KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

(Managerial Skills)

Mã học phần: QTKD1102

Số tín chỉ: 02 tín chỉ

GV: TS. Nguyễn Đức Hòa

Phó trưởng Ban Đào tạo - Viện Đào tạo Sau Đại học
SĐT: 0983.020185
Email: nguyenduchoa@neu.edu.vn
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
KINH DOANH
Business Planning Skills

2
 Phân bổ và sắp xếp
Quản trị DN? Khoa học + nghệ thuật
các nguồn lực

TỔ CHỨC

MỤC
HOẠCH ĐỊNH LÃNH ĐẠO
TIÊU

Tác động đến

người khác để
Xác định mục tiêu
đạt được mục tiêu
và quyết định cách KIỂM SOÁT
tốt nhất để đạt
được mục tiêu 3
Kiểm tra việc thực hiện so với những
mục tiêu đã đề r a của tổ chức
I. Hoạch định (lập kế hoạch) là gì?

ÜHoạch định là một quá trình ấn định

những mục tiêu và xác định biện
pháp tốt nhất để thực hiện những mục
tiêu đó.

ÜKết quả của việc hoạch định là bản kế

hoạch

4
 Khái niệm Kế hoạch kinh doanh

u Khái niệm

Kế hoạch kinh doanh là văn bản chính thức bao gồm mục tiêu
kinh doanh, các luận giải cho mục tiêu và các kế hoạch để đạt
mục tiêu đó.

Kế hoạch kinh doanh cần thiết cho nhiều mục đích khác nhau, từ
quản trị điều hành doanh nghiệp đến lập hồ sơ vay vốn, thuyết
phục các nhà đầu tư và các đối tác.

Không có khuôn mẫu cứng nhắc – Cần xác định cụ thể mục đích
sử dụng để lập kế hoạch kinh doanh một cách phù hợp.
5
NHÀ QUẢN TRỊ

NQT
cấp cao

NQT
trung gian

NQT cơ sở
Phân loại kế hoạch

Kế hoạch
chiến lược Cấp cao

Cấp trung gian

Kế hoạch Cấp cơ sở
tác nghiệp

7
 1. KHÁI NIỆM
Phân loại kế hoạch VÀ PHÂN LOẠI

Kế hoạch chiến lược: Xác định các mục tiêu dài hạn,
bao quát hoạt động của tổ chức và chiến lược hành
động để thực hiện mục tiêu căn cứ vào hoàn cảnh cụ
thể của tổ chức và tác động của môi trường.
Kế hoạch tác nghiệp: Là loại kế hoạch nhằm triển khai
các mục tiêu và chiến lược thành các hành động cụ
thể, thực hiện trong thời gian ngắn.

8
Vai trò của lập kế hoạch
u Lập kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng mà bất cứ
một nhà doanh nghiệp cẩn trọng nào cũng cần tiến hành cho
dù quy mô của doanh nghiệp ở mức độ nào.

u Kế hoạch kinh doanh không chỉ cần thiết trong quá trình khởi
sự kinh doanh mà còn cần thiết đối với doanh nghiệp đang
họat động. Kế hoạch kinh doanh cần thiết khi doanh nghiệp
mở rộng sản xuất kinh doanh, cải tiến chất lượng, năng suất,
phát triển sản phẩm, thị trường mới

9
Vai trò của lập kế hoạch
u Kế hoạch giúp thiết lập hệ thống phối hợp hoạt động
giữa các nguồn lực, bộ phận, cá nhân nhằm đạt được mục
tiêu với hiệu quả sử dụng các nguồn lực, khả năng và
năng lực của doanh nghiệp ở mức tối ưu.
u Kế hoạch giúp thiết lập các mục tiêu, tiêu chuẩn sử dụng
trong việc kiểm soát.
u Giúp nhân viên biết rõ mục tiêu của doanh nghiệp hướng
đến và họ sẽ biết phải làm gì để góp phần đạt được mục
tiêu của tổ chức.
u Kế hoạch giúp các nhà quản trị luôn hướng tầm nhìn về
tương lai và dự đoán những thay đổi, đồng thời xem xét
những tác động của sự thay đổi này đến sự phát triển của
doanh nghiệp và đưa ra những quyết định thích hợp ở
từng hoàn cảnh cụ thể.
10
Mẫu kế hoạch

