Satınalma Süreci

Satınalma işinin hangi kaynaktan (aracı, toptancı, kitapçı, yayıncı) 92 yapılacağı

belirlendikten sonra, satınalma süreci başlamış olur. 93 Dolayısıyla, herhangi bir
materyalin kütüphane dermesine katılması gerektiğine karar verildikten sonraki ilk aşama,
hangi satıcıyla çalışılacağına karar verilmesidir. Sipariş işlemleri, kimden satın
alınacağına ilişkin karar verildikten sonra, görece daha basittir. Kütüphanenin hangi tür
yayınlan, hangi satıcıdan, niçin alacağının açıkça belirlenmesi gerekir. Bu belirleme
sırasında göz önüne alınması gereken bir takım etkenler vardır.
Bu etkenlerden ilki, verilen siparişin yerine getirilme hızıdır. İkinci etken satıcının
yaptığı indirimdir. Kütüphanenin indirimden yararlanarak, daha fazla yayın siparişi
verme olanağı vardır. Ama ne yazık ki kütüphaneler için, materyal türleri gözetilerek
belirlenmiş kesin bir indirim yoktur. Çünkü indirim, materyal türüne gösterilen ilgiye
bağlı olarak değişir. Üçüncü etken, satıcının sunduğu hizmettir. Sunulan hizmette
yanlışların kolayca düzeltilip düzeltilmediği; eksikliklerin tamamlanıp tamamlanmadığı
ya da bürokratik işlemlerin fazla olup olmadığı; ayrıca ne gibi ek hizmetlerin sunulduğu;
kazandıracakları zaman ve emek göz önüne alınmalıdır. Son olarak, sağlanmak istenen
materyallerin özelliği de önemlidir. Yani, piyasada mevcut ticari yayınlar için, baskısı
tükenmiş olanlar ya da yabancı yayınlar için farklı satıcılar kullanılabilir.94 Ford, bu
etkenlere kütüphanenin bağlı olduğu üst kuruluşun mali kural ve yönergelerine uygunluk
etkenini de eklemiştir. Burada, bütün bu etkenlerin sadece bir satıcıda her zaman
bulunamayacağı ifade edilmelidir. Önemli olan, kütüphanecinin öncelikli etkeni
belirlemesidir. Bazı satınalmalarda hizmet hızı önemliyken, bazılarında da indirim önemli
rol oynar. Ancak, indirim uğruna diğer etkenler gözardı edilmemelidir.
Yaygın düşüncenin aksine, ucuza satmalına her zaman için en iyi satınalma
değildir. Ayrıca, satıcı denetimindeki sipariş planlarına göre yapılan satınalmanın yararlı
ya da sakıncalı olduğuna ilişkin kesin bir bilgi yoktur. Satıcı denetimindeki sipariş
planlan kullanılacak olursa, kütüphanenin satmalına ihtiyaçlarım belirleyen profilinin iyi
oluşturulması ve denetiminin iyi yapılması halinde, bu planların tek tek sipariş vermeye
(fırm order) nazaran daha ekonomik oldıı'^arı ileri sürülebilir. Ancak, ilke olarak hizmet,
fiyat ve üst kumlusun mali işlemlere uygunluk etkenlerinin bir birlikteliği
sağlanabilmelidir.

92 Ar a cı, topta ncı, kita pçı ve ya yınc ı t er i m l er i n i n h ep s i n e g ö n d er m e y a p ma k ü z er e satıcs ( v en d o r ) t er i m i

k u l l a n ı l ma k t a d ı r .

9 3 M a g r İ l İ v e C o r b i n , a . e. , s . 1 0 0 - 1 0 5

94 M a r t y B l o o mb er g , K ü t ü p h a n e T e k n i s y e n l er i i ç i n T e k n i k H i z r n e l l e r e G i r i ş . G . E d w a r d E v a n s . Ç ev . N i l ü f er T u n c er .

A n k a r a : T ü r k K ü t ü p h a n ec i l er D er n e ğ i . 1 9 8 9 s . 9 3 - 9 4

115
 Chapman, yalnızca kitapları göz önüne alarak, yukarıda ele alman etkenlere ilişkin
daha ayrıntılı ve kapsamlı bir yaklaşım getirmiş ve her bir unsura ilişkin olarak sorulacak
sorulan belirleyerek konunun daha açık bir biçimde ortaya konulmasını sağlamıştır.
Chapman'a göre, hizmetin hızı söz konusu olduğunda sorulacak sorular arasında şunlar
yer almalıdır:95 Ortalama olarak bir kitabın ne kadar sürede kütüphaneye geleceği; acil
siparişlerin daha hızlı sağlanıp sağlanamayacağı; ertelenen siparişlere ilişkin bilgileri
içeren raporların hızlı sağlanıp sağlanamayacağı; telefon, teleks, faks'la siparişin verilip
verilemeyeceği, -günümüz koşullarında elektronik posta da buna dahil edilebilir-
kitapların posta ile mi, kurye ile mi gönderileceği, postanın hangi düzenlilikle
gönderileceği; siparişi verilenlerin izlenmesi için etkin bir sistemin olup olmadığı;
otomatik iptalin söz konusu olup olmayacağı sorulmalıdır. Maliyet söz konusu
olduğunda, indirimin yapılıp yapılmadığı; faturadaki bilgilerin hangileri olması gerektiği;
faturanın kaç nüsha verilebileceği; faturanın yabancı bir döviz kuranda mı olacağı; ayrı
kitap fonları için ayrı faturanın kesilip kesilemeyeceği; işlem parasının alınıp
alınmayacağı; sağlanmadan önce kitabın fiyatındaki artış nedeniyle geri göndermenin
yapılıp yapılamayacağı ayrı ayrı ele alınmalıdır. Sağlama kapsamı söz konusu olduğunda
ise, satıcı firmanın ticari olmayan yayıncılardan da sağlama yapıp yapamayacağı, resmi
yayınları, sağlayıp sağlayamayacağı sorulmalıdır. Sundukları uzmanlık gerektiren, onaylı
planlar, kapsamlı planların olup olmadığı ya da karton kapaklı kitapların saydamla
kaplanması, ciltli kitaplar için uygun kaplamanın yapılması, katalog kartlarının
hazırlanması gibi hizmetler olup olmadığı ve maliyetleri öğrenilmelidir. Ayrıca, bazı
sorunlu durumlarda, hangi işlemlerin yapılacağının üzerinde önemle durulmalıdır. Defolu
kitapların, yanlış gönderilmiş kitapların geri gönderilme işlemi ve bunlara ilişkin
alacakların nasıl tahsil edileceği; iptallerin durumu, raporların sıklığı da belirlenmelidir.
Kütüphaneci iyi bir hizmet ve mâkul bir fiyat bekliyorsa, satıcıya karşı
sorumlulukları olduğunu da unutmamalıdır. Satıcı firma yanında kendi sipariş verme,
uyarıda bulunma (hatırlatma) ve ödeme yapma işlemlerinin ve politikalarının iyi bir iş
yönetimini yansıttığından emin olmalıdır. Ayrıca, her iki taraf da, hem istisnaî durumların
olabileceğinin, hem de birbirlerinin sınırlarının farkında olmalıdır. 96
Satıcıların özelliklerini bilmek, onlardan azami faydayı sağlamak için önemlidir.

9 5 L i z C h a p ma n , B u yi n g B o o k s f o r L i b r a r i e s . L o n d o n : C İ İ v e B i n g i e y , 1 9 8 9 s . 6 7 - 6 9

9 6 F o r d , a . e. , s . 6 7

116
 6.1.1.1.1. Satıcı Türlerinin Belirlenmesi
Değişik türdeki satıcıların, kütüphane dermesinin satmalına yoluyla
geliştirilmesinde, belirli materyali sağlama kaynağı olarak ayrı ayrı yeri vardır. Bu
satıcılar, aracı firmalar, toptancı firmalar, kitapçılar ve yayınevleridir. Her bir kaynağın
ayrı ayrı ele alınarak özelliklerine değinilmesi, satıcı firmanın seçimine ilişkin doğra
kararın verilmesini, dolayısıyla, maliyet-etkinliği göz önüne alan ve okurun değişip
çeşitlenen istek ve gereksinimlerini karşılayan işlevsel bir dermenin oluşturulmasını
kolaylaştıracaktır.

A. Aracı
Kuramsal olarak aracının (dealer), yayıncının ve toptancının işlevleri birbirinden
ayrılsa da, uygulamada iç içe geçmiş durumlar, özellikle aracı ve toptancı için, söz konusu
olabilmektedir. Materyali pazarlanabilir biçime getiren yayıncı iken, aracı yıllar önce
yayınlanmış olsa bile herhangi bir materyali sağlamakla sorumludur. Oysa toptancı, daha
sınırlı hizmet verir. Örneğin, ilişkili ülkenin önemli dil ve dillerinde çıkmış, tüm güncel
materyali sağlamakla sorumludur. Uygulamada ise, toptancılık işlevi gören aracılara da
rastlamak mümkündür. 97 Evans, aracı ile toptancı açısından teknik anlamda fark olsa da,
derme geliştirme açısından bu farklılığın kayda değer olmadığını ifade eder. Aracı,
üreticisinden alıp, perakendeciye satış yapan kişi ya da kuruluştur. 98 ALA sözlüğünde
aracı, (dealer)
"kütüphaneler tarafından sağlanan kitapları ve diğer materyalleri satınalan ve
satan kişi ya da şirket" 99 diye tanımlanır.
Toptancılardan farklı olarak aracılar, daha geniş yelpazede yayın bulundururlar.
Yıl, ülke ve dil sınırı yoktur. Ama başka türlü sınırlamalar vardır. Materyal türü, biçimi,
ya da mevcutta bulunacak kopya sayısı gibi. 100 Aracı, yayıncılardan bir materyalden çok
sayıda alımlar yaparak yüksek oranda indirim almakta ve bu materyalleri kütüphanelere
satmaktadır. Ancak, aracılar, aldıkları indirimi doğrudan müşterilerine yansıtmazlar,
kütüphaneler de yayıncıya başvurduklarında aynı indirimi alabilirler. O halde, aracı
firmanın kullanılma nedeni sağladıkları indirim değil, sundukları hizmettir. Ülkemizde

9 7 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 0 1 - 1 0 2

98 G , E c l w a r d E v a n s , D e v e l o p i n g L i . b r a . r y S c i e n c e a n d I n f o r m a t i o n Ç e n t e r C o l l ec t i o n s . 2 n d . e d . 2 n d . L i t t l et o ı ı ,

C o l o r a d o : L i b r a r i es U n l h n i t e d , I n c , 1 9 8 7 s . 2 2 5

9 9 T h e A L A G l o s s a r y o f L i b r a r y a n d I n f o r m a t i o n S c i e n c e. 2 n d e d . H ea r t s t i l l Y o u n g v d . C h i c a g o : A L A , 1 9 8 3 s . 6 8

1 0 0 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 0 4

117
yabancı dilde iletişim sorunu, bir neden olarak sayılabilir, kanısındayım. Tek tek her bir
yayınevine siparişleri vermek, gelen materyalleri tek tek kontrol edip, kütüphaneye mal
etmek ve faturaları ayrı ayrı ödemek oldukça fazla zaman ve emek alır. 101 Aracı ile
çalışıldığında, yayıncıdan elde edilen indirim oranı sağlanamasa bile, örneğin bir tek
sipariş verilerek, 10 farklı yayıncıdan 10 farklı materyal satın alınabilir. Ayrıca, tek bir
paket ve tek bir fatura ile çalışılmış olunur. Aracıların çoğu, hızlı ve tam hizmet vermeyi
vaâd ettiği için, özellikle acil siparişlerin yerine getirilmesinde oldukça cazip bir satın
alma kaynağıdır. 102
Kütüphane ile aracı firmanın ilişkisi, karşılıklı güven ve saygıya dayalı olarak
zamanla gelişir. Aracı seçilirken ve anlaşma imzalamadan önce, bazı konuların her iki
taraf için iyice netleştirilmesi gereklidir. Örneğin, aracının anlaşma metnindeki ‘sipariş
edilen mevcuttaki materyal 24 saat içinde gönderilecektir’ ibaresi yanıltıcı olabilir. Çünkü
bu ifadedeki asıl dikkat edilmesi gereken ibare, 24 saat içinde değil, mevcuttaki
sözcüğüdür. Mevcutta varsa, materyal 24 saat içinde sağlanabilir, aksi halde çok daha
uzun sürebilir. Bazı aracılar siparişleri 3-10 gün içinde yerine getirirken, bu süre ortalama
4-6 hafta arasında değişir. Aracının, yayıncıya sipariş vermek durumunda kalmasında ise
bu süre 90-120 güne çıkar.103 Evans, aracı firma ile yapılacak anlaşma öncesinde, aracı
firmaya sunulması gereken üç önemli soru belirlemiştir. Bu üç soranım yanıtını bilmek,
sağlama personeline, dolayısıyla yaptıkları işin etkinliğine katkıda bulunacaktır. Bunlar:
1. İlişkiniz olmayan yayıncıların tam bir listesini verecek misiniz? Böyle bir
listeyi, aracıya ilişkisi olmayan bir yayıncının siparişi verilerek zaman kaybetmek yerine,
doğrudan yayınevine ya da başka bir aracıya sipariş verilebilir.
2. Firmanızın siparişini yerine getiremeyeceği serilerin bir listesini verecek
misiniz?
3. Mevcudunuzda olmayan bir sipariş, fırmamzca nasıl ele alınır?
2. ve 3. soru hizmetin hızı ile ilgilidir. Çoğu aracı mevcudunda olmadığında
yayıncısına materyal siparişi verebilir. Ancak, çoğu kez bu

1 0 1 R i c h a r d B o s s . A u t o ma l i n g L i b r a r y A c q u i s i ü o n s : I s s u e. s a n d O u t l o o k . N . Y : K n o w I e d g e I n d u s t r y P u b .

