HDSD PL Warehouse

CÔNG TY PHẦN MỀM PROTOCOL
129 Thích Quảng Đức, Phường 4, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Email: info@protocolvn.com Website: www.protocolvn.com
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Tên tài liệu Bộ phận thực hiện Phạm vi áp dụng
Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý Đối tác sử dụng phần
QC
dịch vụ du lịch mềm quản lý du lịch
TÌNH TRẠNG SOÁT XÉT - HIỆU CHỈNH
Ngày Người thực

Lần Đề mục thay đổi Trang Mô tả thay đổi
duyệt hiện
001_
- Bổ sung nội dung
VS
w w w . p r o t o c o l v n . c o m
Bùi Thị Miền

-
THÔNG TIN BAN HÀNH
Người soạn thảo Người xem xét Người phê duyệt
Họ và tên Bùi Thị Miền Hồ Sỹ Đức Nguyễn Thanh Phước
Chức vụ QC Leader Manager
Ngày ký
Chữ ký
1
Bộ phận QC – Công ty TNHH Phần mềm Protocol
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
MỤC LỤC
I. MỤC ĐÍCH...........................................................................................................4
II. PHẠM VI ÁP DỤNG...........................................................................................4
III. ĐỊNH NGHĨA - THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT..........................................4
IV. TRÁCH NHIỆM...................................................................................................5
V. NỘI DUNG............................................................................................................5
1. Hệ thống danh mục...............................................................................................5
1.1. Các danh mục trong hệ thống:...........................................................................5

1.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục đặc trưng:........................................................5

1.2.1. Thao tác thêm Nhóm hàng hóa:.................................................................................6
1.2.2. Thao tác sửa Nhóm hàng hóa:....................................................................................6
1.2.3. Thao tác xóa Nhóm hàng hóa:....................................................................................7
1.2.4. Thao tác thêm Hàng hóa:............................................................................................7
1.2.5. Thao tác sửa Hàng hóa:..............................................................................................8
1.2.6. Thao tác xóa Hàng hóa:..............................................................................................9
1.2.7. Thao tác thêm Định mức tồn kho:..............................................................................9
1.2.8. Thao tác sửa Định mức tồn kho...............................................................................10
1.2.9. Thao tác xóa Định mức tồn kho...............................................................................10
2. Xuất nhập hàng...................................................................................................11
2.1. Nhập kho hàng mua..........................................................................................11

2.2. Nhập kho hàng trả............................................................................................15
2.3. Chi tiết nhập hàng.............................................................................................17
2.3.1. Chi tiết nhập kho hàng mua: (CTNKHM)................................................................17
2.3.2. Chi tiết nhập kho hàng trả: (CTNKHT)...................................................................18
2.4. Xuất kho hàng bán............................................................................................18
2.5. Xuất kho hàng trả.............................................................................................21
2.6. Chi tiết xuất hàng:.............................................................................................24
2.6.1. Chi tiết xuất kho hàng bán : (CTXKHB).................................................................24
2.6.2. Chi tiết xuất hàng trả: ( CTXKHT)..........................................................................24
2.7. Phiếu chuyển kho..............................................................................................25
2
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
2.8. Chi tiết chuyển kho...........................................................................................26

2.9. Lịch sử xuất nhập hàng....................................................................................26
3. Tình trạng kho....................................................................................................27
3.1. Kiểm kho............................................................................................................27

3.2. Tồn kho tổng hợp:.............................................................................................29
3.3. Tồn kho chi tiết:................................................................................................29
3.4. Tồn kho theo ngày:............................................................................................30
3.5. Xuất nhập tồn theo kỳ kinh doanh:.................................................................31
3.6. Tồn kho đầu kỳ..................................................................................................32
3.7. Khóa mở sổ kho theo kỳ...................................................................................35
4. Hỗ trợ quyết định...............................................................................................37
4.1. Biểu đồ nhập xuất theo kỳ................................................................................38

4.2. Biểu đố tổng hợp theo kỳ..................................................................................39
4.3. Biểu đồ nhập xuất theo tháng..........................................................................40
4.4. Biểu đồ tổng hợp theo tháng............................................................................41
4.5. Thống kê nhập xuất theo kỳ.............................................................................42
4.6. Thống kê tổng hợp theo kỳ..............................................................................43
4.7. Thống kê nhập xuất theo tháng.......................................................................43
4.8. Thống kê tổng hợp theo tháng.........................................................................43
5. Tiện ích................................................................................................................44
5.1. Sổ địa chỉ............................................................................................................44

