PART 2:

ENQUIRY
II. Translation
English - Vietnamese
1. We are interested in Cutter Model 05 and we shall be obliged if you will send us
a quotation for this machine.
2. We are indebted for your address to the Trade Delegation of Japan in Hanoi.
3. We would also like to point out that we usually settle our accounts on a D/A basis
with payment by 30-day bill of exchange.
4. One of your clients is desirous of purchasing motorcycles for his stock.
5. Please make us an offer with your most favorable terms and conditions.
6. We are pleased to inform you that there is a steady demand for Sanyo brand
refrigerators in this market and we would like you to send us an offer.
7. If your quotation is competitive, we are ready to place large orders for chemical
products.
8. We must make it clear from the very beginning that competitive quotations are
essential.
9. When we place such a large order with other suppliers, we usually get a 2% or
3% discount.
10. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
11. We have seen your advertisement in the latest issue of the “Agriculture”.
12. We have learned your name and address by the introduction of the Japanese
Embassy, who has advised us that you are the sole exporter of …
13. We are interested in the purchase of your range of … advertised in … and would
like to know if…
14. Our company is one of the main producers of… in Vietnam.
15. We would like to take this opportunity to introduce ourselves as one of the
leading trading companies dealing in all kinds of material for textiles industry.
16. There is a brisk demand here for high-quality T-shirts of the type you
manufacture now.
17. At the moment, we are in the market for… and we shall be glad if you will
quote us…
18. We would be glad to receive specifications of your new personal computer IPC,
together with your current export price list and particulars of shipment.
19. We shall be obliged if you will send us the prospectus, quote your latest price
and state the time of delivery with your most favorable terms of payment.
20. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
Vietnamese – English
1. Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng.
2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng
lớn.
1
3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi
đề nghị quý ngài báo giá dự kiến trước.
4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tôi và báo số
lượng và kích cỡ khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng ngay.
5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại không.
6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều chủng
loại áo len cho thị trường khách hàng thiếu niên.
7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ chúng tôi, hoặc vào website
của chúng tôi theo địa chỉ trên.
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả năng
chào bán chè chất lượng cao, giao hàng ngay.
9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một lúc, xin vui
lòng gửi cho chúng tôi ca-ta-lo và bảng giá hiện hành.
10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng với chiết
khấu số lượng cho các đơn hàng trên 1000 chiếc.
11. Trường hợp chúng tôi thanh toán tiền hàng sớm theo điều kiện thanh toán khi
giao hàng, quý ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao nhiêu?
12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quí ngài tại thị trường này là đầy hứa
hẹn, chúng tôi mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài.
13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay.
14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và các
ngài có thể cung cấp các quy cách chúng tôi cần.
15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao hàng
chấp nhập được, chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn.
16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và hỏi về
chất lượng và giá của chúng.
17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam. Đề nghị quý ngài gửi cho
chúng tôi đơn chào hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì, sồ lượng có
sẵn và thời gian giao hàng sớm nhất.
18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí cước phí gửi bằng
tàu đến cảng Hải Phòng
19. Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn thì quý ngài có thể gửi
những mặt hàng tương tự nhất.
20. Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin rằng quý
ngài sẽ xem xét cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định.
III. Letter
writing Letter 1
Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt Nam), chuyên cung cấp
sỉ và lẻ các thiết bị điện tử gia dụng (household electronics). Anh (chị) hãy viết thay
mặt ông Nguyễn Hùng, trưởng phòng Xuất nhập khẩu của công ty, viết thư hỏi hàng
đề ngày 02/12/20__ gửi đến công ty Electro (Singapore) hỏi mua mặt hàng Tivi kết
TM
nối Internet của Sony – BRAVIA HD TV dòng EX720 (Sony Internet
2
 TM
TV – BRAVIA HD EX720 series). Qua thư, ngoài việc yêu cầu công ty
Electro cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm, anh (chị) cho biết công ty
Lưu Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các chương trình khuyến mãi đi kèm do
sức mua cuối năm tại thị trường Việt Nam rất lớn.
Anh (chị) có thể bổ sung những thông tin khác để bức thư hoàn chỉnh. Bắt đầu
thư từ “Dear …”

Letter 2
Công ty SATEX Saigon chuyên nhập khẩu áo len (sweater) cho trẻ em. Khi tham
dự hội chợ tổ chức ở London tháng trước, SATEX biết rằng công ty SCORE Co.
Ltd trụ sở tại Anh có kinh doanh mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thử hỏi hàng với
những gợi ý như sau:
1. SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và công ty này hiện đang
cần tìm nhà cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận thấy Việt Nam là thị trường đầy
tiềm năng đối với mặt hàng này.
2. SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và bảng giá hiện
hành của SCORE.
3. Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất quan trọng đối
với sự phát triển của công ty.
4. Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái. Nếu bán chạy và làm vừa lòng khách
hàng, công ty sẽ đặt hàng mua thường xuyên với số lượng lớn hơn.
Anh / chị hãy bổ sung những thông tin khác để bức thư thêm hoàn chỉnh. Bắt đầu
thư bằng “Dear Sirs”.
....................................................................
..............
Letter 3
Anh (Chị) là Trưởng phòng kinh doanh của công ty Red Spot Computers, một hệ
thống đại lý bán máy tính cỡ trung tại Việt Nam, có nhiều địa điểm bán hàng lớn
nằm ở khu vực thương mại và giáo dục. Qua quảng cáo trên số phát hành tháng
Tư của tờ Laptop Users’ Journal, anh (chị) biết một loại máy tính mới có tên là
ZX99 được chế tạo ở Anh, đang có bán ở đó và được công ty Kingston
Corporation độc quyền phân phối. Máy ZX99 là loại máy tính xách tay cao cấp
nhất với đặc điểm là có thể giao tiếp dễ dàng với các loại máy tính khác.
Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng và nhu cầu
sẽ rất lớn nếu máy này được nhiều người biết đến.
Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty Kingston Corporation để
hỏi về việc xin làm đại lý. Anh (Chị) cần có thêm thông tin về máy tính đó gồm các
tài liệu chào hàng (sales literature), tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ.

Letter 4
Công ty IMEXCO địa chỉ 149 đường Lê Lai, quận 1, TP. Hồ Chí Minh chuyên
nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng.
3
Qua quảng cáo trên mạng, IMEXCO được biết rằng công ty PANTON Ltd có địa
chỉ Panton Works, Hounslow, TW6PQ Australia có kinh doanh những mặt hàng
đó. Anh/ Chị hãy viết thư hỏi hàng với những gợi ý như sau:
IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh.
IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy làm vui mừng
nếu nhận được ca-ta-lo, sách quảng cáo, bảng giá và chào hàng cố định cho loại
máy này của Panton.
IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về công ty mình và danh sách một
số nhà buôn lớn trên thế giới mà IMEXCO có quan hệ làm ăn từ nhiều năm nay
để Panton tham khảo.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt Nam có rất
nhiều loại máy tương tự mang nhãn hiệu của Nhật, Nga… Nếu Panton muốn
thâm nhập vào thị trường này, thì phải có những chính sách ưu đãi về giá cho đơn
đặt hàng đầu tiên.
Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và điều kiện khác
thỏa đáng thì sẽ đặt mua thử hai chiếc theo phương thức trả chậm. Sau này,
IMEXCO hy vọng sẽ đặt hàng thường xuyên với số lượng lớn hơn vì nhu cầu tại
thị trường Việt Nam đối với loại máy này là rất cao.
IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy IMEXCO mong sớm
nhận được những tài liệu trên.
Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”.

