Kỹ năng thuyết trình

Presentation skills
http://bit.ly/2oGVcRW

Nội dung

Công cụ thuyết trình

Các bước chuẩn bị cho buổi thuyết trình

Làm chủ buổi thuyết trình

[Image Info] www.wizdata.co.kr - Note to customers : This image has been licensed to be used within this PowerPoint template only. You may not extract the image for any other use.

1
CÔNG CỤ THUYẾT
TRÌNH

Một số hình thức thuyết trình

Some form of presentation
Tên gọi Mô tả
Bài giảng Một bài nói miệng (dài từ 20 đến 60 phút) về một vấn đề hay vào một
dịp nào đó với mục đích truyền đạt kiến thức và (hoặc) ảnh hướng đến
quan điểm
Bài thuyết trình Một bài nói trung bình (10 đến 15 phút) về một dự án hoặc sản phẩm
(nghĩa hẹp) với mục đích truyền đạt kiến thức và ảnh hưởng đến quan điểm.
Bài phát biểu Bài diễn thuyết ngắn (5 đến 10 phút) trên một chủ đề.
Ví dụ:
•Ý kiến chuyên môn
•Quan điểm
•Ý kiến cá nhân
Cho biết thông tin Một cách nói khác của truyền đạt kiến thức
(Cần phải khách quan và trung lập)

KYNANGLAPBAOCAO-2011 4

2
Công cụ hỗ trợ
Support tools

Phần mềm thuyết trình

Presentation software

3
Bổ sung cho hình thức viết
Complementary to writing form
Ưu điểm Nhược điểm
Viết Dễ theo dõi, Thiếu điều kiện phản Hiện
đọc lại, rà soát hồi kịp thời, thiếu cảm
hứng diện
Nói Tạo điều kiện Căng thẳng trước đông Trình Quà
phản hồi, trao người, sai sót, yêu cầu
đổi, làm rõ, nhiều kỹ năng về giao bày tặng
nâng cao; tiếp, tâm lý, giọng nói
truyền cảm v.v…
hứng, sinh
động, niềm vui
present
tri thức; thể hiện
bản thân

KYNANGLAPBAOCAO-2011 7

Lợi ích khi thuyết trình

Benefits when presenting

PRESENT

Hiểu biết Vui vẻ

Thành công Gây ảnh
hưởng

KYNANGLAPBAOCAO-2011 8

4
Lợi ích khi thuyết trình
Benefits when presenting

Thật sự cố
gắng!
Đặt mình
vào vị trí
Rời xa thính giả
phong cách
văn viết của
báo cáo
KYNANGLAPBAOCAO-2011 9

Chuẩn bị trước khi trình

bày

5
Chuẩn bị thuyết trình
Prepare presentations
Xác định tình huống
Phân tích thính giả và diễn giả
Xác định mục tiêu
Thu thập thông tin, nội dung trình bày Không chuẩn bị
Thiết kế slide
là chuẩn bị cho
Tập luyện
thất bại

Xác định tình huống

Determine the situation
Giới hạn các vấn đề
◦ Cô lập và phân biệt vấn đề/ Chi tiết hoá bằng các
thông số
◦ Đơn giản hoá tình huống/ Chia thành các phần có
thể thực hiện
Đánh giá môi trường bên ngoài
◦ Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan
◦ Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế
Đánh giá văn hoá tổ chức
◦ Phong cách giao tiếp trang trọng hay không
◦ Ăn mặc chuyên nghiệp hay không
◦ Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động
◦ Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc
◦ Thái độ an toàn hay mạo hiểm
Limited issues
◦ Isolate and distinguish problem / detail by parameters
◦ Simplify the situation / Divided into possible parts
External environmental assessment
◦ What is happening in the relevant field
◦ Influence at national and international level
Organizational culture assessment
◦ Formal communication or not
◦ Dress professionally or not
◦ Hours of work are rigid or flexible
◦ Equal or hierarchical structure
◦ A safe or risky attitude

12

6
XÁC ĐỊNH RÕ ĐỐI TƯỢNG KHÁN GIẢ

13

Phân tích thính/ diễn giả

Hearing / Speech Analysis
PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ PHÂN TÍCH DIỄN GIẢ

Thu thập thông tin cá nhân, nghề nghiệp Động cơ, mục đích
Xác định thái độ về: chủ đề, diễn giả,... Cảm giác, sự chú tâm
Xác định lòng tin và giá trị Sự gần gũi và hấp dẫn
Tìm hiểu mong muốn của thính giả Sự tin tưởng của thính giả
Đánh giá sự thông minh/khả năng ngôn từ Địa vị, quyền lực
Xác định vãng lai, bất đắc dĩ hay tự nguyện
Biết mình biết người,
trăm trận trăm thắng