5.2. Sổ ghi chú...........................................................................................................44
5.3. Thảo luận nội bộ................................................................................................44
5.4. Nhập dữ liệu từ Excel.......................................................................................44
6. Hệ thống...............................................................................................................44
6.1. Danh mục dữ liệu..............................................................................................44

6.2. Cấu hình nghiệp vụ...........................................................................................44
6.3. Cấu hình hệ thống.............................................................................................44
6.4. Quản lý người dùng..........................................................................................44
3
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
6.5. Nâng cấp chương trình.....................................................................................44

6.6. Sao lưu phục hồi................................................................................................44
6.7. Cấu hình mẫu số phiếu.....................................................................................44
VI. TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU THAM KHẢO......................................................44
VII. PHỤ LỤC...........................................................................................................44
I. MỤC ĐÍCH
Thiết lập tài liệu hướng dẫn với các mục đích sau:
- Cung cấp cho người thực hiện dễ hình dung qua các các màn hình
- Hướng dẫn người dùng thực hiện theo đúng trình tự
II. PHẠM VI ÁP DỤNG

- Sử dụng cho các đối tác sử dụng phần mềm quản lý kho
- Các nhân viên tìm hiểu nghiệp vụ thuộc mảng kho
III. ĐỊNH NGHĨA - THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
STT TỪ VIẾT TẮT TỪ GỐC Ý NGHĨA

1 CTNKHM CHI TIẾT NHẬP KHO HÀNG MUA
2 CTNKHT CHI TIẾT NHẬP KHO HÀNG TRẢ
3 NKHM NHẬP KHO HÀNG MUA
4 NKHT NHẬP KHO HÀNG TRẢ
5 XKHB XUẤT KHO HÀNG BÁN
6 XKHT XUẤT KHO HÀNG TRẢ
7 XNH XUẤT NHẬP HÀNG
8 HTQD HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH
9 TI TIỆN ÍCH
10 PCK PHIẾU CHUYỂN KHO
11 NV NHÂN VIÊN
12 PKK PHIẾU KIỂM KHO
4
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
13 PB PHÒNG BAN
14 SLT SỐ LƯỢNG TỒN
15 SLKK SỐ LƯỢNG KIỂM KÊ
16 SLCL SỐ LƯỢNG CHÊNH LỆCH
IV. TRÁCH NHIỆM
- Các phòng ban tham khảo tài liệu không chỉnh sửa trực tiếp mà gửi mail góp ý cho
người lập tài liệu hiệu chỉnh
- Đối tác sử dụng tài liệu tham khảo và bổ sung ý kiến cho công ty để chúng tôi hoàn
thiện tài liệu hơn.
V. NỘI DUNG
1. Hệ thống danh mục
1.1. Các danh mục trong hệ thống:
Thông tin hàng hóa:

+ Hàng hóa
+ Định mức tồn kho
+ Nhóm hàng hóa
+ Xuất xứ
+ Đơn vị tính
Thông tin khách hàng:
+ Khách hàng
+ Nhóm khách hàng
Thông tin nhà cung cấp:
+ Nhà cung cấp
+ Nhóm nhà cung cấp
Kho hàng
Tổ chức:
+ Nhân viên
5
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
+ Phòng ban
1.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục đặc trưng:
Thông tin hàng hóa gồm có 2 danh mục: Hàng hóa ,Nhóm hàng hóa, Định mức tồn kho
Các thao tác thực hiện trong danh mục này là thêm -xóa -sửa:
 Dạng cây: Danh mục Nhóm hàng hóa

Các bước thực hiện: danh mụcThông tin hàng hóa
1.2.1. Thao tác thêm Nhóm hàng hóa:
B1: Chọn nút “Thêm” (để thêm các Nhóm hàng hóa cùng cấp) hoặc nút “Thêm con” (để
thêm các Nhóm hàng hóa dưới cấp)
B2: Nhập tên Nhóm hàng hóa
B3:Chọn hiện thị
B3: Chọn nút lưu
Hình mô tả các thao tác
1.2.2. Thao tác sửa Nhóm hàng hóa:
6
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
B1: Chọn dòng cần sửa

B2: chọn nút “Sửa” và Nhập dữ liệu cần sửa ở B1
B3: Chọn nút “Lưu”
Hình mô tả các thao tác
1.2.3. Thao tác xóa Nhóm hàng hóa:

B1: Chọn dòng cần xóa

B2: chọn nút “Xóa”
B3: Thông báo hiện ra và chọn nút “xóa”
Hình mô tả thao tác:
 Dạng Cây- danh sách: Danh mục Hàng hóa

Các bước thực hiện: danh mụcThông tin hàng hóaHàng hóa:
7
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
1.2.4. Thao tác thêm Hàng hóa:
B1: Chọn Nhóm hàng hóa cần thêm hàng hóa

B2: Chọn nút “Thêm”
B3: Nhập dữ liệu của hàng hóa cần thêm
B4:Chọn nút “Lưu”
Hình mô tả các bước:
1.2.5. Thao tác sửa Hàng hóa:
B1: chọn Nhóm hàng hóa cần sửa dữ liệu của hàng hóa
B2: chọn hàng hóa cần sửa
B3: chọn nút “Sửa” và quay lại B2 thay đổi dữ liệu như mong muốn
B4: chọn nút “Lưu”
Hình mô tả các bước thực hiện:
8
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
1.2.6. Thao tác xóa Hàng hóa:
B1: chọn Nhóm hàng hóa chứa hàng hóa cần xóa
B2: Chọn hàng hóa cần xóa.
B3: chọn nút “Xóa” và xuất hiện thông báo
B4: chọn “Có”
Hình mô tả các bước thức hiện
 Dạng danh sách:

- Đường dẫn: Danh mụcThông tin hàng hóa Định mức tồn kho
1.2.7. Thao tác thêm Định mức tồn kho:

B1: Chọn nút “thêm”
B2:Nhập thông tin vào dòng mới
9
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
B3:Chọn nút “lưu”

Hình mô tả các bước thực hiện
1.2.8. Thao tác sửa Định mức tồn kho

B1: Chọn dòng cần sửa
B2:Chọn nút “sửa” và sửa dữ liệu
B3:Chọn nút “lưu:
Hình mô tả các bước thực hiện
1.2.9. Thao tác xóa Định mức tồn kho

B1: Chọn dòng cần xóa
B2: Chọn nút “xóa”
B3: Chọn có ở thông báo
Hình mô tả các thao tác thực hiện
10
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
2. Xuất nhập hàng
2.1. Nhập kho hàng mua

 Các chức năng NKHM

- Thêm mới, Xem , Xóa , Sửa, Xem in, Tìm kiếm, Tìm kiếm nâng cao NKHM
- Cập nhật Dữ liệu: lập NKHM thành công, cộng thêm giá trị vào Tồn kho
 Thêm mới NKHM

 Đường dẫn: Xuất nhập hàng  Phiếu nhập kho hàng mua
 Nhấn nút “Thêm”
 Xuất hiện màn hình
11
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập các thông tin

 Nhập các phần thông tin vùng (1)
 Chọn danh sách hàng hóa (2) Lưu ý các thông tin:
 Mã hàng hóa: Chọn từ danh sách
 Trong khi chọn mã hàng hóa có thể trực tiếp thêm 1 hàng hóa mới vào
phiếu.
Hình mô tả:
12
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
 Tình trạng: chọn từ danh sách
 Số lương, đơn giá: nhập theo định dạng số
 Chọn vào “Hiện quy cách”,”Hiện xuất xứ”,”Hiện giá vốn” để xem chi tiết các cột
này
 Nhấn Nút “Lưu” để lưu lại phiếu
 Nhấn nút “Đóng” để thoát khỏi màn hình và không lưu phiếu
 Lưu ý: Nếu bạn không chọn bước nhập liệu (2) – thì có thể chọn hàng trong kho bằng
cách
 Xuất hiện màn hình
13
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Trình tự thực hiện :

 Nhập ít nhất 1 tiêu chí tìm kiếm
 Nhấn nút “Tìm kiếm”
 Chọn hàng hóa trên lưới

o Chọn nhiều hàng hóa bằng cách giữ phím Shift hoặc Ctrl
 Nhấn nút “Chọn” để lấy dữ liệu này vào màn hình “ Phiếu nhập kho hàng mua”
 Thao tác trên “Phiếu nhập kho hàng mua” thì hoàn toàn như trên
Lưu ý:
Trong phần danh mục Định mức tồn kho có số lượng tồn tối thiểu và tồn tối đa cho
mặt hàng trên từng kho.
Nếu người dùng nhập hoặc xuất ngoài định mức tồn kho thì chương trình sẽ thông
báo cho người dùng biết giới hạn và hỏi người dùng có thực hiện tiếp hay không?
Hình mô tả:
14
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
2.2. Nhập kho hàng trả
 Đường dẫn: Xuất nhập hàng  Phiếu nhập kho hàng trả
Xuất hiện màn hình
15
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39

