren.
• De minimale versie van Prodin is 20.
27.2 Beschrijving configuratie in Prodin ERP

Instellen fiatteringsproces per crediteur
ImageCapture kan bij het gebruik van ImageCapture Workflow automatisch een workflow voor‐
stellen aan de hand van de gekozen crediteur. Dit vergt configuratie in zowel Prodin ERP als
ImageCapture:
• De lijst beschikbare workflows in Prodin ERP kan door een medewerker van Prodin be‐
heerd worden. Deze kan ook per workflow de unieke code inzien.
• De lijst beschikbare workflows in ImageCapture kan door een medewerker van Scan Sys
beheerd worden. Deze kan de unieke code verbinden aan een workflow.
De gebruiker kan in Prodin ERP een fiatteringsproces per crediteur instellen:
• Open in Prodin ERP CRM → Relaties → Relaties.
• Kies de relatie in de lijst.
• Open tabblad Crediteur.
• Kies onder Inkoopfacturen bij Fiatteringsproces de workflow in de lijst.
• Kies Opslaan.
227
• Fiatteren van facturen in ImageCapture Workflow:
– Boekingen geblokkeerd voor betaling aanmaken in Prodin ERP.
– Bijwerken van de bestaande bijlage met de audit trail na goedkeuring.
– Verwijderen van de boeking na definitief afkeuren.
• Velden/functies beschikbaar bij boeken:
– Vreemde valuta
– Betalingskorting (bedrag en dagen)
– Kredietbeperking (bedrag en dagen)
– Betaaltermijn (dagen en methode)
– Betaaladvies
– G‐rekening
– BTW‐verlegd
– Rekening courant (“Boeken op andere vestiging”)
– Notitie
– Grootboekrekeningen
– Kostenplaatsen
– Productie‐orders
– Service‐orders
– Ordernummers (Zie ook Beperkingen hieronder.)
27.4 Beperkingen
BTW‐stelsels
Alleen het boeken in BTW‐stelsel 000 is ondersteund.
Inkooporders
Het is mogelijk om op regelniveau een ordernummer mee te geven, welke in Prodin ERP
gebruikt kan worden voor matching, maar volledige ondersteuning van inkooporders in
ImageCapture (matching, regelherkenning, etc.) is nog niet beschikbaar.
BIJLAGE 27. KOPPELING MET PRODIN ERP 228

Bijlage 28
Koppeling met Reflecta XL‐ENZ

• Beperkingen.

• In Reflecta XL‐ENZ zijn de modules voor het importeren van inkoopfacturen en voor het
koppelen van documenten benodigd voor de koppeling met ImageCapture.
• Reflecta XL‐ENZ moet geüpdatet zijn naar minimaal release 5.8 patch 3.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de Reflecta XL‐ENZ databa‐
se.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Reflecta XL‐ENZ via XML uitwisseling. Om dit
te faciliteren moet er een netwerkshare zijn waar vanuit zowel ImageCapture als XL‐ENZ
uit kan worden gelezen, naar kan worden geschreven en uit kan worden verwijderd.
• Onderstaande moet voor aanvang van de implementatie van de koppeling tussen XL‐ENZ
en ImageCapture door Reflecta zijn uitgevoerd. Informeer voor meer informatie bij uw
accountmanager van Reflecta:
– Om query’s uit te kunnen voeren is het een vereiste dat de Progress OpenEdge 11.5
ODBC driver (of nieuwer) geïnstalleerd is en dat er een systeem DSN is aangemaakt
op alle machines waar ImageCapture geïnstalleerd wordt. Per server / werkstation
is er ODBC licentie nodig!
– Er moet in Reflecta XL‐ENZ worden ingesteld dat alle inkoopfacturen die door
ImageCapture aangeleverd worden bij aanmaken geblokkeerd voor betaling zijn.
– Er moet in Reflecta XL‐ENZ worden verwezen naar de netwerkshare waar
ImageCapture de bestanden voor import wegschrijft.
– Er moet een ESB flow aanwezig en ingericht zijn waarmee Reflecta XL‐ENZ de im‐
port van inkoopfacturen en het vrijgeven voor betaling automatiseert.
229
• Boeken op grootboekrekeningen.
• Boeken op allocatie 1 t/m 6.
• Boeken op filialen.
• Kostenspreiding toevoegen aan de factuur.
• Boeken van logistieke facturen (afstemming vindt plaats in XL‐ENZ).
• Fiatteren van facturen met ImageCapture Workflow *.

28.3 Beperkingen
Logistieke facturen
Logistieke facturen kunnen maximaal 1 logistieke factuurregel bevatten. De afstemming van
de logistieke facturen vindt na aanmaken van de factuur plaats in XL‐ENZ.
BIJLAGE 28. KOPPELING MET REFLECTA XL‐ENZ 230

Bijlage 29
Koppeling met Reynolds & Reynolds WinCar

• Beschrijving configuratie in WinCar.
• Beperkingen.

• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de WinCar database.
Binnen ImageCapture moet daarvoor een connectie worden ingesteld op de des‐
betreffende vestiging. Een vestiging kan één of meerdere onderliggende databases
bevatten (<VESTIGING>_CENTRAAL.mdf). Er moet een SQL‐gebruiker beschikbaar zijn
die gegevens uit de database (en de onderliggende database) kan lezen (standaard is
dit de SQL‐gebruiker scansys).
• ImageCapture schrijft gegevens weg via UBL voor de aankoopfactuur en CSV voor het
aanmaken en meegeven van auto’s.
• De WinCar licentie moet binnen de desbetreffende vestiging de module Aankoopfactu‐
ren Universeel bevatten.
• WinCar is versie 23.2 of hoger.
• Tijdens het inrichten van ImageCapture moet er een WinCar‐gebruiker beschikbaar zijn,
die alle rechten heeft binnen WinCar, WinCar Beheertool en WinCar Content Manager.
29.2 Beschrijving configuratie in WinCar

Om ImageCapture te kunnen koppelen met een omgeving in WinCar moeten de volgende werk‐
zaamheden in WinCar worden uitgevoerd:
• Het instellen van de import map en kostencodes in de WinCar Beheertool.
• Het testen van de WinCar Content Manager voor het kunnen inlezen van de UBL‐
bestanden (Aankoopfactuur/BPM of Inkoopfacturen) binnen WinCar.
Deze acties moeten worden uitgevoerd een WinCar consultant/specialist.
231
Instellen import map en kostencodes in WinCar Beheertool

Voer onderstaande stappen voor elke omgeving uit:
• Start WinCar Beheertool.
• Log in met een gebruiker die toegang heeft tot de betreffende vestiging.
• Controleer onderin de statusbalk of de juiste vestigingscode zichtbaar is.
• Klik op wisselen om eventueel de juiste vestiging te selecteren.
• Ga naar Instellingen → Universeel → Verkoop (of Magazijn voor inkoopfacturen).
• Vul de volgende gegevens in:
– Import map: Locatie waar de UBL‐ en CSV‐bestanden naar worden weggeschreven.
– Aankoopsoort of Inkoopsoort: Indien de aankoopsoort niet gevuld is bij de credi‐
teur, wordt deze aankoopsoort gebruikt bij de import.
– Leverancier: Indien het leveranciersnummer niet wordt aangeleverd in het UBL‐
bestand, wordt dit leveranciersnummer gebruikt bij de import.
– Bestanden verwijderen na import: Wanneer dit vinkje geactiveerd is worden de
bestanden verwijderd na inlezen, ongeacht of de bestanden correct worden geïm‐
porteerd. Reden hiervoor is dat bij een fout in het bestand, het bestand opnieuw
(en aangepast) gecreëerd dient te worden.
– Logging actief t/m: Wanneer de logging geactiveerd wordt, worden de
UBL‐bestanden in de log map WinCar documentmap\log\universeel\
aankoopfacturen weggeschreven. Bij eventuele onverklaarbare importproble‐
men kunnen deze bestanden aangeleverd worden aan de WinCar Servicedesk.
– Actie gebruiker: De medewerker bij wie de logverslagen in de agenda komen te
staan.
– Actiesoort: De actiesoort waarmee de actie aangemaakt wordt.
– Actie klant: De klant waaraan de actie wordt gekoppeld.
• Vanuit ImageCapture worden de regels binnen een aankoopfactuur aangeleverd met
een bepaalde code in het importbestand. Deze codes kunnen naar een bepaalde kosten‐
plaats gestuurd worden in de aankoopfactuur, BPM en inkoopfacturen. ImageCapture
kan aangeven met welke code de regels worden aangeleverd, deze zijn eventueel ook
te herleiden uit het UBL bestand. Om deze factuurcodes financieel te kunnen sturen is
er de mogelijkheid om de aangeleverde factuurcode te koppelen aan de kostenplaats in
de aankoopfactuur. De factuurcodes die in te voeren zijn dienen overeen te komen met
de aangeleverde codes in het bestand en kunnen via een keuzemenu gekoppeld worden
aan de volgende kostenplaatsen:
– Factuurcode: Code aangeleverd in het UBL‐bestand vanuit ImageCapture.
– Kostenplaats aankoopfactuur (Aankoopfacturen): Vaste set van kostenplaatsen
welke corresponderen met velden in het Aankoop en BPM scherm onder tabblad
Object en Algemeen & boekhouding.
– Onderdeelnummer lokaal (Inkoopfacturen): bestaande artikelcodes uit het artikel‐
bestand. Dit is slechts nodig indien geboekt moet worden op kosten artikelen welk
geen deel uitmaken van de pakbon.
• Klik op het diskette icoontje om alle wijzigingen op te slaan.
WinCar Content Manager

