HDSD PL Sale Ict

CÔNG TY PHẦN MỀM PROTOCOL
129 Thích Quảng Đức, Phường 4, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Email: info@protocolvn.com Website: www.protocolvn.com
TÀI LIỆU ĐÀO TẠO VÀ HƯỚNG DẪN

SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Mục Lục
I. Các thông tin chung:............................................................................................................................4
1. Giới thiệu chung:.............................................................................................................................4
1.1. Đối tượng sử dụng:..................................................................................................................4
1.2. Ý kiến đóng góp:.....................................................................................................................4
2. Một số hướng dẫn sử dụng chung:...................................................................................................4
2.1. Các Thanh công cụ trên tất cả các Form:................................................................................4
2.2. Một số phím nóng được sử dụng trong hệ thống:.....................................................................5
1. Sử dụng lưới........................................................................................................................................5
3. Hướng dẫn sử dụng những chức năng thường:................................................................................7
a. Truy vấn- tra cứu dữ liệu.....................................................................................................................7
b. Các thao tác cập nhật (Thêm – xóa - sửa) dữ liệu...............................................................................7
II. Hướng dẫn sử dụng danh mục:............................................................................................................9
1. Thông Tin chung:.............................................................................................................................9
a. Danh mục dạng lưới............................................................................................................................9
b. Danh mục dạng phân cấp...................................................................................................................11
c. Danh mục dạng phân cấp - lưới.........................................................................................................13
2. Danh Muc......................................................................................................................................14
a. Tổ chức.......................................................................................................................................15
b. Thông tin bảo hành...................................................................................................................15
c. Thông tin sản phẩm....................................................................................................................15
d. Thông tin đối tác........................................................................................................................16
III. Nghiệp Vụ Chính:..........................................................................................................................16
1. Mua Hàng:.....................................................................................................................................16
1.1. Mua Hàng:.............................................................................................................................16
1.2. Trả Hàng Nhà Cung Cấp:......................................................................................................18
2. Bán Hàng:......................................................................................................................................21
2
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
2.1. Bán Hàng:..............................................................................................................................21

2.2. Tỷ Giá:...................................................................................................................................23
2.3. Trả Đổi Hàng Khách Hàng:...................................................................................................23
3. Bảo Hành:......................................................................................................................................27
3.1. Bảo Hành:..............................................................................................................................27
3.2. Phân Công Bảo Hành:............................................................................................................30
3.2. Tình Trạng Bảo Hành:...........................................................................................................31
4. Kho:...............................................................................................................................................33
4.1. Thông Tin Tồn Kho: (xem thông tin tồn kho của mặt hàng)..................................................33
4.2. Tồn Kho Đầu Kỳ:..................................................................................................................33
4.3. Khóa Mở Sổ Kho:..................................................................................................................35
5. Kế Toán:........................................................................................................................................36
5.1. Thông Tin Công Nợ:..............................................................................................................36
5.2. Công Nợ Đầu Kỳ:..................................................................................................................38
5.3. Khóa / Mở Sổ Công Nợ:........................................................................................................39
5.4. Tiền Mặt Đầu Kỳ:..................................................................................................................41
5.5. Thông Tin Tiền Mặt...............................................................................................................41
6. Báo Cáo:........................................................................................................................................43
6.1. Báo cáo nhanh:......................................................................................................................44
6.2. Công nợ:................................................................................................................................45
6.3. Tra Cứu Bảo Hàng:................................................................................................................45
7. Hệ Thống:......................................................................................................................................45
7.1. Quản trị người dùng...............................................................................................................45
7.2. Cấu hình nghiệp vụ................................................................................................................48
7.3. Sao lưu / khôi phục................................................................................................................48
7.4. Cắt dữ liệu.............................................................................................................................48
7.5 Nhật ký sử dụng..........................................................................................................................48
2. Giúp đỡ..............................................................................................................................................50
3
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
8. Giúp đỡ..........................................................................................................................................50
8.1. Hướng dẫn sử dụng................................................................................................................50
8.2. Tải chương trình....................................................................................................................50
8.3. Cập nhật chương trình............................................................................................................51
8.4. Về tác giả...............................................................................................................................51
8.5. Ứng dụng thường dùng..........................................................................................................51
I. Các thông tin chung:

1. Một số hướng dẫn sử dụng chung:
Chú ý: Các nằm trong phần hướng dẫn chung, Chúng ta xem để hiểu và vận
dụng linh hoạt trên các màn hình chức năng của toàn hệ thống.
Để làm việc dễ dàng trên chương trình, chúng ta làm quen với các vẫn đề chung
sau:
1.1. Các Thanh công cụ trên tất cả các Form:
Đây là các nút được sử dụng chính trên các màn hình, để thực hiện các
chức năng cần thiết. Cụ thể:
: Thêm mới một phiếu, một đối tượng (Alt + t)
: Xem lại thông tin phiếu, đối tượng đã được tạo (Alt + e)
: Xóa mẩu tin, đối tượng đã tạo (Alt + x)
: Sửa mẩu tin, đối tượng đã tạo (Alt + s)
: In thông tin phiếu, đối tượng có trong (Alt + i)
: Tra cứu các phiếu đã lập (Alt + m)
:Tính ra chênh lệnh của tỷ giá lúc mua và lúc trả
4
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
: Thanh toán công nợ cho khách hàng hoặc nhà cung cấp
1.2. Một số phím nóng được sử dụng trong hệ thống:

Bạn có thể dùng phím tắt các chức năng trên màn hình bằng cách nhấn tổ hợp
phím Alt + chữ cái có gạch chân dưới, dưới đây là phím tắt của 1 số chức năng
thường dùng
Tổ hợp phím Chức năng của tổ hợp phím
Alt +T Thêm mới
Alt + E Xem lại phiếu đang chọn
Alt + X Xóa phiếu đang chọn
Alt + D Duyệt phiếu đang chọn
Alt + K Bỏ duyệt phiếu đang chọn
Alt + N Chọn để tạo nghiệp vụ tiếp theo
Alt + M Thực hiện tìm kiếm
Alt + I Thực hiện in phiếu.
1. Sử dụng lưới
- Hình dạng lưới: giống như lưới trong chương trình Excel.
- Một số thao tác chung trên lưới
Để lựa chọn các ứng dụng trên lưới ta nhấp phải chuột trên tiêu
đề của lưới.
+ Sắp tăng: Cho phép sắp tăng trên 1 cột chỉ định
+ Sắp giảm: Cho phép sắp giảm trên 1 cột chỉ định
+ Bỏ sắp xếp: Bỏ sắp xếp hiện tại trên 1 cột chỉ định
+ Gom nhóm cột này: Lưới trên cho ta thấy hiện tại đang gom
nhóm theo cột Nhóm sản phẩm. Khi gom nhóm ta sẽ thấy dữ
liệu phân theo từng nhóm. Ví dụ nếu ta gom nhóm theo cột Hàng
mộc thì ta sẽ thấy các hàng hóa dưới lưới được phân thành
nhiều vùng mỗi vùng chứa các sản phẩm của 1 loại Hàng mộc.
5
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
+ Hộp gom nhóm: là phần chứa điều kiện gom nhóm như lưới ở trên chính là vùng chứa “Nhóm
sản phẩm”. Chức năng này cho phép Hiển thị hay Ẩn hộp gom nhóm giúp cho ta biết hiện đang
gom nhóm theo cột nào.
+ Chỉnh lại độ rộng: Nếu số liệu bị khuất do chiều rộng cột nhỏ hơn số lượng dữ liệu tại cột đó
ta có thể chọn chức năng này để nó điều chỉnh lại chiều rộng cột cho mình thấy đủ số liệu.
+ Xóa lọc: Xóa điều kiện lọc hiện tại.
+ Thay đổi điều kiện lọc: Phần này hoạt động giống như chức năng Advance Filter của Excel.
+ Chỉnh lại độ rộng ( tất cả
các cột): Chỉnh lại độ rộng
các cột cho thích hợp với số
liệu hiện tại.
+ Canh lề: cho phép tùy
biến canh lề để xem dữ liệu.
+ Hiển thi Auto Filter: hiển
thị thêm 1 dòng trên lưới
cho phép người dùng nhập
các điều kiện lọc để lọc lại
số liệu trên lưới.
+ Ẩn Auto Filter: Ẩn dòng
lọc trên lưới
+ Lưu hình dạng lưới: Lưu
lại hình dạng hiện tại của
lưới.
+ Phục hồi lại lưới
+ Xuất ra Excel: cho phép
tạo ra tập tin Excel có nội dung như nội dung của lưới.
+ In lưới: cho phép in ra dữ liệu trên lưới.
6
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
2. Hướng dẫn sử dụng những chức năng thường:

Là màn hình cho phép ta tìm kiếm các công việc đã ghi nhận, thêm một công việc mới,
xóa một công việc cũ, sửa công việc đã ghi nhận, in một công việc và cho phép tạo một
một công việc mới liên quan đến công việc này.
- Để đi tới màn hình công việc nào bạn Nhấp đúp chuột vào chức năng chính đó
- Ví dụ muốn vào màn hình quản lý công việc: Nhấp đúp vào biểu tượng này
a. Truy vấn- tra cứu dữ liệu
- Chọn hoặc nhập tiêu chí tìm kiếm
- Nhấn nút Tìm kiếm (Alt + M)
- Phần dưới lưới hiển thị các dòng dữ liệu thỏa tiêu chí nhập
- Nhấn nút Xem: để xem chi tiết dữ liệu đó
b. Các thao tác cập nhật (Thêm – xóa - sửa) dữ liệu

Vào màn hình quản lý công việc tương ứng sau đó mới thực thi các thao tác cập nhật
 Thêm mới một mẩu tin
 Chọn thêm mới (Alt + T):

