SYSTEMY INFORMACYJNE I INFORMATYCZNE

Główną częścią przetwarzania informacji jest rozróżnienie

pomiędzy danymi i informacjami.
DANE to nieobrobione (surowe) liczby i fakty odzwierciedlające
pojedynczy aspekt rzeczywistości.
INFORMACJA to dane przedstawione w sposób mający znaczenie.
Interpretacja przytoczonych danych stanowi informację. Informacja
jest podstawą działania.
Informacje można określić jako dane, poddane takiemu
przetworzeniu, po którym nabierają sensu, niosą określoną wiedzę
lub ideę oraz umożliwiają wyciąganie wniosków.
Dane stają się informacjami, gdy przedstawione są w
zrozumiałej formie, dotyczą obszaru zainteresowań odbiorcy,
posiadają dla niego wartość i nie powielają zasobów posiadanej
informacji.
Oznacza to, że wartość informacji w zarządzaniu jest zawsze
subiektywna, zależy bowiem od konkretnej sytuacji decyzyjnej, od
posiadanej wiedzy i zasobów informacyjnych; a także od kosztów
ich uzyskania. Ponadto jest ona uzależniona od czasu, w jakim
informacja dociera do decydenta.

Informacja pozwalająca na podejmowanie odpowiednich

decyzji we właściwym czasie powinna spełniać następujące
wymagania:
1. Wiarygodność, oznaczającą obiektywną zgodność informacji z
obiektem, który opisuje w danym czasie i miejscu.
2. Aktualność, polegającą na tym, iż informacja powinna być
dostarczona odbiorcy w czasie trwania sytuacji, której dotyczy i
opisywać ostatnie, możliwe do zarejestrowania cechy stanów,
zdarzeń i procesów.
3. Szczegółowość, rozumianą jako zgodność zakresu informacji z
klasą rozwiązywanych problemów decyzyjnych.
4. Adresowalność, czyli ukierunkowanie informacji na ściśle
określonego odbiorcę, któremu jest niezbędna.
5. Dokładność, rozumianą jako precyzja i odpowiednia
strukturalizacja informacji w granicach potrzeb odbiorcy i
dopuszczalnego kosztu przetwarzania.
6. Niesprzeczność, czyli zgodność pod względem tak semantycznym,
jak i merytorycznym oraz formalnym w ramach dziedziny
przedmiotowej, której dotyczy.
7. Dostępność czyli możliwość jej uzyskania w wymaganym czasie i
miejscu, przy pomocy możliwie najprostszych środków,
akceptowanych przez użytkownika.
8. Kompletność, polegającą na tym, iż informacja powinna
obejmować swym zakresem całe zagadnienie, którego dotyczy.
9. Jednoznaczność, polegająca na tym, że informacja opisuje
określony problem w sposób nie stwarzający problemów
interpretacyjnych - prezentowana jest w przejrzystej i przydatnej do
podejmowania decyzji formie.
10. Ekonomiczność, czyli możliwość pozyskiwania po możliwie
najniższych kosztach

Do podstawowych zadań, jakie informacje pełnią w zarządzaniu

przedsiębiorstwem można zaliczyć:
 wspieranie procesu zarządzania - jeśli proces ten rozumieć jako
ciąg decyzji podejmowanych przez kierownictwo
przedsiębiorstwa, to jego urzeczywistnienie wymaga
poszukiwania niezbędnych informacji, korzystania z banku
danych oraz przetworzenia informacji do postaci użytecznej z
konkretnego punktu widzenia;
 umożliwienie komunikowania się uczestników
przedsiębiorstwa - wymiana informacji jest warunkiem
koniecznym koordynacji indywidualnych i grupowych działań w
instytucji;
 wzbogacenie wiedzy indywidualnej - pracujący w
przedsiębiorstwie ludzie są zobowiązani do rozumienia celów i
zasad jej działalności, nie może to zostać osiągnięte bez
dostarczenia tym osobom niezbędnych informacji;
 nawiązanie więzi z otoczeniem - integracja organizacji z jej
otoczeniem pozostaje warunkiem jej trwania i osiągania przez nią
statutowych celów; informacja stanowi tu jeden z czynników
kreujących produkt oraz jest wykorzystywana w komunikacji
między podmiotami rynkowymi.