Inc., 1982 s.17 -18

1 . 0 2 E v a n s , a . e. , s . 2 2 5 - 2 2 6

1 0 3 W i l l i a m A . K a t z , C o l l e c t i o r ı D e v e l o p m e r ı t . : T h e S e l e c t i o n o f M a t e r i a l s f o r L i b r a r i es . N . Y . H o l t , J R i n eh a r t a n d

Winstöıı, 1980 s. 15.9

118
siparişler yeterli sayıya ulaşana kadar bekletilebilmekte ve daha az indirim almaktadır.
Dolayısıyla, kütüphanecinin, indirim, hizmet ve hız etkenlerinin önceliklerini iyi
belirlemesi gerekir.104
Aracı firmaların standart hizmetlerinin dışında belirli bir ücret karşılığı sundukları,
yukarıda adları geçen farklı hizmetleri de vardır. Onaylı plan hizmeti, kataloglama
hizmeti, güncel ve geriye dönük olarak liste hazırlama hizmeti, kütüphanelerin ihtiyaç
duyduğu araç ve gereçleri sağlama hizmeti bunlar arasında yer alır. 105 ABD'deki Bro-Dart
adlı aracı firma yukarıdakilerden daha farklı bir hizmet daha sunmaktadır. McNaughton
Planı adlı bu hizmet, belirli dönemlerde özellikle eğlendirici ve dinlendirici okuma
(recreational reading) açısından fazla talebin olduğu popüler kitapların aracı fırına
tarafından çok sayıda satın alınıp, kütüphanelere kiralanmasıdır. Kitaplar, rafa hazır halde
getirilip kiralama ücreti de satınalmanın çok altında tutulmaktadır.106 Üniversite
kütüphanelerinde az, halk kütüphanelerince çok kullanılan bu uygulama ile hem dermede
sürekli kalmaası gerekmeyen materyallerin işlem giderlerinden tasarruf sağlanmış, hem de
fazla nüsha sorununa çözüm getirilmiş olunur.
Aracının kütüphanenin verdiği siparişi yerine getirememesinin başlıca üç nedeni
vardır. Bunlar, yayının mevcutta olmaması ya da artık yayıncısından da elde
edilemeyecek olması; yayının yayınevinden elde edilir olması ama, aracının bununla
uğraşmak istememesi; kitabın henüz yayınlanmamış olmasıdır. İlk iki sorunu ortadan
kaldırmak için kütüphaneciler ya birden fazla aracı ile çalışmakta ya da doğrudan
yayıncıya siparişlerini vermektedirler. Yerli aracılar bu işte uzman değillerse, çok popüler
kitaplar dışındaki yabancı yayınları sağlayamazlar. Bu durumda kütüphaneciler, ya
doğrudan yayıncıya başvurmalı ya da bu konuda uzmanlaşmış olan yabancı bir aracı firma
ile çalışmalıdır.107 Bu durumda da genellikle indirim alınamaz. Kütüphanenin
gereksinimlerini karşılamayan ya da onlara duyarsız kalan aracı firmanın değiştirilmesi de
kaçınılmazdır.
Ülkemizde üniversite kütüphanelerinin yabancı aracı firmalarla çalışma konusunda
uzun geleneği olmasına karşın, yerli aracı firma hizmetinden yararlanarak satmalına
işlemlerinin, başarılı ve verimli yürütülmesi daha sınırlıdır. Bunun nedeni, sayı ve çeşit
açısından, yerli yayın hayatımızın böyle bir zorlamayı gerektirecek derecede
karmaşıklaşmamış olmasıyla

3 0 4 E v a n s a . e. , s . 2 2 6 - 2 2 7

1 0 5 K a t z, a . e. , s . . 1 5 8

1 0 6 E v a n s , a . e. , s . 2 3 0

1 0 7 I C a t z . a . e. , s . 1 5 9 - 1 6 0

119
açıklanabilir. Ancak, böyle bir boşluk, yerli girişimciler tarafından farkedilmiştir. Bu
oluşumun da burada dile getirilmesi gereklidir. Kütüphaneler yararlanmasa da, yerli ve
yabancı araştırmacıların bilgi ve belge ihtiyaçlarını karşılamak üzere kurulmuş olan
firmalar bulunmaktadır.. Yabancı dildeki eğitim ve araştırma materyallerini sağlama
konusunda üniversite kütüphanelerimizin aracı firmaları kullanma açısından yerleşik bir
geleneği olduğu, mevcut uygulamalar ışığında ifade edilebilir. Amerikan kütüphanelerine
hizmet veren çok sayıda firma arasında görece büyük ve aktif olan aracı firmalara örnek
olarak, Bro- Daıl, Baker and Taylor, Ebsco, Ingram, Gordons, Ballen, Coutts, Blackwell
North America gibi firmalar verilebilir. Aracı firmaları listeleyen çeşitli kaynaklardan
yararlanabilir.

Toptancı
Toptancı (vvholesaler), müşterilerinin profilini gözeterek, satın alınılacağını ümit
ettiği materyali yayıncıdan toptan satın alan kişi ya da kuruluştur. Toptancının
müşterileri, genellikle kütüphaneler ve kitapçılardır.
Yayıncı için bir defada yüklü bir alımı karşılamak, farklı zamanlarda tek tek gelen
siparişleri karşılamaktan çok daha kolay ve ekonomik olduğundan, bunlar, toptancılara %
40 ile % 50'ye varan indirimler verebilirler. Toptancı da doğal olarak liste fiyatından %
40 ya da % 50 indirimle aldığı yayınları satarken, bu indirimi müşterisine yansıtır. 109
Kütüphanelerin doğrudan yayıncıyı değil de toptancıyı seçmesinin başlıca nedeni, aracı
için söz konusu olduğu gibi, bir çok yayıncıya birden sipariş vermenin yol açtığı zaman
ve masraf kaybından kaçmaktır. Siparişler değişik yayıncılara verileceği için siparişlerin
izlenmesi ve ödemenin yapılması hep ayrı ayrı yayınevleriyle ilişkiye geçip yazışmayı
gerektirecektir. Oysa belirli bir konu ve türde materyal yelpazesi olan toptancı, bu
sorunları ortadan kaldıracaktır. Öte yandan, kütüphanelerin yayınevlerinin
karşılayamayacağı ya da karşılamak istemeyeceği özel hizmet talepleri de olabilir. Fazla
sayıda fatura ya da ciltli kitap isteme, bu hizmetlere örnek olarak verilebilir. Ancak,
toptancılar mevcutlarını kısa zamanda tüketip, yenileri

.108 Evans, a.e., s.2.32

120
mevcuda ekleyerek kâr ederler. Bu yüzden, sağlanması ve bibliyografik olarak
kimliklendirilmesi zor materyalleri kapsam dışı bırakırlar. Çünkü, bir çok toptancı belirli
tür ya da konuda materyal sağlamada uzmanlaşmıştır. Kütüphanecilerin yine seçim
yapması gerekir. A.B.D'de büyük bir kütüphanenin en az üç bin yayıncı ile çalıştığı
düşünülecek olursa, kütüphanenin toptancı ile çalışmaktaki kârı ortaya çıkar. Ancak,
kütüphanecinin, aracı için yaptığı gibi, toptancının da performansını izleyip ona göre
anlaşmasını yenilemesi ya da gözden geçirmesi gerekir. Ford'a göre, kütüphane türüne
göre değişse de, ABD'de yayınlanmış yeni ticari yayınların 30-60 gün içinde; daha eski ve
mevcudu bulunmayanların 60-90 gün içinde; ticari olmayan yeni yayınların 90 gün
içinde; ticari olmayan eski yayınların 120 gün içinde toptancı tarafından sağlanması
gerektiğini öne sürer. Unutulmamalıdır ki zaman, toptancının sunduğu hizmetin tek
belirleyicisi değildir. Hizmetin kalitesi de kayda değer bir diğer etkendir. Sürekli raporlar
yoluyla kütüphanenin verilen siparişlerin durumundan haberdar edilmesi, özel
faturalamaya getirilen esneklikler kütüphanenin toptancı seçimini etkiler. Kuşkusuz,
otomasyona dayalı sistemlerde performans ölçümü, daha kolay bir iş olur. 110

B. Yayıncı
Yayıncı (publisher), ilk elde materyali pazarlanabilir bir ürün biçimine sokmakla
sorumludur. Ancak, uygulamada toptancılık işlevi gören yayınevleri de bulunur.
Kütüphaneler, siparişlerini yayıncı yerine daha çok toptancı ya da aracı firmalara vermeyi
yeğleseler de, doğrudan yayıncıya sipariş vermenin hız ve ödeme biçimindeki basitlik gibi
yararlarını da gözardı edemezler.111
Yayıncıların kütüphane pazarından haberdar olması, onların kütüphanelerin
ihtiyaçlarını gözeten planlar yapmalarına yol açmıştır. Yayıncılar diğer endüstrilerin
aksine, çok sayıda yapılan çeşitli satışlardan kâr ederler. 112 Aynı yapıttan çok sayıda
sipariş verildiğinde, kütüphanenin yayıncısından kayda değer bir indirim alma olanağı da
söz konusudur. 113 Yayıncılar genellikle % 40

109 Ma gr ill ve Cor bin, s. 101 -102

1 1 0 F o r d , a . e. , s . 5 7 - 6 0 ; M a g r i n v e C o r b i n , . a . e. , s . 1 0 1 - 1 0 3

1 1 1 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 0 4

1 1 2 R . N . B r o a d u s , S e l e c t i n g M a t er i a l s f o r L i b r a r i . e s . W i l s o n , F İ . W . 1 9 7 3 s . 3 3 - 3 6

1 1 3 M a r y D u ı ı c a n C a r t er , B i t i l d i n g L i b r a r y C o l l e c t i o n s . W . J . B o n k , R . M . M a g r i l l . 4 t h ed . S ca r ec r o v v ,

1974. s. 302 -304.

121
indirim yaparlar. Bu oran, çok sayıda alım yapıldığında % 50 hatta % 60 olabilmektedir.
Katz bu konuya ilişkin olarak şöyle bir sınıflama yapmıştır: 114
Ticari yayınlar, % 20-30 arasında indirim alırlar. Bilimsel ve teknik yayınlar, % 5-
20 arasında indirim alırlar. Yabancı yayınlar için indirim çoğunlukla yoktur. Baskısı
tükenmiş ve görece zor elde edilebilir yayınlar için de indirim enderdir. Evans,
yayıncıların, ticari yayınlar için, karton kapaklı kitaplar hariç, kitapçılara ve aracılara, %
60'a kadar indirim yaptığını da ifade eder. Ders kitapları ve bilimsel yayınlar için ise % 20
indirimden bahseder. 115
İngiltere'de 19. yüzyılın son yarısında, tüm kitap ticaretini olumsuz yönde
etkileyen fiyat kırma politikası, Net Kitap Anlaşmasının (The Net Book Agreemeııt)
ortaya çıkmasına neden olmuştur. Net Kitap Anlaşması (NBA), Birleşik Krallık ve
İrlanda'da Yayıncılar Birliği ile kitapçılar arasında kitapların halka satılacağı fiyatları
belirleyen sabit bir kitap fiyatı anlaşmasıydı. İleri görüşlü bir kaç yayıncının önderliğinde
1957 yılında imzalanan bu anlaşmayla, kitapçıların belirlenen bir miktarın altında olan
bir fiyatla kitapları satamayacakları, tek bir tutarının esas alınacağı kabul edilmiştir. 116
Böylece haksız rekabetin önüne geçilmiş olmakta; hacimli alışverişleri nedeniyle, yüksek
indirim alabilecek olan büyük ticari firmalara karşı küçükler korunmaktadır. 117 1962
yılında Restrictive Practices Coıırt tarafından onaylanan anlaşma, en genel biçimiyle
şöyle işlemekteydi: Yayıncı, kitabı için bir fiyat belirler ve bu fiyatla kitabını kitapçıya
satar. Bu satış sırasında, ticari kitaplar için yapacağı en yaygın indirim % 35'dir. Kitapçı
ise, bu kitabı lisans anlaşması olduğu kütüphaneye % 10 indirimle satar. Akademik ve
teknik yayınlar için indirim oranı % 20-30 arasında değişirken, kitapçıların kârı
kütüphaneler söz konusu olduğunda %10 azalır. 118 Ancak bu anlaşma, kitapçının ticari
kütüphaneler dışındaki kütüphanelere belirli oranlarda indirim yapmasına olanak verir.
Kütüphanelerin de bu indirimi alabilmesi için Yayıncılar Birliği'nden bir kütüphane
lisansı alması gereklidir. Bu lisansla kütüphaneciler, yayınları halkın kullanımına açmak
kaydıyla % 10'nun üzerinde indirim alabilirler. Ancak bu anlaşma artık yürürlükte
değildir.Bu adla yaklaşık doksanyıl uygulandı (1900-1991).1995 de yeni bir anlaşma
yapıldı.
ABD’de ise “The Net Book Agreement” türünde bir uygulama hiç olmamıştır.
Kitabın fiyatı, yayıncının kitapçıya kitabı sattığı fiyattır. Ama kitapçılar kar marjlarını
yüksek tutabilirler; fiyatlar ona göre ayarlanabilir.

1 1 4 K a t z, a . e. , s , 1 5 8

1 1 5 E v a n s , a . e. , s . 2 2 6 . 2 3 5

1 1 6 D a v i c l S p i l i er , B o o k S el e c î i o n : P r i r ı c i p l es a n d P r a c t i c e 5 n d r ev . S h o e S t r i n g : C i i v e B i n g l e y , 1 9 - 9 1 s , 1 2 1

1 1 7 L i z C h a p ma n , B u yi n g B o o k s f o r L i b r a r i . e s . L o u d o ı ı : C l i v e B i n g l e y , 1 9 8 9 s . 1 0 0

1 1 8 S p i H er , a . e. , s . 1 2 2 - 1 2 3

122
Kuşkusuz yayıncının mevcudu, toptancı firmaya göre kendi yayınları açısından daha
zengindir. Toptancının mevcudunda olmayan bir materyali sağlamak konusunda yayıncı
daha hızlıdır. Genellikle 3 ile 6 hafta arasında sipariş sağlanır. 119 Bazı kütüphaneler,
doğrudan fen ve teknoloji alanındaki yayıncılarla çalışmayı yeğlerler. Çünkü, hem iyi
hem de hızlı ve indirimli hizmet alabilirler. Yayıncı ile çalışmak, yayıncı bu konuda
özendirildiğinde kârlı bir iş olabilir. Bazı, yayın öncesi duyumlarla, yayınevleri ciddi
indirimler yapabilir. Ayrıca, toptancının mevcudunda olamayacağı düşünülen materyaller
için doğrudan yayının ana kaynağına başvurmak, daha hızlı ve verimli bir yoldur. 120

Kütüphaneler açısından, toptancı ve aracı firmalarla iş yapmak, çoğu zaman daha

verimlidir. Ancak, deneyimli bir sağlama kütüphanecisi, yayınevlerini tamamıyla saf dışı
bırakmak yerine, hangi durumlarda yayıncı ile ilişki kurulacağını bilebilmelidir. 121

C. Kitapçı
Ford, kitapçıları (bookseller), yayıncı ile toptancı arasında yer alan aracılar olarak
görür ve kitapçıları toptancı kategorisine sokar. 122 Kitapçıların toptancı olarak hareket
ettiği de olur. Özellikle konu uzmanı elemanlarıyla kütüphanelere hizmet veren
kitapçıların, özel kütüphaneler yanında akademi ve üniversite kütüphanelerine daha az
indirimli, ancak daha rafine hizmet sunmaları söz konusudur. 123

İş yapılacak kitapçıların seçiminde genellikle kütüphanenin coğrafi konumu rol

oynar. Bununla birlikte, seçim şansının bulunduğu durumlarda, belirli konularda iyi bir
mevcudun bulunması; diğer ülkelerle ilişki kurulabilmesi; acil gereksinimlerin hemen
karşılanması; teknik olarak bilgili ve güvenilir personelin bulunması; indirimlerin
yapılması ve gereksinim duyulan yabancı materyallerin kolay elde edilmesi göz önüne
alınmalıdır. 124

6.1.1.1.2. Satıcı Denetimli Sipariş Türlerinin Belirlenmesi

Yapıtlar, hem tek tek seçilip siparişleri verilerek (fırm order) satın alınabilir; hem
de çeşitli sipariş planları kullanılarak kitle halinde seçilip, satın