Letter 5
Sau khi thấy mẫu quảng cáo của công ty Glaston Potteries về những mẫu thiết kế
mới nhất cho sản phẩm bộ chén dĩa (dinner sets) được đăng trên ấn bản tháng 4
của tạp chí International Homes; thì ông Morreau đã viết một bức thư hỏi hàng
cho công ty Glaston Potteries Ltd và nhận được thư phúc đáp như bên dưới. Đọc
bức thư phúc đáp, và trong vai là ông Morreau, bạn hãy viết lại bức thư hỏi hàng
được gửi trước đó.
Mở đầu thư bằng lời chào phù hợp.
Reply
Dear Mr. Morreau
Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an interest in
retailing a selection of our products In your shops in Nancy. Please find enclosed
our current catalogue and price list.
You might also be interested in visiting our website.
In response to your request for a 20% trade discount, we regret that we cannot
offer more than l5%. However, we do give a 5% quantity discount on orders for
over 20,000USD. In comparison with similar companies in the UK, these terms
are extremely competitive. Payment would need to be by sight draft until we have
established a firm business relationship.
Finally, we are confident that we can deliver well within the two-month time limit
4
 as you require.
Thank you for your interest. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely
James Merton
Sales Manager
Enc. + 1 catalogue
+ 1 price list
....................................................................
..............

2. REPLIES & QUOTATION

II. Translation
English - Vietnamese
1. We are afraid you are not yet aware of the changes that are taken place in the
market.
2. Speaking of goods of Korean make, you must be aware our quality is far superior
to theirs.
3. Our products are very good in quality. Therefore, we can assure you that you
won’t find any trouble in promoting the sale of our products.
4. It is quite a bargain. I hope you will appreciate it.
5. We understand your difficulty in coping with competition.
6. Could you please tell us the quantity you require so that we may adjust our price
accordingly?
7. Our price is reasonable. Besides, our products can stand competition.
8. In respect to quality, I don’t think that the goods of other brands can compare
with ours.
9. You know that the cost of production has been skyrocketing in recent years.
10. We hope you will direct the attention of your users to the superior quality of our
products.
11. However desirous we may be of establishing our business with you, we regret
that we cannot grant the reduction in price you ask.
12. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar
articles from other sources will convince you of the reasonableness of your price.
13. If our products are not of your requirements, please let us know the
specifications that are of interest to you.
14. We have much pleasure in sending you herewith a fairly full collection of our
latest and best selling designs.
15. Payment is to be effected against a Bill of Lading, an invoice and a work’s test
certificate by an irrevocable L/C to be opened in our favor with the Commercial
Bank, London
16. We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements
5
for the time being.
17. We assure you of an ample supply a prompt shipment of the goods.
18. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the
following samples:
19. Sealex is available in twenty basic colors and prices are surprisingly low.
20. Only 0,3% is to be deducted from the CIF price, if you like to trade with us on
CFR basis and insure the goods themselves.
Vietnamese – English
1. Sản phẩm của chúng tôi có hiệu quả, có thể tin cậy được, tiết kiệm thời gian và
kinh tế, và quý ngài sẽ ngạc nhiên là nó lại không tốn bao nhiêu.
2. Những hợp đồng dịch vụ sau khi bán hàng đặc biệt của chúng tôi đảm bảo hoạt
động lâu dài với hiệu quả cao nhất.
3. Hàng của chúng tôi làm cho các ngài có thể chào bán cho khách hàng một mặt
hàng không thể chê trách vào đâu được ở những phẩm chất quan trọng như độ bám
đường và độ tin cậy.
4. Chúng tôi sẵn sàng chiết khấu đặc biệt 3% cho các ngài bất kỳ đơn đặt hàng nào
nhận được vào trước ngày 6 tháng 3.
5. Chúng được sản xuất theo nhiều kiểu và nhiều màu hấp dẫn và cũng sang trọng
đẹp đẽ như những chiếc áo khoác đắt tiền hơn nhiều.
6. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường của các ngài đang có nhu cầu lớn đối với hạt
Mắc-ca và xin mạo muội gửi theo thư này một bảng giá hiện hành của chúng tôi với
hi vọng rằng quý ngài sẽ giới thiệu chúng với các khách hàng có triển vọng ở nước
của các ngài.
7. Chúng tôi lấy làm tiếc không thể bán giá trên cơ sở FOB vì buôn bán với tất cả
khách hàng trên cơ sở CIF là tập quán chung của chúng tôi.
8. Chúng tôi đang chào bán những mặt hàng có chất lượng thực sự cao nhất theo
những điều kiện hết sức có lợi và sẽ hoan nghênh cơ hội phục vụ các ngài.
9. Chúng tôi cảm thấy chắc rằng quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và
loại vải tuyệt vời này sẽ bán rất chạy
10. Vì giá một số sản phẩm hóa học có xu hướng tăng nên chúng tôi hy vọng quý
ngài sẽ tận dụng trọn vẹn cơ hội có một không hai này và đặt hàng ngay cho chúng
tôi.
11. Chúng tôi xác nhận và cảm ơn thư của các ngài đề ngày 20 tháng 5. Trả lời thư
này chúng tôi lấy làm vui mừng gửi cho quý ngài cả loạt mẫu đầy đủ cho mặt hàng
thủ công mỹ nghệ mà đang có nhu cầu thường xuyên trên thị trường của các ngài để
lựa chọn.
12. Để quý ngài tham khảo, chúng tôi lấy làm vui mừng gửi kèm thư này catalo và
bảng giá mới nhất của mùa bán hàng năm nay, trong đó giới thiệu nhiều mặt hàng mới
cùng những phiên bản cải tiến của những mặt hàng được yêu thích trong vụ bán hàng
năm ngoái, và vì chúng tôi có thể giao hàng ngay, chúng tôi hy vọng nhận được
đơn đặt hàng chính thức của quý ngài trong một tương lai không xa.
13. Chúng tôi xin gửi kèm thư này catalo số 123 và bảng giá mới nhất báo giá theo
6
những điều kiện ưu đãi nhất và chúng tôi tin sản phẩm chúng tôi sẽ đáp ứng được
những yêu cầu của các ngài.
14. Vì nhu cầu đối với mặt hàng này tương đối lớn và vì lượng hàng trong kho là có
hạn nên chúng khuyến nghị quý ngài quyết định nhanh chóng và đặt hàng càng sớm
càng tốt.
15. Giá này dựa trên điều kiện CIF Hải Phòng không bao gồm cước vận chuyển
đường bộ và phí bảo hiểm từ cảng đến bất kỳ thành phố nào trong nội địa.
16. Những hàng này đã được bán ở các thị trường khác nhau và được đón nhận
nồng nhiệt. Quý ngài hãy thử một chuyến có thể cũng có lợi đấy.
17. Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài rằng chúng tôi sẵn sàng cung cấp
các mặt hàng dệt may bằng bông vốn rất được ưa chuộng ở nước ngoài.
18. Vì mối quan hệ hữu hảo lâu dài của chúng ta, chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài
hưởng mức chiết khấu thương mại 3%, bên cạnh chiết khấu số lượng 5% nếu giá trị
của một đơn hàng đạt trên 100,000 đô la.
19. Chúng tôi có thể đề ra một ngoại lệ và đồng ý chiết khấu cho quý ngài 5% chỉ
nhằm đáp lại đơn đặt số lượng lớn của quý ngài. Nói thẳng với quý ngài, đây là một
thiệt thòi lớn đối với chúng tôi vì chúng tôi đã báo giá quý ngài mức giá thấp nhất.
20. Chúng tôi thường chiết khấu 1% cho đơn hàng có số lượng 1000 chiếc, và lấy
làm tiếc khi cho quý ngài biết rằng đây là mức cao nhất chúng tôi có thể thực hiện
lúc này bởi chúng tôi sẽ gặp khó khăn lớn nếu cho quý ngài hưởng mức chiết khấu
cao hơn.

