Hoạch định cá nhân

Bạn muốn trải qua cuộc sống của

mình như thế nào?

1
Mục tiêu bài học
• Thiết lập được mục tiêu công việc theo
tiêu chuẩn SMART
• Lập kế hoạch hành động để hoàn thành
nhiệm vụ được giao và đạt được mục tiêu
công việc
• Quản lý thời gian và
chống lại các yếu tố
gây lãng phí thời gian.

Tiến trình hoạch định cá nhân

Xác định các mục tiêu

Xác định các công việc phải làm

Ước tính thời gian hoàn thành công việc

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Lập thời khóa biểu để hoàn thành

Kiểm soát theo dõi việc thực hiện kế hoạch

2
 Mục tiêu - SMART
• Specific Cụ thể
• Measurable Đánh giá được mức độ
hoàn thành theo những
tiêu chuẩn khách quan
• Attainable/ Có thể đạt được
Agreed-upon Được sự đồng ý của những
tham gia thực hiện và người giám sát
• Realistic / Thực tiễn, có thể thực hiện
Result-oriented Định hướng đến kết quả chung
• Time-bound Có thời gian xác định

Mục tiêu nào đáp ứng SMART

• Cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên
• Đến tháng 8 năm 2005, xây dựng xong quy trình tuyển dụng
• Giảm 5% chi phí điện thoại trong quý 3 so với quý 2 năm 2005
• Hoàn thành đợt tuyển dụng nhân viên bán hàng vào tháng 6
năm 2005
• Giảm phí sử dụng văn phòng phẩm xuống dưới 2% vào cuối
quý 3 năm 2005
• Hoàn tất việc nộp bảo hiểm xã hội cho toàn thể cán bộ công
nhân viên công ty vào cuối tháng 11 năm 2005
• Hoàn thành và tổng hợp ý kiến từ phiếu điều tra mức độ hài
lòng của nhân viên

3
Lập mục tiêu cá nhân
Là việc chuyển nhiệm vụ trách
nhiệm dài hạn từ bảng mô tả công
việc thành những mục tiêu, các dự
án cần thực hiện trong một thời gian
xác định, phù hợp với kế hoạch
hoạt động của công ty.

Nguyên tắc lập mục tiêu cá nhân

• Mỗi vị trí công việc phải được mô tả rõ những

tiêu chuẩn công việc chủ yếu.
• Cấp quản lý sẵn sàng trao đổi những mục tiêu
dài hạn và ngắn hạn của bộ phận để làm cơ
sở thiết lập mục tiêu cá nhân.
• Phải có sự phân tích toàn diện để hiểu rõ
những yếu tố có ảnh hưởng đến việc hoàn
thành mục tiêu cá nhân.

4
Những cơ sở để xác định
mục tiêu cá nhân
1 2 3

MÔ TẢ KẾ HOẠCH ĐIỀU KIỆN

CÔNG VIỆC KINH DOANH KINH DOANH

Trách nhiệm, tiêu Các mục tiêu Các nguồn lực, các
chí đánh giá mức ưu tiên cơ hội, rủi ro, các
độ hoàn thành yếu tố ảnh hưởng
công việc

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Xác định các việc phải làm

Là một bản liệt kê những công việc phải

được thực hiện để đạt mục tiêu.

Bắt đầu bằng một động từ hành động.

Có ngày bắt đầu & ngày kết thúc.

5
Ước lượng thời gian hoàn thành
• Tiêu chuẩn công việc
• Tham khảo kinh nghiệm của người khác
• Kinh nghiệm bản thân
• Năng lực bản thân
• Tính chất phức tạp của công việc
• Nguồn lực
• Sự phối hợp giữa các phòng ban
• Những rủi ro có thể xảy ra…

Thế nào là quản lý thời gian?

Không ai quản lý được thời gian. Cái duy
nhất mà chúng ta quản lý được chính là
cách sử dụng thời gian của bản thân
mình.

6
 Bạn có phải là người quản lý
thời gian tốt không?

Xác định thứ tự ưu tiên công việc

Tính khẩn cấp

Đòi hỏi sự chú ý
ngay lập tức

Tầm quan trọng

Có ý nghĩa lớn hoặc
mang lại một kết quả đáng kể

7
 Xác định thứ tự ưu tiên công việc

Cao

Tính B A
Quan
troïng

C B
Thaáp
Thaáp Cao
Tính Khaån Caáp

Việc này quan trọng

Việc này cần hoàn
và cần gấp?
tất trong hôm nay?
KHÔNG ĐÚNG
KHÔNG ĐÚNG Giải quyết ngay A
Việc này quan trọng
Việc này có hạn Đưa ra thời lượng
hoặc cần gấp?
định thời gian? để hoàn thành công
KHÔNG ĐÚNG việc theo thời hạn
KHÔNG ĐÚNG
Đưa ra thời lượng
B
Đây là việc bình thực tế để hoàn
thường hàng ngày? thành công việc
Có giúp bạn hoàn
KHÔNG ĐÚNG thành nhiệm vụ?
KHÔNG ĐÚNG Xác định một thời
lượng để hoàn thành

Việc này cần thiết?