2
 Klasyfikacje informacji
1) Ze względu na zakres informacji i ważność w podejmowaniu
decyzji (szczebel, którego dotyczą) wyróżnia się: informacje
strategiczne, taktyczne i operacyjne.
2) Ze względu na źródła pozyskiwania informacji wyróżnia się:
informacje ze źródeł pierwotnych i wtórnych.
3) Z punktu widzenia miejsca powstania informacji rozróżnia się:
- informacje wewnętrzne - generowane przez samo
przedsiębiorstwo,
- informacje zewnętrzne - pochodzące z otoczenia organizacji.
4) W zależności od tego, czy informacje dotyczą istniejącego stanu
rzeczy, czy przyszłości, dzieli się je na:
• opisowe - przedstawiające realnie istniejące warunki działania,
• prognostyczne - przedstawiające przewidywane przyszłe stany i
wydarzenia.
5) Ze względu na formę można także wyróżnić:
- informacje ilościowe, np. w postaci szeregów liczbowych;
- informacje jakościowe, mające najczęściej formę opisu.
6) Z kolei biorąc pod uwagę częstotliwość dopływu, można
wyodrębnić:
- informacje okresowe (dzienne, miesięczne, kwartalne, roczne),
- informacje sporadyczne (uzyskiwane jednorazowo lub
nieregularnie).

Klasyfikacja źródeł informacji oparta została na założeniu, iż

informacje dla formułowania i realizacji strategii (informacje
strategiczne) można podzielić na dwie grupy:
 informacje zewnętrzne – czyli pochodzące spoza
przedsiębiorstwa dotyczące przede wszystkim
makrootoczenia i otoczenia konkurencyjnego (sektora),
 informacje wewnętrzne – pochodzące z przedsiębiorstwa i
opisujące głównie jego sytuację, a w mniejszym stopniu
odnoszące się do makrootoczenia i otoczenia sektorowego.
Drugi podział źródeł informacji wskazuje na dwie grupy:
 uczestników rynku (dostawcy, odbiorcy, konkurenci,
instytucje finansowe, właściciele, inwestorzy, instytucje
rządowe, konsumenci (organizacje konsumenckie);

3
  instytucje wyspecjalizowane (firmy doradcze, firmy badań
rynkowych, media, wywiadownie gospodarze, instytucje
naukowo-badawcze, instytucje rządowe i międzynarodowe
(Informacja zarządcza w procesie formułowania i realizacji
strategii firmy – wyzwanie dla polskich przedsiębiorstw,
2003, s. 54-55).
Dla zebrania informacji stosuje się takie metody, jak: obserwacja,
wywiad, ankieta, eksperyment oraz test. Źródłami informacji są
ponadto: sprawozdawczość przedsiębiorstwa, roczniki statyczne,
analizy bankowe, raporty izb przemysłowych i handlowych,
prospekty, katalogi, publikacje branżowe, czasopisma, książki,
gazety zakładowe, wystawy i pokazy, targi, ogólne badania
prowadzone przez agencje badań marketingowych, konferencje
naukowe itp.
Pojęcie systemu informacyjnego i informatycznego
System informacyjny - system działania, którego podstawowe
funkcje polegają na przetwarzaniu informacji lub którego
podstawowymi produktami są informacje.
System informowania - system informacyjny, którego
podstawowymi produktami są informacje wyodrębnione z uwagi na
określony ich wpływ na wyniki działania odbiorców informacji, np.
system informowania kierownictwa, podróżnych, kierowców, itp.
System informatyczny - system informacyjny, w którym
zautomatyzowano przeważającą część czynności przetwarzania
informacji w wyniku zastosowania środków technicznych
informatyki zwłaszcza komputerów. System ten jest to fragment
systemu informacyjnego, w którym wykorzystuje się technikę
komputerowego przetwarzania.
System informatyczny zarządzania - określa się jako system
automatycznego przetwarzania danych wspomagający proces
zarządzania.

Elementy konstrukcyjne systemów informacyjnych

Systemy informacyjne można ogólnie podzielić na systemy ręczne i
komputerowe. Elementami konstrukcyjnymi systemów
informacyjnych są:

4
 • Urządzenie wejściowe jest to urządzenie używane do
wprowadzania danych i informacji do systemu, np. skaner,
klawiatura, aparat, telefon.
• Procesor jest częścią systemu zdolną do organizowania i
sortowania danych lub przeprowadzania na nich obliczeń.
• Urządzenia do przechowywania danych, czyli miejsca, w
których dane mogą być przechowywane do dalszego użycia,
np. dyskietki, dyski twarde, dyski zewnętrzne, CD, USB itp.
• Urządzenie wyjścia za jego pomocą odpowiednio
przekształcone dane w użyteczną informację są
przekazywanie danej osobie. Do rozpowszechnionych
urządzeń wykorzystywanych w celu zaprezentowania
informacji wychodzących z systemu zaliczamy wyświetlacze
wideo, drukarki, inne komputery, rzutnik, TV.
• System kontrolny, który kieruje całym systemem
informacyjnym najczęściej w postaci odpowiedniego
oprogramowania
W systemie tym wyróżniamy następujące części składowe:
1) funkcje postrzegane jako zadania stawiane systemowi
informacyjnemu,
2) zasoby informacyjne dane i ich struktura, nośniki, ich forma i
zawartość,
3) potrzeby informacyjne to dane uznane obiektywnie za
niezbędne w związku z określonym celem użytkownika i ze
względu na przewidywane lub zaistniałe okoliczności danego
działania oraz formy przekazu informacyjnego,
4) układ informujący to stanowiska pracy lub jednostki
organizacyjne wewnętrzne lub zewnętrzne realizujące
określone funkcje informacyjne (np. pozyskiwanie,
gromadzenie, przetwarzanie, przesłanie danych i informacji).