7
XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ TRÌNH BÀY

15

Chủ đề
Mục đích
tổng quát
Mục tiêu
cụ thể

8
Chủ đề thuyết trình như viết Twitter
Presentation topics like Twitter writing
Thính giả muốn nghe
Chủ đề mới mẻ
Mình biết sâu

Viết tạo nên suy nghĩ

Suy nghĩ tạo ra hình ảnh
Hình ảnh tạo nên cảm nhận
Cảm nhận dẫn đến hành động
Hành động tạo ra kết quả

Xác định mục đích/ mục tiêu

Define goals / objectives
MỤC ĐÍCH TỔNG QUÁT MỤC TIÊU CỤ THỂ

◦ Thông tin ◦ Phụ thuộc vào mục đích

◦ Thuyết phục ◦ Phụ thuộc vào các phân tích
◦ Giải trí ◦ Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả
◦ Đảm bảo yêu cầu SMART

9
3 mục tiêu chính của thuyết trình
3 main objectives of the presentation
Gây ảnh
hưởng
Thuyết
phục
Thông
tin

KYNANGLAPBAOCAO-2011 19

Mục tiêu đặc trưng của thuyết trình

The specific purpose of the presentation
Dạng
thuyết trình
Tính chất
Bài giảng Thiên về cung cấp các kiến thức

Bài thuyết trình Đòi hỏi tính thuyết phục cao

thuyết phục

Bài thuyết trình kỹ Chủ yếu đề gây ảnh hưởng đến khán giả, nhưng cũng cung
thuật cấp nhiều thông tin về kỹ thuật

Bài phát biểu Chủ yếu để gây ảnh hưởng và truyền cảm hứng đến khán
giả, chỉ một ít thông tin được đưa ra

20

10
LIỆTLiệt
Ê NỘI DUNG
kê nội TRÌNH
dung trình bày

21

Thu thập thông tin

Collect information
Tra cứu (thư viện) Cái gì cũng chép cũng ghi, Không biết thì hỏi tự
ti làm gì
Phỏng vấn/Điều tra
Thà dốt 5 phút, còn hơn ngu cả đời.
Dự giờ / Quan sát, lắng nghe...
Mẩu bút chì hơn trí nhớ tốt

Lookup (library)
Interview / Survey
Hours / Observations, Listening ...

11
 KYNANGLAPBAOCAO-2011 23

Các bước tiến hành

Steps taken 2
2-3 ngày tuần
4
Tóm tắt
và chọn
1 ngày 3-5 ngày 1-2 ngày 1-2 giờ
2-3 ngày lọc các
1 2 7 20-60 phút
3 chi tiết 6
Xác Thu Cập 8
Pha Thuyết
định thập nhật Thuyết
sáng 5 trình thử
mục tư lần trình
tạo Đưa và sửa
tiêu liệu cuối
trực đổi khi
quan và cần thiết
soạn
kịch bản
3-4 ngày
KYNANGLAPBAOCAO-2011 24

12
Ví dụ: đồ án nghiên cứu của sinh viên
For example: student research project
Cải tiến an toàn sức khỏe trong lao động khi hàn bằng việc sử dụng
mỏ hàn tích hợp vòi hút – Đảm bảo hiệu quả và chất lượng
Đồ án nghiên cứu sinh viên trường Đại Học Hannover

Làm
thế
nào?

135 trang 20 phút

KYNANGLAPBAOCAO-2011 25

BƯỚC 1: hiểu rõ phạm vi và mục đích

STEP 1: Understand the scope and purpose
Mục đích Mục tiêu

Tiêu đề Chủ đề

Địa điểm
Thể loại

Người nghe Hoàn cảnh

KYNANGLAPBAOCAO-2011 26

13
 Áp dụng
Apply
Chủ đề Một nghiên cứu và công nghệ hàn
Tiêu đề Áp dụng mỏ hàn tích hợp máy hút khi hàn
Người nghe Viện trưởng, giám thị, sinh viên, kỹ sư, nhà báo và những người khác ít am hiểu
Loại thuyết trình Thuyết trình kỹ thuật
Khung thời gian 20 phút và một phần thảo luận
Bài thuyết trình trước An toàn lao động thủ công
Bài thuyết trình sau Ngọn lửa cắt tự động
Địa điểm Phòng thuyết trình 32, 30 chỗ ngồi, có bàn
Phương tiện Máy chiếu
Hoàn cảnh Hội thảo “Công nghệ hàn ngày nay”
Mục tiêu Giới thiệu về nghiên cứu, thể hiện năng lực của Viện và truyền cảm hứng
Mục đích Được điểm cao, gây được tiếng vang

