Ôn tập Kỹ năng mềm 2 1

CÂU HỎI ÔN TẬP KỸ NĂNG MỀM 2

1. Theo bạn các nguyên nhân nào gây lãng phí thời gian & cách khắc phục?
- Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian:
+ Làm việc không có kế hoạch.
+ Làm việc không có mục đích rõ ràng.
+ Đặt quá nhiều mục tiêu.
+ Giám sát công việc quá chặt chẽ.
+ Lo lắng thái quá.
+ Quá nhiều công việc giấy tờ.
+ Vòng vo.
+ Sửa sai.
+ Trì hoãn công việc.
+ Mất thời gian chờ đợi.
+ Theo chủ nghĩa hoàn hảo.
+ Dự các cuộc họp vô bổ.
+ Nghỉ sớm.
+ Tức giận.
+ Có quá nhiều giao tiếp xã hội.
- Cách khắc phục:
+ Phải đặt mục tiêu và kế hoạch mỗi ngày, mỗi tháng… thật rõ ràng, cụ thể.
+ Việc hôm nay không để ngày mai.
+ Xử lý dần, phân bổ thời gian hợp lý, không để công việc tồn đọng.
+ Hạn chế di chuyển xa.
+ Tranh thủ làm việc khác trong thời gian chờ đợi.
+ Kiểm soát các mối quan hệ xã hội, hạn chế nó khi không cần thiết.
+ Thời gian nghỉ ngơi hợp lý.

2. Trình bày nguyên tắc sắp xếp công việc và thời gian theo thứ tự ưu tiên?

- Nguyên tắc sắp xếp công việc và thời gian theo thứ tự ưu tiên:
+ P1 – Quan trọng và khẩn cấp: đây là công việc phải giải quyết ngay, phải ưu tiên
công việc này trước.
 Không đoán trước được thời gian.
VD: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan
đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...  làm ngay.
 Đoán trước được thời gian.
VD: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty...  làm ngay.
 Ôn tập Kỹ năng mềm 2 2

 Tồn đọng do lười biến và thói quen chây ì.

VD: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....  chuyển
sang P2.
+ P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp:
 P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả
chúng vì chúng quan trọng.
 Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng
hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên
quan đến công việc...
 Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1  ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau
đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau..
+ P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp:
 Đây là công việc không ảnh hưởng đến mục tiêu cá nhân, nhưng phải giải quyết
nó vì khẩn cấp.
VD: Nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không
gặp, tin nhắn từ bạn bè…
 Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy
quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin
nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.
+ P4 – Không quan trọng và không khẩn cấp:
 Đây là những công việc không làm cũng được giành thời gian tối thiểu cho
những công việc này.
VD: xem phim, hài, lướt facebook…
 Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi
ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để
tránh lãng phí thời gian.

- Mỗi công việc chúng ta nên viết ra một ma trận cho mình, và chỉ lập ra một ma trận lớn
đó là mục tiêu của bản thân sau này.
 Ôn tập Kỹ năng mềm 2 3

3. Dwight D. Eisenhower có câu nói “Việc quan trọng ít khi khẩn cấp, việc
khẩn cấp ít khi quan trọng”. Giải thích câu nói này và ứng dụng vào 1 ngày
bình thường của bạn trong học tập, làm việc?
"Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng"
Dwight Eisenhower.
Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó
là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc.
Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến
những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.
Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một
cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp
một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ
điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng.
Trong cuộc sống mỗi ngày có những công việc chúng ta luôn quan tâm và giải quyết
nó, các công việc này như một dòng chảy không ngừng, tuy ít khi quan trọng nhưng ta
không thể kiểm soát được, thường ngắn và cứ dai dẳng buộc ta phải giải quyết nhanh
chóng, chẳng hạn như viết một báo cáo, một cuộc gọi đột ngột, tin nhắn từ bạn bè… Cách
giải quyết tốt nhất là nhanh chóng kết thúc công việc này, có thể uỷ quyền cho người khác
hoặc học cách nói “không” để tránh mất thời gian.
Trong khi đó, những công việc quan trọng nhưng ít khẩn cấp chúng đòi hỏi ta phải luôn
giành nhiều thời gian cho nó và nó quan trọng ảnh hướng đến mục tiêu của bản thân, nó
đòi hỏi bạn phải có tầm nhìn để định hướng các mục tiêu lâu dài và phải có sự kiên trì bền
bỉ để tạo những bàn đạp đưa bạn tiến tới những mục tiêu, cột mốc mà bạn đặt ra.

