TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.

HCM
-----

Khoa quản trị kinh doanh

Tên đề tài:

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

TRONG TỔ CHỨC

BÀI TIỂU LUẬN CÁ NHÂN CUỐI KỲ

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Chương

Thực hiện: Nguyễn Ngọc Tích – Lớp: K2022-VB1/Sonadezi 3
Ngành: Quản trị kinh doanh
MSSV: 88223480027

Đồng Nai, ngày 25 tháng 12 năm 2022

 MỤC LỤC
LỜI MỞ BÀI........................................................................................................................1
I. DẪN NHẬP MỘT TÌNH HUỐNG CÓ LIÊN QUAN ĐẾN CHỦ ĐỀ............................2
II. GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG........................................................................................5
III. THÍ NGHIỆM NHÀ TÙ CỦA PHILIP ZIMBARDO...................................................9
1. Tóm tắt thí nghiệm.......................................................................................................9
2. Áp dụng thực tiễn.......................................................................................................10
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................11
 LỜI MỞ BÀI

Nghiên cứu hành vi tổ chức trong quản trị kinh doanh là một môn học cực kì quan
trọng. Nó mang tính thực tiễn cao kể cả trong công việc lẫn cuộc sống hằng ngày. Nghiên
cứu hành vi tổ chức giúp tìm hiểu các ảnh hưởng của cá nhân, nhóm và tổ chức lên hành
vi từ đó nâng cao hiệu quả của tổ chức, ngoài ra nghiên cứu hành vi tổ chức giúp cho
người học có cái nhìn sâu hơn, thấu đáo hơn.

Và truyền thông trong tổ chức là một ngành của nghiên cứu hành vi tổ chức. Nó là
công cụ quan trọng trong quá trình làm việc trong nhóm, hội, công ty…Truyền thông
hiệu quả giúp cho các mục tiêu của công ty hoàn thành tốt hơn, giúp cho nhân viên gằn
bó với công ty. Chính vì sự quan trọng và cần thiết của nó nên em đã thực hiện bài tiểu
luận về đề tài “Nâng cao hiệu quả truyền thông trong tổ chức”.
I. DẪN NHẬP MỘT TÌNH HUỐNG CÓ LIÊN QUAN ĐẾN CHỦ ĐỀ

Đại dịch Covid 19 xuất hiện và kéo dài đã gây ra nhiều hệ lụy không chỉ về mặt sức
khỏe, tinh thần mà còn tác động không nhỏ đến kinh tế, xã hội của Việt Nam nói riêng
cũng như các quốc gia trên thế giới nói chung. Việt Nam đã trải qua đại dịch Covid 19
với mức độ phức tạp, nguy hiểm nhất từ trước đến nay. Điều này đã ảnh hưởng không
nhỏ đến sự tăng trưởng kinh tế của Việt Nam mà cụ thể hơn là tác động nặng nề đến hoạt
động sản xuất, kinh doanh của hàng ngàn các doanh nghiệp, tổ chức trên cả nước.

Người lao động chịu ảnh hưởng tiêu cực không kém bởi dịch Covid 19. Các doanh
nghiệp cắt giảm nhân lực, ngừng hoạt động, các khu chế xuất, khu công nghiệp vốn tập
trung lượng lao động lớn của cả nước cũng phải dừng sản xuất kinh doanh theo chỉ thị
giãn cách xã hội đã khiến hàng triệu lao động phải ngừng việc, mất việc khiến tỷ lệ thất
nghiệp tăng cao.

Nếu phần lớn người lao động trong các khu chế xuất, khu công nghiệp bị mất việc thì
phần lớn người lao động trong một số lĩnh vực khác phải thay đổi hoàn toàn môi trường
làm việc, từ hình thức offline làm việc trực tiếp tại công ty chuyển sang hình thức online
làm việc thông qua internet tại nhà.

Doanh nghiệp phải hoạt động dưới hình thức online riêng lẻ từng cá nhân điều này đã
gây ra không ít khó khăn cho người lao động và tổ chức. Vì trong hoàn cảnh này, mọi
nhân viên đều làm việc tại nhà theo hướng dẫn cá nhân là chủ yếu nên hiệu quả truyền
thông trong doanh nghiệp sẽ gặp không ít khó khăn và gặp nhiều cản trở trong quá trình
truyền gửi thông tin, hoạt động không được hiệu quả như hình thức làm việc offline.
 Trong khi đó truyền thông trong một tổ chức có hiệu quả khi doanh nghiệp có thể tạo
điều kiện để thực hiện 4 chức năng của truyền thông:

 Kiểm soát hành vi của các thành viên: Trong một tổ chức, truyền thông giúp
người quản lý có thể kiểm soát hành vi của nhân viên thông qua những phản hồi
kết quả công việc từ nhân viên cấp dưới và người quản lý có thể dựa trên bảng
mô tả công việc, các quy định, điều lệ của công ty để giải quyết. Khi đó truyền
thông đóng vai trò kiểm soát hành vi của các thành viên.
 Động viên để thực hiện công việc: Trong hoạt động của một tổ chức, truyền
thông là cách động viên rất hiệu quả. Người quản lý có thể phổ biến cho nhân
viên của họ biết được việc cần làm qua truyền thông, sau đó phản hồi kết quả
công việc, sau cùng là đưa ra những gợi ý và biện pháp giúp nâng cao kết quả
làm việc. Từ đó, thúc đẩy và động viên nhân viên làm việc đạt kết quả tốt hơn.
 Thể hiện tình cảm: Nhân viên trong tổ chức nói riêng cũng như mọi người trong
xã hội nói chung đều có nhu cầu được giao tiếp, bộc lộ tình cảm. Truyền thông
chính là cách giúp cho nhân viên cũng như mọi người có thể thể hiện việc giao
tiếp của mình, giúp họ bộc lộ các cảm xúc, tình cảm vui buồn với các đồng
nghiệp và mọi người xung quanh, giảm căng thẳng khi làm việc.
 Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định: Chức năng này giúp cho các cá nhân
hoặc nhóm trong một tổ chức sau khi nhận được thông tin sẽ tiến hành đánh giá
thông tin cần thiết, giải pháp và đưa ra quyết định. Tất nhiên thì các cá nhân
hoặc nhóm phải thảo luận và thống nhất ý kiến để đi đến quyết định cuối cùng.

Trong 4 chức năng truyền thông cần phải kết hợp, duy trì cả 4 phương pháp, kiểm
soát thành viên, tạo động lực khuyến khích làm việc, biểu lộ cảm xúc tình cảm và đưa ra
quyết định thì tổ chức mới có thể làm việc một cách hiệu quả.

Vấn đề của tình huống đặt ra ở hiện tại chính là làm sao để có thể tạo điều kiện thực
hiện, đáp ứng cả 4 chức năng trên, nâng cao hiệu quả truyền thông của tổ chức, doanh
nghiệp trong tình trạng dịch bệnh Covid 19 phải làm việc online, không gặp gỡ tiếp xúc
trực tiếp khiến các nhân viên không cảm thấy căng thẳng, không có động lực làm việc
dẫn đến hiệu quả truyền thông suy giảm? Liệu các doanh nghiệp, tổ chức có nên cho
nhân viên tham gia làm việc tại văn phòng để cải thiện chất lượng hoạt động làm việc,
truyền thông trong bối cảnh dịch bệnh hay không?

Nhưng chúng ta không thể phủ nhận một số cơ hội trong tình huống này như:

 Tổ chức có thể đánh giá một cách chính xác những điểm mạnh, yếu, khả năng
thích nghi của từng nhân viên lẫn của toàn bộ tổ chức, từ đó có những phương
hướng thay đổi, cải thiện một cách tốt hơn.
 Đồng thời khi áp dụng phương pháp làm việc online tại nhà nhân viên họ sẽ có
cơ hội phát triển khả năng làm việc độc lập khả năng quản lý thời gian của bản
thân tốt hơn.

Bên cạnh những cơ hội, điều này cũng tạo ra mẫu thuẫn, tình thế lưỡng nan cho tổ
chức trong quá trình quyết định chuyển đổi hình thức làm việc để cùng cả nước chống
covid 19 thì thông điệp truyền cũng như nhận sẽ không đạt được chất lượng như mong
muốn, truyền thông trong một tổ chức rất khó để nâng cao. Nhưng doanh nghiệp lại càng
không thể vì để nâng cao hiệu quả truyền thông, kết quả hoạt động mà bất chấp nguy
hiểm sức khỏe, nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh cho cộng đồng.
II. GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Làm việc online tại nhà sẽ là phương án đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên,
cộng đồng trong thời điểm hiện tại. Do đó các tổ chức nên tập trung vào những giải pháp
làm sao để truyền thông online có thể đạt được hiệu quả cao nhất từ đó nâng cao kết quả
hoạt động thay vì cho phép các nhân viên quay trở lại làm việc offline.