1 1 9 K a t z, a . c. , s . 1 5 9

1 2 0 S t ep h e n F o r d , T h e A c q u i s i t i o t ı o f L i . b r a . r y M a t e r i a l s . 2 n d . C h i c a g o : A L A , 1 9 7 4 s . 6 1 - 6 2

1 2 1 M a g r Ü J v e C o r h i n , a . e. , s . 1 0 4

1 2 2 F o r d , a . e. , s . 5 7

1 2 3 F o r d , a . c. , s . 6 0

123
alınabilirler. Derme oluşturma ve geliştirme açısından her ikisinin de ayrı önemi vardır.
Her ikisi de kütüphanenin amacını gerçekleştirmeğe katkıda bulunan iki ayrı yoldur. 125
Öncelikle, satıcı denetimli sipariş planlan (vendor controlled order plans) geniş başlığıyla
anılan bu hizmetin içinde yer alan planları ve özelliklerini ayrı ayrı ele almak, onların
satınalma sürecindeki yerlerini ortaya koymak açısından önemlidir. Çeşitli adlarla anılan
satıcı denetimli sipariş planları vardır. Bu planlar şunlardır:

1. Sürekli siparişler, (Standing orders, until forbidden orders)

2. Kapsamlı siparişler, (Blanket orders)

3. Onaylı planlar (Approval plans)

Satıcı denetimli sipariş planları, ilk kez 1950'li yılların sonunda ABD'deki
kütüphanelerde kullanılmaya başlanmıştır. Ortaya çıkışlarına ilişkin olarak, yeni
yapıtların zamanında sağlanabilmesi, satın almadan önce yapıtın gözden geçirilebilme
olanağı, personel zamanından, tasarnıf edebilme gibi bir çok neden sıralanmıştır. 129
Spııtnik sonrası olarak ifade edilen bu dönemde, materyal fonları tek tek sipariş verilerek
harcanamayacak kadar arttırılmıştır. 130 Ford, o dönemde ABD üniversitelerinde satınalma
gücünün %150 arttığını ifade etmiştir. 131 Fonların kullanımında, mevcut öğretim
elemanlarının katkısı da artmadığından, bu sorumluluk tamamıyla kütüphaneciye doğru
kaymıştır. Bu

1 2 4 S p i l S er , 5 . ed . a . e. , s . l 1 8

1 2 5 M a r y D u n c a n C a r t er , B u i l d i n g L i b r a r y C o l l e c t i o n s . 4 t h . v c l . M et u c h e n N . J . : T l ı e S c a r ec r o w P r es s , I n c . , 1 9 7 4 . s . 5 6

1 2 6 F o r d , a . e. , s . 8 1

1 2 7 T h e A L A G l o s s a r y o f L i b r a r y a n d I n f o r m a t i o n S c i e n c e. 2 n d . e d . H ea r t s t i l l Y o u n g v d . C h i c a g o : A L A , 1 9 8 3 s . 1 0 4 . 2 5 .

1 2 8 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 2 0

1 2 9 C a r o l y n B u c k n a l i , " M a s s B u y i n g P r o g r a ms ” C o l l e c t i o n M a n a g e m e n t , A N e w ' T r e a t i s e. V o l 2 6 B E d . C h a r l es B .

O s b u r n , R o s s A t k i ı ı s o n . G r ee n a v i c h , C o n n ec t i c u t : J A I , 1 9 9 1 s v 3 3 9

1 3 0 R . N . B r o a d u s , " T h e H i s t o r y o f C o l l ec t i o n D ev e l o p m e n t " C o l l e c t i o n M a n a g e m e n t : A N e w T r e a t i s e V . 2 6 A ed . C h a r l es

O s b u r n - R o s s A t k i ı ı s o n . G r e - en w i c . l i , C o n n . : J A I P r es s , s 1 9 9 1 s . 2 0

1 3 1 F o r d , a . e. , s . 8 3

124
ortam, Bucknall'a göre derme geliştirmenin kuramsal çerçevesinin kütüphaneciler
tarafından geliştirilmesine neden olmuştur. 132
Ancak, kütüphaneciler, satıcı denetimdeki plan kullanımının sağladığı yararlar
konusunda henüz hemfikir değildirler. Bazıları bu planları sağlama işlemlerini
basitleştirip etkinleştiren bir yol olarak, bazıları bir derme geliştirme aracı olarak görürler,
bazıları da yüksek nitelikli bir derme için tek tek yapılan seçimin gerekli olduğunu, aksi
halde seçimin, materyalin bireysel özellikleri yerine grup yaklaşımı kullanılacağı için
mekanik bir işten öteye geçemeyeceğini ifade eder. 133 Spiller'a göre, satıcı firmaların
(aracı, toptancı vb.) sunduğu geniş çaplı hizmetler sonucunda, seçim işinin sorumluluğu
en azından, kütüphanecilerden satıcı firmalara geçmiş görünür. Gerçi bu firmalar
bünyelerinde çok sayıda kütüphaneci çalıştırırlar; ama, kütüphanenin amaçları ile
firmaların amaçlarının birbirinden tamamıyla ayrı olduğu açıktır. Satıcı firmalar para
kazanmak için bu işi yaparken, kütüphaneciler kütüphanenin amaçlan ışığında kullanıcı
gereksinimlerini karşılamak üzere materyal sağlarlar. Spiller'a göre, kütüphaneciler seçim
işini satıcılara bırakarak kendilerini bu fırın al arla sınırlandırmış ve sağlamadaki hız ve
kolaylığı, kapsam ve derinliğin önünde tutmuş olurlar. 134 Ancak, konunun bir de diğer
yönü vardır. Bu planlar sayesinde kütüphanede konu uzmanı olarak, belirli alana ilişkin
seçim işini yapacak kütüphaneci yoksa, uygun bir sipariş planıyla o alana ilişkin temel
yapıtların alınması sağlanabilir. 135 ABD'de üniversite kütüphaneleri, bu planlan sıkça
kullanırlar. Böylece geriye dönük satınalmalar ve kitap ticaretinin az geliştiği ülkelerden
yapılacak sağlamalarla ilgilenecek zamanları kalır. 136
Bucknall, Robert D.Stueart'a gönderme yaparak, satıcı denetimindeki sipariş
planlarının kütüphanecilik literatüründe de kabul edilme güçlüğü çektiğini söyler. Satıcı
denetimindeki sipariş planlarının 1980'li yıllara değin ne Library Literature'da ne de
Library of Congress'iıı konu başlıkları listesinde yer aldığını ifade eder. Library
Literature'da sağlama, sipariş işlemleri terimleri altında, LC konu başlıkları listesindeyse,
sağlama terimi altında İncelenmekteyken artık ilgili terimlere de yer verilmektedir. 137

1 3 2 C a r o l y n B u c k n a l l , a . e. , s . 3 3 9

1 3 3 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 2 3 - 1 2 4

1 3 4 S p i l l er , a . e. , s . 1 1 9 - 1 2 0

1 3 5 M .a gr ill v e C or b in, a . e., s. 12 4

1 3 6 E v a n s , a . e. , s , 1 1 3

1 3 7 B u c k n a l l , a . e. , s . 3 4 0

125
 Bu planlara işlerlik kazandırabilmek, burada pratik tartışmaların yapılmasını
gerektirir. Kütüphaneciler bir profil oluşturarak hem planda kapsanacak konulan, hem de
konu dışı parametreleri oluşturmak durumundadırlar. Bunlar arasında zorluk düzeyi,
formatlar, fiyat, vb. yer alır. 138 Seçim ve sağlama sürecinin akışına yardımcı olan ve farklı
adlarla anılan, özellikleri de farklı olan bu sipariş planlarım ayrı ayrı incelenmeden önce,
onların sahip oldukları ortak özellikleri belirlemek, bu konuya ilişkin çerçeveyi çizmeyi
kolaylaştır. Planlar kanalıyla çok sayıda kitap, aracıdan ya da yayıncıdan, doğrudan
kütüphaneye teslim edilir. İşlemler, satıcının tasarruf etmesini sağladığından,
kütüphaneye yüksek oranda indirim uygulanır. Kütüphaneciye kitabı rafa yerleştirmeden
önce inceleme olanağı tanınır. Herhangi bir tanıtım ve eleştiri yazısı yazılmadan önce de,
yayın kütüphaneye gelmiş olur. 139 Bucknall, bu ortak özelliklere yeni yayınların
yayınlandıkları anda gönderilmelerini; sürekli sipariş haricindekilerin yıllık olarak
yenilenebildiklerini; işlemlerinde çeşitlilik olsa da hepsinin iptal edilebilir olduklarını da
ekler.140 Aşağıda, bu planlar tek tek incelenerek benzer ve farklı özellikleri ortaya
konulmaktadır.

6.3.1.1.2.1. Sürekli Sipariş Planları*

Kütüphane ile satıcı firma (aracı, toptancı, yayıncı) arasında yapılan anlaşma
gereği, ikinci bir açıklamaya kadar belirli bir serideki tüm monograflarm, belirli bir
konuda yayınlanan tüm çalışmaların; belirli bir yazarın ya da kompozitörün tüm
yapıtlarının; başarılı olan baskıların geri gönderme ayrıcalığı söz konusu olmadan
kütüphaneye sağlanmasını öngören kesin (fimi) siparişlerdir. Sürekli sipariş daha çok
seri/dizi yayınlar için verilir. Bu tür siparişin en büyük avantajı, herhangi bir yayıncının
serisine dahil olan tüm

1 3 8 B u c k n a l l , a . e. a . y .

1 3 9 K a t z, a . e. , s . 1 6 3

1 4 0 Bu c k n a l l, a . e. , s . 3 3 8

* B u k a v r a m İ n g i l i z c e ’ d e S t a ı ı d i n g O r d er y a d a T ü l F o r b i d O r d er t er i ml er i i İ e k a r ş ı l a n ma k t a d ı r . B er i n Y u r d a d o ğ ,

K i t a p l ı k b i l i m T er i ml er i S ö z l ı i ğ ü ' n d e ( A n k a r a : T ü r k D i l K u r u mu , 1 9 7 4 s . 6 0 ) s t a n d i ı ı g o r d er t er i m i n i n B r i t a n y a

İ n g i l i z c es i , ‘ t i l l f o r b i d d e n t er i m i n i n A m er i k a n İ n g i l i z c es i o l d u ğ u n u i f a d e et m e k t e d i r .

141 Ma gr ili ve Cor bin, a.c., s. 120

1 4 2 E va ns , a . e. , s . 1 0 9

126
yapıtların otomatik olarak kolayca elde edilmesidir. Ancak, serinin niteliğinin, çıkış
süresinin ve maliyetinin sürekli izlenmesi gereklidir. 143 Dergi abonelikleri bu türe
verilecek en iyi örnektir. Ayrıca, sürekli sipariş kayıtlarının da dikkatlice tutulması
gereklidir. Siparişlerin düzenli olarak gönderilip gönderilmediği de denetlenmelidir. 144

6.3.1.1.2.2. Kapsamlı Sipariş (Blanket Order)

Kapsamlı planlar, hem sürekli sipariş planlarına hem de onaylı planlara benzer.
Basılı materyal yayıncılarıyla ve kitap dışı materyal üreticileriyle ya da aracı ve
toptancılarla yapılmış anlaşmalar gereğince belirli bir yayın serisini içerek kadar özel,
belirli bir konudaki ya da formdaki materyali toplayacak kadar da genel amaçlı olabilirler.
Kütüphanenin, istisnai durumlar olsa da bu planla sağlanan yayını geri gönderme
ayrıcalığı yoktur. 145 Kapsamlı planların en ünlüsü, adını Free Library of Philadelphia adlı
Halk Kütüphanesi’nde uzun yıllar yöneticilik yapan Emerson Greenaway'den alan, 1958
tarihli Greenavvay planı’dır. 146 Yayıncının yayınlanmadan önce tiim materyalden bir
nüshayı otomatik olarak kütüphaneye göndermesine dayalı bu planla, yapıtlar piyasa ya
çıkmadan kütüphaneye gelmiş olur. Sonra bu yayınlar kütüphaneci tarafından incelenip,
fazla nüsha alınıp alınmayacağına karar verilir. Yayınlandığında da okur kitabı rafta hazır
bulur. Yayıncı indirimi %35-75 arasında değiştiği için, bazı durumlarda kitabı geri
göndermek daha pahalı olabilir. 147 Akademik kütüphaneler için uygulanan ilk kapsamlı
plan, ABD'deki Üniversite Yayınları Derneği’nin, kapsamlı sipariş planıdır. Bu plana
göre, her kütüphaneye belirlediği konu alanlarındaki derneğe üye olan tüm üniversitelerin
yayınları gönderilmiştir. 148

îyi oluşturulmuş bir profil, kapsamlı siparişin başarısını artırır. Bunun için, bu
profili oluştururken hangi tür materyalin dışarda kalacağının da belirlenmesi gereklidir.
Bu aşamada satıcı firma, kütüphane için bir konu listesi sunar ya da standart bir
bibliyografyadaki konuların gözden geçirilmesini önerebilir. Bazen de birlikte çalışarak
bu türden bir ürün ortaya konulur. Kütüphanenin ihtiyaçlarının bir ifadesi olan bu ürün,
profil olarak adlandırılır. Bu profil artık, derme geliştirme profili olarak adlandırılır ve
kütüphanenin

1 4 3 M a g r i İ l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 2 4

1 4 4 L i z C h a p ma ı ı , B u . y i . n g B o o k s f o r L î b r a r i es . L o n c i o ı ı : C l i v e B i ı ı g l e y , 1 9 8 9 s . 9 9

Î 4 5 a . e. , s . 1 2 0 - 1 2 1

1 4 6 M a g r i İ l v e C o r b i ı ı , a . e. , s . 1 2 1 - 1 2 2

1 4 7 K a t z, a . e, s . 1 6 5 - 1 6 6

1 4 8 K a t z, a . e. , s . 3 0 4 - 3 0 5

127
isteklerini somutlaştırır. Kapsamlı sipariş uygulayan kütüphanelerde seri yayın oldukları
için sürekli sipariş yoluyla gelen materyalin, kapsamlı sipariş yoluyla da gelmesi
engellenmelidir. Bunun için kütüphane seri siparişlerini gözden geçirmeli ve durum
kapsamlı sipariş hizmeti veren satıcıya bildirilmelidir. 149

6.3.1.1.2.3. Onaylı Plan (Approval Plan)

Satıcıyla yapılan anlaşma gereği, kütüphanenin konu, materyal türü; dil, coğrafi
bölge, yayıncı, fiyat ve materyal türü açılarından yayın toplama önceliklerini gösteren
profiline uygun materyali, geri gönderme ayrıcalığına sahip olarak sağladığı planlardır.
Onaylı plan, tek bir konuyla, profesyonel alanla, yayıncı ya da materyal türüyle
sınırlandırılabilir. Onaylı planın yanında bazı satıcılar kütüphaneleri güncel yayınlardan
haberdar edip, bunların siparişini mümkün kılan bir hizmet de sunmaktadır. Satıcının
kütüphanenin profiline uygun yeni yayınlara ait gönderdiği baskı öncesi çok kopyalı
sipariş formu, gerekli görülüyorsa kütüphaneci tarafından doldurularak, sipariş
verilmekte; onaylı plan yerine bu hizmet kullanılmış olmaktadır. Bazı kütüphaneler de bu
hizmeti onaylı plan profili dışında kalmış ya da bu profili genişleten bazı materyali sipariş
etmek için kullanır. 150 Onaylı planların uygulanabilmesi için piyasada buna yanıt verecek
satıcıların olması gereklidir. Bucknall, ABD'de Richard Abel ve Almanya'da Otto
Harrossowitz'in bu konuda yardımcı olduklarını, en azından ABD’deki kütüphaneler
açısından, derme geliştirmenin mimarları olduklarını ifade eder.
Onaylı planlar, kütüphane ve satıcının karşılıklı olarak sorumluluklarım dile
getiren anlaşmalardır. Dora Biblarz resmi bir onaylı plan anlaşmasının aşağıdaki unsurları
göz önüne almasının kaçınılmaz olduğuna dikkat çekmiştir: 152
1. Planın kapsamı belirlenmelidir.
2. Profilin tanımı yapılmalıdır. (Yani, sağlamanın kapsamı belirlenmelidir.)