4. Sắp xếp, xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên là cách tiếp cận thời gian
theo định hướng hoạt động hay định hướng mục tiêu? Giải thích vì sao?
- Sắp xếp, xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên là cách tiếp cận thời gian theo định hướng
hoạt động.
- Vì những kế hoạch đó do chúng ta lập ra để hành động giải quyết công việc, hoạt động
hàng ngày của mỗi bản thân chúng ta để hoàn thành mục tiêu.

5. Vẽ và giải thích ma trận khẩn cấp – quan trọng? Sắp xếp các công việc
hằng ngày của bạn vào ma trận này.
 Ôn tập Kỹ năng mềm 2 4

5.1. Ma trận khẩn cấp – quan trọng

Giải thích như câu 2.
5.2. Ma trận hằng ngày của bản thân
Urgent Not urgent
- Ôn thi đợt 3 cho những môn còn vài tuần
nữa mới đến ngày thi.
Important

- Ôn thi những môn gần kề. - Ngồi thiền.

- Tổng kết cuối năm. - Đọc sách.
- Họp đột xuất. - Rèn luyện một số kỹ năng cần thiết cho bản
thân.
- Xây dựng những mối quan hệ cần thiết.
- Trả lời tin nhắn.
- Lướt facebook.
Not important

- Những cuộc gọi đột xuất.

- Chơi game.
- Gặp bạn bè.
- Tán gẫu.
- Trả lời Email.
- Giải trí.
- Những cuộc họp thường
- Nghỉ ngơi sớm.
niên.

6. Nêu 4 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm: đặc điểm của từng giai
đoạn, ảnh hưởng của trưởng nhóm trong từng giai đoạn, những xung đột
tiềm năng gây ảnh hưởng đến kết quả của nhóm, cách phòng tránh, cách xử
lý những xung đột này?
6.1. Giai đoạn hình thành:
 Đặc điểm: Thành viên còn rụt rè, chưa dám đưa ra ý kiến, tìm ra trưởng nhóm…
 Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
+ Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm theo tiêu chuẩn chung.
+ Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt động của nhóm.
+ Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở
trường hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước đây hơn là lao vào làm các dự
án.
+ Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên.
+ Xác định mục tiêu chung.
 Những xung đột tiềm năng: Chưa có.
 Cách phòng tránh: Chưa có.
 Cách xử lý: Chưa có.
6.2. Giai đoạn xung đột:
 Đặc điểm: Phân chia bè phái, nhiều ý kiến trái chiều, mạnh dạng đưa ra ý kiến của các
nhân, thay đổi quy tắc nhóm…
 Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
+ Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa trong việc định hướng hoạt động và
giải quyết các xung đột cá nhân hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ.
+ Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các công việc đòi hỏi sự phối hợp và
đồng bộ cao.
+ Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định.
+ Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh nghiệm và xem đó như một tất yếu trong
quá trình phát triển nhóm.
 Ôn tập Kỹ năng mềm 2 5

 Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực…
 Cách phòng tránh: Thống nhất các thành viên, giải quyết ý kiến, nói rõ mục tiêu của
nhóm và lợi ích cá nhân.
 Cách xử lý: Giải quyết xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đoàn kết.
6.3. Giai đoạn bình thường hóa:
 Đặc điểm: Thành viên nhận biết được lợi ích nhóm và cá nhân, có tinh thần đồng đội,
trình bày ý kiến thảo luận thoải mái…
 Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
+ Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm được chuyển dần vào các thành viên.
+ Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là quan trọng nhất.
+ Quy trình và biểu mẫu cần được đặt nặng, hướng mọi người làm việc theo chuẩn và
thể hiện tính chuyên nghiệp.
+ Không nên phân tán lực lượng.
+ Nên tham gia vào các dự án có khách hàng và có ràng buộc về thời gian.
 Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực…
 Cách phòng tránh: Thống nhất các thành viên, giải quyết ý kiến, nói rõ mục tiêu của
nhóm và lợi ích cá nhân.
 Cách xử lý: Giải quyết xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đoàn kết.
6.4. Giai đoạn hoạt động trôi trải:
 Đặc điểm: Nhóm hoạt động ổn định, thành viên nhận biết được lợi ích nhóm và cá
nhân, có tinh thần đồng đội, trình bày ý kiến thảo luận thoải mái…
 Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
+ Mỗi thành viên phát huy cao độ những năng lực cá nhân, tăng cường sự tín nhiệm
lẫn nhau và có ý thức trách nhiệm cao. Vai trò của trưởng nhóm lúc này cũng giống
như mọi thành viên và vì thế không cần giám sát và điều khiển các công việc của các
thành viên.
+ Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả theo cách riêng của họ
+ Nên đưa nhóm tham gia vào các dự án quan trọng.
 Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực…
 Cách phòng tránh: Thống nhất các thành viên, giải quyết ý kiến, nói rõ mục tiêu của
nhóm và lợi ích cá nhân.
 Cách xử lý: Giải quyết xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đoàn kết.

