TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA KINH TẾ

CHUYÊN NGÀNH LOGISTICS

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN
HÀNG NHẬP TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
VINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG - HÃNG TÀU PAN
CONTINENTAL

Họ tên sinh viên: Lê Quỳnh Ánh

Mã sinh viên: 87357
Lớp: LQC61ĐH
Nhóm: N18
Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hữu Hưng

HẢI PHÒNG - 2023

 MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................i

DANH MỤC HÌNH ẢNH........................................................................................ii

DANH MỤC BẢNG................................................................................................iii

LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................iv

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU............1

1.1. Hoạt động giao nhận.......................................................................................1

1.1.1. Khái niệm...........................................................................................................1

1.1.2. Đặc điểm hoạt động giao nhận bằng đường biển...............................................4

1.1.3. Vai trò hoạt động giao nhận bằng đường biển...................................................4

1.2. Giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container................................5

1.2.1.Đặc điểm giao nhận hàng hóa nguyên container.................................................5

1.2.2.Phân loại giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container.....................5

1.3. Một số chứng từ, quy trình liên quan trong nghiệp vụ nhân viên chứng từ
hàng nhập..........................................................................................................................6

1.3.1. Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest).........................................................6

1.3.2. Lệnh giao hàng (Delivery Order).......................................................................8

1.3.3. Phiếu cược container..........................................................................................8

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN

VINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL......................9

2.1. Công ty Cổ phần Vinafreight..........................................................................9

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển......................................................................9

2.1.2. Thông tin đăng ký kinh doanh............................................................................9

 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động chính.................................................................................10

2.1.4. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị.............................................................................11

2.2. Giới thiệu về Bộ phận hàng nhập tại hãng tàu Pan Continental tại chi nhánh
Công ty Cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng – Hãng tàu Pan Continental......................12

2.2.1. Một số thông tin về hãng tàu Pan Continental.................................................12

2.2.2. Bộ phận hàng nhập tại hãng tàu Pan Continental.............................................13

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN

HÀNG NHẬP TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT TẠI HẢI
PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL...............................................................17

3.1. Sơ lược về bộ phận hàng nhập......................................................................17

3.1.1. Chức năng, vai trò của bộ phận hàng nhập................................................17

3.1.2. Yêu cầu đối với bộ phận hàng nhập...........................................................17

3.2. Quy trình của bộ phận chứng từ hàng nhập..................................................17

Kết luận chung về bộ phận hàng nhập.................................................................26

TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................27

PHỤ LỤC................................................................................................................28
 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

FIATA Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế

FCL Full Container Load

LCL Less Than Container Load

AN Arrival Notice

DO Delivery Order

eDO Electronic Delivery Order

B/L Bill of Lading

DG Dangerous Goods

RF Reefer Container

DEM/DET Demurrage & Detention

OPS Operations

SOA Statement of Account

DNCK Đề nghị chuyển khoản

4
 DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hoạt động giao nhận vận tải là hoạt động phổ biến trong thời
Hình 1.1
đại ngày nay
Hình 2.1 Logo công ty
Hình 2.2 Logo hãng tàu

Hình 2.3 Một số hãng tàu hợp tác với PANCON

Hình 3.1 Khai Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

Hình 3.2 Khai Eport trên website của cảng

5
 DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 Thiết bị bổ trợ

6
 LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng đang ngày càng
khẳng định được vị thế quan trọng trong guồng quay kinh tế của các quốc gia trên toàn
thế giới khi ngành này có thể cung cấp cho người quản trị một bức tranh bao quát về hệ
thống và cách vận hành kinh doanh của một doanh nghiệp, từ đó đưa ra những chiến lược
phát triển hoạt động sản xuất một cách hiệu quả nhất, giúp gia tăng khả năng cải thiện
kinh tế.

Với vị trí chủ chốt như vậy, không khó để khẳng định ngành Logistics và Quản lý
chuỗi cung ứng thu hút rất nhiều tiềm năng nhân công theo đuổi trên thế giới, bao gồm
Việt Nam. Tuy sở hữu một nguồn nhân lực dồi dào, nhưng ngành Logistics tại Việt Nam
vẫn chưa thể khẳng định vị thế của mình do một số nguyên nhân như cơ sở hạ tầng, công
nghệ quản lý và các chính sách còn gặp nhiều hạn chế. Những khó khăn, thử thách này
còn có thể được gia tăng khi trong thời điểm toàn cầu hoá với sự xuất hiện của những hiệp
định thương mại tự do thế hệ mới, dự báo yêu cầu về nguồn lao động của ngành Logistics
sẽ tăng trưởng đáng kể. Mặc dù đã được cải thiện trong những năm vừa qua, chất lượng
nguồn nhân lực vẫn cần được tiếp tục đẩy mạnh, phát triển để có thể bắt kịp với các nước
đối tác và đối thủ cạnh tranh trong khu vực.

Nhận thức rõ được nhu cầu đó, Trường Đại học Hàng hải Việt Nam đã tạo điều
kiện tổ chức kì thực tập cho sinh viên có cơ hội tiếp xúc với doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực Logistics để có thêm nhiều góc nhìn rõ nét hơn về cách vận hành của
ngành Logistics hiện nay, phương thức hoạt động cũng như những yêu cầu về kĩ năng cơ
bản của vị trí công việc thực tập cụ thể.

Trải qua các buổi thực tập đầy bổ ích, em xin phép tổng hợp lại những kiến thức,
nội dung quan trọng mà bản thân đã đúc kết được thông qua những buổi làm việc trực tiếp
tại doanh nghiệp thực tập. Với đề tài “Tìm hiểu nghiệp vụ nhân viên chứng từ bộ phận

7
hàng nhập tại chi nhánh Công ty cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng - hãng tàu Pan
Continental”, báo cáo của em gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng nhập khẩu

Chương 2: Giới thiệu về chi nhánh Công ty Cổ phần Vinafreight tại Hải
Phòng – Hãng tàu Pan Continental

Chương 3: Tìm hiểu nghiệp vụ nhân viên chứng từ bộ phận hàng nhập tại chi
nhánh Công ty Cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng – Hãng tàu Pan Continental

Em xin cảm ơn tất cả sự hướng dẫn tận tình của thạc sĩ Nguyễn Hữu Hưng của
khoa Kinh tế, các anh chị nhân viên từ doanh nghiệp thực tập đã giúp em hoàn thành được
bài báo cáo này. Trong quá trình tìm hiểu, do thời gian thu thập dữ liệu còn nhiều hạn chế
cũng như lần đầu bước vào thực tế nên sẽ không thể tránh khỏi một bỡ ngỡ và sai sót nhất
định. Em rất mong được sự góp ý của thầy cô để bài báo cáo này có thể trở nên hoàn thiện
nhất.

