Professional Documents
Culture Documents
218777bao Cao Chinh Thuc - Thuc Taptn - VI Du VI Tri Nhan Vien Chung Tu Xuat Khau
218777bao Cao Chinh Thuc - Thuc Taptn - VI Du VI Tri Nhan Vien Chung Tu Xuat Khau
HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tại
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN LF LOGISTICS
MỤC LỤC
Trang
Nhận xét của doanh nghiệp ............................................................................................ i
Nhận xét của giảng viên hướng dẫn ............................................................................... ii
Mục lục ........................................................................................................................... iv
Thông tin doanh nghiệp .................................................................................................. 1
Báo cáo chính thức ......................................................................................................... 4
Phụ lục ............................................................................................................................ 9
1
- Công ty có nguồn khách hàng tương đối ổn định. LF Logistics là một trong những
thành viên của tập đoàn thương mại lớn ở HongKong vì vậy có nguồn khách hàng
chỉ định từ các thành viên khác trong tập đoàn. Lượng khách hàng này ổn định,
trung thành với nhu cầu vận chuyển hàng hóa lớn, điều này đồng nghĩa với việc
hai bên đã hiểu rõ cách làm việc của nhau nên mỗi lần có lô hàng xuất đi thì việc
giao nhận với các khách hàng thân thiết này được xử lý rất nhanh.
4.3. Điểm yếu sản phẩm/dịch vụ của LF Logistics
Hiện tại, đa phần đội ngũ nhân viên của LF Logistics là khá trẻ nên hay thay đổi
công việc và thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề phát sinh khi giao nhận
hàng hóa xuất khẩu, đôi khi còn tỏ ra lúng túng, bị động và mất nhiều thời gian để
xử lý. Ví dụ, khi khách hàng không thể lấy container rỗng ở cảng do mùa cao
điểm, thông thường nhân viên chứng từ sẽ đợi đến sáng ngày tiếp theo mới xử lý
vấn đề bằng cách báo lại hãng tàu và chờ đổi cảng khác lấy container. Điều này
làm chậm quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển và hơn hết nó
ảnh hưởng tới uy tín chất lượng dịch vụ của công ty. Hay khi khách hàng chậm trễ
trong thanh toán công nợ, nhân viên cũng không có những biện pháp cứng rắn để
đôn đốc mà chỉ nhắc nhở và chờ sự tự nguyện của khách hàng, trong khi công ty
phải đi vay tiền để trả phí cước cho các nhà cung cấp.
4.4. Cơ hội cho sản phẩm/dịch vụ của LF Logistics
Kinh tế phát triển, hội nhập kinh tế quốc tế kéo theo hoạt động giao nhận hàng hóa
xuất khẩu phát triển. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh
xuất khẩu trên thị trường Việt Nam đều có quy mô vừa và nhỏ, chưa thể tự hoàn
thiện tất cả các quy trình nghiệp vụ ngoại thương. Các thủ tục như đặt tàu, đàm
phán giá, khai báo hải quan,… phần lớn gây ra khó khăn cho các doanh nghiệp
này. Do đó, họ có xu hướng tìm đến các công ty giao nhận, trong đó có Công ty
LF Logistics như một giải pháp để xuất khẩu hàng hóa cho mình một cách hiệu
quả, dành thời gian để tập trung sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Đây
được xem là cơ hội giúp cho các công ty giao nhận như công ty LF Logistics có cơ
hội phát triển.
3
LU AN Co. TLD là một khách hàng thường xuyên của công ty LF Logistics, sử dụng
dịch vụ vận chuyển cho hàng xuất (mua chỗ trên tàu). Đầu tháng 04/2020 LU AN cần
book 1x20’DC xuất hàng đi USA. Các công việc nhân viên chứng từ của LF Logistics
Co., LTD cần làm khi nhận được yêu cầu của khách hàng này như sau:
- Nhận Booking Request từ khách hàng bằng email: Khi nhận được thông tin từ
khách hàng, nhân viên chứng từ cần nắm rõ các nội dung cơ bản nhất của một
Booking, gồm:
+ Mặt hàng xuất khẩu : Dệt may
+ Trọng lượng hàng hóa : 1.500 kgs
+ Loại và số lượng container cần book : 1x20’DC
+ Cảng đi (Port of loading) : HoChiMinh port, VietNam
+ Cảng đến (Port of discharge) : Los Angeles, USA
+ Ngày tàu chạy (ETD) : 12 APR 2020
- Gửi Booking Request cho hãng tàu trên webiste: Mỗi hãng tàu có cách nhận
Booking Request khác nhau. Hoặc là gửi qua email cho bộ phận Docs của hãng
tàu hoặc nộp Booking trên website của hãng tàu. LF LOGISTICS sử dụng dịch vụ
của hãng tàu ONE. Hãng tàu này yêu cầu nộp Booking trên website. (Phụ lục 1)
- Nhận xác nhận chỗ đã được sắp xếp (Booking Confirmation) từ hãng tàu
ONE (Phụ lục 2): Kiểm tra thật kỹ những thông tin cơ bản như loại container, số
container, cảng đi, cảng đến, ETD, ngày giờ cắt máng ở cảng, hạn chót nộp các
chứng từ liên quan,...
