THANH TRA CHÍNH PHỦ

BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN HỢP TÁC PHÁT TRIỂN

CẨM NANG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chương trình “Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra
giai đoạn 2009 - 2014” do Thụy Điển - với vai trò Nhà tài trợ điều
phối, Đan Mạch và Hà Lan tài trợ)

HÀ NỘI,
 Mục lục
Mục lục ............................................................................................................................ 2
Chƣơng I ......................................................................................................................... 5
GIỚI THIỆU................................................................................................................... 5
1.1 Mục đích và cấu trúc của cẩm nang .............................................................. 5
1.2. Tổng quan về Chƣơng trình POSCIS .......................................................... 7
1.3 Tiếp cận Chƣơng trình .................................................................................. 8
1.4 Bối cảnh hợp tác phát triển của Chƣơng trình POSCIS ............................... 9
1.5 Quản lý dự án và Chƣơng trình................................................................... 10
Chƣơng 2 ....................................................................................................................... 14
LẬP KẾ HOẠCH ......................................................................................................... 14
2.1 Giới thiệu .................................................................................................... 14
2.2 Kế hoạch năm.............................................................................................. 14
2.3 Kế hoạch thực hiện ..................................................................................... 16
2.4 Kế hoạch mua sắm ...................................................................................... 18
2.5 Ngân sách .................................................................................................... 18
Chƣơng 3 ....................................................................................................................... 20
THEO DÕI .................................................................................................................... 20
3.1 Giới thiệu .................................................................................................... 20
3.2 Theo dõi thực hiện: ..................................................................................... 20
3.3 Theo dõi kết quả:......................................................................................... 21
3.4 Cán bộ tiến hành theo dõi: .......................................................................... 21
3.5 Phƣơng thức tiến hành công tác theo dõi .................................................... 22
Chƣơng 4 ....................................................................................................................... 23
BÁO CÁO ..................................................................................................................... 23
4.1 Giới thiệu .................................................................................................... 23
4.2 Đề cƣơng hệ thống báo cáo ......................................................................... 23
Chƣơng 5 ....................................................................................................................... 26
ĐÁNH GIÁ ................................................................................................................... 26
5.1 Giới thiệu .................................................................................................... 26
5.2 . Điều kiện tiên quyết để đánh giá đƣợc khách quan và có hiệu quả .......... 26
5.3 Thời điểm tiến hành đánh giá Chƣơng trình ............................................... 26

2
Chƣơng 6 ....................................................................................................................... 28
NHÂN RỘNG THÍ ĐIỂM ........................................................................................... 28
6.1 Giới thiệu .................................................................................................... 28
6.2 Phƣơng thức và quy trình nhân rộng........................................................... 28
6.3 Đơn vị và thời điểm tiến hành nhân rộng các thí điểm ............................... 28
6.4 Phạm vi thí điểm đƣợc nhân rộng ............................................................... 28
Chƣơng 7 ....................................................................................................................... 29
CƠ CHẾ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ HỢP TÁC TRONG ................................. 29
CHƢƠNG TRÌNH ....................................................................................................... 29
7.1 Giới thiệu .................................................................................................... 29
7.2 Phƣơng thức ................................................................................................ 29
7.3 Đơn vị chịu trách nhiệm.............................................................................. 29
PHỤ LỤC ...................................................................................................................... 31
PHỤ LỤC CHƢƠNG I ................................................................................................ 32
Phụ lục 1.1......................................................................................................... 32
KHUNG THỜI GIAN DỰ KIẾN CHO HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO, XÂY
DỰNG KẾ HOẠCH/NGÂN SÁCH, TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM VÀ GIẢI
NGÂN CHO NĂM ĐẦU TIÊN THỰC HIỆN CHƢƠNG TRÌNH POSCIS .. 32
Phụ lục 1.2......................................................................................................... 34
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHƢƠNG TRÌNH
POSCIS ............................................................................................................. 34
Phụ lục 1.3......................................................................................................... 39
THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ GIỮA CHÍNH PHỦ NƢỚC CỘNG HÒA
XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, CHÍNH PHỦ VƢƠNG QUỐC ĐAN
MẠCH, BỘ TRƢỞNG HỢP TÁC PHÁT TRIỂN HÀ LAN, VÀ ................... 39
CHÍNH PHỦ VƢƠNG QUỐC THỤY ĐIỂN VỀ VIỆC TÀI TRỢ CHO GIAI
ĐOẠN THỰC HIỆN CỦA CHƢƠNG TRÌNH “TĂNG CƢỜNG NĂNG LỰC
TỔNG THỂ NGÀNH THANH TRA GIAI ĐOẠN 2009-2014” ..................... 39
Phụ lục 1.4......................................................................................................... 52
HƢỚNG DẪN LẬP ĐKTC CHO MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG PHỔ BIẾN ........ 52
PHỤ LỤC CHƢƠNG II .............................................................................................. 58
Phụ lục 2.1......................................................................................................... 58
MẪU KẾ HOẠCH NĂM VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG)
........................................................................................................................... 58

