W H I T E PA P E R

5 valkuilen bij het managen

van IT in het MKB

WWW.SILVERANT.NL
INHOUD
1 | OUD DENKEN SABOTEERT VERNIEUWINGEN 4

2 | IT STRATEGIE VAN LEVENSBELANG 6

3 | ONE SIZE DOESN’T FIT ALL 8

4 | GEEN TIJD, GEEN DIGITALISERING 9

5 | GEEN CAPACITEIT, GEEN DIGITALISERING 10

TOT SLOT 11
OVER SILVERANT— 11
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

5 VALKUILEN BIJ HET MANAGEN

VAN IT IN HET MKB

INLEIDING
Begin 2020 werd bekend dat de meerderheid van de mkb’ers (62%) digitalisering noodzakelijk vindt
en als belangrijkste voorwaarde voor de toekomstige groei van de onderneming beschouwt.
In de praktijk blijkt het managen van IT in het MKB een grote uitdaging. De vaart die de
ontwikkeling van IT genomen heeft, is ongekend. IT was en is in veel organisaties nog steeds bijzaak.
Maar wel een hele cruciale. Hoe dit te managen? Het identificeren van een aantal valkuilen helpt om
één en ander in goede banen te leiden.

Onze experts hebben 5 valkuilen die in de praktijk effectief management van IT in de weg staan
benoemd. In deze whitepaper worden ze beschreven. En worden handvaten aangereikt voor het
effectief managen van IT. Zo wordt IT niet alleen effectief, maar levert het ook écht wat op!

www.silverant.nl 3
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

1 | OUD DENKEN SABOTEERT VERNIEUWING

Ontwikkelingen in IT volgen elkaar in rap tempo op. Dit is bijna niet bij te houden. Toch is het
van groot belang om dit wel te doen. Om mee te kunnen met de concurrentie en om deze vóór
te blijven, is vernieuwing noodzakelijk. Hoewel de noodzaak evident is, gaat vernieuwing voor
verbetering niet zonder slag of stoot. Voor succesvolle implementatie van nieuwe technologie of
bedrijfssoftware blijkt in veel gevallen niet de nieuwe technologie of kennis het grootste obstakel te
zijn. Geld al evenmin.

HET OUDE NORMAAL

Kijkend naar de eigen organisatie komt men doorgaans tot de, overigens geheel juiste, conclusie dat
vernieuwing noodzakelijk is om op z’n minst bij te blijven bij de concurrentie. En vernieuwing moet
tot verbetering leiden. De moeilijkheid zit ‘m echter in het woord ‘vernieuwing’. Wat moet er nou
precies nieuw(er) worden?
Het beoogde resultaat van vernieuwing moet duidelijk zijn: een up-to-date IT organisatie voor groei
en ontwikkeling van de organisatie zowel op korte als lange termijn.

Om dit te realiseren, wordt er gekeken naar wat men met de huidige, bestaande middelen kan.
En op zich is daar niks mis mee. Maar de huidige middelen zijn niet altijd afdoende en up to date.
Bedrijfsprocessen in de huidige vorm ook niet. Dat betekent niet meteen dat alles niet goed werkt.
Maar wil men kunnen uitbreiden of meer klanten beter kunnen bedienen, dan moet er efficiënter
worden gewerkt. En daar hoort dan bijvoorbeeld het gebruik van nieuwe software bij. Gewoonten
en ingesleten patronen kunnen zorgen voor vertraging bij vernieuwing of vernieuwing zelfs heel erg
in de weg staan! Zo kun je onbedoeld de groei saboteren door vast te houden aan de oude manier
van inzetten van IT.