7. Giải thích các nguyên tắc của làm việc nhóm?

- Có 8 nguyên tắc làm việc nhóm:
+ Tạo sự đồng thuận: tổ chức các họp tăng tính đồng đội, rèn luyện kỹ năng làm việc
nhóm, làm quen với nhau, phân công nhiệm vụ.
+ Thiết lập các mối quan hệ cần thiết: có 3 mối quan hệ là người bảo trợ chính, người
có kiến thức chuyên ngành, người quản lý tài chính.
+ Khuyến khích óc sáng tạo: thành viên nhóm phải luôn sáng tạo không ngừng trong
các công việc tránh khuôn mẫu. Hỗ trợ và khuyến khích sự sáng tạo của các thành
viên.
+ Phát sinh ý kiến mới: tiếp nhận ý kiến mới, phân tích, trình bày cho cả nhóm để lựa
chọn ý kiến tốt nhất.
+ Học cách ủy thác:
Ủy thác công việc: lên kế hoạch phân chia công việc phù họp.
Ôn tập Kỹ năng mềm 2 6

Ủy thác quyền hành: trao đổi và trao cho cá nhân có khả năng điều hành công
việc.
+ Khuyến khích phát biểu ý kiến: khuyến khích các thành viên có quyền đưa ra ý kiến
của mình cùng bàn bạc và thảo luận.
+ Chia sẻ trách nhiệm: các thành viên phải có tinh thần đồng đội hoàn thành công việc
cá nhân và chia sẻ công việc của nhóm để hoàn thành mục tiêu.
+ Cần linh hoạt: thay đổi kế hoạch khi có biến cố xảy ra, uyển chuyển trong từng công
việc.

8. Giải thích các quy luật của làm việc nhóm?

 Quy luật về tầm quan trọng: Một cá nhân riêng lẻ không thể tạo thành công lớn.
 Quy luật toàn cảnh: Mục tiêu quan trọng hơn vai trò.
 Quy luật về thích hợp: Tất cả mọi người điều có điểm mạnh riêng của mình.
 Quy luật thách thức lớn: Thách thức càng lớn tinh thần làm việc nhóm càng cao.
 Quy luật chuỗi: Sức mạnh của cả nhóm bị ảnh hưởng nếu có một liên kết yếu.
 Quy luật xúc tác: Những nhóm làm việc thành công có những cá nhân thay đổi mọi thứ.
 Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp mọi thành viên có phương hướng hoạt động và có sự
tự tin.
 Quy luật “con sầu làm rầu nồi canh”: Những thái độ không tốt làm ảnh hưởng cả đội.
 Quy luật về lòng tin: Những người cùng một nhóm phải tin tưởng nhau khi làm việc.
 Quy luật chi phí: Nhóm sẽ thất bại vươn tới tiềm lực của mình khi thất bại trong việc trả
giá.
 Quy luật ghi điểm: Nhóm có thể tạo ra thay đổi cho mình khi biết rõ vị trí của mình.
 Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng.
 Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ bản chất của nhóm.
 Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn nhau kích thích hoạt động tốt hơn.
 Quy luật về sự lợi thế: Sự khác nhau của 2 nhóm là khả năng lãnh đạo.

9. So sánh nhóm ngắn hạn và nhóm dài hạn về các phương diện sau: thời
gian hoạt động, cách thức tổ chức, đặc điểm hình thành, đặc điểm chuyên
môn của các thành viên, vai trò của trưởng nhóm, cách thức hoạt động của
nhóm.

