УПУТСТВО О ИЗРАДИ СУМАРНОГ

ИНВЕНТАРА1
СУМАРНИ ИНВЕНТАР (у даљем тексту Инвентар) је научно евиденционо
средство за материјално обезбеђење грађе и информативно средство за архивску
грађу једног фонда или збирке.
УСЛОВ за израду Инвентара је да фонд или збирка буде сређена, а
безвредни материјал излучен.
Инвентар, као средство заштите односно имовинска књига Архива,
евидентира архивске јединице једног фонда или збирке кроз одређени поредак
инвентарних јединица, а као информативно средство, концизно али на прегледан и
јасан начин информише о њиховој садржини и структури.
Поредак инвентарних јединица одговара редоследу који је утврђен
приликом сређивања фонда или збирке.
Архивска грађа која се инвентарише има редослед: књиге, па списи. Ради
прегледности материје у инвентар се уносе поднаслови који разграничавају врсте
архивског материјала који се инвентарише (књиге, списи). Књиге се инвентаришу
редоследом: записници, регистри, протоколи, остале књиге. Предност у редоследу
осталих књига даје се према карактеру фонда или збирке.

САСТАВНИ ДЕЛОВИ ИНВЕНТАРА СУ: НАСЛОВНА СТРАНА,

САДРЖАЈ, УВОД , СПИСАК СКРАЋЕНИЦА И ИНВЕНТАРНЕ ЈЕДИНИЦЕ

НАСЛОВНА СТРАНА садржи: назив архива, назив фонда или збирке,

хронолошке границе делатности ствараоца, назив инвентара, хронолошке границе
грађе, име и презиме приређивача, годину и место израде инвентара.
САДРЖАЈ: даје називе делова Инвентара са ознаком страница на којима
почињу.
УВОД: Састоји се од историјске белешке, упутства за употребу инвентара,
података о радницима који су радили на сређивању и обради фонда или збирке и
изради инвентара.
СПИСАК СКРАЋЕНИЦА: даје попис и разрешење скраћеница
употребљених у инвентару.
ИНВЕНТАРНА ЈЕДИНИЦА је књига за сваку врсту књиге, а за списе:
кутија, фасцикла, у зависности од тога шта је заштитна јединица.
ЕЛЕМЕНТИ ИНВЕНТАРНЕ ЈЕДИНИЦЕ СУ: инвентарни број, назив
инвентарне јединице, хронолошке границе, подаци о количини и садржини грађе и
примедба.
ИНВЕНТАРНИ БРОЈ је редни број инвентарне јединице који тече
континуирано од књига преко списа.
НАЗИВ ИНВЕНТАРНЕ ЈЕДИНИЦЕ ЈЕ: за књиге врста књига; за списе
заштитна јединица.

1
Донето на седници Архивског већа СР Србије 23.12.1985. године; Објављено у: Архивски преглед, бр. 1-2,
Београд, 1985, стр. 187-189.
 ХРОНОЛОШКЕ ГРАНИЦЕ СУ: година или почетна и завршна година
инвентарне јединице.
ПОДАЦИ О КОЛИЧИНИ ГРАЂЕ: за списе садрже број предмета и листова,
или само број листова једне инвентарне јединице; за протоколе уноси се и распон
деловодних бројева; за регистре од слова до слова.
ПОДАЦИ О САДРЖИНИ грађе дају сумарни садржај инвентарне јединице.
ПРИМЕДБА: могу се унети подаци о инвентарним јединицама који нису
обухваћени другим рубрикама, нпр. о физичком или хемијском оштећењу грађе,
језику и слично!
Елементи инвентара се уносе наведеним редоследом.
Инвентар се куца на формату А4 у више примерака, а према потреби
Архива.
Једна примерак Инвентара оверава се печатом Архива и потписом
одговорног лица; коричи, заводи у деловодни протокол Архива и чува као
имовинска карта Архива.
Инвентар се може објавити.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ

-Историјска белешка се израђује према Упутству архивског већа о

сређивању архивских фондова органа управе, радних, друштвено-политичких и
других организација.
-При инвентарисању грађе фондова сложене структуре, где начин сређивања
прати организациону структуру, инвентаришу се прво јединствене књиге (ако су
све књиге јединствене), па списи по организационим јединицама. Уколико има и
јединствених и појединачних књига, онда ће се инвентарисати прво јединствене, па
појединачне књиге, а затим списи. Инвентарни број тече кроз све организационе
јединице.
-Хронолошке границе инвентарне јединице:
При инвентарисању грађе, ако инвентарна јединица обухвати више година
назначиће се распон тих година, а за сваку годину појединачно се даје инвентарни
опис. Нпр.:
146. 1842-1844.
1842. Опис садржаја у 1842. год.
1843. Опис садржаја у 1843. год.
1844. Опис садржаја у 1844. год.
-При инвентарисању фасцикулисане грађе, ако једна инвентарна јединица
обухвата више фасцикли из исте године инвентарни опис и подаци о количини
грађе дају се појединачно за сваку фасциклу.
Нпр.:
146. 1842. Ф 1 1-50 Опис садржаја
Ф2 1-43 Опис садржаја
Ф3 1-70 Опис садржаја
ИЛИ
грађу из више година, инвентарни опис и подаци о количини.
Ако једна инвентарна јединица обухвата фасцикулисану грађу, опис и подаци о
количини грађе ће се такође дати појединачно за сваку фасциклу, односно сваку
годину. Нпр:
146 1842. 1844.
1842.
Ф 1. 1-50 Опис садржаја
1843.
Ф 1. 1-23 Опис садржаја
1844.
Ф 1. 1-54 Опис садржаја
На крају се може дати укупан број предмета и листова у инвентарној
јединици. Подаци о количини грађе и броју листова уносе се код деловодних
бројева и укупан број листова сваке књиге уколико је књига само за јендо годиште.
Ако је књига за више годишта, даје се распон деловодних бројева и број листова за
сваку годину појединачно. Ако се инвентаришу регистри, онда се назначује од ког
до код слова иде свака књига. Нпр.:

Регистар из 1842. од А-М затим

Регистар из 1842. од Н-Ш и број листова за сваку књигу.
При означавању броја листова означавали би се само пуни листови. Нпр.: Л.
156. Појам пуног листа треба дефинисати. Сваки и најмањи знак који се налази на
листу, а написан је у регистратури, не би требало да карактерише лист као пун лист
уколико није од битног значаја. На пример: документ у виду дволистка, на првој
страни списак бирача из Уба, а на другом пише „Бирачи из Уба“, или се на другом
листу налази само ознака ./. или прилог и сл. Такав лист не би требало да се сматра
пуним листом. Лист на коме је написана само сигнатура такође је празан лист.
-Садржај треба да се прикаже кроз врсту акта. За врсту акта употребљавају се
изрази онакви какви су се употребљавали у време настанка акта, а садржина се
исказује најсавременијим књижевним језиком.
Лична преписка кнеза Милоша са члановима породице; преписка књижевника
Скерлића, Боре Станквоића, Шантића и других са издавачем Ристом Кисићем;
Записници окружног комитета Пожаревац из 19... о организационим и кадровским
питањима. Извештаји Месних народних одбора Аранђеловца, Крагујевца, Краљева
из 19.. о развоју пољопривреде, школства и сл.
-Инвентар се публикује према упутству Архивског већа о врстама архив.
публикација.
-Уколико се садржина инвентарне јединице не може изразити врстом акта,
изразити је приликом тематике на коју се грађа односи, нпр. о радничком
самоуправљању, аграрној реформи, школству и слично.