2.2.

1 Thực trạng công tác thu thâp tài liệu lưu trữ
* Công tác thu thập tài liệu lưu trữ của CTCP tập đoàn Hoa Sen
Bước 1: Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào
cơ quan lưu trữ của công ty
Bước 2: Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện
hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.
Bước 3: Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan
Bước 4: Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh
Phông Lưu trữ cơ quan.
* Thực trạng
- Việc thu thập tài liệu còn mang tính bị động, chưa có các kế hoạch cụ thể đề ra để
thu thập tài liệu
- Tài liệu vẫn còn bó gói chưa được chỉnh lý kế hoạch.
- Thu thập tài liệu chủ yếu là quản lý hành chính trong khi các hồ sơ về hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty, đối thủ còn hạn chế

2.2.2 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
* Công tác chỉnh lý tài liệu của công ty CP tập đoàn Hoa Sen
 Trước khi chỉnh lý
1. Thu thập đầy đủ hồ sơ tài liệu
2. Rà soát , loại ra những tài liệu không có gái trị, kiểm tra năng lực, văn bản hướng dẫn
chỉnh lý
 Trong khi chỉnh lý
1. Nhận tài liệu và vệ sinh sơ bộ tài liệu
2. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý: thực hiện chỉnh lý, lịch sử đơn
vị hình thành phông, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Bước 3: Phân loại tài liệu thành những nhóm lớn, nhỏ và vừa.
Bước 4 Lập hồ sơ với phông tài liệu chưa chỉnh lý hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ với
hồ sơ đã chỉnh lý sơ bộ kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo hướng dẫn
Bước 5: Biên mục phiếu tin: Đối với những phông tài liệu chưa được chỉnh lý cần tiến
hành kết hợp việc biên mục phiếu tin với quá trình lập hồ sơ và phải có các thông tin trên
phiếu tin như sau: Tên hoặc mã kho lưu trữ; Tên hoặc số phông lưu trữ; số lưu trữ; ký
hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; chế độ sử
dụng; tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ; ngôn ngữ tài liệu; bút tích (nếu có).
Bước 6: Hệ thống hóa hồ sơ
Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp nhóm nhỏ
trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông
theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.
Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin
hoặc thẻ tạm.

Bước 7: Biên mục hồ sơ gồm:

- Biên mục hồ sơ bên trong là: đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc

- Biên mục hồ sơ bên ngoài là: căn cứ vào phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin cần
thiết lên bìa hồ sơ như: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian
bắt đầu và thời gian kết thúc của tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục;
số hồ sơ (số hồ sơ tạm thời chỉ được viết bằng bút chì); thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Bước 8: Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

- Thống kê tài liệu hết giá trị

- Kiểm tra và làm thủ tục hủy tài liệu
Bước 9: Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên
giá, tủ
- Đánh số chính thức
- Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp
- Viết và dán nhãn hộp
- Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ
Bước 9: Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ
- Đóng quyển mục lục
- Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá
* Thực trạng
- Bước phân phông còn chưa kĩ càng, các tài liệu đôi lúc vẫn còn để lẫn với nhau
- Vệ sinh tài liệu chưa kĩ dẫn đên tài liệu có thể giảm tuổi thọ, để lâu bị nấm mốc.
- Các nhân viên chỉnh lý tài liệu vẫn còn làm qua loa chưa theo đúng đủ các quy trình,
các bước.

2.2.3 Thực trạng việc xác định giá trị của các tài liệu được lưu trữ tại công ty
* Xác định giá trị của các tài liệu được lưu trữ tại công ty
Đây là công tác đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững
mọi mặt về tổ chức hoạt động của cơ quan mới có thể xác định được giá trị của tài liệu và
quy định thời hạn bảo quản thích hợp cho từng hồ sơ, tài liệu để đưa vào lưu trữ bảo
quản, đồng thời tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Công tác xác định giá trị tài liệu có
được thực hiện chính xác thì mới chọn lọc ra được những tài liệu có giá trị lưu trữ thật sự,
đây là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng tỏng công tác lưu trữ, có mỗi quan hệ chặt chẽ
với các khâu nghiệp vụ khác. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu gồm:
- Giai đoạn 1: Xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư cơ quan
+ Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư được đặt ra ngay từ khi lập danh
mục hồ sơ cho cơ quan, chủ yếu là việc lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ và dự kiến thời hạn
bảo quản cho hồ sơ.
+ Khi lập hồ sơ công việc phải lựa chọn những văn bản còn thiếu, loại ra những
giấy tờ không còn giá trị như tài liệu trùng thừa, tư liệu tham khảo khác những hồ sơ này
được để lại đơn vị công tác của mình trong thời hạn 1 năm. Hết thời hạn các hồ sơ có giá
trị phải đưa vào lưu trữ cơ quan.
- Giai đoạn 2: Xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan
+ Kiểm tra lại giá trị các hồ sơ nhận được từ văn thư, lưu trữ cơ quan phải lựa
chọn được những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để đưa vào bản quản ở lưu
trữ cố định. Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này có thể kết hợp trong quá
trình thực hiện các nội dung khác: khi thu thập, thống kê, phân loại và chỉnh lý hoặc có
thể tiến hành độc lập.
- Giai đoạn 3: Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định)
+ Kiểm tra và lựa chọn những hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan, thông qua nguồn
nộp lưu theo quy định của nhà nước. Tại đây các hồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần cuối
cùng và được quyết định bảo quản cố định.
 + Tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phòng. Tài liệu lựa chọn không chính xác ở
giai đoạn trước, tài liệu đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần cuối để tiêu huỷ nhằm
tối ưu hoá thành phần tài liệu của lưu trữ lịch sử.
* Thực trạng
- Tài liệu chưa được sắp xếp khoa học gây khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm,
nghiên cứu.
- Cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức còn kiêm nghiệm về văn thư – lưu
trữ, mức độ xác định tài liệu lưu trữ và các phương thức chưa xác định đúng nên hiệu quả
lưu trữ tài liệu chưa cao
- Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu như: bìa, hộp, cặp,
giá kệ còn thiếu.