5
- Gửi Booking Confirmation cho khách hàng bằng email: Khách hàng LU AN
sử dụng Booking Confirmation để ra cảng ICD Phước Long kéo container rỗng về
kho riêng đóng hàng. Sau đó tiến hành chở container có hàng đến cảng Cái Mép
và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu cần thiết.
- Phát hành HBL (House Bill of Lading) cho khách hàng: Dựa trên thông tin từ
SI (Phụ lục 3) và VGM khách hàng đã gửi bằng email để phát hành HBL. Cần hỏi
khách hàng sử dụng loại BL nào (Original B/L hay Surrendered B/L). LU AN sử
dụng B/L gốc (Original B/L), vì vậy nhân viên chứng từ sẽ in 1 bộ gồm 3 bản gốc,
3 bản copies HBL. Nhân viên chứng từ nên gửi bản nháp HBL và yêu cầu khách
hàng xác nhận các thông tin đã đúng và đủ trước khi in bản chính thức. (Phụ lục 4)
- Gửi SI trên website cho hãng tàu ONE (Phụ lục 5): Dựa trên SI của khách hàng
và chỉnh lại một số thông tin cho phù hợp, hãng tàu phát hành MBL (Master B/L).
LF Logistics Co., LTD sử dụng Surrendered MBL. (Phụ lục 6)
- Đối chiếu và kiểm tra thông tin trên bản draft MBL mà hãng tàu ONE đã
gửi: Kiểm tra kỹ các thông tin, nếu có chỉnh sửa phải sửa trước deadline do hãng
tàu qui định trên Booking Confirmation để tránh bị phạt.
- Thanh toán các khoản phí: Liên hệ phòng kế toán tiến hành chuyển khoản cho
hãng tàu ONE, thanh toán các phí CDD, CYR, DOC, SLF đề cập trong Debit
Note. (Phụ lục 7)
- Thu tiền khách hàng: Gửi Invoice đòi tiền khách hàng LU AN cho các phí Local
Charge mà công ty đã quy định phải thu như: AMS, CY monitoring, B/L,
Handling, THC, seal fee. Nhân viên chứng từ chỉ giao Original HBL cho khách
hàng sau khi họ đã thanh toán đầy đủ các phí trên. (Phụ lục 8)
- Gửi chứng từ cho đại lý ở USA bằng email: Các chứng từ cần gửi gồm Shipping
Advise, MBL, HBL, Debit Note thu hộ cước (người nhận hàng trả tại USA, freight
collect). Thông tin đại lý LF Logistics USA LLC 230-59 International Airport
Center Blvd Suite 270 Lflogimpan@lflogistics.com Springfiled Garden NY 11413
United States.
6
Ngoài các công việc cơ bản thực hiện ở trên cho một lô hàng xuất, nhân viên chứng từ tại
công ty còn thực hiện các nghiệp vụ hỗ trợ thêm cho khách hàng giúp tạo thêm giá trị gia
tăng cho sản phẩm dịch vụ của mình, cụ thể như sau:
Kéo container rỗng cho khách hàng: Một số khách hàng muốn sử dụng dịch vụ
trucking của công ty, nhân viên chứng từ theo dõi kế hoạch đóng hàng của khách,
phối hợp với bộ phận trucking để sắp xếp thời gian hợp lý nhất kéo container rỗng
đến kho riêng cho khách hàng. Việc này giúp khách hàng tránh được chi phí phát
sinh do lưu container tại kho quá hạn.
Khai báo hải quan cho lô hàng: Đối với các doanh nghiệp có qui mô nhỏ họ
thường thuê ngoài các dịch vụ khai báo và thông quan hàng hóa, vì vậy nếu có yêu
cầu từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ khai báo hải quan trên hệ thống ECUS
và phối hợp với bộ phận Operation để hoàn tất các dịch vụ thông quan tại cảng
cho lô hàng xuất khẩu.
