PCL Construction: The New Digital Firm

Ngành xây dựng có truyền thống sử dụng rất nhiều giấy tờ và thủ công. Một dự
án phức tạp như một tòa nhà lớn đòi hỏi hàng trăm bản vẽ kiến trúc và tài liệu thiết kế,
có thể thay đổi hàng ngày. Sự chậm trễ tốn kém do khó khăn trong việc định vị và truy
cập các tài liệu cũng như thông tin khác của dự án có thể khiến dự án thành công hoặc
thất bại. Giờ đây điều đó đang thay đổi và PCL Construction đang dẫn đầu. Công
nghệ thông tin đã thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp này và đây là ví dụ
điển hình về công ty kỹ thuật số mới.
PCL là một nhóm các công ty xây dựng hợp đồng tổng hợp độc lập, với hơn
4.400 nhân viên tại Hoa Kỳ, Canada và Úc. Tổ chức này hoạt động trong lĩnh vực
thương mại, tổ chức, khu dân cư đa gia đình, năng lượng tái tạo, công nghiệp nặng,
phục hồi lịch sử và xây dựng dân dụng. PCL có trụ sở công ty tại Edmonton, Alberta,
Canada và Hoa Kỳ.
Tại trang web của PCL, giờ đây bạn sẽ thấy nhân viên sử dụng thiết bị di động,
bao gồm điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính xách tay để truy cập thông
tin quan trọng từ hệ thống PCL hoặc dữ liệu đầu vào. Các ki-ốt màn hình cảm ứng
điện tử khắp nơi làm việc và các phòng kế hoạch điện tử cung cấp quyền truy cập vào
các bản thiết kế được số hóa, cập nhật để các thành viên trong nhóm không phải lãng
phí thời gian theo dõi các phiên bản giấy.
Trước đây, các xe kéo tại chỗ thường chứa các bản thiết kế giấy lớn cho một dự
án. Mỗi lần một thành viên trong nhóm dự án muốn xem kế hoạch, người đó phải đến
thăm một đoạn giới thiệu. Với tới 800 dự án xây dựng đang được triển khai đồng thời,
PCL gặp khó khăn trong việc cập nhật tài liệu dự án. Thông tin trên các mẫu giấy để
theo dõi những thay đổi nhỏ đối với thông số kỹ thuật của dự án hoặc yêu cầu công
việc có thể không đến được với những người ra quyết định dự án cho đến 30–40 ngày
kể từ thời điểm nó được ghi lại. Lúc đó thì đã quá muộn – các quyết định được đưa ra
“theo trực giác” thay vì dựa trên thực tế.
 Kế hoạch xây dựng PCL hiện ở dạng kỹ thuật số hoặc phiên bản giấy được
quét để lưu trữ kỹ thuật số. Các kế hoạch số hóa có thể được sửa đổi nhanh hơn nhiều.
Bằng cách thực hiện phần lớn công việc thiết kế và lập kế hoạch trên máy tính, PCL
có thể xác định và giải quyết sớm các xung đột cũng như các vấn đề về khả năng thi
công trong quá trình xây dựng để giúp dự án luôn vượt tiến độ và trong ngân sách.
PCL đã triển khai Kiểm soát Tài liệu Dự án (PDC) để tạo điều kiện hợp tác
giữa các thành viên trong nhóm dự án. Trang web dựa trên dự án an toàn cung cấp khả
năng lưu trữ và quản lý thông tin theo thời gian thực ở một vị trí có thể truy cập được
chia sẻ duy nhất. Các nhà thầu xây dựng, nhà thầu phụ, nhà tư vấn, nhà cung cấp và
khách hàng có thể làm việc từ cùng một tài liệu dù họ ở đâu. PCL sử dụng hệ thống
quản lý dự án độc quyền của riêng mình để lập ngân sách, dự toán chi phí, dự báo,
theo dõi nhà thầu phụ, sản xuất và báo cáo. Hệ thống quản lý dự án được liên kết với
các hệ thống PCL khác, bao gồm cơ sở dữ liệu Con người và Dự án, hệ thống kế toán
và quản lý khách hàng cũng như hệ thống Ước tính TỐT NHẤT. Ước tính TỐT
NHẤT là chương trình ước tính nội bộ của PCL để tạo ước tính tổng thể và ước tính
đơn giá, đồng thời cung cấp thông tin chi phí và nguồn lực chính xác.