2.2.4 Thực trạng việc bảo quản an toàn tài liệu tại công ty
*Công tác bảo quản an toàn tài liệu tại công ty Hoa Sen
1. Xây dựng, bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp và đảm bảo điều kiện kỹ
thuật, môi trường kho để bảo quản an toàn tài liệu tại công ty.
2. Tổ chức sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, sắp xếp tài liệu lên giá, sắp xếp giá trong
kho một cách khoa học theo nghiệp vụ lưu trữ.
3. Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ
gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, cặp, hộp; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng
chống ẩm; hệ thống điều hoà không khí, máy hút bụi, hệ thống camera quan sát, trang bị
vận chuyển… Những trang thiết bị kỹ thuật bảo quản này giúp hạn chế các tác nhân gây
hại tài liệu lưu trữ.
4. Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng, vệ sinh, an ninh trong các toà nhà và các kho lưu trữ.
5. Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ, làm phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã
bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

*Thực trạng

- Việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu được thực hiện thường xuyên, nên không xảy ra
trường hợp đáng tiếc nào như làm mất, hư hỏng tài liệu.

- Nhiều tài liệu có nguy cơ bị huỷ hoại nhưng chưa được tu bổ, phục chế; việc duy
trì nhiệt độ, độ ẩm tối ưu để bảo quản an toàn tài liệu chưa được thường xuyên; tài
 liệu chưa được khử trùng, khử axit nên tiềm ẩn lớn các yếu tố ảnh hưởng đến bất
lợi đối với việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

- Các loại hình tài liệu như: tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình chưa có kho bảo
quản và thiếu trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản theo quy định

2.2.5 Thực trạng công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
a. Công tác thống kê
Với mục đích nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tài liệu
và hệ thống bảo quản tài liệu trong kho dự trữ, tập đoàn Hoa Sen sử dụng các công cụ,
phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để thống kê tài liệu lưu trữ của tập đoàn.
 Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ của tập
đoàn được thực hiện theo những quy định sau:
- Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay khi tài liệu được nhập vào
kho lưu trữ.
- Mỗi lần nhập được đánh một số thứ tự, không kể số tài liệu đó nhiều hay ít.
- Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống
kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ.
 Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Tập đoàn Hoa Sen sử dụng 2 loại sổ xuất để phục vụ cho
việc thống kê tài liệu:
- Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: sổ này dùng để thống kê việc xuất những tài
liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích như: cho mượn, đưa ra chỉnh lý phục
chế, tu bổ hoặc sao chụp. Sổ này sẽ giúp cho tập đoàn nắm được những biến
động về tài liệu trong kho lưu trữ để quản lý chặt chẽ hơn.
- Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: sổ này dùng để thống kê tình hình xuất tài liệu ra
khỏi kho lưu trữ mà không thu hồi lại, được dùng để thống kê những tài liệu
được xuất vĩnh viễn ra khỏi kho lưu trữ. Sổ xuất hẳn TLLT giúp tập đoàn nắm
được số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu đã chuyển khỏi kho lưu
trữ, giúp cán bộ lưu trữ đề ra những kế hoạch, biện pháp thích hợp trong công
tác quản lý cũng như bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
 Mục lục hồ sơ: đây là 1 trong những công cụ tra cứu cơ bản của tập đoàn dùng để
thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hóa và phản
 ánh thành phần, nội dung các hồ sơ. Cấu tạo của bản mục lục hồ sơ gồm có: Tờ
bìa, Tờ nhan đề; Tờ mục lục; Lời nói đầu; Bảng chữ viết tắt; Bảng kê các hồ sơ;
Bảng chỉ dẫn; Phần kết thúc.
 Sổ đăng ký mục lục hồ sơ: tập đoàn Hoa Sen sử dụng sổ đăng ký mục lục hồ sơ để
thống kê số lượng mục lục hồ sơ có trong phòng kho lưu trữ giúp cho việc quản lý
chặt chẽ và đây cũng là công cụ để tra tìm tài liệu trong kho lưu trữ.
 Sổ thống kê phông dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ/các sưu tập lưu
trữ và các thông tin khác liên quan tới phông lưu trữ được giao nộp vào kho lưu
trữ nhằm quản lý chặt chẽ tình hình các phông lưu trữ trong kho.
Thời gian của đơn vị hình
Số phông Ngày tháng nhập lần đầu Tên phông
thành phông

