Professional Documents
Culture Documents
498660344 السجلات والملفات المطلوبة للنظام المالي والاداري للجمعية الجمعية
498660344 السجلات والملفات المطلوبة للنظام المالي والاداري للجمعية الجمعية
عقب استالم قرار قيد الجمعية طبقا لقانون التض امن االجتم اعي رقم 84لس نة 2002الئحت ه التنفيذي ة
والحص ول على الئح ة النظ ام األساس ي المعتم د من مديري ة التض امن االجتم اعي – يجب على مجلس
إدارة الجمعية اتخاذ اإلجراءات التالية :
النظ ر في االنض مام لعض وية االتح اد اإلقليمي للجمعي ات والمؤسس ات األهلي ة واتخ اذ ق رار من خالل
اجتماع مجلس اإلدارة في هذا الشأن .
فتح حساب في احد البنوك أو مكتب بريد بعد تقديم صورة من الئح ة النظ ام األساس ي المعتم د ومحض ر
مجلس إدارة بطلب فتح حساب بالبنك المطلوب وإيداع مالية الجمعية به ذا الحس اب وطلب دف تر ش يكات
يحتفظ به أمين الصندوق
إع داد لوح ة باس م الجمعي ة وقم قي دها وتاريخ ه ونب ذه عن أه دافها وتثبيته ا بمك ان ظ اهر على مق ر
الجمعية .
تصنيع ختم باسم الجمعية ورقم القيد وتاريخه .
شراء السجالت المالية واإلدارية من المكتبات العامة .
سجالت الجمعية
السجالت :هي عماد إدارة الجمعية و اإلدارة القوية هي التي تهتم بسجالتها وملفاتها وأوراقها كاملة
ويجب أن تتميز سجالت الجمعية بعدة سمات:
-1يجب أن تكون بيانات السجالت واضحة ودقيقة في عرض البيانات التي تتضمنها.
-2يجب أن تكون السجالت مرتبة ونظيفة .
-3يجب أن تعكس السجالت كفاءة إدارة الجمعية في تنفيذ مشروعات الجمعية وأنشطتها.
ويجب على إدارة الجمعية أن تحتفظ في مركز إدارتها بالوثائق والمكاتبات والسجالت الخاصة بها حتى
يسهل الرجوع إليها سواء من إدارة الجمعية أو ممن له حق االطالع على السجالت والملفات اإلدارية :
من الصعب حصر جميع أنواع السجالت والملفات التي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها وذلك بسبب
اختالف أنواعها ومدى الحاجة إليها من جمعية إلى أخرى في ضوء نشاطها وخدماتها وفيما يلي بعض
أنواع السجالت:
-1سجل اجتماعات وقرارات مجلس اإلدارة :
وهو سجل ( حرف ز ) لقيد محاضر جلسات مجلس اإلدارة .
-2سجل االشتراكات والعضوية:
ويقيد به جميع أعضاء الجمعية بدأ بالمؤسسين موضحا به اسم العضو رباعيا وتاريخ ميالده وجنسيته
ومهنته أو جهة عمله ومحل إقامته وتاريخ انضمامه .في عضوية الجمعية ورقم تليفونه وعنوانه
باإلضافة إلى جدول خانات سداد قيمة االشتراك وتاريخ السداد وأرقام إيصاالت السداد وهذا السجل
يساعد على حصر عدد أعضاء الجمعية ومجموع المبالغ التي تم دفعها والمبالغ المستحقة على
المتخلفين منهم عن السداد .
-3سجل حركة عضوية مجلس اإلدارة :
موضحا به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (باالنتخاب/التزكية) ويؤشر فيه
بتاريخ زوال الصفة وسبب ذلك.
-4سجل اجتماعات الجمعية العمومية :
وهو سجل ( حرف ز ) لقيد محاضر جلسات الجمعية العمومية .
يستخدم هذا السجل لتدوين وقائع جلسات واجتماعات الهيئة اإلدارية الدورية ،وأسماء األعضاء الذين
حضروا االجتماع وتوقيعهم وترصد فيه القرارات التي اتخذها األعضاء في جلستهم ،وهذا السجل في
غاية األهمية ألن كافة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة ،وتتأثر بالقرارات المتخذة من
قبل أعضاء هيئة اإلدارة.