1 4 9 F o r d , a . e. , s . 8 5 - 8 6

1 5 0 M a g r i H v e C o r b i ı ı , a . e. , s . 1 2

1 5 1 B u c k n a l l , a . e. , s . 3 3 8 - 3 3 9

1 5 2 a . e. , s . 3 4 1 - 3 4 3

128
 3. Hangi baskı ya da yayın tarihindeki materyalin gönderileceği belirlenmelidir.
4. Plana ayrılan para miktarı açıklanmalıdır.

5. Materyali geri gönderme ayrıcalığına ilişkin koşullar açıklanmalıdır.

6. Bu planla elde edilen hizmet seçenekleri belirtilmelidir.

7. Materyalin gönderilme sıklığı belirtilmelidir.

8. Faturalamaya ilişkin gereklilikler ortaya konulmalıdır.

9. İndirim ya da hizmet ücretlerine ilişkin bilgi verilmelidir.

10. Planın iptali için nasıl bir bilginin gönderileceği de ele alınmalıdır.
Genel bir onaylı planın oluşturulması için yapılacak en önemli iş, profilin
geliştirilmesidir. Çünkü bu profil, kapsamlı sipariş planında olduğu gibi kütüphanenin
derme geliştirme politikasının ve işlemlerin yazılı bir ifadesidir. Tipik bir planda, satıcı
firmanın hazırlamış olduğu thesaurusdan sağlanan tüm konu alanlarını kapsayan ve konu
dışı parametrelerle birleştirilen 5000 kadar göstergeden seçim yapılır. Kütüphane bu
profili kullanarak, onaylı plan kanalıyla neyi, hangi sınırlılıklarla dermesine katacağını
firmaya yazılı olarak belirtmiş olur. Profilde bir çok parametre ayrı ayrı göz önüne
alınmalıdır. Bunlar: Materyalin düzeyi (önlisans, lisans, yüksek lisans); yayıncı türü
(akademik, ticari), yayın biçimi, konunun ele alınışı (otobiyografi, giriş çalışması, eleştiri
vb.) yer ve zaman sınırlılıkları ile fiyat, konu dışı parametrelerdir. Profili oluşturmak,
kütüphane personeli ile aracı firma arasındaki sorumluluğun paylaşılmasıyla gerçekleşir.
Satıcı firma yeterli profil unsurlarını sağlayarak kütüphane de derme önceliklerini ve
bütçe sınırlılıklarını bilerek bu işe girişmelidir. Dikkatlice hazırlanmış ve bilinçli bir
şekilde izlenen profil, geri yollanan materyal yüzdesinin de düşük olmasını sağlar. Bu
hizmeti veren satıcı firmanın seçimi oldukça önemlidir. Çünkü verilen yanlış bir karar,
onaylı plandan gelecek tüm yararı ortadan kaldırır. Bu açıdan, satıcının ünü ve sürekliliği,
personel kalitesi, profilin düzeyi, seçim için kullanılan kaynaklar ayrı ayrı göz önüne
alınmalıdır. Kütüphaneye gelen yayınların, profille uyuşmama oranı %10'un altında ise
başarılı bir hizmet alınmış demektir. 153
Onaylı planın en büyük yararı, satın alınmadan önce materyalin kendisini
görmektir. Özellikle akademik kütüphaneler, bazı yayınları hem inceleyerek, hem de
baskısı tükenmeden elde etmiş olurlar. Kütüphanenin profiline uygun

1 5 3 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 2 7

129
yayınlar, sistematik biçimde sağlanarak, duyurusu yapılmamış olan materyale ya da
küçük yayıncılara da ulaşılmış olur. Oysa, bazılarına göre bu bir sakıncadır. Çünkü,
kütüphaneci profesyonel sorumluluğu olan seçim sorumluluğunu, satıcı firmaya
devretmektedir ve birbirinin karbon kopyası dermeler oluşturulur. 154 Onaylı plana
getirilen diğer bir eleştiri, bu planla kütüphaneciye neyin geleceğini kestirilememesidir.
Bunu önlemek için kütüphaneciler planlarını, bazı yayıncılarla sınırlandırmışlardır. Ama
bununla planın kapsamını ve yararını da daraltmış olurlar. Bunun yerine satıcı firmadan
nelerin gönderileceğine ilişkin raporlar istemek daha akılcı bir yoldur. 155 Diğer yandan bu
planlarla gelen ve gelmeyen yayınların analizi doğru dürüst yapılmadığı takdirde, bu
planın sağladığı tasarrufun boşa gideceği unutulmamalıdır. 156 Evans ve Argyres'in yaptığı
bir çalışmada, kütüphaneciler ve öğretim elemanlarınca yapılan seçimlerle gelen
materyalin mi, yoksa onaylı planla gelen materyalin mi daha çok ödünç verildiği
araştırılmıştır. Sonuçların konu alanlarına göre farklılık gösterdiği, bilim ve teknoloji
alanında onaylı plan kullanımının, sosyal bilimler alanına göre, daha az tatmin edici
olduğu ortaya çıkmıştır. 157
Sonuç olarak, değişik adlarla ifade edilen bu sipariş planlarının temelde
birbirinden çok farklı olmadıkları öne sürülebilir. Bu planlardan beklenen yararın
sağlanabilmesi için, kütüphanenin derme geliştirme politikalarına ilişkin açık bir fikrinin
olması kaçınılmazdır. Planların, seçime ilişkin profesyonel sorumluluğu kütüphanecilerin
elinden aldığı, yüzeyde kalan bir eleştiridir. Kütüphaneci kiminle hangi koşullarda
çalışacağını biliyorsa; ihtiyaçlarını çalışabileceği satıcının diliyle kapsamlı ve derinliğine
oluşturulmuş bir profilde ifade edebiliyorsa; sipariş planlarını iyi kullanıyor, demektir.
Kütüphanenin dermedeki önceliklerini yansıtan profil, aslında derme geliştirme
politikasını ve onun sürekli gözden geçirilmesini zorunlu kılarak, verimliliğin artmasını
sağlayacaktır. Bu koşullarda kütüphanenin kazançlı çıkmaması, düşük bir olasılıktır.
Üniversite kütüphanelerinde satıcı denetimli sipariş planları kullanılarak sipariş
verildiği gibi, kütüphaneciler, kendi seçtikleri yayınları belirledikleri satıcılara doğrudan
sipariş vererek de elde edebilirler.

1 5 4 K a t z, a . e. , s . 3 0 4 - 3 0 9 ; F o r d , a . e. , *. 8 3 - 8 3

1 5 5 B u c k n a l İ , a . e. , s . 3 4 0 - 3 4 1

1 5 6 F o r d , a . e. , s . 8 3 - K 4

157 Ma gr in ve Cor bin, a.e., s.130-131

130
 6.3. İ.1.3. Sipariş İstek Formunun Hazırlanması: Tasarımı ve İçeriği
Üniversite ve diğer araştırma kütüphanelerine istekler çok değişik yollarla
gelebilir. Örneğin, sipariş istekleri kütüphanenin önceden oluşturup dağıttığı sipariş istek
formlarına yazılabileceği gibi, basılı bibliyografyaları tarayan istek sahibi, istediği yayının
bulunduğu sayfanın fotokopisini çekip getirebilir ya da yayıncı katalogları üzerinde
işaretlemeler yapılabilir. Kütüphaneci tüm bu farklılıkları, tek bir sipariş formu kullanarak
standart bir biçime dönüştürür. Unutulmamalıdır ki sipariş istekleri onaylanmadan
bibliyografik arama yapılamaz. Dolayısıyla, standart bir sipariş formunun gerekliliği gerek
geleneksel, gerekse otomasyona dayalı sağlamada olsun, kaçınılmazdır.158
Satmalına siparişi (purchace order) satıcıya kütüphanenin satınalmayı istediği
materyalin ne olduğunu bildiren bir araç rolü görür. Siparişler mektup, basılı form,
manyetik bant ya da elektronik sinyal yoluyla satıcıya gönderilir. Siparişlerin basılı form
yoluyla satıcıya gönderilmesi geleneksel, elektronik sinyal yoluyla satıcıya gönderilmesi
ise otomasyona dayalı sağlama sisteminde kullanılan ve giderek yaygınlaşmakta olan bir
yöntemdir. Her iki yolda da siparişin içermesi gerekli bilgiler159 ve izlenen mantık aynıdır.
Guidelines for Harıdling Library Orders for In-print Monografic Publications 160
adlı yayında sipariş formlarını hazırlama sorumluluğunun kütüphaneye ait olduğu ifade
edilir. Çünkü, her bir kütüphanenin ihtiyaçları diğerinden değişik çeşitliliktedir. Ancak,
ihtiyaçlar çeşitli olsa da formlarda bulunması gereken temel bilgiler benzerdir. Bu
bilgilerin satıcı firmalarla da ilişki halinde belirlenmesi, ileride sorun çıkmasını
engelleyecektir. Belli başlı iki tip sipariş formu vardır. Bunlar, bireysel formlar (çok
kopyalı) ve- liste halindeki formlardır. Siparişlerin, değişik kullanımları mümkün kılan
çok kopyalı bireysel sipariş formları doldurularak yapılması, en yaygın yoldur.
Günümüzde satınalma süreci otomasyon sisteminin bir parçasıdır (modül) ve sipariş
kayıtlarının bir kez eksik ve doğru olarak yazılıma girilmesi bu kayıtların istenildiği gibi
sıralanmasını sağlar. Örneğin sipariş tarihine ya da numarasına ya da eser adına göre vd.
Burada manuel sisteme göre yapılacaklar esas alınmıştır. Kendinden karbonlu ya da
arasına karbon kağıdı konularak kullanılan bu formların tek bir takımında 2, 3, 6, hatta
kullanıma bağlı olarak 16 nüshaya kadar

1 5 8 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 9 0

1 5 9 a , e. , s . 1 0 5

1 6 0 F o r d , a . e. s . 2 0 7 - 2 2 8

1 6 1 B l o o m b e g v e E v a n s , a . e. , s . 9 5

131
form bulunabilir. 162 Her bir kopyanın değişik bir renkte olması sipariş formalarının
sıralanması aşamasında ve diğer işlemlerde kolaylık ve doğruluk sağlayacaktır. 163 Çok
kopyalı formların kullanılmasının en büyük avantajı, tekrarlı işlerde zaman
kazandırmaları ve işin gereken doğruluk ve tamlıkta yapılmasını sağlamalarıdır. 164 Form
bir kez doldurulur; ama formda istenilen sayıda kopya üretilir ve kopyalar değişik
kayıtların tutulması için değişik dizinlere dağıtılır. Çok kopyalı sipariş formlarının ilk iki
nüshası genellikle satıcıya satınalma siparişi olarak gönderilir; gönderilen ikinci
nüsha, satıcının materyalle geri gönderdiği ya da rapor verdiği nüsha olmakta; üçüncüsii
işlemde dizinine; - bazı kütüphanelerde personelin temel giriş yanlışı yapabileceği
diişünülerek- yapıt adma göre alfabetik olarak, bazılarında da temel girişe göre
sıraya konulmakta olan fiştir. Sağlama bölümünde çalışan elemanların daha çok
profesyonel elemanlar olmadığı düşünülecek olursa, yapıt adı girişi yadırganmamalıdır.
Dördüncü kopya, mali bilgiler amacıyla saklanır, beşincisi, kitap kataloglamaya
gönderilirken, materyalin içine konulmak üzere ve kataloglama bitince işlemde
dizininden ilgili kopyanın çıkartılması için kullanılabilir. İstenirse, sipariş numarasına ya
da satıcı adma göre dizinler de yapılabilir. Formların kaç nüsha olarak ve hangi amaçlar
için kullanılacağı, kütüphanelerin iç yapılarına göre değişebilir.
Sipariş formlarının 10 nüsha çoğaltılması halinde aşağıdaki amaçlar için
kullanılabileceği kurgulanabilir. 165
1. İşlemde olan siparişler dizini için bir nüsha,
2. Siparişin hangi fondan düşüleceğini görmek için bir nüsha,
3. Siparişin verilmesiyle, ilgili fondan sipariş bedeli düşülür ve elde ne kadar para
olduğu hesaplanmış olur. Bunu gösteren bir dizin için bir nüsha,
4. Satıcıya gönderilmek üzere bir nüsha,
5. Yine satıcıya, ancak satıcının siparişi yerine getirememesi halinde nedenini
rapor etmesi için bir nüsha,
6. Uyarı/istek (daim) için kullanılacak nüsha,
7. Kütüphanenin kataloğu için bir nüshası.

1 6 2 F o r d , a . e. , s . 1 7 6 - 1 7 8

1 6 3 M a r y D ı ı n c a n C a r t er , B u i l d i r ı g L i b r a r y C o l l e c t i o n s . 4 t h . v c l . M et u c h e n N . J . : T h e S c a r ec r o v v P r es s , I n c . , 1 9 7 4 s . 3 0 9

1 6 4 F o r d , a . e. , s . 1 7 2

1 6 5 M a r y D u n ea n C a r t er , a . e. a . y . .