Người
Thời Thời Kết quả
T Nội dung /bộ phận
T điểm bắt điểm kết Tiến độ đạt
công việc thực
đầu thúc được
hiện
1

11
 II. Phương pháp Lập kế hoạch

u Xác định mục tiêu

u Xác định nội dung công việc 1W (what)

u Xác định 3W: where, when, who

u Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

u Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

u Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

u Xác định nguồn lực thực hiện 5M

12
 Kế hoạch kinh doanh

u Nội dung cơ bản của bản kế hoạch kinh doanh

1. Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược

2. Xác định ngành nghề và mặt hàng kinh doanh
3. Phân tích môi trường bên ngoài, xác định cơ hội, đe dọa
(PESTEL, 5 lực lượng cạnh tranh của M.Porter, SWOT)
4. Kế hoạch sản xuất
5. Kế hoạch marketing
6. Kế hoạch tổ chức
7. Kế hoạch tài chính
8. Phụ lục

13
3.1 Mục tiêu

Mục tiêu là đích kết quả mà doanh nghiệp

mong muốn trong từng thời kỳ 14
Ph©n lo¹i môc tiªu

Mục tiêu tài chính Mục tiêu chiến lược

Kết quả đầu ra tập Kết quả đầu ra tập

trung vào tăng trung vào tăng cường
cường hiệu quả hoạt vị thế cạnh tranh dài
động tài chính hạn

15
Ph©n lo¹i môc tiªu

ô c t iªu
M
µ i h ¹n
D

Môc tiªu
tiÕp cËn Trung h¹n
theo
Thêi gian

môc tiªu
Ng¾n h¹n 16
Yêu cầu của mục tiêu

Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc
SMART

§ Specific - cụ thể, dễ hiểu

§ Measurable – đo lường được

§ Achievable – vừa sức.

§ Realistics – thực tế.

§ Timebound – có thời hạn.

17
Specific - cụ thể, dễ hiểu

u Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định

hướng cho các hoạt động trong
tương lai.

u Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn

đầu thị trường trong khi đối thủ
đang chiếm 40 % thị phần.

Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu

18
u
Measurable – đo lường được

u Chỉ tiêu này mà không đo lường

được thì không biết có đạt được
hay không?

u Đừng ghi: “phải trả lời thư của

khách hàng ngay khi có thể”. Hãy
yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay
trong ngày nhận được.
19
Achievable – vừa sức

u Chỉ tiêu phải có tính thách thức để

cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ
tiêu loại không thể đạt nổi.

u Nếu bạn không có giọng ca trời phú

thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu
sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng
45kg có thể vừa sức hơn.
20
Realistics – thực tế

u Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng

giữa khả năng thực hiện so vối
nguồn lực của doanh nghiệp bạn
(thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

u Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong

một tháng để đạt trọng lượng lý
tưởng 45 kg trong vòng một tháng,
như vậy là không thực tế. 21
Timebound – có thời hạn

u Mọi công việc phải có thời hạn hoàn

thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

u Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt

được mục tiêu lại vừa dưỡng sức
cho các mục tiêu khác.

22
2.2 Xác định nội dung công
việc
u What: Nội dung công việc đó là gi?

u Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc.

u Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước
công việc trước.