 Vùng thông tin (1)
 Số phiếu : Tự động lấy theo cấu hình mã phiếu ban đầu
 Các thông tin khác nhập theo giá trị thực tế
 Mã hàng: Chọn từ danh sách
 Số lượng: Nhập giá trị theo định dạng số
 Đơn giá: Nhập giá trị theo định dạng số
 Ghi chú: Có thể nhập hoặc bỏ trống
này
16
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
 Nếu tại vùng dữ liệu (2) bạn không nhập thì có thể chọn chức năng “Chọn Hàng hóa
từ kho” vào lưới của phiếu. (Xem Lưu ý – phần cuối của mục 2.1- Lập phiếu nhập kho
hàng mua)
 Lưu ý:
Trong phần danh mục Định mức tồn kho có số lượng tồn tối thiểu và tồn tối đa cho
mặt hàng trên từng kho.
Nếu người dùng nhập hoặc xuất ngoài định mức tồn kho thì chương trình sẽ thông
báo cho người dùng biết giới hạn và hỏi người dùng có thực hiện tiếp hay không?
Hình mô tả:
2.3. Chi tiết nhập hàng
2.3.1. Chi tiết nhập kho hàng mua: (CTNKHM)
- Đường dẫn: xuất nhập hàngchi tiết nhập hàngCTNKHM

17
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập thông tin:

(1) Tiêu chí tìm kiếm: có thể nhập hoặc không,tùy vào dữ liệu cần tìm.
(2) Nhấn nút tìm kiếm và có kết quả ở bên dưới
(3) Có thể xuất ra file Excel nếu cần thiết

Ở kết quả tìm kiếm khi chọn 1 phiếu nào đó rồi double click vào phiếu đó thì sẽ hiện lên chi tiết
của phiếu.
2.3.2. Chi tiết nhập kho hàng trả: (CTNKHT)
- Đường dẫn: xuất nhập hàngchi tiết nhập hàngCTNKHM

Xem lưu ý: các thao tác tương tự như 2.3.1
2.4. Xuất kho hàng bán
 Đường dẫn: xuất nhập hàng  Phiếu xuất kho hàng bán
18
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39

 Kho hàng: Kho chứa sản phẩm sẽ xuất bán
 Số lượng, Đơn giá xuất: Nhập giá trị theo định dạng số
 Số lượng tồn: Hiển thị giá trị hàng hóa đó đang có trong kho
 Giá vốn: Tùy theo mạc định ban đầu của hệ thống mà giá trị này có thể được
tính theo giá bình quân hoăc giá Fifo.
 Đối với B2 : Chỉ với đơn giá là FIFO
19
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
o khi double click chuột 1 mặt hàng thì sẽ load lên danh sách
chi tiết số lượng các lần nhập kho của mặt hàng còn lại để
người dùng tham khảo để tính giá xuất.
này
từ kho” vào lưới của phiếu. (Xem Lưu ý – phần cuối của mục 3.1- Lập phiếu nhập
kho hàng mua)
Chú ý: khi thao tác có thể bạn sẽ gặp lỗi
20
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Cách xử lý:
 Đọc dòng báo lỗi
 Xem lại thông tin tồn kho- và làm phiếu nhập kho rồi mới có thể lập được phiếu xuất
kho hàng bán được
2.5. Xuất kho hàng trả
 Đường dẫn: Xuất nhập hàng  Phiếu xuất kho hàng trả
21
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39

 Kho hàng: Kho chứa sản phẩm sẽ xuất trả
 Người nhận: Là người nhận bên phía nhà cung cấp
 Số lượng, Đơn giá xuất: Nhập giá trị theo định dạng số
 Giá vốn: Tùy theo mạc định ban đầu của hệ thống mà giá trị này có thể được
tính theo giá bình quân hoăc giá Fifo.
 Đối với B2 : Chỉ với đơn giá là FIFO
22
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
o khi double click chuột 1 mặt hàng thì sẽ load lên danh sách
chi tiết số lượng các lần nhập kho của mặt hàng còn lại để
người dùng tham khảo để tính giá xuất.
này
Lưu ý:
Trong phần danh mục Định mức tồn kho có số lượng tồn tối thiểu và
tồn tối đa cho mặt hàng trên từng kho.
Nếu người dùng nhập hoặc xuất ngoài định mức tồn kho thì chương
trình sẽ thông báo cho người dùng biết giới hạn và hỏi người dùng có
thực hiện tiếp hay không? Hình mô tả:
23
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
kho hàng mua)
2.6. Chi tiết xuất hàng:
Mục đích: Cho phép người dùng có thể kể tra các mặt hàng có số phiếu nhập hàng và xuất hàng
trên các mặt hàng
2.6.1. Chi tiết xuất kho hàng bán : (CTXKHB)
- Đường dẫn: xuất nhập hàngchi tiết nhập hàngCTNKHB