III. Letter
writing Letter 1
Anh chị hãy viết một thư trả lời cho thư hỏi hàng dưới đây với những gợi ý như sau:
1. Xác nhận rằng công ty của bạn có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng
2. Cho hưởng chiết khấu số lượng mà khác hàng yêu cầu với mức 5% cho đơn hàng
trị giá hơn 2000 USD
3. Chiết khấu thương mại cho các doanh nghiệp ở Ý hưởng là 15%
4. Điều khoản thanh toán: bằng hối phiếu trả ngay; và sẽ xem xét lại khi 2 bên có
được mối quan hệ lâu bền.
5. Giá báo theo điều kiện CIF London
6. Đính kèm theo catalo cho bộ sưu tập mùa hè và bảng giá
Bắt đầu thư bằng lời chào phù hợp
Enquiry:
Dear Sirs,
We were impressed by the selection of sweaters that were displayed on your stand at
the ‘Menswear Exhibition’ that was held in Hamburg last month.
We are a large chain of retailers and are looking for a manufacturer who could supply
us with a wide range of sweaters for the teenage market.
As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to
a 20% discount off net list prices and over terms of payment are normally 30-day bill
7
 of exchange, document against acceptance.
If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one
time, please send us your current catalogue and price-list. We hope to hear from you
soon.
Yours faithfully,
(signed)
T. Dhan
Import Manager

Letter 2
Công ty Anh/ Chị nhận được thư hỏi hàng của ông S.Stuart, giám đốc thu mua của công
ty Central Glassgow đề ngày 28/1/20__, hỏi mua một số loại áo khoác. Hãy viết một thư
trả lời gửi cho ông S.Stuart theo những ý chính như sau:
1. Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoắc mà ông S. Stuart hỏi mua, công ty chào giá áo khoác nữ là
50USD, áo khoác nam là 60USD.
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói. Tuy nhiên, nếu Central
Glassgow muốn tính theo giá CIF London thì công ty có thể thu xếp việc thuê tàu và
bảo hiểm. Số hàng này công ty có thể cung cấp ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện
trong vòng 3 tuần kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức.
4. Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang trả ngay, mở tại ngân
hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở Vietcombank, cho người bán hưởng
100% giá trị hóa đơn.
5. Riêng đối với loại áo khoác nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý khách là hiện hàng đã hết và phải
đến cuối tháng 4 mới có thể giao được. Tuy nhiên công ty sẽ gửi kèm với thư này bảng
giá và catalo mới nhất của một số loại áo khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng và phong
phú để Glassgow tham khảo.
6. Vì Central Glassgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho khách hàng hưởng
chiết khấu thương mại 10% cùng với chiết khấu số lượng là 5% so với giá thuần cho
mọi đơn hàng có trị giá trên 10,000 USD.
7. Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của khách hàng. Khách hàng có
thể yên tâm chúng ta sẽ đóng gói cẩn thận đề phòng bao bì bị rách khi vận chuyển.
Anh/ Chị có thể thêm một số thông tin khác để hoàn chỉnh bức thư. Bắt đầu thư bằng
“Dear Mr ...”.

8
Letter 3
Đọc email bên dưới của ông Gerd Busch, giám đốc marketing của công ty Busch AG,
gửi cho trợ lý của mình. Hãy đóng vai là trợ lý của ông Gred Busch, sử dụng những
thông tin mà ông ấy cung cấp và thay mặt cho ông Gerd Busch viết thư trả lời cho bà
Anne Croft của Shape-up Fitness Centres.

Letter 4
Anh chị nhận được thư hỏi hàng số TD/432 của ông B. Black thuộc công ty TNHH
Western Shoes, tại Anh quốc. Trong thư ông Black bày tỏ sư quan tâm đến các sản
phẩm giày da và túi xách tay bằng da của công ty. Anh/ Chị hãy viết một thư trả lời với
nội dung sau:
1. Cảm ơn ông Black về lá thư và sự quan tâm của ông ta đến các sản phẩm của công
ty, và đính kèm thư này chào hàng số DT 4450.
2. Lưu ý khách hàng là những sản phẩm mà công ty chào bán đều được sản xuất
bằng những vật liệu được chọn lựa kỹ của những người thợ thủ công có tay nghể
loại 1. Mẫu của các loại da này cùng với ca tô lô có hình minh họa cũng sẽ được gởi
cho khách hàng bằng một chuyến thư riêng.
9
 3. Những mặt hàng này công ty đã xuất ra nhiều nước và đâu đâu khách hàng cũng
hài lòng về chất lượng tốt, kiểu dáng hấp dẫn, màu sắc tao nhã và giá cả phải chăng.
Vì vậy công ty hoàn toàn tin tưởng những sản phẩm này sẽ bán chạy ở thị trường
Anh quốc.
4. Tất cả giá ghi trong bảng giá đều là giá FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2010,
và được trừ 2,5% cho các đơn hàng không dưới 10.000 USD.
5. Thông báo cho ông Black biết là ông Nguyễn Hồng, Trưởng phòng Kinh doanh
của công ty, sẽ có mặt tại Luân Đôn vào giữa tháng 1/20__, và ông Hồng sẽ mang
theo một số mặt hàng tiêu biểu để giới thiệu với quý công ty.
6. Bày tỏ hy vọng là các mẫu hàng mà ông Hồng mang theo sẽ đáp ứng được nhu
cầu kinh doanh thời trang của khách hàng.
Có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong của một thư trả lời.
Bắt đầu thư bằng Dear...

Letter 5
Công ty anh/ chị nhận được một thư hỏi mua lạc nhân (groundnut kernels) đề ngày
20/11/20__ của công ty TNHH Wellington Merchandising, Phillipine. Giám đốc công ty
là ông Nguyễn Bảo Hòa yêu cầu anh/ chị viết một thư trả lời cho ông ta ký. Trong thư
nhấn mạnh một số ý như sau:
1. Cảm ơn khách hàng về là thư hỏi hàng đề ngày 20/11/20__ mua lạc nhân
2. Giá chào bán là 550 đô la Mỹ/mét tấn kể cả chi phí đóng gói bao bì. Giá theo điều
kiện giao hàng FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2000. Đây là đơn hàng đầu tiên
nên ông ta đồng ý dành cho khách hàng một khoản chiết khấu 10% trên tổng giá trị
đơn hàng ngoài phí hoa hồng 5%.
3. Thông báo rằng ta có sẵn hàng để giao trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được
hóa đơn chính thức của khách hàng.
4. Lạc được đóng trong bao đay mới, mỗi bao có trọng lượng tịnh là 50 kg.
5. Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang, có xác nhận của ngân hàng, trả
tiền ngay, mở vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại
Tp. Hồ Chí Minh, cho người bán hưởng thanh toán cho toàn bộ giá trị của lô hàng.
6. Giám đốc của công ty cũng yêu cầu anh/ chị quảng cáo thêm về mặt hàng này và
lưu ý khách hàng là do nhu cầu rất lớn trên thị trường về mặt hàng này nên người
bán không đảm bảo là giá cả chào bán và các điều kiện có lợi trong chào hàng kèm
theo thư này sẽ còn giá trị sau ngày 15/1/20__.
Hãy bắt đầu thư bằng “Dear Mr. Crane”.
....................................................................
..........
QUOTATION
II. Translation
English - Vietnamese
1. This is the rock-bottom price and any further reduction is out of question.
2. We cannot grant the reduction you asked because the price has already been cut to
10
the lowest possible level.
3. Our prices are usually based on CIF, but CFR will do if buyers request.
4. The prices we quoted are closely calculated and considered moderate.
5. Our usual trade discount is 10%. However, in addition to this, a 5% discount is
allowed to wholesalers provided the minimum order is for 10,000 units.
6. Prices are subject to variation without notice in advance in accordance with
market fluctuation.
7. This is the lowest quotation of ours and we are unable to entertain any counter-
offers.
8. Our quotation is strictly firm, and the price has been reduced to the limit.
9. Being far lower than what is prevailing in the market today, your counter-offer
has to be declined.
10. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar
articles from other sources will convince you of the reasonableness of our price.
11. Although your price is below our level, we accept this order as exception with a
view to initiating business with you.
12. These articles are best-selling in European markets. Considerable business has
been done with other customers at these prices.
13. We are not in position to entertain business at your price, since it is far below
our cost price.
14. The price on CIF Haiphong terms excludes the overland freight and insurance
from the port of destination to any other inland city.
15. The present price fluctuation in the world market has necessitated the
adjustment of price for cameras to $800 per set CIF Saigon.
16. For friendship’s sake we may exceptionally consider reducing our price a little,
but never to that extent.
17. As business has been done extensively in your market at Japanese price, we
regret that we cannot accept your counter-offer.
18. Not that we have no desire to conclude this business, but we see no way to
change the price as requested.
19. However desirous we may be of doing business with you, we regret to say that
your bid is really too low to be acceptable.
20. The price we offer compares favorably with quotations you can get from other
suppliers.