-5سجل الصادر والوارد :
لقيد المكاتبات في هذا السجل تسجل المراسالت الواردة والصادرة ،وتعطى أرقاما مسلسلة وبعد
اتخاذ اإلجراءات المناسبة تحفظ صورها في ملفات خاصة بذلك .
-6سجل ( حرف ز ) لقيد أنشطة الجمعية وتوثيقها .
-7سجل الشيكات الواردة ( اإلعانات ) .
-8سجل األحوال للعاملين بالجمعية ( التحركات )
-9سجل اللجان المشرفة على أنشطة الجمعية .
-10سجل قيد محاضر اجتماعات اللجان ( ان وجدت ) .
وهو سجل ( حرف ز ) لقيد محاضر اجتماعات اللجان.
-11سجل العاملين .
يستخدم هذا السجل الذي يكون مصمما ً خصيصا ً لغاية تسجيل األجازات التي يأخذها الموظف ،أو
المستخدم بمختلف أنواعها.يجب أن تخصص الجمعية سجالً للجهاز الوظيفي فيها بحيث يحتوي على
بيانات ومعلومات عن كل الموظفين والمستخدمين من حيث أسمائهم وأعمارهم وحالتهم االجتماعية
ومؤهالتهم وخبراتهم وتاريخ التحاقهم بالعمل وما إلى ذلك من بيانات ومعلومات أخرى هامة.
ويخصص في هذا السجل صفحة أو أكثر حسب الحاجة لكل موظف .كذلك يجهز ملف خاص لكل موظف
يوضع فيه طلب العمل وشهادة الميالد ونسخ مصدقة عن شهاداته وغير ذلك من األوراق التي تلزم
وتحدد من قبل إدارة الجمعية ويسمى هذا بملف الموظف.
-14سجل الزيارات:
يزور الجمعيات الخيرية من فترة إلى أخرى عدد من الضيوف والزوار والشخصيات البارزة التي تهتم
بشؤون الجمعيات الخيرية ،وفي هذا السجل يكتب الزائر انطباعاته ومالحظاته التي خرج بها من
زيارته -15.سجل الحضور واالنصراف اليومي :ويتم فيه إثبات ساعة حضور وانصراف الموظف
العامل .
ثانيا الملفات اإلدارية:
يجب على إدارة الجمعية فتح الملفات الضرورية للموضوعات المختلفة للعمل اإلداري بالجمعية وعلى
وجه الخصوص :
-11سركي تسليم البوسطة ( 6مراسالت )
-12نسخة من القانون رقم 84لسنة 2002والئحته التنفيذية .
-1ملف يحتوي على أوراق شهر الجمعية والئحة النظام األساسي والئحة النظام الداخلي للجمعية
-2ملف يحتوي على استمارات العضوية.
-3ملف األنشطة الخدمية .
-4ملف حفظ صور الخطابات الصادرة .
-5ملف حفظ الخطابات الواردة.
-6ملفات األسر المعانة بالجمعية .
-7ملفات العاملين بالجمعية .
ثانيا السجالت و الملفات المالية
تتنوع السجالت المالية في النظام المالي للجمعيات األهلية طبقا لنوع ميدان عمل الجمعية ونشاطها من
جهة وحجم عمل الجمعية لذا يجب على الجمعية إمساك السجالت واعتماد بعضها من إدارة التضامن
االجتماعي وهو ما سوف ننوه عنه في حينه عند الحديث على كل سجل ومن هذه السجالت :
-1سجل اإليرادات والمصروفات العام للجمعية .
ويجب على إدارة تخطيط وتبويب سجل اإليرادات والمصروفات طبقا لل برامج واألنش طة الرئيس ية ال تي
تقوم الجمعية بتنفي ذها وفق ا لخط ة الجمعي ة بطريق ة واض حة مم ا يس اهم في إع داد الحس اب الخت امي
( الميزانية العمومية ) للجمعية بصورة دقيقة في نهاية السنة المالية ويجب على أمين الصندوق القي ام
بتسجيل كافة العمليات في سجل اإليرادات والمصروفات وفقا ألحكام القانون وبصفة دورية .