 Nhập thông tin
 Chọn lưu
 Khi Lưu có thể bị thông báo lỗi, Ghi nhận bằng dấu đó- cần nhập cho phù hợp
với thông báo
 Chọn đóng: Đóng màn hình và thông tin không được lưu lại
7
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
 Xóa 1 mẩu tin cũ

- Chọn mẩu tin cần xóa
- Nhấn nút Xóa
- Xác thực có xóa hay không
- Chọn “có” để đồng ý xóa
 Sửa mẩu tin đã có
- Chọn mẩu tin cần sửa
- Nhấn nút sửa
- Nhập thông tin cần sửa
- Lưu lại thông tin đã sửa
8
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
II. Hướng dẫn sử dụng danh mục:

1. Thông Tin chung:
Đây là nơi chứa tất cả các danh mục của ứng dụng. Bên trái liệt kê tất cả danh mục của
ứng dụng. Bên phải chứa thông tin tương ứng với danh mục đang chọn. Ví dụ trên hình là đang
chọn danh mục Danh sách khác hàng bảo hành.
Chỉ có loại danh mục được dùng trong ứng dụng là:
- Danh mục dạng lưới ( như hình bên dưới là dạng lưới )
- Danh mục dạng cây phân cấp
- Danh mục dạng cây phân cấp – lưới
a. Danh mục dạng lưới
Các thao tác
9
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Thao tác Các bước thực hiện
 Chọn nút thêm:

 Xuất hiện dòng mới để đưa dữ liệu vào
Thêm 1 mục mới  Nhập thông tin vào

 Nhấn Lưu hoặc di chuyển qua dòng khác
 Chọn nút Xóa

 Xác nhận có xóa không
Xóa 1 mục cũ
 Có sẽ xóa
 Chọn dòng muốn sửa

 Nhập lại thông tin
Sửa 1 mục  Nhấn Lưu hoặc di chuyển qua dòng khác

 Khi đang sửa muốn không lưu chọn Không Lưu
10
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
b. Danh mục dạng phân cấp
Các thao tác
 Chọn nút thêm: để thêm mục cùng cấp

 Chọn nút thêm con: để thêm mục con của mục đang chọn.
Thêm 1 mục mới
 Nhập thông tin vào
11
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39

Xóa 1 mục cũ
 Có sẽ xóa


12
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
c. Danh mục dạng phân cấp - lưới
Các thao tác
 Chọn nhóm chứa mục cần thêm

 Chọn nút thêm
Thêm 1 mục mới
 Nhập thông tin vào
13
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39

Xóa 1 mục cũ
 Có sẽ xóa


2. Danh Muc
Danh Mục chung:
Hướng dẫn chung và các danh mục khác thực hiện tương tự.
Các thao tác thêm 1 nhân viên vào danh sách.
Đường dẫn: Danh MụcTổ chứcNhân viên
- chọn phòng ban cần thêm nhân viênchọn nút thêm
Thao tác đúng qui trình trên thì sẽ xuất hiện màn hình sau:
14
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của danh mục nhân viên
Bước 1:Nhập thông tin cần thiết.
Bước 2:
 Chọn lưu : để lưu thông tin mới nhập
 Chọn không lưu : Hủy bỏ (không lưu thông tin) vừa nhập
Tương tự để tạo các danh mục sau:
a. Tổ chức
Nhân Viên
Phòng Ban
Phòng Ban – Phiếu
b. Thông tin bảo hành
Khách hàng bảo hàng
Nơi bảo hành
Kết quả bảo hành
15
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
c. Thông tin sản phẩm

Sản phẩm
Nhóm sản phẩn
Hàng hóa bảo hành
Đơn vị tính
Nhà sản xuất
d. Thông tin đối tác
Đối tác
Nhóm đối tác
III. Nghiệp Vụ Chính:
1. Mua Hàng:
- Khi tạo phiếu mua hàng xong – thì sản phẩm đó sẽ được nhập vào kho, Số
lương trong kho chính bằng số lượng của các lần mua hàng + số lượng khách
hàng trả hàng
1.1. Mua Hàng:

Các bước thực hiện: có 2 cách tạo phiếu mua hàng
 Quàn lý Mua Hàng  Thêm:
 Mua Hàng  Tạo phiếu Mua Hàng:
Khi thao tác như theo một trong các cách trên xuất hiện Form và thự hiện nhập liệu theo hình
sau:
16
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác nhập liệu trên phiếu mua hàng
Bước 1: Nhập thông tin của nhà cung cấp và dịch vụ.
Trong Nhà cung cấp có 2 cách chọn để nhập:
 Lấy từ danh sách nhà cung cấp: check vào ô nhà cung cấp
 Nhập nhà cung cấp vãng lai : Nhập vào nhà cung cấp
Bước 2: Chọn loại thanh toán
 Công nợ: được ghi vào công nợ của khách hàng
 Trực tiếp: thanh toán trong ngày và không cập nhật vào công nợ
Bước 3: Nhập thông tin sản phẩn theo như yêu cầu
17
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Bước 4: Nhập thông tin

