26.07.

2023, 17:05 Kiedy oryginał, kiedy kopia – IT w Administracji

Strona główna Archiwum wydań 󬁑  0.00 zł 0

O miesięczniku Prenumerata

Kontakt

Kiedy oryginał, kiedy kopia

Strona główna / Artykuły / Kiedy oryginał, kiedy kopia

Artykuł pochodzi z wydania: Lipiec-Sierpień 2019

W postępowaniach administracyjnych przepisy

wymagają posługiwania się oryginałami dokumentów.
Niekiedy z różnych przyczyn oryginalne dokumenty
muszą być zastąpione przez ich kopie, przy czym moc
dowodową posiadają wyłącznie odpisy uwierzytelnione.
Zgodnie ze słownikiem języka polskiego kopia to rzecz dokładnie odtworzona z
oryginału. Kopia dokumentu jest zgodna nie tylko z treścią oryginału, ale również
odzwierciedla jego układ graficzny. Pojęcie odpisu występuje np. w przepisach
Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: kpa), choć sama ustawa nie zawiera
jego legalnej definicji. Według definicji słownika języka polskiego odpis to kopia lub
przepisany tekst oryginalnego dokumentu. Sposób sporządzenia odpisu nie jest
prawnie uregulowany. Odpis może być wykonany odręcznie poprzez opisanie wyglądu
dokumentu i przepisanie jego treści. Obecnie dzięki postępowi technologicznemu
odpisy wykonuje się jako kopie przy użyciu skanera, kserokopiarki czy telefonu
komórkowego lub aparatu fotograficznego. Wykorzystanie tych urządzeń oznacza, że
odpisem może być odpowiednio skan, kserokopia czy zdjęcie. Jak wskazano powyżej,
forma prawna odpisu nie jest określona, stąd spotyka się też przypadki, gdy sporządza
się dodatkowy egzemplarz dokumentu papierowego, który posiada cechy oryginału.
Następnie, poprzez umieszczenie na nim adnotacji (najczęściej pieczęcią), oznacza
się, że stanowi on odpis. W orzecznictwie sądów administracyjnych niejednokrotnie
wyrażony
Miesięcznikzostał pogląd,
informatyków że kserokopia
i menedżerów dokumentu
IT sektora urzędowego może 
publicznego być środkiem
  
https://itwadministracji.pl/2019/07/24/kiedy-oryginal-kiedy-kopia/?fbclid=IwAR2ti9GmG27PsUk2SAGICR7fjEvqatfpVULxCjbnHIJo9j4Eiy9PxsXMK… 1/7
26.07.2023, 17:05 Kiedy oryginał, kiedy kopia – IT w Administracji

dowodowym w postępowaniu administracyjnym. Nie ulega wątpliwości, że

Strona główna Archiwum wydań 󬁑  0.00 zł 0
nieuwierzytelniona kserokopia dokumentu urzędowego nie może korzystać z mocy
dowodowej oryginału. Różnica ich mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia
właściwie uwierzytelnionaOkorzysta
miesięczniku Prenumerata
z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak
właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle
całego materiału dowodowego (zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu
Kontakt
Administracyjnego – dalej: NSA – z dnia 25 maja 2016 r., I OSK 2842/15).

Odpisy i kopie dokumentów papierowych

Uwierzytelnieniem jest umieszczenie na
kserokopii dokumentu adnotacji
poświadczającej zgodność z
oryginałem o treści „poświadczam za
zgodność z oryginałem” oraz podpis
osoby upoważnionej. Uwierzytelniona
kopia dokumentu urzędowego korzysta
z mocy dowodowej przysługującej
oryginałowi tego dokumentu. Klauzula „za zgodność z oryginałem” może być
umieszczona albo na każdej stronie dokumentu wraz z podpisem osoby uprawnionej
do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, albo na jednej ze stron kopii
w brzmieniu: „za zgodność z oryginałem od strony nr … do strony nr …”. Niewątpliwie
podmiotem uprawnionym do uwierzytelniania dokumentów urzędowych jest organ,
który wytworzył te dokumenty. Strona może więc żądać wydania przez organ
prowadzący postępowanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, o ile jest to
uzasadnione jej ważnym interesem. W orzeczeniu NSA stwierdzono, że w przypadku
wydania uwierzytelnionych odpisów lub kopii powstają nowe dokumenty, które strona
może wykorzystywać poza postępowaniem, w ramach którego zostały one wydane
(wyrok NSA z dnia 6 grudnia 2011 r., I OSK 64/11).

Kodeks postępowania administracyjnego dopuszcza także, aby odpisy dokumentów,

których pierwowzór miał postać papierową, były przedkładane przez stronę, i to
zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, czyli skanu (zgodnie z art. 76a § 2 i
2a kpa). Zgodność z oryginałem takiego odpisu musi wówczas zostać poświadczona
przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego
adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.
Ewentualnie na żądanie strony upoważniony pracownik organu prowadzącego
postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, dokonuje
poświadczenia zgodności
Miesięcznik informatyków odpisu zITdokumentem
i menedżerów oryginalnym (art. 76 
sektora publicznego § 2b
kpa).Z 
https://itwadministracji.pl/2019/07/24/kiedy-oryginal-kiedy-kopia/?fbclid=IwAR2ti9GmG27PsUk2SAGICR7fjEvqatfpVULxCjbnHIJo9j4Eiy9PxsXMK… 2/7
26.07.2023, 17:05 Kiedy oryginał, kiedy kopia – IT w Administracji

oczywistych względów uwierzytelnienie kopii cyfrowych nie może dokonać się poprzez
Strona główna Archiwum wydań 󬁑  0.00 zł 0
umieszczanie na nich adnotacji o zgodności z oryginałem czy podpisu upoważnionej
osoby. W takim przypadku uwierzytelnienie odbywa się przy użyciu kwalifikowanego
O miesięczniku
podpisu elektronicznego, podpisu Prenumerata
zaufanego albo podpisu osobistego, którym taki
odpis opatruje pełnomocnik strony będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem
patentowym lub doradcą podatkowym.
Kontakt

