Đề nghị thanh toán sau khi được thiết lập, cần được kiểm tra và phê duyệt để

thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để
đối phó với các rủi ro sau:
Rủi ro: Đề nghị thanh toán không có đủ căn cứ hợp lệ, hoặc được thiết
lập không chính xác
Biện pháp:
a) Đối với thanh toán không có đủ căn cứ hợp lệ:
 Yêu cầu bổ sung đầy đủ chứng từ, hóa đơn: Bao gồm các thông tin cần
thiết như: tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán;..
 Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Đảm bảo các chứng từ được phát
hành bởi đơn vị có đủ thẩm quyền, không tẩy xóa, sửa chữa, có dấu
mộc và chữ ký hợp lệ.
 Đối chiếu với hợp đồng: Xác nhận thông tin trên đề nghị thanh toán
trùng khớp với nội dung hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
Ví dụ: Công ty A đề nghị thanh toán cho công ty B số tiền 1 tỷ đồng cho hợp
đồng cung cấp thiết bị. Thay vì, công ty A chỉ cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng
mà không có biên bản nghiệm thu.
Biện pháp: Công ty A yêu cầu công ty B cung cấp thêm biên bản nghiệm thu
để chứng minh việc bàn giao và nghiệm thu thiết bị đã hoàn thành.
b) Đối với đề nghị thanh toán được thiết lập không chính xác:
 Rà soát lại thông tin: Bao gồm số tiền thanh toán, thông tin tài khoản
ngân hàng, mã số thuế, tên đơn vị/cá nhân nhận thanh toán.
 Sửa đổi đề nghị thanh toán: Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và
thống nhất giữa các bên liên quan.
 Thực hiện thanh toán sau khi xác nhận thông tin: Xác nhận lại với
người nhận thanh toán để đảm bảo tính chính xác.
Ví dụ: Nhân viên C đề nghị thanh toán công tác phí cho chuyến đi công tác.
Tuy nhiên, trong đề nghị thanh toán, nhân viên C ghi sai số tiền thanh toán.
Biện pháp: Nhân viên C cần sửa đổi đề nghị thanh toán với số tiền chính xác
và được duyệt bởi cấp trên trước khi thực hiện thanh toán.
Rủi ro: Đề nghị thanh toán được thực hiện hai lần với một khoản nợ cần
thanh toán
Biện pháp:
  Kiểm tra thông tin khoản nợ trước khi thanh toán như số lượng, số tiền,
thông tin người nhận, trạng thái thanh toán hóa đơn trước đó
 Sử dụng phần mềm quản lí thanh toán, công cụ này có thể giúp phát
hiện tự động các đề nghị thanh toán trùng lặp và cảnh báo người quản
lý
 Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng người trong quy trình thanh
toán
Ví dụ: Công ty A có khoản nợ thanh toán cho công ty B là 100 triệu đồng.
Do nhầm lẫn, nhân viên kế toán của công ty A đã thực hiện thanh toán hai lần
cho khoản nợ này.
Biện pháp: công ty A nên liên hệ với công ty B: Thông báo về việc thanh toán
nhầm lẫn và đề nghị hoàn trả lại số tiền đã thanh toán dư thừa. Công ty A cũng
nên cung cấp bằng chứng thanh toán: Bao gồm bản sao giao dịch ngân hàng,
hóa đơn, biên lai thanh toán cho công ty B.
Mục tiêu kiểm soát được đặt ra tương ứng như sau: bảo đảm thanh toán cho
nhà cung cấp được xác định chính xác, nhà cung cấp không bị thanh toán trùng
và đề nghị thanh toán được lập dựa trên cơ sở chứng từ mua hàng đầy đủ.
Nhà quản lý của đơn vị có thể thực hiện được các thủ tục kiểm soát sau:
 Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra xem các chứng từ có đầy
đủ, hợp lệ, khớp đúng không (trong một số trường hợp, tối thiểu phải có
hóa đơn và phiếu nhập kho (hoặc các chứng từ/ tài liệu tương tự chứng
minh rằng nguyên vật liệu/ tài sản mua thực sự đã là tài sản của đơn
vị));
 Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra trên hệ thống kế toán là
khoản nợ với nhà cung cấp vẫn chưa được thanh toán, đồng thời, kiểm
tra xem hóa đơn và bộ chứng từ mua hàng đã được xác nhận thanh toán
rồi hay chưa;
 Kế toán thanh toán và kế toán trưởng đối chiếu Giấy đề nghị thanh toán
với hóa đơn và các chứng từ mua hàng, ký duyệt vào Giấy đề nghị
thanh toán;
 Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và phê chuẩn Giấy đề
nghị thanh toán.