List Dokumen

1. General Information
Business Registration / License including business license of facility, labour agency (If
1.1
applicable) and hazardous waste treatment supplier (If applicable)
Authorization document of management representative for social compliance
1.2
management including EHS and labor management
1.3 List of all subcontractors (if applicable)
1.4 List of all External Service Provider (If applicable)
2. Labor
2.1 Facility regulation or employee handbook, in regard to the following areas
2.1.1 Recruitment policy / procedure
2.1.2 Disciplinary policy / procedure and its records
2.1.3 Related training records of policy / procedure in social management system
Employment / Labor contracts or Equivalent job description in the absence of
2.2
contractual law
2.3 Union or employee representative committee procedure / records
2.4 Collective bargaining agreement (if applicable)
Employee Roster and Personnel records include resignation records, Young worker
2.5
resignation and health examination (if applicable)

2.6 Foreign employees work permits and approval letter from government (if applicable)
2.7 Agency workers agreement
Records related to Recruitment fee including records of workers recruitment fee,
2.8 records of factory’s reimbursement to recruitment fee charged to workers (If
applicable)
Dispatched employees personal files with ID Card Copy, Labor Contract or equivalent
2.9
job description in the absence of contractual law
3. Wages & Hour
Payroll records (recent 12 months) of all current and former employees including
3.1
temporary employees, dispatch employees, etc.
3.1.1 Payroll register with employee signature (if wages paid in cash)
3.1.2 Bank statement corresponding to payroll register (if wages paid by bank deposit)

Time card / Attendance records (recent 12 months) of all current employees and
3.2
former employees including temporary employees, dispatch employees, etc.

3.3 Production records (tickets / sheet) (recent 12 months) (if applicable)

Local minimum wage standard (if applicable) and / or Government Labor Law notice
3.4
(if applicable)
Special waivers from local government regarding working hours arrangement (if
3.5
applicable)
3.6 Wages / Working hour Policy / Procedure and related training records
Employees’ social insurance receipt, name list and certificate of social insurance of all
3.7
employees
4. Health & Safety
Procedure for protecting pregnant women (e.g. non-hazardous or lighter work,
4.1
extended breaks, etc.)
Fire safety inspection / certificates and building permit for facility / dormitory
4.2
buildings
4.3 Rent or lease contract (applicable if facility is rented or leased)
 4.4 Facility building layout / evacuation plan
Overall emergency procedure and its records including Fire drill records, emergency
4.5
drill records for chemical management

4.6 Certificate & Training Records of legal required Fire Fighting team
4.7 Work-related accident / injury procedure and its records
Occupational hazards factors report (if applicable) and Occupation health
4.8
examination report (if applicable)

4.9 List of main production machine types and total number of machines (if applicable)

List of all chemicals used and / or stored, corresponding MSDS and any relevant
4.10 procedures / records related to chemical use / storage such as hazardous chemical
emergency response plan and records
4.11 Health and safety program and training records
Canteen or eating facilities hygiene certificate such as Kitchen hygiene permit /
4.12
license, and cook / kitchen staff health certificate
Certificates / Permit / Licenses related to Special appliances and its operator, special
4.13
operations license (Such as electrician)
5. Management system
Written social compliance policy and relevant procedures and records, and related
5.1
training records to all employees
6. Environment
Environmental management program / procedure and certificate such as ISO 14000
6.1
(If applicable)
Environmental certificates / Permits and documents (if applicable) such as
Environmental Impact Assessment (EIA) related documents, Acceptance check of
6.2
environmental protection of Construction Projects, pollution emission permit, permit
for removal / idle of pollution treatment facility and etc.
Non-hazardous / Hazardous waste disposal records, Testing records for waste water
6.3
and waste air (if applicable)
7. Business Practice (Only Applicable for WCA- BP Audit)
Any written policy or process that governs company and employee business
practices. e.g. business integrity & anti-corruption, fair competition (optional if
7.1 Business Practice module is applicable in the assessment) and data protection
(optional if Business Practice module is applicable in the assessment) including (but
not limited) to the following:

Job Description (JD) of the assigned responsible managers for the management
7.1.1
of Bribery at the Company
7.1.2 Written ethical / integrity training records

Written bribery policy and what are included. For instance, objective, commitment,
7.1.3 definitions of company policy on giving and receiving of gifts, procedure, work
instruction, how the policy is externally available

7.1.4 Procedures for attempted bribery

7.1.5 Procedure on how employees are protected from retaliation
7.1.6 Internal / external audit reports regarding ethics / integrity
7.1.7 Employees declaration on conflict of interests
8. Other
Other documents, subject to actual circumstances during the audit and in that specific
8.1
regions Company is located
8.2 Other Local Specific Documents (if applicable), please specify:
 List Dokumen Status
Informasi Umum
Pendaftaran / Izin Usaha termasuk izin usaha fasilitas, agen tenaga kerja (Jika ada)
dan pemasok Pengolahan Limbah B3 (Jika ada)
Dokumen otorisasi perwakilan manajemen untuk manajemen kepatuhan sosial
termasuk EHS dan manajemen ketenagakerjaan
Daftar semua subkontraktor (jika ada)
Daftar semua Penyedia Layanan Eksternal (Jika ada)
Tenaga kerja
Peraturan fasilitas atau buku pegangan karyawan, sehubungan dengan bidang-
bidang berikut
Kebijakan / prosedur perekrutan
Kebijakan / prosedur disiplin dan catatannya
Catatan pelatihan terkait kebijakan / prosedur dalam sistem manajemen sosial
Kontrak Kerja / Tenaga Kerja atau Uraian Pekerjaan yang Setara jika tidak ada hukum
kontrak
Prosedur / catatan komite serikat pekerja atau perwakilan karyawan
Perjanjian perundingan bersama (jika ada)
Catatan Daftar Karyawan dan Personil termasuk catatan pengunduran diri, Pekerja
muda pengunduran diri dan pemeriksaan kesehatan (jika ada)