Chuẩn bị một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ: Bên cạnh dịch vụ thông quan,
công ty LF Logistics còn cung cấp cho khách hàng một dịch vụ trọn gói giao hàng
từ cửa đến cửa (Door to Door). Vì vậy, nhân viên chứng từ xuất sẽ soạn thảo và
chuẩn bị một bộ chứng từ xuất gồm Invoice, Packing List, Bill of Lading,
Certificate of Origin hoặc các giấy chứng nhận liên ngành theo yêu cầu để tiến
hàng lấy hàng, thông quan xuất, gửi chứng từ cho đại lý ở nơi đến để thông quan
nhập và trucking giao hàng tận nơi cho người nhận hàng cuối cùng.
Tư vấn các dịch vụ khác: Tùy theo nhu cầu của khách hàng, nhân viên chứng từ
còn có thể tư vấn những vấn đề liên quan thủ tục hải quan, các loại hình xuất nhập
khẩu, cách tính toán định mức nguyên phụ liệu trong sản xuất xuất khẩu, tạm nhập
tái xuất, xuất khẩu tại chỗ,...
Tư vấn các vấn đề liên quan đến chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Thực tế, cắt
giảm thuế quan hàng hóa là ưu tiên hàng đầu của các khách hàng khi thực hiện
một lô hàng xuất nhập khẩu. Nắm bắt được nhu cầu này, công ty đã sắp xếp cho
các nhân viên chứng từ được huấn luyện, tham gia hội thảo và thường xuyên cập
nhật các kiến thực và kinh nghiệm thực tiễn các hiệp định thương mại tự do song
7
phương, đa phương. Nhờ vậy các nhân viên có thể tư vấn cho khách hàng về loại
Certificate of Origin cần làm cũng như cách khai báo bảng kê nguyên phụ liệu để
đáp ứng tiêu chí xuất xứ cho từng mặt hàng cụ thể của khách hàng.
Lên kế hoạch sắp xếp Booking trước cho khách hàng: Phần lớn các khách hàng
của công ty là khách hàng chỉ định, trong nội bộ tập đoàn vì vậy kế hoạch xuất
hàng, thời gian dự kiến đã được định hình trong 3-4 tháng trước thời điểm đóng
hàng. Nhờ vào lợi điểm này, nhân viên xuất sẽ liên lạc trước với hãng tàu, sắp xếp
trước lượng container sẽ sử dụng, thời điểm xuất hàng để tránh trường hợp không
lấy được container rỗng cũng như thiếu chỗ vào mùa cao điểm.
Xử lý các vấn đề về lịch trình khi hàng hóa bị offload: Do các nguyên nhân chủ
quan và khách quan, đôi lúc khách hàng không đem hàng ra kịp để xuất trên con
tàu đã được book trước đó. Trong trường hợp này, để đáp ứng yêu cầu về thời gian
giao hàng cho người nhận hàng tại cảng đến, nhân viên chứng từ sẽ nhanh chóng
book chỗ trên chuyến tàu kế tiếp có thời gian phù hợp nhất. Hoặc linh động tìm
kiếm lịch trình của các hãng tàu khác và book chỗ kịp thời. Đây là hoạt động hỗ
trợ rất cần thiết và tăng thêm sự tin tưởng cho khách hàng vào dịch vụ của công ty.
Xin thêm thời gian miễn phí lưu container (DEM), lưu bãi (DET) cho khách
hàng: Đối với khách hàng có lượng container lớn thì việc giải phóng hàng ở nơi
đến cũng như đóng hàng tại kho riêng cần nhiều thời gian hơn, vì vậy nhân viên
chứng từ sẽ liên lạc với hãng tàu để xin tăng thêm thời gian lưu container, lưu bãi
miễn phí, giúp doanh nghiệp giảm bớt một khoản chi phí đáng kể.
Giải phóng hàng nhanh chóng cho người nhận hàng khi đã thanh toán đủ:
Đôi lúc việc không theo dõi sát sao các vấn đề về thanh toán với bộ phận kế toán
nên nhân viên chứng từ chậm trễ trong việc kiểm tra với hãng tàu để làm điện
phóng thích hàng. Điều này khiến hàng hóa bị neo ở cảng lâu hơn, trong khi người
nhận hàng cần gấp, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng hàng hóa. Vì vậy, nhân viên
chứng từ cần có một bảng theo dõi cho ngày ETA của tất cả các lô hàng và chắc
chắn sắp xếp điện phóng thích hàng (Telex release) từ hãng tàu trước khi tàu đến.
8
Hỗ trợ bộ phận Sales mở rộng đối tượng khách hàng: Trong quá trình thực
hiện các chứng từ cho khách hàng xuất, nhân viên chứng từ có thể hỏi khách có
hàng nhập khẩu không, từ đó giới thiệu cho khách hàng về dịch vụ bán cước,
thông quan hàng hóa nhập của công ty đang thực hiện.
9
2. Hình ảnh minh họa cho công việc đã làm tại LF Logistics
PHỤ LỤC