يقسم هذا الدفتر إلى جزأين أحدهما لإليرادات واآلخر للمص روفات إال أن ه من األفض ل أن يك ون هن اك
دف تران منفص الن أح دهما لإلي رادات واآلخ ر للمص روفات على أن يج ري مس كهما وتوقي ف رص يد
الصندوق على أساس يومي .
وفي حالة وجود أكثر من حساب بنكي للجمعية ينبغي مسك سجل إيرادات ومص روفات لك ل حس اب على
أن يتم جمع كافة السجالت في نهاية كل شهر.
-2سجل حركة البنك .
لقيد حركة اإليداعات والمسحوبات من البنك .
-3سجل يومية المشروع .
يجب أن يتم عمل سجل يومية لكل مشروع تسجل فيه كافة إيرادات المشروع أيا كان نوعها وتسليم
إيصال للمتبرع أو لصاحب الخدمة ويجب ترحيلها بأكملها إلى سجل اإليرادات والمصروفات العام
بصفة دورية منتظمة
ويجب أن يقوم مسئول سجل يومية المشروع بتسليم سجل اليومية المين الصندوق للمراجعة والتوقيع
باالستالم والمراجعة .
-4سجل الصندوق .
-5سجل التبرعات .
-6سجل ممتلكات الجمعية .
سواء عقارية(أراضى-مبانى) أو منقولة (سيارات ،تجهيزات ،أجهزة ،معدات وغير ذلك).
-7دفاتر إيصاالت تحصيل النقدية (أصل +صورة على األقل ) .
وهي ذات قيمة مالية ومدون عليها اسم الجمعية ورقم قيدها
وهي تستخدم في جمع التبرعات النقدية ويجب أن نعلم أن دفاتر التحصيل هي دفاتر مالية واإلهمال
فيها عقوبة
مغلظة ولذلك يشترط فيها عدة شروط :
-1أن تكون مطبوعة وتحمل أرقاما مسلسلة للتاكد من سالمتها وصحة ترقيمها وسالمة
طباعتها .
-2يحتوي الدفتر الواحد على خمسين إيصال إلى جانب الصور ويستخدم في تحريرها الكربون
ذو الوجهين
-3ويجب فحص وتخصيص إيصاالت تحصيل النقدية بلجنة بقرار من مجلس اإلدارة مشكلة
بمحضر مجلس
إدارة والتأكد من األرقام الغير موجودة وتسجيلها في محضر الفحص واعتماده من اإلدارة
االجتماعية
المختصة فور ورودها من المطبعة .
-4يجب أن تكون مختومة بخاتم الجمعية وكذلك خاتم الشعار الجمهورية من إدارة التضامن
االجتماعي .
-5يجب عدم استخدام القلم الجاف في الصورة الكربونية مهما يكن االستخدام بسيطا .
-6يمنع الكشط أو المسح أو التصليح في اإليصاالت مهما كانت األخطاء بسيطة ومهما تكن
الظروف .
-7إذا حدث تغيير في اإليصال يجب إلغاؤه حتى ولو أدى األمر إلغاء اإليصاالت بالكامل ( األصل
مع الصورة )مع
عدم نزعها من دفاتر اإليصاالت أما اإليصاالت التي يقع إلغاؤها فيحتفظ بها في دفتر
اإليصاالت.
-8البد من اعتماد الصندوق لجميع اإليصاالت والتأكد من سالمتها .
-9مطابقة المبلغ المحصل بالحساب للمبلغ الدون في اإليصال باللغة العربية .
-8دفتر إيصاالت استالم مواد عينية.
-9دفتر إيصاالت استالم نقدية .
-10دفاتر تحصيل رسوم خدمات مشروعات الجمعية.
-11دفتر تحليلي مصروفات تشغيل .
﴿ ثانيا الملفات المالية ﴾
يجب على إدارة الجمعية فتح الملفات الضرورية للموضوعات المختلفة للعمل المالي بالجمعية وعلى
وجه الخصوص :
-1ملف مستندات الصرف .