KYNANGLAPBAOCAO-2011 27

Bước 2 - thu thập tư liệu

Step 2 - Collect materials
Tìm kiếm tư liệu,
sắp xếp tư liệu
Có báo cáo
hoàn chỉnh Chưa có báo
cáo hoàn chỉnh
Chọn lọc nội
dung từ báo cáo

KYNANGLAPBAOCAO-2011 28

14
Bước 3 – pha sáng tạo
Step 3 - Creative phase
Súc tích, gợi Hãy chú ý
nhiều cảm phân bổ thời
hứng gian hợp lý

PHA
SÁNG
TẠO

Lập dàn bài Chọn lọc và sắp đặt các

nội dung vào dàn bài

KYNANGLAPBAOCAO-2011 29

Cấu trúc 3 phần trong bữa ăn

Three-part structure in the meal
Bố cục đơn giản, ngắn gọn, xúc tích
Khai vị
Các tiêu đề mỗi mục gợi nhiều cảm hứng
Áp dụng quy tắc 1/3
Chú ý đến phân bổ thời gian dựa theo:
◦ Khối lượng thông tin cần trình bày
Món chính
◦ Mức độ thuyết phục cần thiết

Tráng miệng

KYNANGLAPBAOCAO-2011 30

15
Quy tắc 1/3
Rule 1/3
Những kiến
thức phổ Lắt Những kiến
thông Phổ léo
thông thức khó

Mới

Những kiến thức

mới,nhưng dễ
hiểu
Nội dung thuyết trình

KYNANGLAPBAOCAO-2011 31

Quy tắc 1/3

Rule 1/3
Mục tiêu thông tin và
Pha Thời gian Nội dung phân chia theo quy tắc
1/3
Mở đầu Khoảng 20% Giao lưu với khán giả, giới thiệu mục Khởi động
đích thuyết trình và các nội dung chính

Phần Khoảng 70% Tổng quan, các ví dụ mở đầu, các kiến 1/3 Khởi động
chính thức cơ bản
Nâng cao kiến thức 1/6 Mới

Đi sâu vào các chi tiết cụ thể, đặc biệt 1/3 Lắt léo

Tổng hợp, kết luận và đánh giá 1/6 Mới

Kết luận Khoảng 10% Tổng kết Kết thúc

32

16
Quy tắc 1/3
Rule 1/3

33

Áp dụng: cấu trúc báo cáo

Apply: report structure
Mục Số trang
Giới thiệu 2
Cơ sở lý thuyết 29
Sự tối ưu hóa sự hút tích hợp 24
Thử nghiệm hàn với sự hút đã tối ưu hóa 68
Kết luận và hướng phát triển 4

KYNANGLAPBAOCAO-2011 34

17
Áp dụng: cấu trúc bài thuyết trình
Application: presentation structure
Mở đầu
• Sức khỏe vs Chất lượng mối hàn (“wow effect”)

Phần chính
• Các kỹ thuật hút ( tình hình hiện tại )
• Mỏ hàn tích hợp vòi hút
• Tối ưu hóa thiết kế
• Thử nghiệm để đo khói hàn
• Thử nghiệm để đo chất lượng hàn
Kết luận
• Tổng kết và trả lời về “wow effect”

KYNANGLAPBAOCAO-2011 35

Áp dụng: phân bổ thời gian

Application: time allocation
Phần(thời gian) Các pha (thời gian) Nội dung
4 phút Tạo sự gần gũi với khán giả Các câu hỏi kích thích tạo sự hào hứng
Mở đầu Mục đích, tổng quan Các ví dụ về các vấn đề
14 phút 4 phút Việc loại bỏ các chất gây ô nhiễm môi trường khi hàn bằng khí
Phần chính “Well-known” hiếm.
(tình hình thực tế) Các ví dụ
2 phút Máy hút tích hợp mỏ hàn (quy trình, các bộ phận, các vấn đề)
“New” Sự tối ưu hóa
(phát triển)
5 phút Thử nghiệm hút (chi tiết thử nghiệm, tổ hợp các vòng máy hút, chi
“Mazy” tiết thử nghiệm)/ Thử nghiệm hàn (chi tiết thử nghiệm, kế hoạch
(những tri thức đặc biệt) chương trình, ví dụ về giao thức đo, kết quả thử nghiệm)
New” Đánh giá các thử nghiệm hút/ Đánh giá các thử nghiệm hàn
(kết quả) Tính toán lỗi/ Các hệ quả về kỹ thuật
2 phút Tóm tắt Tóm tắt các kết quả và hướng phát triển
Kết luận (mở rộng)