Em xin chân thành cảm ơn!

8
 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU

1.1. Hoạt động giao nhận

1.1.1. Khái niệm
a) Dịch vụ giao nhận

Hình 1.2 Hoạt động giao nhận vận tải là hoạt động phổ biến trong thời đại ngày nay

Dịch vụ giao nhận là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng,
lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên
quan đến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán,
thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa (Theo FIATA).

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao
nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục
giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của
chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhân khác (Theo điều 163 Luật
Thương mại Việt Nam 2005).

b) Người giao nhận hàng hoá

Người giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
về dịch vụ giao nhận hàng hoá (Theo điều 164 Luật Thương mại Việt Nam 2005).

9
 Người giao nhận chính là người đảm nhận thực hiện các công việc, nghiệp vụ liên
quan đến hợp đồng giao nhận như: bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan,
kiểm hoá…

Người giao nhận có thể là:

- Chủ hàng: Khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của
mình.
- Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận.
- Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay
bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.

Phạm vi dịch vụ của người giao nhận hàng hoá:

Đại diện cho người gửi hàng (Người xuất khẩu)

- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, người vận tải thích hợp. Nhận hàng và
cung cấp các chứng từ liên quan.

- Chuẩn bị kĩ các chứng từ cần thiết dựa theo các điều khoản trong Thư tín dụng
(L/C), theo các điều khoản qui định luật pháp của nước xuất, nhập khẩu.

- Đóng gói, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa; mua bảo hiểm hàng hóa (nếu
người gửi hàng có yêu cầu).

- Vận chuyển hàng tới cảng, làm các thủ tục thông quan, giao hàng cho người vận
tải. Thanh toán các khoản cước phí. Nhận vận đơn từ người vận chuyển và giao
cho người xuất khẩu.

- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích thông qua các hợp đồng vận
tải với người chuyên chở.

Đại diện cho người nhận hàng (Người nhập khẩu)

10
 - Thay mặt cho người nhận hàng làm thủ tục và giám sát quá trình vận chuyển hàng
hóa khi người nhận hàng là người có quyền vận tải hàng hóa.

- Nhận hàng từ người chuyên chở, thanh toán cước phí (nếu có).

- Làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.

- Làm thủ tục gửi hàng vào kho hoặc vận chuyển hàng hóa đến kho người nhận
hàng.

Các dịch vụ khác

Ngoài các dịch vụ trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ gia tăng
giá trị khác như: gom hàng; tư vấn các chính sách về thị trường xuất nhập khẩu, logistics,
chuỗi cung ứng, các điều kiện incoterms phù hợp, thông tin về thương mại quốc tế,…

Vai trò của người giao nhận:

- Môi giới hải quan: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập
khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
- Đại lý: Người giao nhận đóng vai trò như một đại lý của người chuyên chở để thực
hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục
hải quan, lưu kho… trên cơ sở hợp đồng ủy thác.
- Người gom hàng: Người thu gom hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở
của container và giảm cước phí vận tải.
- Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người
chuyên chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế) hoặc trong
trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức.

1.1.2. Đặc điểm hoạt động giao nhận bằng đường biển
Hoạt động giao nhận bằng đường biển có năng lực vận chuyển lớn: phương tiện
vận chuyển là các tàu có sức chở lớn, có thể chạy nhiều tàu trong cùng một tuyến đường,
cùng một thời gian.

11
 Hoạt động giao nhận bằng đường biển có thể vận chuyển hầu hết các loại hàng
hóa trong thương mại quốc tế. Đặc biệt thích hợp và hiệu quả với các loại hàng hóa có
khối lượng lớn và giá trị thấp.

Các tuyến đường biển đều là đường giao thông tự nhiên trừ các cảng biển và kênh
đào nhân tạo. Do vậy đòi hỏi không nhiều về vốn cũng như sức lao động để xây dựng và
bảo dưỡng các tuyến đường này dẫn đến giá thành vận chuyển giao nhận thấp.

Tốc độ của các loại phương tiện đường biển tương đối thấp.

1.1.3. Vai trò hoạt động giao nhận bằng đường biển
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển có vai trò quan trọng với hoạt động
thương mại quốc tế được thể hiện ở các điểm sau:

- Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm
chi phí mà không cần có sự tham gia của người gửi cũng như người nhận hàng
hóa.

- Giao nhận hàng hóa không những làm cầu nối cho mậu dịch quốc tế diễn ra, còn
kích thích thương mại quốc tế phát triển.

- Giao nhận hàng hóa góp phần mở rộng thị trường trong kinh doanh quốc tế, đóng
vai trò như cầu nối trong việc chuyển dịch hàng hóa đến nơi nhận hàng theo đúng
yêu cầu về thời gian và địa điểm đặt ra.

1.2. Giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container
1.2.1.Đặc điểm giao nhận hàng hóa nguyên container

Giao nhận hàng hóa bằng container thường được vận chuyển bằng hình thức tàu
chợ hoặc tàu chuyến.

Lịch trình tàu chuyên chở hàng bằng container thường linh hoạt, ghé vào hầu hết
các cảng biển trên thế giới như: Singapore, Hamburg, Hong Kong, Tokyo, New York,…

12
 Khối lượng hàng hóa giao nhận linh hoạt khi khối lượng hàng hóa lớn, đủ hàng để
đóng nguyên một hay nhiều container (FCL); hay khối lượng hàng nhỏ không đủ đóng
container thì người giao nhận có thể gửi hàng lẻ (LCL).

Giá cước vận chuyển hàng hóa bằng container hợp lý hơn so với những phương
thức vận chuyển khác như đường hàng không, đường bộ,…

1.2.2.Phân loại giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container
Giao nhận hàng hóa đường biển bằng container được chia thành 4 phương thức:

 Nhận nguyên – giao nguyên (FCL/FCL)

Hàng nguyên container là lô hàng của một người gửi hàng có khối lượng tương đối
lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container.

Người chuyên chở nhận nguyên container từ người gửi hàng ở nơi đi và giao
nguyên container đó cho người nhận hàng ở nơi đến.