3
 Phụ lục 2.2......................................................................................................... 59
MẪU KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƢỚNG DẪN SỬ
DỤNG) .............................................................................................................. 59
PHỤ LỤC CHƢƠNG IV ............................................................................................. 60
Phụ lục 4.1......................................................................................................... 60
MẪU BÁO CÁO 6 THÁNG VÀ BÁO CÁO NĂM ........................................ 60
Phụ lục 4.2......................................................................................................... 63
MẪU BÁO CÁO HỌAT ĐỘNG VÀ NGÂN SÁCH ....................................... 63

4
 Chƣơng I
GIỚI THIỆU
1.1 Mục đích và cấu trúc của cẩm nang
Xây dựng Cẩm nang về quản lý dự án phù hợp với đặc điểm của Chƣơng trình
POSCIS là rất cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quá trình quản lý trong
Chƣơng trình “Tăng cƣờng năng lực tổng thể ngành Thanh tra đến 2014”.
Với mục đích trở thành một tài liệu thiết thực và dễ sử dụng, cẩm nang này đƣợc
xây dựng dựa trên 03 tiêu chí sau:
Đơn giản: Cẩm nang trình bày ngắn gọn, súc tích những công việc cần tiến hành
và những công cụ đi kèm để quản lý hiệu quả nhất các DAHP (DAHP) và Chƣơng
trình;
Tiện dụng: Ở mỗi bƣớc quản lý dự án, cẩm nang đƣa ra các biểu mẫu cùng với
hƣớng dẫn, minh hoạ cụ thể;
Phù hợp: Cách thức và công cụ quản lý dự án trình bày trong cẩm nang phải phù
hợp với đặc thù riêng của Chƣơng trình POSCIS và các quy định hiện hành của Việt
Nam đối với Chƣơng trình và Dự án có sử dụng vốn ODA.
Cẩm nang đƣợc cấu trúc trên cơ sở các bƣớc của quản lý chu trình dự án (Project
Cycle Management – PCM). Một chu trình quản lý dự án thông thƣờng bao gồm các
bƣớc sau: Phân tích bối cảnh, xác định dự án, thiết kế dự án, thực hiện dự án, theo dõi
và đánh giá dự án, nhƣ thể hiện trong sơ đồ dƣới đây:

Phân tích bối

cảnh

Xác định dự án

Đánh giá Thiết kế

Theo dõi

Thực hiện Phê duyệt dự án

5
 Tuy nhiên, trong bối cảnh cụ thể của Chƣơng trình POSCIS, các giai đoạn: Phân
tích bối cảnh, xác định dự án, thiết kế dự án và phê duyệt dự án đã cơ bản hoàn thành.
Vì vậy, cẩm nang chủ yếu tập trung vào giai đoạn triển khai thực hiện dự án, theo dõi
và đánh giá quá trình thực hiện. Do vậy, cấu trúc Cẩm nang sẽ bao gồm các chƣơng
sau đây:
Chƣơng I: Giới thiệu và những vấn đề chung
Phần này sẽ giới thiệu tổng thể về Chƣơng trình POSCIS cũng nhƣ cách tiếp cận
của Chƣơng trình. Chƣơng I cũng trình bày về cơ cấu quản lý của Chƣơng trình: Ban
Chỉ đạo Chƣơng trình (BCĐ); Ban quản lý các dự án (BQL) và Ban quản lý DAHP
(BQL DAHP). Những thông tin này cũng có thể đƣợc tìm thấy đồng thời trong văn
kiện khung của Chƣơng trình. Chƣơng I cũng chỉ ra bối cảnh hợp tác phát triển chung
của Chƣơng trình sử dụng vốn ODA.
Chƣơng II: Lập kế hoạch
Phần này trình bày các loại kế hoạch phải lập ở cấp độ các DAHP và quy trình
chi tiết để lập và phê duyệt các bản kế hoạch đó. Chƣơng này cũng chỉ ra thẩm quyền
cũng nhƣ quy trình điều chỉnh kế hoạch. Ngoài ra, Chƣơng II cũng đƣa vào các bảng
biểu chi tiết cùng hƣớng dẫn lập các bảng biểu để xây dựng kế hoạch hoạt động.
Chƣơng II cũng hƣớng dẫn cách lập kế hoạch thực hiện cụ thể cho mỗi mục tiêu/đầu ra
ở các cấp độ khác nhau.
Chƣơng III: Theo dõi
Chƣơng III trình bày khái niệm về theo dõi nhƣ một công cụ quản lý hữu hiệu ở
cấp độ Chƣơng trình và DAHP. Chƣơng III cũng bàn về các cấp độ theo dõi khác nhau
với những đòi hỏi khác nhau. Đồng thời chƣơng này cũng sẽ chỉ ra mối liên hệ giữa
hoạt động báo cáo và theo dõi, cách thức xây dựng cơ chế theo dõi cho Chƣơng trình
và ngƣời chịu trách nhiệm thực hiện công tác này.
Chƣơng IV: Báo cáo
Chƣơng IV trình bày về cơ chế báo cáo và các loại báo cáo khác nhau trong chu
trình quản lý dự án hàng năm. Phần này cũng phân biệt sự khác nhau giữa các yêu cầu
của các Nhà tài trợ và yêu cầu của Chính phủ về công tác báo cáo. Quyết định số
803/2007 QĐ-BKH đƣợc Bộ kế hoạch và đầu tƣ ban hành ngày 30 tháng 07 năm 2007
hƣớng dẫn yêu cầu báo cáo của Chính phủ, trong khi đó, Thoả thuận đồng tài trợ sẽ
quy định yêu cầu của các Nhà tài trợ. Chi tiết về định dạng và mẫu bảng biểu đƣợc
đính kèm trong các Phụ lục của Chƣơng.
Chƣơng V: Đánh giá
Chƣơng V đề cập đến địa điểm, thời điểm cũng nhƣ phƣơng thức đánh giá tổng
thể Chƣơng trình hoặc một phần. Ngoài ra nó cũng chỉ ra sự cần thiết xây dựng kế
hoạch đánh giá, mục tiêu và các tiêu chí cho hoạt động đánh giá đƣợc hữu hiệu và cách
thức sử dụng những kết quả thu nhận đƣợc.
Chƣơng VI: Nhân rộng các mô hình thí điểm

6
 Chƣơng VI sẽ hƣớng dẫn cách thức lên kế hoạch, đánh giá các thí điểm và thời
điểm nhân rộng các thí điểm thành công. Chƣơng này cũng quy định ngƣời chịu trách
nhiệm đối với công việc này ở các giai đoạn khác nhau của quá trình nhân rộng mô
hình thí điểm.
Chƣơng VII: Trao đổi thông tin nội bộ và cơ chế hợp tác trong Chƣơng trình
Chƣơng này mô tả phƣơng thức trao đổi thông tin nội bộ và hợp tác giữa các bộ
phận của Chƣơng trình trong quá trình thực hiện.
Phụ lục
Phần Phụ lục giới thiệu các loại bảng/biểu, chi tiết những hoạt động cụ thể cần
thiết để quản lý Chƣơng trình và các DAHP.
LƢU Ý: Cẩm nang mô tả “tình huống thông thƣờng” khi Chƣơng trình và dự án
đƣợc triển khai tổng thể. Trong giai đoạn bắt đầu thực hiện, sẽ có những hoạt động cụ
thể đƣợc đƣa ra nếu những tình huống đặc biệt phát sinh.
Cẩm nang sẽ đƣợc kiểm định thông qua những buổi tập huấn sử dụng đuợc tổ
chức trƣớc giai đoạn thực hiện và sẽ đƣợc điều chỉnh sau khi các cán bộ thuộc các
BQL DAHP và BQL Chƣơng trình1 đƣa ra những nhận xét phản hồi và ý tƣởng của
mình. Trong trƣờng hợp cần thiết có thể xây dựng phiên bản thứ 2 cho cuốn cầm nang
sau một năm sử dụng.
1.2. Tổng quan về Chƣơng trình POSCIS
Văn kiện Chƣơng trình “Nâng cao năng lực tổng thể ngành thanh tra đến năm
2014” đã chính thức đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt vào tháng 9 năm 2009.
Mục tiêu tổng thể của Chƣơng trình POSCIS là “Xây dựng ngành thanh tra trong
sạch, vững mạnh, từng bƣớc chuyên nghiệp, hiện đại và có đủ năng lực thực hiện các
nhiệm vụ do Đảng và Nhà nƣớc giao phó trong lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại,
tố cáo và phòng, chống tham nhũng”.
Tóm lại, Chƣơng trình hƣớng vào hỗ trợ tăng cƣờng năng lực cho ngành Thanh
tra trong 03 lĩnh vực:
Thanh tra
Giải quyết khiếu nại, tố cáo
Chống tham nhũng
Thời gian thực hiện Chƣơng trình sẽ từ 2009 tới 2014 với số vốn tài trợ cam kết
là 11,7 triệu Đô-la. BQL sẽ trực tiếp quản lý tổ chức thực hiện Chƣơng trình và.BQL
DAHP sẽ chịu trách nhiệm quản lý các DAHP.
Các đơn vị trong ngành thanh tra tham gia Chƣơng trình bao gồm:

1
Trong cuốn Cẩm nang này, BQL Chƣơng trình đƣợc sử dụng để phân biệt với BQL DAHP và cũng có
nghĩa là Ban quản lý các dự án hợp tác phát triển của TTCP. Trong một số trƣờng hợp, BQL cũng đƣợc sử dụng
cùng với nghĩa này.

7
 TTCP: Vừa là cơ quan chủ quản Chƣơng trình, vừa là một Dự án hợp phần.
(Trong TTCP, các đơn vị tham gia bao gồm: Ban thƣ ký (bỏ), Văn phòng, Vụ Tổ chức-
Cán bộ, Vụ Pháp chế, Cục Chống tham nhũng, Viện Khoa học Thanh tra);
Các cơ quan thanh tra Bộ, địa phƣơng: Mỗi cơ quan thanh tra Bộ hay địa phƣơng
là một Dự án hợp phần trong Chƣơng trình. Phía thanh tra các Bộ, bao gồm: (1) Bộ Kế
hoạch và Đầu tƣ, (2) Bộ Công an, (3) Bộ Nội vụ, (4) Bộ Tài chính; Phía thanh tra các
tỉnh, thành phố, bao gồm: (5) Hà Tĩnh, (6) Khánh Hoà, (7) Bình Dƣơng, (8) Kiên
Giang và (9) Thanh tra TP. Hồ Chí Minh.
Ngoài ra, các cơ quan thanh tra khác đƣợc khuyến khích tham gia với tƣ cách là
những đơn vị nhân rộng kinh nghiệm thực tiễn tốt (đã đƣợc thí điểm ở 10 đơn vị kể
trên).
Nhƣ vậy, Chƣơng trình POSCIS sẽ đƣợc triển khai ở 02 cấp độ: Cấp độ Chƣơng
trình và cấp độ DAHP với hai cấp độ hệ thống đầu ra tƣơng ứng:
Hệ thống đầu ra ở cấp độ Chƣơng trình là tóm tắt nội dung các đầu ra sẽ đƣợc
thực hiện bởi Dự án của TTCP và Dự án của các bộ, địa phƣơng. Đầu ra ở cấp độ
Chƣơng trình cũng sẽ là cơ sở để đánh giá Chƣơng trình.
Ở cấp độ dự án, các dự án sẽ xây dựng các đầu ra phù hợp với những vấn đề ƣu
tiên và phạm vi về chức năng, nhiệm vụ tƣơng ứng, nhƣng trong khuôn khổ Văn kiện
khung.
1.3 Tiếp cận Chƣơng trình
Chƣơng trình POSCIS nhấn mạnh ở phƣơng thức tiếp cận tổng thể ngành. Cách
tiếp cận này có nghĩa là, hoạt động của các DAHP đòi hỏi phải phù hợp với tình hình
hoạt động và nhu cầu cụ thể của từng đơn vị, đồng thời phải đảm bảo đóng góp cho
mục tiêu chung của Chƣơng trình.
TTCP, với vai trò vừa là cơ quan chủ quản Chƣơng trình, vừa là một DAHP, sẽ là
“trung tâm” trong mối quan hệ phối hợp hoạt động giữa các DAHP nhằm cùng hƣớng
tới thực hiện mục tiêu chung của Chƣơng trình.
Cách tiếp cận ngành của Chƣơng trình cũng đòi hỏi các đơn vị tham gia khi quản
lý và thực hiện dự án phải:
- một mặt hƣớng tới giải quyết các vấn đề ƣu tiên của đơn vị mình và hoàn thành
những mục tiêu đơn vị mình đề ra;
- mặt khác cũng luôn phải bảo đảm thực hiện các mục tiêu và đầu ra của Chƣơng
trình.
Sau đây là những yêu cầu cụ thể trong quản lý dự án trong phạm vi Chƣơng trình
POSCIS:
 Khả năng điều phối hoạt động của Chương trình: Chƣơng trình POSCIS không
đơn giản là “phép cộng” của 10 DAHP. Việc hoàn thành mục tiêu của các
DAHP chƣa đảm bảo đạt mục tiêu của cả Chƣơng trình. Do vậy, khả năng điều
phối chung ở cấp độ Chƣơng trình để đạt đƣợc mục tiêu nâng cao năng lực tổng
thể ngành là rất cần thiết.
8
  Sự phối hợp hoạt động, chia sẻ thông tin giữa các DAHP: Mục tiêu và đầu ra
của các DAHP có mối quan hệ mật thiết với nhau và cùng hƣớng tới thực hiện