KYNANGLAPBAOCAO-2011 36

18
Những điều đáng ghi nhớ
Memorable things
Bài thuyết trình Presentations
◦ Dựa trên báo cáo ◦ Based on the report
◦ Bổ sung cho báo cáo ◦ Complementary to the report
◦ Là sáng tạo mới ◦ Is a new creation
◦ Là một món quà cho khán giả và chính bạn ◦ Is a gift to the audience and you
Bạn áp dụng 3 pha khởi động khi bắt đầu bắt You apply the three starting phases when you
tay vào chuẩn bị cho thuyết trình start to prepare for the presentation
Bạn tìm hiểu về mục tiêu, yêu cầu v.v… cho bài You learn about goals, requirements, etc. for
thuyết trình của mình your presentation
Bạn cần ghi nhớ quy tắc 1/3 để chọn lọc nội You need to keep in mind the one-third rule
dung cũng như xây dựng cấu trúc và phân bổ for content selection as well as the structure
thời gian and time allocation

KYNANGLAPBAOCAO-2011 37

Thiết kế silde, tài liệu

38

19
Bố cục Slide
Slide master
Khoảng cách để mắt đọc slide trên màn
hình bằng 6 đến 8 lần độ rộng màn hình
In slide lên giấy A4, đặt slide dưới chân,
khi đứng mà vẫn đọc được mọi thứ trên
slide thì slide đó đạt yêu cầu.
The distance to the eyes to read the slide on
the screen is 6 to 8 times the width of the
screen
Print slides on A4 paper, slide at your feet,
while standing still reading everything on the
slide then meet the requirements.

KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO KỸ THUẬT 39

FONT CHỮ VÀ CỠ CHỮ SỬ DỤNG MÀU SẮC

Để hấp dẫn người xem, bạn nên sử dụng Dùng để đánh dấu nhấn mạnh
Font chữ Arial (28pt) Các cấu trúc
Cỡ chữ không nhỏ hơn 18pt Các thứ tự
Slide làm với mục đích phục vụ cá nhân, tự học font tối thiểu có thể để Các chi tiết đặc biệt
là 12pt
Màu sắc kích thích tưởng tượng, khơi dậy
cảm xúc, mang đến những ký ức và sự liên
tưởng
Hạn chế:
◦ Có thể làm giảm sự tương phản gây giảm khả
năng nhận biết
◦ Quá nhiều màu sắc gây quá tải các giác quan

KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO KỸ THUẬT 40

20
Kiểm tra
Review
Nội dung:
◦ Tên của các chức năng con phải đồng nhất trong
phát biểu đánh giá, trong các bảng biểu mô tả
(morphological box) và trong mọi mô tả khác
bên trong văn bản kĩ thuật cả về số lượng, tên và
thứ tự.
◦ Giảm các câu trong suy nghĩ của bạn để kiểm tra,
liệu chúng có logic không.
Các minh họa và các bảng:
◦ Các minh họa có tiêu đề con của minh họa, các
bảng biểu có tiêu đề bảng biểu.
◦ Tránh có các dòng quá bé (độ dày ¼ pt) bởi
những vấn đề khi sao chép.
◦ Các minh họa và tiêu đề bảng thường bắt đầu
bằng một kí tự hoa.
KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO KỸ THUẬT
Danh sách kiểm tra – Review (tiếp)
Các bản vẽ kỹ thuật:
◦ Khối tiêu đề đã được điền đầy đủ hoàn thiện chưa?
◦ Các bản vẽ thành phần đơn: Thành phần này có thể
được sản xuất không? Mọi giá trị cần cho quá trình
sản xuất đã có sẵn chưa?
◦ Các bản vẽ lắp ráp: mọi phần có thể được lắp
không? Mọi kích thước lắp, khổ, cỡ, chiều được yêu
cầu đã cho chưa?
Cách dòng:
◦ Những kết quả của bộ tách từ tự động có chính xác
không?
◦ Nếu có thể, sau khi tách từ, không nên có 1 âm tiết
đơn độc trong 1 dòng.
◦ Nếu đoạn văn phải chia ra bởi sự ngắt trang,
không có dòng đơn nào nằm trên trang cũ
hoặc là dòng đơn đó bị viết tràn lên ở trang
mới.
KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO KỸ THUẬT
Lỗi chính tả và bố cục:
◦ Văn bản được căn trái hay căn phải?
◦ Chức năng tách từ tự động đã được bật chưa?
◦ Dấu cho một phạm vi những giá trị số là “+” hay
“-”?
◦ Không có kí tự trắng trước dấu chấm, hai chấm,
phẩy, chấm than.
◦ Thường dùng một tab giữa bullet và thành phần
trong danh sách
◦ Các bullets có được sử dụng một cách thống
nhất trong các mức phân cấp khác nhau, trong
danh sách không?
41
Miscellaneous(hỗn hợp):
◦ Các tham chiếu xuyên suốt trong văn bản tham
chiếu tới số các thành phần văn bản, số lượng bảng
và minh họa, số trang, tiêu đề các phần văn bản…
nên được được kiểm tra lại cho có những con số
chính xác và được so sánh với mục lục, danh sách
các minh họa, danh sách các bảng…
◦ Các bảng và các minh họa bị gập (quá khổ) nên
được gập lại để chúng không bị chặt thành các
mảnh, khi bản báo cáo bị cắt gọt sau khi đóng
quyển.
◦ Đầu đề của hình ảnh và đầu đề của bảng biểu
phải xuất hiện trên cùng một trang với hình ảnh
hoặc bảng đó
◦ Không để tiêu đề đứng ở dưới cùng của trang
cũ và đoạn văn bản đầu tiên của tài liệu lại bắt
đầu ở trang mới
42
21
Danh sách kiểm tra – Review (tiếp)
Hoàn thiện báo cáo kỹ thuật:
◦ Lên kế hoạch với đủ thời gian soát lỗi và kiểm tra
lần cuối!
◦ Nếu bạn dùng mẫu định dạng và công cụ tự động
tạo danh sách và các tham chiếu xuyên suốt (cross
references), mọi trường phải được cập nhật.
◦ Kiểm tra những tham chiếu xuyên suốt tới các minh
họa và bảng biểu xem bạn có đề cập đúng không?
Phân trang:
◦ Với một phần văn bản có nửa đầu đứng một mình ở
cuối một trang và phần còn lại nằm trên trang kế
tiếp là một sự bế tắc!
◦ Nên tránh để 1 dòng đứng đơn độc khi kết thúc 1
trang và bắt đầu trang mới.
KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO KỸ THUẬT
Hình ảnh Thuyết trình khác với Báo cáo
Image Lecture is different from Report
Người đọc báo cáo có thể lựa chọn hình ảnh
cần xem, chú ý và đi sâu theo ý muốn cá nhân
của họ
Độc giả chỉ có thể cảm nhận được thể hiện
bằng người thuyết trình ở một trạng thái thụ
động
Thời gian xem các hình ảnh của bài thuyết
trình chỉ được xác định bằng diễn giả.
Bài thuyết trình phụ thuộc vào chất lượng máy
chiếu và màn chiếu.
Khoảng cách Đọc: 30 - 40 cm TT: > 10 m
Hoàn thiện báo cáo kỹ thuật:
◦ Các trang sẽ được in ra nên được xử lí rời nhau.
◦ Các minh họa, cần được gắn vào, phải được gọt cho
vuông thành, sắc cạnh. Chúng nên được gắn lên các
trang gốc được in ra (copy original pages) bằng
bảng vẽ thước kẻ.
◦ Thường xuyên sử dụng công cụ đóng sách (binder).
Mục lục:
◦ Nội dung tiêu đề (dựa theo ISO 2145)?
◦ Đã đánh số trang chưa?
◦ Số trang có được căn phải không?
◦ Số lượng các đoạn văn bản, tiêu đề và số trang phải
đồng nhất trong văn bản và trong mục lục!
◦ Mục lục được tạo tự động đã được cập nhật, bổ
sung chưa?
43
Trong báo cáo thì chỉ có hình ảnh tĩnh -
Bài thuyết trình thì có thể có các ảnh động
Tránh các ảnh động phụ thuộc vào thời
gian đặc biệt khi cần thuyết trình trong thời
gian ngắn
Tránh các ảnh động nghèo nàn như liên
tục chuyển động trên màn chiếu hay tạo
các kích thích đều đặn bằng hành động và
hình khối
22
Các yêu cầu về hình ảnh được trình bày
Image requirements are presented
Giảm thiểu các thông tin và nội dung của các hình ảnh đến mức thiết yếu
Không nên có câu hoặc cả đoạn văn để đọc về thông điệp của hình ảnh cũng như các hình minh
họa phức tạp
Thiết kế nổi bật - Nhấn mạnh bằng các đường dày, minh họa đơn giản hóa và thêm vào các nhãn
lớn