 Nhận lẻ – giao lẻ (LCL/LCL)

Hàng lẻ là lô hàng của một người gửi hàng có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong
một container.

Người chuyên chở nhận lẻ hàng hóa từ người gửi hàng ở nơi đi, đóng vào container
và giao hàng hóa lẻ đó cho người nhận hàng ở nơi đến.

 Nhận nguyên – giao lẻ (FCL/LCL)

Người chuyên chở sẽ cấp nhiều B/L tương ứng số người nhận hàng sau khi nhận
nguyên container từ người gửi và giao lẻ cho từng người nhận tại kho CFS ở nơi đến.

 Nhận lẻ – giao nguyên (LCL/FCL)

13
 Người chuyên chở sẽ nhận hàng lẻ từ nhiều chủ hàng cần gửi cho một người nhận
tại điểm đến, hàng sẽ được đóng đầy vào một container và sẽ giao nguyên container cho
người nhận ở nơi đến nếu là trường hợp nhận lẻ.

1.3. Một số chứng từ, quy trình liên quan trong nghiệp vụ nhân viên chứng từ
hàng nhập
1.3.1. Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)
Bản lược khai hàng hoá được hiểu là một tài liệu chứa thông tin chi tiết về các
hàng hoá được vận chuyển bởi một phương tiện vận tải như tàu, máy bay hoặc xe tải.
Thông tin trong bản lược khai hàng hoá bao gồm tên hàng hoá, số lượng, trọng lượng, giá
trị, xuất xứ và điểm đến của hàng hoá.

Bản lược khai hàng hoá thường được yêu cầu bởi các cơ quan chức năng như hải
quan hoặc các tổ chức kiểm tra an ninh hàng hải để đảm bảo việc vận chuyển hàng hoá
diễn ra một cách an toàn và hợp pháp. Nó cũng là một phần quan trọng trong quá trình đối
soát và kiểm tra hàng hoá khi vận chuyển qua biên giới quốc tế.

Bản lược khai hàng hóa được chuẩn bị bởi người gửi hàng hoá hoặc đại diện của
họ và phải được đưa vào phương tiện vận tải trước khi bắt đầu hành trình. Thông tin trong
bản lược khai hàng hoá cần phải chính xác và đầy đủ để tránh bất kỳ sự cố hoặc vi phạm
nào trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

Bản lược khai hàng hoá cung cấp thông tin chi tiết về các hàng hoá được vận
chuyển bao gồm tên hàng hoá, số lượng, trọng lượng, giá trị, xuất xứ, điểm đến và các
thông tin khác liên quan đến hàng hoá. Thông tin này cần phải chính xác và đầy đủ để
tránh các sự cố liên quan đến vận chuyển hàng hoá và các quy định pháp lý

Ngoài các yêu cầu của cơ quan chức năng, các bên liên quan khác như các đối tác
kinh doanh, bảo hiểm và ngân hàng cũng yêu cầu bản lược khai hàng hoá để xác định các
hàng hoá được vận chuyển và quản lý rủi ro liên quan đến vận chuyển.

Đặc điểm của bản lược khai hàng hoá

14
 Đầy đủ thông tin: bản lược khai hàng hóa cung cấp các thông tin chi tiết về các
hàng hoá được vận chuyển bao gồm tên hàng hoá, số lượng, trọng lượng, giá trị, xuất xứ
và điểm đến của hàng hoá.

Phải có trước khi vận chuyển: bản lược khai hàng hoá phải được chuẩn bị trước
khi phương tiện vận tải bắt đầu hành trình. Việc này đảm bảo rằng các thông tin liên quan
đến hàng hoá đã được xác nhận và được chấp nhận trước khi hàng hoá được vận chuyển.

Chứng nhận hợp pháp: bản lược khai hàng hoá là một chứng nhận hợp pháp cho
việc vận chuyển hàng hoá. Nó có giá trị pháp lý và được yêu cầu bởi các cơ quan chức
năng như hải quan hoặc các tổ chức kiểm tra an ninh hàng hải để đảm bảo việc vận
chuyển hàng hoá diễn ra một cách an toàn và hợp pháp.

Giúp quản lý rủi ro: bản lược khai hàng hoá cũng giúp các bên liên quan như các
đối tác kinh doanh, bảo hiểm và ngân hàng quản lý rủi ro liên quan đến vận chuyển hàng
hoá.

Đảm bảo an toàn và bảo mật: bản lược khai hàng hoá chứa thông tin nhạy cảm về
các hàng hoá được vận chuyển, do đó nó phải được bảo mật và chỉ được tiết lộ cho những
người có quyền truy cập. Điều này đảm bảo an toàn và bảo mật cho các hàng hoá được
vận chuyển và ngăn chặn các hoạt động giả mạo hoặc trộm cắp hàng hoá.

Chức năng của bản lược khai hàng hoá

- Đăng ký thông tin vận chuyển

- Kiểm soát hàng hoá
- Đảm bảo an ninh hàng hoá
- Thuế và quản lý hải quan
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hoá

15
 1.3.2. Lệnh giao hàng (Delivery Order)
Là chứng từ trong vận tải quốc tế do hãng tàu phát hành cho chủ hàng hoặc shipper
trình lên hải quan để có thể lấy hàng khỏi bãi hàng, container,...

Nhân viên sẽ tiến hành khai Eport trước khi tàu cập cảng ít nhất 1 ngày để phát
lệnh cho khách hàng hoặc forwarder…

1.3.3. Phiếu cược container

Cược cont là việc chủ hàng đặt cọc một khoản tiền để hãng tàu đồng ý cho mượn
container về kho riêng của chủ hàng để dỡ hàng. Việc cược cont thường được thực hiện
khi làm thủ tục lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu, khoản tiền cược cont sẽ được thanh toán
cùng phí LCC và một số phí phát sinh khác.

Hãng tàu quy định cược cont vì container là tài sản có giá trị cao. Nếu không đặt
cược cont sẽ xảy ra các rủi ro:

- Khách hàng không trả lại container hoặc trả không đúng thời hạn quy định.
- Container bị hư hỏng nặng do sử dụng không đúng cách hoặc gặp tai nạn trong quá
trình dỡ hàng.
- Container bị mất cắp hoặc thất lạc do sai sót trong việc quản lý hoặc do yếu tố
khách quan.

16
 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
VINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL

2.1. Công ty Cổ phần Vinafreight

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Vinafreight trước đây là đơn vị chuyên về vận tải hàng không thuộc Công
ty Giao nhận kho vận ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh (VINATRANS), chuyên
thực hiện các dịch vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại lý tàu biển từ
những năm đầu thập niên 90.