Zodra vanuit ImageCapture een aankoopfactuur, BPM of inkoopfactuur is klaargezet, kunnen
deze geïmporteerd worden in WinCar in de WinCar Content Manager door middel van onder‐
BIJLAGE 29. KOPPELING MET REYNOLDS & REYNOLDS WINCAR 232

staande stappen:
• Start WinCar Content Manager.
• Log in met een gebruiker die toegang heeft tot de betreffende omgeving.
• Ga naar Diversen → Universele aankoopfacturen (of Universele inkoopfacturen).
• Klik op het Uitroepteken icoontje of druk op F5.
Profiel “Aankoopfacturen, BPM en Inkoopfacturen”

Boeken van aankoopfacturen, BPM nota’s, inkoopfacturen en declaraties en het koppelen van
het document als bijlage aan de boeking.
• Boeken van aankoopfacturen.
• Boeken van BPM nota’s.
• Boeken van Inkoopfacturen.
• Boeken van Kostenfacturen via zogenaamde ‘kosten artikel’.
• Fiatteren van facturen in ImageCapture Workflow.
• Uitlezen van voertuig data en matchen met een bestaande voertuig binnen WinCar.
• Aanmaken van nieuwe voertuig en meegeven bij de aankoopfactuur.
• Controle op dubbele factuurnummers binnen WinCar en binnen een interne tabel in
ImageCapture.
Profiel “Goederenontvangsten”
Aanmaken van ontvangstregistratie en het koppelen van de pakbon als bijlage aan de bestel‐
ling.
29.4 Beperkingen
• Het is slechts mogelijk met een beperkt aantal velden een nieuw voertuig aan te maken
en mee te geven:
– Kenteken (kan ook ordernummer zijn), Soort, Merk, Model, Type, Chassisnummer,
Motornummer.
– Naderhand kan binnen WinCar op de stamkaart van het voertuig data worden aan‐
gevuld.

• Het is niet mogelijk om een verzamelfactuur (aankoop van meerdere auto’s) mee te ge‐
ven naar WinCar.
• Het is niet mogelijk een credit factuur mee te geven naar WinCar. Indien een factuur
gecrediteerd moet worden, dient dit direct in WinCar te gebeuren middels de knop Aan‐
koopfactuur crediteren (of Inkoopfactuur crediteren) .
• Het is niet mogelijk bij gebruik van ImageCapture Workflow, eerst de boeking aan te ma‐
ken binnen WinCar en dan te fiatteren. Boeking inclusief bijlage wordt pas na de laatste
fiatteur aangemaakt binnen WinCar.

Bijlage 30
Koppeling met Ridder iQ


• De Ridder iQ licentie moet de module Scan Sys bevatten.
• Ridder iQ moet minimaal versie 1.6.60.69 (december 2016) zijn.
• Er moet een SQL‐gebruiker zijn met rechten om gegevens uit de Ridder database te kun‐
nen lezen.
• Er moet een aparte gebruiker zijn voor de export naar Ridder.
• Voor inkoopfacturen moet het koppelen van documenten worden geactiveerd voordat
dit werkt vanuit ImageCapture.
• Een goederenontvangst moet de status “gejournaliseerd” hebben om een inkoopfactuur
(vanuit ImageCapture) kunnen boeken.
Profiel “Algemene documenten”

Koppelen van documenten aan bestaande entiteiten. Voorbeelden hiervan zijn het koppelen
van een pakbon aan een bestaande inkooporder of goederenontvangst, een inkooporderbe‐
vestiging aan een inkooporder etc. Het is mogelijk om documenten automatisch te koppelen
op basis van een barcode die op de documenten staat, deze kunnen bij het printen worden
meegeprint of achteraf met behulp van een barcode stikker op de documenten worden ge‐
plakt.
235
Geautomatiseerd aanmaken van een ontvangstregistratie op een bestaande bestelling, inclu‐
sief koppelen pakbon als bijlage aan de bestelling.
• Herkenning van de leverancier. Standaard gaat dit op basis van BTW‐nummer of IBAN,
met templates kan deze herkenning uitgebreid worden.
• Herkenning van de ordernummers.
• Ophalen van de bestelregels op basis van het uitgelezen of geselecteerde ordernummer.
• Controleren en wijzigen van de ontvangen aantallen.
• Aanmaken van de goederenontvangst in Ridder iQ.
• Koppelen van het document als bijlage aan de goederenontvangst in Ridder iQ.
Standaard heeft deze class geen herkenning voor het uitlezen van de ontvangstregels van de
pakbon. Dit kan op basis van consultancy worden ingericht. Houdt hierbij wel rekening met het
volgende:
• Regelherkenning werkt altijd op basis van templates die per leverancier moeten worden
ingericht. Omdat regelherkenning niet altijd haalbaar is (vanwege lay‐out, kwaliteit etc.),
kan dit bij een deel van de leveranciers mogelijk niet worden toegepast.
• De artikelnummers die op de pakbonnen staan moeten ook in Ridder staan, zodat de
juiste pakbon regel aan de juist inkooporderregel kan worden gekoppeld.
• Het is vooralsnog niet mogelijk om het volledige boekingsschema van Ridder over te
nemen in ImageCapture. Om deze reden wordt bij het aanmaken van de boeking door
Ridder iQ bepaald op welke grootboekrekening de factuurregels geboekt moeten wor‐
den, en is het niet altijd mogelijk om dit op voorhand in ImageCapture aan de boeker te
tonen.
Profiel “Factuur bijlagen Financieel pakket”

Achteraf koppelen van facturen als bijlage aan de boeking in Financieel pakket. Alleen beschik‐
baar voor: AFAS Profit, Exact Globe, Exact Online en Multivers.
Geautomatiseerd verwerken van inkooporderbevestigingen, inclusief koppelen bevestiging als
bijlage aan de bestelling.
• Het is mogelijk om van de kop van de inkooporder de referentie leverancier, ontvangst‐
datum en de memo te kunnen wijzigen.
• Het is mogelijk om van bestaande orderregels geplande ontvangstdata, artikelprijzen,
kortingspercentages, kortingsbedragen, nettobedragen en de memo te kunnen wijzigen.
BIJLAGE 30. KOPPELING MET RIDDER IQ 236

• Het is niet mogelijk om nieuwe orderregels toe te voegen of bestaande orderregels te

verwijderen.
• Voor het gebruik van regelherkenning moet de software in staat zijn om de regels van
de orderbevestiging automatisch te kunnen koppelen aan de regels van de inkooporder
in Ridder iQ. Dit kan op basis van artikelnummers, waarbij de artikelnummers zoals die
op de inkooporderbevestiging staan vermeld op precies dezelfde manier in Ridder iQ
zijn geregistreerd bij het artikel of op de orderregel. Een tweede methode om dit te
doen is op basis van regelnummers; als de regelnummers van de inkooporder precies
overeenkomen met de regelnummers van de inkooporder in Ridder iQ, kan op basis
daarvan gekoppeld worden.
• Inkooporders waar een ontvangst en/of inkoopfactuur aan gekoppeld is kunnen niet ver‐
werkt worden.
Geautomatiseerd aanmaken van een nieuwe verkooporder, inclusief koppelen document als
bijlage aan de order.
• Niet alle functionaliteit voor het aanmaken van verkooporders die in Ridder iQ aanwezig
is, is verwerkt in deze class. Mocht deze functionaliteit wel een vereiste zijn voor uw
processen, dan moet dat op basis van consultancy worden toegevoegd aan de inrichting.
• Bij het maken van de inkooporder kan alleen voor bestaande artikelen of stuklijsten wor‐
den gekozen. Het is niet mogelijk om artikelen of stuklijsten aan te maken.
BIJLAGE 30. KOPPELING MET RIDDER IQ 237

Bijlage 31
Koppeling met SAP Business One

• Beschrijving configuratie in SAP Business One.
• Beperkingen.

• SAP moet versie 9.2 of hoger zijn.
• ImageCapture haalt gegevens op uit SAP door middel van query’s op de database. Er
moet een SQL‐gebruiker beschikbaar zijn die gegevens uit de SAP database kan lezen
(standaard is dit de SQL‐gebruiker scansys).
• Voor het exporteren van gegevens naar SAP wordt gebruik gemaakt van een separate
applicatie. Details en vereisten kunnen opgevraagd worden bij de leverancier van die
applicatie. Voor de bestandsuitwisseling tussen ImageCapture en de separate applicatie
moet een Windows Share beschikbaar zijn.
• De gebruikers die documenten verwerken in ImageCapture moeten ook als gebruiker
bekend zijn in SAP.
• De bijlages die aan de documenten/boekingen worden gekoppeld, worden standaard
opgeslagen in een netwerkfolder. Er moet een netwerkfolder beschikbaar zijn waarin
ImageCapture deze documenten kan opslaan en waarin de gebruikers van SAP Business
One kunnen lezen.
• Voorafgaand aan de implementatie moet een SAP consultant/specialist User Defined
Fields (UDF) in SAP configureren. Deze UDF’s zijn nodig voor het opgeven van standaard
instellingen op de zakenpartner, voor een aanvullend boekingsnummer en voor de hy‐
perlink naar de bijlage van een boeking. Zie Sectie 39.2 voor een beschrijving van het
aanmaken van de UDF’s.
31.2 Beschrijving configuratie in SAP Business One