Tô điểm và nhấn mạnh

Paint and emphasize
Tiêu đề - Nổi bật, có ý nghĩa trọng tâm, chính
xác, ngắn gọn
Cấu trúc - Bố trí hợp lý các yếu tố như ngôn từ,
thông tin, số liệu
Đọc chủ động - Đề xuất một trình tự đọc
nhấn mạnh tới cấu trúc trình bày, màu sắc,
kích thước
Cỡ chữ - Khác nhau giữa 2 kích cỡ, đừng
quá nhỏ
Sử dụng màu sắc - Bất cứ nơi nào việc
dùng màu sắc là có ý nghĩa và màu sắc
cần được lý giải.

23
Các lưu ý về bài thuyết trình
Notes about the presentation
Đọc nguyên văn văn bản làm cho độc giả cảm
thấy chán ngắt
Các nội dung trên các trang trình bày
không nên thành cả câu
Bài phát biểu phải được đi kèm và nhấn
mạnh bởi các hình ảnh
Những điều bị ảnh hưởng bởi yếu tố cá
nhân không nên xuất hiện trên các trang
trình bày
Luôn mang theo một bài thuyết trình phụ
cho các bài thuyết trình quan trọng
Hiển thị bộ đếm thời gian
Reading the text literally makes the reader feel
bored
Content on slides should not be whole
sentences
Speech must be accompanied and emphasized
by the image
Things affected by personal factors should not
appear on the slides
Always carry a spare presentation for
important presentations
Show timer

Màu sắc
Color

24
Hình nền
Background
Tránh cùng màu với chữ
Tránh việc thay đổi hình nền liên tục
Avoid the same color as the word
Avoid changing background images
continuously

Nên chọn font chữ không chân

Choose a font without footprint
Cỡ chữ phải trên 20 để đọc rõ
Không nên viết quá nhiều chữ
Kiểu chữ có chân gây tốn thì giờ đọc hơn
kiểu không chân

25
Sử dụng nhiều hình ảnh
Use multiple images

Bối Rối

10% 80%

Lịch sự, gọn gàng, tránh gây xao lãng

Polite, neat, avoid distracting
Chuẩn bị tài liệu cho khán giả Bạn nghĩ gì khi người thuyết trình mang
những phụ kiện dưới đây?

Chuẩn bị trang phục, ăn mặc lịch sự, dễ

nhìn

Các công tác chuẩn bị cần thiết khác

11

26
Tập luyện
Practice
Mục tiêu:
◦ Giúp bạn tự tin hơn khi thuyết trình.
◦ Phát hiện lỗi, thiếu sót để sửa đổi, bổ sung.
Thực hiện:
◦ Tốt hơn là chính căn phòng sẽ có bài thuyết trình.
◦ Khán giả đánh giá phải chân thực và khách quan.
Đánh giá nội dung:
◦ Ngôn từ, câu chữ. Chỗ nào cần bỏ qua, hay thêm
vào.
◦ Hình ảnh nhỏ, hay quá lớn,có rõ nét không?
Đánh giá về thời gian:
◦ Có đảm bảo thời gian thổng thể.
◦ Phân bố thời gian có hợp lý?

Chuẩn bị phòng họp

Chuẩn bị về mặt con người. Chuẩn bị về nội dung.
◦ Hãy đến sớm( đến muộn vì lý do ùn tắc giao ◦ Chuẩn bị tài liệu sẽ phân phát cho khán giả.
thông hay nhỡ xe là không thể được chấp nhận).
◦ Trạng thái tốt nhất( đảm bảo thời gian ngủ, Chuẩn bị phòng họp.
nghỉ...). ◦ Ánh sáng.
◦ Kiểu tóc, quần áo hợp lý. ◦ Chất lượng không khí phải được đảm bảo.
◦ Bình tĩnh và tự tin( cố gắng!). ◦ Điều chỉnh nhiệt độ phòng.
◦ Làm sạch bảng, loại bỏ giấy dán khỏi filpcharts.
Chuẩn bị về mặt kỹ thuật.
◦ Dời bỏ những thứ có thể làm cản trở bạn.
◦ Máy chiếu.
◦ Loại bỏ hay giảm thiểu tiếng ồn từ nguồn phát
◦ Vị trí của bàn( chiều cao hợp lý, không vướng sinh.
tầm nhìn).
◦ Micro.