Xem lưu ý: Các thao tác tương tự như 2.3.1
2.6.2. Chi tiết xuất hàng trả: ( CTXKHT)
- Đường dẫn: xuất nhập hàngchi tiết nhập hàngCTNKHT

Xem lưu ý: Các thao tác tương tự như 2.3.1
24
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
2.7. Phiếu chuyển kho
 Đường dẫn: Xuất nhập hàng  Phiếu chuyển kho


 Kho nguồn: Kho chứa sản phẩm muốn chuyển
 Kho đích: Kho sẽ chưa sản phẩm được chuyển đến
 Số lượng, Giá chuyển: Nhập giá trị theo định dạng số
25
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
 Giá hiện tại: Tùy theo mạc định ban đầu của hệ thống mà giá trị này có thể
được tính theo giá bình quân hoăc giá Fifo.
 Chọn vào “Hiện quy cách”,”Hiện xuất xứ”,”Hiện giá vốn” để xem chi tiết các
cột này
kho hàng mua)
Chú ý: khi thao tác có thể bạn sẽ gặp lỗi
Cách xử lý:
 Đọc dòng báo lỗi
 Xem lại thông tin tồn kho- và làm phiếu nhập kho hàng hóa đó vào kho nguồn rồi
mới có thể lập được phiếu chuyển kho chứa hàng hóa này được.
2.8. Chi tiết chuyển kho
- Đường dẫn: Xuất nhập khochi tiết chuyển kho

Xem lưu ý:các thao tác tương tự như 2.3.1
2.9. Lịch sử xuất nhập hàng
Mục đích: Cho phép người dùng quản lý từng mặt hàng các phiếu nhập,xuất,chuyển kho.
Riêng với phiếu chuyển kho thì sẽ có 2 dòng nhập và xuất ở nguồn và kho đích nhưng cùng số
phiếu
- Đường dẫn: Xuất nhập khoLịch sử xuất nhập hàng
26
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39

Nhập thông tin:

(1) Tiêu chí tìm kiếm: có thể nhập hoặc không,tùy vào dữ liệu cần tìm.
(2) Nhấn nút tìm kiếm và có kết quả ở bên dưới
(3) Có thể xuất ra file Excel nếu cần thiết
Ở kết quả tìm kiếm khi chọn 1 phiếu nào đó rồi double click vào phiếu đó thì sẽ hiện lên chi tiết
của phiếu.
3. Tình trạng kho
3.1. Kiểm kho
 Đường dẫn:Tình trạng kho  Phiếu kiểm kho
27
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Các thông tin

