Elementy składowe pisma

Nagłówek – pole nadawcy,

Miejscowość, data,
Nazwa i adres odbiorcy – adresat,
Numer pisma (znaki powoławcze),
Formuła grzecznościowa rozpoczynająca,
Treść pisma,
Formuła zakończenia,
Podpisy,
Załączniki,
Rozdzielniki,
Wzory pism,
 Nagłówek

Umieszczamy go w lewym górnym rogu lub pośrodku arkusza. Informacje

w nagłówku dotyczą nadawcy. Można je tam podać z użyciem
prostokątnego stempla firmowego (obecnie uważa się to za nieeleganckie
i stosuje się tylko w dokumentach urzędowych typu: protokół, umowa,
decyzja); lepiej wygląda, gdy dane te wpiszemy za pomocą maszyny do
pisania lub komputera (edytora tekstu) albo gdy występują na papierze
firmowym jako nadruk stały.

Powrót Dalej
 Nagłówek cd.
Nagłówek wpisujemy wiersz pod wierszem – bez dodatkowych odstępów (wierszak nr1)
w układzie blokowym, umieszczając jak najwięcej danych, które mogą przyśpieszyć
odpowiedź, a mianowicie:

Imię i nazwisko (nazwa instytucji)

ul. ........................................
Kod, miejscowość
Tel. .............................
Fax .....................

PRZYKŁAD NAGŁÓWKA
Agnieszka Piasek
ul. Grzeczna 78 m. 24
12-154 Elbląg
Tel. (0-32) 14-05-11
Fax (0-32) 14-03-12
Powrót Menu główne
 Miejscowość, data

Miejscowość, data
Piszemy je z prawej strony, w tym samym wierszu, w którym rozpoczynamy pisanie
nagłówka. Informacja tradycyjnie umieszczona w tym miejscu to miejscowość. Po
miejscowości stawiamy przecinek, a po przecinku piszemy cyframi arabskimi,
w układzie dwucyfrowym: dzień, miesiąc i rok (rok można napisać czterema
cyframi). Ostatnio odchodzi się od skracania lub pisania cyfrą miesiąca, pisze się go
słownie – jest to eleganckie i wyklucza pomyłki.

UWAGA: Amerykanie piszą datę w kolejności miesiąc – dzień – rok, dlatego

w korespondencji ze Stanami Zjednoczonymi należy zawsze pisać miesiąc słownie.

Do wypełniania formularzy, druków statystycznych i ewidencyjnych, a więc

w przypadku dokumentów, które sortuje się według dat, wpisuje się kolejno:
rok – miesiąc – dzień, np. 2004-10-26.

Powrót
 Pole adresata

Pole adresata
Dane dotyczące adresata wpisujemy na wierszaku nr 1 (najmniejsza odległość
interlinii) w układzie blokowym po prawej stronie arkusza papieru, w odległości 1 cm
od osi symetrii pisma, poniżej adresu nadawcy, nie używając interpunkcji. Między
nazwą instytucji a adresem dajemy dodatkowy odstęp. Nad polem adresata można
wpisać rodzaj korespondencji pocztowej, np.: POLECONY, LOTNICZY itp.. Jeżeli
piszemy do konkretnej osoby (osób), to nad imieniem i nazwiskiem wpisujemy: Pani,
Pan, Państwo itp..

POLECONY
Pani
Karolina Przemyska
ul. Piękna 12 m. 13
435-90 Kutno

Podany powyżej sposób pisania pola adresata jest zgodny z PN-76/P-55315, często
jednak dokładne dane dotyczące adresata umieszczamy wtedy, gdy pismo będzie
wysyłane w kopercie z okienkiem; jeżeli list będzie wysyłany w kopercie bez
okienka , to piszemy tylko dokładną nazwę adresata i miejscowość, bez ulicy i kodu
miejscowości.

Powrót Dalej
 Pole adresata 1

W zależności od potrzeb pismo kieruje się do przedsiębiorstwa bez wskazania konkretnego odbiorcy
lub jego działu, np.:

Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne

pl. Dąbrowskiego 8
00-950 Warszawa

lub ze wskazaniem działu, np.:

Przedsiębiorstwo
Handlowo Usługowe
„Forma”
Dział Handlowy
Łódź

Jeżeli piszemy do konkretnej osoby, to czynimy to następująco:

Pan
dr Krzysztof Kruk
Dyrektor Generalny
Przedsiębiorstwo Handlowe „Tur”
w Krakowie

Powrót Menu główne Dalej

 Pole adresata 2

Nazwę firmy można pisać w mianowniku lub w dopełniaczu, imię

i nazwisko (nazwiska)poprzedza się wyrazami Pan, Pani, Państwo. Nie
skracamy nazw stanowisk służbowych. Do niektórych osób piszemy z
zastosowaniem specjalnego tytułu, np.:

– papież – Jego Świątobliwość,

– król, królowa – Jego (Jej) Wysokość,
– kardynał – Jego Eminencja,
– rektor wyższej uczelni – Jej (Jego) Magnificencja,
– biskup, arcybiskup Jego Ekscelencja,
– ambasador, wyższy urzędnik ambasady – Jej (Jego) Ekscelencja.

PRZYKŁADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTUŁAMI:

Powrót Menu główne Dalej

 Pole adresata 3

PRZYKŁADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTUŁAMI:

Jego Magnificencja Jej Ekscelencja

dr Szymon Lipiński Agnieszka Piasek
Rektor Wyższej Szkoły Pedagogicznej Ambasador Polski w USA
w Łodzi

W treści pisma zwracamy się do adresata: Pani Rektor, Panie Ambasadorze.

Dopuszczalna, chociaż dość niezręczna, jest forma adresowania pisma
do konkretnej osoby, ale bez wskazania jej nazwiska, np.:

Pan
Dyrektor Naczelny
„Klik” S.A.
Łódź

Zasadą jest jednak, że nadawca, jeśli chce zaadresować pismo do konkretnej osoby, powinien dowiedzieć
się jej danych personalnych.
Zdarza się też sytuacja odwrotna: piszemy, np. do dyrektora, bez podania stanowiska służbowego. Tak
zaadresowane pismo świadczy o jego prywatnym charakterze, np.:
Pani
Grażyna Bąk
Zakłady Chemiczne
w Zgierzu

Powrót Menu główne

 Znaki powoławcze 1

Znaki powoławcze
Należą do nich: znak adresata (Wasz znak), data pisma, na które piszemy odpowiedź, znak własny (nasz znak), data naszego
pisma. Znak pisma jest to skrót literowy – numer kolejnego pisma w roku łamany przez rok, np.: PZU 22/04 oznacza pismo
z PZU, kolejność w rejestrowaniu – 22 w roku 2004. Jeżeli jest to pierwsze pismo w danej sprawie to piszemy tylko nasz znak.
Coraz częściej jest stosowana taka właśnie forma: Znaki powoławcze są umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu
odbiorcy.

ZNAKI POWOŁAWCZE – PRZYKŁAD 1

Nazwa instytucji, status prawny Łódź, 10-03-2004 r.

ul. .....................
kod miejscowość
tel., fax

Pani
Agnieszka Miarek
Prezes Spółki z o.o. „Krak”
w Łodzi

Nasz znak:
Wasz znak:

Sprawa: zapytanie o ofertę

Powrót Dalej
 Znaki powoławcze 2

ZNAKI POWOŁAWCZE – PRZYKŁAD 2

Nazwa instytucji, status prawny Wrocław,dnia 10-03-2004 r.

ul. .....................
kod miejscowość
tel., fax.

Pani
Wanda Skat
Prezes Spółki z o.o. „Krak”
w Sieradzu

id.22/04

Sprawa: odpowiedz na zapytanie o ofertę

C/34/04 z 20 października 2004 r.

Znaki powoławcze zostały umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu odbiorcy; data i znak pisma, na które list
odpowiada, podano po wyrazie „Sprawa:”

Powrót Menu główne Dalej

 Znaki powoławcze 3

Coraz rzadziej jest stosowane tradycyjne rozmieszczenie znaków powoławczych –

przykład nr 3.

ZNAKI POWOŁAWCZE – PRZYKŁAD 3

Nazwa instytucji, status prawny Łódź, 10-03-2004 r.

ul. .....................
kod miejscowość
tel., fax

Pani
Izolda Domierzalska
Prezes Spółki z o.o. „KAAS”
Szczecin

Wasze pismo z dnia Wasz znak Nasz znak Data

Sprawa:

Powrót Menu główne

 Formuła grzecznościowa 1

Formuła grzecznościowa rozpoczynająca

Po napisaniu pola adresata wpisujemy z lewej strony (od marginesu) formułę grzecznościową rozpoczynającą :

Szanowna Pani
Szanowny Panie
Szanowne panie
Szanowni Panowie
Szanowni Państwo

Po napisaniu tego zwrotu można napisać przecinek i wtedy treść rozpoczynamy małą literą. Jeżeli po tym zwrocie nie
postawimy przecinka, treść zaczynamy wielką literą.
Jeżeli znamy adresata to możemy się zwrócić następująco:

Szanowna Pani Prezes

Szanowna Pani Doktor
Szanowny Panie Dyrektorze
Szanowny Panie Profesorze

Zwierzchnik może zwrócić się do podwładnego (nigdy odwrotnie):

Szanowny Panie Kowalski

(zwrot ten ma charakter oficjalny i oschły, i na ogół niczego dobrego nie możemy się spodziewać po takim pismie)

Powrót Dalej
 Formuła grzecznościowa 2

Nie łączymy zwrotów rozpoczynających grzecznościowych z tytułem służbowym i nazwiskiem,

a także z imieniem i nazwiskiem (np. nie należy pisać: Szanowny Panie Dyrektorze Kruk).

W żadnym piśmie nie wolno nadużywać nazwiska, ponieważ jest ono prawnym sposobem
identyfikacji człowieka. Nazwisk używamy ostrożnie, tak żeby nie dotknąć adresata. Można
jednak – w razie potrzeby – użyć w treści imienia i nazwiska, np.:

Pani Rektor Anna Król

Do Pań, które zajmują stanowiska o charakterze męskim lub wykonują zwyczajowo męskie
zawody, zwracamy się, używając form męskich i nie odmieniając ich, np.:

pani mecenas, pani prezes, pani inżynier, pani magister, pani dyrektor, pani kierownik
(chociaż pani dyrektorka i pani kierowniczka są również przyjętymi formami).
Przy składaniu życzeń w zaproszeniach lub podczas zwracania się do powszechnie znanych
osób szczególny szacunek można wyrazić słowami:

Wielce Szanowna pani, Wielce Szanowny Panie, Wielce Szanowne Panie, Wielce Szanowni
Panowie, Wielce Szanowni Państwo.

Powrót Menu główne

 Treść

Treść

Pismo piszemy albo w układzie blokowym, albo z wcięciem akapitowym. Nie

wolno mieszać układów i jeżeli rozpoczynamy pisanie w którymś z układów, to
stosujemy go konsekwentnie do końca.

Można w treści stosować punktację, wyróżnienie ważniejszych fragmentów

tekstu. Można również zatytułować pismo (np. „Oferta”, „Podanie” itp.. ) lub
napisać od lewego marginesu: „Dotyczy:” albo „Sprawa:” i w jednym zdaniu
napisać, czego dotyczy pismo. Jest to temat pisma. Najczęściej jest on
wyrażony hasłowo, ułatwia szybkie zorientowanie się w treści pisma oraz
umożliwia sprawne skierowanie go do właściwego działu.

Menu główne
 Formuła zakończenia

Formuła zakończeniowa

Po treści w odległości 3 odstępów na wierszaku nr 1, po prawej stronie, piszemy formułę

grzecznościową pożegnalną, np.:
Z poważaniem (elegancka i najczęściej spotykana forma),
Łączę wyrazy szacunku,
Z wyrazami szacunku,
Pozdrawiamy (wtedy gdy znamy odbiorcę pisma).

W pismach do osób, którym należy się szczególny szacunek, lub w dyplomacji, możemy użyć
zwrotów:
Z wyrazami najgłębszego szacunku,
Z wyrazami wdzięczności,

W smutnych okolicznościach są stosowane zwroty:

Z wyrazami współczucia,
Z wyrazami żalu itd.

Menu główne
 Podpisy 1

Podpisy
W odległości 2 do 3 odstępów na wierszaku nr 1 od formuły pożegnalnej, z prawej strony arkusza
piszemy formułę podpisową, w której skład wchodzi stanowisko oraz imię i nazwisko podpisującego
(może być wpisany również tytuł naukowy).
Formułę podpisową można sporządzić w układzie blokowym:

Dyrektor

(mgr Janina Stopka)

lub w układzie symetrycznym

Prezes

(mgr Anna Knot)

Jeżeli pod podpisem podpisują się dwie osoby, to można podpisy rozmieścić na równej linii jeden z
lewej, a drugi z prawej strony:

Główny Księgowy Dyrektor Naczelny

(Jan Bober) (Krystyna Grab)

Powrót Dalej
 Podpisy 2

Podpisy

Z lewej strony umieszczamy osobę o niższej, z prawej o wyższej randze w hierarchii

służbowej. Można tez umieścić podpisy z prawej strony jeden pod drugim, wtedy podpis
osoby niższej rangą w hierarchii służbowej umieszczamy według tych samych zasad co przy
jednym podpisie, a podpis osoby wyższej rangą – pod pierwszym podpisem, w odległości 3
odstępów na wierszaku nr 1, jeden podpis pod drugim:

Główny Księgowy

(Jan Krakowski)

Dyrektor Naczelny

(Agnieszka Pławek)

Powrót Menu główne Dalej

 Podpisy 3
Odległości między zwrotem pożegnalnym a treścią i podpisami zachowujemy takie same, jak przy rozmieszczeniu jednego
podpisu.