mục tiêu chung của cả Chƣơng trình. Do vậy, việc phối hợp và chia sẻ thông tin
giữa các DAHP phải trở thành yêu cầu bắt buộc trong quản lý và thực hiện dự
án trong khuôn khổ Chƣơng trình POSCIS.
 Sự nhất quán trong việc theo dõi, đánh giá và báo cáo giữa các DAHP với
Chương trình: Để đảm bảo hiệu quả của quá trình điều phối chung, cũng nhƣ hỗ
trợ quá trình phối hợp, chia sẻ giữa các DAHP, việc theo dõi, báo cáo, đánh giá
trong Chƣơng trình phải mang tính đồng nhất và nhất quán về các form biểu
mẫu và về quy trình. Ngay cả trong phạm vị một DAHP, hoạt động theo dõi,
báo cáo, đánh giá của các đơn vị thực hiện với BQL cũng nên thống nhất theo
những form biểu mẫu chung để tiện cho việc tổng hợp và báo cáo của dự án với
Chƣơng trình.
 Sự linh hoạt và thích ứng với những thay đổi: Chƣơng trình coi việc tổ chức
thực hiện nhƣ là một “quá trình” với hai ý nghĩa chính. Thứ nhất, bản thân việc
thực hiện Chƣơng trình chính là một quá trình tăng cƣờng năng lực của các bên
tham gia thông qua những hình thức tiếp thu hỗ trợ kỹ thuật và việc chia sẻ kinh
nghiệm lẫn nhau để đạt tới mục tiêu chung. Đây là quá trình vừa “thực hiện”
vừa “học hỏi”. Thứ hai là bản thân việc thực hiện Chƣơng trình nằm trong bối
cảnh thể chế có thể thay đổi. Sự thay đổi mang tính thể chế này có thể liên quan
đến việc xác định lại vai trò của ngành thanh tra cũng nhƣ việc xác định chức
năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan thanh tra và các cơ quan có chức năng kiểm
tra, kiểm toán và giám sát khác. Việc này sẽ đòi hỏi sự linh hoạt của các bên
tham gia hỗ trợ và trực tiếp thực hiện trong việc điều chỉnh các nội dung và
chiến lƣợc Chƣơng trình khi có những thay đổi về thể chế tổ chức và chính sách
chung.
1.4 Bối cảnh hợp tác phát triển của Chƣơng trình POSCIS
POSCIS là Chƣơng trình sử dụng vốn ODA, hoạt động theo những pháp luật hiện
hành của Chính phủ và các Đối tác phát triển.
Cơ sở pháp lý quốc tế của Chƣơng trình đƣợc thể hiện trong Thoả thuận đồng tài
trợ và 03 Hiệp định tài trợ song phƣơng của 03 Đối tác phát triển, bao gồm Thuỵ Điển,
Đan Mạch và Hà Lan. Các bên ký kết 04 văn kiện này là Tổng thanh tra và đại diện của
04 quốc gia trên.
Thoả thuận đồng tài trợ chỉ ra những vai trò và nguyên tắc thực hiện Chƣơng
trình trong việc sử dụng vốn ODA. Các Hiệp định đƣợc coi là những văn bản pháp lý
về tài chính của Chƣơng trình. (Thoả thuận đồng tài trợ đƣợc đính kèm tại Phụ lục 1:3).
Trong số 03 Đối tác phát triển, Thụy Điển đóng vai trò là Nhà tài trợ điều phối và
vai trò này đã đƣợc thể hiện trong Thoả thuận đồng tài trợ. Ví dụ, Nhà tài trợ điều phối
sẽ quyết định những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện Chƣơng trình khi đƣợc
yêu cầu. Các quy định chi tiết về phân công công việc và trách nhiệm giữa các Đối tác
phát triển và TTCP sẽ đƣợc đề cập trong Thỏa thuận đồng tài trợ.

