Tóm tắt

Quản lý
DỰ ÁN
BÁCH KHOA GROUP

- 2023 -

PROJECT MANAGEMENT
Các nội dung chính
1. Tổng quan về Quản lý dự án.

2. Lập Kế hoạch dự án.

3. Triển khai thực hiện dự án.

4. Quản lý quá trình thực hiện dự án.

5. Hoàn tất dự án.

6. Bài học kinh nghiệm.

DR.DOAN HUNG DUNG 2

Tổng quan về quản lý dự án

Định nghĩa Dự Án và Quản lý dự án.

Vòng đời của một dự án.

Các yếu tố quan trọng cần kiểm soát.

DR.DOAN HUNG DUNG 3

Lập Kế hoạch dự án
1- Thu thập thông tin ban đầu để lập kế hoạch dự án:
◦ - Tài liệu, hồ sơ liên quan đến dự án;
◦ - Kế hoạch khảo sát thu thập thông tin thực tế;
◦ - Các thành phần của một Kế hoạch dự án.

2- Các bước lập kế hoạch dự án:

◦ - Xử lý thông tin đầu vào của dự án;
◦ - Phân tích Rủi ro, Cơ hội, Nguồn lực, Các ràng buộc và các Bên liên quan dự án;
◦ - Biên soạn các loại Kế hoạch của Dự án;
◦ - Đánh giá và Phê duyệt Kế hoạch dự án;
◦ - Triển khai thực hiện Kế hoạch.

DR.DOAN HUNG DUNG 4

Triển khai thực hiện dự án
1. Tổ chức và phân công, phân quyền; Các qui chế quản lý, lập hồ sơ, báo cáo.

2. Tập huấn trước khi triển khai;

3. Chuẩn bị và Quản lý nguồn lực;

4. Đảm bảo an toàn, an ninh;

5. Chuẩn bị tài liệu, Biểu mẫu, Báo cáo.

DR.DOAN HUNG DUNG 5

 Quản lý quá trình thực hiện dự án
1. Giám sát quá trình thực hiện DA;
2. Quản lý & Giám sát nguồn lực thực hiện DA;
3. Giám sát Nhà thầu phụ;
4. Kiểm soát Tiến độ, Khối lượng, Chất lượng, Chi phí;
5. Giám sát An toàn, An ninh, Môi trường và việc tuân thủ;
6. Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan;
7. Đảm bảo thông tin liên tục;
8. Xử lý các tình huống, Cập nhật các kế hoạch;
9. Ra quyết định và kiểm soát thực thi.
10. Kiểm soát rủi ro và xử lý….

DR.DOAN HUNG DUNG 6

Hoàn tất dự án
1. Đánh giá toàn bộ Khối lượng, Chất lượng, Hồ sơ, tài liệu của dự án.

2. Lập hồ sơ nghiệm thu, thanh toán;

3. Bàn giao.

4. Thông tin đến tất cả các bên liên quan;

5. Giải quyết công nợ;

6. Xác định trách nhiệm sau bàn giao và chuyển giao cho các bên liên quan;

DR.DOAN HUNG DUNG 7

Bài học kinh nghiệm
1. Trách nhiệm và qui trình thực hiện tổng kết bài học kinh nghiệm qua thực hiện dự án;

2. Tích luỹ tri thức và chia xẻ tri thức;

3. Sự chuyển giao tri thức vào dự án sau.

DR.DOAN HUNG DUNG 8

Bài tập 1
LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

DR.DOAN HUNG DUNG 9

Bài tập 2
PHÂN TÍCH RỦI RO CỦA DỰ ÁN

DR.DOAN HUNG DUNG 10

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN
1- Chuẩn bị nguồn nhân lực

2- Chuẩn bị Cơ sở hạ tầng & Môi trường làm việc

3- Chuẩn bị Tài liệu, Biểu mẫu

4- Quản lý các mối quan hệ

5- Tổ chức Giám sát thi công và thực hiện công việc hàng ngày

6- Kiểm điểm, đánh giá sau mỗi tuần

7- Nghiệm thu, bàn giao, tổng kết và bài học kinh nghiệm.

DR.DOAN HUNG DUNG 11

1- Chuẩn bị nguồn nhân lực
1- Cơ cấu tổ chức, chức năng-nhiệm vụ- quyền hạn

2- Nhân sự trực tiếp, gián tiếp

3- Mô tả công việc từng người

4- Năng lực, Nhận thức, Phân công, Xác định mục tiêu công việc và KPIs từng người