132
 8. Okur kataloğu nüshası.
9. Yer numarası verme için kullanılan nüsha
10. Siparişin geldiğini kullanıcıya duyurmak üzere bir nüsha daha kullanılır.
Bunların hepsini ayrı renklerde çoğaltmak, hem çabuk kimliklendirmeyi, hem de
sıralamayı kolaylaştıracaktır.
Bireysel çok kopyalı formlar, her bir materyal için ayrı ayrı kullanılır ve formdaki
her bir öğe açıkça ifade edilir. Örneğin, yazar adı, kitap adı, kopya sayısı gibi. Liste
halindeki formlarda ise, yayın siparişleri her bir yayıncı için ayrı bir liste halinde
verilmelidir.
Formların boyutları sağlama bölümünce belirlenir. 7.5 x 12.5 sm. genellikle
kullanılan ölçüdür. Formların üzerinde, siparişin kim tarafından nereye gönderileceği ya
da yazışmaların kiminle yapılacağı bildirilmelidir. Formlarda, satıcı firmanın not
alabilmesi için, gerekli boşluklar bulunmalıdır. Siparişlere ilişkin olarak, siparişin belirli
bir süre içinde yerine getirilmemesi halinde iptal edileceği şeklindeki kütüphanenin
önemli talimatı, formun arka yüzünde bulunmalıdır. Ayrıca, kısaltmalar olabildiğince az
kullanılmalıdır.
Sipariş formlarında bulunması gereken bilgiler, sipariş edilecek yayma ilişkin
olanlar ve satmalına işlemlerine ilişkin olanlar biçimde ikiye ayrılabilir. 166 Materyale
ilişkin olan bilgiler şunlardır:
1. Yazar adı: Önce soyad yazılır. Olabildiğince tam ad kullanılmalıdır. Tüzel
kuruluş adları için, bu durum özellikle önemlidir.
2. Yapıt adı: Alt başlıklar dahil tam olarak yazılmalıdır.
3. Sorumluluk Bildirimi. Yazardan başka sorumlular varsa yazılmalıdır.
4. Baskı Kaydı: Yapıtın kaçıncı baskısının yapıldığı ve diğer özellikleri (gözden
geçirilmiş, basitleştirilmiş vb. gibi) yazılır.
5. Format. Yapıtın karton kapaklı mı ciltli mi, kaset mi vb. olduğu ifade
edilir.
6. Yer: Yapıtın yayınlandığı yer yazılır. Eğer farklı ülkelerde aynı adlı iki şehir
varsa, ayırdedici olarak eyalet ya da ülke adlarının yazılması yoluna gidilir.
7. Yayıncı: Yayıncının tam adı yazılmalıdır.

166 Ford, a.e., s.68-69; Chapman, a.e., s.79-81

133
 8. Tarih: Yayın tarihi yazılır. Çoğaltma hakkının verildiği tarih en
uygunudur.
9. Cilt sayısı: Üç ciltlik bir materyalin yalnızca 2. cildi istenebilir.
10. Seri Kaydı: Eğer materyali kimliklendirmeye yardımcı olacaksa seri kaydı da
eklenmelidir.
11. ISBN: Tam olarak yazılması gereken bir diğer bilgidir.
12. Fiyat: Yapıtın liste fiyatı da formda bulunmalıdır.
Sağlama bölümünün günümüzde, ön kataloglamayı da yaptığı düşünülecek olursa,
bu işle görevli personelin kataloglama kurallarını bilmesi ve sipariş kayıtlarının da
kataloglama kurallarına uygun olarak hazırlanmasına ilişkin bir politika kararı alınması,
akıllıca bir uygulama olacaktır.
Satmalına işlemleriyle ilgili bilgiler arasında ise aşağıdakiler, form üzerinde grup
halinde birarada bulunmalıdır. 167 Bunlar:
1. Kütüphanenin satmalına sipariş numarası ve sipariş tarihi.
2. Materyalden kaç nüsha istendiği
3. Özel talimat: Ayrı faturalama, sağlanmadan önce fiyatının
rapor edilmesi gibi talimat.
4. Genel talimat: Faturanın kime ve hangi adrese ve kaç nüsha gönderileceği,
göndermenin hangi yolla yapılacağı; yapıtın satıcı tarafından sağlanamama nedenlerine
ilişkin talimatın verildiği bölümdür.

6.3.1.1.4. Sipariş Öncesi Bibliyografik Arama

Sipariş öncesi bibliyografik arama iki temel işlevi gerçekleştirmek üzere yapılır,
İlki, istenen yayının halihazırda kütüphane dermesinde olup olmadığının belirlenmesi;
İkincisi uygun bir satıcı bulabilmek ve siparişi verebilmek için, istenen yayma ilişkin
yeterli bilginin elde edilmesidir. Magrili ve Corbin bu iki işleve, bir üçüncüsünün daha
eklendiğini söyler. Bu da, siparişlerin verilmesiyle birlikte kütüphanenin her bir yayınma
ait güvenilir bir kataloglama önbilgisini elde edebilmesidir. Böylece, kütüphanenin sipariş
kayıtları da çevrimiçi okur kataloğuyla, (OPAC Online Public Access Ccıtalog)
kullanıcılarına ulaştırabileceklerdir. Ford'a göre de sipariş öncesi arama ile kataloglama
öncesi arama aynıdır. Her ikisinde de hem temel giriş, hem de diğer gerekli bilgiler

167 Chapman, a.e., s.79-81

134
biraraya getirilir. 168 Bibliyografik arama işinin büyük bir bölümü, gelen sipariş isteklerinin
doğrulanmasını kapsar. Doğrulama, siparişin verilebilmesi için kaçınılmazdır. Çünkü, bazı
sipariş istekleri, basılmamış ya da baskısı tükenmiş yayınlara aittir. Bazılarıysa eksik ya
da yanlış bilgi içerdikleri için kimliklendirilemez. Kuşkusuz, böyle bir işin
gerçekleştirilebilmesi için, ister geleneksel, isterse otomasyona dayalı sistemle çalış ılsın,
ııygun bir arama stratejisinin belirlenmesi gerekir. 169 Bazı sağlama personeli, arama işini
rutin bir iş olarak görür. Bu, tekrar gerektiren yapısı nedeniyle profesyonel olmayan
personel tarafından yerine getirilebilecek bir iştir. Bazı kütüphaneler arama işinin
aşamalarını, el kitapları hazırlayarak standardize etmeyi yeğlerler. Ancak, sadece bununla
yetinilmemelidir. Bu yayınlar, deneyimli kütüphanecilerin, deneyimsiz olanları
yetiştirmesiyle de desteklenmelidir. İşin önemi personele anlatılmalı ve kişilerin eğitilmesi
sağlanmalıdır. 170 Unutulmamalıdır ki, zayıf bir doğrulamanın maliyeti oldukça kabarık
olur. Doğrulama işinde görevli arama yapan kişinin bibliyografik biçim bilgisi (form)
olmalı, milli ve ticari bibliyografyaları tanımalı ve kullanmayı bilmelidir. Üniversite
kütüphaneleri için yabancı yayınların doğrulanması, yabancı dil bilgisini gerektiren ve
profesyonel bir elemanın yapması gereken bir iştir. 171
Bu aşamada bibliyografik arama yapılırken, hangi kaynaklara öncelik verileceğine
karar verilmelidir. Bazı kütüphanelerin sabit bir sıralaması vardır. Ama, her materyal türü
için bu öncelik verimli olmayabilir. Ayrıca her yapıtın bibliyografik arama yoluyla
doğrulanıp doğrulanmayacağına da karar verilmelidir. Bazı kütüphanelerde değeri X
değerden daha az olanların araması yapılmaz. Çünkü, bu yayınların yenisini satın almak
personelin bu işe harcayacağı zaman göz önüne alınırsa daha ucuza mal olur. 172
Doğrulama için yapılan sipariş öncesi aramanın, sağlama işinin maliyeti en fazla olan işi
olarak ifade edilmesinin nedeni de budur. Öyle ki, ABD'de satınalma bütçesinin ikiye,
hatta üçe katlandığı 1960'lı yıllarda bile, arama stratejisini belirlemeği kolaylaştırmak
üzere farklı bibliyografik kaynakların aramadaki etkinliğini ortaya koymayı amaçlayan
karşılaştırmalı bir çalışma yapılmıştır. OCLC, National Union Catalog, Curnulative
Book Ind,ex ve American Book Publishing Recorchm karşılaştırıldığı çalışma sonucunda,
OCLC'nin hem zaman, hem de

1 6 8 F o r d , a . e. , s . 3 8 - 3 9

1 6 9 M a g r i l l - C o r b İ n , a . e. , s . 9 1 - 9 2

1 7 0 a . e. , s . 9 9

1 7 1 M a v y D u n c a v ı C a r t er , B u i l d i ı ı g L i b r a r y C o l l a c t i o f i . s . 4 t h . v d . M et u c h e n N . J . : T h e S c a r ec r o w P r es s , I n c . , 1 9 7 4 s .

100-108

1 7 2 F o r d , a . e. , s . 3 7 - 3 8

135
doğrulayabildiği istek sayısı açısından diğerlerinden daha tatminkar olduğu saptanmıştır.
Kuşkusuz günümüzde, OCLC yanında bibliyografik hizmet sağlayan yabancı, ticari ya da
ticari olmayan firmalar vardır. Yerli yayınlar için henüz bu türden bir oluşum yo ktur.
Ancak, Milli Kütüphane Katalogu’nu bu amaçla kullanmak, Internet bağlantısı olan
kütüphaneler için mümkündür. Yine de yeni yayınların bu katalogda yer alma hızının
yavaş olması nedeniyle bu katalogdan geriye dönük yayınlarda yapılacak doğrulama için
yararlanılabileceği varsayılabilir. Çünkü, 1997 yılı Temmuz sonunda, bu amaçla Milli
Kütüphane ile İnternet bağlantısı kurularak, ancak 1995 baskı tarihli yapıtlara ulaşıldığı
görülmüştür.
Bu amaç için, bibliyografyanın basılı versiyonundan yararlanma zaten çok daha
ucuz olacaktır. Ancak, bu türden hizmetlerin maliyeti hesaplanırken, kütüphanenin
kataloglama ve danışma gibi diğer bölümlerinin de aynı hizmetten yararlanabileceği
hesaba katılmalıdır. Örneğin, sipariş formları materyal kütüphaneye mal edildikten sonra,
yayının içine konulup, kataloglama bölümüne gönderilir. Kataloğu yapan kütüphaneci,
doğrulamanın hangi kaynakla yapıldığını formda görürse, o kaynağın kataloglama
politikasını bildiği için işi kolaylaşır. Arama sırasında ayrıca, bazı önceliklerin de ortaya
konulması gerekir. Üniversite kütüphanelerinde derslerde kullanılacak materyaller
öncelikle ele alınırlar. Bunlara, özel araştırma için acil olarak gerekli yayınlar da
eklenebilir.
Sipariş verilmeden önce, sipariş isteğinin sipariş edilebilir duruma getirilmesi için
yapılması gereken 5 önemli işlem vardır: Sipariş isteklerinin alınması; sıralanması;
bibliyografik doğrulamanın yapılması; karşılaştırma sonuçlarının kaydedilmesi; isteklerin
gerektiğinde geri gönderilmesi. Bunları ayrıntılarıyla ele almakta yarar vardır. Çünkü bu
bilgiler ve bibliyografik kimlik, daha sonra çok amaçlı kullanıma girecektir.
Sipariş isteklerinin alınması. Kütüphane türlerine göre de sipariş istek
formlarının kaynakları farklıdır. Üniversite kütüphanelerinde öğretim elemanları, başlıca
sipariş istek kaynaklarıdır. Öğretim elemanlarından, posta, telefon, faks ya da elektronik
posta yollarıyla kütüphaneye gelen sipariş istek fişleri için, sağlama sistemleri ister
geleneksel, isterse otomasyona dayalı olarak yürütülsün, standart bir formun doldurulması
gereklidir. Çünkü siparişi verebilmek ve sipariş işlemlerini yapabilmek için formun
içermesi gereken temel bilgiler aynıdır. 174 Sağlama bölümüne gelen istek fişlerinin
verimli bir

1 7 3 M a g n l l - C o r b i n , a . e. , s . 9 2 . 9 8 .

1 7 4 B l o o m b er g v e E v a n s , a . e. , s . 5 6 - 5 7

136
arama yapabilmek için bir miktar biriktirilmesi beklenir. Çift gelmiş istekler ayıklanır.
Sipariş istekleri kütüphane elemanları ya da seçimden sorumlu öğretim elemanlarından
gelse de doğrulukları şüpheyle karşılanmalıdır. Bu aşamada ilk ayıklama yapılır. Yani,
yayın yılı olarak içinde bulunulan yıl ya da yayının alt başlığı olduğu anlaşılan bölümün,
başlık olarak yazılması halinde, ilk ayıklama yapılarak fomı, istek sahibine geri
gönderilir.17S
Biriken sipariş isteklerinin, zorluk derecelerine göre ya da arama yapanların
döneyim, uzmanlık alanlarına göre sıralanması gerekir. Böylece hem elemanların
nitelikleri göz önüne alınarak iş tatmini, hem de iş performansı yükseltilmiş olur. Sipariş
isteklerinin zorluk derecelerine göre sıralanması genellikle, piyasada mevcut yayınlar,
baskısı tükenmiş yayınlar, yabancı dil yayınlar olarak ayrılabilir. Kullanılacak doğrulama
kaynakları da bu üç grubun özelliklerine göre belirlenir. Sıralamada göz önüne alınması
gereken bir diğer konu da neye, niçin öncelik tanınacağıdır. Arama ve ısmarlama
önceliklerini belirleme, kütüphanenin politikasını oluşturmak durumunda olduğu bir
konudur. Örneğin, bazı satmalnıalar mevsimliktir. Baskısı tükenmiş materyal kataloglan
belirli dönemde çıkarlar, bu nedenle, siparişin hemen verilmesi gerekir. Yahut okullar
açılmıştır, önceliğin fakülte elemanlarından gelen siparişlere verilmesi yoluna
gidilebilir.176
Aramada kolaylık olması açısından, yukarıda belirtildiği gibi istekler materyal
türlerine ve diline göre gruplandınlacağı gibi; sipariş formlarındaki bilgilerin tamlığma ya
da eksikliğine bakılarak da aramada zorluk çıkarabilecekler bir grup olarak ele
alınabilirler, diğerleri de bir başka gruba ayrılabilirler. 177
Sağlama bölümüne gelen istek fişlerinin doğrulanmasında, işe nereden
başlanılacağı sorusu, her zaman için gündemde olmuştur. Önce kütüphanenin katalogları
taranıp, materyalin kütüphanedeki varlığı ya da tersi mi ortaya çıkarılacak, yoksa
doğrudan materyalin piyasadaki varlığı mı belirlenecektir? Kütüphanede çevrim içi bir
otomasyon sistemi varsa, bu sorun bir anlamda aşılmış olacaktır. Sipariş isteklerinin
kütüphane kayıtlarıyla karşılaştırılması, kütüphanenin istenen yayma sahip olup
olmadığının ya da bu yayına ait bir siparişin verilip verilmediğinin denetlendiği aşamadır.
Eğer bir sipariş isteğine ilişkin bilgiler eksik ve yanlışsa, doğrulama işi kütüphane
kayıtlarıyla karşılaştırılmadan önce yapılmalıdır. Eğer istek bibliyografik açıdan

1 7 5 a . e. a . y .

