SENARAI SEMAK MESYUARAT SEBUTHARGA KANTIN 2022-2024

A. SEBELUM MESYUARAT ( PERSEDIAAN MESYUARAT ) /

1 FAIL RASMI AM 435 KANTIN SEKOLAH

2 SURAT LANTIKAN AJK BUKA PETI SEBUTHARGA (Lampiran
3 SURAT LANTIKAN AJK PEMILIHAN SEBUTHARGA
4 SURAT JEMPUTAN WAKIL PPD
5 RUJUKAN SURAT LANTIKAN SAMA DENGAN NOMBOR FAIL AM 435
6 BUKU PENGURUSAN KANTIN SEKOLAH
7 KOMPUTER RIBA
8 PRINTER
9 PENDRIVE
10 SAMPUL SURAT
11 COP BERLAKRI
12 KOTAK KOSONG
13 KOTAK TAWARAN SEBUT HARGA
14 BORANG SEMAKAN SEBUT HARGA
15 BUKU KHAS UNTUK CATATAN MESYUARAT

B. SEBELUM MESYUARAT BERMULA

1 SEMUA ALAT KOMUNIKASI DISIMPIN DIDALAM KOTAK ( SILENT)

2 SEMAKAN HUBUNGAN PEMBIDA DENGAN AJK
3 JIKA ADA, DIGANTI DENGAN AJK LAIN ( keluarkan surat lantikan baru )
4 TANDATANGAN BORANG KEHADIRAN ( Lampiran 4(2) )
5 TANDATANGAN SURAT AKUR JANJI dan PERAKUAN PENJAWAT AWAM
( 2 SALINAN ) Lampiran 3 (1A, 1B, 1C )

C. SEMASA MESYUARAT

1 AGENDA MESYUARAT
- UCAPAN PENGERUSI
- UCAPAN WAKIL PPD / PEMERHATI ( Tidak Wajib )
- MELANTIK SETIAUSAHA
- MELANTIK 3 ORANG PEGAWAI TEKNIKAL
- SETIAUSAHA MELAPORKAN BILANGAN BORANG PERMOHONAN.
2 SEMAKAN DOKUMEN
DOKUMEN WAJIB ( guna senarai semak 1 untuk pemberian merit / markah )
1. SEMAKAN LAMPIRAN 9 (Borang Permohonan Petender)
2. LAMPIRAN C (Butiran Pemohon, Bahagian A, Bahagian B)
3. LAMPIRAN D (Senarai Barang dan Harga)
4. KIRIMAN WANG
5. PENYATA BANK ( 3 BULAN terkini dan disahkan oleh pihak Bank )
PROSES PENILAIAN DAN PEMILIHAN AKHIR ( senarai semak 2 dan 3 )
3 KEPUTUSAN 3 PEMBIDA AKHIR DAN YANG BERJAYA DIMASUKKAN DALAM
LAMPIRAN 2
D. SELEPAS MESYUARAT
1 SIAPKAN MINIT MESYUARAT
2 CETAK MINIT MESYUARAT
3 DISAHKAN OLEH PENGETUA/GURU BESAR
4 MINIT DAN SENARAI SEMAK DI SIMPAN DALAM PENDRIVE
5 CETAK LAMPIRAN DAN SENARAI SEMAK
6 DALAM KOMPUTER DI HAPUSKAN

***** PENTING *****

7 MASUKKAN DALAM SAMPUL 1 ( sampul besar ) / ALAMAT KE PPD BACHOK
1. SALINAN SURAT PANGGILAN MES AJK
2. SALINAN SURAT AKUR JANJI/PERAKUAN PENJAWAT AWAM
3. MINIT MESYUARAT
4. BORANG LAMPIRAN 2 (SURAT KEPUTUSAN) alamatkan ke PPD
COP BERLAKRI dan DIHANTAR KPD PPD ( wakil bawa balik )

8 MASUKKAN DALAM SAMPUL 2 ( sampul kecil )

1. PENDRIVE YANG MENGANDUNGI SEMUA DOKUMEN SEBUTHARGA
( Lampiran 1, 2, dan 3, Minit Mesyuarat )

9 MASUKKAN DALAM SAMPUL 3 ( sampul yg sesuai) / ALAMAT KE JPN KELANTAN

1. MINIT MESYUARAT
2. BORANG LAMPIRAN 2 (SURAT KEPUTUSAN) alamatkan ke JPN Kelantan
** Semua Sampul serah kepada Wakil PPD untuk dibawa balik, termasuk yg ke JPNK

10 FAIL AM 435, DOKUMEN DAN CATATAN MESYUARAT PERLU DISIMPAN KEMBALI

DALAM PETI SEBUTHARGA DAN SIMPAN DALAM BILIK PGB/SELAMAT & BERKUNCI

11 PASTIKAN SEMUA KEPUTUSAN @ MAKLUMAT DALAM MESYUARAT INI ADALAH

RAHSIA SEHINGGA 31 OKTOBER DISEMBER 2022