Bước 5:Nhập thông tin
Bước 6: Chọn lưu.
-->Hoàn tất quá trình tạo phiếu mua hàng
1.2. Trả Hàng Nhà Cung Cấp:
Tạo phiếu trả hàng nhà cung cấp:
 Mua Hàng Trả đổi hàng NCC  tạo phiếu trả đổi NCC
 Mua hàng Trả đổi hàng NCC thêm
Thực hiện các thao tác trên sẽ xuất hiện form sau: có 2 màn hình ứng với 2 cách
chọn là phiếu trả hàng cho nhà cung cấp hay phiếu đổi trả hàng cho nhà cung cấp.
Chọn ở bước 1 là phiếu đổi trả hàng nhà cung cấp thì xuất hiện form sau:
18
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác nhập liệu Phiếu trả hàng cho nhà cung
cấp
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập các thông tin yêu cầu
Chọn phiếu trả hàng cho nhà cung cấp
Loại Thanh toán :
+ Trực tiếp: trả trực tiếp
+ Công nợ: cập nhật vào công nợ
Nhà cung cấp:
+ Danh sách nhà cung cấp (chọn check vào ô nhà cung cấp)
+ Khách vãng lai (không check vào ô nhà cung cấp)
Bước 2: nhập các thông tin cần thiết của hàng cần trả.
Bước 3: Nhập thông tin cần thiết.
Bước 5: chọn Lưu
19
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
 Hoàn tất quá trình tạo phiếu trả hàng cho nhà cung cấp.
Chọn ở bước 1 là phiếu đổi trả hàng nhà cung cấp thì xuất hiện form sau:
Màn hình thao tác và nhập liệu Phiếu đổi trả hàng cho nhà cung cấp
Chọn phiếu đổi trả hàng cho nhà cung cấp
Nhà cung cấp:
Bước 2: nhập các thông tin cần thiết của hàng cần trả.
Bước 3: Nhập thông tin cần thiết của hàng cần nhập.
20
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39

Bước 6: Lưu.
 Hoàn tất quá trình phiếu trả đổi hàng cho nhà cung cấp
2. Bán Hàng:
Khi bán hàng số lượng hàng hóa trong kho sẽ giảm đi
Cho phép xuất bán hàng hóa với trường hợp hàng hóa này chưa được nhập vào kho hoặc số
lượng bán lớn hơn số lượng nhập (tức là cho phép tồn kho âm).
2.1. Bán Hàng:

Các thao tác tạo phiếu bán hàng:
Bán hàng  Tạo phiếu Bán hàng :
Bán hàng Thêm:
Thực hiện đúng các thao tác trên sẽ xuất hiện form sau:
21
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu Phiếu bán hàng

Nhà cung cấp:
Bước 2: nhập các thông tin cần thiết của hàng cần bán.
Bước 5: Lưu.
 Hoàn thành quá trình trong Phiếu bán hàng.
22
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
- Trường hợp xuất bán khi chưa hàng hóa này chưa mua (nhập ) vào kho hoặc số
lượng bán nhiều hơn số lượng tồn sẽ có thông báo
 Nếu chấp nhận xuất bán trong trường hợp này

 Chọn đóng trên màn hình thông báo
 Nhập các thông tin vào
 Chọn lưu: để chấp nhận xuất bán sản phẩm
 Không thực hiện bán trong trường hợp này
 Chọn đóng trên màn hình thông báo
 Chọn đóng trên màn hình Phiếu bán hàng
 Xác thực có muốn đóng hay không: chọn có
23
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
2.2. Tỷ Giá:
Các thao tác để tạo thêm tỷ giá:
 Bán Hàng Tỷ Giá  Thêm
 Nhập thông tin
 Nhấn nút tab qua dòng: để cập nhật tỉ giá vừa nhập
Màn hình thao tác và nhập liệu cho Tỷ giá

2.3. Trả Đổi Hàng Khách Hàng:
Các thao tác để thêm phiếu đổi trả hàng khách hàng:
Bán Hàng Đổi trả hàng khách hàng  Tạo phiếu đổi trả Khách hàng.
24
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Bán hàng Đổi trả hàng khách hàng thêm.
Thao tác theo hướng dẫn trên thì xuất hiện màn hình sau:
Chọn ở Bước 1 là Phiếu trả đổi hàng của khách hàng:
25
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của phiếu đổi trả hàng của khách hàng
Chọn phiếu đổi trả hàng của khách hàng
Nhà cung cấp:
Bước 2: nhập các thông tin cần thiết của sản phẩm nhập.
Bước 3: Nhập thông tin cần thiết của sản phẩm xuất.
26
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Bước 6: Lưu.
 Hoàn tất quá trình phiếu trả đổi hàng cho nhà
Chọn ở Bước 1 là Phiếu trả hàng của khách hàng:
Màn hình thao tác và nhập liệu của Phiếu trả đổi hàng khách hàng
Chọn phiếu trả hàng của khách hàng
Nhà cung cấp:
Bước 2: nhập các thông tin cần thiết của sản phẩm nhập.
27
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39