Vận dụng cơ sở lý thuyết hành vi để có những giải pháp đề xuất để giải quyết tình
huống giúp giải quyết tình huống như sau:

1. Cung cấp các công cụ để giúp kết nối và làm việc một cách dễ dàng hơn. Việc
trang bị những công nghệ mới cho phép tất cả các nhà quản lý và nhân viên ở
trên cùng một trang bất kể họ đang làm việc từ đâu. Các ứng dụng như Zalo,
 Messenger, Facebook, Microsoft Teams, Zoom,... có thể giúp kết nối và làm
việc hiệu quả hơn trong điều kiện không thể gặp mặt nhau.
2. Tạo điều kiện cho các tương tác ngoài công việc giữa những người làm việc từ
xa, giúp họ cảm thấy đỡ áp lực cũng như thoải mái hơn khi làm việc một mình.
Tạo thời gian và không gian để nhân viên nói về tin tức, sở thích và các chủ đề
khác - giống như cách họ làm ở văn phòng - giúp họ giảm bớt căng thẳng và
cảm thấy kết nối tốt hơn. Từ đó họ cũng sẽ nhận và thực hiện những thông điệp
từ cấp trên với tâm trạng thoải mái hơn, hiệu quả truyền thông sẽ cao hơn. Môi
trường là một trong các yếu tố quyết định tính hiệu quả của truyền thông, khi
làm việc tại nhà các nhân viên rất ít có cơ hội bày tỏ những suy nghĩ, tình trạng
của họ với mọi người xung quanh. Điều này sẽ khiến họ bị căng thẳng, mệt
mỏi từ đó truyền thông sẽ không còn hiệu quả vì họ sẽ tiếp nhận những thông
tin một cách thụ động. Để tránh những cảm xúc tiêu cực này thì một bảng tin
radio, các cuộc thi, trò chơi online, các sự kiện cộng đồng sẽ là những lựa chọn
hiệu quả ví dụ như:
- Radio: Phát radio hàng tuần nội dung là những câu chuyện hay trong cuộc
sống, tấm gương tiêu biểu trong công ty, cập nhật thông tin về ban lãnh đạo,
hoạt động của công ty….
- Cuộc thi, trò chơi online: Sáng tạo ra các cuộc thi nội bộ như một số
gameshow như: Rung chuông vàng, The voice….
- Cùng tham gia sự kiện cộng đồng thông qua mạng xã hội: tổ chức các hoạt
động tại nhà như tập yoga tại nhà thi đua giữa các phòng ban…. giúp nâng cao
hình ảnh công ty và là cơ hội để các nhân viên tương tác, gắn kết với nhau, từ
đó quá trình truyền thông sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
3. Đảm bảo khi thông tin truyền đi thì mọi người đều năm thông tin, phản hồi kết
quả, hiệu suất làm việc, đưa ra những chính sách nhằm khuyến khích, tạo động
lực làm việc thông qua các nền tảng web, mạng xã hội trực truyến như: Bảng
tin trên Facebook, Zalo….
 - Tạp chí nội bộ trên một nền tảng trang web riêng của tổ chức: Nội dung
thường là các bài chia sẻ về vấn đề nổi trội trong tháng, những thành tích đạt
được trong tháng.
- Họp bán hàng hàng tuần thông qua Microsoft Teams, Google Meet, Zoom,...:
Kết quả bán hàng đạt được trong tuần, khen thưởng với các cá nhân hoàn thành
tốt công việc. Đối với những nhân viên chưa hoàn thành chỉ tiêu, nhiệm vụ thì
không nên chê trách, phê bình họ trước mặt các nhân viên khác thay vào đó là
trò chuyện riêng tìm những chỗ chưa tốt và đưa cho họ những giải pháp để
khắc phục tốt hơn.
4. Giải quyết, giảm bớt những tin đồn, tin hành lang mang hướng tiêu cực không
đúng về tổ chức để củng cố niềm tin của nhân viên, giúp họ yên tâm làm việc.
Đồng thời, các nhà quản trị nên cởi mở thảo luận về những tình huống xấu có
khả năng xảy ra thay vì che đậy cùng với nhân viên.
5. Chắc lọc, kiểm tra kỹ lưỡng thông điệp trước khi gửi đi cho nhân viên đảm bảo
truyền thông đúng người, đúng đối tượng cần nghe. Ví dụ như nhân viên thuộc
phòng kế toán thì họ sẽ không quan tâm và cũng không có nhu cầu nhận những
thông tin từ phòng marketing hay phòng chăm sóc khách hàng chẳng hạn.
6. Tuy làm việc từ xa tại nhà nhưng cần đảm bảo truyền thông trong tổ chức được
thực hiện hai chiều. Tức là khi cấp trên gửi thông điệp xuống cấp dưới thì cấp
dưới cũng có thể gửi thông điệp, những thắc mắc hay nhu cầu của họ trực tiếp
đến cấp trên chứ không phải thông qua những người đồng nghiệp xung quanh.
7. Tăng cường trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: . Doanh nghiệp cần
mở các lớp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin.
Thường xuyên khảo sát nhân viên để biết họ rơi vào tình trạng hay suy nghĩ
của họ như thế nào. Tạo cho họ cơ hội phản ánh, cung cấp thông tin về tính
thực tế. Việc truy cập (các) trang web của bạn có khó khăn như thế nào không?
Bạn có thắc mắc hay gặp trở ngại gì trong quá trình nhận những thông tin từ
cấp trên hay không? Bạn có gặp khó khăn gì trong quá trình trao đổi thông tin
công việc với cấp trên hay với đồng nghiệp hay không? Sau đó tổng hợp thông
 tin từ đó có những hỗ trợ kịp thời đối với các nhân viên gặp khó khăn khi nhận
thông tin truyền thông từ tổ chức.