Thực hiện việc này
C
Không thực hiện KHÔNG ĐÚNG vào thời gian nhàn rỗi

8
 Đồ thị quản lý thời gian
+ quan trọng

A2 A1
Quan trọng Quan trọng
Không khẩn cấp Khẩn cấp
- khẩn cấp + khẩn cấp
C B
Không quan trọng Khẩn cấp
Không khẩn cấp Không quan trọng

- quan trọng

Mô hình lý thuyết

A2 A1

C B

9
Trên thực tế

A2
A1

C
B

Mô hình lý tưởng

A2 A1

C B

10
Thời gian làm việc tốt nhất
của bạn trong ngày?

Sắp xếp lịch làm việc (1)

Các công cụ
9 Lịch làm việc cá nhân: sử dụng lịch năm
để có một cái nhìn toàn cảnh về các
sự kiện trong năm
9 Thời khóa biểu tuần, tháng: những việc thực hiện trong
tháng hoặc tuần
9 Danh sách việc phải làm: To-do list
9 Các phần mềm quản lý lịch làm việc:
Microsoft Outlook
9 Personal Digital Assisstant, Palm top…

11
Sắp xếp lịch làm việc (2)

Sử dụng các công cụ

9 Nắm rõ mục tiêu
9 Biết thứ tự ưu tiên
9 Phân biệt kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và
hàng ngày
9 Có kế hoạch dự phòng

Kiểm soát công việc cá nhân (1)

• Kiểm tra lịch làm việc mỗi
– đầu ngày
– đầu tuần
– đầu tháng
• Thường xuyên xem xét lại thứ tự ưu tiên của
các công việc
• Phát hiện và giải quyết kịp thời khi có vấn đề
phát sinh
• Điều chỉnh lịch làm việc khi có những thay đổi

12
Kiểm soát công việc cá nhân (2)
• Kiểm tra kết quả công việc sau mỗi:
– cuối ngày
– cuối tuần
– cuối tháng
• Loại bỏ những việc đã làm xong khỏi danh
sách các việc cần làm;
• Chuyển các công việc chưa làm xong sang
lịch làm việc cho kỳ sau, cố gắng giảm điều
chỉnh này.
• Chống lại các yếu tố gây lãng phí thời gian.

Những yếu tố gây lãng phí

thời gian?

13
Time wasters
• Mục tiêu không rõ ràng
• Thiếu sự hoạch định
• Trì hoãn
• Bị gián đoạn
• Ngại từ chối
• Môi trường làm việc
• Cầu toàn
• Ngại ủy thác công việc…

Sự trì hoãn
• “Thêm một ngày nữa cũng chẵng sao, hãy để
ngày mai hãy làm.”
• “Mình chỉ xem TV thêm 15’ nữa thôi.”
• “Trễ vài phút thì đã sao nào. Đâu có ai đúng giờ
đâu.”
• “Mình chỉ làm việc tốt nhất khi có sức ép về thời
gian.”

14
Chống lại sự trì hoãn
• Bắt tay ngay vào kế hoạch hành động bằng các
lập thời khóa biểu làm việc hàng ngày.
• Đừng hoạch định quá nhiều việc trong một ngày,
chia những việc lớn thành những việc nhỏ hơn.
• Bắt đầu một ngày làm việc với một việc đơn giản,
dễ thực hiện.
• Xem xét lại những việc đã thực hiện trong ngày.
• Chuẩn bị môi trường làm việc thuận lợi.
• Lập ra và tuân theo kỹ luật đối với bản thân.

Sự gián đoạn
• Từ bên ngoài:
– Sự thăm viếng không nằm trong kế hoạch
– Điện thoại hoặc e-mail
– Tiếng ồn hoặc những sự kiện xung quanh…
• Từ bản thân của bạn:
– Chợt nhớ ra những việc cần phải làm
– Dành quá nhiều thời gian cho việc không quan trọng
– Lo ra, suy nghĩ bâng quơ, không tập trung vào công
việc…

15
Chống lại sự gián đoạn
• Tập trung vào công việc đang làm.
• Đứng dậy để chào hỏi người quấy rầy Æ chủ động kiểm
soát cuộc nói chuyện.
• Cho mọi người biết rằng bạn đang bận và nhắc đến
công việc bạn đang phải hoàn tất.
• Sử dụng chế độ “tự động trả lời” cho các cuộc gọi.
• Lập kế hoạch làm việc cẩn thận, sử dụng “To-Do List”…

Ngại từ chối
• Sợ bị cho là ích kỷ.
• Sợ bị cho là không hữu ích.
• Đã quen với ý nghĩa phải giúp đỡ người khác.
• Sợ mất lòng bạn bè, đồng nghiệp.
• Sợ mất lòng sếp…

16
Học cách nói “KHÔNG”
• Ngắn gọn, mạnh mẻ, thẵng thắn và trung
thực.
KHÔNG…
• Nói “không…”, “tôi không thể…”
• Đưa ra lý do, nhưng không bào chữa
dông dài.
• Giải thích thời khóa biểu làm việc của bạn.
• Đưa ra khả năng chọn lựa khác ngoài sự
giúp đỡ của bạn.
• Không nên hứa.

Tổ chức nơi làm việc

• Giữ bàn làm việc của bạn gọn gàng, chỉ để
những giấy tờ bạn đang xử lý.
• Áp dụng phương pháp RAFT
• Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả.

17
Phương pháp RAFT
• Read Đọc
• Act Xử lý
• File Sắp xếp lưu trữ
• Throw-away Loại bỏ

Hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả

• Hệ thống ký mã hiệu
• Theo trình tự hợp lý
• Dễ truy tìm
• Định kỳ xem xét, sắp xếp lại,
và loại bỏ những hồ sơ không
còn cần thiết
• Ghi lại ngày hủy, bỏ hồ sơ
• Sử dụng hệ thống tin học…

18
 “Một cuộc
hành trình ngàn dặm
phải được bắt đầu
bằng những bước nhỏ”

19