Bước 5: Lưu
 Hoàn tất quá trình tạo phiếu trả hàng cho nhà cung cấp.
3. Bảo Hành:
3.1. Bảo Hành:
3.1.1. Phiếu Bảo Hành
Các thao tác tạo phiếu bán hành:
Bảo hànhtạo phiếu bảo hành
Bảo hànhbảo hành  thêm
Thao tác đúng thì xuất hiện màn hình sau:
28
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của phiếu bảo hành
Bước 1:Nhập các thông tin cần thiết
Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết.
Bước 3: Lưu
 Hoàn tất quá trình tạo phiếu bảo hành.
3.1.2. Phiếu trả hàng khách hàng
Các bước thao tác để tạo phiếu trả hàng khách hàng:
Bước 1:Bảo hành
Bước 2: chọn Tiêu chí tìm kiếm
Bước 3:Tìm kiếm
Bước 4: chọn phiếu cần trả khách hàng
29
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Bước 5: Trả khàng khách hàng
Thao tác đúng quy trình trên sẽ xuất hiện màn hình Trả hàng khách hàng:
30
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của phiếu trả hàng khàng khách hàng
Bước 2: Chọn và nhập thông tin cần thiết
Bước 3 : Lưu
 Hoàn tất quá trình trả hàng khách hàng
3.1.3. Phân Công Bảo Hành:
Các bước thao tác để tạo phiếu trả hàng nội bộ
Bước 1: Phân công bảo hành
Bước 2: chọn tiêu chí tìm kiếm để thực hiện tìm phiếu
Bước 3: nhấn Tìm kiếm
Bước 4:chọn phiếu cần trả hàng nội bộ
Bước 5 :Trả hàng nội bộ.
Thực hiện đúng quy trình trên sẽ xuất hiện màn hình trả hàng nội bộ
31
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của phiếu trả hàng nội bộ
Bước 1 : chọn và nhập các thông tin cần thiết.
Bước 2: Lưu
 Hoàn thành quá trình tạo phiếu trả hàng nội bộ
3.2. Tình Trạng Bảo Hành:
Các bước thao tác thực hiện phân công bảo hành.
Bảo hànhtình trạng bảo hành.
32
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Thao tác đúng như các bước trên thì sẽ xuất hiện màn hình sau:
Màn hình thao tác và nhập liệu của phiếu phân công bảo hành
Bước 1: chọn các sản phẩm chưa được phân công.

Bước 2: Chọn nút phân công. Xuất hiện Phiếu phân công bảo hành.
Bước 3: Chọn người phân công
Bước 4: Lưu
Hoàn tất quá trình tạo phiếu phân công bảo hành
33
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
4. Kho:
4.1. Thông Tin Tồn Kho: (xem thông tin tồn kho của mặt hàng)
các bước thao tác để xem thông tin tông kho:
kho hàng  thông tin tồn kho:
Thao tác đúng theo quy trình trên sẽ xuất hiện màn hình sau:
Màn hình xem thông tin của thông tin tồn kho
Bước 1: chọn các tiêu chí tìm kiếm cần tìm

Bước 2 : Chọn nút tìm kiếm.
Hoàn tất quá trình xem thông tin kho.
4.2. Tồn Kho Đầu Kỳ:
Lưu ý : khi có 2 kỳ đang mở số kho
- Thông tin tồn kho đầu kỳ chỉ được cập nhật ở kỳ trước đó (kỳ có số ngày xa với
ngày hiện tại hơn)
- Trong trường hợp trên – Nút lưu trong màn hình Tồn kho đầu kỳ của kỳ sau sẽ bị
mờ đi – không cho phép cập nhật vào kỳ này
34
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
- Muốn cập nhật vào tồn kho đầu kỳ của kỳ sau cần thì hiện khóa sổ kho của kỳ
trước đó
- Sau đó thực hiện cập nhật thông tin đầu kỳ bình thường
Các bước thao tác thêm thông tin tồn kho đầu kỳ:
Kho hàng Tồn kho đầu kỳ
Kho hàng khóa mở sổ kho  cập nhật tồn kho đầu kỳ: xuất hiện màn hình tồn
kho đầu kỳ
Thao tác đúng các bước trên sẽ xuất hiện màn hình sau
35
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của tồn kho đầu kỳ
Bước 1: chọn kỳ chưa khóa.
Bước 2: Chọn và nhập thông tin cần thiết.
Bước 3: Lưu.
Hoàn tất quá trình thêm thông tin đầu kỳ
4.3. Khóa Mở Sổ Kho:
 Lưu ý: khi có 2 kỳ đang được mở sổ kho thì phải khóa kỳ có số ngày nhỏ
rồi mới khóa tới kỳ có số ngày gần với ngày hiện tại hơn
 các bước thao tác để khóa/ mở sổ kho:
Chọn kho hàng khóa mở sổ kho
Màn hình thao tác khóa/ mở sổ kho

+ Khóa sổ kho:
Bước 1: chọn kỳ cần khóa,phải là kỳ đang mở.
Bước 2.1: Chọn nút khóa.
36
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Bước 3: chọn đóng.