23
2.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu

hỏi sau:

u Công việc đó thực hiện tại đâu?

u Giao hàng tại địa điểm nào?

u Kiểm tra tại bộ phận nào? những

công đoạn nào?... 24
2.3 Xác định 3W

u When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi

nào thì giao, khi nào kết thúc…

u Để xác định được thời hạn phải làm công

việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn
cấp và mức độ quan trọng của từng công
việc.

u Có 4 loại công việc khác nhau: công việc

quan trọng và khẩn cấp, công việc không
quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc 25

quan trọng nhưng không khẩn cấp, công

2.3 Xác định 3W

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

u Ai làm việc đó

u Ai kiểm tra

u Ai hổ trợ.

u Ai chịu trách nhiệm…

26
2.4 Xác định cách thức thực hiện

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao

gồm các nội dung:

u Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách

thức thực hiện từng công việc)?

u Tiêu chuẩn là gì?

u Nếu có máy móc thì cách thức vận hành

như thế nào?
27
2.5 Xác định phương
pháp kiểm soát
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên
quan đến:
u Công việc đó có đặc tính gì?

u Làm thế nào để đo lường đặc tính

đó?

u Đo lường bằng dụng cụ, máy móc

như thế nào?
28

u Có bao nhiêu điểm kiểm soát và

2.6 Xác định phương pháp
kiểm tra
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan
đến các nội dung sau:
u Có những bước công việc nào cần phải
kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu
công việc thì cũng cần số lượng tương tự
các bước phải kiểm tra.
u Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm
tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên
(nếu vậy thì bao lâu một lần?).
u Ai tiến hành kiểm tra?
29
2.7 Xác định nguồn lực (5M)
v Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà
lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn
lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
v Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
§ Man = nguồn nhân lực.
§ Money = Tiền bạc.
§ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
§ Machine = máy móc/công nghệ.
§ Method = phương pháp làm việc. 30
2.7 Xác định nguồn lực (5M)

Man, bao gồm các nội dung:

u Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có

đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm
chất, tính cách phù hợp?

u Ai hỗ trợ?

u Ai kiểm tra? 31
2.7 Xác định nguồn lực (5M)

Material = nguyên vật liệu/hệ thống

cung ứng, bao gồm các yếu tố:
§ Xác định tiêu chuẩn NVL.
§ Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
§ Xác định phương pháp giao hàng
§ Thời hạn giao hàng.
32
III. Lập kế hoạch kinh doanh

Ü Lập kế hoạch kinh doanh theo năm

Ü Lập kế hoạch kinh doanh theo tháng

Ü Lập kế hoạch kinh doanh theo tuần

33
3.1 Lập kế hoạch theo năm

v Nguồn thông tin để lập kế hoạch năm bao gồm:

• Từ chiến lược của công ty.

• Từ các dự án tham gia
• Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
• Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

34
3.1 Lập kế hoạch theo năm

Ø Nội dung của bản kế hoạch công tác năm:

• Nội dung các mục tiêu công việc.

• Thời gian thực hiện.
• Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận có thể đặt
trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

35
3.2 Lập kế hoạch theo tháng

Ø Nguồn thông tin để lập kế hoạch tháng

• Các công việc trong kế hoạch năm.

• Các công việc tháng trước còn tồn tại.

• Các công việc mới phát sinh do công ty giao

36
3.2 Lập kế hoạch theo tháng

Ø Nội dung của bản kế hoạch theo tháng

• Các công việc quan trọng trong tháng

• Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực
hiện, người thực hiện.
• Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng
hoặc làm trong tháng sau).

37
3.3 Lập kế hoạch theo tuần

Ø Nguồn thông tin để lập kế hoạch theo tuần

• Các công việc trong kế hoạch tháng.

• Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

• Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

38
3.3 Lập kế hoạch theo tuần

Ø Nội dung của bản kế hoạch theo tuần

• Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực
hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
• Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần
hoặc làm trong tuần sau).