 B1: Nhập các thông tin cần thiết
 B2:
Phần Hàng hóa: Chọn hàng hóa từ danh sách hàng hóa .
Phần Tồn kho: chương trình tự lấy lên khi đã có hàng hóa.
Phần kiểm kho: Nhập số lượng kiểm được vào.
Phần chênh lệch: Nếu ở phần kiểm kho có chênh lệch thì phần này bắt buộc người dùng
nhập vào cột lý do.
Phần Phẩm chất: Do người dùng đánh giá vào,phần này không bắt buộc
kho hàng mua)
 B3: Nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin phiếu kiểm kho.
Lưu ý: khi đã lưu phiếu kiểm kho thì số lượng tồn kho sẽ được cập nhật lại.
28
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
3.2. Tồn kho tổng hợp:
Mục đích:Xem tổng số lượng tồn và đơn giá của từng mặt hàng tại các kho ở kỳ hiện tại
- Đường dẫn: Tình trạng kho Tồn kho  Tồn kho tổng hợp:
Xuất hiện màn hình:
(1) Chọn tìm kiếm có tiêu chí hoặc không thì tùy thuộc vào dữ liệu đầu vào
(2) Có thể chọn xuất ra excel
3.3. Tồn kho chi tiết:
Mục đích: Xem số lượng tồn và đơn giá của các mặt hàng ở kỳ hiện tại trên từng kho
- Đường dẫn: Tình trạng kho Tồn kho  Tồn kho chi tiết
29
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
(1) Chọn tìm kiếm có tiêu chí hoặc không thì tùy thuộc vào dữ liệu đầu vào
3.4. Tồn kho theo ngày:
Mục đích:Xem lại số lượng tồn và đơn giá của kho tại ngày cần xem
- Đường dẫn: Tình trạng kho Tồn kho  Tồn kho chi tiết
30
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
(1) Ngày tính tồn kho là bắt buộc nhập còn các tiêu chí khác thì có thể tùy vào dữ liệu
đầu vào.
(2) Chọn tìm kiếm
3.5. Xuất nhập tồn theo kỳ kinh doanh:
- Đường dẫn: Tình trạng kho Tồn kho theo kỳ kinh doanh  xuất nhập tồn theo kỳ
31
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
(1) Kỳ tồn kho là dữ liệu bắt buộc nhập còn các tiêu chí khác thì có thể tùy vào dữ
liệu đầu vào.
(2) Chọn tìm kiếm
3.6. Tồn kho đầu kỳ
Mục đích
 Khai báo các giá trị thực tế của hàng hóa trước khi ứng dụng phần mềm
 Khai báo – điều chỉnh các giá trị của hàng hóa theo kỳ để đảm bảo khi tạo phiếu phát
sinh, chương trình cập nhật đúng giá trị với thực tế
Hướng dẫn
 Đường dẫn: Tình trạng khoTồn kho theo kỳ kinh doanh Tồn kho đầu kỳ
32
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
a. Khai báo hàng hóa vào thông tin tồn kho đầu kỳ
Hàng hóa này chưa có trong kho tương ứng thì mới áp dụng để khai báo trong tồn kho
đầu kỳ.

33
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
 Kỳ ghi sổ (1): Chọn kỳ đang được mở sổ kho
 Nhập hàng hóa vào dòng thêm mới (2)
 Nhập trực tiếp trên dòng
o Mã hàng hóa: Chọn trong danh sách hàng hóa
o Kho hàng: Chọn trong danh sách kho hàng
o SLG tồn đầu kỳ: Nhập theo định dạng số
o Đơn giá FIFO ( bình quân): Nhập theo định dạng số
o Giá trị FIFO (bình quân): Nhập theo dạng số
o Ghi chú: Nhập ghi chú

 Nhập bằng cách import từ file excel
o Nếu File đã có mẫu sẵn thì chọn “chọn tập tin import” chọn file cần
import nhấn nút import
o Nếu chưa có tập tin mẫu thì chọn 1 trong 2 cách tạo tập tin mẫu là “tạo
mẫu import có ràng buộc” hoặc “tạo mẫu import không ràng buộc”
nhập dữ liệu cho mẫu và lưu lạichọn file importnhấn nút import
- Nhấn nút Chốt (3): Để chấp nhận chốt kỳ đang mở .
Lưu ý:
 Ở đây “ chốt” không có nghĩa là khóa kỳ.
Ở đây chốt kỳ có nghĩa là không cho thực hiện các thao tác
trên đầu kỳ,
34
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
 Những mặt hàng được sửa hoặc xóa số lượng hoặc đơn giá
FIFO hoặc bình quân khi mặt hàng này chưa phát sinh các
thao tác xuất, nhập ,chuyển kho trong kỳ đó.
3.7. Khóa mở sổ kho theo kỳ
Mục đích
 Mở sổ kho
 Mở sổ kho để cho phép người dùng cập nhật các thông tin trong kỳ đang được mở
 Khóa sổ kho
 Đối với kỳ đang bị khóa thì không cập nhật dữ liệu vào kỳ này được.
 Vào cuối kỳ (thường áp dụng là cuối tháng). Người dùng vào khóa sổ kho và tự sinh ra
một kỳ kế tiếp
Hướng dẫn
a. Mở sổ kho
Đường dẫn Tình trạng khoTồn kho theo kỳ kinh doanh Khóa mở sổ kho
35
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập và lựa chọn các thông tin