1 7 6 F o r d , a . e. , s . 3 4

1 7 7 M a g r i l l - C o r b i n , a . e. , s , 9 3 - 9 4

137
tam ise arama yapan kişi kütüphane kayıtlarını kontrol ederek çift nüsha olup olmadığını
ortaya çıkartmış olur. İşlemde kayıtlarını içeren dosyaların da taranması bu aşamada
gereklidir. Bu kayıtlar, çoğu kez tek bir girişte yapıt adıyla taranabilirler. Bu bakımdan
arama yapan kişinin, yapıt adına ilişkin bilgilere dikkat etmesi oldukça önemlidir 178
Ancak, bazı yazarlar, yazar adı girişinin temel alınmasını önerirler. 179 Daha sonra yapıt
adı ve konu yaklaşımı sırasıyla önerilir. Bu görüşte, arama personelinin temel giriş
bilgisinin yetersizliğini kapatma gibi bir eğilim olduğu ileri sürülebilir.
Sipariş isteklerinin kütüphane kayıtlarıyla karşılaştırılması aşamasında materyalin,
kütüphanede, siparişte ya da dolaşımda olup olmadığını belirlemek, tüm kütüphane türleri
için geçerli temel bir stratejidir. Bundan sonrası ise, kütüphane politikasına ve materyalin
hangi aciliyet içinde istendiğine bağlı olarak ayrıntıda değişir. Bu karşılaştırma sırasında,
materyale ilişkin olabildiğince fazla bilgiyi not etmek, daha sonra bazı küçük ayrıntıları
doğrulamakta kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca, siparişin karşılaştırıldığını gösteren bir işaret
konulması, daha sonra çıkacak bir kararsızlığın da önüne geçer. Chapman, ‘kontrol edildi
ve bulundu’, ‘kontrol edildi ama bulunamadı’ tümcelerinin kısaltılarak kullanılmasını
önerir. Ayrıca, aramada kullanılan bibliyografyanın ilgili sayısının da not düşülmesi, eğer
siparişin ertelenmesine karar verilirse nereden başlanılacağını göstermesi açısından
anlamlıdır'180
Sipariş isteklerinin kütüphane kataloglarıyla karşılaştırılması, istenmeyen fazla
nüshaları önleyecektir. Eğer yapıt kütüphane katalogunda görünüyorsa, onun yeni bir
baskısının mı yoksa editör değişikliği olanının mı istendiğinden de emin olunmalıdır.
Belki de fazla nüsha isteniyordur. Dolayısıyla, aramayı yapan kişi, hem kütüphanenin
kataloglarındaki kuralları bilmeli, hem de kütüphanenin fazla nüsha kayıtlarına ve
politikasına aşina olmalıdır. 181
Sipariş istekleri, genellikle sipariş için gerekli tüm bilgileri içermez. İstenilen
materyalin kütüphanede olup olmadığı belirlendikten sonra sıra, bibliyogrik doğrulama
aşamasına gelir. Bu aşama, hem sipariş bilgilerinin doğrulamasının, sağlamasının
yapılması, hem de eksik bilgilerin tamamlanması amacım güder. Önkataloglama bilgisinin
sağlanması da bu amaca dahil edilebilir. 182 Bu aşamada hem basılı, hem de çevrimiçi

1 7 8 M a g r i l l - C o r b i n , a . e. , s . 9 4 - 9 5

1 7 9 B l o o m b er g v e E v a n s , a . e. , s . 6 1

1 8 0 C h a p ma n , a . e. , s . 4

1 8 1 F o r d , a . e. , s . 3 5

1 8 2 a . e. , s . 4 0

138
bibliyografik arama seçeneklerinden yararlanılabilir. Çevrimiçi arama, ABD'de ve Avrupa
da yaygınlık kazanmış bir seçenektir. 183

Bibliyografik doğrulamada kullanılacak basılı ve online ortamda erişilebilen çok

sayıda kaynak vardır.
Milli bibliyografyalar, bir ülkede yayınlanmış ve o ülke hakkında nerede
yayınlanırsa yayınlansın tüm eserleri listeleyen bibliyografyalardır. Ticari
bibliyografyalar, piyasada bulunan ticari eserlerin listelendiği bibliyografyalar oldukları
için, arama işinin vazgeçilmez araçlarıdır. Ticari bibliyografyaların amaçları reklamdır.
Ticari olmayan eserleri içermedikleri için, hükümet, kurum ve kuruluş ile dernek yayınları
içerilmemiştir. Ancak, bunlar iyi bir arama için vazgeçilmez yapıtlardır. Ticari
bibliyografyalar, doğrulama amacıyla da kullanılabilecek olan değişik yapıtlar kanalıyla
da belirlenebilir. 185
Aramada kullanılan milli ve ticari bibliyografyaların arama yapan personel
tarafından, içerdikleri materyaller, kapsamları, çıkış süreleri, dizinleri, hangi formatta
ulaşılabilir oldukları vb. özellikleriyle bilinmesi gerekir. Bir bibliyografyanın kapsamının
daraltıldığından habersiz olan kütüphaneci, doğrulama sırasında herhangi bir yapıtı bu
nedenle yok sayabilir. Ticari bibliyografyalar ve milli bibliyografyalar tarandığı halde,
hâlâ siparişi vermek için gerekli bilgiler elde edilememişse, Chapman, bu konuda
kataloglama hizmeti veren kuruluşlardan yararlanmayı önerir. Ayrıca bu hizmet ona göre,

1 8 3 C h a p ma n , a . e. , s . 4 4

1 8 4 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 9 5 - 9 6 ;

1 8 5 S h e e h y , B i l g e n e P a u l . G u i . d e t n R ef e r e n c e B o o k s . C h i c a g o : A L A , 1 9 0 2 - ; B i b l i o g r a f i c l r ı d e x, A C u m u l a . r i . v e

B i b l i o g r a p h y o f B i b l i o g r a p h i es . N ew Y o r k : W i l s o n , 1 9 3 7 ( Y ı l d a ü ç k ez ç ı k ı y o r . D a h a s o n r a t o p l u c i l t l er i y a y ı n l a n ı y o r . ) ;

T o t o k . V V i l h e l m. Iiandbuch der Bi.bliographisch.en N a c h s c h l a g e we r k e . R o l f N Y e i t z el . l . b s . F r a n k f u r t a n ı M a i n :

K l o s t er ma ı ı , i 9 5 4 - ; W a l f o r d s G u i d e t o K e f e r e n c e M a t e r i a l s . E d . A . J : W a l f o r d . L o ı ı d o n : L A V 1 9 5 9 B i l i m v e t e k n o l o j i ,
y

t o p l u ms a l v e t a r i h s e l b i l i m l er i l e g e n e l , d i l , s a n a t v e e d eb i y a t k o n u l a n a y r ı c i l t l e r h a l i n d e e l e a l ı n ma k t a d ı r ; A m e r i ca n .

R e f e r e n c e B o o k s A n n u a l . L i t t l et o n , C o l o , L i b r a r i es U ı ı L i m i t e d , 1 9 7 0 - ; R y d er , D o r o t h y E . C a n a d i a n R e f er e n c e S o u r c e s : A

Sel . ect. i ve Gui de. 2ııd. Ott owa , Ca ııa dia n Libra r y Associa t ion, 1981

139
milli bibliyografyalara abone olmaktan daha ucuza mal olur. Çünkü, hem sipariş öncesi
aramada, hem de kataloglamada kullanılırlar. Bazı kütüphaneler ABD'de OCLC ve
İngiltere'de-BLCMP Online adlı ortak kataloglama veritabanlarına erişilebilir. Chapman,
İngiltere ve ABD'deki kataloglama hizmetlerine örnek olarak sırasıyla Books in English'i
ve Marcfıche'i örnek olarak verir. 186
Books in English. British Library, 1971- iki aylık, yıllık toplu ciltleri var, mikrofış. İngiliz Milli
Kütüphanesi Bibliyografya Hizmetleri Bölümü tarafından üretilen İngilizce yapıtların mikrofiş
bibliyografyasıdır. İngiliz Milli Bibliyografyası'ndan farkı, tüm dünyada İngilizce yayınlanan kitapları
içermesi yanında, Amerikan Kongre Kütüphanesi tarafından eklenen verileri de içermesidir. Oysa, İngiliz
Milli Bibliyografyası, yalnızca İngiliz baskıları içerir. AAKK2’ye göre düzenlenen bu yapıt kullanılırken
temel giriş bilgisi sipariş öncesi arama için oldukça gereklidir. Fiyat bilgisi genellikle güncel değildir. Bu
yüzden, bir güncel kaynakla karşılaştırılması gereklidir.

Marcfiche (The Library Corparatioıı, Washington 1966- haftalık çıkıyor 4 aylık ve yıllık toplu
ciltleri .var.) Amerikan Kongre Kütüphanesi'nin MARC verilerinin mikrofiş olarak sağlandığı hizmettir.
1985 yılında CD-ROM olarak hizmete sunulan bu hizmet, CD-ROM üzerinde elde edilebilir olan ilk
veritabanı olma özelliğini de taşımaktadır. Bibliofıle olarak bilinen bu hizmetle sağlanan LCMARC dizim,
herhangi bir bilgisayara yüklenebilmektedir. Özellikle, geriye dönük olarak katalog kayıtlarının
dönüşümünde yararlı bir hizmettir. Başlıca kapsamını 1966 yılından bu yana İngiliz dilindeki yapıtlar
oluştururken, daha eski tarihli ve yabancı dildeki bazı yapıtları da içermektedir. Ayrıca güncel hizmet
olarak, gör-işit araçlarına, haritalara, süreğen yayınlar ve CİP girişleri eklenmiştir. Bu hizmetin başlıca
yararı, bilginin haftalık elde edilmesidir. Kitaplara ait fiyat bilgisi, nadiren ve ABD doları olarak verilir.

Yayıncı katalogları doğrulamada kullanılan bir diğer araçtır. Asıl amaçları

reklam olan yayıncı katalogları, kitapçılara yönelik olarak hazırlanan ticari
bibliyografyalar olarak görülebilir. Fazlaca resim içermeleri taranmalarını zorlaştırır.
Hatta bazı yapıtlara ilişkin duyurular yapıt yayınlanmadan verilmekte, eğer yayıncı o
yayından vazgeçerse, sipariş soranları çıkabilmektedir. Ancak, bazı yapıtlara ilişkin
bibliyografik bilgiye bu araçlarla ulaşılabilir. Yayıncılarla, kitapçı ve kütüphaneciler
arasında birbirlerinin işlemlerine ilişkin güven ve bilgiye dayalı bir anlayışın gelişmesi,
ülkemiz için de önemlidir. Kütüphanecinin hangi yayınevleriyle ilişki kuracağını
belirleyip, bir mektupla bilgi akışının sağlanmasını istemesi ilk adımdır. Böylece,

186 Chapman, a.e., s.20-23

140
istenmeyen bilgi akışının önüne geçilmiş olunur. Kataloglar ve duyurular, yayıncı
tarafından, talep eden kütüphanelere gönderilmiş olur. İkinci adını, bu katalogların belirli
bir düzen içinde ve güncel tutulmasının sağlanmasıdır. Katalogların, açık rafta, alfabetik
olarak yerleştirilmesi en uygun olanıdır. Kataloglar, en az yılda bir kez güncelleştirilmeli
ve eksik sayılar yayıncıya hatırlatılmalıdır. Kütüphanenin yararlandırma politikasına bağlı
olarak bu kataloglar, okurların da hizmetine sunulabilir.
Yayıncı katalogları ya yayınevinin mevcudundaki elde edilebilir yayınların bir
listesi ya da yeni çıkacak yayınların duyurulduğu bir broşür biçimindedir. Bazen de tek bir
sayfa olabilirler. Yeni yayınların duyurularında dikkat edilecek nokta, 'yeni' teriminin neyi
ifade ettiğidir. Bir yayıncının yeni yayınlayacağı bir yapıt, belki başka bir yayıncı
tarafından daha önce yayınlanmış olabilir. Bu kavram, yeni bir baskıyı ifade etmek için de
kullanılmış olabilir. Belki de daha önce yayınlanacağı duyurulan ancak, yayını ertelenen
bir yapıt için de kullanılmış olur. Yayıncı-kütüphaneci ilişkisi, yayıncıların gönderdikleri
temsilciler, sergi ve fuarlar da belirli yayınlarla ilgili bilgi alınabilecek ortamlar sağlar. 187
Arama ile ilgili olarak bundan sonra yapılacak aşama doğrulamada kullanılan
kaynağın sipariş formuna işlenmesidir.
Siparişi verilecek yayının karşılaştırma sonuçları, sipariş istek formuna işlenir. Bir
çok kütüphanede sipariş istek formları arama sonuçlarını gösteren ortam olarak kullanılır.
Bazı kütüphanelerin sipariş formları üzerine, doğrulamada kullanılan kaynaklar önceden
basılmıştır. Böylece, aramanın hangi kaynaktan yapıldığı ilgili yere işaretlenir. Basılı
değilse, yazmak gereklidir. Sipariş bilgilerinin doğrulandığı kaynakların formun arkasına
tarihiyle birlikte işaretlenmesi, tekrarı önlemek ve kataloglamacı için temel girişi
belirlemek açısından yararlı bir yoldur.
Doğrulama sonucunda sipariş isteklerinin varlığı saptanamamış olabilir.
Varlıklarının saptanamamış olması, yapıtın henüz basılmadığına, baskısının tükenmiş
olabileceğine ya da yayınından tamamıyla vazgeçildiğine işaret edebilir. Elbette, sipariş
formundaki bilgilerin tamamıyla yanlış olması olasılığı da bulunmaktadır. Bu dununda,
sipariş formu istek sahibine geri gönderilir. Çoğunlukla bu, bilgilerin bulunup
getirilmesini sağlamaz. Çünkü ya alınan

187 Chapman, a.e., s.24-30

141
referans bilgisi zaten eksik ve yanlış olabilir ya da kişinin bibliyografik bilgiyi elde
edecek becerisi otamayabilir. 188

6.3.1.1.5. Siparişin Verilmesi

Doğrulaması yapılan siparişler, kural olarak düzenli aralıklarla, gönderilmelidir.
Örneğin, en azından haftada bir, sipariş sayısı az da olsa, artmasını beklemeksizin
gönderilmelidir. Derslerde kullanılacak materyallere, ayrık (reserve) dermelere ait çok
sayıdaki siparişler birlikte gönderildiğinde, çalışılan satıcı ile elde edilme süresi tartışılıp,
bu süre örneğin 6-8 hafta olarak belirlenip bir mektupla bildirilmelidir. Ayrıca acil
gereksinimler için acil başlığı kullanılmalı, bu yol suistimal edilmemeli; acilden n e
kastedildiği de satıcıya bildirilmelidir. 189

Çok kopyalı sipariş formunun ilk iki nüshası satıcı firmaya gönderilir. İlki sipariş
isteği İkincisi ise, siparişin zamanında ya da hiç yerine getirilemeyiş nedenini
öğrenebilmek, yani, durumun kütüphaneye rapor edilmesini sağlamak üzere gönderilir.
Formların üzerinde siparişin kim tarafından, nereye gönderileceği ya da yazışmaların
kiminle yapılacağı belirtilmelidir.