27
Làm chủ buổi thuyết
trình

55

Cấu trúc bài thuyết trình

Presentation structure
Mở đầu

Thân bài

Kết luận

28
Bài thuyết trình
Presentations
Thư thái, mạnh mẽ, tự tin.
Nhìn xung quanh khán giả một lượt, thân thiện
và tôn trọng.
Mở lời:
◦ Đây là bước quyết định gây ấn tượng tích cực
hoặc tiêu cực đến người nghe.
◦ Giới thiệu những người chính, theo thứ tự được
sắp xếp hợp lý.
◦ Chỉ giới thiệu tối đa 5-7 người, hoặc không thì
giới thiệu các nhóm.
◦ Không được nêu tên những người không có mặt(
đã được cập nhật, bổ sung trước khi thuyết
trình).

Mở bài
Opening
MỞ ĐẦU CÁC CÁCH TẠO SỰ CHÚ Ý

Thu hút sự chú ý của thính giả Ví dụ, minh họa, mẩu chuyện
Giới thiệu khái quát mục tiêu Các câu/ tình huống gây sốc
Giới thiệu lịch trình làm việc Số thống kê, câu hỏi, trích dẫn
Chỉ ra các lợi ích bài thuyết trình Cảm tưởng của bản thân
Hài hước hoặc liên tưởng
Không có cơ hội thứ hai Kết hợp nhiều cách
để gây ấn tượng ban đầu

29
Mở đầu thành công là thắng lợi một nửa
Successful start is a half victory
Mở đầu bằng câu truyện
Mở đầu bằng một con số gây sốc
Sử dụng một hình ảnh nào đó
Mở đầu bằng trò chơi
Mở đầu bằng câu hỏi
Mở đầu bằng Thành ngữ Lương
30
tỷ/tháng

59

Những điểm cần tránh

Points to avoid
Mở đầu bằng lời xin lỗi
Mở đầu bằng âm thanh gây khó chịu
Kể câu chuyện buồn cười mà không có khiếu
hài
Mở đầu lạc đề

60

30
Thu hút sự tò mò, chú ý của thính giả
Attract the curiosity, attention of the audience
Tôi chắc chắn rằng Các bạn đã bao giờ
hầu hết các bạn thích nghe nói đến Bphone…
BKHN…

Thân bài
Body
Lựa chọn nội dung quan trọng
Chia thành các phần dễ tiếp thu
Sắp xếp theo thứ tự lôgíc
Lựa chọn thời gian cho từng nội dung
K.I.S.S. Keep It Short & Simple

31
How to start a Speech
63

Phần thân bài

The body
Phong cách chủ động, tự tin Active style, confident
Nói rõ ràng, mạch lạc Speak clearly, coherently
Chú ý âm lượng, sắc giọng, biểu cảm trên Note the volume, tone, expression on the face ...
khuôn mặt...
Interpretation of difficult problems
Diễn giải những vấn đề khó hiểu
Interaction, communication to create comfort,
Tương tác, giao tiếp tạo sự thoải mái, gần close to the audience (look, observe, ask
gũi với khán giả (nhìn, quan sát, đặt câu questions ...)
hỏi...)
Use body language
Sử dụng body language
Pay attention time
Chú ý thời gian
(storytelling, video, specific examples ...)
(kể chuyện, xem video, ví dụ cụ thể...)

15

32
5 Lỗi Tư thế thuyết trình thường gặp
5 Common Speech Presentation Mistakes
1. Tư thế tay: Để tay sau lưng/ Nắm 2 bàn
tay/ Bắt chéo ngón tay
2. Ánh mắt: Không nhìn vào người nghe/
Hay nhìn đồng hồ/ Quá chăm chú nhìn
Slide
3. Dáng người: Còng lưng/ Vươn cổ
4. Cách di chuyển: Đi lại và cử động tay quá
nhanh
5. Tư thế đứng: Đứng dựa tường/ Đứng
bằng 1 chân

16

Đừng cố gắng trở nên hoàn hảo

Do not try to be perfect
Trên thực tế, người ta chỉ thực sự nghe
khoảng 20% những gì diễn giả nói, còn lại
80% họ tiếp thu qua hình ảnh.

Vì vậy khi mắc lỗi, thay vì

xin lỗi người nghe, bạn hãy
cứ tiếp tục, trừ khi lỗi quá
nghiêm trọng

33
Hãy làm cho câu chuyện trở nên gần gũi
Make the story more intimate
Hãy sử dụng mọi cơ hội để biến thông tin
trở nên gần gũi với người nghe

Bạn có thể kể chuyện cười, 1 câu danh

ngôn, hay 1 trải nghiệm của bản thân liên
quan đến vẫn đề đang trình bày,..