Trước tình hình sôi động của nền kinh tế thị trường, công ty Vinafreight được
thành lập vào năm 1997 và nhanh chóng nổi lên là một trong những doanh nghiệp thành
công về dịch vụ giao nhận, hậu cần và đại lý hàng hải. Công ty đã được cổ phần hoá và
chính thức đi vào hoạt động vào đầu năm 2002. Vinafreight hiện điều hành các chi nhánh
của mình tại Hà Nội, Hải Phòng và văn phòng tại Nha Trang, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Cần
Thơ.

2.1.2. Thông tin đăng ký kinh doanh

Hình 2.1 Logo công ty

- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Vinafreight

- Tên quốc tế: VINAFREIGHT JOINT STOCK COMPANY
- Tên giao dịch: VINAFREIGHT

17
 - Loại hình: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước
- Ngày thành lập: 10/12/1997
- Ngày hoạt động: 16/01/2002
- Địa điểm trụ sở chính: Lầu 1, Block C, Tòa nhà văn phòng WASECO, số 10 Phổ
Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp.HCM, Việt Nam
- Mã số thuế: 0302511219
- Người đại diện: Nguyễn Huy Diệu – Tổng giám đốc
- Số điện thoại: (84-28) 38 44 64 09
- Fax: (84-28) 38 48 83 59
- Email: mngt@vinafreight.com.vn
- Website: www.vinafreight.com
- Chi nhánh: VINAFREIGHT Hà Nội, VINAFREIGHT Hải Phòng

2.1.3. Lĩnh vực hoạt động chính

Công ty Cổ phần Vinafreight là đại lý độc quyền cho hãng tàu Pan Continental
Shipping Co. Ltd (Hàn Quốc) ngay từ những ngày đầu đến Việt Nam vào cuối năm 2015,
đến nay, công ty đã cùng đối tác xây dựng mạng lưới vận chuyển container rộng khắp từ
Việt Nam đi đến các cảng biển lớn.
Công ty cung cấp chuỗi dịch vụ logistics, tập trung chủ yếu vào:
- Khai thác, quản lý, môi giới vận tải hàng rời trong nước và quốc tế.
- Cung cấp các dịch vụ đại lý tàu biển; đại lý lưu cước, đại lý quản lý container cho
các hãng tàu; cung ứng tàu biển. Đại lý giao nhận cho các hãng vận tải giao nhận
nước ngoài.
- Kinh doanh vận tải hàng hoá công cộng, kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và
nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.
- Dịch vụ các thủ tục hải quan và dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển
hàng hoá xuất nhập khẩu: tái chế, bao bì, mua bảo hiểm, kiểm kiện,…
- Kinh doanh vận tải đa phương thức.
- Kho bãi và lưu giữ hàng hoá.

18
 Định hướng phát triển: Xây dựng triết lý kinh doanh linh hoạt, tư duy hoạt động
hướng đến khách hàng, vì khách hàng và chính sách kinh doanh “Chúng ta cùng thắng”.
Hòa mình vào kỷ nguyên công nghệ số - kỷ nguyên của sự tiến bộ và cải cách,
Vinafreight luôn sẵn sàng thay đổi để thích nghi với những cái mới trong ngành vận tải.
Công ty không ngừng nỗ lực cải thiện chất lượng cũng như là đa dạng hóa dịch vụ kinh
doanh. Bên cạnh yếu tố nguồn nhân lực tươi trẻ và nhiệt huyết sẵn có, công ty luôn tăng
cường mở rộng quy mô và ứng dụng khoa học công nghệ vào kinh doanh để đạt kết quả
tốt nhất, qua đó có thể phát triển bền vững và ổn định, trở thành một doanh nghiệp tiêu
biểu không chỉ ở trong nước mà còn trong phạm vi quốc tế.
2.1.4. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Hệ thống kho CFS: 3000m2
Kho lạnh: 1500m2, sức chứa khoảng 1800 tấn
Hệ thống kho:
- Kho ngoài trời: 10000m2
- Kho trong nhà: 6000m2
Bảng 1 Thiết bị bổ trợ

Tên Số lượng Kích thước, trọng lượng

6 20’
Mooc kéo
14 40’
3 2.5 tấn
Xe tải
1 0.5 tấn
1 7 tấn
Xe nâng
1 10 tấn
Đầu kéo 20

19
 2.2. Giới thiệu về Bộ phận hàng nhập tại hãng tàu Pan Continental tại chi
nhánh Công ty Cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng – Hãng tàu Pan Continental
2.2.1. Một số thông tin về hãng tàu Pan Continental

Hình 2.2 Logo hãng tàu

Website: http://www.pancon.co.kr/

Hãng tàu Pan Continental Shipping (PANCON Line) là một hãng tàu đến từ Hàn
Quốc, được thành lập vào năm 1969, xuất hiện và làm việc tại Việt Nam từ tháng 11 năm
2015 với 3 chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Hải Phòng.

Tuy là một hãng tàu trẻ tại Việt Nam song với đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt
huyết, PANCON Line đã nhanh chóng trở thành một hãng tàu uy tín, mang đến cho khách
hàng những dịch vụ vận tải biển tối ưu và hiệu quả nhất, đáp ứng được nhu cầu ngày càng
đa dạng và phức tạp của khách hàng.

Hãng tàu chuyên phục vụ các tuyến Intra Asia (Nội Á) gồm các cảng tại khắp các
nước: Thái Lan, Việt Nam, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản. PANCON Line hiện đã sở
hữu 8 con tàu được đóng trong giai đoạn gần đây để chuyên phục vụ các tuyến đường
biển qua Hàn Quốc, Trung Quốc, Việt Nam.

PANCON Line hiện đang sở hữu 8 con tàu, phục vụ cho các tuyến đường Nội Á,
chuyên chở đa dạng các loại từ hàng rời, hàng container, hàng nguy hiểm,…

Hãng tàu hiện là một trong những thành viên của Hiệp hội các hãng vận chuyển
quốc gia Hàn Quốc được thành lập vào tháng 8 năm 2017 với mục đích chia sẽ khả năng
vận chuyển, hợp lý hoá các tuyến, thành lập và khai thác tuyến mới, và chia sẻ các cảng:

20
Hyundai Merchant Marine, CK Line, Dongjin Shipping, Don Woo Shipping, Dong
Young Shipping, Hansung Line, Heung-A Shipping, KMTC, Namsung Shipping, Pan
Continental Shipping, Pan Ocean, Sinokor Merchant Marine, SM Line và Tai Young
Shipping.