Het “vanuit hier naar daar” kijken is een grote valkuil. Het is echt niet verkeerd om te kijken wat je
aan software en kennis in huis hebt. Maar het gaat mis als je alleen dit wilt inzetten om de gewenste
situatie vorm te geven. Dan vernieuw je alleen je beoogde toekomst, zonder het ‘huidige normaal’ te
updaten.

www.silverant.nl 4
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

EEN FRISSE BLIK

Hoe kom je dan wel tot het vormgeven van de gewenste situatie? Zorg voor inzicht in de huidige
IT organisatie. Formuleer de gewenste situatie en inventariseer vervolgens wat er nodig om deze
situatie vorm te geven. Denk hier niet lichtvaardig over: IT-vernieuwing heeft een grote impact en
vraagt een gedegen voorbereiding, zorgvuldige uitvoering en goed doordachte implementatie.
De frisse blik van een expert is hierbij heel verhelderend. De expert kan de gewenste situatie
helpen formuleren: Wat moet IT voor ons bereiken? En aangeven wat er nodig is om de gewenste
situatie vorm te geven.

Moet dan alles ‘het raam uit’ en moet je dan onder leiding van een dure IT’er een hele nieuwe IT
omgeving laten inrichten? Dat is zeker niet altijd nodig, maar het start wel bij ruimte geven aan
optimaliseren. Bijvoorbeeld door het ‘verSaaSen’ van je applicaties, je neemt dan een software
dienst (Software as a Service) af per maand waardoor je het onderhoud en beheer uitbesteed.
Hierbij is een IT manager op afstand gekoppeld aan jouw organisatie. Je schaft dan zelf geen nieuwe
software aan en hoeft geen IT-er in dienst te nemen voor onderhoud en beheer. Zo heb je volop
mogelijkheden om te ontwikkelen, is advies direct beschikbaar én je betaalt niet meer dan nodig is.

www.silverant.nl 5
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

2 | IT STRATEGIE VAN LEVENSBELANG

Strategie is het MKB niet onbekend. Maar de rol die IT hierin toebedeeld krijgt is nog altijd niet zo
groot. Laat staan dat er een aparte strategie voor IT is geformuleerd. Een blinde vlek. Hier niks mee
doen, betekent achterstand. IT is een strategisch onderscheidende factor geworden. De inzet van
IT maakt innovatie, effectiviteit en klantgericht werken mogelijk. Heel algemeen gesteld heeft het
MKB nog te vaak een ‘oude bril’ op bij het kijken naar IT. Opstellen en uitvoeren van IT strategieën
lijkt een onmogelijke opdracht. Dit heeft een aantal redenen:

• Geen kennis van IT ontwikkelingen

• Geen erkenning van IT als strategische factor
• Geen idee hoe een werkbaar IT beleid opgesteld kan worden, laat staan uit te voeren

Bij grotere organisaties is IT ondergebracht bij de CIO. Middelgrote en kleine organisaties kennen
deze functie niet. IT is in dat geval ondergebracht bij de eigenaar, financiële man / vrouw of een
medewerker. Beslissingen met betrekking tot IT worden dan door de eigenaar of aan de directietafel
genomen. Echter is de IT kennis bij de ‘beslissers’ vaak beperkt en wordt het besluit vooral door
financiën bepaald. Het spreekwoord ‘penny wise, pound foolish’ wordt dan meestal werkelijkheid
aangezien productiviteit en wendbaarheid vergeten wordt. Op zich is het een verstandig streven om
onnodig dure IT oplossingen te vermijden, maar dat is niet hetzelfde als niet investeren.
Als er niet genoeg in IT wordt geïnvesteerd (juíst op strategisch gebied), dan worden de negatieve gevolgen
hiervan op korte of langere termijn pijnlijk duidelijk; klanten die afhaken omdat de concurrentie wel een
actuele IT omgeving heeft voor effectieve processen en klantvriendelijke communicatie. Daarnaast merken
we steeds vaker dat werknemers IT bepalend laten zijn voor medewerkerstevredenheid. De strategie moet
zijn om IT zó in te zetten dat de klant efficiënt en naar volle tevredenheid bediend wordt.

www.silverant.nl 6
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

AANPAK
Hoe formuleer je dan je IT strategie? En hoe geef je die dan vorm? Hoe tackle je problemen als ‘geen kennis’
en ‘achter op ontwikkelingen’?

