4.1.1.

Nhiệm vụ thư ký trc khi họp

1. Xác định tên cuộc họp

Tùy theo tính chất cuộc họp mà thư ký nên chọn ra một cái tên phù hợp cho cuộc họp.
Những tính chất như là mục đích của cuộc họp, nội dung chính của cuộc họp, thành phần
tham gia cuộc họp, thời gian tổ chức cuộc họp…
VD: Đại hội cán bộ công nhân viên chức năm 2022
2. Xác định thời gian tổ chức cuộc họp

- Cần biết cách lựa chọn thời gian diễn ra cuộc họp hợp lý và logic (tránh ngày nghỉ lễ,
ngày nghỉ đầu hoặc cuối tuần…, tránh những ngày mà có thể người dự họp không thể
tham gia đầy đủ)
- Căn chỉnh thời lượng cuộc họp để tạo điều kiện dễ dàng cho việc lập chương trình họp
và duy trì cuộc họp theo đúng như kế hoạch
- Sắp xếp thời gian buổi họp một cách khoa học, tránh tình trạng dồn ép quá nhiều nội
dung họp trong một thời gian ngắn hoặc kéo dài những nội dung họp không cần thiết
phải bàn bạc quá lâu làm lãng phí thời gian.
3. Chương trình cuộc họp

Trong chương trình họp cần phải xác định rõ những nội dung sau:
- Các hoạt động chính trong cuộc họp và trình tự diễn ra của chúng
- Người hoặc bộ phận phụ trách điều hành các hoạt động trong buổi họp. VD: Chanh văn
phòng tuyên bố lý do họp và giới thiệu đại biểu, Viên trưởng đọc báo cáo tổng kết
hoạt động của cơ quan…
- Thời gian tối thiểu và tối đa dành cho các hoạt động, thời gian nghỉ giữa các hoạt động
- Các hoạt động dự phòng hoặc các biện pháp xử lý khi có việc đột xuất xảy ra
4. Thành phần tham dự cuộc họp

- Tùy tính chất nội dung mà định ra thành phần tham dự cuộc họp. VD: có cuộc họp mời
toàn thể cán bộ nhân viên của cơ quan nhưng cũng có những cuộc họp chỉ mời một số
đại biểu nhất định nắm vai trò chủ chốt.
- Lập danh sách những người tham dự họp và mời họp sớm. Với những cuộc họp có nội
dung cần phải thảo luận thì thư ký nên đưa trước đề cương cho đại biểu tham dự và hỏi
để xác nhận họ có tham dự được hay không.
5. Làm và gửi giấy mời

- Trước khi làm và gửi giấy mời cần phải nhanh chóng hoàn thành và duyệt danh sách
những người tham gia họp
- Trong giấy mời nên đề nghị họ trả lời có đồng ý tham dự hay không để lập kế hoạch tổ
chức họp. Có thể in trong giấy mời câu như sau: đề nghị sớm trả lời theo điện thoại
số…
- Trong trương hợp khẩn cấp cần gọi điện thoại báo trước và gửi giấy mời sau
- Căn cứ vào danh sách để làm đủ số lượng giấy mời và kịp thời
- Nội dung giấy mời cần được đảm bảo chính xác, tránh xảy ra sai sót (tên đại biểu, thời
gian họp, nội dung họp…)
- Giấy mời cần được trình bày khoa học, đẹp mắt, thu hút người đọc để đảm bảo họ đồng
ý tham dự cuộc họp
- Giấy mời được gửi đi nên kèm theo các tài liệu cần thiết nếu có
- Sau khi gửi giấy mời thư ký nên liên hệ điện thoại tới người nhận để xác nhận họ nhận
được giấy mời chưa