PCL bắt đầu chuyển công việc điện toán của mình sang Microsoft Azure
Cloud, nơi lưu trữ phần cứng và phần mềm để chạy một số ứng dụng của PCL trong
các trung tâm điện toán từ xa do Microsoft quản lý. Nhân viên làm việc trong các dự
án PCL có thể truy cập thông tin từ các hệ thống dựa trên đám mây bất cứ lúc nào và
ở đâu bằng thiết bị di động cũng như máy tính để bàn thông thường và kết nối
Internet. PCL tiết kiệm 80% chi phí sao lưu dữ liệu công ty bằng cách sử dụng nền
tảng Azure. Azure Cloud cũng lưu trữ bảng điều khiển phân tích thời gian thực để
theo dõi hiệu suất dự án về chất lượng, an toàn, tiến độ và chi phí. Dữ liệu được hiển
thị trực quan dưới dạng biểu đồ thanh hoặc biểu đồ tròn cho nhân viên hiện trường
xây dựng, người quản lý dự án và giám đốc điều hành, đồng thời hiển thị các màu sắc
từ đỏ đến cam đến xanh lục xếp hạng hiệu suất hiển thị.

Yêu cầu 1: Tóm tắt Case (không cần tóm tắt)

Yêu cầu 2: Trả lời các câu hỏi sau
1. Vì sao PCL được gọi là một doanh nghiệp số_Digital Firm?
Trả lời: PCL được gọi là một doanh nghiệp số vì có một số yếu tố sau:
- Từ một tổ chức với ngành xây dựng phải sử dụng rất nhiều giấy cho các bản
thiết kế, PCL đã chuyển sang ứng dụng một số phương pháp công nghệ số
để lưu trữ và quản lý thông tin.
- PCL sử dụng kĩ thuật số quét các bản giấy để lưu trữ, bằng cách này phần lớn
công việc được đều được thiết kế và lập kế hoạch trên máy tính.
- PCL sử dụng hệ thống quản lý dự án độc quyền của riêng mình để lập ngân
sách, dự toán chi phí, dự báo, theo dõi nhà thầu phụ, sản xuất và báo cáo.
- PCL bắt đầu chuyển công việc điện toán của mình sang Microsoft Azure
Cloud, nơi lưu trữ phần cứng và phần mềm để chạy một số ứng dụng của PCL
trong các trung tâm điện toán từ xa do Microsoft quản lý.
- Nhân viên sử dụng thiết bị di động, bao gồm điện thoại thông minh, máy tính
bảng và máy tính xách tay để truy cập thông tin quan trọng từ hệ thống PCL
hoặc dữ liệu đầu vào
 Tóm lại, PLC được gọi là một doanh nghiệp số vì đã sử dụng hệ thống công
nghệ thông tin để quản lí và lưu trữ, tích hợp các thiết bị công nghệ để nâng
cao hiệu quả công việc và quản lí tổ chức trên nhiều khía cạnh khác nhau.
2. Trình bày vai trò của các thiết bị di động trong việc thực hiện các hoạt
động quản lý tại các doanh nghiệp nói chung và nói riêng tại PCL?
Trả lời: Thiết bị di động đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt
động quản lý tại các doanh nghiệp:
- Truy cập linh hoạt: Chỉ cần với một chiếc điện thoại, máy tính bảng hay máy
tính cầm tay, ta có thể làm việc, truy cập thông tin, xử lý các văn bản, … khi
máy được kết nối với internet và ở bất kì nơi nào.
- Giám sát công việc: các trang web hoặc ứng dụng được sử dụng trên thiết bị di
động có thể giúp ta theo dõi tiến độ của công việc từ xa, với chức nắng này, các
ông chủ có thể giám sát các nhân viên của họ mà không cần phải đến tận nơi
kiểm tra.
- Trao đổi thông tin nhanh chóng: thông qua thiết bị di động, ta có thể dùng
những công cụ như email, tin nhắn,… để gửi đi các thông tin từ nhân viên này
đến nhân việc khác, rút ngắn thời gian phải tìm đến trao đổi trực tiếp. Ngoài ra,
 khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến thì thiết bị di động là một trong những
công cụ không thể thiếu.
- Đối với PCL, thiết bị di động đóng một vai trò thiết yếu không kém: nhân
viên sử dụng thiết bị di động, bao gồm điện thoại thông minh, máy tính bảng và
máy tính xách tay để truy cập thông tin quan trọng từ hệ thống PCL hoặc dữ
liệu đầu vào, thực hiện phần lớn công việc thiết kế và lập kế hoạch trên máy
tính,…
3. Điện toán đám mây là gì? Vai trò của điện toán đám mây đối với PCL?