Vietnamese – English
1. Xin quý ngài lưu ý rằng tất cả các giá chúng tôi báo đều trên cơ sở giá CIF. Đây là
tập quán kinh doanh chung của chúng tôi và chúng tôi tin quý ngài có thể chấp nhận
được.
2. Quý ngài sẽ thấy sản phẩm của chúng tôi được định giá rất vừa phải mà chất
lượng lại tốt.
3. Chúng tôi thường không chiết khấu cho các khách hàng riêng lẻ nhưng xét đến mối
11
quan hệ làm ăn đã lâu giữa chúng ta, chúng tôi sẽ chiết khấu 20% trên giá bán lẻ.
4. Chúng tôi có thể báo cho ông giá gộp gồm phí giao hàng là 20 đô la cho mỗi 100
mặt hàng. Số hàng này được miễn thuế VAT.
5. Xin quý ngài lưu ý rằng giá chúng tôi báo chỉ là tạm tính. Chúng tôi có thể buộc
phải tăng giá lên khi chi phí nguyên vật liệu tăng lên.
6. Chúng tôi chỉ có thể giữ mức giá đã báo trong vòng hai tuần. Sau thời gian này,
giá có thể thay đổi theo những biến động của tỷ giá.
7. Vì giá các loại hóa chất đang có xu hướng tăng lên nên chúng tôi khuyên quý
ngài đặt hàng càng sớm càng tốt.
8. Giá máy ảnh đã được điều chỉnh lên 789 đô/ chiếc thay cho các báo giá trước đó
của chúng tôi.
9. Tất cả các báo giá đều tùy thuộc vào sự xác nhận cuối cùng của chúng tôi. Trừ
khi hai bên có thỏa thuận nào khác, tất cả các mức giá đều không có chiết khấu nào.
10. Do xu hướng tăng giá hạt điều trên thị trường, nên chúng tôi phải điều chỉnh giá
theo mức giá phổ biến trên thị trường thế giới.
11. Chúng tôi sẽ xem xét việc cho quý ngài hưởng chiết khấu thêm 5% nếu giá trị của
đơn hàng vượt quá 10.000 đô la.
12. Xét đến quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng ta sẵn sàng cho
quý ngài hưởng chiết khấu 15%, cao hơn mức chiết khấu mà chúng tôi cho các
khách hàng khác hưởng.
13. Giá đã báo là giá xuất xưởng nhưng nếu khách hàng yêu cầu chúng tôi có thể
sắp xếp việc chuyên chở và bảo hiểm. Trừ khi có quy định khác, thanh toán bằng
hối phiếu trả trong vòng 30 ngày trao chứng từ khi chấp nhận thanh toán.
14. Chúng tôi sẽ xem xét việc tăng mức chiết khấu để mở cửa thị trường vì đây là
sản phẩm mới của chúng tôi.
15. Chúng tôi gửi kèm thư này báo giá mới nhất của chúng tôi cho loại áo khoác len
hiện đang có nhu cầu thường xuyên tại thị trường quý ngài.
16. Chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng chiết khấu đặc biệt 5% cho bất kỳ đơn
hàng nào nhận được vào trước cuối tháng này.
17. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường quý ngài đang có nhu cầu lớn đối với vớ thể
thao và nhân dịp này gửi kèm báo giá số 1912 BH để quý ngài xem xét.
18. Chúng tôi muốn mở rộng việc bán giầy thể thao sang thị trường quý ngài và
mạo muội gửi kèm theo thư này báo giá No. 44TD với hy vọng quý ngài sẽ giới
thiệu nó với các khách hàng có triển vọng ở nước của các ngài.
19. Chúng tôi có thể chào bán cho quý ngài 600 tấn gạo với giá là 50USD/tấn, CIF
cảng London. Vì quý ngài là khách hàng quý của chúng tôi nên chúng tôi sẵn sàng
cho quý ngài hưởng thêm chiết khấu số lượng 15%.
20. Quý ngài có thể thấy trong bảng giá đính kèm là mức giá thấp này chỉ có hiệu
lực đến ngày 1/12/20--. Xét đến nhu cầu cao đối với mặt hàng này, chúng tôi
khuyên quý ngài hãy đặt hàng ngay với chúng tôi.

12
III. Letter writing

Letter 1
Công ty anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của ông S. Stuart, giám đốc
thu mua của công ty Central Glasgow đề ngày 28/1/20— hỏi mua một
số loại áo khoác. Hãy viết một thư báo giá gửi cho ông S.Stuart theo
những ý chính như sau:
1. Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoác mà ông S.Stuart hỏi, công ty chào giá như
sau:
Tên hàng Tên hàng Tên hàng Tên hàng
Áo khoác nữ Màu vàng, cỡ lớn TL021 USD15
Áo khoác nam Màu xanh , cỡ lớn TL 25 USD17
Áo khoác nam Màu xám, cỡ nhỏ TL027 USD16
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói.
Tuy nhiên, nếu Central Glasgow muốn tính theo giá CIF London thì
công ty có thể thu xếp việc thuê tàu và bảo hiểm. Số hàng này công ty
có thể cung cấp ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3
tuần kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức.
4. Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy
ngang, mở tại ngân hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở
Vietcombank, cho người bán hưởng 100% trị giá hóa đơn.
5. Riêng đối với loại áo khóac nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý với khách
là hiện hàng đã hết và phải đến cuối tháng 4 mới có thể giao được.
Tuy nhiên công ty sẽ gửi kèm với thư này bảng giá và catalo mới nhất
của một số loại áo khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng để Central
Glasgow tham khảo.
6. Vì Central Glasgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng
cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại cùng với chiết khẩu số
lượng là 5% so với giá thuần cho mọi đơn hàng có trị giá trên 10.000
đô la Mỹ.
Bắt đầu thư bằng Dear Mr…

Letter 2
Công ty Anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D Eward and
Co. Ltd. đề ngày 16/6/20—hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS44TD (table
tennis bat) và vợt cầu lông (badminton bat) kiểu VB50MT.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá cho loại vợt cầu lông với những gợi ý
sau:
- Giá vợt cầu lông 2 đô la/chiếc/ FOB Hải Phòng.
- Chiết khấu thương mại 5% cộng thêm chiết khấu số lượng 3%
cho các đơn hàng không dưới 100 chiếc.
- Thanh toán bằng L/C trả ngay.
- Giao hàng trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng
chính thức của khách hàng.
Anh/ Chị cũng báo cho đối tác biết là hiện tại công ty chưa có vợt
bóng bàn VS44TD nhưng thay vào đó có thể bán VS45MH có chất
lượng như vợt VS44TD với các điều kiện tương tự như vợt cầu lông
và giá là 8 đô la/chiếc.

13
.........................................................................
.........

Letter 3
Công ty Da-Giầy Việt Nam nhận được thư hỏi hàng số 2431 ngày
1/6/20— của công ty TNHH Alford & Son hỏi mua giầy da nam giới
mã 306/TLd và giầy phụ nữ mã 295/MTd.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá bán giầy da nam giới mã 306/TLd theo
catalo gửi kèm cho khách hàng với giá CIF Briston có cả bao bì xuất
khẩu là 20 đô la/đôi, giao hàng vào tháng 9, 20—và thanh toán bằng
tín dụng thư không hủy ngang trả tiền ngay, mở qua ngân hàng TM
ABC, Briston 15 ngày trước ngày giao hàng.
Riêng đối với giầy phụ nữ mã 295/MTd công ty hiện tại không sản
xuất nữa, anh/ chị hãy chào giá cho loại giầy phụ nữ mã 305/TLd thời
trang hơn mà giá lại không đắt hơn (25 đô la/ đôi) và gửi kèm cho
khách bảng giá hiện hành cho loại giầy này.
Giá sẽ không đổi nếu khách hàng đặt mua chính thức trong vòng 15
ngày tới.
Bắt đầu thư bằng Dear…
3. 123
II. Translation
English - Vietnamese
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated … and are pleased to
enclose our order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
2. Your offer dated…encouraged us to place a trial order with you. Please find the terms
and conditions in the enclosed order.
3. We are much obliged for your quotation of…and would be glad if you could accept our
order for the following goods.
4. We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that
they will be supplied from current stock at the price named.
5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy
duly signed.
6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to
refuse the goods delivered after that date.
8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that you
will continue to do business with us.
9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be
pleased with them.
10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they will
perfectly suit your needs.
11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not
later than…
12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales
confirmation in two originals, one of which please sign and return to us for our file.
13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be defective during
the guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any defective part free of
charge. This warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused by
improper storage or careless maintenance.

