BÀI TẬP CHUẨN BỊ CHU TRÌNH DOANH THU

Ví dụ 1:
Hoạt động Điểm yếu Nguy cơ Hoạt động KS
Xử lí đặt - Đặt hàng không - Kiểm soát nhập liệu;
hàng đầy đủ và không Giới hạn truy cập tới
chính xác. tập tin chính.
- Đặt hàng không - Chữ ký (trên giấy)
hợp lệ. hoặc chữ ký điện tử.
- Có thể không - Xây dựng giới hạn bán
thu hồi được nợ. chịu; Ủy quyeenfcuj
- Hàng bị thiếu. thể cho các bán hàng
với KH mới hoặc vượt
giới hạn tín dụng; Sử
dụng báo cáo phân
tích nợ theo tuổi (theo
thời hạn nợ)
- Sử dụng hệ thống
KKTX; Sử dụng Bar
codes hoặc RFID;
Huấn luyện; kiểm kê
định kỳ HTK; Báo cáo
hoạt động bán hàng và
dự báo bán hàng.
Gửi hàng - Xuất kho sai mặt - Sử dụng Bar codes,
hàng và số RFID; Đối chiếu hàng
lượng xuất với chi tiết lệnh
- Mất cấp hàng bán hàng.
- Sai sót trong gửi - Hạn chế tiếp cận với
hàng (chậm trễ, hàng; Lập chứng từ
sai mặt hàng, sai các hoạt động xuất,
SL, sai địa chỉ, gửi hàng;Kiểm kê
giao nhiều lần, định kỳ và đối chiếu
hoặc không giao với sổ chi tiết HTK;
được) Giới hạn truy cập tới
hoạt động xóa/ hủy bỏ
bán hàng.
- Đối chiếu các chứng
từ gửi hàng với lệnh
bán hàng, PXK và
giấy gửi hàng; Sử
dụng hệ thống RFID
 để kiểm soát quá trình
vận chuyển của hàng;
Nhập liệu bằng hệ
thống Bar code
scanners và RFID;
Kiểm soát nhập liệu;
Sử dụng hệ thống
ERP.
Lập hóa đơn - Không lập hóa - Phân chia trách nhiệm
đơn lập HĐ và gửi hàng;
- Lập hóa đơn sai Định kỳ Đối chiếu HĐ
- Chuyển sai DL và LBH, PXK, và
vào TK phải thu chứng từ gửi hàng
- Lập Credit - Sử dụng hệ thống xuất
Memo không hiện tự động giá bán;
chính xác hoặc Hạn chế truy cập tới
không hợp lệ. tập tin chính; Kiểm
nhập dữ liệu; Đối
chiếu các chứng từ gửi
hàng (PXK,vận đơn và
giấy đóng gói hàng)
với lệnh bán hàng.
- Kiểm soát nhập liệu;
Đối chiếu tổng lô; Đối
chiếu công nợ KH
hàng tháng; Đối chiếu
chi tiết phải thu và tài
khoản tổng hợp.
- Phân chia trách nhiệm:
Ủy quyền Credit
memo khác với nhập
DL đặt hàng và khác
với người quản lý TT
chính KH(khai báo,
sửa chữa).
Thu tiền - Ăn cắp tiền - Phân chia trách nhiệ:
- Các vấn đề về Người giữ tiền hay
dòng tiền nộp tiền vào NH
không phải là: Ghi
chép PTKH,Tạo hay
xét duyệt Credit
memo, Đối chiếu với
NH; Sử dụng hệ thống
 thành toán Lockbox;
Lập bảng kê check
thanh toán ngay khi
mở thư và check gửi
qua bưu điện; Khuyến
khích bằng chiết khấu
thanh toán; Lập dự
toán dòng tiền.

Ví dụ 2:
1.
- Các yếu kém rủi ro có thể xảy ra: gian lận, sao sót khi thực hiện đơn hàng. Hàng
hóa có thể bị thất thoát và phát hiện chậm trễ. Đến khi phát hiện thất thoát khó
xem xét và truy cứu trách nhiệm cho nhân viên cụ thể nào.
2.
- Ủy quyền phù hợp cho nghiệp vụ hoạt động.
- Phân chia trách nhiệm: 1 cá nhân không làm quá nhiều trách nhiệm trong qui trình
kinh doanh, 1 cá nhân không ở vị trí thực hiện và che giấu gian lận.
- Thiết kế và sử dụng chứng từ, sổ sách: ghi nhận đầy đủ, chính xác tất cả dữ liệu
của nghiệp vụ liên quan.
- Đảm bảo an toàn cho tài sản, sổ sách và dữ liệu.