Hình 2.3 Một số hãng tàu hợp tác với PANCON Line

2.2.2. Bộ phận hàng nhập tại hãng tàu Pan Continental

- Địa điểm: Phòng 701A, tầng 7 toà nhà Việt Úc, lô 2/16D đường Lê Hồng Phong,
phường Đằng Lâm, quận Hải An, Hải Phòng
- Email: trang-dth@pancon.co.kr
- Số điện thoại: 0782033359
- Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6 (8h00 – 17h30), thứ 7 từ 8h00 đến 12h
trưa. Chủ nhật nghỉ.

Công việc chung:

- Có trách nhiệm nhận thông tin công việc, theo dõi đến khi xử lý xong, nếu không
phải việc của mình thì phải báo cho người phụ trách.
21
 - Nhận và xử lý thông tin lô hàng từ khách hàng/các bộ phận liên quan, giao dịch với
đại lý qua email và điện thoại.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng bộ phận.

Cơ cấu tổ chức:

OPS

Kế toán hàng nhập

Trưởng bộ phận
Chứng từ hàng nhập

Chứng từ hàng nhập và

backup

Mô tả công việc:

 Trưởng bộ phận Pancon Hải Phòng – Vũ Việt Hùng

- Chịu trách nhiệm công việc chuyên môn đối với các vấn đề tại văn phòng Pancon
Hải Phòng để báo cáo, phối hợp với quản lý hãng tàu hỗ trợ trưởng đại diện hãng
tàu khi có công việc liên quan.
- Gửi các báo cáo tổng hợp về vỏ container, hàng hoá cho đội container tại Head
Office cũng như liên hệ các đối tác cho mỗi chuyến tàu của Pancon tại Hải Phòng.
- Nhận nhiệm vụ liên lạc với thuyền viên tàu Pancon, Head Office và Agent để xử lý
các vấn đề xảy ra đối với tàu và giải quyết khiếu nại đối với hàng nhập và xuất cho
khách hàng của Pancon tại Hải Phòng.
 OPS – Nguyễn Văn An

22
- Theo dõi báo cáo từ cảng, depot để cập nhật số liệu và tình trạng trước khi hoàn
cược container cho khách, thu thập báo giá vệ sinh sửa chữa.
- Cấp vỏ qua mail (hàng xuất) ; báo lịch cut off cho khách nếu có yêu cầu.
- Cấp phiếu cược container qua email cho khách hàng.
- Trả lời khách hàng tình trạng container trên email xin hoàn cược.
- Làm list xuất, theo dõi tờ khai khách nộp và container hạ bãi chờ xuất tàu (đối với
hàng xuất).
- Trong quá trình tàu khai thác tại cảng cập nhật thông tin cho các bên liên quan.
 Kế toán hàng nhập – Phạm Thị Thuận
- Làm Debit Note phí Local Charge gửi hàng nhập và khách hàng trước khi
tàu vào.
- Kiểm tra tiền chuyển khoản Local Charge của khách hàng để chuyển qua Bộ phân
hàng nhập và xuất hóa đơn sau khi đã nhận được thanh toán và khách hàng xác
nhận thông tin hoá đơn. Gửi số liệu trên hệ thống ngân hàng để bộ phận hàng nhập
phát lệnh.
- Kiểm tra tiền chuyển khoản cược của khách hàng qua tài khoản, gửi số liệu trên tài
khoản ngân hàng cược để OPS làm phiếu cược container.
- Check mail xin tariff hay freetime DEM/DET cho lô hàng và tạo Debit Note/hóa
đơn lưu container với lô hàng bị quá hạn, sau đó báo nhân viên hàng nhập gửi eDO
mới cho khách.
- Làm báo cáo SOA hàng tháng.
 Chứng từ hàng nhập – Đào Thu Huyền Trang
- Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng/các bộ phận liên quan, từ head office, giao
dịch với đại lý qua email và điện thoại.
- Gửi Arrival Notice và Debit Note cho khách hàng cho mỗi lô hàng
- Khai báo manifest, phân quyền khai manifest, gửi cho khách hàng và forwarder tất
cả các tàu, gửi cho cảng list container nhập và chứng từ DG, RF, list container
rỗng.

23
- Theo dõi quá trình làm thủ tục và lấy hàng của khách hàng đến khi hoàn tất, làm
báo cáo hàng tồn quá 21 ngày và báo cáo trưởng bộ phận.
 Chứng từ hàng nhập và back up – Đinh Nguyễn Phụng Anh
- Nhận chứng từ vận đơn gốc từ khách hàng, phát hành eDO, làm Eport lưu thông
tin theo dõi lô hàng vào google drive
- Xác nhận lại quy trình làm thủ tục nhận eDO & tariff và cược container qua email
cũng như điện thoại.
- Nhận thông tin từ kế toán sau khi đã chuyển khoản thành công thì gửi eDo hạn
lệnh mới cho khách.
- Theo dõi email đăng ký cược container của khách nếu thiếu sót chưa đủ eDO hoặc
nội dung chưa chuẩn thì báo khách gửi lại.
- In phiếu cược sau khi OPS phát phiếu cho khách để theo dõi quá trình khách cược
cũng như hoàn cược. Lưu trữ file giấy để kiểm tra những lô nào khách chưa lấy
cược.
- Theo dõi email xác nhận hoàn cược của OPS, nhận chứng từ gốc và làm DNCK
gửi phòng kế toán VINAFREIGHT và sau đó hoàn tất thủ tục hoàn cược cho
khách hàng
- Tìm hiểu và hỗ trợ OPS làm phiếu cược trong trường hợp cần thiết.