ImageCapture maakt standaard gebruik van zes User Defined Fields:
238
• Zakenpartner: opgeven van een grootboekrekening, die in ImageCapture wordt gebruikt

voor het maken van een boekingsvoorstel.
• Zakenpartner: opgeven van een workflow, die in ImageCapture wordt gebruikt voor het
maken van een boekingsvoorstel.
• Zakenpartner: opgeven of facturen van de zakenpartner volledig automatisch geboekt
moeten worden.
• Document / boeking: een extra ID die benodigd is voor het fiatteren van facturen.
• Document / boeking: de hyperlink naar de bijlage van de boeking.
• AuditTrail: de systeemakkoord waarden komen in dit veld terecht.
Voorafgaand of tijdens de eerste dagen van ImageCapture moeten deze UDF’s worden aange‐
maakt door een SAP consultant of specialist. De SAP consultant of specialist kan onderstaande
stappen uitvoeren om de UDF’s aan te maken. Deze stappen kunnen alleen uitgevoerd worden
als er geen gebruikers zijn ingelogd in een database.
Zakenpartner
Voer onderstaande stappen voor elke database uit.
• Ga naar Extra → Customizingtools → Gebruikerspecifieke tabellen ‐ beheer….
• Ga naar Stamgegevens → Zakenpartner.
• Klik op Zakenpartner (de tweede).
• Klik op Toevoegen.
– Titel: DefaultLedgerAccountImageCapture
– Omschrijving: Standaard kostenrekening ImageCapture
– Validatie: Gekoppeld aan entiteit
– Koppeling met systeemobject: Rekeningen
• Druk op Toevoegen.
• Druk op Ja.
– Titel: DefaultWorkflowImageCapture
– Omschrijving: Standaard workflow ImageCapture
– Type: Alfanumeriek
– Lengte: 100
– Structuur: Regulier
– Validatie: Geen
• Druk op Ja.
– Titel: UnattendedProcessingImageCapture
– Omschrijving: Automatische factuurverwerking ImageCapture
– Lengte: 1
– Validatie: Geldige waarden
– Druk op Nieuw
BIJLAGE 31. KOPPELING MET SAP BUSINESS ONE 239

– Vul de volgende gegevens in: Waarde: Y, Omschrijving: Ja

– Druk op Nieuw
– Vul de volgende gegevens in: Waarde: N, Omschrijving: Nee
• Druk op Ja.
Document / boeking
• Ga naar Documenten → Titel.
• Klik op Titel.
– Titel: IdImageCapture
– Omschrijving: ID ImageCapture
– Lengte: 40
– Validatie: Geen
• Druk op Ja.
– Titel: Attachment
– Omschrijving: Bijlage
– Type: Algemeen
– Structuur: Toewijzing
– Validatie: Geen
• Druk op Ja.
AuditTrail
• Ga naar Documenten → Titel.
• Klik op Titel.
– Titel: AuditTrail
– Omschrijving: AuditTrail ImageCapture
– Type: Tekst
– Validatie: Geen
• Druk op Ja.


Koppelen van documenten als bijlage aan verschillende entiteiten.
• Koppelen aan klantentiteiten:
– Klantofferte
– Klantorder
– Levering
– Retour (verkoop)
– Vooruitbetalingsfactuur verkoop
– Uitgaande factuur
– Uitgaande creditnota
• Koppelen aan leveranciersentiteiten:
– Leveranciersofferte
– Bestelling
– Goederenontvangst bestelling
– Retour (inkoop)
– Vooruitbetalingsfactuur inkoop
– Ontvangen factuur
– Ontvangen creditnota
• Automatisch koppelen o.b.v. ordernummer, factuurnummer of pakbonnummer (leve‐
ranciersreferentie).
• Toevoegen aan een bestaande bijlage *.
ling.
• Uitlezen van ordernummer, pakbonnummer (leveranciersreferentie).
uitlezen van aantallen door gebruik van templates.
• Boeken op bestellingen en/of facturen.
• Het kopieren van een boeking vanaf een bestelling en/of voorfactuur.
• Meegeven van de medewerker als eigenaar van de ontvangst.
• Meegeven van de verkoopmedewerker op kop en regel.

• Boeken van een artikel‐ of serviceontvangst *.

• Boeken op magazijn en magazijnlocatie *.
• Meegeven van een serienummer voor serienummer beheerde artikelen *.
• Boeken van een conceptontvangst.
• Boeken van vrachtkosten *.
• Boeken op bestellingen, ontvangsten en/of retouren.
• Het kopieren van een boeking vanaf een factuur.
• Boeken van een artikel‐ of servicefactuur *.
• Boeken van een conceptfactuur.
• Meegeven van de betaalrekening waarvanaf betaald moet worden.
• Meegeven van de betaalrekening waarnaar betaald moet worden.
• Meegeven van de medewerker als eigenaar van de boeking.
• Meegeven van de verkoopmedewerker op kop en regel.
• Boeken van regels met alleen BTW.
• Boekingen met beperkt aftrekbare BTW verwerken.
• Boeken op dimensies *.
Bevestigen van bestellingen en het koppelen van de bevestiging als bijlage aan de bestelling.
• Uitlezen van ordernummer, leveranciersreferentie en verwachte leverdatum.
uitlezen van aantallen en eventueel prijzen door gebruik van templates.

Aanmaken van verkooporders en het koppelen van de opdracht als bijlage aan de verkoopor‐
der.
• Aanmaken van (concept) Klantoffertes.
• Aanmaken van (concept) Klantorders.
• Aanmaken van zowel artikel‐ als serviceorders.
• Uitlezen van orderdatum, klantreferentie en gewenste leverdatum.
• Regelherkenning middels het uitlezen van artikelcodes of ‐omschrijvingen en het uitle‐
zen van aantallen en eventueel prijzen door gebruik van templates.

31.4 Beperkingen
Bepalen van BTW‐codes
In ImageCapture wordt de BTW‐code voorgesteld op basis van de data uit een UBL‐bestand, ar‐
tikel, bestelling of leverancier. Er wordt niet gekeken naar de BTW‐instellingen voor het bepalen
van de BTW‐codes die in SAP kunnen worden opgegeven bij Beheer → Definitie → Financiële
boekhouding → Belasting → Belastingcode bepalen.
Boeken op multidimensies
Bij het boeken op dimensies kan geen gebruik worden gemaakt van verdeelregels of het kop‐
pelen van een boekingsregel aan meerdere dimensiecodes. In dat geval zal een boekingsregel
moeten worden opgesplitst in meerdere boekingsregels.
Boeken op vrachtkosten
Bij het boeken van een inkoopfactuur of goederenontvangst kunnen maximaal twee regels voor
de vrachtkosten worden opgegeven. Eventueel kan dit op basis van consultancy basis worden
uitgebreid.
Boeken op magazijnlocaties
Per goederenontvangstregel kan één magazijn met optioneel één magazijnlocatie meegegeven
worden. De verdeling over meerdere magazijnlocaties dient in SAP te geschieden.

Boeken van een artikel‐ of servicefactuur of ‐ontvangst

Zoals in SAP Business One is het alleen mogelijk om een factuur of ontvangst te boeken van
het type artikel of service. Het is niet mogelijk in één factuur of in één ontvangstboeking zowel
artikelen als services te boeken.
Bij het boeken van een serviceontvangst worden er geen bedragen meegegeven. Bij het kop‐
pelen aan een bestelling of (voor)factuur worden wel de regelbedragen van die bestelling of
boeking gebruikt.
Meegeven van een serienummer voor serienummer beheerde artikelen

Het is mogelijk om maximaal één serienummer per ontvangstregel mee te geven, waarbij er
gecontroleerd wordt of het serienummer reeds gebruikt is voor het gekozen artikel. Wanneer
er meerdere serienummers per ontvangstregel van toepassing zijn dan moet dit in SAP zelf
ingevoerd worden.
Wijzigen boeking tijdens het fiatteren van facturen

Bij het gebruik van ImageCapture voor het fiatteren van facturen, maakt ImageCapture de boe‐
king geblokkeerd voor betaling aan. Hierbij is het mogelijk om de boeking als concept boeking
aan te maken, zodat deze vanuit SAP kan worden aangepast. Dit heeft echter de volgende
nadelen:
• Om vanuit de fiatteringsapplicatie de boeking te deblokkeren voor betaling, moet de
boeking in concept blijven staan totdat deze volledig is gefiatteerd. Het omzetten van
concept naar definitief kan automatisch worden uitgevoerd door ImageCapture.
• De status van een bestelling en/of ontvangst wordt niet beïnvloed door concept boekin‐
gen. Hierdoor is het mogelijk om meerdere (concept)boekingen aan dezelfde bestelling
en/of ontvangst te koppelen.
Koppelen van documenten aan entiteiten

Per entiteit kan er één link naar een document worden gezet in het daarvoor bestemde User
Defined Field. Bij het koppelen van een volgend document met profiel “Algemene documen‐
ten” is het alleen mogelijk de pagina’s van het nieuwe document achteraan toe te voegen in
het bestaande document.

Bijlage 32
Koppeling met Softpak

• Beperkingen.

