Cán bộ tuyển sinh (Mary Adams):

“Quá trình của tôi bắt đầu khi tôi nhận được đơn xin nhập học. Đầu tiên, tôi kiểm tra tính đầy
đủ của tài liệu này. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, tôi cần gửi yêu cầu làm rõ lại cho người nộp đơn.
Nếu không, tôi chuyển nó đến ủy ban học thuật. Sau đó, tôi nhận được phản hồi từ ủy ban
học thuật có thể là một trong những điều dưới đây:

• Thông báo chấp nhận từ hội đồng học thuật. Trong trường hợp này, tôi chuẩn bị thư mời
nhập học và gửi cho người nộp đơn qua đường bưu điện để thu thập chữ ký của họ. Hầu hết
các trường hợp, tôi nhận được một đề nghị có chữ ký từ người nộp đơn, nhưng đôi khi tôi
không nhận được.

• Thông báo từ chối. Trong trường hợp này, tôi gửi thư từ chối cho người nộp đơn qua bài
bình thường.

Vấn đề là hội đồng học thuật thường trả lời quá chậm. Tôi tự hỏi liệu những học giả này có
quá tải với công việc để quan tâm đến việc tuyển sinh của sinh viên hay không…”

Cán bộ tuyển sinh (Louise Smith):

“Khi tôi nhận được một đơn đăng ký mới, điều quan trọng là đơn đăng ký này phải chứa tất
cả thông tin bắt buộc, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của người đăng ký.
Thật không may, cổng thông tin Web có nhiều lỗi và đôi khi cho phép các ứng dụng không
hoàn chỉnh chạy qua, đây là một cơn ác mộng để khắc phục! Điều này có nghĩa là phải qua lại
với học sinh ít nhất một vài lần. Dù sao đi nữa, sau khi đơn đăng ký hoàn tất, tôi sẽ chuyển
nó cho một thành viên của ủy ban học thuật bằng cách sử dụng hệ thống tuyển sinh nội bộ
của chúng tôi—hệ thống thu thập đơn đăng ký qua cổng Web. Hầu hết các trường hợp, thành
viên của hội đồng học thuật trả lời bằng thông báo chấp nhận, trong trường hợp đó, tôi cần
chuẩn bị thư mời nhập học và gửi cho người nộp đơn qua đường bưu điện. Chính sách của
chúng tôi là người nộp đơn phải trả lời trong vòng bốn tuần. Trên thực tế, chúng tôi bị ngập
trong các đơn đăng ký, vì vậy nếu họ không nhanh chóng trả lời, chúng tôi sẽ nhường chỗ cho
người khác. Đôi khi tôi nhận được thông báo từ chối. Chà, trong trường hợp này, tôi viết một
lá thư từ chối và gửi cho người nộp đơn qua đường bưu điện ”

Thành viên của ủy ban học thuật (Peter Capello):

Khi tôi nhận được đơn đăng ký từ cán bộ tuyển sinh, tôi đánh giá chất lượng của nó. Tôi trích
xuất điểm của ứng viên từ bằng cấp trước đây của họ và chuyển nó thành điểm tiêu chuẩn
dựa trên bảng chuyển đổi. Điểm phải đạt từ 70% trở lên; nếu không thì học sinh ra ngoài. Tiếp
theo, tôi thực hiện kiểm tra đạo văn đối với bài luận có trong đơn đăng ký bằng cách sử dụng
phần mềm phát hiện đạo văn của chúng tôi. Hầu hết thời gian, bài luận không có đạo văn.
Nếu vậy, tôi tiếp tục đọc nó và cho điểm. Cuối cùng, tôi đọc hai lá thư giới thiệu đính kèm với
đơn đăng ký. Có rất nhiều điều bạn có thể học được từ một lá thư giới thiệu. Thường có
những thông điệp tế nhị mà trọng tài muốn bạn nhận được, chẳng hạn như “Đây là một học
sinh tuyệt vời, nhưng tôi đã có những học sinh giỏi hơn”. Trong mọi trường hợp, dựa trên điểm
số, chất lượng bài luận và thư giới thiệu, nếu tôi cho rằng ứng viên đủ tiêu chuẩn, tôi sẽ gửi
thông báo chấp nhận cho cán bộ tuyển sinh, nếu không, tôi sẽ gửi thông báo từ chối. Trong cả
hai trường hợp, tôi lưu trữ kết quả đánh giá trong cơ sở dữ liệu của mình. À, tôi liên lạc với
văn phòng tuyển sinh bằng hệ thống tuyển sinh nội bộ của chúng tôi. Một mẩu tin rác, đôi khi
tin nhắn bị thất lạc và tôi phải gửi lại, nếu may mắn tìm ra!