Mỗi phương án được đề xuất tuy sẽ mang lại những tác động, hiệu quả khác nhau, 7
giải pháp trên đều hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả truyền thông trong một tổ chức
trong tình hình dịch bệnh, nhân viên không thể tham gia làm việc offline như hiện nay.
Nếu có thể thực hiện cùng lúc hoặc kết hợp các giải pháp cùng nhau thì tình huống truyền
thông không hiệu quả trong mùa dịch covid 19 sẽ được giải quyết, giúp hiệu quả của quá
trình truyền thông được cải thiện, nâng cao, góp phần tạo nên kết quả hoạt động tốt hơn
cho doanh nghiệp, tổ chức.
III. NGHIÊN CỨU CỦA HAWTHORE.
1. Tóm tắt nghiên cứu
Nghiên cứu được tiến hành đối với các nhân viên làm việc tại một ngân hàng. Mục
tiêu của nghiên cứu này là xem xét tác động của việc áp dụng chế độ lương, thưởng và
chuẩn mực nhóm đối với hành vi của người lao động.
Giả thuyết được đặt ra là các nhân viên sẽ tối đa hóa năng suất của mình khi họ thấy
rằng năng suất lao động trực tiếp liên quan đến các phần thưởng kinh tế. Trái với dự
đoán, kết quả nghiên cứu đã cho thấy rằng năng suất lao động không tăng.
Những cuộc phỏng vấn đã xác định được rằng một số người trong nhóm này đang
hoạt động dưới khả năng của bản thân mình nhằm bảo vệ quyền lợi chung của nhóm.
Các thành viên sợ rằng nếu họ tăng đáng kể kết quả đầu ra của mình thì mức khen
thưởng theo đơn vị sẽ bị cắt giảm, sản lượng dự kiến hàng ngày sẽ tăng lên, số công nhân
trong nhóm có thể giảm đi hoặc những người chậm chạp hơn sẽ bị khiển trách.
Vì vậy, nhóm này đã cố giữ năng suất lao động ở mức trung bình - không cao quá,
cũng không thấp quá. Họ liên kết với nhau để bảo đảm rằng kết quả lao động của họ là
gần như nhau.
Ngoài ra nhóm này cũng thực hiện các biện pháp nhất định buộc mọi người phải tuân
theo chuẩn mực đã đề ra. Họ chế nhạo, giễu cợt và thậm chí là quật vào tay những người
vi phạm các chuẩn mực của nhóm. Họ cũng tẩy chay những cá nhân có hành vi chống lại
lợi ích của nhóm.
Nghiên cứu Hawthorne cho phép rút ra những kết luận sau đây:

- Nhóm có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi cá nhân
- Chuẩn mực nhóm chi phối và tác động mạnh đến kết quả làm việc cá nhân;
- Lợi ích kinh tế là nhân tố quyết định kết quả làm việc của nhân viên nhưng
không mạnh mẽ bằng các chuẩn mực, những tình cảm và tính bảo đảm trong nhóm.
2. Ứng dụng thực tiễn.

Hai công ty khác nhau nhưng đều thuộc lĩnh vực kinh doanh, cùng ngành nghề. Tuy
nhiên, tại công ty số 1, người quản lí không bao giờ ở gần gũi nhân viên để hướng dẫn
được chỉ dẫn, và đồng nghiệp thì chỉ suốt ngày tán gẫu, không hòa đồng. Công ty chưa có
các chính sách khen thưởng, động viên nhân viên khi hoàn thành tốt công việc được giao.
Môi trường làm việc này khiến cho năng suất làm việc của nhân viên không được cao,
tạo cảm giác chán nản. Tại công ty số 2, môi trường làm việc thì khác hơn nhiều. Đồng
nghiệp và người quản lý làm việc chặt chẽ, có sự tương tác với nhau và luôn khuyến
khích, hỗ trợ nhau. Công ty có các quy định, chính sách khen thưởng cũng như lộ trình
thăng tiến rõ ràng. Từ đó, nhân viên cảm thấy có tinh thần đồng đội và mọi người trong
nhóm đều chia sẻ mục đích chung, các yếu tố trên giúp năng suất làm việc của nhân viên
tăng và hiệu quả hơn.