9
 Thông thƣờng, các Đối tác phát triển sẽ thông qua Nhà tài trợ điều phối khi cần
biết thêm thông tin về Chƣơng trình từ BQL.
Là một Chƣơng trình sử dụng vốn ODA nên các Đối tác phát triển sẽ cùng với
Chính phủ đóng vai trò quản lý và theo dõi. Vì thế, sẽ có những hoạt động và quyết
định đƣợc TTCP và các Đối tác phát triển đồng thời thực hiện.
Trong chu trình quản lý dự án, các Đối tác phát triển và Chính phủ sẽ tổ chức các
cuộc họp kiểm điểm về các hoạt động đã thực hiện trong giai đoạn 06 tháng và 1 năm.
Những cuộc họp này sẽ kiểm điểm lại tiến độ thực hiện Chƣơng trình cũng nhƣ kết quả
đã đạt đƣợc, những khó khăn gặp phải và cùng nhau thống nhất hành động hoặc điều
chỉnh lại các kế hoạch hoạt động…
Để chuẩn bị cho những cuộc họp kiểm điểm, các đơn vị phải chuẩn bị báo cáo 6
tháng và báo cáo năm về vấn đề tài chính, hoạt động và đầu ra. Tại cuộc họp, báo cáo
về tài chính sẽ đƣợc rà soát lại và những yêu cầu về giải ngân cũng sẽ đuợc đánh giá.
Bảng biếu báo cáo về phía Chính phủ cũng nhƣ các Nhà tài trợ sẽ đồng nhất với nhau.
Sau cuộc họp kiểm điểm, biên bản ghi nhớ sẽ đƣợc soạn thảo và ký kết. Các biên
bản này cũng bao gồm các vấn đề, quan điểm đã đƣợc các bên thống nhất nhƣ kế hoạch
thực hiện, việc phê duyệt các gói thầu chính.
Các Đối tác phát triển đã quyết định cùng với BQL đƣa ra các tiêu chí đánh giá về
hoạt động của POSCIS trong 06 tháng thực hiện đầu tiên. Trong trƣờng hợp kết quả đạt
đƣợc trong 6 tháng đầu tiên không thoả mãn các tiêu chí đề ra, những biện pháp cụ thể
sẽ đƣợc quy định. (Tiêu chí đánh giá đƣợc đính kèm trong Phụ lục 1:2).
Kế hoạch hoạt động và ngân sách năm sẽ đƣợc phê duyệt bởi các Đối tác phát
triển. Quy trình phê duyệt và giải ngân sẽ đƣợc xúc tiến nhằm tránh hoặc giảm thiếu
giai đoạn trống trong quá trình triển khai. Cẩm nang sẽ đề cập vấn đề này cụ thể dƣới
đây.
Đại diện BQL DAHP và BQL sẽ có mặt tại các cuộc họp kiểm điểm trong đó,
Giám đốc BQL và Nhà tài trợ điều phối đóng vai trò đồng chủ trì. Cuộc họp sẽ đƣợc tổ
chức ở Hà Nội hoặc tại trụ sở của các DAHP.
Biểu thời gian và tiến độ báo cáo, rà soát, lập kế hoạch sẽ đƣợc đính trong Phụ
lục 1:1.
1.5 Quản lý dự án và Chƣơng trình
1.5.1 Ở cấp độ chính sách trung ƣơng
Cơ cấu quản lý Chƣơng trình đƣợc xây dựng ở nhiều cấp độ. Ban chỉ đạo - ở cấp
độ cao nhất đứng đầu là Tổng Thanh tra với thành phần bao gồm Giám đốc BQL và
các lãnh đạo cấp vụ của TTCP.
Nhiệm vụ chính của Ban chỉ đạo là lãnh đạo về đƣờng lối, chỉ đạo về chính sách
cho việc thực hiện của Chƣơng trình cũng nhƣ tham vấn kiến nghị với Tổng Thanh tra
về việc thực hiện Chƣơng trình POSCIS.
Thẩm quyền của Tổng Thanh tra với Chƣơng trình POSCIS đƣợc quy định trong
Nghị định 131 nhƣ sau:
10
 - Phê duyệt Văn kiện của Chƣơng trình và các DAHP dựa theo văn kiện đã đƣợc
Thủ tƣớng chính phủ phê duyệt theo đề cƣơng chi tiết của Chƣơng trình và các DAHP.
- Thành lập BQL của Chƣơng trình và BQL các DAHP của TTCP ( từng bƣớc
hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hoạt động của BQL);