39
 Sử dụng thời gian hiệu quả trong
dài hạn
Khẩn cấp Không khẩn cấp

I II
• Khủng hoảng • Công việc chiến lược
Quan • Các vấn đề cấp bách • Xây dựng quan hệ
trọng • Các dự án đến hạn • Tìm kiếm cơ hội
• Họp hành khẩn cấp • Lập kế hoạch phát triển cá
nhân

III IV
Không • Các công việc đột xuất • Tán gẫu, điện thoại
quan • Thư từ, Email, • Các công việc vô bổ
trọng • Họp hành • Lướt web, chơi game
• Nhiều hoạt động công chúng 40
 Sử dụng hiệu quả thời gian
hàng ngày
Quy tắc Nội dung

1 Lên lịch hoạt động hàng ngày

2 Nguyên tắc Pareto (20% - 80%) => Phân bổ quỹ thời gian
và thời điểm ưu tiên

3 Kết hợp vài việc cùng một thời điểm

4 Chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành các công việc trong ngắn
hạn
5 Tuân thủ lịch làm việc trong ngày

6 Đặt deadline cho từng công việc và mỗi ngày cố gắng hoàn
thành ít nhất 1 việc
41
 Xây dựng lịch trình làm việc

u Xếp lịch làm việc chỉ 1 phần trong ngày

u Xếp lịch cho những công việc ưu tiên cao nhất trước

u Tập hợp những công việc như e-mail, giấy tờ, điện thoại
để làm cùng 1 lúc

u Theo tiến độ hàng tuần, hãy chuyển những nhiệm vụ

được ưu tiên nhưng chưa hoàn tất sang những khoảng
thời gian trống sau này.

u Lưu ý những thời điểm làm việc hiệu quả và không hiệu
quả trong ngày
 Dùng danh sách việc phải làm
hàng ngày (To-Do List)
u Lập danh sách việc phải làm cho ngày tiếp theo vào cuối
ngày trước đó hoặc vào đầu ngày tiếp theo

u Hãy lượng đúng việc bạn có thể làm trong ngày (nên đưa 1
nửa số việc bạn nghĩ có thể làm)

u Cố gắng loại những việc ít được ưu tiên

u Gạch bỏ những nhiệm vụ ra khỏi danh sách sau khi hoàn

tất.
Giao phó công việc

u Là giao một phần công việc cho người dưới quyền

chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ
quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao.
 Hướng dẫn giao phó hiệu quả
u Xây dựng ý thức chia sẻ trách nhiệm về các mục tiêu
chung
u Thừa nhận năng lực của nhân viên
u Tập trung vào kết quả
u Giải thích nhiệm vụ rõ ràng và cung cấp nguồn lực cần
thiết
u Tránh đùn đẩy những việc nhàm chán hoặc khó khăn cho
cấp dưới
u Tạo cơ hội nghề nghiệp cho người khác bằng cách giao
những nhiệm vụ có tầm nhìn cao
u Giám sát tiến độ và đưa ý kiến phản hồi
 Kế hoạch kinh doanh

u Các bước lập bản kế hoạch kinh doanh

1. Phác thảo ý tưởng kinh doanh

2. Thu thập các tài liệu liên quan về ý tưởng kinh doanh
3. Sàng lọc ý tưởng
4. Xây dựng mô hình kinh doanh
5. Xây dựng các nội dung của kế hoạch kinh doanh

46
 3.2 Những điều cần tránh khi xây dựng kế hoạch
kinh doanh

u Xem nhẹ tóm tắt kế hoạch kinh doanh

u Thiếu dự báo tương lai
u Lạc quan quá mức
u Không có phương án dự phòng
u Quá say mê ý tưởng mà không đánh giá khách quan ý
tưởng kinh doanh
u Quá sa đà vào lĩnh vực chuyên môn của mình
u Cần xác định cụ thể mục đích sử dụng để lập kế hoạch
kinh doanh một cách phù hợp.
47
 Kế hoạch kinh doanh

u Nội dung cơ bản của bản kế hoạch kinh doanh

1. Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược

2. Xác định ngành nghề và mặt hàng kinh doanh
3. Phân tích môi trường bên ngoài, xác định cơ hội, đe dọa
(PESTEL, 5 lực lượng cạnh tranh của M.Porter, SWOT)
4. Kế hoạch sản xuất
5. Kế hoạch marketing
6. Kế hoạch tổ chức
7. Kế hoạch tài chính
8. Phụ lục

48