Houd het dicht bij jezelf. Bevorder allereerst het gesprek over de toekomst en IT binnen je organisatie. Als je
weet wat je wilt met je organisatie, dan kun je daar de strategie op afstemmen. Heb je niemand binnen jouw
organisatie om mee te sparren, vraag dan een onafhankelijk expert, dus bij voorkeur niet een bestaande
leverancier gelet op verkoop belang. Een adviesgesprek kan al heel verhelderend zijn. Vervolgens win je
informatie in met betrekking tot IT ontwikkelingen en specifieke mogelijkheden voor je branche. Als je IT wilt
inzetten als motor in plaats van ondersteuner is kennis van de markt, de keten belangrijk. Het is bijvoorbeeld
goed om korte lijnen met leveranciers te hebben en hen uit te vragen over de ontwikkelingen.

Naast contacten met leveranciers en stroomlijnen van je eigen processen zijn je klanten de kippen met
de gouden eieren. Iedere mkb’er ervaart dat klantcontact en klanttevredenheid van levensbelang is. De
moderne klant lijkt soms digitaler dan de mkb’er. Vóór de aanschaf van een product of dienst wordt via
internet informatie gezocht. In veel gevallen valt dan de beslissing voor aanschaf al. Hier valt met inzet van
software nog veel winst te behalen. Zorg dat je weet waar je klanten zitten en wat ze nodig hebben door het
effectief inzetten van IT oplossingen.

Verspil geen tijd en geld door zelf een IT omgeving bij elkaar te shoppen en in te richten, met het idee
dat je daarmee bespaart. Vraag een IT’er, bij voorkeur met ervaring in het MKB, om samen je strategie te
formuleren en de benodigde stappen voor uitvoering hiervan te zetten.

www.silverant.nl 7
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

3 | ONE SIZE DOESN’T FIT ALL

Het MKB is veelzijdig en een deel van het MKB is actief in niche markten. Wil IT optimaal worden ingezet,
dan moet de IT omgeving de processen als het ware weerspiegelen. Hierbij kan je onderscheid maken tussen
bedrijfsprocessen, die meestal vergelijkbaar zijn ongeacht branche, en branche specifieke processen. Dit
laatste is voor veel ondernemers een lastig punt. De IT omgeving voor jouw markt is namelijk niet een ‘one
size fits all’. Door de specifieke (niche) markt zijn veel mkb’ers aangewezen op een ‘eigen’ ontwerp. Dit moet
passen bij je budget, strategie en je MKB-organisatie. Het is dus zaak om in ieder geval goed te weten waar
je met je organisatie naartoe wilt (zie hoofdstuk 1) en hoe je IT strategie eruit ziet om daar te komen (zie
hoofdstuk 2). Zorg ervoor dat het ontwerp integraal is, zodat keuzes samenhangen en elkaar versterken in
plaats van tegenwerken.

Meer samenwerken binnen ketens in het MKB heeft aantoonbare voordelen. Creëer kortere tijd en afstand
tot de markt. Vergeet bij een ontwerp dan ook niet te kijken naar bijvoorbeeld leveranciers. Sluiten systemen
goed op elkaar aan, is informatie-uitwisseling gestroomlijnd, dan werk je efficiënter en bespaar je tijd en
geld. Maak klantsystemen zo eenvoudig mogelijk qua gebruikers interface zodat klanten zo snel mogelijk de
gevraagde informatie of producten krijgen. Kies voor de algemene bedrijfsprocessen, zoals kantoorapplicaties,
standaard SaaS oplossingen.