6.3.1.1.6. Sipariş Kayıtlarının Tutulması

Manuel de olsa bilgisayara dayalı da çalışılsa siparişin verilip, materyalin
kütüphaneye gelmesi arasında geçen zaman içinde bu işlemleri kolaylaştırıp,
yürütebilmek için, bazı kayıtların ve dizinlerin tutulması gerekir.
Geleneksel olarak oluşturulan sipariş dizininde genellikle 7.5x12.5 sırı boyutunda
olan çok kopyalı sipariş formunun ikinci ya da üçüncü nüshası yer alır. Bu dizin,
kütüphanenin neyi sipariş ettiğini ortaya koyar. Ford, birden fazla dizinin oluşturulması
yerine tek bir yerde hepsinin toplanmasını önerir. Buna göre, işlemdekiler adıyla ifade
edilen bir dizinle, siparişi verilmiş materyallerin kayıtları ve ona ait diğer nüshalar
birarada tutulabilir. Buna, bağış ve değişim kayıtları da eklenebilir. Bu dizinin, sipariş
dizini ve işlemdekiler dizini olarak iki ayrı dizin halinde örgütlenmesi, yanlışların
azalmasını sağlayabilir. Ama bunun, daha pahalıya mal olan bir uygulama olduğu da
unutulmamalıdır. Ancak, iç örgütlenme nedeniyle birden fazla dizine gerek duyulabilir. 190
Kuşkusuz tek bir sipariş diziniyle satmalına sürecine ilişkin işlemleri götürmek ve
soranları çözmek güçtür. Bu yüzden ek dizinler hazırlanır. Sağlama bölümünde
oluşturulan her dizine ihtiyaç duyulduğundan

1 8 8 M a g r i İ l v e C o r b i ı ı , a . e. , s . 9 6 - 9 7

1 8 9 F o r d , a . e. , s . 2 1 2

1 9 0 F o r d , a . e. , s . 3 5 - 3 6 . 1 6 9 - 1 7 2

142
emin olunmalıdır. Yeni bir dizin oluşturulmadan önce, maliyeti ve sağlama işlemlerine
getireceği yarar ölçülmelidir. Hangi yayının, ne kadar süredir siparişte olduğunu görmek
için, sipariş tarihine göre bir dizin, tutulabilir. Belirli seriler içinde yer alan hangi
yayınların siparişinin verildiğini belirlemek için, seri yapıtlar dizini oluşturulabilir.
Kütüphaneye gelmiş olması gereken, ama henüz gelmemiş olan yayınların işlemleri için,
bir uyarı/istek (claim) dizini oluşturulabilir. Ödenmiş faturalar için oluşturulacak bir dizin
ise, satıcının uyarıya vereceği yanıta cevaben kullanılabilir. Ayrıca, ödenek ya da belirli
fonlardan henüz kesin olmayan, ama yaklaşık olarak ne kadar paranın kullanıldığım,
yapıtların fon harcamalarındaki miktarını belirlemek üzere, fon adları altında oluşturulan
dizinler kullanılabilir. 191 Carter vd. bu dizinlere, siparişin verilmesiyle elde ne kadar
paranın kaldığını gösteren bir dizinin de eklenmesini önerirler. Bu dizinde yer alan sipariş
formu nüshalarına, yapıtın kütüphaneye geldiği tarih ve fiyatı işlenir. Ödeme yapılan
miktar, bu nüshadaki miktardır. Ödenek ya da fon dizinindeki kesin olmayan materyal
fiyatını gösteren form, ödemeden sonra iptal edilir. Son iki dizin, aslında muhasebe
sisteminin bir parçasıdır. 192

6.3.1.1.7. Ödenekten Düşme

Kütüphanenin elindeki materyal bütçesinden ne fazla, ne de daha az harcamasını
önlemek için, mutlaka harcanan paranın miktarına ve geriye kalan miktara ilişkin mali
kayıtların tutulması gerekir. Çeklerin yazılıp son harcama kayıtlarının tutulması ise,
kütüphanenin bağlı olduğu üst kurumun muhasebesinin sorumluluğundadır. Eğer bu
kayıtlar da kütüphanede tutuluyorsa, üst kuramım yetki devri yaptığı anlaşılır. Bu konuda
ideal bir model yoktur. Ancak, kütüphanenin biri kitaplar diğeri süreğen yayın
abonelikleri için olmak üzere en azından iki ayrı tahsis birimine göre hesabı vardır.
Üniversite kütüphanelerinde tahsis birimleri çok daha fazla olabilir. Ödenek ve fonlar,
materyal türlerinin daha ayrıntılandırıldığı alanlara ya da üniversiteye bağlı olarak eğitim
ve öğretim hizmeti veren bölümlere ayrılabilir. Çok kopyalı form doldurularak verilen her
bir sipariş için bu formun bir nüshası kullanılır ve siparişin bağlı olduğu tahsis biriminin
hesabından, harcama düşülür. Çoğunlukla da aylık raporlar hazırlanır ve son mali durum
ortaya konulur. Eğer muhasebe kayıtları üst kurum tarafından yapılıyorsa, bu raporların
sağlama bölümüne düzenli olarak gönderilmesi gereklidir. Ancak,

1 9 1 M a g r i l l v e C o r b i n , a . e. , s . 1 0 9 - 1 1 0 ; F o r d , a . e. , s . 3 5 - 3 6 . 1 6 9 - 1 7 2

1 9 2 M a r y D ı ı ı ı c a n C a r t er , B u i . l d i . n g L i b r a r y C o l l e c t i o n s . 4 t l ı . v d . M et ı ı c h en N . J . : T h e S c a r ec . r o w P r es s , I n c . , 1 9 7 4 s

312

143
özellikle sürekli siparişler, seriler ve kapsamlı planların uygulanması sırasında satıcıdan
ne kadar harcama yapıldığı tahmini olarak bilinirse de, hangisinin ödenekten ya da hangi
fondan düşüleceği sorunu yaşanır. Bu yüzden kütüphaneler, bütçenin tahsisinin buna göre
yapılmasını istemezler.193

6.3.1.1.8. Materyalin Kütüphaneye Kabul ve Maledilmesi

Kütüphaneler, özellikle de sağlama bölümleri, çok miktarda posta ile karşı karşıya
kalırlar. Doğrulama ve ısmarlama aşamalarındaki titiz çalışma, eğer paketler bir an önce
ele alınmazsa boşa gitmiş olur. Postanın akışı, hacim açısından farklılık gösterir. Paketler
dikkatlice açılarak materyallerin fiziksel olarak herhangi bir zarara uğrayıp uğramadığı
kontrol edilir. Chapman, bu aşamanın profesyonel olmayan elemanlarca yapılmasını
onaylamaz. Böylece, satıcı tarafından gönderilen irsaliye ya da faturaların (invoice)
kaybolmasının önüne geçilmiş olur. Bloomberg ve Evans ise, bu işin profesyonel
elemanca planlanıp, profesyonel olmayanlar tarafından yapılacağını ifade eder. 194
Materyaller ya yapıt adına göre alfabetik, ya da geliş tarihine göre sıralanır.
İkinci aşamada gönderilen materyalin gerçekten kütüphanenin sipariş ettiği
materyal olup olmadığı kontrol edilir. Sipariş dizini ile fatura ya da irsaliye karşılaştırılır.
Satıcının gönderdiği çok kopyalı form nüshasına, yapıtın geliş tarihi ve faturası, varsa
fiyatı da yazılır. Bu karşılaştırma, yayının adı, baskısı, cildi, kopya sayısı, fiziksel
durumu, fiyatı, indirim ve hizmet giderleri açısından yapılır. Chapman, bu aşamada
karşılaşılabilecek sorunları 11 başlık altında toplar. 195
1. Siparişi verilen yapıtın adıyla, gelenin adı aynı değildir. Bu durumda ya sipariş
yanlış verilmiştir, ya da yayın duyurusu sırasında kullanılan ad değiştirilmiş olabilir.
2. Siparişi verilen baskı ile gelen baskı aynı olmayabilir. Bu durumda da ya
sipariş yanlış verilmiştir, ya da eski baskının karton kapaklı baskısı gönderilmiş olabilir.
3. Kitabın cildinde sorun olabilir. Ciltli baskı sipariş verilmiş, karton kapaklı olan
ya da tam tersi gönderilmiş olabilir. Bu kez de sipariş kaydı kontrol edilip, yanlış cilt
kabul edilecek ya da gecikme riski göze alınarak yeniden sipariş yapılacaktır.

1 9 3 F or d. a . e. , s . 1 7 9 - 1 8 3

1 9 4 B l o o m b er g v e E v a n s , a . e. , s . 1]4
1 9 5 C h a p ma n , a . e. , s . 1 1 1 - 1 1 5

144
 4. Materyal istenilen sayısında gönderilmiş olmayabilir. Buna göre sipariş
kayıtları kontol edilip, ya yeniden sipariş verilir, ya da çok kopya istenmiyorsa alacak
olarak kullanılmak istendiği satıcıya bildirilir.
5. Yapıt, fiziksel açıdan kötü durumda olabilir. Eksik sayfalar, bölümler, bozuk
baskı olup olmadığı bu aşamada kontrol edilebilir. Yaym geri gönderme işlemlerine tâbi
tutulur.
6. Fiyatı yanlış verilmiş olabilir. Siparişin verilişiyle materyalin kabulü arasında
fiyat artışı normal olabilir; ancak artış çok yüksekse herhangi bir kaynaktan sağlamasının
yapılması gereklidir. Bu fiyatın içine nelerin dahil olduğu da kontrol edilmelidir.
7. İndirim oranında yanlışlık yapılmış olabilir.
8. Bazı satıcılar, kataloglama ve sınıflama hizmeti de vermektedir. Bu hizmete
ilişkin bir yanlışlık saptandığında, kitap ya kabul edilip kütüphaneye alınacak, ya da ge ri
gönderilecektir.
9. Gönderilen materyal, siparişi verilenler arasında yer akmayabilir. Belki,
telefonla verilen acil bir sipariş ya da uyarı mektubu üzerine gönderilmiş olabilir. Siparişi
henüz yeni iptal edilen bir yapıt da olabilir. Bu durumda satıcıya dunun bildirilir ve
materyali kabul etmesi rica edilir.
10. Yapıta ilişkin fatura bulunaniayabilir. Bu durumda paket yeniden
aranır. Yapıtın içine bakılır. Aracı firma ile çalışılıyorsa, yapıt yayıncıdan gönderilmiştir
ve faturanın aracı firmadan gelmesi beklenir.
11. Fatura vardır, yapıtın kendisi yoktur. Bu durumda faturanın proforma fatura
olabileceği olasılığı vardır. Fatura başka bir bölüme de ait olabilir.
Materyaller kontrol edilip, faturalar onaylandıktan sonraki aşama, materyalin
kütüphanenin mülkiyetine geçirilmesidir. Kütüphaneye mal etme işlemi için bir mühür
kullanılarak hem kitabın kenarına, hem de içkapağma mühür vurulur. Eğer kütüphane
yayınları demirbaşa kaydediyorsa, mülkiyet işareti aksesyon numarasını yani, tarih/sayı
ve fiyatı içerir.196 Genellikle, iç kapağı izleyen sayfaya sipariş kaynağı, kabul tarihi,
ve/veya sipariş numarası bir mühür ve kurşun kalemle işaretlenir. Kütüphaneler sipariş
bilgilerinin işaretlenmesini ya sipariş numarası ve kabul tarihiyle sınırlandırmaktadırlar,
ya

1 9 6 B l o o mb er g v e E va r ks , a . e. , s . l 1 6

145
da tamamıyla kaldırmak eğilimindedirler. Bu, yer katalogunun, ya da sipariş dizininin
soruları yanıtlama başarısına bağlı bir durumdur .197
Demirbaşa kaydetme ve bu iş için kabul sırasına göre kitapların kronolojik
listelendiği demirbaş defterinin tutulması da, çoğu kütüphane tarafından artık
vazgeçilmekte olan bir iştir. Bununla birlikte çoğu kütüphanede demirbaş kaydının
işlevlerini yerine getirecek uygulamalar yapılmaktadır. Demirbaş defteri kaydının başlıca
iki işlevi bulunmaktadır: Kütüphanenin büyüklüğü hakkında bilgi vermek ve herhangi bir
yapıt hakkında sipariş bilgilerinin kaynağı olmak.
BKZ. TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ. PPT: SATINALMA SÜRECİ 2.
Gelen yayınlar kontrol edildikten sonra, materyallerle faturalar arasında indirim ya
da fiyat sorunu da yoksa, faturaların tarih ve imza kaydıyla onaylanması aşamasına
gelinir. Onaylama genellikle kütüphanedeki ilgili bölümün başkanı ya da onun yet kisini
devrettiği kişi tarafından onaylanır. Muhasebeci bu faturayı, bağlı olunan üst kuruma
gönderir.199 Faturaların çabuk ödenmesi, aracı ve yayıncılarla iyi hizmet ilişkisini
güçlendirir. Eğer bir kütüphanenin bu konuda kötü bir ünü varsa, kredisini tekrar
kazanması zaman alır. Bu kredi, rekabetin olduğu bazı materyallerin sağlanmasında
kütüphaneye

1 9 7 W u l f ek o et t er , a . e. , s . 9 7 - 9 8

1 9 8 \ V u ] f ek o et t eı \ a . e. , s . 9 8 - 9 9

1 9 9 B l o o m b er g v e E v a n s , a . e. , s . 1 1 7

146
 yarar sağlar. Ayrıca çoğu firma, zamanında yapılacak ödemeler için indirim yapar.

6.3.1.1.9. Ödeme
Fatura ve ödeme işlemlerinin olabildiğince basitleştirilmesi, işlemlerin düzenli ve
sorunsuz yürümesini sağlayacaktır. Kütüphanecilerin, kendi kuramlarındaki muhasebe
işlemlerine âşinâ olmaları gereklidir. Kütüphaneci faturaların, ne zaman, kime, nasıl ve
kaç nüsha olarak istendiğini ilişki kurduğu kitapçı, yayıncı ya da benzeri satıcı firma ile
başlangıçta belirleyerek bir anlaşmaya varmalıdır. Faturalamayla ilgili olarak burada
önemli bir kaç unsurun ele alınması yerinde olacaktır.