Nie wszystko można skopiować

Powyższe regulacje mają na celu ułatwienie stronie przedstawiania dokumentów
niezbędnych w toku toczącego się postępowania administracyjnego i usprawnianie
komunikacji, również w postaci elektronicznej, między stronami postępowania a
organami administracji rządowej. Jednak nie każdy dokument w toku postępowania
administracyjnego może być przedłożony przez stronę w postaci uwierzytelnionej kopii
lub odpisu. Zauważmy, że przepisy art. 76a umieszczono w rozdziale 4 kpa pn.
„Dowody”. Zgodnie z art. 75 § 1 kpa jako dowód w postępowaniu administracyjnym
należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest
sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania
świadków, opinie biegłych oraz oględziny.

[…]

Dorota Szymańska

Autorka jest inspektorem wojewódzkim w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów

Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje Help
Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w
administracji publicznej RP.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym

wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na
prenumeratę i numery archiwalne.

Podziel się!
Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego    
https://itwadministracji.pl/2019/07/24/kiedy-oryginal-kiedy-kopia/?fbclid=IwAR2ti9GmG27PsUk2SAGICR7fjEvqatfpVULxCjbnHIJo9j4Eiy9PxsXMK… 3/7
26.07.2023, 17:05 Kiedy oryginał, kiedy kopia – IT w Administracji

Strona główna Archiwum wydań 󬁑  0.00 zł 0

O miesięczniku Prenumerata
NASTĘPNE

POPRZEDNIE
Kontakt Algorytmy w procesie
Po pierwsze: mobilność podejmowania decyzji
urzędowych

Powiązane

„IT w Administracji” – Możliwości

elektronicznie o wykorzystania
technologiach dronów w
informatycznych w administracji
sektorze publicznym! publicznej
12 lipca 2023 13 czerwca 2023

Wdrażanie Zdrowe i
środowiska funkcjonalne
chmurowego w stanowisko pracy w
organizacji urzędzie
17 maja 2023 20 kwietnia 2023

Szybka reakcja Robotyzacja

zamiast „gaszenia procesów
pożarów” biznesowych
7 marca 2023 16 lutego 2023

Artykuły

„IT w Administracji” – elektronicznie o technologiach informatycznych w

sektorze publicznym!

12 lipca 2023
Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego    
https://itwadministracji.pl/2019/07/24/kiedy-oryginal-kiedy-kopia/?fbclid=IwAR2ti9GmG27PsUk2SAGICR7fjEvqatfpVULxCjbnHIJo9j4Eiy9PxsXMK… 4/7
26.07.2023, 17:05 Kiedy oryginał, kiedy kopia – IT w Administracji

Możliwości wykorzystania dronów w administracji publicznej

Strona główna Archiwum wydań 󬁑  0.00 zł 0

13 czerwca 2023

Wdrażanie środowiska chmurowego w organizacji

O miesięczniku Prenumerata
17 maja 2023

Zdrowe i funkcjonalne stanowisko pracy w urzędzie

Kontakt
20 kwietnia 2023

Szybka reakcja zamiast „gaszenia pożarów”

7 marca 2023

Kategorie

Aktualności (102)

Artykuły (58)

Materiały dodatkowe (1)

Polecamy (141)

Wydarzenia (23)

Aktualne wydanie

Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego    

https://itwadministracji.pl/2019/07/24/kiedy-oryginal-kiedy-kopia/?fbclid=IwAR2ti9GmG27PsUk2SAGICR7fjEvqatfpVULxCjbnHIJo9j4Eiy9PxsXMK… 5/7
26.07.2023, 17:05 Kiedy oryginał, kiedy kopia – IT w Administracji

Strona główna Archiwum wydań 󬁑  0.00 zł 0

O miesięczniku Prenumerata

Kontakt

Polecamy książkę

Praca zdalna (nie) dla każdego

Zamów

Prenumerata IT w Administracji

99.00 zł – 541.00 zł
Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego    
https://itwadministracji.pl/2019/07/24/kiedy-oryginal-kiedy-kopia/?fbclid=IwAR2ti9GmG27PsUk2SAGICR7fjEvqatfpVULxCjbnHIJo9j4Eiy9PxsXMK… 6/7
26.07.2023, 17:05 Kiedy oryginał, kiedy kopia – IT w Administracji

Strona główna Archiwum wydań 󬁑  0.00 zł 0

O miesięczniku Prenumerata

Kontakt Na skróty Aktualności

Kontakt
Redakcja: Sklep Dostępność cyfrowa

71 797 28 23 stron internetowych i

Dostawa aplikacji
redakcja@itwadministracji.pl
13 czerwca 2023
Prenumerata Koszyk

71 797 28 34 Warszawskie „Przeglądy

Regulamin
prenumerata@itwadministracji.pl Technologiczne”

13 czerwca 2023
 
Eleganckie i funkcjonalne

13 czerwca 2023

KontaktReklama Copyright © 2023

IT w Administracji - wiedza, której
Prenumerata Presscom. All rights
nie znajdziesz w internecie
reserved

https://itwadministracji.pl/2019/07/24/kiedy-oryginal-kiedy-kopia/?fbclid=IwAR2ti9GmG27PsUk2SAGICR7fjEvqatfpVULxCjbnHIJo9j4Eiy9PxsXMK… 7/7