24
 CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN
HÀNG NHẬP TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT TẠI HẢI
PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL

3.1. Sơ lược về bộ phận hàng nhập

3.1.1. Chức năng, vai trò của bộ phận hàng nhập
Bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến
chứng từ hàng nhập của các lô hàng được chở trên tàu do Công ty khai thác và Forwarder
như:

- Yêu cầu chủ tàu/đại lý cảng xếp cung cấp bộ chứng từ chính xác.
- Tập hợp, kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần.
- Gửi thông báo tàu đến (AN), phát hành lệnh giao hàng điện tử (eDO), phát
hành vận đơn (BL), lược khai hàng hóa (Manifest),…

3.1.2. Yêu cầu đối với bộ phận hàng nhập

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, bộ phận chứng từ cần đáp ứng các yêu
cầu sau:

- Thực hiện công việc theo phân công của Trưởng bộ phận.
- Có trách nhiệm theo dõi quá trình làm thủ tục và lấy hàng của khách hàng đến
khi hoàn tất và báo cáo Trưởng bộ phận.
- Đảm bảo được tính chính xác của bộ chứng từ về hàng hoá trên tàu trước khi
trình lên hải quan.
- Đảm bảo quá trình làm hàng của khách hàng tuân thủ đúng quy trình và thủ tục
pháp lý, theo dõi và làm báo cáo hàng nhập tồn lâu ngày tại Hải Phòng
- Phối hợp với các bộ phận liên quan (kế toán, đại lý, forwarder,…) để khai thác
tàu/hàng một cách tối ưu và hiệu quả, đảm bảo tiến độ công việc của bộ phận
chứng từ cũng như công việc chung của công ty.

25
 3.2. Quy trình của bộ phận chứng từ hàng nhập
Quy trình tổng quan của bộ phận chứng từ hàng nhập bao gồm:

Khai báo, phân quyền

Tiếp nhận thông tin lô hàng
từ khách hàng và các bộ
phận liên quan, từ head
office, giao dịch với đại lý
qua email và điện thoại.
Gửi Arrival Notice và Debit
Note cho khách hàng mỗi lô
hàng.
Manifest, gửi cho khách
hàng và forwarder mỗi hãng
tàu, gửi cho cảng list
container nhập và DG, RF
documents, list container
rỗng.

Tiếp nhận Bill gốc từ khách

hàng, phát hành EDO, làm
Eport lưu thông tin theo dõi Xử lý các vấn đề phát sinh
lô hàng. liên quan tới hàng hoá
(hỏng hóc, đổ vỡ, vệ sinh
Thu cước, thu phí các công sửa chữa,…)
tác xử lý khi giao lệnh EDO
và các chi phí khác.

Giải thích quy trình các bước

Quy trình 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách hàng và các bộ phận liên quan, từ
head office, giao dịch với đại lý qua email và điện thoại

Ngay khi nhận được thông báo/ lịch tàu từ head office, nhân viên hàng nhập tiến
hành thu thập các chứng từ liên quan đến tàu để làm chứng từ khai báo lược khai hàng
hoá, chuẩn bị cho việc gửi giấy thông báo hàng đến cũng như phát hành lệnh giao hàng,
giấy cung cấp mượn cont để giao hàng cho khách.

Cargo Manifest (bản lược khai hàng hoá), vận đơn được cung cấp từ phía chủ tàu
ngay khi tàu chạy. Thời gian thông thường để nhận chứng từ quy chuẩn là 72 tiếng trước
khi tàu cập cầu. Tuy nhiên, nếu muộn hơn thời gian cho phép, nhân viên chứng từ phải
liên lạc với bộ phận liên quan tại bên đại lý hoặc văn phòng tại cảng xuất để yêu cầu gửi
chứng từ và cập nhật thông tin trong chứng từ cho khách hàng.

26
 Trên cơ sở B/L, nhân viên chứng từ hàng nhập phải đối chiếu và kiểm tra các dữ
liệu trên B/L đã nhận được để tìm ra các sai sót nếu có. Dữ liệu bộ phận cần đặc biệt chú
ý kiểm tra bao gồm các mục sau:

- Tên tàu, số chuyến, số vận đơn

- Tên/địa chỉ nguời gửi hàng, người nhận hàng
- Tên/địa chỉ người nhận thông báo
- Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, nơi giao hàng cuối cùng
- Tất cả các dữ liệu liên quan trong phần mô tả hàng hoá như tên hàng, shipping
marks, trọng lượng,…

Quy trình 2: Gửi Arrival Notice và Debit Note cho khách hàng mỗi lô hàng

a) Đối với Arrival Notice

Sau khi xử lý chứng từ, nhân viên hàng nhập có nhiệm vụ nhập dữ liệu vào bản
khai mẫu và kiểm tra dữ liệu dựa trên bộ bill, sau đó tiến hành in Giấy báo hàng đến
(Arrival Notice – AN). Giấy báo hàng được gửi cho khách hàng ít nhất 1 ngày trước khi
tàu vào.

Trên Giấy báo hàng đến phải có đủ thông tin về chủ hàng, tên hàng, số lượng,
trọng lượng lô hàng; tên tàu, số chuyến, ngày dự kiến tàu cập cảng, cảng xếp, cảng dỡ…
Các thông tin này phải được kiểm tra, đối chiếu với bộ Bill chủ tàu gửi trước khi gửi đến
khách hàng. Nếu tàu đến nhanh hoặc chậm hơn so với ngày tàu đã báo cho khách hàng
phải có trách nhiệm thông báo lại ngày tàu đến cho khách hàng.

Các hình thức gửi giấy báo hàng cho khách: bằng email hoặc fax và có thể gọi điện
cho khách hàng.

Bộ phận hàng nhập phải đảm bảo toàn bộ khách hàng đều nhận được Giấy báo
hàng đến trước khi tàu cập cảng. Nếu thiếu sót hoặc sai địa chỉ Email của khách hàng,
nhân viên hàng nhập phải chịu trách nhiệm.

27
b) Đối với Debit Note (Hoá đơn Giá trị gia tăng)
Bộ phận chứng từ phối hợp với bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra trên hệ thống
các chi phí liên quan (phí chứng từ, phí xếp dỡ, phí vệ sinh…) để gửi đến khách hàng,
trong đó cần chú ý tính chính xác của các thông tin sau:

- Mã số thuế doanh nghiệp

- Hình thức thanh toán
- Số tiền thanh toán
- Tên phương tiện, số hợp đồng/vận đơn

Quy trình 3: Khai báo, phân quyền Manifest, gửi cho khách hàng và forwarder mỗi hãng
tàu, gửi cho cảng list container nhập và DG, RF documents, list container rỗng

Sau khi dữ liệu nhập vào đã được kiểm tra với bộ bill để đảm bảo tính chính xác
của các thông tin hàng về, nhân viên chứng từ hàng nhập tiến hành khai E-manifest và
phân quyền khai manifest cho bộ phận đại lý tàu, forwarder trên Cổng thông tin một cửa
quốc gia để làm thủ tục và khai báo hải quan từ 1 đến 2 ngày trước khi tàu cập cảng làm
hàng.