System informacji dla potrzeb zarządzania strategicznego

określa się mianem systemu informacji strategicznej (SIS). W
literaturze przedmiotu najczęściej spotyka się nazwę systemy
wspomagania decyzji (Decision Support System). DSS są to systemy
obsługujące strategiczny poziom zarządzania w zakresie
wspomagania niektórych lub wszystkich faz procesu decyzyjnego,
dotyczących problemów trudnych, nowych i najczęściej słabo

5
 ustrukturalizowanych, odnoszonych do całości albo określonych
fragmentów działalności firmy. W przedsiębiorstwie wykorzystuje
się powszechnie dziedzinowe (transakcyjne) systemy informacyjne,
które również mogą być pomocne w podejmowaniu decyzji
strategicznych np. system informacji marketingowej, system
informacji finansowej, system informacji produkcyjnej, a także
system informacji dla potrzeb zarządzania ryzykiem.
Aby sprostać wymogom zarządzania strategicznego powstał
System Wspomagania Naczelnego Kierownictwa – SWNK
(Executive Support Systems), składający się z systemu informowania
naczelnego kierownictwa, z możliwością powiązania go z Internetem
oraz z DSS, który może być połączony z hurtowniami danych, przy
wykorzystaniu technik OLAP (On-Line-Transaction Processes).
Relacje między EIS, ESS i DSS przedstawia rys. 1.

Niepewna przyszłość

DSS

Analizy
ESS i diagnozy
Raporty i prezentacje
EIS

Pewna przeszłość

Rys. 1. Relacje między systemami informacyjnymi (EIS, ESS i DSS)

wykorzystywanymi w zarządzaniu strategicznym

System SWNK pozwala na tworzenie baz danych i informacji

nie tylko wewnętrznych, ale i zewnętrznych. Ponadto umożliwia on

6
dokonanie jakościowej i ilościowej analizy zebranych informacji i
danych, celem ich interpretacji. Raporty tworzone w SWNK
umożliwiają łączenie z raportami SIK (Executive Information Systems
– EIS), co daje w efekcie powiązanie ich ze sobą związkami
przyczynowo-skutkowymi. Istotnym rodzajem raportów jest raport o
odchyleniach, informacje o trendach oraz kluczowych wskaźnikach
ekonomiczno-technicznych, obrazujących syntetycznie stan firmy i
kierunki rozwoju.
Natomiast system ESS charakteryzuje się następującymi
cechami:
 uwzględnia specyfikę stylu zarządzania stosowanego w firmie,
 jest wykorzystywany głównie do sterowania działalnością i jej
monitorowania,
 jest mieszaniną różnych systemów wykorzystywanych do
realizacji różnorodnych zadań,
 jest nastawiony na klienta (firmę) i jego zastosowanie wyzwala
możliwości lepszej realizacji strategii firmy,
 umożliwia bogate prezentacje graficzne, które przekonują
menedżerów,
 zapewnia różnym kierownikom korzystanie z niezbędnych dla
nich fragmentów jednej lub wielu baz danych,
 zaawansowana technik telekomunikacyjna gwarantuje wysoką
jakość raportów,
 dostarcza wieloaspektowej sprawozdawczości,
 wykorzystuje informacje wewnętrzne i zewnętrzne,
 implementacja ESS wymusza zastosowanie najnowszych
rozwiązań techniki informatycznej
Na szczególną uwagę w tym miejscu, zasługuje
zaawansowany system MRP II, który integruje działania realizowane
w przedsiębiorstwie na wszystkich trzech poziomach zarządzania. Na
poziomie strategicznym można wykorzystać następujące zawarte w
nim podsystemy: planowanie biznesowe (Business Planning),
zarządzanie popytem (Demand Management), interfejs do
planowania strategicznego (Financial Planning Interface) oraz
symulacja (Simulation) i pomiar działania systemu (Performance
Measurement). Można w nim spotkać również moduły OPT
(Optimized Production Technology) oraz TQM (Total Quality
Management). Będą również wprowadzane nowe systemy

7
informacyjne o nazwie DEM (Dynamic Enterprise Modelling), które
umożliwią automatyczne tworzenie aplikacji będących bardzo
elastycznymi i wrażliwymi modelami, co zapewniać im będzie
zdolność bardzo szybkiego reagowania i dostosowywania się do
zmian zachodzących w otoczeniu firmy. Firmy starają się
wprowadzać zintegrowane systemy informacyjne (CIM), gdyż
należy łączyć posiadane bazy i banki danych z różnych obszarów dla
potrzeb zarządzania strategicznego (np. moduły wspomagania
projektowania (CAD), moduły zarządzania cyklem życia produktu
(PLM), moduły zarządzania relacjami z klientem (CRM), moduły
zarządzania wiedzą (BW) itp.).