14
14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and
large orders with you in the near future.
15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will be able to
supply more next time.
16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further
orders in the near future.
17. Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders.
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.
19. We thank you for your order of… but regret very much that we are unable to execute
your order immediately owing to heavy demand.
20. We hope that our handling of your first order will lead to further business between us
and mark the beginning of a happy working relationship.

Vietnamese – English
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng việc
thực hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng ta.
2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạng là cực kỳ quan trọng vì đơn
hàng này chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi.
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng
chúng tôi sẽ đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại vào một
thời điểm nào đấy trong tương lai không xa.
4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người bán
hưởng trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao hàng và
thông báo về việc đã lấy được giấp phép xuất khẩu.
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất
kỳ khuyết tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian bảo
hành, người bán phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó miễn phí
cho người mua.
6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi
đến chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và
bảo hiểm phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có uy tín do
người mua chỉ định.
9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi
dẫn đến chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố
bằng đai sắt.
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài
vẫn cảm thấy không thể chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ
không ngăn cản quý ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét kỹ
lưỡng bất kỳ đề nghị nào có thể dẫn đến việc làm ăn giữa chúng ta.
11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố.
Toàn bộ số hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng kim loại như
quý ngài đề nghị sẽ không tiết kiệm.
12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách
hướng dẫn sử dụng, catalo… để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
13. Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tôi yêu cầu
hàng hóa phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn thận.
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật
liệu được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài trước

15
ngày…
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ
để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo lưu quyền từ
chối nhận hàng nếu chúng được giao chậm.
17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song rất tiếc là do nhu cầu trong nước
cao đối với những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn
về mọi mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc
giao hàng nói riêng.
19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây khó
khăn cho chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được tình
trạng chậm giao hàng.
20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không
thể cho quý ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.

III. Letter writing

Letter 1
Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino
import-export Corporation) nhận được thư chào hàng số CM1246 đề
ngày cùng với catalogue số CD014 của công ty Dawson
Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông (Concrete
Driller) và máy cắt sắt (steel cutter) dùng cho công nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD23 và
loại SC 21 theo catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1. Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả
ngay, cho 30% trị giá đơn hàng, phần còn lại thanh toán bằng T/T
trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay vì 100% bằng L/C
như trong chào hàng của Dawson.
2. Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12
tháng kể từ ngày giao. Nhấn mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian
bảo hành, người bán sẽ phải chịu trách nhiệm sửa chữa hay thay thế
bất cứ bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3. Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật hướng dẫn lắp ráp
vận hành và bảo dưỡng. Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu
cầu Dawson cử người đến hướng dẫn chạy thử máy.
4. Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạng vì
hiện nay các khách hàng của Machino là các công ty xây dựng đang
yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới. Machino e rằng nếu hàng giao trễ
sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công của các khách hàng.
5. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra,
hãy gửi xác nhận bán hàng sớm.
6. Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này,
thì Machino sẽ đặt hàng thường xuyên.
Lưu ý: Bắt đầu thư bằng Dear Sirs và người ký thư: Trương Bảo Hòa
tổng giám đốc.

Letter 2

16
 Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai Bà
Trưng, Quận 3, Tp.HCM nhận được chào hàng bán một số mặt hàng
điện gia dụng của công ty Household Electronics, Malaysia. Hãy viết
thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm (Dehumidifier) theo các điều
kiện thông thường (tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giao hàng,
thanh toán, bảo hành, bảo hiểm…) và chú ý các điểm chính như sau:
Số lượng 150 chiếc kèm theo các phụ tùng được ghi trong phụ lục số
1, giá CIF Sài Gòn 40 USD/chiếc không tính chi phí đóng gói bao bì,
theo Incoterms 2000, theo catalogue mới nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ
thuật của người bán, bao bì theo tập quán xuất khẩu của nước người
bán, giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 2 và đầu tháng 3 năm
2011, bảo hành 18 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12
tháng kể từ ngày giao như đã ghi trong chào hàng, thanh toán bằng tín
dụng thư không hủy ngang trả ngay… Đề nghị bên Bán cho hưởng
mức chiếc khấu 5% đối với đơn hàng này. Đây là đơn đặt hàng thử,
nếu hàng được giao đúng hạn, dịch vụ hậu mãi tốt thì ta sẽ đặt mua
những đơn hàng tiếp theo với số lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hoàn
chỉnh lá thư. Bắt đầu thư bằng Dear Sirs.
.........................................................................
.........

Letter 3
Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel, tổng giám đốc
công ty John Samuel Brothers Pte Ltd. vào ngày 2/11/20-- đặt mua 6
chiếc tivi hiệu Atlantis and 20 chiếc radio hiệu Attas. Tuy nhiên, công
ty anh/ chị không thể tiếp nhận đơn hàng này vì một số lý do. Hãy viết
thư trả lời ông John Samuel theo những gợi ý sau:
- Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác
yêu cầu giao hàng trước dịp Giáng sinh, và xem đây là điều
kiện tiên quyết của đơn hàng.
- Công ty cũng đã đặt hàng 24 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này
cách đây 1 tháng nhưng sẽ không có hàng trước cuối tháng 1.
- Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới
thiệu khách hàng đến công ty Television Services Ltd để hỏi
mua vì họ thường có lượng lớn hàng hóa.
- Đối với mặt hàng radio, công ty cũng không cung cấp được vì đối
tác yêu cầu bán chịu. Đối tác vẫn còn nợ công ty $8,000. Nếu
có thể thanh toán một nửa số nợ, chúng ta sẽ sắp xếp để giao
hàng.
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư. Bắt
đầu thư bằng Dear…
.........................................................................
.........

Letter 4
Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
Tên hàng: bột mỳ
Xuất xứ: Pháp, vụ mùa 20....

17
 Qui cách: theo mẫu đã gửi cho khách hàng
Số lượng: 200 tấn
Giá: 300 USD/MT, CIF cảng SG, bao gồm chi phí đóng gói
Bao bì: ngoài là bao PP, trong là bao PE, trọng lượng tịnh là 50kg mỗi
bao.
Giao hàng: đầu tháng 9-20... để giao cho khách hàng kịp làm bánh
phục vụ tết nguyên đán.
Cty A/c là công ty có uy tín nên nhất thiết hàng phải giao đúng chất
lượng quy định để duy trì mqh làm ăn lâu dài vớí các đối tác.
TT: bằng L/c không hủy ngang, trả ngay mở qua ngân hàng ngoại
thương TP HCM, trả vào TK NH thương mại Paris, 15 ngày trước khi
giao hàng cho người bán hưởng tòan bộ giá trị số hàng sẽ được giao.
Giám định chất lựong do SGS đảm nhận và cấp giấy chứng nhận chất
lượng.
A/C yêu cầu người bán gửi gấp giấy xác nhận bằng văn bản trước
ngày….
.........................................................................
.........

Letter 5
Viết thư đặt hàng theo nội dung sau:
Chúng tôi xin cám ơn quí ngài về thư chào hàng số 303 đề ngày--- và xin đặt hàng
với những điều kiện và điều khỏan sau:
1. Tên hàng: chiếu cói
2. Chất lượng: theo như mẫu và qui cách phẩm chất đính kèm.
3. Số lượng: 5000 chiếc.
4. Giá: 0,45USD/ chiếc CIF Harmburg Port bao gồm cả bao bì.
5. Đóng gói: buộc bằng dây cói chắc chắn, có đai nẹp bằng sắt, mỗi bó 20
chiếc và có kẻ kí mã hiệu -----
6. Giao hàng: 3000 chiếc, giao tháng----- và tháng----
7. Thanh tóan: bằng L/C không hủy ngang trả vào TK NH Ngoại thương VN,
do NH Thương Mại Luân Đôn xác nhận, mở 15 ngày trước khi giao lô hàng
đầu tiên.
Hàng phải được bảo hiểm theo điều khỏan mọi rủi ro từ kho ở VN đến kho ở
Harmburg.
Xin vui lòng xác nhận việc quí ngài có chấp nhận đơn hàng này không và chấp
nhận như vậy đến chỗ chúng tôi trong vòng 14 ngày tính từ ngày ghi trên đơn đặt
hàng này.

