ODBC/Microsoft Query

1 ODBC/MICROSOFT QUERY - STEP BY STEP:.................................................... 3

1.1 ODBC – informacje ogólne ............................................................................. 3
1.1.1 Co to jest źródło danych?................................................................................... 3
1.1.2 Jak program Query korzysta ze źródeł danych. .................................................... 4
1.2 Definiowanie źródła danych ODBC ................................................................ 5
2 MICROSOFT QUERY......................................................................................... 11

2
 1 ODBC/Microsoft Query - Step by step:

1.1 ODBC – informacje ogólne

Programy obsługi ODBC (Open Database Connectivity) pełnią rolę pośredników pomiędzy
programami typu Query, a zewnętrznymi bazami danych. Odpowiedzialne są również za komunikację
między niekompatybilnymi systemami. Każdy program obsługi ODBC jest biblioteką dynamiczną DLL
(Dynamic Link Library), określającą w jaki sposób aplikacja, korzystająca z funkcji ODBC (taka jak np.
Microsoft Query), ma poprzez SQL oddziaływać na odpowiednie źródło danych. Łącznikiem między
aplikacją, a programem obsługi bazy danych jest ODBC Driver Manager, który przechowuje informacje
na temat ścieżki dostępu do bazy danych, nazwy pliku oraz kilka innych dodatkowych informacji.

To, z jakich typów danych można korzystać w Microsoft Query zależy właśnie od
sterowników ODBC, które zainstalowano wraz z programem Microsoft Excel.

Aby korzystać z połączenia ODBC w programie Microsoft Excel należy w pierwszej kolejności
takie połączenie (źródło danych) poprawnie zdefiniować.

1.1.1 Co to jest źródło danych?

Źródło danych jest przechowywanym zbiorem informacji, który umożliwia programom

Microsoft Excel i Microsoft Query połączenie się z zewnętrzną bazą danych. Gdy używamy programu
Query do skonfigurowania źródła danych, nadajemy mu nazwę, a następnie podajemy nazwę i
lokalizację bazy danych i serwera, typ bazy danych i informacje o logowaniu i haśle. Informacje
zawierają także nazwę sterownika ODBC lub sterownika źródła danych, który jest programem
ustanawiającym połączenie z danym typem bazy danych.

3
 1.1.2 Jak program Query korzysta ze źródeł danych.

Po skonfigurowaniu źródła danych można go użyć, by utworzyć kwerendę bez potrzeby

ponownego wpisywania informacji o połączeniu. W programie Query źródło danych jest używane do
połączenia z zewnętrzną bazą i reprezentacji pobranych danych w arkuszu. Po utworzeniu kwerendy i
zwróceniu danych do programu Excel, Query pobiera dane i zapewnia arkuszowi programu Excel
możliwość odświeżenia danych.

Źródło danych jest sposobem łączenia się programów Query i Excel z konkretną bazą danych i
pobierania danych.

4
 1.2 Definiowanie źródła danych ODBC

Definiowania źródła danych dokonujemy w panelu sterowania za pomocą usługi ODBC Data
Sources klikając ikonę:

Następnie w oknie dialogowym jak na rys.1 na zakładce USER DSN – sterowniki dostępne

tylko dla bieżącego użytkownika dodajemy nowe połączenie ODBC button’em Add

rys.1 DSN – Data Source Name

5
 W kolejnym oknie jak na rys.2

rys.2 Typy dostępnych baz danych.

wybieramy sterownik za pomocą którego będziemy łączyć się ze źródłową bazą danych.

W naszym przypadku będzie to SQL Server (można pobierać dane z różnych typów baz
danych, w tym np. takich programów jak Microsoft Access).

6
 Kolejnym krokiem będzie nadanie nazwy dla nowotworzonego połączenia.

W naszym przypadku CDN-XL-RAPORTY oraz wskazanie serwera na którym interesująca nas

baza danych się znajduje rys.3

rys.3 Identyfikacja połączenia i serwera baz danych

7
 Na kolejnej formatce jak na rys.4

rys.4 Konfiguracja połączenia

określamy parametry identyfikacji użytkownika w bazie danych.