Tiếp theo, bạn đóng vai trò tích cực trong việc quan sát quá trình này hoạt động như thế nào
bằng cách đóng vai người nộp đơn. Sử dụng danh tính giả (theo thỏa thuận với chủ sở hữu
quy trình), bạn đã kích hoạt quy trình này nhiều lần bằng cách gửi các ứng dụng khác nhau
qua Cổng thông tin điện tử. Sau đó, bạn đã đưa ra những quan sát sau đây

Người xin việc

Để đăng ký xét tuyển, thí sinh cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký xét tuyển và nộp cho trường qua
Cổng thông tin điện tử. Đơn đăng ký phải bao gồm bảng điểm học tập, một bài luận và hai
thư giới thiệu. Sau đó, người nộp đơn sẽ nhận được phản hồi từ nhân viên tuyển sinh qua thư
thông thường, có thể là:

Thư mời nhập học. Trong trường hợp này, ứng viên cần ký vào thư mời nhập học và gửi lại cho
nhân viên tuyển sinh qua đường bưu điện trong vòng bốn tuần

Thư từ chối. Trong trường hợp này, người nộp đơn không làm gì thêm và quy trình đã hoàn
thành

• Yêu cầu làm rõ từ nhân viên tuyển sinh. Đây là một thông báo qua email. Trong trường hợp
này, người nộp đơn cung cấp tài liệu cần thiết cho nhân viên tuyển sinh bằng cách gửi đơn
đăng ký cập nhật thông qua cùng một cổng Web được sử dụng để gửi lần đầu và sau đó nhận
được phản hồi là thư mời, thư từ chối hoặc một lần nữa yêu cầu để làm rõ

Giả thuyết ban đầu về cách thức hoạt động của quy trình

1. Nộp Đơn và Xử Lý Hồ Sơ ( Student admission office - văn phòng tuyển sinh sinh viên)

- Văn phòng tuyển sinh sinh viên do

- Ứng viên nộp đơn xin nhập học qua cổng thông tin điện tử bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử học
vấn, kinh nghiệm làm việc và các tài liệu yêu cầu cho văn phòng tuyển sinh sinh viên

- Các Cán bộ tuyển sinh của Văn phòng tuyển sinh sinh viên (ví dụ: cô Mary Adams hay Cô Louise
Smith...) có thể sử dụng một hệ thống quản lý đơn đăng ký để kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ này.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần gửi yêu cầu làm rõ lại cho người nộp đơn.

- Nếu đảm bảo yêu cầu đầy đủ và chính xác thì sẽ chuyển nó đến Ban học vụ (Academic Commitee).
Sau đó, chờ đợi phản hồi từ Ban học vụ (Academic Commitee) .
- Sau khi nhận lại kết quả từ Ban học vụ (Academic Commitee) thì Cán bộ tuyển sinh gửi thư phản phồi
kết quả cho sinh viên nộp đơn.

** Thí sinh

-Thí sinh sẽ nhận được phản hồi từ nhân viên tuyển sinh qua thư

+ Thư từ chối. Trong trường hợp này, thí sinh không cần làm gì thêm

+ Thư mời nhập học. Trong trường hợp này, thí sinh cần ký vào thư mời nhập học và gửi lại cho
Văn phòng tuyển sinh qua đường bưu điện trong vòng bốn tuần.

2. Đánh Giá xét duyệt và Liên Quan đến Ban Học Vụ ( Academic Commitee – Ban học vụ)

Ban Học vụ, do Liza Stewart lãnh đạo, đóng một vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá đơn đăng ký.