Cảm nhận được người nghe

Feel the listener
Bạn cần nắm được trạng thái hay nói
cách khác là mức độ quan tâm của người
nghe tại thời điểm bạn đang thuyết trình

Từ đó có những điều chỉnh

hợp lý để bài thuyết trình đạt
được hiệu quả cao nhất

34
Trình bày quan trọng
Important presentation
Đừng đọc slide
Đừng lạm dụng hiệu ứng hình ảnh
Không đứng như trời chồng, nhưng cũng đừng
nhảy múa quá nhiều
Đừng nói chuyện với slide, nói với thính giả

Sự chú ý của người nghe

The attention of the listener
Cao

(Sự chú ý)

Thấp
Start (Time) Stop

70

35
 Quy tắc 1:10 slide Buộc người thuyết minh phải lựa chọn
khôn ngoan.Biết được những gì cần thiết và không cần thiết

GUY KAWASAKI
Một tác giả nổi tiếng Nhà đầu tư
mạo hiểm đã xây dựng lên bộ quy Quy tắc 2:20 phút là đủ dài để trình bày một sự việc to tát
tắc:
Cắt giảm những chi tiết và những câu từ pha trò thừa thãi
10-20-30

Quy tắc 3:Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọc

Không nên quá to và cũng không nên quá nhỏ

Thuyết trình thành công

Presented successfully

Người nghe
Thay đổi
thay đổi
Cảm nhận

Như thế nào

Người nói
thể hiện
Cái gì

36
10 bí quyết thuyết trình của Steve Jobs
10 secrets of Steve Jobs presentations
1. Thể hiện lòng đam mê
2. Viết ngắn gọn, hiệu quả
3. Nguyên tắc số 3
4. Giới thiệu "kẻ phản diện"
5. Rao bán lợi ích
6. Tạo slide đơn giản, nhiều ảnh
7. Kể những câu chuyện
8. Chuyên tâm chuẩn bị và luyện tập
9. Luôn vui vẻ
10. Truyền cảm hứng cho khán giả

●73

Giao tiếp với khán giả

Communicate with the audience
Giải thích về các con số, hình ảnh chưa rõ
ràng.
Những câu hỏi nào không trả lời được thì
bạn có thể đưa ra một dự đoán hoặc giả
định
Cố gắng giành quyền chủ động về thời gian
cho mình.
Hãy thân thiện, cởi mở và dành sự quan tâm
tới khán giả.
Với các câu hỏi thiếu tính thực tế:
◦ Đoán nhận, phản ứng thân thiện.
◦ Tùy thuộc tình hình có thể trả lời làm hài lòng
họ hoặc từ chối.
◦ Không cho phép bản thân được kích động.
Tích hợp nội dung các bài trình bày trước đó(nếu
phù hợp)...
Cung cấp thông tin để đặt ra các câu hỏi hay thảo
luận.
Phân phát các tài liệu.
Bất cứ điều gì tích cực nói lên cái tâm ý của bạn.
Nên dùng đèn chiếu laser để trỏ đến nơi mà bạn
đang giải thích và muốn khán giả chú ý.
Trong quá trình giải thích nên giao tiếp bằng ánh
mắt với khán giả càng nhiều càng tốt( với tất cả
khán giả).
Đừng có để con trỏ tố cáo rằng bạn đang thực sự
run rẩy.

37
 75

Kết thúc trình bày 76

38
Kết luận
Conclude
Thông báo trước khi kết thúc
Tóm tắt điểm chính
Thách thức và kêu gọi
A.B.C.
Always Be Closing
Luôn luôn có kết luận

Một số cách kết thúc trình bày

Several ways to end the presentation
Kết thúc bằng lời cảm ơn Hỏi ý kiến thắc mắc từ khán giả, đặt vài
câu hỏi...
Kết thúc bằng câu chuyện
Cảm ơn vào cuối nội dung trình bày
Kết thúc bằng video,clip
Cung cấp thêm thông tin khác nếu cần
Kết thúc bằng thông điệp, lời kêu gọi

17

39
Kết thúc một cách ấn tượng
Finish impressively
Dùng một bức tranh biếm họa.
Đặt ra một câu hỏi khiêu khích.
Dùng hình ảnh gây ấn tượng về thị giác.
Kết thúc một cách đầy xúc cảm hoặc hài hước.

Hãy kiên trì luyện tập,

bạn chắc chắn sẽ Thành Công!

80

40