HET COMPLETE PLAATJE

Hoe krijg je dit plaatje compleet? Je kent je bedrijf zelf het beste. Je weet ook wat belangrijk is voor jouw
bedrijf. Zet dit duidelijk op papier. Je strategie is hierbij leidend. Doe je dit niet, dan doen IT leveranciers
dat voor jou. En dat past doorgaans beter bij hun strategie dan bij die van jou. Een IT adviseur kan je hierbij
helpen. Die weet welke tools en software er nodig is voor op optimale ondersteuning. Die weet ook wat er
op de markt is en wat bijvoorbeeld goed in te passen is in de omgeving die jouw bedrijf nodig heeft.
Als je beseft dat je extern advies nodig hebt bij je nieuwe IT omgeving, maar geen (budgettaire) ruimte hebt
om een IT’er in dienst te nemen, dan is een remote IT manager een waardevolle aanvulling. Deze expert heeft
een neus voor specifieke omgevingen. En kan hierdoor in korte tijd inzicht in jouw huidige IT omgeving en
advies geven over een passende en duurzame IT omgeving. En deze omgeving ook (helpen) inrichten. Het
voordeel van een remote IT manager is dat deze op afstand verbonden blijft als onderdeel van het concept
Management as a Service. Hij blijft advies geven bij veranderingen in de markt of op strategisch gebied,
zonder op je loonlijst te staan.

www.silverant.nl 8
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

4 | GEEN TIJD, GEEN DIGITALISERING

Vorig jaar bleek uit onderzoek dat ruim 80% van de mkb’ers er onvoldoende in slaagt om bedrijfsprocessen
te digitaliseren. Gebrek aan tijd (42%) is hierbij verreweg de grootste boosdoener gevolgd door gebrek
aan financiële middelen (32%). Het lijkt een kip-en-ei-verhaal. Ondernemers denken vaak dat digitaliseren
tijdrovend is en veel geld kost. Er wordt dan alleen gekeken naar de investering en niet naar het rendement.
Efficiency, productiviteit en klanttevredenheid worden hierbij onderschat. Met alle gevolgen van dien.
De tijd die door directies aan IT wordt besteed, is in vergelijking met financiën of personeel gering terwijl het
allemaal ‘middelen’ zijn om winst te maken. Het besef dat IT een wezenlijk onderdeel, zelfs een motor van de
business is, waar de directie dan ook richting aan moet geven, is (nog) geen gemeengoed. Bovendien wordt
de aandacht en tijd voor beslissingen op IT gebied opgeslokt door issues die betrekking hebben op productie
en de markt.

Het inrichten en in gebruik nemen van een nieuwe IT omgeving zal ook de nodige tijd vergen. Die is er niet,
want die gaat op aan eerder genoemde zaken. Kortom, men wil dus niks nieuws, omdat er geen tijd voor is.
Door late adoptie van nieuwe technologie en het uitstellen van ‘aanhaken’ bij de concurrentie maakt het gat
alleen maar groter. Het zal nóg meer tijd vergen om aan te kunnen haken. Een gemiste kans. En denk aan al
die kansen die in de tussentijd zijn blijven liggen!

TIJD VOOR MEER TIJD

Zet IT op de agenda. Ruim structureel meer tijd in voor IT. Nu IT een steeds grotere rol speelt, moet er meer
aandacht = tijd voor zijn. Verdiep je in de mogelijkheden die verschillende technologieën bieden voor jouw
onderneming.

Door te werken in de cloud kan er veel efficiënter gewerkt worden. Toepassingen als Artificial Intelligence
stroomlijnen data zodanig dat je met die informatie processen efficiënter laat verlopen. Je kunt met
dezelfde beschikbare tijd meer klanten bereiken en weet beter wat die klanten willen door slimme inzet van
verzameling en verwerking van data.