-Khi nhận được đơn đăng ký từ cán bộ tuyển sinh, can bộ Ban học vụ(ví dụ cô...) đánh giá chất
lượng của nó. Trích xuất điểm của ứng viên từ bằng cấp trước đây của họ và chuyển nó thành
điểm tiêu chuẩn dựa trên bảng chuyển đổi. Điểm phải đạt từ 70% trở lên; nếu không thì loại
đơn của học sinh đó. Kiểm tra đạo văn đối với bài luận có trong đơn đăng ký bằng cách sử
dụng phần mềm phát hiện đạo văn sau đó đọc nó và cho điểm. Cuối cùng, đọc hai lá thư giới
thiệu đính kèm với đơn đăng ký.

-Dựa trên điểm số, chất lượng bài luận và thư giới thiệu, nếu ứng viên đủ tiêu chuẩn

+ Cán bộ Ban Học(vidu...) vụ gửi thông báo chấp nhận cho cán bộ tuyển sinh ở...

+Nếu không, sẽ gửi thông báo từ chối.

Ban Học vụ(Academic Commitee) và Văn phòng tuyển sinh(Student admission office) liên hệ vs nhau
bằng hệ thống nội bộ

4. Chấp Nhận và Đăng Ký( Enrollment office – Phòng đăng kí)

- Văn phòng Đăng ký, do George Lossing 1 đứng đầu, tham gia vào quy trình đăng ký và tư vấn cho ứng
viên về các vấn đề liên quan đến việc đăng ký.

- Sinh viên được chấp nhận sau khi gửi xác nhận nhập học thành công sẽ liên hệ Enrollment office –
Phòng đăng kí

- Cán bộ tư vấn(ví dụ: Joseph Devlin hoặc David Taylor) Phòng đăng ký(Enrollment office) sẽ tư vấn cho
sinh viên về các vấn đề liên quan đến việc đăng ký.

- Sinh viên sẽ tiếp tục đăng ký lớp học tại văn phòng Phòng đăng ký(Enrollment office)
-Nhân viên văn phòng đăng kí (cô...) sẽ tiếp nhận đăng kí và xử lý thông tin đăng ký qua các phần mềm
điện tử và SV đc xác nhận nhập lớp học

### Chuyên Gia Lĩnh Vực Phù Hợp để Phỏng Vấn:

1. *Mark Johnson (Trưởng Văn Phòng Tiếp Nhận Sinh Viên):*

- Là chủ nhân quy trình, Mark Johnson giám sát toàn bộ quy trình tiếp nhận sinh viên. Phỏng vấn ông
sẽ cung cấp thông tin về mục tiêu, thách thức và mục tiêu cụ thể của quy trình.

- Chuyên Môn: Chủ nhân quy trình, mục tiêu chiến lược và cái nhìn tổng quan về quy trình tiếp nhận sinh
viên.

- Phê Duyệt Từ Quản Lý: Không có quản lý trực tiếp được đề cập, nhưng cần xin phép từ Malcolm
Brown, DVC về Công Việc Sinh Viên.

2. *Liza Stewart (Giám Đốc Ban Học Vụ):*

- Liza Stewart đóng một vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá đơn đăng ký. Phỏng vấn bà sẽ cung
cấp thông tin chi tiết về cách Ban Học vụ đánh giá đơn, tiêu chí đưa ra quyết định và các yếu tố học
thuật.

- Chuyên Môn: Chuyên gia về quy trình đánh giá, tiêu chí đưa ra quyết định và các yếu tố học thuật.

- Phê Duyệt Từ Quản Lý: Xác nhận có hay không có một cấp quản lý học thuật cao hơn giám đốc; xin
phê duyệt từ họ nếu có.

3. *George Lossing 1 (Trưởng Văn Phòng Đăng Ký):*

- George Lossing 1 chịu trách nhiệm cho Văn phòng Đăng ký. Phỏng vấn ông có thể làm sáng tỏ về các
khía cạnh liên quan đến việc đăng ký và những thách thức đang đối mặt.