4. PAYMENT
II. Translation

English - Vietnamese
1. I have instructed my bank, today, to transfer USD 1,000 to your account in payment of
your invoice. Could you confirm the transfer has been made as soon as the correspondent
bank advises you?
2. We have accepted your bill and now have the documents. We shall collect the
consignment as soon as it arrives in Saigon and honour your draft at maturity.
3. Our bank informs us that they now have the shipping documents and will be transfering

18
the proceeds of our L/C to your account.
4. We have instructed our bank to arrange a letter of credit for ... to be paid against your
pro-forma invoice No..., and the proceeds will be credited to you as soon as Vietcombank
receive the documents.
5. Our bank informed us today that you accepted our bill and the documents have been
transfered to you. Thank you for your custom and hope you will be in touch with us again.
6. In view of the difficulties you have been having, we are prepared to compromise and
suggest that you clear half the outstanding balance immediately by sending a cheque for...
and clear the remainder by the end of next month.
7. We must now insist that you clear this account within the next seven days, or at least
offer an explanation for not paying it.
8. I would like your remittance by return of post, or failing that, your reasons for not
clearing this account.
9. We had expected this matter to have been settled at least two months ago, but you have
shown no indication of cooperating with us.
10. Thank you for sending your cheque for invoice No. … so promptly. We feel sure that
you will be pleased with the consignment and look forward to receiving your next order.
11. A warehouse flood destroyed the majority of the components that were to be fitted into
Zenith 900. We are waiting for our insurance company to settle our claim so that we can
renew our stock and pay our suppliers.
12. When we allowed open account terms, we emphasized this was only on the condition that
balances were cleared promptly on due dates as credit facilities put a strain on out own cash
low situation. Because of this we cannot extend the credit by another two months.
13. As you are usually prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any
special reason why we have not received payment of this account, which is already a
month overdue.
14. To regular customers such as yourself our terms of payment are 3% one month, and
we hope you will not withhold payment any longer; otherwise it will be necessary for us to
revise these terms.
15. We were disappointed that you did not bother to reply to either of our letters asking
you to clear your account, and you have left us no alternative but to take legal action.
16. It is with the utmost regret that we have reached the stage when we must press for
immediate payment. Failing payment by 7 August you will leave us no choice but to put
the matter into the hand of our solicitor.
17. It was in consideration of the present economic climate that we allowed you a two-
month period to settle, and while we would like to offer you more time to clear the
balance, our own financial position makes this impossible. Therefore, we must ask you to
settle the account within the next fortnight.
18. When we arranged payment terms we offered you payment against monthly
statements, yet it has been three months since you promised the account would be cleared.
19. As we have traded for some time, we have not pressed for payment. However, we
must now insist that either you settle the account or offer a reasonable explanation for not
doing so.
20. The failure either to clear your account or even to offer an explanation is all
disappointing because of our past satisfactory dealings over many years.
Vietnamese-English
1. Chúng tôi muốn thông báo với quý ngài là chúng tôi đã thu xếp chuyển tiền cho quý
ngài qua ngân hàng. Chúng tôi chuyển ...$ để thanh toán cho hóa đơn số...
2. Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi là số tiền ... mà quý ngài chuyển đã được ghi có
vào tài khoản của chúng tôi. Cảm ơn quý ngài đã thanh toán đúng hạn.

19
3. Cuộc đình công của công nhân bến cảng khiến chúng tôi không thể giao hàng được và
vì khách hàng không thể trả tiền cho chúng tôi nên chúng tôi cũng chưa thể thanh toán nợ
cho các nhà cung cấp được.
4. Chúng tôi sẽ cố gắng thanh toán hóa đơn trong vòng vài tuần tới. Trong khi chờ đợi,
chúng tôi gửi kèm tấm séc trị giá ... để thanh toán một phần số nợ.
5. Tôi rất tiếc khi nghe tin quý ngài đang gặp khó khăn trong việc... và hiểu rằng hàng
không bán được thì sẽ khó có thể thanh toán các khoản nợ còn lại.
6. Qua thư của quý ngài ngày...giải thích lý do hóa đơn số... chưa được thanh toán, chúng
tôi rất hiểu những khó khăn quý ngài đang gặp phải.
7. Chúng tôi viết thư cho quý ngài về khoản nợ quá hạn trong tháng 10 trị giá..., và gửi
kèm bản sao hóa đơn mà lẽ ra phải được thanh toán tháng trước.
8. Chúng tôi đã viết thư cho quý ngài vào ngày 3/3 về bản quyết toán tháng 1 vẫn chưa
được thanh toán. Kèm theo đây quý ngài sẽ thấy bản quyết toán.
9. Chúng tôi cho rằng quý ngài đã có đủ thời gian để thanh toán khoản nợ này và giờ đây
nhất định quý ngài phải thanh toán trong vòng 10 ngày tới.
10. Nếu chúng tôi không nhận chi phiếu thanh toán đầy đủ khoản nợ vào cuối tháng này,
chúng tôi buộc phải nhờ luật sư thu hồi nợ.
11. Chúng tôi muốn quý ngài lưu ý rằng chúng tôi đã chào bán cho quý ngài giá thấp trên
cơ sở thanh toán tiền sớm.
12. Chúng tôi rất mong quý ngài hiểu rằng việc chúng tôi không thanh toán nợ đúng hạn là
do sơ ý.
13. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài gặp phải trong việc thanh toán số nợ còn
lại và sẵn sàng gia hạn nợ thêm 6 tuần nữa.
14. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày... về khoản nợ còn lại chưa được thanh toán
trị giá ..., chúng tôi vẫn chưa nhận được thư trả lời. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi
trong thời gian qua, nên trước đây, chúng tôi đã không hối thúc quý ngài thanh toán.
15. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho chúng tôi biết tại sao số nợ trong tháng 5
vẫn chưa được thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi không thể gia hạn nợ thêm nữa vì chúng
tôi cho hưởng mức chiết khấu cao đổi lại việc thanh toán đúng hạn.
16. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa để gửi tiền cho chúng tôi, sau thời gian
này vấn đề sẽ được chuyển cho luật sư chúng tôi giải quyết.
17. Chúng tôi cảm thấy đã đủ kiên nhẫn và đã xem xét rất kỹ lưỡng. Tuy nhiên, bây giờ
chúng tôi rất tiếc phải thực hiện các biện pháp để thu hồi nợ theo luật.
18. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng tôi sẵn sàng cho phép
quý ngài thanh toán một nửa của khoản nợ bằng cách gửi chúng tôi hối phiếu trả ngay và
thanh toán phần còn lại bằng cách chấp nhận hối phiếu đính kèm ký phát thời hạn 30 ngày.
19. Do quy định của chúng tôi là kinh doanh dựa trên lợi nhuận thấp nên chúng tôi tiếc là
không thể dành cho quý ngài hưởng điều kiện tín dụng dài hạn được.
20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của quý ngài cho
2 lá thư của chúng tôi ngày... nhắc quý ngài về khoản nợ còn lại trị giá.
III. Letter writing
Letter 1
Công ty anh/ chị đã nhận được lô hàng từ công ty Glaston Potteries cùng với hóa đơn đề
ngày... Tuy nhiên, công ty không thể thanh toán như thời hạn ghi trong hóa đơn. Anh/
chị hãy viết thư gửi ông John Merton, giám đốc kinh doanh của Glaston để xin lỗi và
yêu cầu cho thêm thời gian để thanh toán với những gợi ý sau:
- Kho hàng bị lụt, nhiều hàng hóa bị hư hỏng
- Chúng ta chỉ có thể thanh toán khi công ty bảo hiểm bồi thường cho chúng ta trong
vòng 4 tuần tới.