 Kỳ ghi sổ(1): Chọn kỳ muốn mở trong danh sách kỳ ghi sổ
 Nhấn nút mở khóa(2): Để thực hiện mở kỳ ghi sổ kho
 Lựa chọn cách mở(3): xuất hiện thông báo xác nhận
o Có: Kỳ đã lựa chọn được mở và kỳ hiện tại bị xóa – Sau khi thực hiện xong: Kỳ
đang được mở đóng vai trò là ngày hiện tại nên tuy xóa kỳ nhưng các giá trị vẫn
được chuyển về kỳ đang mở này.
o Không: không mở kỳ
Lưu ý:
 Đối với FIFO thì đơn giá FIFO cuối kỳ của kỳ mở khóa được tính lại chính là đơn
giá FIFO khi chưa mở khóa.
b. Khóa sổ kho
Nhập và lựa chọn các thông tin

 Ngày kết thúc(1): Chọn Ngày muốn đóng kỳ
 Nhấn nút mở khóa(2): Để thực hiện khóa kỳ ghi sổ kho
36
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
 Lựa chọn cách mở(3): “Bạn có chắc muốn đóng?”
o Không: Kỳ đã lựa chọn mở - và các kỳ ghi sổ không bị khóa
o Có: Kỳ đã lựa chọn được khóa và kỳ hiện chuyển qua kỳ khác– Sau khi thực
hiện xong: Kỳ đang được khóa đóng vai trò là kỳ trước .
- Khi chọn “Cập nhật đầu kỳ” thì có thể chọn trực tiếp trên khóa /mở sổ kho mà không
cần qua Tồn kho đầu kỳ (thực hiên tương tự như Tồn kho đầu kỳ). Để chuyển dữ liệu
qua kỳ mới.
Lưu ý:
 Đối với FIFO thì đơn giá FIFO đầu kỳ của kỳ mới được tính là bình quân của kỳ cũ.
4. Hỗ trợ quyết định
 Mục đích: Thống kê và so sánh số lượng của các mặt hàng trong các kỳ khác nhau hoặc
các tháng khác nhau.
4.1.Biểu đồ nhập xuất theo kỳ
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳBiểu đồ nhập xuất theo kỳ
37
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập thông tin:

(1) Chọn dữ liệu cần xem
(2) Đây là dữ liệu bắt buộc phải chọn ít nhất 1 tiêu chí
(3) Chọn nút “tìm”
(4) Kết quả tìm theo điều kiên trên.
Ở đây bạn có thể bấm giữ Ctrl + các mặt hàng theo các kỳ khác nhau để xem sự
biểu đồ ở B5
(5) Ở B5 có 2 cách chọn để xem biểu đồ:
 Chọn nút “tùy chọn xem biểu đồ “ sẽ xuất hiện màn hình sau:
38
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Với 1: chọn dạng xem biểu đồ

2:chọn loại dữ liệu sẽ được thể hiện trên biểu đồ
 Chọn ở biểu đồ mini bên dưới , double click chuột vào biểu đồ này sẽ xuất
hiện màn hình như trên.
(6) Nút xuất được sử dụng khi có nhu cầu.
4.2.Biểu đố tổng hợp theo kỳ
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳBiểu đồ tổng hợp theo kỳ
39
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập thông tin:

(2) Chọn kỳ cần xem đây là dữ liệu bắt buộc
(3) Chọn dữ liệu đầu vào cần thiết
(6) Xem biểu đồ B6
Xem lưu ý: phần xem biểu đồ tương tự như 4.2 ở B5
(7) Chọn nút xuất nếu có nhu cầu xuất ra file
4.3.Biểu đồ nhập xuất theo tháng
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳBiểu đồ xuất nhập theo tháng
40
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập thông tin:

(2) Chọn dạng thời gian cần xem và chọn dữ liệu cần thiết thừ các tiêu chí tìm kiếm
4.4.Biểu đồ tổng hợp theo tháng
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳBiểu đồ tổng hợp theo kỳ
41
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập thông tin:

(1) Chọn dạng thời gian cần xem và chọn dạng số lượng cần xem
(2) Nhập tiêu chí kiếm cần thiết, không bắt buộc
4.5.Thống kê nhập xuất theo kỳ
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳThống kê nhập xuất theo kỳ
42
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
Nhập thông tin:

(1) Nhập tiêu chí kiếm cần thiết, không bắt buộc
(4) Chọn nút xuất nếu có nhu cầu
4.6.Thống kê tổng hợp theo kỳ
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳThống kê tổng hợp theo kỳ
Xem lưu ý: thao tác thực hiện tương tự 4.5
4.7.Thống kê nhập xuất theo tháng
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳThống kê nhập xuất theo tháng
Xem lưu ý: các thao tác thực hiện thương tự với 4.3 nhưng không có bước 5
4.8.Thống kê tổng hợp theo tháng
- Đường dẫn: Hỗ trợ quyết định Biểu đồ theo kỳThống kê tổng hợp theo tháng
Xem lưu ý: các thao tác thực hiện thương tự với 4.4 nhưng không có bước 5
43
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
5. Tiện ích
5.1. Sổ địa chỉ
5.2. Sổ ghi chú
5.3. Thảo luận nội bộ
5.4. Nhập dữ liệu từ Excel
6. Hệ thống
6.1. Danh mục dữ liệu