+ Mở sổ kho:
Bước 1: chọn kỳ cần mở,phải là kỳ đang khóa và các kỳ trước kỳ
cần mở đã khóa.
Bước 2.2: Chọn nút mở khóa
5. Kế Toán:
5.1. Thông Tin Công Nợ:
Các thao tác để xem thông tin công nợ
Kế toáncông nợ
Thực hiện đúng quy trình trên thì sẽ xuất hiện màn hình sau:
37
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của thông tin công nợ
Bước 1: chọn các thông tin cần tìm kiếm
Bước 2: Chọn nút tìm kiếm
Bước 3: Chọn đối tác cần xem và thanh toán
Bước 4: chọn các tab có giá trị để xem chi tiết
Bước 5: Chọn các phiếu cần thanh toán.
Bước 6: chọn nút thanh toán ( Bước 6 được thể hiện thêm ở dưới bước 7)
Bước 7 : có 2 cách chọn
Bước 7.1: lưu lại thanh toán ở bước 6 .
Bước 7.2: hủy thanh toán ở bước 6.
 Hoàn thành quá trình thanh toán.
 Bước 6 được mô tả kỹ hơn:
Màn hình thao tác và nhập liệu của thanh toán

Bước 6.1: nhập số tiền cần thanh toán vào
Bước 6.2:
Bước 6.2.1: chọn chấp nhận thanh toán nếu đồng ý.
Bước 6.2.2: Bỏ qua nếu không đồng ý thanh toán
38
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
5.2. Công Nợ Đầu Kỳ:

 Lưu ý: ở 2 kỳ mở liên tiếp thì tồn kho đầu kỳ của 2 kỳ mở sẽ là tồn kho
đầu kỳ của kỳ xa ngày hiện tại nhất,và nút lưu của các kỳ còn lại đang
mở sẽ bị ẩn.
Các thao tác để xem thông tin công nợ:
Kế toán công nợ đầu kỳ:
Màn hình thao tác và nhập liệu của công nợ đầu kỳ

Bước 1: chọn kỳ chưa khóa.
Bước 2: Chọn và nhập thông tin cần thiết.
Bước 3: Lưu.
Bước 4: Đóng
39
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Hoàn tất quá trình thêm công nợ đầu kỳ.
5.3. Khóa / Mở Sổ Công Nợ:

Các thao tác để xem thông tin công nợ
Kế toánkhóa/mở sổ công nợ
Màn hình thao tác và nhập liệu khóa / mở sổ công nợ

+ Khóa sổ công nợ:
40
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39

Bước 2.2: Chọn nút mở.
5.4. Tiền Mặt Đầu Kỳ:

 Lưu ý: ở 2 kỳ mở liên tiếp thì tồn kho đầu kỳ của 2 kỳ mở sẽ là tồn kho
đầu kỳ của kỳ xa ngày hiện tại nhất,và nút lưu của các kỳ còn lại đang
mở sẽ bị ẩn.
Các thao tác trên tiền mặt đầu kỳ
Kế toánTiền mặt đầu kỳ
Màn hình thao tác và nhập liệu của tiền mặt đầu kỳ.
Bước 2: Lưu
Bước 3: Đóng
5.5. Thông Tin Tiền Mặt

Các thao tác để xem thông tin đầu kỳ:
Kế toán thông tin tiền mặt
Thao tác đúng quy trình sẽ xuất hiên màn hình sau:
41
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác thông tin tiền mặt

Bước 1: chọn tiêu chí tìm kiếm cần thiết.
Bước 2: Tìm kiếm
Bước 3: Khóa/Mở sổ tiền mặt.(Bước 3 được thao tác dưới bước 4)
Bước 4: Đóng
 Bước 3: Khóa/Mở sổ tiền mặt.
Màn hình khóa/mở sổ tiền mặt
42
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
+ Khóa sổ sổ tiền mặt:

Bước 2: Nhập thông tin cần thiết
Bước 2: Nhập thông tin cần thiết
Bước 3.2: Chọn nút mở.

6. Báo Cáo:
Phần chung của báo cáo:
43
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình theo tác xem báo cáo

Bước 1: chọn thông tin cần thiết
Bước 2: chọn và nhập thông tin cần thiết.
Bước 3: Chọn nút xem
Bước 4: xem thông tin
Bước 5:chọn nút mới nếu muốn nhập mới
6.1. Báo cáo nhanh:
 Xem nhanh giá vốn và tồn kho
 Linh kiện nhập mua
 Linh kiện xuất bán
 Doanh số nhân viên
 Tồn kho ngày hiện tại
 Tra cứu thời kỳ xuất
44
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
6.2. Công nợ:

 Công nợ nhập chi tiết
 Công nợ nhập mua chưa thanh toán
 Công nợ nhập mua đã thanh toán
 Công nợ xuất chi tiết
 Công nợ xuất chưa thanh toán
 Công nợ xuất đã thanh toán
 Doanh thu bán hàng
 Chi tiết mua/bán
 Cân đối kê toán
6.3. Tra Cứu Bảo Hàng:
 Tra cứu trả bảo hành trể