20
 - Cam kết chúng ta sẽ thanh toán đầy đủ khi nhận được bồi thường và mong đối tác
thông cảm.
Anh/ chị có thể thêm bớt bất kỳ thông tin nào để thư được hoàn thiện.
Bắt đầu thư bằng “Dear Mr. …”

Letter 2
Your company has received a letter dated 28 April from UK Cycles Ltd concerning your
outstanding account for $2,700.00 for three months, in which they asked you to pay
within the next ten days. Write a reply to this letter, using the following prompts:
- Thank them for their letter (please quote dates)
- Explain about the fire at Head Office. Say that it destroyed a lot of computer data
which has disrupted all correspondence with suppliers and customers, and we need
time to get back to our normal routine.
- Request a further 30 days to settle as politely as possible.
- Say your insurer will release compensation with the coming month, so we can pay
the outstanding account in full.
- Start with “Dear Mr. …”

Letter 3
Công ty anh/ chị đã nhận được thư trả lời từ công ty ABC chuyên cung cấp máy tính
văn phòng cho thư hỏi hàng viết ngày 19 tháng 4, năm 20…
Anh/ chị hãy viết thư đặt hàng cho công ty ABC về chủng loại máy tính C2000, D16,
đính kèm đơn đặt hàng số 8815. Trong thư này, anh/ chị hãy nhấn mạnh những nội dung
sau:
1. Những điều khoản trong thư trả lời của công ty ABC là hoàn toàn thỏa đáng.
2. Công ty anh/ chị đã chỉ thị cho ngân hàng của anh/ chị, Ngân hàng Công thương ở
TP. HCM, Việt Nam mở thư tín dụng không thể hủy ngang trị giá 22.000 bảng Anh cho
công ty ABC thụ hưởng. Thư tín dụng này đã tính theo giá CIF và chi phí ngân hàng, có
giá trị cho đến 10 ngày tháng 6 năm 20…
3. Công ty ABC sẽ nhận được xác nhận từ Ngân hàng chúng tôi và công ty ABC có thể
rút tiền từ Ngân hàng sau 60 ngày với số tiền ghi trên hóa đơn.
4. Khi gửi hối phiếu cho ngân hàng, công ty ABC phải đính kèm những chứng từ sau:
- Vận đơn (6 bản sao)
- Hóa đơn CIF Hải Phòng (4 bản sao)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm trị giá 24,2 bảng Anh
Công ty ABC sẽ gửi fax hay điện tín cho công ty chúng tôi ngay sau khi công ty ABC
gửi hàng.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết khác để lá thư đầy đủ.
Bắt đầu thư bằng “Dear …”

COMPLAINT
II. Translation
English - Vietnamese
1. It was with our regret that the case No 24 under the above mentioned order shipped on
the M.S White Queen was reported damage.
2. We have passed your complaint to the firm of packers that handled this consignment
and have asked them to strengthen the material.
3. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that the damage was

21
noticed when they were discharged at the port.
4. We shall be very much obliged if you will keep case No…. and its contents until called
for by our forwarding agents.
5. We hope that this will not occur in the future and that our next orders will be dispatched
strictly according to our wishes.
6. After careful examination, it has been found that against 100 drums ordered and
invoiced the consignment contains only 98 drums.
7. We shall be very glad if you will send us replacements for the broken articles, as we
need these to complete our sales to our customers.
8. This is the third time this mistake has occurred and we are far from satisfied with the
service you offer.
9. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future we will have to consider
changing to another supplier. Please ensure that this sort of problem does not arise again.
10. Could you tell your despatch department to take special care when addressing
consignments? My name and address are C. J. Schwartz, Bergstr. 101 Koln. But there is a
C. Schwartz, Bergstr. 110 Koln who also deals in electrical fittings.
11. We have now checked our accounts and find that we have been sending you the wrong
statement due to a confusion in names and addresses. The database has been adjusted and
there should be no more difficulties. Please contact us again if a similar situation arises,
and thank you again for pointing out the error.
13. The factory have advised us that owing to an unexpected domestic demand, they have
been unable to cope with orders and are behind with some deliveries.
14. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $ 1000 in full settlement of
your claim.
15. We have closely compared the articles you returned with our samples and can see no
difference between them. Therefore, in this case we are not willing either to substitute the
articles or to offer a credit.
16. The paintwork on the body of the cars became discoloured because of a chemical
imbalance in the paint used in spraying the vehicles. We have already contacted our own
suppliers and are waiting for their reply. Meanwhile we are taking these models out of
production and calling in all those that have been supplied.
17. The fabric you complained about has now been withdrawn. The fault was in the weave
of the cloth, which was due to a programming error in the weaving machines. This has
now been corrected and replacement fabric will be sent to you.
18. Our factory has now inspected the unit you returned last week, and they inform us that
the circuits were overloaded. We can repair the machine, but it will be necessary to charge
you as incorrect use of the unit is not covered by our guarantee.
19. Replacements for the faulty articles are on their way to you, and you should receive
them tomorrow. We are sure that you will be satisfied with them and there will be no
repetition of the faults. Thank you for your patience in this matter, and we look forward to
hearing from you again.
20. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and is unlikely to occur
again. Please accept our apologies for the inconvenience.
Vietnamese – English
1. Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không nhận được tin gì của các
ngài về chuyến hàng theo đơn đặt hàng nói trên, lẽ ra chuyến hàng này phải đến chỗ chúng
tôi cách đây một tuần rồi.
2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến hàng xe máy kéo theo đơn
đặt hàng số HG12, mà chúng tôi chưa nhận được.
3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều so với mẫu của quý ngài.

22
4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn mạnh rằng việc giao hàng
ngay là rất quan trọng.
5. Điều cực kỳ cần thiết là hàng phải giao đúng thời gian; nếu không chúng tôi không thể
thực hiện được việc bán hàng của mình.
6. Chúng tôi thấy rằng100 túi cà phê xuất khẩu bằng tàu Catrine bán cho chúng tôilà loại
cà phê Santos, New York loại 2, chứa một lượng lớn hạt còn non, còn vỏ, hạt bể, bị mọt ăn
và hạt hỏng và loại cà fê Santos này tương ứng với loại ¾.
7. Mặt hàng vải dường như được dệt không cẩn thận và có khuynh hướng biến dạng.
Chúng tôi đã gửi bằng thư riêng cho công ty của quý công ty một mẫu vải đã được cắt từ
lô hàng trước đó để quý công ty có thể so sánh hai mẫu và thấy sự khác biệt trong kết cấu.
8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông Hương vận chuyển đã
đến cảng ngày hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi đã phát hiện rằng lô hàng
chứa chỉ 23.460 hộp thay vì 24.000 hộp sữa đặc đã được đặt hàng và xuất hóa đơn.
9. Vì chúng tôi đang rất cần mặt hàng này, nên chúng tôi đã mua từ Thái Lan; Do đó,
chúng tôi yêu cầu quý công ty bồi thường khoảng tiền chênh lệch 1.000 đô la Mỹ giữa giá
của quý công ty và gía của nhà cung cấp mới và chúng tôi muốn quý công ty lưu tâm hơn
đến các chuyến hàng còn lại.
10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ nhận thấy rằng đây là do
những tình huống nằm ngoài khả năng của chúng tôi.
11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy ý kiến và đã nói với họ
về việc chúng tôi rất quan tâm đến nỗi thất vọng của công ty ngài về chất lượng sản phẩm
và rằng công ty ngài đã cung cấp vải cho các khách hàng mới.
12. Họ đã rất lấy làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng thay thế ngay lập tức cho
quý công ty. Hơn nữa, họ cũng đảm bảo về chất lượng của mặt hàng được gửi đi lần này.
13. Nếu quý công ty đồng ý bán mặt hàng vải với chất lượng kém hơn trong đợt giao hàng
vừa rồi với mức giá tương thích, chúng tôi sẽ gửi cho quý công ty một phiếu ghi có về
chênh lệch giá trị của hai loại vải sau khi chúng tôi nghe tin từ quý công ty.
14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công ty sẽ thấy rằng số thùng
và số hộp sữa trùng khớp với con số được ghi trên hóa đơn của chúng tôi.
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến công ty bảo hiểm vì
theo quan điểm của chúng tôi, đây là một trường hợp mất cắp.
16. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ công ty bảo hiểm một
cách nhanh chóng, và chúng tôi cũng tin tưởng là vấn đề sẽ được giải quyết thoả đáng.
17. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà đã gây ra cho quý ngài và
sẽ thực hiện mọi biện pháp để đảm bảo rằng sơ xuất kiểu này sẽ không tái diễn.
18. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn tình trạng này tái diễn và sẽ
gửi các đơn hàng sau này của quý ngài theo đúng yêu cầu của quý ngài.
19. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại
được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
20. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy
cho chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi làm gì để xử lí lô hàng này.