Cargo Manifest/E-Manifest được lập theo mẫu của hải quan được tổng hợp bằng
file excel, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin: mã hồ sơ, năm đăng ký hồ sơ, tên
chuyến, số chuyến, tổng số kiện và loại kiện, số vận đơn, người gửi hàng, người nhận
hàng, người nhận thông báo, mô tả hàng hóa, mã hàng, net weight, gross weight, số khối,
đơn vị tính trọng lượng, cảng xếp hàng, cảng dỡ, cảng đích.

28
 Hình 3.1 Khai Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

 Chú ý về phân quyền khai manifest: Khi phân quyền, lựa chọn mục “Gán quyền
khai bổ sung” và kiểm tra liệu đã tách Master B/L và House B/L chưa, nếu
không kiểm tra, hải quan sẽ mặc định là Master B/L và không hiển thị được rõ
thông tin lô hàng.
 Chú ý khi khai manifest bằng cách upload file excel: Kiểm tra kĩ file excel, đưa
dữ liệu về đúng định dạng của hệ thống, nếu file có B/L đã được gán quyền, hệ
thống sẽ báo lỗi cho đến khi nhân viên chứng từ sửa nội dung thông tin về B/L
lô hàng đó.

Nhân viên chứng từ hàng nhập phải đảm bảo độ chính xác khi khai manifest trên
Cổng thông tin một cửa quốc gia, nếu làm sai, hải quan sẽ không thể tiếp nhận thông tin
lô hàng và sẽ mất thời gian và chi phí để điều chỉnh manifest.

Sau khi khai báo và phân quyền manifest, bộ phận hàng nhập sẽ gửi thông báo
phân quyền và thời gian khai Manifest tới khách hàng hoặc forwarder các hãng tàu để tiến
hành khai báo qua email và điện thoại. (Chú ý gửi thời gian khai Manifest cho các bộ
phận liên quan).

29
Một số trường hợp và chứng từ khác cần chú ý

Trong quá trình làm bộ chứng từ hàng nhập, hãng tàu sẽ gửi cho bộ phận hàng
nhập một số chứng từ như list container nhập, DG (Dangerous Goods) và RF (Reefer
Container) documents và list container rỗng trước khi tàu cập cảng.

Đối với DG documents: cần chú ý các thông tin như số hiệu lô hàng, thông tin về lô hàng
như số lượng, trọng lượng, nhóm phân loại hàng nguy hiểm,…

Một số trường hợp khách hàng đặc biệt:

- Hợp đồng công nợ: Xảy ra khi khách hàng muốn nhập một số lượng lớn lô
hàng nhất định rồi mới thanh toán, khi đó bộ phận hàng nhập sẽ tiến hành lập
hợp đồng công nợ với những điều khoản thanh toán được thoả thuận giữa hai
bên.
- Uỷ quyền: Xảy ra khi doanh nghiệp uỷ nhiệm một cá nhân hay tổ chức đứng ra
nhận lệnh giao hàng từ bộ phận hàng nhập.

Quy trình 4: Phát lệnh eDO cho khách hàng qua email và điện thoại, khai Eport trên hệ
thống

a) Nhận bill gốc từ khách hàng, phát hành eDO

Sau khi nhận được AN, khách hàng kiểm tra thông tin về lô hàng, điện giao hàng
với hãng tàu và thanh toán các loại phí: phí chứng từ, phí LCC và cược cont,... cho hãng
tàu (Tham khảo tại file BIEU PHI VA STK CUOC CONT + LCC)

Khách hàng thanh toán xong, nhân viên gửi số bill vào nhóm Zalo để kế toán kiểm
tra và xác nhận.

- Nếu khách hàng chuyển khoản thiếu → Gửi mail thông báo.
- Nếu khách hàng chuyển khoản thừa → Khách hàng sẽ làm một công văn hoàn tiền.
Nhân viên kiểm tra từ hãng tàu đã nhận được vận đơn gốc từ khách hàng chưa.
Trên hệ thống sẽ có 3 trường hợp:
30
 - Seaway bill (Vận đơn giao hàng đường biển)
- Surrendered (Vận đơn xuất trình)
- Switched (Vận đơn có thể thay đổi)

Nếu không có phải gửi mail thông báo lại cho khách hàng báo chưa có điện.

Trước khi phát lệnh, nhân viên hàng nhập phải kiểm tra mã D/O và hạn lệnh
DEM/DET.

Khách hàng nộp bill gốc kiểm tra dấu ngân hàng, bản nộp phải là bản First
Original. Nhập số bill vào hệ thống để lưu ngày nộp bill gốc và kích mã DO, sau đó gửi
eDO cho khách hàng.

Lưu ý: Trường hợp điều kiện giao hàng là Vận đơn gốc (Original Bill of Lading)
hoặc các lô hàng có container lạnh, khách hàng cần nộp Vận đơn gốc (bản First Original),
Bảo hiểm container lạnh (Bảo hiểm vỏ cont lạnh có tên người thụ hưởng là - CHI
NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG) bằng hình thức
chuyển phát nhanh hoặc nộp trực tiếp tại Hãng tàu.

b) Khai Eport, lưu thông tin theo dõi lô hàng vào Google Drive
Nhân viên kiểm tra lịch trình và thời gian tàu cập cảng trong mục Vessel Operation
trong hệ thống.

Nhân viên thực hiện lưu thông tin lô hàng và khách hàng vào file Excel bao gồm
các mục: B/L no, D/O no, Consignee (không cần ghi địa chỉ),... và update trên google
drive (tệp INBOUND PANCON).

● Đối với phần khai Eport

- Truy cập vào website Eport của cảng tàu cập, tra cứu thông tin DO → Danh sách
DO

31
 Hình 3.2 Khai Eport trên website của cảng

- Tải file Excel đã làm trước đó lên trang web của cảng tại mục Excel Import.
 Xác nhận lại thủ tục nhận eDO và tariff và cược container của khách hàng qua
email và điện thoại
Nếu khách hàng đã thanh toán đầy đủ các khoản phí, kế toán xác nhận chuyển
khoản thành công, nhân viên hàng nhập sẽ gửi hạn lệnh mới cho khách hàng.