Izin kerja pekerja asing dan surat persetujuan dari pemerintah (jika ada)
Perjanjian pekerja agensi
Catatan terkait biaya Rekrutmen termasuk catatan biaya rekrutmen pekerja, catatan
penggantian biaya pabrik hingga biaya rekrutmen yang dibebankan kepada pekerja
(Jika ada)
Mengirimkan file pribadi karyawan dengan Salinan Kartu Identitas, Kontrak Kerja
atau deskripsi pekerjaan yang setara jika tidak ada hukum kontrak
Upah & Jam
Catatan penggajian (12 bulan terakhir) dari semua karyawan saat ini dan mantan
termasuk karyawan sementara, karyawan pengiriman, dll.
Daftar penggajian dengan tanda tangan karyawan (jika gaji dibayar tunai)
Laporan bank yang sesuai dengan daftar penggajian (jika gaji dibayarkan melalui
deposit bank)

Kartu absensi / Catatan kehadiran (12 bulan terakhir) dari seluruh karyawan saat ini
dan mantan karyawan termasuk karyawan sementara, karyawan pengirim, dll.

Catatan produksi (tiket / lembar) (12 bulan terakhir) (jika ada)

Standar upah minimum setempat (jika berlaku) dan / atau pemberitahuan Undang-
undang Ketenagakerjaan Pemerintah (jika berlaku)
Pengabaian khusus dari pemerintah daerah mengenai pengaturan jam kerja (jika
berlaku)
Kebijakan / Prosedur Gaji / Jam Kerja dan catatan pelatihan terkait
Kwitansi asuransi sosial karyawan, daftar nama dan sertifikat asuransi sosial
semuanya karyawan
Kesehatan dan Keamanan
Prosedur untuk melindungi wanita hamil (misalnya pekerjaan yang tidak berbahaya
atau ringan, istirahat panjang, dll.)
Inspeksi / sertifikat keselamatan kebakaran dan izin mendirikan bangunan untuk
fasilitas / bangunan asrama
Kontrak sewa atau sewa (berlaku jika fasilitas disewakan atau disewakan)
 Tata letak bangunan fasilitas / rencana evakuasi
Prosedur darurat keseluruhan dan catatannya termasuk catatan latihan kebakaran,
catatan latihan darurat untuk pengelolaan bahan kimia
Sertifikat & Catatan Pelatihan tim Pemadam Kebakaran yang diwajibkan secara
hukum
Prosedur kecelakaan / cedera akibat kerja dan catatannya
Laporan faktor bahaya kerja (jika ada) dan laporan pemeriksaan kesehatan kerja (jika
ada)

Daftar jenis mesin produksi utama dan jumlah mesin (bila ada)

Daftar semua bahan kimia yang digunakan dan / atau disimpan, MSDS terkait dan
setiap prosedur / catatan terkait dengan penggunaan / penyimpanan bahan kimia
seperti rencana dan catatan tanggap darurat bahan kimia berbahaya
Catatan program dan pelatihan kesehatan dan keselamatan
Sertifikat kebersihan kantin atau tempat makan seperti izin / lisensi kebersihan
dapur, dan sertifikat kesehatan juru masak / staf dapur
Sertifikat / Izin / Lisensi yang berkaitan dengan peralatan khusus dan operatornya,
izin operasi khusus (Seperti tukang listrik)
Sistem manajemen
Kebijakan kepatuhan sosial tertulis serta prosedur dan catatan yang relevan, serta
catatan pelatihan terkait kepada seluruh karyawan
Lingkungan
Program / prosedur pengelolaan lingkungan dan sertifikat seperti ISO 14000 (Jika
ada)
Sertifikat / Izin dan dokumen lingkungan hidup (jika ada) seperti dokumen terkait
Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL), pemeriksaan penerimaan
perlindungan lingkungan dari Proyek Konstruksi, izin emisi pencemaran, izin
pemindahan / pengangguran fasilitas pengolahan pencemaran dan lain-lain.
Catatan pembuangan limbah tidak berbahaya / berbahaya, catatan pengujian air
limbah dan udara limbah (jika ada)
Praktik Bisnis (Hanya Berlaku untuk Audit WCA-BP)
Kebijakan atau proses tertulis apa pun yang mengatur praktik bisnis perusahaan dan
karyawan. misalnya integritas bisnis & antikorupsi, persaingan yang sehat (opsional
jika modul Praktik Bisnis dapat diterapkan dalam penilaian) dan perlindungan data
(opsional jika modul Praktik Bisnis dapat diterapkan dalam penilaian) termasuk (namun
tidak terbatas pada) hal-hal berikut:

Uraian Tugas (JD) para manajer yang bertanggung jawab atas pengelolaannya Suap di
Perusahaan
Catatan pelatihan etika / integritas tertulis
Kebijakan suap tertulis dan apa saja yang termasuk di dalamnya. Misalnya saja tujuan,
komitmen, definisi kebijakan perusahaan mengenai pemberian dan penerimaan
hadiah, prosedur, instruksi kerja, bagaimana kebijakan tersebut tersedia secara
eksternal.
Tata cara percobaan suap
Prosedur tentang bagaimana karyawan dilindungi dari pembalasan
Laporan audit internal / eksternal mengenai etika / integritas
Pernyataan karyawan mengenai konflik kepentingan
Lainnya
Dokumen lain, tergantung pada keadaan sebenarnya selama audit dan di wilayah
tertentu Perusahaan berada
Dokumen Khusus Lokal Lainnya (jika ada), harap sebutkan:
Note