Dat mkb’ers huiverig zijn om tijd te investeren in deze vormen van digitalisering is begrijpelijk. Het is een-ver-
van-je-bed-show. Aarzel niet om een expert in te schakelen. De voordelen die deze expert mogelijk maakt,
wegen niet op tegen de tijdsinvestering!

www.silverant.nl 9
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

5 | GEEN CAPACITEIT, GEEN DIGITALISERING

Meestal hebben kleine organisaties geen IT afdeling. Daardoor ontbreekt ook de capaciteit om zich in IT te
verdiepen. Het negeren van nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden van IT is geen optie omdat je niet
achter wil blijven bij de concurrentie. Maar waar begin je als kleine mkb’er? En waar haal je capaciteit en
kennis vandaan?

Als je dan noodgedwongen toch zelf aan de slag gaat, moet je wel weten wat je doet. Vaak genoeg begint
men niet dicht bij zichzelf, maar ‘extern’. Zoals online advertenties of kleine aanpassing van de website. Dit
kost relatief weinig manuren maar biedt geen structurele oplossing voor een toename van klantvragen of
andere vragen.

UITBREIDING NIET NODIG!

Het lijkt te mooi om waar te zijn maar het is mogelijk om je loonlijst op hetzelfde pijl te houden en toch meer
IT capaciteit te krijgen. Het concept van Management as a Service maakt het mogelijk om externe capaciteit
en expertise in te zetten.

De remote IT manager geeft Inzicht in je IT omgeving, Adviseert over de inrichting van de meest geschikte
omgeving voor optimale inzet van jouw IT. En maakt het mogelijk te werken met nieuwe toepassingen. Met
inzet nieuwe technologieën, zoals het eerder genoemde werken in de cloud. Slimme sensoren (Internet of
Things) bespaar je al snel op uren.

BI-tools helpen je met verzamelen en duiden van data. Iets wat voorheen niet kon, omdat daar geen tijd
en capaciteit voor was. Maar nu de informatie beschikbaar is, kun je deze inzetten voor je groeistrategie.
Daarnaast voert jouw IT manager de Regie zodat IT vragen niet blijven zweven of tijd vraagt van medewerkers
die te weinig kennis hebben om het op te lossen. Zo gaat IT voor jou werken en kun je met gelijke capaciteit
meer doelen behalen.

www.silverant.nl 10
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

TOT SLOT
Vaak zijn kleine bedrijven sterk afhankelijk van IT, maar hebben ze zelf onvoldoende IT kennis in huis.
Kijk met een expert naar je IT en naar wat je verder nog kan inzetten om eenvoudig het resultaat dat je voor
ogen hebt te bereiken. Het Management as a Service concept is hier uitermate geschikt voor.
Een expert, jouw Remote IT Manager, zorgt ervoor dat jouw IT doet wat het moet doen en meer!
Tegen een vaste prijs per maand neem je deze service af en plukt er de vruchten van. Zó zet je IT optimaal in
om jouw organisatie te laten groeien.

OVER SILVERANT
SILVERANT is de onafhankelijke IT adviseur voor mkb’ers die hun IT goedkoper, beter en sneller
willen. Met ons Management as a Service concept beschikt het MKB over een eigen CIO voor een
MKB prijs. Jouw Remote IT Manager zorgt voor inzicht in je IT, onafhankelijk Advies waar nodig en
Regie op je IT omgeving. Dit alles met kennis van zaken, korte lijnen en in begrijpelijke taal voor
de ondernemer. Geen verrassingen. We bieden dit concept tegen een vaste prijs per maand per
gebruiker aan. Met dit concept heb je een betaalbare, veilige en moderne IT omgeving waarmee je
groei kunt realiseren.

CONTACT
Heb je vragen naar aanleiding van dit document of in het algemeen over IT in je organisatie, neem dan gerust
vrijblijvend contact met ons op via info@silverant.nl of bel ons op 070-2083030.

www.silverant.nl 11
 5 valkuilen bij het managen van IT in het MKB

UW REMOTE IT MANAGER

Kerketuinenweg 79 | 2544 CZ Den Haag | 070 – 280 30 30 | info@silverant.nl | www.silverant.nl

www.silverant.nl 12