- Phê duyệt kế hoạch thực hiện tổng thể của Chƣơng trình và các DAHP của
TTCP trong trƣờng hợp phát sinh một số thay đổi nhỏ so với văn kiện của Chƣơng
trình đã đƣợc phê duyệt (nếu có);
- Phê duyệt kế hoạch năm đầu tiên, các kế hoạch năm tiếp theo, báo cáo giữa kỳ
và báo cáo năm ( bao gồm báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính ) của Chƣơng trình
và DAHP của TTCP;
- Ban hành Cẩm nang quản lý dự án của Chƣơng trình bao gồm cẩm nang tài
chính, Cẩm nang quản lý dự án và Hƣớng dẫn mua sắm ( nếu có);
- Đƣa ra quyết định về việc điều chỉnh văn kiện Chƣơng trình và văn kiện của các
DAHP đã đƣợc phê duyệt. Trong một số trƣờng hợp cụ thể, việc điều chỉnh cần phải
tuân theo các quy định của Việt Nam, cần tham vấn với các cơ quan có liên quan trƣớc
khi trình nội dung thay đổi lên Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt và ra quyết định;
- Đƣa ra các quyết định nhằm giải quyết các khó khăn, vƣớng mắc phát sinh trong
quá trình thực hiện Chƣơng trình và các DAHP ở khía cạnh nội dung và thủ tục, nhƣ
việc huy động thêm các nguồn lực và giải quyết các vấn đề về cơ chế/ chính sách nhằm
tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện Chƣơng trình và các DAHP;
- Đƣa ra các phƣơng thức theo dõi tình hình thực hiện Chƣơng trình và các
DAHP của TTCP, bao gồm việc kiểm tra tình hình thực hiện, thiết lập hệ thống thông
tin/dữ liệu về việc thực hiện Chƣơng trình và các DAHP của TTCP.
1.5.2 Cấp độ BQL
Cấp độ tiếp theo là BQL, có trách nhiệm quản lý ở cấp độ Chƣơng trình và quản
lý DAHP của TTCP. Điều này có nghĩa BQL sẽ chịu trách nhiệm chính cho việc thực
hiện thành công Chƣơng trình. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào các DAHP và
các đối tác thực hiện khác trong ngành Thanh tra.
1.5.3 Cấp độ DAHP
Cấp độ quản lý thứ ba là các BQL DAHP. Các BQL DAHP có trách nhiệm triển
khai DAHP của mình, báo cáo lên BQL và các cơ quan hữu quan của Chính phủ Việt
Nam thông qua BQL và tuân thủ hƣớng dẫn chỉ đạo của BQL. BQL không quyết định
những vấn đề liên quan đến việc triển khai ở cấp độ DAHP (trừ DAHP TTCP) nhƣng
sẽ hỗ trợ các BQL DAHP về mặt quản lý, kỹ thuật và phƣơng pháp.
Cuốn cẩm nang này đƣa ra đề cƣơng chung cho cơ cấu quản lý Chƣơng trình và
sẽ đƣợc trình bày chi tiết hơn trong văn kiện Chƣơng trình, chƣơng IX,
BQL và các BQL DAHP đều có quy chế hoạt động riêng, với mô tả công việc cụ
thể cho từng vị trí làm cơ sở để triển khai công việc. Về cơ bản, cơ cấu quản lý ở BQL
và các BQL DAHP là giống nhau. Các DAHP đƣợc toàn quyền quyết định trong việc
điều chỉnh cơ cấu quản lý của mình để triển khai công việc đƣợc hiệu quả nhất.
11
 Cơ cấu quản lý chung cho BQL và các BQL DAHP đƣợc khuyến nghị tuân theo
mô hình bao gồm 1 Giám đốc và 1 (hoặc 2) Phó Giám đốc. Các đơn vị trong BQL có
thể chia thành 3 bộ phận: Chuyên môn/Kỹ thuật, Tài chính/Kế toán và Hành
chính/Tổng hợp.
Ở cấp độ Chƣơng trình, Giám đốc BQL sẽ là Phó Tổng thanh tra. Ở cấp độ
DAHP là Chánh thanh tra hoặc Phó Chánh thanh tra hoặc ngƣời đƣợc Chánh thanh