• ImageCapture maakt gebruik van de Softpak API om gegevens uit Softpak op te halen.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Softpak door middel van XML uitwisseling.
• Softpak moet geüpdatet zijn naar versie 23.01 of hoger.
• De licenties voor AA.SCANAPI en AA.RESTAPI moeten aanwezig zijn.
• Softpak modules ProFor en ProFin moeten aanwezig zijn.
• De inrichting van de Softpak API moet ingeladen zijn. Dit wordt door Softpak beheerd.
• Er moet een Softpak Scheduler proces ingericht zijn voor het verwerken van binnenko‐
mende XML berichten. Dit wordt door Softpak beheerd.
• Er moet een gebruiker genaamd SCANSYS aanwezig zijn in de Softpak omgeving(en) waar
vanuit ImageCapture facturen aangemaakt worden.
245
• Matchen dossier op basis van:

– Dossiernummer
– BL‐nummer
– Containernummer
– Outtake‐ordernummer
– Shipmentnummer
• Boeken op kostencode(s).
• Boeken in vreemde valuta op kop‐ en regelniveau.
• Factuurregels verdelen over meerdere periodes.
• Toevoegen van een nieuwe voorcalculatie op een bestaand dossier.
• Automatisch fiatteren van facturen waarvan de afwijking ten opzichte van de voorcalcu‐
latie binnen vooraf ingestelde marges ligt.
Profiel “Scheiden transportdocumenten”

Scheiden van vrachtbrieven van digitaal ontvangen facturen en klaar zetten voor verwerking.

Profiel “Vrachtbrieven”
Koppelen van vrachtbrieven als bijlage aan het dossier.
32.3 Beperkingen
Scheepsrekeningen
Het is momenteel nog niet mogelijk om scheepsrekeningen aan te maken vanuit ImageCapture.
Transportrekeningen
Het is momenteel nog niet mogelijk om transportrekeningen aan te maken vanuit
ImageCapture.
BIJLAGE 32. KOPPELING MET SOFTPAK 246

Bijlage 33
Koppeling met Spacewell Axxerion


• ImageCapture haalt gegevens op uit Axxerion en schrijft gegevens weg naar Axxerion via
de Axxerion REST API.
• De koppeling tussen Axxerion en ImageCapture is alleen beschikbaar in Spacewell Real
Estate (voorheen Axxerion REB).
• Bespreek de voorwaarden binnen Spacewell Real Estate met uw Spacewell accountma‐
nager.
de boeking.
• Boeken op budgetcodes.
• Boeken op inkoopcontracten.
• Boeken op werkorders.
247
Bijlage 34
Koppeling met Syntess Atrium

• Beschrijving configuratie in Syntess Atrium.
• Beperkingen.

• Voor Syntess Atrium gelden de volgende vereisten voor de koppeling met ImageCapture:
– De software moet minimaal versie 5.3 build 199 of versie 6.0 build 65 zijn. Vanaf
deze versie is aanpassing 20180206527 aanwezig, die het mogelijk maakt via UBL
de boeking aan de leverancier te koppelen o.b.v. het relatienummer.
– ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de Syntess Atrium
database. Op elke werkplek waar met ImageCapture gewerkt wordt moet daarom
de meest actuele versie van de Firebird ODBC driver geïnstalleerd zijn, zie https:
//firebirdsql.org/en/odbc‐driver/. Standaard wordt gebruik gemaakt van de stan‐
daard Firebird SQL gebruiker SYSDBA. Het is mogelijk een aparte Firebird SQL ge‐
bruiker met alleen leesrechten aan te laten maken, echter kan deze verloren gaan
bij een update van Firebird.
– Bestand fbclient.dll moet beschikbaar zijn op een vaste locatie. Dit bestand
wordt standaard meegeïnstalleerd met Syntess Atrium.
• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Syntess Atrium via XML‐bestanden in eigen
UBL‐indeling.
• Er is een netwerkshare nodig waar de bestanden voor de uitwisseling met Syntess Atrium
kunnen worden geplaatst.
34.2 Beschrijving configuratie in Syntess Atrium

Periode’s
Vanaf het boekjaar waarin gekoppeld wordt met ImageCapture moeten de periodes aange‐
maakt zijn. Dit kan via Stamgegevens → Financieel → Boekjaren, kies hier voor Toevoegen.
Het volgende boekjaar zal automatisch voorgesteld worden. Kies voor Opslaan. Er zal gevraagd
248
worden de Documentnummer reeksen te controleren. Ga hierna naar tabblad Details, kies voor
Wijzigen, verander de Boekstatus naar Openstaand en kies Opslaan.
Controle dubbele boekingen

Om te voorkomen dat er dubbele boekingen aangemaakt worden controleert ImageCapture
of de Referentie (het factuurnummer van de leverancier) al gebruikt is voor de gekozen le‐
verancier in de desbetreffende administratie en het desbetreffende dagboek. Die controle
vindt plaats op bestaande boekingen in Syntess Atrium en werkt niet voor facturen die in
ImageCapture al verwerkt zijn, maar nog niet zijn ingelezen in Syntess Atrium. Stel daarom
elk te gebruiken dagboek in Syntess Atrium als volgt in. Ga naar Stamgegevens → Financieel
→ Dagboeken → selecteer het juiste documenttype (Inkoopfactuur), selecteer het betreffen‐
de dagboek, kies tabblad Details en kies bij Referentie voor “Uniek met blokkering”. Anders
zal Syntess Atrium bij het inlezen alleen een foutmelding geven als zowel de referentie als de
factuurdatum overeenkomen met een bestaande boeking voor de desbetreffende leverancier.
BTW‐verlegd
Om gebruik te maken van BTW‐verlegd moet de juiste BTW‐verwerking ingesteld zijn bij de
relatie. Zie Stamgegevens → Relaties → Relaties → kies de betreffende relatie in de lijst, kies
tabblad Rollen, kies tabblad Crediteur en vul het veld BTW‐verwerking in. Standaard is de code
voor dit type BTW‐verwerking “VERLEGD”.
Koppelen aan openstaande pakbonnen

Om ook aan pakbonnen die nog niet gereedgemeld zijn (ontvangen) te kunnen koppelen dient
dit ingesteld te worden op het dagboek. Zie Stamgegevens → Financieel → Dagboeken →
selecteer het juiste documenttype (Inkoopfactuur), selecteer het betreffende dagboek, kies
tabblad Inkoopfactuur en vink “Koppel openst. pakbonnen” aan.
Inlezen van inkoopfacturen in Syntess Atrium

De locatie waar Syntess Atrium de boekingen en documenten van importeert moet zijn inge‐
geven in de instellingen van ieder te gebruiken dagboek. Dit kan door een gebruiker met de
juiste rechten via Stamgegevens → Financieel → Dagboeken. Selecteer hier het juiste Docu‐
menttype (Inkoopfactuur), selecteer het dagboek en kies tabblad Import:
• Bestandsmap: Geef de map in waaruit de XML‐berichten moeten worden ingelezen.
Standaard zal ImageCapture exporteren naar ExportFolderBatch\<administration
code>\<journal code>.
• Geïmporteerd bestand: Bewaren
• Verplaatsen naar: Geef de map in waarnaar de XML‐berichten moeten worden ver‐
plaatst, bijv. ExportFolderBatch\<administration code>\<journal code>
\Verwerkt. Deze map dient handmatig aangemaakt te worden.
Het inlezen in Syntess Atrium gebeurt via Financieel → Inkoop → Inkoopfacturen, selecteer
het juist Dagboek en kies Overige functies → Inlezen inkoopfacturen:
• Inlezen: Alle bestanden
BIJLAGE 34. KOPPELING MET SYNTESS ATRIUM 249

• Bestand/locatie: De locatie wordt overgenomen uit de instellingen van het dagboek.

• Geïmporteerd bestand: Bewaren
• Verplaatsen naar: De locatie wordt overgenomen uit de instellingen van het dagboek.
• Bij fouten: Correcte bestanden importeren
• Klantnummer controleren: Uitgevinkt
• Boekdatum: Kies een datum die als boekdatum gebruikt zal worden voor alle in te lezen
facturen. Als dit veld leeg wordt gelaten zal de factuurdatum als boekdatum gebruikt
worden. Let op: Voor de gekozen boekdatum moet een openstaande periode in het dag‐
boek bestaan.
• Externe documenten koppelen:
– Bij nieuwe facturen: Aangevinkt
– Bij bestaande facturen: Uitgevinkt
– Dagboek ext. documenten: Dit dagboek kan eenmalig uit de lijst gekozen worden
en wordt bewaard. De locatie waar Syntess Atrium de PDF‐bestanden zal wegschrij‐
ven is na te kijken via Stamgegevens → Financieel → Dagboeken → selecteer het
juiste documenttype (Extern document), selecteer het betreffende dagboek, kies
tabblad “Extern document” en zie veld Opslaglocatie.
gebruik.
Boeken van inkoopfacturen en het koppelen van de factuur als bijlage aan de boeking.
• Boeken op bestellingen en/of ontvangsten. Het gaat hier om pakbonnen en/of pakbon‐
regels met de status openstaand en/of historisch.
• Ophalen bestelling/ontvangst a.d.h.v. uitgelezen waarden:
– Bestellingnummer (standaard)
– Pakbonnummer (via template)
– Bestelnummer leverancier (via template)
– Referentie ontvangst (via template)
• Boeken op scenario’s. Een scenario zorgt ervoor dat er op kostensoorten geboekt kan
worden.
• Boeken op vreemde valuta.
• Gebruik van BTW‐verlegd.
• Controle op openstaande periode a.d.h.v. factuurdatum.
• Controle op het bestaan van uitgelezen IBAN(s).
• Controle op reeds geboekte factuurnummers en het openen van de eerste bijlage van
een bestaande boeking.