- Chuyên Môn: Chuyên gia về các khía cạnh liên quan đến việc đăng ký, tư vấn cho ứng viên về các vấn
đề liên quan đến đăng ký.
 - Phê Duyệt Từ Quản Lý: Xin phê duyệt từ Malcolm Brown, DVC về Công Việc Sinh Viên, vì George
Lossing 1 là một phần của đơn vị Công Việc Sinh Viên.

4. *Mary Adams (Nhân Viên Tiếp Nhận Sinh Viên):*

- Mary Adams trực tiếp tham gia xử lý đơn đăng ký. Phỏng vấn bà có thể cung cấp thông tin chi tiết về
các thách thức hàng ngày, quy trình xác minh đơn đăng ký và giao tiếp với ứng viên.

- Chuyên Môn: Trực tiếp tham gia xử lý đơn đăng ký, thách thức hàng ngày và giao tiếp với ứng viên.

- Phê Duyệt Từ Quản Lý: Xin phê duyệt từ Mark Johnson, Trưởng Văn Phòng Tiếp Nhận Sinh Viên.

5. *Joseph Devlin hoặc David Taylor (Người Tư Vấn):*

- Người tư vấn (Joseph Devlin hoặc David Taylor) có thể hỗ trợ sinh viên trong quá trình đăng ký. Phỏng
vấn họ có thể cung cấp thông tin về vai trò tư vấn trong quy trình tiếp nhận và tương tác với sinh viên.

- Chuyên Môn: Hỗ trợ sinh viên trong quá trình đăng ký lớp học và vai trò tư vấn.

- Phê Duyệt Từ Quản Lý: Nếu họ báo cáo cho một cấp quản lý cao hơn, xin phê duyệt từ cấp quản lý đó.

### Chuyên Gia Lĩnh Vực Phù Hợp để Phỏng Vấn và Cấp Quản Lý Cần Phê Duyệt:

1. *Mark Johnson (Trưởng Văn Phòng Tiếp Nhận Sinh Viên):*

2. *Liza Stewart (Giám Đốc Ban Học Vụ):*

3. *George Lossing 1 (Trưởng Văn Phòng Đăng Ký):*

4. *Mary Adams (Nhân Viên Tiếp Nhận Sinh Viên):*

5. *Joseph Devlin hoặc David Taylor (Người Tư Vấn):*

### Cấp Quản Lý Cần Phê Duyệt:

1. *Malcolm Brown (DVC về Công Việc Sinh Viên):*

- Vai Trò: Quản lý trực tiếp cho Mark Johnson, Trưởng Văn Phòng Tiếp Nhận Sinh Viên, và George
Lossing 1, Trưởng Văn Phòng Đăng Ký.

- Phê Duyệt Cần Thiết: Cần phê duyệt cho cuộc phỏng vấn với Mark Johnson và George Lossing 1.

2. *Kate Reedy (Hiệu Trưởng Sinh Viên):*

- Vai Trò: Giám sát Văn Phòng Hiệu Trưởng Sinh Viên, bao gồm cả Trợ Giảng (Michael Smith) và Trợ Lý
Hành Chính (Pamela Hunt).

- Phê Duyệt Cần Thiết: Xin phê duyệt cho cuộc phỏng vấn liên quan đến Văn Phòng Hiệu Trưởng Sinh
Viên.

3. *Cấp Quản Lý Học Thuật Đối với Liza Stewart:*

- Vai Trò: Nếu Liza Stewart có một người quản lý học thuật trực tiếp, cần xin phép từ người này.

- Phê Duyệt Cần Thiết: Xác nhận và xin phép nếu có thích hợp.

### Lưu Ý:

- Đảm bảo rằng các cuộc phỏng vấn phản ánh đúng với trách nhiệm và chuyên môn của từng người.

- Nếu bất kỳ chuyên gia nào báo cáo cho một cấp quản lý khác không được đề cập, cần xin phép từ cấp
quản lý đó.

- Tùy chỉnh các câu hỏi phỏng vấn để thu thập thông tin cụ thể về quy trình hiện tại và các khu vực có thể
cần cải tiến.

- Tôn trọng thời gian và cam kết của các chuyên gia và sắp xếp cuộc phỏng vấn thuận tiện với họ.