‫קורס ניהול פרויקטים מלא‪-‬‬

‫פרק שלישי‬
‫רוני נתנאל‬
‫‪2022/3‬‬

‫‪1‬‬
 ‫תרגיל חוצצים‬
‫• הפעל את עקרונות השרשרת הקריטית על הפרויקט שתכננת‪.‬‬
‫• מה משך הקיצור שהושג ביחס לתכנית האפס?‬
‫• מה אורך חוצץ הפרויקט?‬
‫• כמה חוצצי הזנה הוספת ומה אורכם? האם הם האריכו את הפרויקט?‬
‫מדוע?‬
‫• כמה חוצצי משאבים הוספת? האם הם האריכו את הפרויקט? מדוע?‬

‫‪2‬‬
 ‫אחוז השלמת‬
‫הפרויקט‬
‫ניהול תיק פרויקטים‬

‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪1‬‬

‫‪1‬‬

‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬

‫‪3‬‬
‫אחוז צריכת החוצץ‬
 ‫מעגל הבקרה בניהול פרויקט‬

‫בצע‬ ‫בדוק‬

‫תכנן‬ ‫הערך‬

‫‪4‬‬
 ‫עקרונות הבקרה‬
‫• תכלית הבקרה‪ -‬למצות את הסיכויים להשיג את מטרות הפרויקט‪:‬‬
‫• רובד ראשון‪ -‬לוודא ביצוע מול תכנון (בקרת תהליך)‪.‬‬
‫• רובד שני‪ -‬לוודא אפקטיביות (בקרת מטרות)‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫עקרונות הבקרה – מצבי היסוד‬
‫ציר‬
‫המטרה‬

‫המטרה‬
‫מושגת‬ ‫אקראיות‬ ‫המצב הרצוי‬

‫אינה‬ ‫התכנית לא‬ ‫התכנית לא‬

‫מושגת‬ ‫מתבצעת‬ ‫אפקטיבית‬

‫ביצוע< תכנון‬ ‫ציר התהליך ביצוע= תכנון‬

‫‪6‬‬
 ‫מעגל הבקרה‪ -‬חוק פי ‪10‬‬
‫עלות‬
‫הטפול‬

‫זמן מהופעת בעיה‬

‫‪7‬‬
 ‫ניהול סיכונים בפרויקט‬

‫‪‬סיכוני תוכן‪.‬‬
‫‪‬סיכוני עלות‪.‬‬
‫‪‬סיכוני זמן*‬

‫‪8‬‬
‫ניהול סיכונים בגישת‬
‫‪Bottom- Up‬‬

‫‪9‬‬
 ‫כיצד לזהות סיכון?‬
‫• זהה את החולשות במערכת הפרויקט ‪ .‬דוגמאות ‪:‬‬
‫ריבוי תלויות בין מרכיבים (סיכון לאפקט דומינו)‪.‬‬ ‫•‬
‫אי ודאות טכנולוגית‪.‬‬ ‫•‬
‫מורכבות עסקית‪.‬‬ ‫•‬
‫מוקדי ידע חלשים‪.‬‬ ‫•‬
‫• זהה את העוצמות במערכת הפרויקט ‪ .‬דוגמאות ‪:‬‬
‫• מודול‪ /‬מערכת שכבר קיימים ופועלים‪.‬‬
‫• רכיבים עצמאיים (רכיב המוגן מפני אפקט דומינו)‪.‬‬
‫• מוקדי ידע חזקים‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫כיצד לזהות סיכון? (המשך)‬
‫• זהה את האיומים בסביבה‪ .‬דוגמאות‪:‬‬
‫הוכתבה לפרויקט ארכיטקטורה מורכבת‪.‬‬ ‫•‬
‫יכולת מוגבלת להגדרת דרישות על ידי מייצגי הצורך‪.‬‬ ‫•‬
‫מערכת ‪ QA‬ארגונית חלשה‪.‬‬ ‫•‬
‫מערכת תשתית‪ /‬תמיכה חלשה‪.‬‬ ‫•‬
‫רגולציה‪ /‬תקינה העלולה להשתנות‪.‬‬ ‫•‬
‫• זהה את הגורמים המסייעים בסביבה‪ .‬דוגמאות‪:‬‬
‫• זמינות של שותפים עסקיים‪.‬‬
‫• גיבוי הנהלה‪.‬‬
‫• מוקדי ידע חיצוניים העומדים לרשות הפרויקט‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫זיהוי הסיכונים‬
‫סביבה‬

‫גורמים מאיימים‬ ‫גורמים מסייעים‬

‫קיזוז איומים על‬

‫מנופים‬ ‫עוצמות‬
‫ידי עוצמות‬
‫מערכת‬
‫מענה לחולשות ע"י‬ ‫הפרויקט‬
‫בטן רכה‬ ‫גורמים מסייעים‬ ‫חולשות‬
‫חיצוניים‬