Cột 1: dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được
ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào kho lưu trữ.
Cột 2: ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ.
Cột 3: ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều
lần thì ghi tên cuối cùng.
Cột 4: nếu là phông đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì
ghi thời gian bắt đầu hoạt động.
b. Công tác kiểm tra
Tập đoàn Hoa Sen sẽ cử người đi kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý tài
liệu lưu trữ.
- Đối tượng kiểm tra báo cáo bằng văn bản cho Đoàn kiểm tra các nội dung theo
đề cương chi tiết của Đoàn kiểm tra, cung cấp đầy đủ, kịp thời các hồ sơ, tài liệu
có liên quan theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra.
- Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu có liên quan đến nội
dung kiểm tra, kiểm tra đến đâu, lập biên bản đến đó.
- Kết thúc đợt kiểm tra sẽ có báo cáo kết quả kiểm tra.
2.2.6 Thực trạng việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở tập đoàn Hoa Sen
1. Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
* Đối với người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khai thác tài liệu lưu trữ vì mục đích
công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc phiếu mượn, phiếu yêu cầu ghi rõ mục đích khai
thác và phải được phê duyệt của người có thẩm quyền.
b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến Tập đoàn Hoa Sen khai thác tài liệu lưu trữ vì mục
đích công vụ phải có văn bản đề nghị kèm giấy giới thiệu còn giá trị ghi rõ mục đích khai
thác, sử dụng và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan quản lý tài liệu đồng ý.
c) Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích riêng phải có đơn (xin sao tài
liệu/trả lại tài liệu) nêu rõ mục đích sử dụng tài liệu, kèm chứng minh thư nhân dân/căn
cước công dân/hộ chiếu (còn thời hạn sử dụng), giấy ủy quyền hợp lệ (nêu có ủy quyền).
Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu và phải được cấp
có thẩm quyền của cơ quan quản lý tài liệu đồng ý.
* Đối với người làm công tác lưu trữ
a) Khi tiếp nhận thông tin yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (từ nguồn văn bản
đến, trên Hệ thống đăng ký trực tuyến cấp sao bản án hoặc tiếp nhận trực tiếp tại cơ
quan), người làm công tác lưu trữ căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn của mình vào số theo dõi
đối với yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phê duyệt yêu cầu khai thác, từ chối
khai thác hoặc trình người có thẩm quyền quyết định.
b) Khi giao và nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chi tiết về tình trạng, số lượng, chất
lượng, số trang hiện có trong mỗi hồ sơ cho khai thác, sử dụng và phải ghi vào sổ. Neu
thấy hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát, rách nát phải lập biên bản và báo cáo ngay cho
người có thẩm quyền giải quyết. Chỉ người có trách nhiệm bảo quản kho lưu trữ mới
được vào kho lấy hồ sơ, tài liệu lưu trữ và làm thủ tục cho khai thác, sử dụng theo quy
định.
c) Lập biên bản về việc giao nhận hồ sơ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ."
2. Trách nhiệm của người khai thác, lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm phục vụ kịp thời, đúng đôi tượng và theo
đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kế từ khi nhận được ý kiến phê duyệt của người có
thẩm quyền, người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm giải quyêt yêu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện thu lệ phí theo quy định.
3. Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung chính sau:
a) Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu theo giờ hành chính, trừ những trường
hợp khẩn cấp;
b) Các loại giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Không được mang theo những vật dụng dễ gây cháy, nổ khi khai thác, sử dụng hồ sơ,
tài liệu lưu trữ;
d) Người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và
sử dụng hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của người làm công tác lưu trữ;
đ) Người đến khai thác, sử dụng không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu khi chưa được sự
cho phép của người có thẩm quyền;
e) Người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy
định có liên quan trong Nội quy ra vào cơ quan; Quy định về sử dụng hồ sơ, tài liệu;
Quy định về phòng, chống cháy nổ của cơ quan.