34.4 Beperkingen
Inlezen van UBL‐bestanden in Syntess Atrium
• In Syntess Atrium bestaan regels van een inkoopfactuur uit twee niveau’s. Bij het inlezen
van regels uit UBL‐bestanden kan alleen het eerste niveau gevuld kan worden en daar‐
om is het noodzakelijk te werken met een schermindeling, die beide niveau’s toont. Ga
naar Stamgegevens → Financieel → Dagboeken → selecteer het juiste documenttype
(Inkoopfactuur), selecteer het betreffende dagboek, kies tabblad Inkoopfactuur en kies
bij Schermindeling voor “Tweeledig”.
• Een beperkt aantal velden van de inkoopfactuurboeking kan bepaald worden middels
UBL:
– Kopniveau:
* Factuurdatum
* Boekdatum (bij inlezen)
* Crediteur
* Referentie
* Bedrag
* BTW‐bedrag
* G‐rekening bedrag
* Valuta
– Eerste regelniveau, de inkoopfactuurregel:
* Omschrijving
* Bestelling
* Artikelnummer
* Aantal
* Eenheid
* BTW‐tarief
* Bedrag
• Het tweede regelniveau is de specificatie van de regel op het eerste niveau, de daadwer‐
kelijke boekingsregel. Bij het inlezen van regels uit UBL‐bestanden kan Syntess Atrium
deze regels automatisch aanmaken, indien er in ImageCapture een bestelling, ontvangst
of een scenario aan de regel gekoppeld is.
• De door Syntess Atrium succesvol ingelezen bestanden worden verplaatst, maar niet
automatisch verwijderd. De map met verwerkte bestanden zal handmatig opgeschoond
moeten worden.
• Bij het optreden van een foutmelding bij het inlezen in Syntess Atrium blijft het in te
lezen bestand wat de foutmelding veroorzaakte staan. Deze zal bij opnieuw inlezen de‐
zelfde melding tonen en dient handmatig verwijderd te worden. Na de export vanuit
ImageCapture wordt de factuur wel automatisch uit ImageCapture verwijderd.
Bestellingen en ontvangsten
Het koppelen van pakbonregels bij het inlezen van facturen in Syntess Atrium werkt o.b.v. be‐
stellingnummer i.c.m. handelsartikelnummer of bestelnummer. Als er in één bestelling dubbe‐
le artikelnummers voorkomen kan deze koppeling niet gemaakt worden en dient dit na inlezen
handmatig gedaan te worden.

Scenario’s
Het koppelen van een scenario gebeurt o.b.v. zoekwoorden, die ImageCapture meestuurt in
het veld Omschrijving op regel. Hierdoor kan er bij gebruik van een scenario geen eigen om‐
schrijving meegegeven worden. Het is van belang om bij het aanmaken van scenario’s ingewik‐
kelde zoekwoorden in te stellen, zodat een reguliere, zelf ingevoerde of automatisch bepaalde
omschrijving niet kan leiden tot het ten onrechte toepassen van een scenario. Verder kan in
ImageCapture de F3‐lijst achter regelveld Scenario gebruikt worden om te controleren op dub‐
bele of te algemene zoekwoorden.

Bijlage 35
Koppeling met Syntri ERP

• Beperkingen.

• ImageCapture schrijft gegevens weg naar Syntri ERP via XML uitwisseling.
• ImageCapture haalt gegevens op door middel van query’s op de Syntri ERP database. Om
deze query’s uit te kunnen voeren is het een vereiste dat de Firebird 2.0.5 ODBC driver
(of nieuwer) geïnstalleerd is op alle machines waar ImageCapture geïnstalleerd wordt.
• De volgende vereisten gelden voor de koppeling tussen Syntri ERP en ImageCapture:
– Syntri moet geüpdatet zijn naar versie R2022_09 of nieuwer.
– De Syntri module Koppeling ‐ Scannen en herkennen inkoopfacturen (Scan Sys) is
vereist voor het gebruik van profiel Inkoopfacturen.
– De Syntri module Koppeling ‐ Scannen en herkennen inkoopbevestigingen (Scan
Sys) is vereist voor het gebruik van profiel Inkooporderbevestigingen.
– Er moet een netwerkshare zijn waarin ImageCapture en Syntri ERP bestanden kun‐
nen wegschrijven voor de uitwisseling tussen beide applicaties. De map waaruit
Syntri ERP de bestanden importeert moet tevens de submappen done en error be‐
vatten. Zonder deze submappen werkt de import niet.
– De import van de XML bestanden moet in Syntri ERP worden ingericht door de
consultant van Syntri.
253
de boeking.
• Boeken op grootboekrekeningen.
• Boeken op kostenplaats.
Bevestigen van inkooporders en het koppelen van de bevestiging als bijlage aan de bestelling.
• Verwerken meervoudige orderbevestigingen.
• Uitlezen van ordernummer, verwachte leverdatum en totaalbedragen.
uitlezen van aantallen en prijzen door gebruik van templates.
BIJLAGE 35. KOPPELING MET SYNTRI ERP 254

Bijlage 36
Koppeling met TANS Talis
• De OleDb Driver moet geïnstalleerd staan.

• Gebruikersnaam en wachtwoord voor de OleDb koppeling met de database moeten be‐
kend zijn.
• De werkstations waar ImageCapture op gaat draaien moeten toegang hebben tot de
database.
• Er moet een netwerklocatie beschikbaar zijn voor de opslag van documenten.
255
Bijlage 37
Koppeling met Trimergo T2

• Beperkingen.

• Trimergo moet versie T2H SP3 PL12 of hoger zijn.
• ImageCapture kan niet dezelfde SQL Server instantie gebruiken als Trimergo, aangezien
Trimergo niet werkt als de optie Allow Triggers to Fire Others ingeschakeld is.
• Er moet een SQL‐gebruiker beschikbaar zijn die gegevens uit de Trimergo database kan
lezen en stored procedures en functies kan uitvoeren (standaard is dit de SQL‐gebruiker
scansys).
• De gebruikers die documenten verwerken in ImageCapture moeten ook als gebruiker
bekend zijn in Trimergo.
• De gebruikers die facturen beoordelen moeten ook als gebruiker bekend zijn in Trimergo.
Dit is voor administratieve doeleinden, deze Trimergo gebruikers hoeven geen licentie
gebruikers te zijn.
Om de koppeling tussen Trimergo T2 en ImageCapture te kunnen realiseren, moeten een aantal
zaken in Trimergo T2 geconfigureerd worden. De details voor deze configuratie zijn op te vragen
bij Trimergo. Dit omvat onder andere de volgende zaken:
• In Trimergo moet de module voor het uitwisselen van gegevens met ImageCapture geli‐
centieerd, ingericht en geactiveerd zijn.
• In Trimergo moeten de business rules met de locaties voor het documentenarchief en
de uitwisseling met ImageCapture ingesteld zijn.
• In Trimergo moet de autonummering voor inkoopfacturen ingeschakeld zijn, zodat de
boekstuknummers door Trimergo worden uitgegeven.
256

Koppelen van documenten als bijlage aan verschillende entiteiten.
• Meegeven van de volgende entiteiten en velden: artikel, bestelling, categorie 1 en 2,
document omschrijving, documenttype, handelsorder, pakbon, project, relatie, service‐
order, stuklijst, transport activiteit.
• Voorbereid voor het automatisch vullen van de bestemming op basis van een barcode.
Profiel “Pakbonnen”
ling.
• Uitlezen van ordernummer.
• Uitlezen van aantallen op regelniveau.
• Meegeven van LOT‐registraties bij ontvangsten. Per regel kan één LOT‐registratie gekop‐
peld worden.
• Meegeven afwijkende afmetingen (lengte, breedte, hoogte), indien van toepassing.
• Boeken op ontvangsten en/of bestellingen.
• Boeken van de volgende regeltypes: Bestelling, Bestelregel(s), Ontvangsten, Direct, Kos‐
ten en Termijnen.
• Boeken op artikel(en) (inclusief mogelijkheid om artikelprijs te wijzigen in het artikelbe‐
stand en van bestaande stukslijsten en projecten).
• Meegeven afwijkende afmetingen (lengte, breedte, hoogte), indien van toepassing.
BIJLAGE 37. KOPPELING MET TRIMERGO T2 257

• Boeken op G‐rekening (alleen mogelijk bij AccountView als aan Trimergo is gekoppeld).
• Boekingen optioneel gefiatteerd aanmaken in Trimergo.
• Boekingen optioneel vertrouwelijk aanmaken in Trimergo.
• Boekingen automatisch vrijgeven voor betaling op basis van maximale marges (op te
geven per leverancier).
• Meegeven van Intrastat gegevens. In Trimergo moet de module om statistiekcode van
de artikelen te kunnen importeren gelicentieerd, ingericht en geactiveerd zijn.

37.3 Beperkingen
Regeltypes
Binnen Trimergo is het mogelijk om boekingsregels van diverse types aan te maken. Op dit
moment heeft ImageCapture geen ondersteuning voor alle regeltypes. Zie Sectie 37.2 voor
regeltypes die door ImageCapture worden ondersteund.
37.4 Aandachtspunten updaten configuratie naar nieuwste

standaard
Bij het updaten van de configuratie naar de nieuwste standaard (ook wel herimplementatie
genoemd), spelen mogelijk onderstaande issues.
37.4.1 8.4.A ‐ Vrije velden systeemakkoord

In Trimergo worden op de relatiekaart vrije velden gedefinieerd, die door ImageCapture wor‐
den gebruikt voor de grenswaardes van het systeemakkoord. Vanaf standaard configuratie ver‐
sie 8.4.A worden andere vrije velden gebruikt voor het systeemakkoord. Als er gebruik wordt
gemaakt van het systeemakkoord en de configuratie wordt geüpdated, moeten er nieuwe vrije
velden worden ingericht in Trimergo. Daarnaast moet de informatie die in de oude vrije velden
was vastgelegd, worden overgezet naar de nieuwe velden.
BIJLAGE 37. KOPPELING MET TRIMERGO T2 258

Bijlage 38
Koppeling met Visma AccountView

• Beperkingen.