‫‪12‬‬
 ‫איפיון החומרה‬
‫נזק‬
‫פוטנציאלי‬ ‫כיוון עליית‬
‫החומרה‬
‫‪4‬‬ ‫‪12‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪3‬‬
‫‪8‬‬
‫גבוה‬
‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬
‫‪7‬‬

‫‪9‬‬ ‫‪6‬‬
‫‪10‬‬
‫נמוך‬
‫‪11‬‬

‫חסר‬ ‫מלא‬ ‫מענה‬

‫‪13‬‬
 ‫מפת הסיכונים‬
‫חומרה‬ ‫סביר‬

‫‪12‬‬ ‫‪4‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪8‬‬
‫רבה‬ ‫‪1‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪7‬‬ ‫מחמיר‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪3‬‬
‫מעט‬
‫ה‬ ‫‪11‬‬

‫נמוכה‬ ‫גבוהה‬ ‫סבירות‬

‫‪14‬‬
 ‫סדר פעולות להערכת סיכונים מזוהים‬
‫• שלב א’ – יצירת "מפת הסיכונים"‪.‬‬
‫• עיבוד המפה‪:‬‬
‫• שלב ב’ ‪ -‬ניתוח המאפיינים‪.‬‬
‫• שלב ג’ ‪ -‬בניית ‪ 4‬אזורי הסיכון במפה‬
‫• שלב ד’ ‪ -‬החלטה על מרכיבי המענה‬

‫‪15‬‬
 ‫שלב ב ’ ‪ -‬ניתוח מאפיינים‬
‫סבירות‬ ‫נזק פוטנציאלי רמת מענה‬ ‫הסיכון‬
‫‪1 2 3 4‬‬ ‫‪1 2 3 4 1 2 3 4‬‬ ‫(תיאור)‬

‫‪4 -‬רמה גבוהה‪.‬‬

‫‪1 -‬רמה נמוכה‪.‬‬
‫‪2,3 -‬רמות ביניים‪.‬‬
‫‪17‬‬
 ‫שלב ב' – ניתוח מאפיינים ‪ -‬המשך‬
‫ציון החומרה לתרחיש הינו –‬

‫ציון לרמת הנזק הפוטנציאלי (‪)1-4‬‬

‫הציון לרמת המענה הקיים (‪)1-4‬‬

‫‪18‬‬
 ‫שלב ג’ – הגדרת ‪ 4‬אזורי הסיכון במפה‬
‫• העברת קו החומרה‪.‬‬
‫• העברת קו הסבירות‪.‬‬
‫• סיכוני המפתח‪ -‬האזור הימני העליון‪.‬‬
‫• סיכוני איכות חיים‪ -‬האזור הימני התחתון‪.‬‬
‫• סיכוני הפתעה‪ -‬האזור השמאלי העליון‪.‬‬
‫• סיכוני "רעש"‪ -‬האזור השמאלי התחתון‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫עקרונות הטיפול באזורי הסיכון‬
‫• חומרה גבוהה‪/‬סבירות גבוהה –טיפול פרטני בכל סיכון‪.‬‬
‫• חומרה גבוהה‪/‬סבירות נמוכה‪ -‬מערכת חיישני סבירות‪.‬‬
‫• חומרה נמוכה‪/‬סבירות גבוהה‪ -‬איכות חיים‪.‬‬
‫• חומרה נמוכה‪/‬סבירות נמוכה‪ -‬לא לטפל‪.‬‬

‫‪20‬‬
 ‫בעיית ה"ברבור השחור"‬
‫(‪.)Black Swan‬‬
‫גישת ‪Top Down‬‬
‫בניהול סיכונים‬

‫‪25‬‬
 ‫הברבור השחור – מהו?‬
‫הגישה המקובלת לניהול סיכונים יוצאת מניתוח הסיכון הבודד ומבצעת אינטגרציה‬ ‫•‬
‫של מכלול הסיכונים על ידי מיפויים (גישת ‪.)Bottom Up‬‬
‫הפרמטרים המרכזיים המשמשים בגישה זו הינם חומרת הנזק הגלום בסיכון‬ ‫•‬
‫וההסתברות להתרחשותו‪.‬‬
‫אינדקס שכיח לקביעת סדר העדיפות לטיפול בסיכונים הינו "תוחלת הסיכון"‪,‬‬ ‫•‬
‫כלומר מכפלת חומרת הנזק בהסתברות ההתממשות של הסיכון‪.‬‬
‫נקודת התורפה המרכזית בגישה זו הינה הבעיה הנקראת בעית "הברבור‬ ‫•‬
‫השחור"‪ .‬ברבור שחור הינו סיכון מהותי אשר מערכת הערכת הסיכונים אינה חוזה‬
‫אותו והוא אינו מופיע במפת הסיכונים של הארגון (או מופיע בהסתברות נמוכה)‬
‫המשמעות‪ -‬התממשותו תפתיע את הארגון‪ .‬אירוע ‪ 9/11‬וכן המשבר הפיננסי‬
‫העולמי של ‪ 2008‬הינם שני ברבורים שחורים אופייניים‪ ,‬שהדגימו עד כמה‬
‫חשופות מערכות הערכת הסיכונים הקיימות לבעיית הברבור השחור‪.‬‬