I na koniec w kolejnym oknie wskazujemy bazę danych z którą chcemy utworzyć połączenie
jak na rys.5

8
 rys.5 Wskazanie bazy danych

Jest to już komplet informacji wymaganych do utworzenia nowego połączenia, jeżeli usługa
poprawnie połączy się ze zdefiniowanym źródłem danych to na liście źródeł danych pojawi się nowa
pozycja jak CDN-XL-RAPORTY na rys.6

9
rys.6 DSN – Data Source Name

10
 2 Microsoft Query

Excel został wyposażony w szereg narzędzi umożliwiających dostęp do danych

przechowywanych w innym formacie niż jego własny. Polecenie Plik/Otwórz umożliwia
otwarcie plików w formacie dBase i Lotus 1-2-3. Metody te nie zawsze zdają egzamin z
następujących powodów:

- - Jeżeli chcesz skorzystać z danych stanowiących jedynie niewielką część bardzo dużego
pliku, stratą czasu byłoby importowanie całego pliku do Excel’a. Z drugiej jednak strony,
limit 16384 (czy 2 x więcej Office 97/2000) wierszy w arkuszu może stanowić przeszkodę w
przypadku baz zawierających dziesiątki tysięcy rekordów.
- - Wiele baz danych to bazy relacyjne, których poszczególne tabele są ze sobą powiązane.
Przykładowo, baza danych może zawierać tabelę z danymi o klientach i tabelę z danymi o
zamówieniach. Tabele te są ze sobą połączone przez wspólne pole Idklienta, jednak Excel
nie jest w stanie uwzględnić połączenia między tabelami.
- - Dane mogą pochodzić z pliku w formacie niedostępnym bezpośrednio dla Excel’a (SQL
Server lub Paradox).

W związku z powyższym do Excel’a dodano oddzielny program o nazwie Microsoft Query.

Jest to narzędzie służące do przeglądania i organizacji danych pochodzących z różnych źródeł
i przedstawionych w różnych formatach: Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, Microsoft
Excel, Paradox, dBase, Microsoft SQL Server, ORACLE Server lub Btrieve.
Można go wywołać jako oddzielny program lub uruchomić prosto z arkusza. Pozwala on na
wyświetlanie i porządkowanie danych stosownie do potrzeb użytkownika.

Microsoft Query umożliwia pracę z informacjami przedstawionymi w postaci tabeli. Tabele

składają się z kolumn określanych polami (ang. fields) oraz wierszy zwanych rekordami (ang.
records). Tabele są odpowiednikiem tabel w Microsoft Excel. Każda tabela stanowi zbiór
danych na określony temat. Terminem "Query" nazywamy określenie kryteriów, według
których ma być przeszukiwana baza danych. Innymi słowy, termin "Query" oznacza
zapytania użytkownika skierowane do bazy. Możemy na przykład zapytać "Którzy klienci
zamówili towar w styczniu?" lub "Na jaką sumę sprzedano mydło Luksja w 1996 roku?". Po
sformułowaniu zapytania i uruchomienia Microsoft Query uzyskamy odpowiedź na zadane
pytania. Program ten pozwala na:
• wprowadzanie i modyfikowanie danych

• filtrowanie danych, które nie są w danej chwili istotne

• dokonywanie obliczeń

11
 • formatowanie danych

• sortowanie danych

• kopiowanie /przenoszenie danych do innych aplikacji

Zapytanie to żądanie skierowane do bazy danych w celu uzyskania pewnych informacji. Jest to
kombinacja określonych kryteriów, warunków, funkcji, która ma na celu wydobycie z bazy
interesujących nas informacji. Dzięki rozwijalnemu menu i technice przeciągnij i upuść, tworzenie
zapytań jest proste. Na podstawie wykonanych czynności tworzona jest instrukcja SQL (Structured
Query Language), która bezpośrednio odpowiada za filtrowanie danych. Microsoft Query może
również służyć jako narzędzie do edycji baz danych, umożliwiające dodawanie i usuwanie rekordów,
modyfikowanie zawartości pól, łączenie tabel, a nawet tworzenie nowych plików baz danych. Jednak
największą zaletą programu jest to, że wszystkie te czynności możesz wykonywać na plikach wielu
różnych formatów, utrzymując jednocześnie logiczne połączenie między nimi. Wyniki uzyskane na
skutek wykonania zapytania bądź edycji danych za pomocą jednego polecenia można przesłać do
Excel’a, który umieści je we wskazanym miejscu arkusza. I jeśli zewnętrzne dane ulegną zmianie,w
prosty sposób można zaktualizować dane umieszczone już w arkuszu - wystarczy jedynie ponownie
wykonać zapytanie. (Zapytanie można zachować w specjalnym pliku, dzięki czemu nie trzeba tworzyć
go ponownie.)

Po pomyślnym utworzeniu połączenia ODBC możemy w programie Excel utworzyć nową

kwerendę za pomocą kreatora Microsoft Query.

Microsoft Query jest programem służącym do pobierania danych z zewnętrznych źródeł i

udostępniania ich w innych programach pakietu Microsoft Office — zwłaszcza programu Microsoft
Excel. Używając programu Query do pobierania danych z bazy i plików, nie musisz ponownie
wpisywać danych, które chcesz analizować w programie Excel. Można także automatycznie
aktualizować raporty i zestawienia programu Excel na podstawie pierwotnych źródeł danych przy
każdej aktualizacji bazy danych nowymi informacjami.