5- Các qui chế làm việc

6- Nhân lực Nhà thầu phụ: Hồ sơ, hợp đồng, qui chế, năng lực, huấn luyện

7- Các yêu cầu đào tạo ban đầu

DR.DOAN HUNG DUNG 12

2- Chuẩn bị cơ sở hạ tầng
& Môi trường làm việc
1- Mặt bằng (ranh giới, qui chế, điều kiện an ninh, an toàn)
2- Láng trại (Tiêu chuẩn)
3- Trang bị phương tiện làm việc, truyền thông, giám sát
4- Thiết bị thi công: Số lượng, chất lượng, qui chế sử dụng, an toàn, bảo dưỡng
5- Thiết bị, dụng cụ đo lường (độ chính xác, hiệu chuẩn, bảo quản, sử dụng)
6- Thiết bị, phương tiện vận chuyển
7- Trang bị làm việc văn phòng (lap top, VPP,…) & dụng cụ sơ cứu, cấp cứu
8- Phần mềm
9- Môi trường làm việc (vệ sinh, nhiệt độ, ẩm độ, ồn, an toàn, an ninh, bảo hộ LĐ, PCCC, huấn luyện sơ cấp
cứu,…)
10- Các bảng biểu thông tin,…

DR.DOAN HUNG DUNG 13

3- Chuẩn bị tài liệu, Biểu mẫu
1- Các qui chế, qui định của Công ty, Chủ đầu tư, Địa phương,… (trang bị, phổ biến)

2- Các tài liệu pháp lý

3- Các tài liệu làm việc với các đối tác

4- Các Qui trình, Thủ tục, Hướng dẫn công việc

5- Các Biểu mẫu để lập Hồ sơ, Báo cáo

6- Sổ tay NV

DR.DOAN HUNG DUNG 14

4- Chuẩn bị các mối quan hệ
1- Mời họp, khởi công, thống nhất các kênh trao đổi thông tin, xử lý công việc

2- Thống nhất các qui chế phối hợp, các người có thẩm quyền ra quyết định

3- Thống nhất các số điện thoại, email liên lạc,… và phương thức liên lạc

4- Các qui định phòng ngừa, an toàn, khẩn cấp, an ninh

5- Thảo luận về các qui tắc quan hệ

6- Huấn luyện bổ sung cho Nhân Viên và Nhà thầu phụ

DR.DOAN HUNG DUNG 15

 5- Tổ chức giám sát thi công và thực
hiện công việc hàng ngày
1- Kế hoạch làm việc hàng ngày cho tất cả mọi người
2- Kiểm tra trước khi làm việc
3- Giao ban hàng ngày, phân công công việc và mục tiêu, chia xẻ thông tin cần quan tâm
4- Giám sát, kiểm tra, đôn đốc, xử lý công việc hàng ngày
5- Ghi nhận sổ tay công việc hàng ngày / Nhật ký công trường,…
6- Giải quyết công việc khẩn cấp, tồn đọng
7- Lập Hồ sơ công việc
8- Kiểm tra sau mỗi ngày làm việc
9- Báo cáo nhanh hàng ngày, báo cáo theo yêu cầu,..

DR.DOAN HUNG DUNG 16

6- Kiểm điểm, đánh giá sau mỗi tuần
1- Tổng hợp tình hình công việc đến cuối tuần, họp cuối tuần, nhận xét, biện pháp cải
tiến, phân công

2- Phân tích thảo luận

3- Sáng kiến, đổi mới

4- Đề nghị thay đổi, cập nhật các Qui trình, tài liệu, BM,….

DR.DOAN HUNG DUNG 17

7- Nghiệm thu, bàn giao, tổng kết và
bài học kinh nghiệm.
1- Chuẩn bị cho nghiệm thu
(Rà soát toàn bộ công việc, hồ sơ, tài liệu so với Hợp đồng và các qui định liên quan, các
yêu cầu nghiệm thu,…)
2- Lập Hồ sơ nghiệm thu, phê duyệt
3- Bàn giao
4- Dọn dẹp công trường.
5- Cảm ơn Chủ đầu tư, Giám sát, Các đối tác, Nhà thầu phụ và toàn bộ NV đã tham gia
cũng như đã hợp tác hoàn thành DA.
6- Đánh giá rút kinh nghiệm DA. Lưu hồ sơ DA và chia sẻ các bài học kinh nghiệm.

DR.DOAN HUNG DUNG 18

Quản lý thông tin dự án

DR.DOAN HUNG DUNG 19

Vai trò, ý nghĩa của thông tin
Thông tin là một loại nguồn lực vô cùng quan trọng.
Thông tin có các vai trò:
 Chia sẻ các dữ liệu, thông tin cần thiết trong việc phổ biến Chính sách, kế hoạch, công
việc, qui chế, qui định
 Chia sẻ tình hình tiến độ, phạm vi, tiến độ, khối lượng, tiêu chuẩn, kết quả, tình trạng,
cần thiết để các bên có thể phối hợp vận hành công việc hiệu quả cao
 Báo cáo cho các cấp để kịp thời nắm tình hình, phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ, điều chính,…
 Tính lũy và chi sẻ dữ liệu, vốn tri thức
 ….

DR.DOAN HUNG DUNG 20

 QUI ĐỊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN
Stt Loại thông tin Mức độ Nơi cung cấp Thời điểm Phương tiện Nơi nhận Ghi chú
bảo mật cung cấp truyên thông
(*) tin

1 Lệnh thi công Trung Giám đốc Tender Trước khi DA MS Team - Thi công
bình thi công > 5 - QS
ngày - TCKT
- QC
- QMS
- …

DR.DOAN HUNG DUNG 21