III. Letter writing

Letter 1
COMPLAINT OF QUANTITY
Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại cho đồng chí biết chuyến hàng
đồ dùng bằng điện thuộc đơn đặt hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một hãng Nhật Bản ngày 10-8-
20… theo điều kiện CIF Hải Phòng.

23
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang Đức cập cảng Hải Phòng
ngày 19 tháng 11, 20…
Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ
lớn kiểu 4488 và 500 chiếc TV màu 19 in kiểu 5033.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của VinaControl Hải Phòng
đến giám định lô hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:
a. Chuyến hàng thực chất có:
1. Tủ lạnh: 190 chiếc
2. TV: 440 chiếc màu, 60 chiếc đen trắng
3. Máy giặt: 100 chiếc
b. Tình trạng hàng hóa:
1. Tủ lạnh thiếu 100 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
3. TV trắng đen (60 chiếc) không nằm trong đơn đặt hàng.
4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.
Anh/ chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện này cùng với
chi tiết như đã nêu trên và khiếu nại đòi bồi thường theo hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta
đang cần gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV màu và đề
nghị Nhật cho hướng giải quyết 60 chiếc TV trắng đen theo cách:
+ Giảm giá 30%
+ Ta bán hộ với giá cao nhất có thể được
+ Cho người đến mang đi.

Letter 2
COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM,
điện thoại và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng
(water heater) kiểu Heaterman 191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH
M.D EDWARD, Finwell House, số 26 Finsbury Square, London, EC2, Vương quốc Anh
về đến cảng Sài Gòn ngày 25/6/20-. Tuy nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ thể hàng hóa
trong tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng đã được phát hiện
thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu 191WH, không
nằm trong đơn hàng.
- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa được.
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không thuộc đơn hàng này.
Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng nhập khẩu của TOCONTAP ký,
theo những hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4 chiếc
bình kiểu 191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được, tổng cộng là
20 chiếc.
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không về
đến Việt Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công ty M.D
EDWARD phải chịu mọi tổn thất phát sinh từ việc này.

24
 c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao nhất
có thể được và do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D EDWARD
không đồng ý với phương án này, thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm càng tốt.
Lưu ý:
• Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL
• Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang
• Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại đầy đủ và
thuyết phục hơn.

Letter 3
Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP.
HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356; Giám đốc là ông Lưu Văn Dũng; ngày 15/03/20--;
ký hợp đồng số No. TL. 9.3.0.92/00; mua một máy bơm bê tông mới chưa sử dụng (concrete
bump B3500 HDR-20) với công ty DIENHELM & CO. LTD. ENGINEERING, trụ sở tại
1696, New Petchburi Road, Bangkok 10320, Thái Lan. Tổng giá trị chiếc máy bơm này là
USD200.000, với điều kiện giao hàng đến cảng Sài Gòn vào hoặc trước ngày 15/04/20-- là
ngày mà TRIEU VINH Co., LTD thanh toán trước 20% tổng giá trị hợp đồng, phần còn lại
80% thanh toán bằng điện hối khi người mua nhận được hàng.
Trong trường hợp nói trên có nêu rõ việc chậm giao hàng là 2% cho trọn mỗi tuần, là
tiền bồi thường thiệt hại ước tính.
Hôm nay là ngày 07/05/20--, TRIEU VINH Co., LTD vẫn chưa nhận được máy cũng
như thông báo gì của người bán về chuyến hàng nói trên.
Hãy viết một thư khiếu nại, gửi cho DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING để
Giám đốc Lưu Văn Dũng ký với những ý sau:
- Khi thương lượng hợp đồng cũng như các thư tín trước đó về việc mua chiếc máy này,
TRIEU VINH Co., LTD đã nói rõ rằng đây là máy mà TRIEU VINH Co., LTD nhập
ủy thác cho một công ty xây dựng ở TP. HCM để họ sửa chữa và mở rộng một bệnh
viện phụ sản tại huyện Hóc Môn, công trình này dự tính khởi công vào đầu tháng
05/20--. Việc thiếu máy này khiến cho họ không thể tiến hành thi công được.
- Trong hợp đồng riêng giữa TRIEU VINH Co., LTD và công ty xây dựng nói trên
có ghi rõ TRIEU VINH Co., LTD sẽ thuê máy để đảm bảo tiến độ thi công của họ
nếu thực tế xảy ra việc chậm giao. Vì vậy, ngày 29/04/20--, công ty đã phải thuê
máy bơm với một doanh nghiệp khác với chi phí 200 đô la một ngày trong hai tuần.
Thiệt hại trong việc này lên tới 2400 đô la.
- TRIEU VINH Co., LTD gửi kèm 02 hợp đồng nói trên và yêu cầu DIENHELM &
CO., LTD. ENGINEERING bồi thường trước bằng điện hối vào tài khoản của công
ty tại ngân hàng Vietcombank, TP. HCM.
- Đề nghị DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING cho biết càng sớm càng tốt
khi nào hàng sẽ về đến cảng Sài Gòn.
- Do việc chậm giao nói trên, TRIEU VINH sẽ buộc phải khấu trừ vào giá hợp đồng
theo tỉ lệ phạt trên căn cứ vào thời hạn chậm giao thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng
không về được Việt Nam trước ngày 30/05/20--, căn cứ vào điều khoản “chấm dứt
hợp đồng do chậm giao hàng” trong hợp đồng 2 bên ký, TRIEU VINH sẽ buộc phải
chấm dứt hợp đồng này và DIENHELM phải hoàn trả lại số tiền trả trước cùng với
mọi tổn phí phát sinh khác.
- Yêu cầu DIENHELM sớm cho biết ý kiến vì TRIEU VINH cho rằng DIENHELM
cũng không muốn để vấn đề diễn biến đến mức như vậy.

25
Letter 4
Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và 2.000 chiếc hiệu ZM
340 của công ty SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số TTN/012, do con tàu Orient
chuyên chở, cập cảng Sài Gòn ngày hôm qua. Tuy nhiên khi làm thủ tục thông quan tại
cảng, công ty đã phát hiện chỉ có 1.500 bộ bếp ga ZM 340 được giao, thiếu 500 bộ.
Trong 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 nhận được, có 200 bộ bị hư hỏng nặng không thể sửa
chữa được. Anh/ Chị hãy viết một thư khiếu nại, giúp Giám đốc công ty Thành Công,
ông Lê Hải, với nội dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho lô hàng trên. Chú ý một
số điểm sau:
1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl Tp.HCM để giám
định và lập biên bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng thiếu và bị hư hỏng đuợc kết luận
là do sơ suất của người bán trong quá trình xếp hàng vào công ten nơ tại kho.
2. Đề nghị phía SANKEY gởi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện chuyển tiền vào tài
khoản của công ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại
Tp.HCM, coi như đây là số tiền bồi thường cho việc giao hàng thiếu với mọi chi phí do
người bán chịu.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung
của một thư khiếu nại.Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki

Letter 5
Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO, Hàn Quốc do hàng thiếu sử dụng
những thông tin gợi ý sau:
-Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng
-Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến
-Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần hàng bên trong ước
tính 700 kg đã bị thất thoát không thể phục hồi cho mục đích sử dụng ban đầu. -Tiến
hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ chuẩn
-Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu và phí giám định liên
quan; không chấp nhận gởi hàng thay thế.
-Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của
một thư khiếu nại.

26