• AccountView moet versie 8 of hoger zijn.
• Om documenten te kunnen koppelen aan een boeking moet tot AccountView versie 9.6
de module “Verkoop informatie systeem” geïnstalleerd en geactiveerd zijn. Met versie
9.6 of hoger is dit niet meer nodig.
• ImageCapture haalt gegevens op uit AccountView door middel van query’s op de databa‐
se. Hiervoor zijn FoxPro OleDB drivers benodigd. Deze moeten dus op alle werkplekken
waar ImageCapture wordt gebruikt geïnstalleerd zijn.
• ImageCapture stuurt gegevens naar AccountView met behulp van de AccountView Back‐
office Server. De AccountView module “DotNet Backoffice Server” moet geïnstalleerd
zijn en moet op een server draaien. De gebruiker waarmee de Backoffice Server wordt
gestart moet in alle administraties bekend zijn en voldoende rechten hebben voor de
acties die ImageCapture automatiseert.
• Voor het gebruik van fiattering vanuit ImageCapture is de AccountView module “Auto‐
matische betalingen” vereist.
• De database van AccountView dient via UNC te benaderen te zijn door de gebruikers.
• Bij de dagboekinstellingen kan op het tabblad Omschrijving alles op ‘zelf invoeren’ ge‐
zet worden. Anders worden deze velden door AccountView zelf op een bepaalde wijze
gevuld en wordt de informatie die ImageCapture exporteert overschreven.
259
Profiel “Betaaladvieslijsten”
Aanmaken en versturen van een betaaladvieslijst.
Koppelen van documenten aan boekingen en relaties.
• Boeken op g‐rekening (inclusief bedrag loonbelasting en bedrag UWV).
• Boeken op goederenontvangsten (inclusief verwerken van de inkoopfacturen) *.
• Aanmaken en wijzigen van crediteuren in AccountView.
• Aanmaken en wijzigen van debiteuren in AccountView.

BIJLAGE 38. KOPPELING MET VISMA ACCOUNTVIEW 260

38.3 Beperkingen
Centraal stambestand
Het aanmaken van crediteuren in een centraal stambestand vanuit ImageCapture wordt niet
ondersteund.
Inkoopfacturen
Het matchen van inkoopfacturen aan een ontvangst in AccountView is alleen mogelijk indien
de optie “Op te ontvangen facturen boeken” uit staat. Deze optie is te vinden in AccountView
via Opties > Instellingen > Administratie > Inkoop I > Op te ontvangen facturen boeken. Wan‐
neer deze optie aan staat worden bij het verwerken van de inkoopfactuur door de AccountView
BackOffice Server de goederenontvangsten die aan de factuur ten grondslag liggen niet tegen
geboekt waardoor er onterecht een saldo open blijft staan op de rekeningen voor Nog te ont‐
vangen facturen en Goederenontvangsten artikelgroep X.
Intercompanyboekingen
AccountView kent de module Intercompanyboekingen voor het vastleggen en boeken van reke‐
ning courant boekingen tussen verschillende administraties. Het is niet mogelijk om dit vanuit
ImageCapture mee te geven in de boeking.
Kostenverdeel
AccountView kent de modules Kostenverdeel I en II voor het verdelen van kosten over bijvoor‐
beeld meerdere afdelingen. Het is niet mogelijk om dit vanuit ImageCapture mee te geven in
de boeking.
Vaste activa
AccountView kent de modules Vaste activa I en II voor onder andere het creëren van vaste
activa. Het is niet mogelijk om vaste activa te creëren vanuit ImageCapture.
BIJLAGE 38. KOPPELING MET VISMA ACCOUNTVIEW 261

Bijlage 39
Koppeling met Visma.net

• Beschrijving configuratie in Visma.net
• Beperkingen.

• De koppeling met Visma.net is gebaseerd op de Visma.net API.
internet.
• Voor het fiatteren van facturen in Visma.net is een aanvullende licentie van Visma.net
benodigd. Het inrichten van de workflows in Visma.net moet worden gedaan door een
Visma.net consultant/specialist.
• Er moet minimaal één gebruiker in Visma.net zijn aangemaakt voor het ophalen en het
wegschrijven van gegevens. Deze gebruiker moet, voor ieder bedrijf in Visma.net dat
vanuit ImageCapture bediend moet kunnen worden, minimaal over de rol API User be‐
schikken. Deze kan worden toegekend via Visma.net Admin → Gebruikers en rollen →
Gebruikers. Open daar de gebruiker en selecteer per bedrijf de rol API User in de kolom
Financials.
• Tijdens het inrichten van ImageCapture moeten vrije velden in Visma.net geïmporteerd
worden door een gebruiker die daar de rechten voor heeft. Deze vrije velden zijn nodig
om per crediteur te kunnen instellen of facturen automatisch verwerkt mogen worden
en om per crediteur een voorkeursworkflow te kunnen instellen.
• Indien ImageCapture in een On‐Premise situatie wordt geïnstalleerd, moet de SQL server
versie minimaal versie 2016 zijn.
39.2 Beschrijving configuratie in Visma.net

ImageCapture maakt gebruik van twee vrije velden op de leverancierskaart:
• Opgeven of facturen van de leverancier volledig automatisch geboekt moeten worden.
262
• Opgeven van een workflow, die in ImageCapture wordt gebruikt voor het maken van een
boekingsvoorstel.
Deze acties moeten worden uitgevoerd door een Visma.net consultant/specialist.
Aanmaken vrije veld automatisch boeken

• Ga naar Visma.net Financials.
• Ga naar Menu → Configuratie → Voorkeuren → Kenmerken.
• Voeg het volgende kenmerk toe:
– Kenmerk: ICUNATTEND
– Omschrijving: ImageCapture Unattended Processing
– Besturingselement: Selectievak
– Ga naar Menu → Crediteuren → Voorkeuren → Crediteurtypen (Indien deze optie
niet beschikbaar is, klik dan eerst op Volledig menu weergeven).
– Voer de volgende stappen voor alle types uit:
* Open het type.
* Ga naar het tabblad Kenmerken.
* Voeg een nieuwe regel toe.
* Kies ICUNATTEND in de lijst van veld Kenmerk.
* Kies Opslaan.
Aanmaken vrije veld Workflow
• Ga naar Visma.net Financials.
• Ga naar Menu → Configuratie → Voorkeuren → Kenmerken.
• Voeg het volgende kenmerk toe:
– Kenmerk: ICWORKFLOW
– Omschrijving: ImageCapture Workflow
– Besturingselement: Keuzelijst
– Voeg voor iedere workflow een regel toe:
* Waarde: Vul hier een waarde in, die in ImageCapture in het procuratieschema
gebruikt gaat worden als entry condition op veld SupplierDefaultWorkflow.
* Omschrijving: Bepaal een passende omschrijving.
– Ga naar Menu → Crediteuren → Voorkeuren → Crediteurtypen (Indien deze optie
niet beschikbaar is, klik dan eerst op Volledig menu weergeven).
– Voer de volgende stappen voor alle types uit:
* Open het type.
* Ga naar het tabblad Kenmerken.
* Voeg een nieuwe regel toe.
* Kies ICWORKFLOW in de lijst van veld Kenmerk.
* Kies Opslaan.
BIJLAGE 39. KOPPELING MET VISMA.NET 263

• Boeken op administraties.
• Boeken op vestigingen, zowel op de factuurkop als ook de factuurregel (rekening cou‐
rant).
• Boeken op kenmerken en subaccounts.
• Boeken op projecten en projecttaken.
• Boeken op de diverse btw‐codes. (Zie ook Beperkingen hieronder.)
• Boeken op vreemde valuta. (Zie ook Beperkingen hieronder.)
• Boeken op transitoriacodes.
• Fiatteren van facturen met ImageCapture Workflow. (Deblokkeren gaat met behulp van
de Documentstatus van de inkoopfactuur in Visma.net).
• Fiatteren van facturen met Visma.net. (ImageCapture kan de velden fiatteurs en goed‐
keuringsstatus van de inkoopfactuur in Visma.net niet beïnvloeden. Wel de Document‐
status).
• Aanmaken en wijzigen van crediteuren.

39.4 Beperkingen
Vreemde valuta
Het is niet mogelijk om facturen te boeken in vreemde valuta als de wisselkoers in Visma.net
niet is vastgelegd.
Documentstatus van de inkoopfactuur in Visma.net

Vanuit ImageCapture kan de documentstatus van de inkoopfactuur worden meegegeven aan
Visma.net. Hierbij kan geen gebruik worden gemaakt van de documentstatus “Voorlopig vrij‐
geven”, omdat dit niet is toegestaan door Visma.net bij facturen die aan orders‐ of ontvangst‐
regels zijn gekoppeld.
Boeken op diverse btw‐codes

In ImageCapture wordt per boekingsregel bepaald en weergegeven welke btw‐codes en bedra‐
gen er van toepassing zijn. Dit wordt bepaald op basis van de btw‐regio van de leverancier en

de gekozen btw‐categorie. De voorgestelde btw‐bedragen kunnen hierbij aangepast worden.