Phương Thời gian Đặc điểm Đặc điểm Vai trò Cách
Cách tổ
diện hoạt động hình chuyên trưởng hoạt
chức
Nhóm thành môn nhóm động
Không có Giải
Thời gian Thường Có sự khác Đa phần
chức danh quyết
ngắn, không hợp nhau, chưa không có
Ngắn hạn và trách công
không có pháp, tự qua đào trưởng
nhiệm cụ việc gấp
định phát tạo. nhóm
thể. rút,
Có chung
Có chức
Có tổ chuyên Dẫn dắt và Có tính
danh và
chức, hợp môn để điều hành thi đua,
Lâu dài, nhiệm vụ,
Dài hạn pháp, vì giải quyết nhóm tiến lịch
cố định. phân công
mục tiêu công việc, đến mục trình rõ
công việc
chung. vấn đề tiêu. ràng.
rõ ràng.
chung.
 Ôn tập Kỹ năng mềm 2 7

10. Những khó khăn nào bạn đã gặp phải trong quá trình làm việc nhóm?
Hậu quả của những khó khăn đó đối với thành quả đạt được của nhóm?
Khó khăn Hậu quả
Không dám dưa ra ý kiến của mình dẫn đến không hoàn
Nể nang các mối quan hệ.
thành nhiệm vụ của nhóm giao.
Thành viên trong nhóm không rõ nhiệm vụ của mình, tới
Không dứt khoát, đẩy trách
hạn nộp bài thì không ai làm  Nhóm không hoàn thành
nhiệm cho người khác.
nhiệm vụ thầy giao.
Có nhiều thành viên không hợp tác, không tham gia làm
Làm riêng ăn chung.
việc nhóm nhưng khi bị trừ điểm là cả nhóm cùng chịu.
Thụ động, không đưa ra ý Nhóm không có tính sáng tạo, thất bại vì không có nhiều
kiến. ý tưởng, không ai chịu nhận xét.
Làm việc riêng khi họp Thành viên không nắm bắt được công việc, cuộc họp
nhóm. không hiệu quả.

11. Đưa ra 1 tình huống mà bạn đã làm việc nhóm trong quá khứ khi trình độ
chuyên môn của các thành viên trong nhóm không đồng đều nhau? Người
trưởng nhóm cần xử lý thế nào trong tình huống này?
11.1. Tình huống
...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

11.2. Giải quyết

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................
 Ôn tập Kỹ năng mềm 2 8
...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................................................

12. Từ thực tế cách sử dụng thời gian của bạn, bạn nêu ra những nguyên
nhân gây lãng phí thời gian và cách bạn khắc phục sau khi học xong kỹ
năng quản lý thời gian?
- Nguyên nhân gây lãng phí thời gian của bản thân:
+ Chưa định ra kế hoạch hằng ngày.
+ Do thói quen chây ì và sự lười biến của bản thân.
+ Do chưa tận dụng được thời gian rảnh, nghỉ sớm.
+ Lãng phí thời gian vào mạng xã hội: lướt facebook, zalo, xem youtube,…
+ Do khoảng cách di chuyển xa.
+ Gặp gỡ và trò chuyện lâu với bạn bè.
- Cách khắc phục:
+ Lập kế hoạch mỗi ngày.
+ Nghỉ ngơi hợp lý.
+ Hạn chế đi lại.
+ Thay đổi lười biến bằng những công việc hữu ích: đọc sách, ngồi thiền…
+ Giành thời gian cố định cho bạn bè, người thân.
+ Tận dụng thời gian rảnh hoặc chờ đợi để làm việc khác phục vụ mục tiêu kế tiếp.

13. Với vai trò là người trưởng nhóm, bạn cần chú ý những điều gì để phát
triển nhóm đi lên?
- Với vai trò là người trưởng nhóm những điều gì để phát triển nhóm đi lên:
+ Tự nhận thức vai trò của mình khi làm việc nhóm.
+ Thấu hiểu các thành viên trong nhóm.
+ Xác định vai trò và trách nhiệm của mình khi làm việc nhóm.
+ Xây dựng mục tiêu, nguyên tắc làm việc.
+ Đào tạo liên tục.
+ Là một tấm gương.
Ôn tập Kỹ năng mềm 2 9

+ Luôn ghi nhận và phản hồi.

+ …