ويتم ترقيم المستندات وسلسلتها وفقا للتسلسل الرقمي والتاريخي مع العلم أن المستندات يتم تقسيمها
إلى مستندات خارجية ومستندات داخلية ومن المنطقي أن المستندات الخارجية تتمتع بقوة في إثبات
الحقيقة مثل فواتير الشراء أو إيصال استالم النقدية أو استالم اإلعانات أو كشف حساب البنك أما
المستندات الداخلية يجب أن تتوافر فيها عدة شروط حتى تعطي القوة والمصداقية :
والنماذج المالية األساسية للصرف بالجمعية وتتمثل في :
-1طلب إصدار شيك باسم رئيس مجلس اإلدارة .
-2إذن صرف شيك .
-3إيصال استالم شيك .
-4صور ة الشيك .
-5مستندات الصرف (فواتير صحيحة )
أنواع مستندات الصرف :
-1فاتورة الشراء:
القواعد الخاصة بفاتورة الشراء :
و للفاتورة عدة شروط إذا توافرت كانت الفاتورة صحيحة وإذا انتفى شرط منها شك في
صحتها .
أ -ينبغي أن تكون الفاتورة مطابقة لطلب الشراء وإشعار استالم البضاعة.
ب -أن تكون الفاتورة مدونا عليها اسم المحل أو الشركة التي تم الشراء منها و رقم البطاقة
الضريبية
والملف الضريبي والسجل التجاري .
ج -أن يتم كتابة المبلغ المدفوع في الفاتورة باللغة العربية .
ء -يجب أن تكون البيانات المدونة في الفاتورة المدونة في الفاتورة مكتملة التاريخ والجزئيات
ومعتمدة بخاتم الشركة أو المحل
ھ -يجب اعتماد الفواتير أوال بأول عقب الشراء .
و -يجب اعتماد الفواتير أوال بأول كل شهر وذلك عن طريق عمل محضر مجلس اإلدارة لعرض
المقبوضات
والمدفوعات عن الفترة من ............إلى ................ومناقشتها واعتمادها .
ز -يتم تحرير الفاتورة عقب الشراء مباشرة وتسجل في سجل اإليرادات والمصروفات العام حتى
ال يتم حساب
نقدية في ذمة أمين الصندوق .
و الفاتورة مثالً فينبغي ختمها بعبارة ” دفعت ” وتاريخها بتاريخ الدفع بعد تسديدها مما يحول
دون تسديدها
مرتين .
-1كشوف الحساب .
-2كشوف استالم اإلعانات النقدية .
-3كشوف استالم اإلعانات العينية .
-5إيصال استالم نقدية .
-2ملف كشوف إذن إيداع البنك .
-3ملف كشوف حساب البنك .
-4ملف عروض األسعار .
-5نماذج المرتبات :
وفقا للقواعد اآلتية :
-1تحديد إجمالي دخل كل موظف .
-2حصة العامل من التأمين الصحي والتأمينات اجتماعية والضرائب .
-3ويبرز كل نوع من هذه الخصومات في عمود كما يبرز صافي الدخل وإجمالي الخصومات.
-4وكذلك يتضمن مجموع أي ملخص لكل بند من هذه البنود في أسفل الصفحة
-5يقوم أمين الصندوق بإعداد بتقديم طلب لمجلس اإلدارة لصرف أجور ورواتب العاملين ضمن الشيك
الشهري
-6يجب أن يتم وضع العاملين في كل مشروع في مستند منفصل يتم قيد مرتباتهم وأجورهم في خانة
النشاط الذي
يتبعونه مع ذكر عنوان ونوع كل مشروع عند االقتضاء
-7يتم إعداد كشوف توقيعات باستالم المرتبات .
﴿ ثانيا سجالت ودفاتر المخزن ﴾
يجب على إدارة الجمعية إمساك السجالت والدفاتر اآلتية للمخزن :
-1سجل العهدة الدائمة ( 118عهد مستديمة ).