6.2. Cấu hình nghiệp vụ
6.3. Cấu hình hệ thống
6.4. Quản lý người dùng
6.5. Nâng cấp chương trình
6.6. Sao lưu phục hồi
6.7. Cấu hình mẫu số phiếu
VI. TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU THAM KHẢO
Các tài liệu được sử dụng kèm theo

1. Tài liệu hướng dẫn cài đặt
2. Tài liệu hướng dẫn dùng chung (HDSD_CORE)
Tham khảo 2 tài liệu này trước khi đọc hướng dẫn sử dụng phần mềm
VII. PHỤ LỤC

44
Điện thoại: (08) 38 42 38 38 Fax: (08) 38 42 38 39
<Phần diễn giải và làm rõ nội dung trong tài liệu, nếu có>
1. Phụ lục 1
2. Phụ lục 2
45

HDSD PL Warehouse

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

HDSD PL Warehouse

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CÔNG TY PHẦN MỀM PROTOCOL

129 Thích Quảng Đức, Phường 4, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Tên tài liệu Bộ phận thực hiện Phạm vi áp dụng

TÌNH TRẠNG SOÁT XÉT - HIỆU CHỈNH

Ngày Người thực

Bùi Thị Miền

THÔNG TIN BAN HÀNH

Người soạn thảo Người xem xét Người phê duyệt

Họ và tên Bùi Thị Miền Hồ Sỹ Đức Nguyễn Thanh Phước

Chức vụ QC Leader Manager

1.1. Các danh mục trong hệ thống:...........................................................................5

1.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục đặc trưng:........................................................5

2.1. Nhập kho hàng mua..........................................................................................11

2.8. Chi tiết chuyển kho...........................................................................................26

3.1. Kiểm kho............................................................................................................27

4.1. Biểu đồ nhập xuất theo kỳ................................................................................38

5.1. Sổ địa chỉ............................................................................................................44

6.1. Danh mục dữ liệu..............................................................................................44

6.5. Nâng cấp chương trình.....................................................................................44

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

III. ĐỊNH NGHĨA - THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT TỪ GỐC Ý NGHĨA

IV. TRÁCH NHIỆM

1. Hệ thống danh mục

1.1. Các danh mục trong hệ thống:

Thông tin hàng hóa:

1.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục đặc trưng:

 Dạng cây: Danh mục Nhóm hàng hóa

1.2.1. Thao tác thêm Nhóm hàng hóa:

Hình mô tả các thao tác

1.2.2. Thao tác sửa Nhóm hàng hóa:

B1: Chọn dòng cần sửa

Hình mô tả các thao tác

1.2.3. Thao tác xóa Nhóm hàng hóa:

B1: Chọn dòng cần xóa

Hình mô tả thao tác:

 Dạng Cây- danh sách: Danh mục Hàng hóa

1.2.4. Thao tác thêm Hàng hóa:

B1: Chọn Nhóm hàng hóa cần thêm hàng hóa

1.2.5. Thao tác sửa Hàng hóa:

1.2.6. Thao tác xóa Hàng hóa:

Hình mô tả các bước thức hiện

 Dạng danh sách:

1.2.7. Thao tác thêm Định mức tồn kho:

B3:Chọn nút “lưu”

1.2.8. Thao tác sửa Định mức tồn kho

1.2.9. Thao tác xóa Định mức tồn kho

2. Xuất nhập hàng

2.1. Nhập kho hàng mua

 Các chức năng NKHM

 Thêm mới NKHM

 Nhấn nút “Thêm”

 Xuất hiện màn hình

Nhập các thông tin

 Mã hàng hóa: Chọn từ danh sách

 Tình trạng: chọn từ danh sách

 Số lương, đơn giá: nhập theo định dạng số

 Nhấn Nút “Lưu” để lưu lại phiếu

 Xuất hiện màn hình

Trình tự thực hiện :

 Nhấn nút “Tìm kiếm”

 Chọn hàng hóa trên lưới