Per boekingsregel zijn maximaal 2 btw‐codes toegestaan.
Boeken op g‐rekening
Het is niet mogelijk om g‐rekening gegevens mee te geven aan de inkoopfactuur.

Bijlage 40
Sumatra rapportage

• Benodigdheden.
• Installatie.
• Configuratie.
40.1 Benodigdheden
• Sumatra 2019 of hoger installer (te downloaden vanaf https://www.sumatrasoftware.com/downloads/)
• ImageCapture reports package (aan te leveren door Scan Sys)
• ImageCapture reports background (aan te leveren door Scan Sys)
• Licentie code (aan te leveren door Scan Sys)
40.2 Installatie
Sumatra installeren:
• Draai de installer op de machine waar de Sumatra server moet gaan draaien.
• Klik op Next.
• Vink I accept… aan en klik op Next.
• Geef bij Name en Code de gegevens in van de verstrekte licentie en klik op Add.
• Klik op Next.
• Klik op Custom en zet de volgende vinkjes aan:
– Builder
– Server (64 bit)
– Manager
– Installatie Handleiding
– Data Model Editor
– ActiveX Components
• Klik op Next.
• Als de Web Client van buiten het netwerk benaderd moet kunnen worden vink dan Re‐
strict Sumatra WebClient access… uit.
• Klik op Next.
• Klik op Next.
266
• Ga in de verkenner naar de Sumatra Server packages map (default is dat C:\Program

Files (x86)\Sumatra\I4\Server\Packages).
• Plaats het bestand ImageCapture.spkg in deze map.
40.3 Configuratie
Sumatra configureren in de Sumatra Management Console:
• Vouw Sumatra servers open.
• Vouw het IP‐adres van de server open.
• Ga naar Databases en kies voor New Database (rechtsklik of via Action):
– Vink Microsoft SQL Server aan.
– Klik op Next.
– Als de database niet gevonden kan worden (bijvoorbeeld bij meerdere named in‐
stances), klik dan op Manual en vul de volgende gegevens in:
* Database = Facturen
* Host = [SQL server instance]
* Catalog = [ImageCapture database]
* Schema = dbo
* Username = scansys
* Pass = [password van de scansys SQL Server user]
• Klik op Next.
• Vink Configuratie van rapport op ImageCapture ‐ versie X.X.X aan.
• Klik op Next.
• Klik op Next.
• Klik op Close.
• Rechtsklik op het IP‐adres van de server en klik op Properties.
• Ga naar het tabblad Client Settings en vink Allow users to customize client background
uit.
• Klik op Pick, en kies het bestand Background.png
• Klik op OK.
Gebruikers toevoegen:
• Ga naar Security > Users en voeg alle users toe die de rapporten moeten kunnen zien
(rechtsklik of via Action).
• Gebruik bij voorkeur Windows Authentication: klik op het Windows icoon en geef de
Windows gebruikersnaam in (domein\gebruikersnaam, controleer eventueel met
Check name).
• Klik op Next.
• Geef alleen rechten op de Sumatra I4 Client.
• Klik op Next.
• Klik op Next (group membership komt later).
• Klik op Next (vink ‘ImageCapture, Facturen’ uit, rechten op de database gaat via de user
group).
• Klik op Create user.
• Klik op Close.
Gebruikersgroepen toevoegen en gebruikers aan groepen toekennen:
BIJLAGE 40. SUMATRA RAPPORTAGE 267

• Ga naar Security > Groups en voeg een gebruikersgroep toe (rechtsklik of via Action).
• Noem deze bijvoorbeeld Users.
• Open de user group nadat deze is aangemaakt.
• Ga naar het tabblad Members.
• Klik op Add en voeg alle zojuist aangemaakte gebruikers toe.
• Ga naar het tabblad Rights.
• Klik op Add, vink ImageCapture | Facturen aan en klik op OK.
• Klik op Modules, vink ImageCaputre reports aan, klik op de stop‐borden zodat deze ver‐
anderen in een pijl omhoog en klik op OK.
• Klik op OK om de user group op te slaan en te sluiten.
Sumatra testen in de Sumatra I4 Web Client:
• Ga naar https://[sumatraserver]/SumatraWebClient en log in.
BIJLAGE 40. SUMATRA RAPPORTAGE 268

Bijlage 41
OAuth voor Ontwikkelaars

• Ontwikkelen van een externe OAuth client.
De ImageCapture Web Client bevat een ingebouwde OAuth service volgens de specificatie van
de laatste versie van sectie “4.1 Authorization Code Grant” uit The OAuth 2.0 Authorization
Framework1 .
Deze bijlage beschrijft hoe deze OAuth koppeling in een externe web applicatie gebruikt kan
worden. Gezien de beschreven mogelijkheden in Hoofdstuk 21 voor het aanmaken van OAuth
gebruikers zijn er in feite twee workflows denkbaar:
1. De applicatiebeheerder maakt een gebruiker aan in de ImageCapture Manager en uw
site implementeert alle 4 de aanroepen: request token, access token, refresh token en
login.
2. De applicatiebeheerder genereert in de ImageCapture Manager ook een refresh token
en kopieert dit naar uw gebruikersconfiguratie. Uw site heeft dan de aanroepen request
token en access token niet meer nodig en u implementeert alleen de laatste 2 aanroepen:
refresh token en login.
Op aanvraag is ook een demo applicatie in C# ASP.NET beschikbaar die de volledige client‐side
OAuth koppeling implementeert.
41.1 Request Token

Uw site maakt een autorisatie link en stuurt de gebruiker naar:
GET https://imagecapture.../oauth/authorize?
response_type=code&
client_id=CLIENT_ID&
redirect_uri=REDIRECT_URI&
scope=LOGIN%20DEBUG&
state=YOUR_RANDOM_STATE
1
The OAuth 2.0 Authorization Framework: http://tools.ietf.org/html/rfc6749
269
Als de client credentials en de gebruiker in de ImageCapture Web Client succesvol zijn geauto‐
riseerd, wordt er doorgestuurd naar uw site met een autorisatie code:
https://redirect_uri?code=AUTH_CODE_HERE&state=SAME_STATE_HERE
Uw site controleert eerst of de teruggegeven state waarde onveranderd is om een mogelijke
CSRF attack2 te kunnen detecteren. Direct daarna, omdat de ontvangen autorisatie code maar
zeer kort geldig is, gebruikt uw site deze in de access token aanroep voor het daadwerkelijk
opvragen van de access en refresh tokens zoals beschreven in de volgende sectie.
Een eventuele foutmelding wordt als volgt doorgestuurd:
https://redirect_uri?
error=ERROR_TYPE&
error_description=ERROR_DESCRIPTION&
state=SAME_STATE_HERE
Een “Internal Server Error” HTTP status code 500 kan niet worden teruggegeven via een HTTP
redirect, deze fout wordt als volgt doorgestuurd:
error=server_error&
error_description=EXCEPTION_MESSAGE&
state=SAME_STATE_HERE
Als echter de client identifier of redirection URI ongeldig is, dan is doorsturen onmogelijk en
wordt er een simpele HTML foutmelding getoond.
Merk op dat uw site en gebruikers wel binnen ImageCapture bekend moeten zijn, zie
Hoofdstuk 21 voor meer informatie over het configureren van een OAuth client en het
aanmaken van gebruikers.
Merk ook op dat alle communicatie tussen de eindpunten via HTTPS verloopt, dit is verplicht
volgens de specificatie. HTTPS is het enige wat de communicatie beveiligt tegen onderschep‐
ping of aanpassing door derden.
41.2 Access Token

Uw site wisselt direct de autorisatie code in voor een access token en een refresh token. Het is
aanbevolen om de client credentials via het HTTP Basic authentication schema door te geven:
POST https://imagecapture.../oauth/access_token
grant_type=authorization_code&
code=AUTH_CODE_HERE&
redirect_uri=REDIRECT_URI
Auth header: "Basic " + encode_as_base64(CLIENT_ID + ":" + CLIENT_SECRET)

Als alternatief kunnen de client credentials in de request‐body worden opgenomen:
POST https://imagecapture.../oauth/access_token
grant_type=authorization_code&
2
Cross‐site request forgery: http://lmgtfy.com/?q=csrf+attack
BIJLAGE 41. OAUTH VOOR ONTWIKKELAARS 270

code=AUTH_CODE_HERE&
redirect_uri=REDIRECT_URI&
client_id=CLIENT_ID&
client_secret=CLIENT_SECRET
Merk op dat de client credentials niet kunnen worden opgenomen in de aanroepende URL, zie
sectie “2.3.1 Client Password”3 in de specificatie.
Als de client credentials en autorisatie code succesvol zijn geautoriseerd, antwoordt
ImageCapture via JSON met een access token en refresh token. Beide tokens zijn altijd van
type “bearer”, nooit “mac”:
{
"access_token":"ACCESS_TOKEN"
"token_type":"bearer"
"expires_in":NUMBER_OF_SECONDS
"refresh_token":"REFRESH_TOKEN"
}
Als de client credentials zowel in de autorisatie header als in de request‐body zijn meegegeven:
{
"error":"invalid_request"
"error_description":"ERROR_DESCRIPTION"
"error_uri":"ERROR_URL"
}
Als de client credentials niet of onjuist zijn meegegeven, of als de client niet bestaat:
{
"error":"invalid_client"
}
Als de autorisatie code ongeldig is, d.w.z. helemaal niet bestaat, al eerder is gebruikt, is uitge‐
geven aan een andere client, is verlopen, of als de REDIRECT_URI niet gelijk is aan de waarde
in het originele autorisatie verzoek:
{
"error":"invalid_grant"
}
Merk op dat uw site een autorisatie code maar éénmalig mag gebruiken. Als dezelfde autorisa‐
tie code nogmaals wordt gebruikt in een access token aanroep, dan worden direct alle tokens
ingetrokken die eerder zijn uitgegeven voor deze autorisatie code. Zie sectie “4.1.2 Authoriza‐
tion Response”4 in de specificatie.
Als het grant type ongelijk is aan “authorization_code”:
3
Client Password: http://tools.ietf.org/html/rfc6749#section‐2.3.1
4
Authorization Response: http://tools.ietf.org/html/rfc6749#section‐4.1.2