Trả lời:
- Điện toán đám mây là một mô hình cung cấp dịch vụ thông qua Internet dùng
để quản lí tài nguyên, lưu trữ và chia sẻ thông tin, …
- Vai trò của điện toán đám mấy đối với PCL:
o Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu: lưu trữ phần cứng và phần mềm để chạy
một số ứng dụng của PCL trong các trung tâm điện toán từ xa do
Microsoft quản lý.
o Cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên: Nhân viên làm việc trong
các dự án PCL có thể truy cập thông tin từ các hệ thống dựa trên đám
mây bất cứ lúc nào và ở đâu bằng thiết bị di động cũng như máy tính để
bàn thông thường và kết nối Internet.
o Tiết kiệm chi phí: PCL tiết kiệm 80% chi phí sao lưu dữ liệu công ty
bằng cách sử dụng nền tảng Azure.
o Cung cấp hình ảnh số liệu cụ thể và chính xác: Dữ liệu được hiển thị
trực quan dưới dạng biểu đồ thanh hoặc biểu đồ tròn, đồng thời hiển thị
các màu sắc từ đỏ đến cam đến xanh lục xếp hạng hiệu suất hiển thị.
o Phân tích thông tin: hiệu suất dự án về chất lượng, an toàn, tiến độ và
chi phí.
4. Phân tích 3 khía cạnh liên quan đến việc sử dụng HTTT ở PCL: tổ chức,
quản lý và công nghệ?
Trả lời:
- Tổ chức: PCL đã triển khai Kiểm soát Tài liệu Dự án (PDC) để tạo điều kiện
hợp tác giữa các thành viên trong nhóm dự án; các nhà thầu xây dựng, nhà thầu
 phụ, nhà tư vấn, nhà cung cấp và khách hàng có thể làm việc từ cùng một tài
liệu dù họ ở đâu.
- Quản lí: PCL sử dụng hệ thống quản lý dự án độc quyền của riêng mình để lập
ngân sách, dự toán chi phí, dự báo, theo dõi nhà thầu phụ, sản xuất và báo cáo.
Hệ thống quản lý dự án được liên kết với các hệ thống PCL khác, bao gồm cơ
sở dữ liệu Con người và Dự án, hệ thống kế toán và quản lý khách hàng cũng
như hệ thống ước tính là tốt nhất.
- Công nghệ: PCL sử dụng hệ thống mạng internet cho phép các thiết bị di động
của nhân viên kết nối để chia sẻ và truy cập vào hệ thống của tổ chức. Ngoài ra,
PCL còn sử dụng các trang web, điện toan đám mây, các công nghệ để hỗ trợ
thông tin được lưu trữ và bảo mật tính an toàn của thông tin.
5. PCL đang sử dụng các HTTT nào? Tác động của mỗi HTTT đến hoạt
động của PCL? Điều gì sẽ xảy ra nếu không có các HTTT ở PCL
Trả lời:
- Các HTTT mà PCL đang sử dụng: hệ thống quản lý dự án, hệ thống cơ sở dữ
liệu Con người và Dự án, hệ thống kế toán và quản lý khách hàng, hệ thống
điện toán đám mây Microsoft Azure Cloud.
- Từ khi mỗi HTTT được áp dụng vào hoạt động của PCL các dự án đều theo kịp
tiến độ và quản lí được nguồn tài nguyên hiệu quả, cung cấp các cơ sở dữ liệu
đầy đủ và kịp thời cho nhân viên cũng như các dự án. Cho phép nhân viên có
thể truy cập vào hệ thống thông tin từ xa, nâng cao được tính linh hoạt và hiệu
quả công việc. Ngoài ra thông tin của dự án có thể được bảo mật tốt hơn khi
được lưu trữ bằng phiên bản giấy.
- Nếu như không có các HHHT ở PCL, công việc quản lí thông tin có thể lạc hậu
với những phương pháp lưu trữ cũ và gặp rắc rối khi cần tra cứu, thêm vào đó
nó sẽ bị giới hạn khả năng tiếp cận của nhân viên khi không có mặt tại tổ chức
nhưng lại cần gấp những thông tin liên quan đến công việc, làm giảm đi lợi ích
và trì trệ tiến độ của công việc, quy trình àm việc cũng sẽ không được tối ưu
hóa.