‫‪26‬‬
 ‫גישת ‪ -TOP DOWN‬סיכוני הברבור השחור‬

‫• במבחן התוצאה‪ ,‬עיקר הנזק נגרם ע"י סיכונים שלא חזינו‪.‬‬

‫• ניהול סיכונים חייב להניח כי יתכנו אירועי קיצון שלא היו להם תקדימים‬
‫או מופעים עד היום (דוגמא‪)9/11 -‬‬

‫• המענה‪:‬‬
‫• הערך להפתעה‪ -‬התמקד בבניית דרכי תפקוד חליפיות ובתרגולן‪ ,‬כדי להיות ערוך‬
‫למצב שבו ייגרם שיתוק של יכולת הפעולה הרגילה שלך‬
‫• הכן והפעל מערך תאום ציפיות הלקוח למצב של תפקוד חלקי במציאות של‬
‫אירוע קיצון‪.‬‬

‫‪27‬‬
 ‫משמעויות הגישה‬
‫• גישת ‪ Top Down‬מסיטה את מרכז הכובד של ניהול סיכונים מהערכת‬
‫סיכונים למתן מענה לסיכונים‪.‬‬
‫• ההגיון‪ -‬לבנות מענה שאינו תלוי ביכולת לחזות מה הסיכון שיפגע בנו‪.‬‬
‫• עיקרי המענה בגישה זו ‪:‬‬
‫• העדפת שרידות מערכתית על פני שרידות מתקנים‪ -‬הסט את עיקר ההשקעות‬
‫מהגנה על המתקן הבודד ליצירת יתירות חיובית ומעקפים‪.‬‬
‫• יצירת אלטרנטיבה של תפקוד מופחת וחלקי במצבי קיצון‪.‬‬
‫• הגישה אינה חליפית לגישת ‪ , Bottom Up‬אלא משלימה אותה‪ ,‬ומאפשרת‬
‫להתייחס גם לסיכונים לא מוכרים או שסבירותם נראית זניחה‪.‬‬

‫‪28‬‬
 ‫דיון מסכם‪ -‬ארגז הכלים‬
‫תכלית הכלי‬ ‫מותנה ביישום בכלל‬ ‫ישים ברמת‬ ‫אחריות מימוש‬ ‫הכלי‬
‫החברה‬ ‫הפרויקט הבודד‬
‫לעשות יותר בפחות שעות‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‬ ‫הגברת קצב מיד‬
‫בהתחלה (חצי תוך שליש)‬
‫התנעה‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‬ ‫מסמך ייזום‪Kick-Off ,‬‬
‫תכנון‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‬ ‫ניתוח תכולה‬
‫תכנון‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‬ ‫‪WBS‬‬
‫תכנון‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‬ ‫אומדני זמן‬
‫תכנון ובקרה‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‬ ‫תרשים גאנט‬

‫תכנון‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‪ ,‬מנהלי משאבים‬ ‫הקצאות זמן‬

‫תכנון ובקרה‬ ‫אדום‪/‬צהוב‪ /‬ירוק‬ ‫מנהל פרויקט‪ ,‬מנהלי משאבים‬ ‫חוצץ פרויקט‬
‫תכנון ובקרה‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהל פרויקט‪ ,‬מנהלי משאבים‬ ‫חוצץ הזנה‬
‫תכנון ובקרה‬ ‫‪X‬‬ ‫מנהלי משאבים‬ ‫חוצץ משאב‬
‫תכנון ובקרה‬ ‫‪x‬‬ ‫מנהל פרויקט‪ ,‬מנהלי משאבים‬ ‫ניהול סיכונים‬
‫בקרה‬ ‫‪x‬‬ ‫‪ 29‬אגף‪/‬חטיבה‬
‫מנהל‬ ‫בקרה מצרפית‬
 Develop A Model for
Managing Change
Business Model: Change Model:
Awareness
People

Understanding

Sustainable
Tools Competitive Process
Advantage Agreement

Commitment
Culture

30
Action
 ‫חמש שאלות זהב‬

‫‪ .1‬האם מונה והוכרז מנהל פרויקט?‬

‫‪ .2‬האם יש מסמך ייזום ותוכנו מוכר לך?‬
‫‪ .3‬האם נעשה ניתוח תכולה?‬
‫‪ .4‬האם סיכוני הזמן מנוהלים? (האם יש חוצץ פרויקט וחוצצי הזנה?‬
‫הפרויקט בצבע אדום‪ ,‬צהוב או ירוק?)‬
‫‪ .5‬האם יש הערכת סיכונים כוללת ותוכנית להפחתת סיכונים?‬

‫"לא" אחד ומעלה‪ -‬עצור והרם דגל‬

‫‪31‬‬