{
"error":"unsupported_grant"
}
41.3 Refresh Token

Uw site vraagt alleen om een nieuw access token als deze niet meer geldig is, of eventueel
vraagt uw site simpelweg altijd een nieuw access token op:
POST https://imagecapture.../oauth/refresh_token
grant_type=refresh_token&
refresh_token=REFRESH_TOKEN
Auth header: "Basic " + encode_as_base64(CLIENT_ID + ":" + CLIENT_SECRET)

Of als alternatief in de request‐body i.p.v. met Basic authentication, net zoals bij de access
token aanroep.
Als de client credentials en refresh token succesvol zijn geautoriseerd, antwoordt
ImageCapture precies hetzelfde als bij de access token aanroep. Uw site vervangt dan
altijd het eerder ontvangen refresh token door het zojuist nieuw ontvangen refresh token. Als
uitbreiding op de specificatie blijven de meest recente 2 refresh tokens onbeperkt geldig, de
rest wordt automatisch ingetrokken.
Als het refresh token ongeldig is, d.w.z. helemaal niet bestaat, is uitgegeven aan een andere
client, of is ingetrokken:
{
}
Als het grant type ongelijk is aan “refresh_token”:
{
"error":"unsupported_grant"
}
41.4 Debug Token

Gebruik eventueel het access token voor het opvragen van allerlei client, gebruiker, code, token
en server informatie:
POST https://imagecapture.../oauth/debug_token
Auth header: "Bearer " + ACCESS_TOKEN

Als het access token succesvol is geautoriseerd, antwoordt ImageCapture met een zeer uitge‐
breid JSON bericht.
Als het access token niet of onjuist is meegegeven:
{
"error":"invalid_client"
}
Als het access token ongeldig is, d.w.z. helemaal niet bestaat, of is verlopen:
{
}
Als ImageCapture in het JSON bericht antwoord met "error":"invalid_grant" kan de gel‐
digheidsduur van het gebruikte access token dus verlopen zijn. Uw site kan hierop controleren
en in dit geval automatisch een refresh token aanroep doen, het nieuw ontvangen refresh to‐
ken opslaan, en de debug token aanroep nog éénmaal proberen met het nieuwe geldige access
token.
Als het access token is aangevraagd zonder de DEBUG scope:
{
"error":"invalid_scope"
}
41.5 Login
Uw site gebruikt het access token om automatisch in te loggen in de ImageCapture Web Client.
Dit is het makkelijkst via een simpel GET request met een oauth_token query parameter:
GET https://imagecapture.../oauth/login?oauth_token=ACCESS_TOKEN
Houdt er wel rekening mee dat bij deze methode het access token mogelijk te achterhalen is uit
de server logs. Dit wordt door veel applicatiebeheerders beschouwd als beveiligingsprobleem.
Als alternatief submit uw site een client‐side JavaScript formulier met het oauth token in de
request‐body:
Response.Write(
"<!DOCTYPE html>" +
"<form name='form' action='" + LOGIN_URL + "' method='POST'>" +
"<input type='hidden' name='oauth_token' value=" + accessToken + " />" +
"</form>" +
"<script type='text/javascript'>" +
"document.form.submit();" +

"</script>"
);
Tot slot wordt ook de methode zoals voor de debug token aanroep ondersteund:
POST https://imagecapture.../oauth/login
Auth header: "Bearer " + ACCESS_TOKEN

Als het access token succesvol is geautoriseerd, wordt de gebruiker automatisch ingelogd in
de ImageCapture Web Client.
Als het access token is aangevraagd zonder de LOGIN scope mag er niet automatisch worden
ingelogd en dit wordt dan als volgt doorgestuurd:
error=invalid_scope&
error_uri=http://tools.ietf.org/html/rfc6749#section-7
Als het access token is verlopen of ingetrokken wordt dit als volgt doorgestuurd:
error=invalid_grant&
error_uri=http://tools.ietf.org/html/rfc6749#section-7
Als ImageCapture de login aanroep doorstuurt met "error":"invalid_grant" in de URL
kan de geldigheidsduur van het gebruikte access token dus verlopen zijn. Uw site kan hierop
controleren en in dit geval automatisch een refresh token aanroep doen, het nieuw ontvangen
refresh token opslaan, en de login aanroep nog éénmaal proberen met het nieuwe geldige
access token.
Het is natuurlijk mooier als uw site van tevoren controleert of het in bezit zijnde access token
nog wel geldig is. Bij het verstrekken van het access token is immers ook meegegeven hoelang
dit access token geldig zou zijn. Na deze periode doet uw site dan eerst een refresh token
aanroep, bewaart het nieuw ontvangen refresh token, en doet dan pas de login aanroep met
het nieuwe geldige access token.
Minder mooi, maar wel makkelijker, is om simpelweg voor elke inlog aanroep altijd eerst een
refresh token aanroep te doen. Een nadeel hiervan is dat er meer tokens worden aangevraagd
dan strikt noodzakelijk is.
Als het access token ongeldig is, d.w.z. het bestaat helemaal niet binnen ImageCapture, of als
in het verzoek helemaal geen access token is meegegeven, of het formaat van de autorisatie
header of parameter is onjuist, dan kan de redirection URL van bijbehorende client ook niet
opgezocht worden en wordt er een simpele HTML foutmelding getoond.
Als de gebruiker in de ImageCapture Web Client uitlogt, wordt hij doorgestuurd naar de
REDIRECT_URI en komt zo weer op uw site terug.

Over dit Document
Dit document is geschreven in Markdown5 en met Pandoc6 en LaTeX7 geconverteerd naar

PDF8 .
5
http://daringfireball.net/projects/markdown: “Markdown allows you to write using an easy‐to‐read, easy‐to‐
write plain text format, then convert it to structurally valid XHTML.”
6
http://johnmacfarlane.net/pandoc: “If you need to convert files from one markup format into another, pan‐
doc is your swiss‐army knife.”
7
http://www.latex‐project.org: “LATEX is a high‐quality typesetting system; it includes features designed for the
production of technical and scientific documentation.”
8
http://nl.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format: “Een voordeel van een PDF‐bestand is dat het —
in tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word‐document — op elke printer er hetzelfde uit zal zien.”
275

Handleiding ImageCapture NL

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Handleiding ImageCapture NL

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Handleiding ImageCapture NL

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ImageCapture 10.

© SCAN SYS B.V.

26‐4‐2016: Uitleg over de Client Service verwerkingsvolgorde toegevoegd aan Hoofdstuk 20

WIJZIGINGEN IN DIT DOCUMENT ii

Wijzigingen in dit Document i

2 Tutorial Document Class 6

10 Importeren (Import Job) 54

11 Controleren gegevens (Index Job) 57

12 Koppelen gegevens (Extended Index Job) 61

17 Updaten Huidige Installatie 93

20 Client Service 105

21 OAuth Configuratie 109

2 Update Issues 140

3 Koppeling met E‐mail 160

3.4 Handmatig versturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

4 Koppeling met AFAS 163

5 Koppeling met Archifact Shopper 170

6 Koppeling met Art Systems Transpas Enterprise 172

7 Koppeling met Cerm 174

8 Koppeling met Colijn IT iOne 178

9 Koppeling met ConstruSteel 180

10 Koppeling met CSB 182

11 Koppeling met Dataline MultiPress 185

12 Koppeling met ECI Software Solutions 187

13 Koppeling met Exact AEC 189

13.2 Functionaliteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

14 Koppeling met Exact Financials 191

15 Koppeling met Exact Globe 193

16 Koppeling met Exact Multivers 202

17 Koppeling met Exact Online Bouw 206

18 Koppeling met Exact Online 208

19 Koppeling met Exact Synergy ASP 212

20 Koppeling met Exact Synergy Enterprise 213

21 Koppeling met Glovia G2 214

22 Koppeling met Grayhams Pinnacle 217

23 Koppeling met Magic4Business 219

24 Koppeling met Microsoft Dynamics F&O 221

24.2 Functionaliteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

25 Koppeling met Microsoft Dynamics NAV 223

26 Koppeling met NaviTrans 225

27 Koppeling met Prodin ERP 227

28 Koppeling met Reflecta XL‐ENZ 229

29 Koppeling met Reynolds & Reynolds WinCar 231

30 Koppeling met Ridder iQ 235

31 Koppeling met SAP Business One 238

32 Koppeling met Softpak 245

33 Koppeling met Spacewell Axxerion 247

34 Koppeling met Syntess Atrium 248

34.1 Technische informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

35 Koppeling met Syntri ERP 253

36 Koppeling met TANS Talis 255

37 Koppeling met Trimergo T2 256

38 Koppeling met Visma AccountView 259

39 Koppeling met Visma.net 262

40 Sumatra rapportage 266

41 OAuth voor Ontwikkelaars 269

Over dit Document 275

Onderwerpen in dit hoofdstuk:

1.1 Manager en Client