 Tra cứu số lần bảo hành
 Tra cứu bảo hành theo khách hàng
 Tra cứu bảo hành theo linh kiện
 Tra cứu bảo hành theo nhân viên
 Tra cứu bảo hành theo nơi bảo hành
7. Hệ Thống:
7.1.Hệ thống  Quản trị hệ thống
45
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Màn hình thao tác và nhập liệu của quản trị hệ thống
Bước 1: Chọn thao tác cần thực hiện (thể hiện ở dưới bước 4)
Bước 2: Chọn loại đối tượng cần thực hiện.(1 trong 2 trường hợp)
Bước 2.1 :Nhóm người dùng
Bước 2.2: Người dùng
Bước 3: Phân quyền những chức năng của hệ thống với từng đối tượng.
Bước 4: chọn thự hiện quyền
Bước 4.1: Đồng ý lưu phân quyền
Bước 4.2 : không đồng ý lưu phân quyền.
 Bước 1 : chọn thêm người dùng .

Tương tự cho nhóm người dùng
46
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Bước 1.1: chọn người dùng

Bước 1.2: nhập thông tin cần thiết.
Bước 1.3: chọn nhóm người dùng
Bước 1.4: chọn lưu
Bước 1.5: Đóng
7.1. Cấu hình nghiệp vụ

 Cấu hình nghiệp vụ
Là nơi cấu hình ban đầu của các mã phiếu, để trong quá trình thao tác tự động phát
sinh theo nguyên tắc dặt này
47
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Các thao tác:

 Nhập thông tin cấu hình mã phiếu
 Xem trước: Hiển thị phần minh hoa để xem trước
 Lưu: lưu thông tin vừa nhập
 Đóng: đóng màn hình
7.2. Sao lưu / khôi phục

 Sao lưu phục hồi dữ liệu
Sao lưu và phục hồi dữ liệu phục vụ cho mục đích an toàn dữ liệu khi sử dụng. Sao lưu
– phục hồi dữ liệu chỉ được thao tác trên máy chủ (nơi cài đặt cơ sở dữ liệu)
Vào Hệ thống sao lưu phục hồi liệu
48
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
- Chọn tập tin nguồn: nơi chứa tập tin dữ liệu đang được sử dụng
- Chọn tập tin đích: Nơi sẽ chứa dữ liệu đã sao chép ra
- Nhấn nút sao chép: để sao chép dữ liệu
Trong thao tác trên : Dữ liệu sẽ được Lưu vào C:\Documents and Settings\honght\
Desktop\Nhom test
Chương trình vẫn chạy trên D:\honght\data\ QuanLyBanHang.gdb
Khi muốn xem lại dữ liệu cũ (Phục hồi dữ liệu) đã sao chép
Ta thực hiện đăng xuất hệ thống
Và copy đường dẫn nới chứa tập tin đích đã sao chép ra (C:\Documents and Settings\
honght\Desktop\Nhom) – vào phần cơ sở dữ liệu như màn hình dưới
- Kết nối và chạy bình thường như lúc dăng nhập với dữ liệu cũ
7.3. Cắt dữ liệu

Mục đích: Cắt dữ liệu với mục đích là sử dụng với một dữ liệu rỗng, tính từ thời điểm thực hiện
thao tác cắt.Tuy nhiên các dữ liệu trong hệ thống danh mục và một số mạc định vẫn được giữ
lại để bạn sử dụng.
49
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
Lưu ý:
- bạn cần sao chép dữ liệu ra lưu trữ nơi khác trước, sau đó mới thực hiện thao tác cắt dữ
liệu sau (Nếu không thao tác theo quy trình này – bạn sẽ bị mất trắng dữ liệu)
- Để thao tác cắt dữ liệu thành công, các ngày khóa sổ sau phải bằng nhau.
 ngày khóa sổ kho
 khóa sổ công nợ
 khóa sổ tiền mặt
Hướng dẫn cắt dữ liệu
Muốn cắt dữ liệu của ngày 30/01/2010
B1:Các thao tác trước khi cắt dữ liệu:
 Vào kho hàngkhóa mở sổ kho: khóa sổ kho đến ngày 30/01/2010
 Vào Kế toán khóa mở sổ công nợ: khóa mở sổ công nợ đến ngày 30/01/2010
 Vào Kế toán Thông tin tiền mặt khóa mở sổ tiền mặt: khóa sổ tiền mặt có ngày
kết thúc 30/01/2010
 Sao lưu dữ liệu ( xem phần 7.3 Sao lưu phục hồi dữ liệu)
B2: Thao tác cắt dữ liệu
Vào theo đường dẫn Hệ thống Cắt dữ liệu
 B1: Chọn ngày cắt dữ liệu

 B2: nhấn nút cắt dữ liệu
50
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
 đã hoàn tất việc cắt dữ liệu

