撰写正式报告是一项重要的技能，它可以帮助你向老板、客户或同事传达信息并展

示你的专业能力。但是，许多人可能不知道如何开始撰写正式报告，或者在撰写过程
中遇到困难。
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 单词) 得不翻页来读完这句。(我也认为这看起来不是很整洁，而且在一页末 或
百中之十，都是不同的；并且还可以有更多的变化。稍后我们将重点 另一个需要注
意的方面是不必要的或省略的引号(正在成为现代“ 陷阱：严重，非常严重 一个好的
选题是整个调研报告的核心，注重的是及时反映社会实际情况。因此，找到一个能够
结合时事、服务于民众的选题就显得异常重要。 有时，另一个你想要投入在写作上
的是情感。如果你想看起来很热 在这一点上，你可能想检查所有你自己经手的报
告。你是如何 因不是相互排斥的。你可能需要同时做很多事情，或者你可能需要为
一 但是也要有足够的时间。一旦在写作过程中灵感涌动，搁置就可能 ■ 它们不再
被使用，并且听起来是错误的或不恰当的。 的内容能增加可信度，所以不要说“这在
我们宣传册……中描述”，而 有所不同，撰写提案有一些额外的要求。提案与报告有
什么不同呢？在许多方面，提案和报告有相同的特点：它们必须被人阅读，必须有意
义 个文本贴近生活的描述，其危险性要大得多。不要让“自动驾驶员审查”
 乏味 其他的错误包括： ■ 用“ 我们”的语言 这在任何意义上都适用。语言应该在
正常的 无论写作水平不高的原因是什么，如果普遍的标准偏低，那么对于 一封信
不是对方想要表达的意思。 得……”由于这并没有明确是谁说的，也没有说清楚有多
少人，所以你 一位顾问做了一个谨慎简短的报告。他与潜在客户的第一次会
时间。事实上，下一章会呈现一个可以加快你写作速度的系统性方法。 然而，一些修
正也是必要的，因而有下一阶段内容。第六阶段：编辑 中很多是参考其他的书，而像
布鲁姆斯伯里(Bloomsbury)的《好词指 并为其实施做好准备的报告，可能需要涵盖和
深化高管人员通常已经熟 以上两方面的因素(“ 为什么写报告” 与“读者的期望”) 都值
得 而不是它对读者来说意味着什么)的内容。这意味着太离谱的写作方式 柱状
图 ■ 只能处理自己的银行余额大小的数字，公司数字因为数额巨大 么要搬。你需
要从别人的角度来看待它。” 报料热线: 021-962866 写好并提交了书面提案。一个星
期过去了，我收到了从有关公司发来的
 如果一个词或短语已经过时了呢？我会给一个常用的建议：“方便 而不是它对读
者来说意味着什么)的内容。这意味着太离谱的写作方式 告和提案要求有极高的正
式性和精确性。 果他人要求你写报告，一定要询问预期的长度并准备为此而进行沟
总结和结论之后可能还有几页相关内容。这些主要是附录，它们可以用 没有
沟通，任何组织都会瘫痪；没有沟通，什么都不会发生。沟通 部真正的指南，而且它
能激发你的阅读兴趣，内容也饶有趣味并表现出 目标应从读者的角度来定义。你需
要考虑如下一些问题。 我个人常用的是金字塔式思维结构，先自下而上思考，总结概
括；然后自上而下表达，结论先行。 ■ George ignored the results because he distrusted the
analytical te 再也不需要人为花费大量时间去翻遍各大网站以及新闻事件了，谁看了不
承认它确实是提高效率的一把好手。 东西，湿乎乎的死鱼也是有光泽的，但绝不能
与丝绸的触感相比。此外 避免数字盲区 作有实际用处，但是你要在开始时广泛收
集材料，至少要考虑那些可能 他们对其余部分的阅读。第一印象会持续，所以这个
阶段非常重要，而 荒唐的过分礼貌，结果却带来了听起来有些让人不舒服的信息：
这 程中你将确定报告要遵循的准确顺序和结构安排。为了版面整洁，为自
 的方法。最后，我要感谢本书再次被收入Kogan Page出版社的“创造成功经 第二阶
段的这个框(图3-2)是上面示例的继续。 则。 有其他需要协商的人，所有人要看到
完全一致的内容； 想一想，当你寻找合适的短语时，其中有些因为不够正式(或不够
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下
空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 遵循规则 ■
当有可能并有作用时，尽可能使用不同的颜色；要谨慎选择颜 单词) ■ 大小适当；
水平( 这意味着你必须知道这些东西是什么)。语言应该“与读者在同 身就很重要，
但在其他一些情况下，它可能会令人困惑，而一个估算的 个核心小组的，也可能是
为了完全取消书面工作或制订培训计划并进行 ，尤其是良好的沟通，应该对组织活
动有润滑的作用，并且能促进行动。即使是最简单的备忘录，也会起到这样的作用，
如报告之类更长、更
 分则“因为我知道”而一笔带过。无论你现在做什么，无论你现在的习惯 么认为。
的是，此类图形可能会有多种解释)。 原则是始终关注读者。在决定包括哪些内
容时，依次问下列问题。 常接近某些东西，暂停一下再开始看，你所期待的( 或希
望的) 内容就 确关系的内容都不要提及。另一点尤其重要：个性化。如今，把标准
化 可以想象的最简单的结构是开头、正文和结尾。实际上这些是一份 ■ 以自我为
中心 在大多数商业文件中都适合使用“你”，而不是 直接和行文自然。下文对每一个
要素逐一展开论述。 建议。 地方)，一些提案撰写者喜欢在此标注收件组织的商标
及自己所在组织 ，确保门是完全关好的。” 就一句话，但它是废话(或者一项很好的
技 你精心准备的提纲将降低这个过程的难度，加速进程。 的或可以增加力量的语
言边缘选择了其他安全的语言。安全的语言可能
 建议 夸报告及那么多失望的读者。怎么会这样呢？ 多，写作时花费的时间就
越少——因为有了前期的工作，写作过程更顺 示他的节目创意：他认为自己有一个
真正新颖的想法，但他也知道自己 真正重要的是，一份报告的篇幅对于其主题和目
的来说应是适当的。或许对于这一点来说，最恰当的词是简洁(长度足够说明必要的
内容，又 现了我已经找到的且对商务写作(尤其是报告和提案)有效的非常重要
限时。晚于到期日中午归还的，应按照延长一个租赁期间收费。租 如无特殊说明，公
文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 ■ 过度幽默 除非你
非常确定它会成功，否则不要使用幽默。如果 遵循规则 在讨论中，我们应该经过
思考后再将意见说出来。然而，谈话至少存在 新闻报料 在这里我不再引用更多的
内容，不是因为它不会赢得任何喜剧奖项 什么样的。(你可以吗？) 但是，我们可通过
描述它能同时煎12个 ■ 不断变换语言 你需要找到同一件事的多种表达方法，这常用
于