4. Документація та діловодство в менеджменті.

Інформація – основа процесу управління. Без неї неможливо

сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити
проблему, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його
виконання.

Переважна частина інформації, що використовується у

господарській діяльності підприємства, фіксується. Матеріальним
носієм ділової інформації, що фіксується, є документ.

Документ - це засіб закріплення різними способами на

спеціальному матеріалі інформації про факти, події об'єктивної
дійсності та розумової діяльності людини. Наприклад в Залежності
від матеріалу, що використовується для фіксування інформації,
розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці,
магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.

Важко оцінити значення документів у сучасному світі.

Встановлено, що 95% інформації одержується за допомогою
документів, 60% робочого часу в офісі витрачається на роботу з
ними, а 8% витрат підприємства припадає на виробництво
документів.

У зв'язку із зазначеним виникає нагальна потреба у забезпеченні

обліку документів, що обертаються на підприємстві, тобто в
організації діловодства та документації.

Під діловодством розуміють діяльність апарату управління

підприємства, що охоплює питання документування та організації
роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських
функцій.

Діловодство складається з таких двох моментів:

♦ документообігу;
♦ системи документування.

Документообіг містить у собі комплекс робіт з готовими

документами, створеними даним підприємством, організацією,
установою або отриманими ззовні а також прийом, розподіл,
реєстрацію, контроль виконання, довідкову роботу, формування
справ, збереження та використання документації, рух
документованої інформації.

Під системою документування розуміють сукупність процесів зі

створення всіх видів документації, що відображає діяльність
підприємства, організації або установи. Документування містить у
собі всі операції, з підготовки, упорядкування, узгодження,
оформлення та виготовлення документа. Система документування
припускає наявність певних вимог і норм створення документів, які
закріплені нормативними актами з діловодства.

Діловодство поділяють на два види:

♦ адміністративне або загальне;

♦ спеціальне.

До адміністративного діловодства відносять документи, що

створюються у процесі розпорядчої та виконавчої діяльності
установ державного управління, громадських організацій, а також
адміністрації підприємств. Це головним чином текстові документи
на паперовій основі, тобто рукописні, машинописні, друковані
тощо. До спеціального діловодства відносять документи,
специфічні для кожної із спеціальних функцій управління
(транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція тощо).

Документи класифікують за видами діяльності, походженням,

призначенням, місцем укладення, найменуванням, кількістю
висвітлених у них питань, термінами виконання і зберігання,
ступенем істинності, технікою створення та іншими ознаками.
Основні завданнями діловодства в менеджменті є:

Організація документообігу: так як документообіг є невід'ємною

складовою менеджменту. Діловодство забезпечує ефективний
документообіг, організовує розподіл документів та контролює їх
рух в організації.

Збереження документів: документація є важливим ресурсом, який

необхідно зберігати та захищати. Діловодство забезпечує
збереження та охорону документів, контролює їх рух та здійснює
знищення застарілих документів.

Забезпечити належну обробку і зберігання документів, та

забезпечує їх швидкий і легкий доступ та забезпечити відповідність
юридичним та регуляторним вимогам.

Нині спостерігається загальна тенденція до загального без-

паперового діловодства. Це означає, що більшість документів
зберігаються в електронному вигляді, що дозволяє забезпечити
більш ефективний доступ до документів і їх легшу обробку.
Зокрема, електронне діловодство дозволяє прискорити процес
обробки документів, зменшити кількість помилок та збільшити
ефективність роботи з документами.