7.5 Nhật ký sử dụng
Mục đích:
Nhật ký người dùng cho phép xem lại tất cả những người sử dụng đăng nhập vào hệ thống với
các công việc đã làm trên hệ thống ứng với mốc thời gian tương ứng
- Vào theo đường dẫn: Hệ thống Nhật ký người dùng
Các thao tác:

 Làm mới: cập nhật luôn những thông tin mới- gần nhất bổ sung vào nhật ký người dùng
 Xóa: Xóa một dòng thông tin nào đó của nhật ký người dùng
 Chọn Thông dòng thông tin cần xóa
 Xác nhận có muốn xóa thông tin hay không
 Chọn có: để xóa dòng thông tin đó
2. Giúp đỡ
Menu Giúp đỡ gồm các hỗ trợ từ chương trình giành cho người sử dụng
Có các thao tác
Xem- và cập nhật
51
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
8. Giúp đỡ
8.1. Hướng dẫn sử dụng

Link đến phần hướng dẫn người dùng sử dụng toàn bộ chương trình.
8.2. Tải chương trình

Cho phép tải chương trình mới hoặc update chương trình thông qua: Dữ liệu từ file hoặc
từ URL.
8.3. Cập nhật chương trình

Thực hiện quá trình update một version mới của chương trình .
8.4. Về tác giả

Thông tin về lience, địa chỉ,…
8.5. Ứng dụng thường dùng
Link đến các ứng dụng thông dụng nhất như:
52
Điện thoại: (08) 38 423838 Fax: (08) 38 42 38 39
 Notepad
 Wordpad
 Winword
 Excel
 Calc
 Window explorer
53

HDSD PL Sale Ict

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

HDSD PL Sale Ict

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CÔNG TY PHẦN MỀM PROTOCOL

129 Thích Quảng Đức, Phường 4, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

TÀI LIỆU ĐÀO TẠO VÀ HƯỚNG DẪN

2.1. Bán Hàng:..............................................................................................................................21

I. Các thông tin chung:

: Thêm mới một phiếu, một đối tượng (Alt + t)

: Xóa mẩu tin, đối tượng đã tạo (Alt + x)

: Sửa mẩu tin, đối tượng đã tạo (Alt + s)

: In thông tin phiếu, đối tượng có trong (Alt + i)

: Tra cứu các phiếu đã lập (Alt + m)

:Tính ra chênh lệnh của tỷ giá lúc mua và lúc trả

1.2. Một số phím nóng được sử dụng trong hệ thống:

2. Hướng dẫn sử dụng những chức năng thường:

a. Truy vấn- tra cứu dữ liệu

- Chọn hoặc nhập tiêu chí tìm kiếm

- Nhấn nút Tìm kiếm (Alt + M)

- Nhấn nút Xem: để xem chi tiết dữ liệu đó

b. Các thao tác cập nhật (Thêm – xóa - sửa) dữ liệu

 Chọn thêm mới (Alt + T):

 Xóa 1 mẩu tin cũ

II. Hướng dẫn sử dụng danh mục:

- Danh mục dạng cây phân cấp

- Danh mục dạng cây phân cấp – lưới

a. Danh mục dạng lưới

Các thao tác

Thao tác Các bước thực hiện

 Chọn nút thêm:

Thêm 1 mục mới  Nhập thông tin vào

 Chọn nút Xóa

 Chọn dòng muốn sửa

Sửa 1 mục  Nhấn Lưu hoặc di chuyển qua dòng khác

b. Danh mục dạng phân cấp

Các thao tác

Thao tác Các bước thực hiện

 Chọn nút thêm: để thêm mục cùng cấp

 Chọn nút Xóa

 Chọn dòng muốn sửa

Sửa 1 mục  Nhấn Lưu hoặc di chuyển qua dòng khác

c. Danh mục dạng phân cấp - lưới

Các thao tác

Thao tác Các bước thực hiện

 Chọn nhóm chứa mục cần thêm

 Chọn nút Xóa

 Chọn dòng muốn sửa

Sửa 1 mục  Nhấn Lưu hoặc di chuyển qua dòng khác

c. Thông tin sản phẩm

1.1. Mua Hàng:

 Mua Hàng  Tạo phiếu Mua Hàng:

Bước 4: Nhập thông tin

 Mua hàng Trả đổi hàng NCC thêm

Bước 4: Nhập thông tin cần thiết.

2.1. Bán Hàng:

Bán hàng Thêm:

Màn hình thao tác và nhập liệu Phiếu bán hàng

 Nếu chấp nhận xuất bán trong trường hợp này

Màn hình thao tác và nhập liệu cho Tỷ giá

Bán hàng Đổi trả hàng khách hàng thêm.

Bước 3: Nhập thông tin cần thiết.

Bảo hànhbảo hành  thêm

Thao tác đúng thì xuất hiện màn hình sau:

Bước 5: Trả khàng khách hàng

Bước 1: chọn các sản phẩm chưa được phân công.

Bước 1: chọn các tiêu chí tìm kiếm cần tìm