Birlikte çalışılan satıcıya, her bir materyal için ayrı ayrı fatura istenip istenmediği,
isteniyorsa nedeni bildirilip, düzenlemelerin ona göre yapılması sağlanmalıdır. Faturalar,
en az iki nüsha istenmelidir: Ödeme için bir nüshanın, işlemde dosyası için de bir
nüshanın kütüphaneye gönderilmesi sağlanmalıdır. Faturaların, personelin değişebileceği
düşünülerek, kişi adından bağmışız olarak, sağlama kütüphanecisi gibi bir hitapla
kütüphane adresine postalanması da sağlanmalıdır. Faturada ödemenin yapılacağı adres
de açıkça belirtilmiş olmalıdır. Ayrıca, faturada bulunması gereken bilgiler açıkça
belirlenmelidir. Yayma ilişkin bibliyografik bilgi yanımda, sağlanan kopya sayısı, cilt
sayısı, yayıncının liste fiyatı, yapılan indirim (akademik kütüphaneler söz konusu
olduğunda satın alınanların daha çok bilim ve teknik konularındaki materyaller olması ya
hiç indirim al ummamasına ya da indirim oranlarının düşük olmasına neden olur ),200
kütüphane için fiyatı, hizmet giderleri ayrı ayrı verilmelidir. Eğer sürekli siparişler ve
süreğen yayın abonelikleri, tek tek yapılan kitap siparişlerinden ayrı faturalanmalıysa, bu
duranı da ilişkide olunan satıcıya bildirilmelidir .201

Ödeme işlemlerinin sırası kütüphaneden kütüphaneye değiştiği için, bu konuda

genellemelere gidilmesi zordur. Kütüphanenin, kendi ödeme sistemini oluşturması
mümkün olabileceği gibi, kütüphane bağlı olduğu üst kuruluşun mali düzenlemelerine
uygun olan ödeme sistemini kullanmak durumunda da kalabilir. Eğer kütüphane, kendi
ödeme sistemini oluşturacak ise, gelen yayınların siparişi verilenler olup olmadığı; fiyatın
satıcıyla yapılan anlaşma gereğince adil olup olmadığı; ödenen miktarın kayıtlarının
tutulması; çeklerin hazırlanması ya da diğer ödeme biçimlerinin kullanılması,
kütüphanenin

2 0 0 F or d, a . e. , s . 1 8 2 - 1 8 3

2 0 1 F or d, a . e. , s . 2 1 6 - 2 1 7 ; C ha p ma n, a , e. , s . 1 0 7

147
sorumluluğunda yapılır. Ödemelerini kendi yapan kütüphaneler de düzenli aralıklarla
denetleneceklerinden, kayıtların uygıın bir biçimde tutulması gerekir. Eğer kütüphane üst
kuruluşun ödeme sistemini kullanıyorsa, kütüphaneci neyin siparişini vermiş olduğunu ve
fiyatını doğrulatmak durumundadır. Bunun için de, her bir materyalin bibliyografik bilgisi
ile birlikte fiyatını gösteren bilgileri taşıyan faturaların istenilen sayıda üst kurumun
muhasebesine ulaştırılması gereklidir. Kütüphanelerin olabildiğince çabuk ödeme
yapmalarını söylemek kolaydır. Ancak, kütüphaneler genellikle yavaş ödeme yapan
kuruluşlardır. Bu konuda kütüphaneciye düşen sorumluluk, faturaların düzenli olarak
muhasebe işlerini yapan birime ulaştırılmasını sağlamak ve işlemlerin yürüdüğünden
emin olmaktır. Eğer satıcı, henüz göndermediği materyalin faturasını göndermişse, bu
faturalar materyal gelene kadar belirsiz bir süre bekletilmemeli, dunundan satıcı haberdar
edilmelidir.202
Bazı yayınların elde edilebilmesi için tek yol, pro-forma fatura yoluyla ödemenin
önceden yapılarak siparişin verilmesidir. Önceden ödenen bu materyallerin kütüphaneye
belirlenen süre içinde gelip gelmediği sürekli denetlenmelidir. Materyal geldiğinde de
içinde çoğu kez faturaya benzeyen bir makbuz (receipt) bulunur. Üzerinde bazen zorlukla
görülen "ödenmiş" ifadesine dikkat etmek gereklidir. Aksi halde, ödenmiş materyal için
gönderilen makbuzun fatura zannedilerek tekrar işleme konulması riski söz konusu
olabilir. Bu dununda ve materyal gönderilmediğinde gerekli miktardaki paranın
kütüphanenin alacak (credit) hesabına geçirilmesi gereklidir .203
Guidelines for Handling Library Orders for In-prirıt Monografic Publications adlı
yayında, ödemelerin genellikle 30 gün içinde yapılması önerilir. Kütüphanenin elinde
olmayan gecikmelerin satıcıya bildirilmesi, kütüphanenin ciddiyetini yansıtmak adına
gereklidir. Satıcı ile başlangıçta yapılan anlaşmaya göre faturalar belirli aralıklarla ödenir.
Yine başlangıçta aracı firma ile yapılan anlaşmaya bağlı olarak hangi tür yayının, ne
zaman sağlanabileceğine dair her iki tarafın da onayladığı sürelerin dışına çıkıldığında,
sağlanamayan yayınlar için gönderilen faturalar için kütüphanenin belirlediği bir süre
geçince uyarı/hatırlatma (claim) işlemleri başlatılır. Faturada sağlanan yayınlarla birlikte
bulunan ancak, değişik nedenlerle geri gönderilmesi gereken yayınlar için parçalı ödeme
yapılmalıdır. İki yol izlenebilir. Ya satıcıdan alacak bildirimi gelene kadar, bu
materyallerin faturaları elde tutulur; ya da faturadan sorunlu yayın çıkartılarak ödeme
yapılabilir. Bu dunundan satıcı bir fatura kopyası ile

2 0 2 P o r c l , a . e. , s . 7 0 ; M a g r i İ l v e C o r b i ı ı . a . e. , s . 1 1 0 - 1 1 1 .

2 0 3 C h a p ma ı ı , a . e. , s . 1 0 8 - 1 0 9

148
haberdar edilir, ya da yanlış düzeltilerek doğru faturanın gönderilmesi istenebilir .204
Yapılan harcamalar sonucunda geri kalan paranın ne kadar olduğunu belirleyebilmek için,
ödemelere ilişkin kayıtların güncel olarak tutulması gerekir, en azından aylık olarak
sipariş ve harcamaları veren bir bildirim hazırlanmalıdır. Böylece elde ne kadar, para
kaldığı bu şekilde ortaya çıkabilir .205 Faturalar da tarih sırasına göre ve satıcı firma adına
göre alfabetik dizilir .206

6.3.1.1.10. Kayıtların Temizlenmesi

Siparişin verilmesinden materyalin kütüphaneye gelip rafta yerini almasına kadar
geçen süre içinde, sipariş dizinleri tutulur. Ancak, sipariş dizinleri geçici dizinlerdir.
Yayının kütüphaneye gelip, denetlemesinin yapılmasından sonra kataloglamaya
gönderilirken sipariş dizininden ilgili kopyaları hemen çıkarılmaz, ya da otomasyona
dayalı olarak çalışılıyorsa kayıtları hemen silinmez. Yapıta ait katalog kartı hazırlanana
kadar, sipariş dizinine dokunulmaz. Bazı kütüphaneler ise bu dizinleri, gelen materyal
sayısı, satıcı performansı ve fon kullanımına ilişkin bilgi sağladıkları için hiç elden
çıkartmazlar. Geleneksel yöntemle çalışan kütüphanelerde kayıtların kesinleştirilmesi
uzun ve karmaşık bir iştir. Kolayca hata yapılabilir. Yayın kütüphaneye geldiğinde, ilk
olarak siparişin gelmiş olduğu, sipariş formuna geliş tarihi yazılarak kaydedilir. Yayın,
satıcının gönderdiği rapor nüshası ya da kütüphanenin belirlediği çok kopyalı sipariş
formunun bir nüshası ile kataloglama bölümüne gönderilir; yayının katalog kartı
hazırlandıktan sonra değişik dizinlerden aynı materyale ilişkin kayıtlar tek tek bulunup,
çıkartılır. Daha uzun bir kullanım için, istenirse sağlananlar dizini oluşturulur. Materyale
ilişkin kopyalar bir kez temizlendikten sonra, personele ve okura yayının geldiğini
bildirmek için sipariş kopyaları kullanılır .207

6.3.1.1.11. Çeşitli Satınalma Sorunları

Siparişi verilen yayının yeterli zaman geçmiş olmasına karşın kütüphaneye
gelmediği saptandığında, satıcıya metni önceden hazırlanmış olan standart bir uyarı
mektubu (claim) gönderilerek siparişin yerine getirilemeyiş nedeni sorulur. Çok kopyalı
formların bir nüshası da bu iş için kullanılabilir.

2 0 4 F or d, a . e. , s . 2 1 7 - 2 1 8

2 0 5 G er t r u d e Wu ! t ' ek o t t er , a . e. , s . 1 0 2

2 0 6 C ha p ma n, a . e. , s , 1 1 2

2 0 7 M a gr i l i v e C or b i n, a . e. , s . 7 9 . 1 1 1 - 1 1 2 .

149
Önyüzünde siparişe ilişkin bibliyografik bilginin bulunduğu bu formun arka yüzünde,
siparişin niçin yerine getirilmediğine ilişkin basılı bilgiler yer alır ve satıcı uygun olanını
işaretler: Gönderildi, henüz yayınlanmamış, baskısı tükendiğinden sipariş iptal edildi,
baskısı tükenmiş ama aranıyor, mevcutta yok, satıldığı için iptal edildi, diğer gibi.
Sağlanamayan materyalin uyarısı yapılmadan önce, materyalin yayın statüsü
kontrol edilmelidir. Örneğin, yayınlanmamış olabilir. Satıcıdan gelen raporlar düzenli
olarak tutulmalı, uyarı yapılmadan önce de kontrol edilmelidir. Örneğin, ‘mevcudu
kalmamış’ notunun bulunduğu bir rapordan sonra, uyarı yapılamaz. Ayrıca, siparişlerin
yerine getirilmesine ilişkin zaman sınırlarına uygun olarak uyarı yapılmalıdır. Yayın
türlerinin özellikleri ve yayınlandıkları ülkeler göz önüne alınarak uyan takvimi
düzenlenmelidir. Guidelines for Ha.nd.ling Library Orders for In-print Monografic
Publications adlı yayında, ABD’deki yurtiçi ticari yayınlar için yayının güncelliğine bağlı
olarak 45-90 gün belirlenmiştir. Ticari olmayan yayınların güncellikleri ve eskiliklerine
göre 90-120 gün içinde sağlanmaları önerilmektedir. Yabancı ticari yayınlar için Batı
Avrupa söz konusu olduğunda 150 gün, diğer ülkeler için bu sürenin daha uzun
tutulabileceği belirtilmektedir. Uyarı yazışmaları için her iki taraf birbirine yeterli süreyi
(~ 4 hafta) tanımalıdır. İkinci uyarı, ilkinden 30 gün sonra yapılabilir. 2<w
Kütüphane ve satıcı karşılıklı olarak hata yapılabileceğini ilke olarak önceden
kabul ederek bu konuyu anlaşmalarına yansıtırlar. Tüm geri göndermelerde geri
gönderme nedeni açıkça ifade edilmelidir. Geri gönderme nedenleri arasında siparişi
verilmemiş yayının gönderilmesi, fazla nüshanın gönderilmesi ya da yapıtın fiziksel
olarak kötü durumda olması yer alır. Satıcılar, sürekli müşterileri söz konusu olduğunda,
materyale herhangi bir işaret konulmamışsa yayınları geri almayı kabul ederler. Tüm
iptaller için yine standart bir mektup kullanılabilir .209 Geri göndermeler için de standart bir
mektup kullanılarak sağlama kaynağıyla ilişki 'kurulur. Gerekli bilgilerle (yazar- yapıt
adı, fatura no ve tarihi) alacak bilgileri (credit notes) faturalara benzer belgelere
geçirilerek, kopyası satıcıya gönderilir, tarih sırasına göre de kütüphanede dizinlenir.
Böylece alacak birikiminin izlenmesi de sağlanmış olur .210

2 0 8 F or d, a . e. , s . 2 1 3

2 0 9 F or d, a . e. , s . 7 0 , 2 1 4 - 2 1 5 ; C ha p ma u , a . e. , «. 1 1 7 - 1 1 *

2 1 0 a . e. , s . 2 1 5 ; C İ ıa p ma n, a . e. , s . 1 1 5 - 1 1 6

150

4
 Satıcı ile yapılan anlaşma gereği, her iki tarafın da onayladığı zaman sınırları
geçildiğinde ve yayın ya da ona ilişkin herhangi bir bilgi gelmediğinde sipariş iptal
edilebilir. Dolayısıyla bu iş, siparişlerin düzenli olarak izlenmesini gerektirir. Eldeki
paranın da gelmeyecek yapıtlara bağlanmasının da önüne geçilmiş olunur. İptal etme
süresi yayınların özelliklerine göre belirlenir. Bazı kez kütüphane mali sorunlar nedeniyle
siparişlerini iptal etmek zorunda kalabilir. Satıcıya, iptal edilen materyaller, nedenleriyle
bildirilmelidir.
60 gün geçtiği halde karşılanmamış olan siparişler için, satıcı firmalara bir mektup
yazılır. Firma gerekeni yapacağını bildiriyorsa beklenir, bildirmiyorsa siparişler iptal
edilir. Dolayısıyla, kütüphaneye ayrılan para başka bir sipariş için kullanilabilir. Bu
durum, özellikle mali yıl bitimlerinde, önemle izlenmesi gereken bir uygulamadır. Mali
yıl bitimine iki ay kala siparişi yerine getireceğini bildirenlere yeniden bir mektup yazılır
ve zamanında teslim edilmezse siparişlerin iptal edileceği tekrar bildirilir .211
Siparişi verilen yayın hakkındaki bilgilerin satıcı tarafından düzenli olarak
gönderilmesi, satmalına işlemlerinin düzenli olarak yürütülmesini sağlar. Siparişi
verildiği halde yayının kütüphaneye hâlâ neden gelmediğini gösteren başlıca raporlar
şunlardır:212
1. Siparişi verilmiş, ancak, kütüphaneye gelmemiş yayınların henüz
yayınlanmamış olduklarını liste olarak bildiren rapor.
2. Satıcının mevcudunda olmayan siparişlere ilişkin rapor.

3. Yayıncısında baskısı tükenmiş olan siparişlere ilişkin

rapor.
4. Siparişi yayıncısına verilmiş olan, ama henüz elde edilememiş siparişlere
ilişkin aracı firma raporu.
5. Yayıncısına uyanda bulunulan siparişler hakkında rapor.

2 1 1 B l o o mb eg v e E va ns , a . e. , s . 1 2 1

2 1 2 F or d, a . e. , s . 7 1 ; C ha p ma n, a . e. , s . 1 1 8 - 1 2 0

151
 6. Toptancının kendi mevcudunda biten siparişlere ilişkin raporu.

Rapordaki bilgilerin rapor tarihiyle birlikte mutlaka sipariş kayıtlarına

yansıtılması, atılacak adımların belirlenmesi için önemlidir. Geleneksel sistemlerde rapor,
sipariş kopyasına zımbalanır.
Sağlama işinin tümüne ilişkin olarak istatistik kayıtların tutulması, yine sağlama
bölümünün sorumluluğudur. Bu istatistikler, kurumdan kuruma çeşitlilik gösterse de 213 en
yaygın olarak kullanılanları aşağıdaki başlıklar altında toplamak mümkündür. Sipariş
edilen, sağlanan ve iptal edilen yayın sayıları; satıcının istekleri karşılamada kullandığı
süreye ilişkin istatistiki bilgi; siparişe ilişkin bibliyografik bilgi için personelin harcadığı
zamana ilişkin istatistiki bilgi; istenmeyen fazla nüsha sayısı ve yanlışlıkla siparişi
verilenlerin sayısına ilişkin istatistiki bilgi ve tahmini maliyetle, son maliyetin
karşılaştırılmasına ilişkin istatistiki bilgiler tutulmalıdır ."14
Mali konulara ilişkin istatistiklerin de hazırlanması gerektiğini belirten Chapman,
yalnızca kitaplara yönelik öneri getirmektedir. Ancak, tüm materyal türlerine harcanan
paranın ne kadar olduğuna ilişkin olarak, sipariş ve harcamaların konusal olarak dağılımı
belirli aralıklarla, örneğin aylık olarak alınabilmelidir. Böylece artışların ve azalmaların
aylara göre nasıl bir seyir izlediği akılcı olarak ortaya konabilir ve gelecek yılın bütçesi
için veri sağlanmış olabilir.