Organizacija događaja

Organizacija događaja

1
Organizacija događaja

• TKO? identificirajte ciljne skupine koje trebaju imati

koristi od eventa. Utvrdite koga sve trebate pozvati,
izradite listu uzvanika i medija.

• KADA? utvrdite datum, termin i trajanje eventa.

• GDJE? odredite mjesto održavanja eventa.

• ŠTO? na temelju odabrane teme i priče, utvrdite

elemente eventa, definirajte pojedinačne aktivnosti,
odgovorne osobe, izvođače, rokove izvedbe itd.

• KAKO? izradite scenarij i komunikacijski plan za

Zadatak:
event, te provedbu istoga, identificirajte kritične točke
te za iste izradite krizni plan

• KOLIKO? rasporedite financijska sredstva na temelju

odobrenog proračuna, iznađite dodatna sredstva,
osmislite dodatne elemente programa u smjeru
prikupljanja sponzorskih i donatorskih sredstava.

2
Organizacija događaja

• organizirano događanje u određenom

Što je događaj / event ?

prostoru s ciljem odašiljanja PORUKE
određenoj publici / javnosti

• konačni cilj privući pozornost javnosti

za tvrtku, proizvod ili uslugu

• oblik integriranog komuniciranja,

kratkoročni ili dugoročni projekt,
pojedinačni ili u nizu ali mora biti dio
strateškog plana

3
Organizacija događaja

1. KREATIVNI DIO
- osmišljavanje koncepta

Planiranje događaja
2. TEHNIČKO
ORGANIZACIJSKI DIO

3. PROVEDBENI DIO

4. EVALUACIJA

4
Organizacija događaja

• lansiranje i predstavljanje
novih proizvoda i usluga
• obljetnice, božićne zabave

događaji
Najčešći
• otvorenja, dani otvorenih vrata
• medijska događanja: konferencije za novinare...
• team buildinzi, company day...
• dodjela priznanja
• organizacija stručnih konferencija, foruma
• politički i protokolarni posjeti
• humanitarne aktivnosti
• kulturno-umjetnički: predstave, izložbe, aukcije
• sportski događaji
• nastupi na sajmovima
• nagradne igre…

5
Organizacija događaja

Kako ga napraviti?

6
Organizacija događaja

Ø OSMISLITI PRIČU - glavna TEMA, idejni

KONCEPT događaja?

Osmišljavanje događaja -
Ø GLAVNA IDEJA – gl. točka / štos / kojim
ćete uključiti / zabaviti / zadiviti sudionike
Ø SCENARIJ - budite originalni
Ø ZABAVNI/KULTURNO-UMJETNIČKI DIO
glazba, grupa/pjevač, plesači, glumci, zabavljači...

Ø VIZUALNI IDENTITET DOGAĐAJA

ŠTO
poster, pozivnica, program, FB, web site

7
Organizacija događaja

Ø POČETAK
Ø tko dočekuje goste, kuda idu i što rade

Ø SLUŽBENI (PROTOKOLARNI) DIO

Ø tko vodi priču - prof. voditelji / netko od nas
Ø pozdrav domaćina
Ø program (gdje i što)

Ø NEFORMALNI DIO
Ø kada ponuditi piće a kada zakusku

Scenarij
Ø kada počinje zabavni dio i mingling

Ø ZAVRŠETAK
Ø osmislite tko, kako i gdje ispraća goste
8
Organizacija događaja

Ø rezervirati, provjeriti i urediti mjesto događanja

Ø osigurati svu opremu i tehniku
Ø dogovoriti ugostiteljske usluge

Tehničke pripreme
Ø riješiti pravna pitanja
Ø angažirati i pripremiti voditelje, izvođače,
hostese, fotografa, snimatelje, garderobu …
Ø označiti prostor za VIP – goste i novinare
Ø partneri i sponzori
Ø mediji i medijski pokrovitelji
Ø nabaviti poklone za goste (opcija)
Ø PROBA (dan ranije ako je moguće)
Ø osigurati čišćenje…

9
Organizacija događaja

Ø Uvjeti i zahtjevi Ø Ključni detalji

Ø optimizacija lokacije

Ø pristup, Ø oznake
Ø parking, Ø toaleti,
Ø prostor, Ø garderoba,

Odabir lokacije
Ø uređenje, Ø ostave,
Ø kapacitet, Ø audio
Ø ograničenja, Ø video efekti
Ø osoblje, Ø dozvole
Ø osiguranje, Ø autorska prava

10
Organizacija događaja

Ø Vrsta prijevoza u dolasku i odlasku

Ø Parkiranje
Ø Ključni detalji
lokacija,

Prijevoz i promet
Ø
Ø odakle gosti dolaze
Ø kapacitet parkinga
Ø osiguranje
Ø prometna gužva
Ø dozvole pristupa i parkiranja
Ø kako event utječe na promet,
Ø oznake kretanja
Ø vozila, parking za osoblje...

11
Organizacija događaja

Koga? Kako?
• klijente
• poslovne partnere • radi se popis

Koga sve pozvati ?

• medije svih pozvanih
• predstavnike • popis se
državnih i odobrava i
gradskih tijela • pozivnice šalju
• interesno • provjera dolaska
utjecajne skupine - tel, mail prije
• ostale utjecajne početka
članove društvene • poklon /
zajednice... • zahvala ?
12
Organizacija događaja

Ø odrediti odgovorne osobe – tko vodi

event (klijent ili agencija)
Ø definirati sve pojedinačne aktivnosti
Ø odabrati dobar dan i datum
Ø rokove izvedbe

Organizacija
Ø troškove – koliko smijemo/možemo
potrošiti
Ø definirati kritične točke (krizni plan)

13
Organizacija događaja

Poslovni cilj Dobrotvorni

• Sponzorstvo je • altruizam,

Sponzrostvo događaja
investicija filantropija

• povrat na uloženo • “feeling good”

• ekstenzija • vraćanje
korporativnih zajednici
komunikacija • uspjeh događaja
• mjerljiva korist /
dobitak

14