Theo dõi email đăng ký cược container của khách hàng, file đính kèm trong mail
gồm:

- eDO
- Uỷ nhiệm chi (UNC)/Biên lai ngân hàng
- Lệnh nối của forwarder (nếu có)
Nội dung mail bao gồm:

- Số tiền chuyển khoản và thông tin người chuyển khoản tiền cược cont
- Mã số thuế + Tên công ty làm thủ tục mượn container, thông tin liên hệ người làm
thủ tục, địa điểm mượn cont.
- Trong trường hợp Rút hàng cần ghi rõ: Số vận đơn + Số container + Rút hàng tại
cảng.

32
 Nếu đầy đủ mới cung cấp giấy mượn container, nhân viên hàng nhập sẽ gửi số bill
vào Zalo, kế toán kiểm tra tiền cược xong mới gửi phiếu cược.

c) In phiếu cược để theo dõi quá trình khách cược cũng như hoàn cược
Sau khi OPS gửi phiếu cược cho khách, nhân viên hàng nhập in 1 phiếu cược dùng
để làm thủ tục đổi lệnh, hạ vỏ và hoàn cược (Lưu ý: Khi hoàn cược, 1 phiếu chỉ in 1 lần)

Trong quá trình cược và hoàn cược, file giấy sẽ được lưu trữ để kiểm tra những lô
hàng khách chưa lấy cược.

d) Theo dõi email xác nhận hoàn cược của OPS, nhận chứng từ gốc và làm DNCK (đề
nghị chuyển khoản) gửi phòng kế toán Vinafreight và sau đó hoàn tất thủ tục hoàn cược
cho khách hàng
Hãng tàu tiến hành hoàn cược cho khách hàng vào thứ 4 + thứ 6 hàng tuần.

Bộ chứng từ gốc khách hàng cần nộp bao gồm:

- Công văn hoàn cược

- Phơi phiếu (Lấy nguyên + Trả rỗng)
- Phiếu cược
- Uỷ nhiệm chi
Khi khách hàng mang bộ chứng từ gốc đến, nhân viên sẽ kiểm tra lại các nội dung
sau tại email xác nhận hoàn cược của OPS

● Nếu mail ghi container cần giám định sẽ chưa thể làm thủ tục hoàn cược.
● Nếu mail ghi tình trạng container “OK”, nhân viên sẽ tiếp tục đối chiếu nội dung
mail với công văn hoàn cược của khách hàng:
- Số bill
- Tên công ty cược cont, mã số thuế công ty
- Số tiền chuyển khoản
- Thông tin số tài khoản chuyển cược
Khi kiểm tra chứng từ, nhân viên sẽ làm DNCK bằng 1 file Excel. File excel cần
đảm bảo đầy đủ nội dung, thông tin khách hàng (đã có ở phần sheet DỮ LIỆU, nếu chưa
33
có thì bổ sung), số tài khoản, số bill hoàn cược, số tiền và số công văn hoàn cược.

Sau khi hoàn thành file Excel, tiến hành in Scan công văn và làm thành 1 file nén
để gửi Phòng Kế toán Vinafreight Hải Phòng

Những bill làm hoàn cược, cần đánh dấu ngày để theo dõi quá trình hoàn
cược,

Khi gửi mail DNCK gửi Phòng kế toán Vinafreight Hải Phòng cần đính kèm các
file:

- DNCK cá nhân
- DNCK công ty
- File excel hoàn cược
- File nén bản Scan in Công văn hoàn cược của khách hàng
Kết luận chung về bộ phận hàng nhập
Bộ phận hàng nhập yêu cầu nhân viên phải biết phối hợp linh hoạt với các bộ phận
liên quan, biết xử lý tình huống phát sinh kịp thời và đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối để
đảm bảo được quyền lợi khách hàng cũng như đảm bảo được tiến độ công việc của bộ
phận nói riêng và của doanh nghiệp nói chung.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Việt Nam với lợi thế về vị trí địa lý thuận lợi cũng như con đường giao thương với
nước ngoài rộng mở, tương lai sẽ còn thu hút nhiều hơn các mối quan hệ hợp tác quốc tế
lâu dài. Ngành Logistics chính là yếu tố chi phối cả thị trường xuất nhập khẩu trên thế
giới.

Khâu vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia với nhau được thực hiện phần lớn
bằng đường biển, trên những tàu hàng siêu tải trọng. Mua bán và trao đổi hàng hóa quốc
tế chính là cách để chúng ta phát triển nền kinh tế riêng của từng quốc gia, sau đó tạo nên
một sự phát triển liên tục và tương tác lẫn nhau, từ đó có thể xây dựng một thị trường kinh
tế thế giới phát triển hết sức mạnh mẽ và bền vững như hiện nay.

34
 Quãng thời gian thực tập ở Chi nhánh Công ty Cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng -
Hãng tàu Pan Continental đối với em là quãng thời gian vô cùng hữu ích để học tập và
phát triển sau khi tốt nghiệp. Qua đó em đó được vận dụng nhiều những kiến thức mình
đó học trên lớp hiểu thêm được nhiều nghiệp vụ văn phòng, đồng thời bổ sung thêm được
những kiến thức mới, thấy được sự khác biệt trong các quy trình nghiệp vụ kinh doanh
của từng mặt hàng nhập khẩu. Em xin cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc, anh chị trong
phòng ban của công ty thực sự đã giúp em có thêm những kiến thức chuyên môn thực tế
và trải nghiệm mới mẻ đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình thực tập tốt nghiệp
này!

35
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần Văn Hòe (2012), Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Đại
học Kinh tế quốc dân
2. PGS. TS Hoàng Văn Châu (2009), Giáo trình vận tải giao nhận hàng hoá xuất nhập
khẩu
3. Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh (2020)
4. Tài liệu Công ty Cổ phần Vinafreight Hải Phòng
5. Website hãng tàu Pan Continental: http://pancon.co.kr/

6. Luật Thương mại Việt Nam 2005

36
 PHỤ LỤC

1. Biểu phí và số tài khoản cược cont + LCC

2. Bản lược khai hàng hoá chuyến tàu Pancon Harmony 2315S
3. Bản lược khai hàng hoá nguy hiểm chuyến tàu Pancon Harmony 2315S
4. List container rỗng chuyến tàu Pancon Harmony 2315S
5. Bộ chứng từ lô hàng PCLUINC01121028 bao gồm:
- Arrival Notice (Giấy báo hàng đến)
- Delivery Order (Lệnh giao hàng)
- Debit Note (Hoá đơn giá trị gia tăng)
- UNC lô hàng
- Giấy mượn container hàng nhập
- Công văn hoàn tiền cược container
- Phiếu giao nhận container (Phơi phiếu Lấy nguyên)

37