ويتم تسجل األصول بواسطة إذن توريد وخروجها بواقع أذون صرف أو إيصاالت استالم لمستليمها
ويتم إثبات األصول الدائمة للجمعية في سجل العهدة الدائمة مثل الملكية العقارية لألراضي والمباني
واألراضي والمباني المستأجرة والعربات ذات المحركات وأثاث المكاتب والتجهيزات.
وينبغي تسجيل اقتناء هذه األصول والتخلص منها أو بيعها في السجل المعد لذلك وذكر تاريخ الشراء
والرقم المميز لها وصفتها وقيمتها وموقعها ومدة دوامها المتوقعة ومعدل االستهالك (بالنسبة
لألراضي والمباني المستأجرة على مدى مدة إيجارها) وتاريخ تخلص منها وقيمة البيع في حال بيعها.
وهذا ينبغي الحصول على إذن من لجنة اإلدارة للجمعية قبل التخلص من أي أصل كما يجب إشعار لجنة
اإلدارة با ٍألسباب الداعية للتخلص من األصل أو بيعه.
سجل العهدة المؤقتة
-2سجل العهدة المستهلكة ( 3عهد مستديمة ).
ويتم تسجل العهد المستهلكة بواسطة إذن توريد وخروجها بواقع أذون صرف أو إيصاالت استالم
– 1دفتر إذن شراء .
-2دفتر إذن إضافة .
-3دفتر إذن صرف .
مالحظات هامة بالنسبة للسجالت :
- 1يجب ختم جميع سجالت الجمعية بكل من خاتم الجمعية وخاتم شعار الجمهورية من إدارة التضامن
االجتماعي الواقعة في دائرة الجمعية جميع السجالت اإلدارية والمالية وترقيمها مسلسال.
-2يجب ترقيم صفحات جميع سجالت الجمعية ترقيما مسلسال.
- 3يتم حفظ السجالت والملفات بمقر الجمعية تحت إشراف كل من السيد /أمين الصندوق وسكرتير
الجمعية لتسهيل االطالع عليها للمختصين المصرح لهم باإلطالع عليها ومراجعتها .
- 4إذا لم يتضمن النظام األساسي للجمعية تحديدا للمسئول عن صحة بيانات السجالت المشار إليها
يتولى مجلس اإلدارة تحديده بقرار يصدره فان لم يصدر هذا القرار كان رئيس مجلس اإلدارة هو
المسئول عنها.
-5يجوز إلدارة الجمعية أن تمسك سجالت أو دفاتر أخرى طبقا الحتياجات نشاطها وال يشترط إمساك
كل السجالت السابقة
بل يتم إمساك الحد األدنى الذي تقرره إدارة التضامن االجتماعي وفقا لحجم نشاطها .
المشاركة على Facebookالمشاركة في Twitterإرسال بالبريد اإللكترونيكتابة مدونة حول هذه المشاركةالمشاركة في
Pinterest
الصفحة الرئيسية
) (Atomاالشتراك في :الرسائل
المتابعون
0 93
1 8
2 9
3 16
4 20
5 10
6 10
7 19
8 18
9 34
10 40
11 23
12 25
13 25
14 20
15 16
16 29
17 29
18 39
19 15
20 8
21 31
22 24
23 50
24 20
25 18
26 23
27 9
28 44
29 18
96,837
الصفحة الرئيسية
شروط واجراءات تاسيس الجمعيات االهلية
...السجالت والملفات المطلوبة للنظام المالي واالداري ل
النظام المحاسبي في الجمعيات الخيرية
الجمعية العمومية
مجلس اإلدارة
...اإلجراءات التنفيذية لقرارات مجلس اإلدارة والجمعية
حقوق وامتيازات الجمعية
...انون الجمعيات والمؤسسات األهلية القانون رقم 84لس
الالئحة التنفيذية لقانون الجمعيات
...نموذج الئحـه الـمالـيه • الباب األول أحكام ومفا
الئحة النظام األساسى
الالئحة التنفيذية الداخلية لنظام العمل بالجمعية
قانون رقم 12لسنة 1996بشأن إصدار قانون الطفل
تعيينـ وندب العاملين بالجمعية
حل الجمعيات
أرشيف جمعية بالدي
من أنا
محمد شعيب
عرض الملف الشخصي الكامل الخاص بي