Jeśli pismo jest podpisywane przez dwie osoby równorzędne stanowiskami, to z lewej strony składa podpis osoba bliżej związana
służbowo z poruszanymi w liście sprawami, np.:

Z poważaniem

Główny Księgowy Dyrektor ds. handlowych

(mgr Ewa Adamczyk) (mgr Anna Włodarczyk)

Jeżeli pismo podpisuje nie właściwy autor pisma, lecz osoba do tego upoważniona,
to należy zamieścić odpowiednie oznaczenie: z up. – z upoważnienia,
wz. – w zastępstwie, p.o. – pełniący obowiązki, np.:

Z poważaniem

Dyrektor Generalny

z up. Alicja Siuda

(mgr Michał Polot)

Powrót Menu główne

 Załączniki 1

Załączniki
Z lewej strony na tej samej wysokości co jeden podpis umieszczamy z prawej strony,
piszemy wyraz „Załączniki:” umieszczamy pod podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem
wymieniamy załączniki, wpisując je na wierszaku nr 1 i uważamy, aby z nazwami
załączników nie wyjść poza oś symetrii pisma.
Jeśli dołączymy informatory, Katalogi lub ulotki reklamowe, zapowiadamy to w tekście
pisma, np.:

Jako załączniki otrzymują Państwo....,

Proszę zapoznać się z załączoną ulotką ....,
Dane techniczne znajdą Państwo w załączonym informatorze.

PRZYKŁAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZAŁĄCZNIKACH W PIŚMIE, KTÓRE JEST

OPATRZONE JEDNYM PODPISEM

Załączniki: Odręczny podpis

Kopia świadectwa maturalnego,
Kopia dyplomu za zajęcie
trzeciego miejsca w olimpiadzie gramatycznej.

Menu główne Dalej

 Załączniki 2

PRZYKŁAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZAŁĄCZNIKACH W PISMIE, KTÓRE

ZOSTAŁO PODPISANE PRZEZ DWIE OSOBY

Z poważaniem

Główny księgowy Dyrektor ds. handlowych

(mgr Ewa Bil) (mgr Małgorzata Kowalczyk)

Załączniki:

Powrót Menu główne

 Rozdzielnik

ROZDZIELNIK
Jest to informacja o tym, kto powinien się zapoznać z treścią pisma. Wpisujemy tę informację z lewej
strony, pod „Załącznikami”. Po wyrazach „Otrzymują:” lub „Do wiadomości:” wpisujemy informacje o tym,
kto otrzymuje nasze pismo, kto powinien się zapoznać z jego treścią i nie przechodzimy z tekstem poza oś
symetrii. Instytucje lub osoby wpisujemy według ważności w hierarchii służbowej lub w kolejności
alfabetycznej, np.:

PRZYKŁAD ROZDZIELNIKA
Załączniki:
Kopia mapki geodezyjnej
Otrzymują: (lub Do wiadomości:)
Sąd Rejonowy w Zgierzu
Antoni Banan
Sławoy Gwóźdź
Alantolyna Molak
Marcin Warzywniak
Edwarda Zgnilak

Te informacje, które odnoszą się do wzorcowego pisma, będą wykorzystywane w większości pism.
Zmienne mogą być tylko szczegóły, natomiast zasadnicza część pozostanie bez zmian.

Menu główne
Wzory pism

Menu główne
Wzory pism

Menu główne
Wzory pism

Menu główne
Wzory pism

Menu główne
Wzory pism

Menu główne
Wzory pism

Menu główne
Wzory pism

Menu główne
 Wzory pism

Te informacje, które odnoszą się do wzorcowego pisma, będą

wykorzystane w większości pism. Zmienne mogą być tylko
szczegóły, natomiast zasadnicza część pozostaje bez zmian.

- Elementy pisma w układzie europejskim

- Wzór pisma w układzie europejskim
- Elementy pisma w układzie amerykańskim
- Wzór pisma w układzie amerykańskim
- Wzór blankietu BR lub Firmowego
- Wzór pisma według blankietu BZ
- Wzór pisma według blankietu BU

Menu główne