Ze względu na stopień zaawansowania można wyróżnić następujące

systemy informatyczne wspomagające zarządzanie informacjami:
 transakcyjne (ST - rejestracja danych gospodarczych),
 z bazą danych tzw. systemy dziedzinowe,
 informowania kierownictwa (SIK - analiza zgromadzonych
danych i prezentacja wyników),
 wspomagania decyzji (SWD - przewidywanie efektów decyzji,
symulacje),
 eksperckie (SE - sztuczna inteligencja, diagnoza przyczyn
problemów organizacyjnych),
 systemy inteligentnego wspomagania decyzji (SIWD),
 systemy wczesnego ostrzegania (SWO),
 systemy symulacyjne (DSS).

Przykładowe systemy dziedzinowe to: systemy finansowo-księgowe,

systemy kadrowo-płacowe, systemy wspomagania produkcji (np.
MRP, MRPII), systemy wspomagania sprzedaży (np. CRM),
systemy logistyczne, systemy wspomagania prac biurowych, oraz
tzw. systemy zintegrowane (ERP).

Tabela 1 zawiera porównanie systemów wspomagania w zakresie

zarządzania strategicznego w firmie.

8
Tabela 1. Porównanie systemów wspomagania zarządzania w firmie
Aspekty DSS ESS EIS-ESS
porównań
/Rodzaje
systemów
Zastosowanie Prognozowanie Diagnozy Wspomaganie
długoterminowe Planowanie decyzji
Optymalizacja strategiczne najwyższego
produkcji, Weryfikacja szczebla
sprzedaży, zakupu koncepcji Obserwacja
itp. strategicznych otoczenia
Wąskie, wybrane Określanie
dziedziny celów
strategicznych
Specyfikacja Optymalizacja Konwersacja „Od ogółu do
decyzji Diagnozowanie szczegółu”
Elastyczność Wyjaśnianie
Przyjazność wobec
użytkownika
Bazy danych System baz danych Bazy wiedzy Wszystkie
Baza modeli i dostępne bazy
technik wewnętrzne oraz
wybrane
zewnętrzne
Decyzje Słabo Źle O braku
ustrukturalizowane, ustrukturalizowane struktury
wykorzystujące kompleksowe
modele badań decyzje (często
operacyjnych heurystyczne)
Rodzaj Informacje Porady Dostęp do
informacji wspomagające Wyjaśnienia każdej wybranej
specyficzne decyzje Diagnozy informacji bez
względu na
stopień jej
szczegółowości
Szczeble Kierownictwo Kierownictwo Najwyższy
zarządzania i specjaliści szczebel
kierowniczy
Wpływ na Zwiększa trafność Przekonanie o Oszczędność
organizację decyzji trafności decyzji czasu
Wydajność Wydajność Wygoda
Skuteczność
Źródło: opracowane na podstawie: (Bielecki W.T., 2001, s. 42).

9
Zadaniem każdego systemu informacyjnego w firmie jest między
innymi:
 dostarczenie informacji niezbędnych do podejmowania
decyzji i realizacji działań kształtujących sytuację
przedsiębiorstwa,
 zapewnienie współdziałania systemu zarządzania i układu
wykonawczego,
 umożliwienie sprawnego komunikowania się między
pracownikami,
 szybkie reagowanie na zmiany w funkcjonowaniu firmy i
otoczenia oraz podejmowanie działań korygujących,
 usprawnienie procesów badawczo-rozwojowych,
 przyczynianie się do utrwalania zasobów wiedzy
organizacyjnej jako kluczowego zasobu przedsiębiorstwa.

OGRANICZENIA SYSTEMU INFORMACYJNEGO TO:

 Systemy informacyjne są kosztowne, trudne w budowie i
zastosowaniu.
 Systemy informacyjne nie nadają się do wykonywania
wszelkich zadań i rozwiązywania wszelkich problemów.
 Menadżerowie czasami w zbyt dużym stopniu polegają na
systemach informacyjnych.
 Informacja, jaką otrzymują menadżerowie, może nie być tak
ścisła, aktualna, pełna czy odpowiednia, jakby się wydawało.
 Menadżerowie mogą żywić nierealistyczne oczekiwania, co do
możliwości systemu informacyjnego.
 System informacyjny może być narażony na sabotaż, wirusy
komputerowe bądź przestoje.

10