12
 Aby utworzyć kwerendę wybierającą dane należy z menu opcje wybrać: Dane/Pobierz dane
zewnętrzne/Utwórz nową kwerendę bazy danych jak na rys.7

rys.7 Arkusz Excel – wybór kreatora nowej kwerendy

Następnie wybieramy źródło danych zewnętrznych, które chcemy pobrać. Jak widać na liście
znajduje się wcześniej przez nas zdefiniowane połączenie CDN-XL-RAPORTY

13
 rys.8 Wybór źródła danych

Po połączeniu się z bazą kreator wyświetli formatkę z listą dostępnych tabel, z której będziemy
mogli wybrać nas interesujące dane jak na rys.9

rys.9 Wybór kolumn z tabel bazy danych

14
 W tym przypadku interesuje nas tabela kontrahentów, a z niej Akronim kontrahenta, nazwa1,
nazwa2, nazwa3 oraz miasto. Po wybraniu odpowiednich kolumn w prawym oknie możemy jeszcze
ustalić kolejność wyświetlania za pomocą SpinButton’a.

W kolejnym kroku możemy określić sposób filtrowania danych (stosuje się zwłaszcza w
przypadku dużych zbiorów danych) rys.10

rys.10 Definicja filtra dla rekordów

w naszym przypadku z bazy zostaną wybrane tylko te rekordy, dla których spełniony jest
warunek Miasto=Warszawa.

Następnie mamy możliwość określenia porządku sortowania danych np. po akronimie

kontrahenta (rosnąco) jak na rys.11

15
 rys.11 Definicja porządku sortowania

I wreszcie możemy zdecydować czy wynik utworzonego zapytania będzie przesłany wprost do
programy Microsoft Excel, czy może kwerendę poddamy dalszej obróbce w programie Microsoft
Query, bądź zapiszemy naszą kwerendę aby wykorzystać ją w innym terminie.

16
 rys.12 Koniec pracy z kreatorem

Możemy również zapisać utworzone zapytanie do pliku zewnętrznego, wyniku czego

otrzymamy gotowego SELECT’a do wykorzystania np. w programie Query Analyzer rys.13

rys.13 Query Analyzer

17
 Jeżeli zdecydujemy się na wysłanie wyników do Excel’a to program zapyta nas jeszcze o
docelową lokalizację umieszczenia danych oknem dialogowym jak na rys.13

rys.13 Określenie miejsca docelowego dla zwracanych danych z bazy

i w końcu otrzymamy wynik w wybranym arkuszu:

rys.13 Formularz Excel’a

Aktualizacja arkusza w jednej operacji.

18
 Po otrzymaniu zewnętrznych danych w arkuszu programu Excel, gdy baza danych zmienia się
można odświeżyć dane w celu zaktualizowania analizy — bez konieczności odtwarzania raportów
podsumowań i wykresów. Na przykład można utworzyć zestawienie miesięcznych wyników sprzedaży i
odświeżać je co miesiąc, gdy pojawiają się nowe dane. Nasza wcześniej zdefiniowana kwerenda
zostanie zapisana wraz z arkuszem i w przypadku gdy dane źródłowe ulegną zmianie przy ponownym
otwarciu skoroszytu dane zostaną odświeżone. Dzięki temu mamy pewność, że zawsze pracujemy na
aktualnych danych.

Jeżeli klikniemy prawym klawiszem myszy w obszar kwerendy na arkuszu to uzyskamy dostęp
do menu kontekstowego jak na rys.14

rys.14 Wybór właściwości zakresu danych

gdzie mamy możliwość edytowania kwerendy lub wyświetlenia właściwości zakresu danych jak
na rys.15

19
 rys.15 Właściwości zakresu danych

Znajduje się tutaj szereg ustawień za pomocą których możemy określić sposób zachowania się
kwerendy w naszym arkuszu (m.in. ważną opcją jest ustawienie odpowiedniego czasu odświeżania
danych oraz opcja odświeżania wyników podczas otwierania arkusza).

W końcu mamy też możliwość edycji kwerendy w programie Microsoft Query jak na rys.16

20
rys.16 Microsoft Query

gdzie możemy dodawać nowe tabele, edytować zapytanie w SQL’u:

rys.17 Podgląd kwerendy w formie SQL

21
 i wykorzystać wiele innych pożytecznych opcji, które pozwolą nam dostosować zwracane
przez kwerendę wyniki odpowiednio do naszych potrzeb.

Na podstawie takich prostych zapytań wybierających dane z tabel można potem w samym
Excelu tworzyć dowolne zestawienia, statystyki, wykresy czy analizy. Tak przekonwertowane dane
można z kolei drukować lub w postaci plików XLS dystrybuować dalej. Microsoft Excel daje tutaj
praktycznie nieograniczone możliwości żonglowania danymi czy to za pomocą tabel przestawnych,
wykresów, czy też takiego narzędzia jak Visual Basic for Applications.

22
23