tra/Phó Chánh thanh tra ủy nhiệm.
Trong trƣờng hợp Giám đốc của BQL DAHP không phải là Chánh Thanh tra, các
DAHP đƣợc khuyến nghị thành lập Ban chỉ đạo riêng.
Một Phó Giám đốc sẽ làm việc theo chế độ chuyên trách và trực tiếp phụ trách bộ
phận Chuyên môn/Kỹ thuật của dự án.
Đối với các bộ phận còn lại, BQL đƣợc tự quyết định về mặt nhân sự làm việc
chuyên trách hay kiêm nhiệm, tuy nhiên, các BQL đƣợc khuyến nghị bổ nhiệm làm
việc chuyên trách đối với cán bộ phụ trách về lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá.
Ở tất cả các cấp độ, việc thực hiện Chƣơng trình/DAHP đều có sự tham giac ủa
các vụ, ban, ngành liên quan.
1.5.4 Nhiệm vụ quản lý
Việc lập kế hoạch và báo cáo sẽ đƣợc thực hiện từ cấp độ DAHP. Tuy nhiên BQL
sẽ có cơ chế quản lý về chất lƣợng nhằm tổng hợp, phân tích các kế hoạch và báo cáo
đó ở cấp độ tổng quan, trƣớc khi trình lên Ban chỉ đạo và các Đối tác phát triển.
Hoạt động mua sắm dịch vụ và hàng hóa cũng đƣợc thực hiện từ cấp độ DAHP
nếu không vƣợt quá ngƣỡng…. USD. Các hoạt động mua sắm vƣợt quá ngƣỡng này sẽ
phải đƣợc phê duyệt bởi BQL. Các hợp đồng có giá trị trên 59.000 USD sẽ phải đƣợc
các Đối tác phát triển phê duyệt theo các quy định trong Thỏa thuận đồng tài trợ. Nhìn
chung, Cẩm nang hƣớng dẫn mua sắm của Chƣơng trình POSCIS đƣợc xây dựng dựa
trên Hƣớng dẫn mua sắm của Sida và sẽ đƣợc áp dụng cho tất cả các hoạt động mua
sắm trong Chƣơng trình. Một số hƣớng dẫn/biểu mẫu của Điều khoản tham chiếu cho
dịch vụ tƣ vấn sẽ đƣợc đƣa ra trong Phụ lục 1.4.
Việc quản lý dự án và Chƣơng trình sẽ đƣợc quy định cụ thể và chi tiết trong các
chƣơng tiếp theo về lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo, nhân rộng thí điểm và trao đổi
thông tin.
Trong quá trình quản lý Chƣơng trình, BQL dự án và các BQL DAHP cùng nhau
xây dựng các quy chế hoạt động, lấy cơ sở là mạng lƣới hoạt động do Ban quản lý dự
án và các Ban quản lý DAHP đề xuất dựa trên những yêu cầu cụ thể trong các giai
đoạn khác nhau của chu trình quản lý dự án nhƣ hoạt động lập kế hoạch, theo dõi, mua
sắm, báo cáo, đánh giá v.v… Cẩm nang chỉ đƣa ra những ý tƣởng và nguyên tắc cơ bản
cho những hoạt động trên. Thực tiễn triển khai dự án với những bài học kinh nghiệm
thu đƣợc sẽ góp phần điều chỉnh, cải thiện cơ cấu, quy trình quản lý của POSCIS ở cả
mức độ tổng thể và chi tiết.

12
 Cách tiếp cận Chƣơng trình đòi hỏi sự phối hợp thực hiện đối với những đầu ra
nhất định. Văn kiện Chƣơng trình cũng xác định những lĩnh vực của DAHP cần có sự
phối hợp này. Vì thế, BQL dự án sẽ đóng vai trò điều phối hoạt động hƣớng đến lợi ích
chung của Chƣơng trình. Cũng nhƣ để triển khai các đầu ra của một mục tiêu nhất
định, BQL sẽ chịu trách nhiệm hƣớng dẫn và đƣa ra mô hình về cách thức thực hiện.
Với năng lực và vai trò của mình, BQL góp phần xây dựng thể chế và năng lực ngành
thanh tra.
Cụ thể sẽ đƣợc quy định trong chƣơng 6 về Nhân rộng thí điểm và Chƣơng 7 về
Cơ chế chia sẻ thông tin và hợp tác trong Chƣơng trình.

13
 Chƣơng 2
LẬP KẾ HOẠCH
2.1 Giới thiệu
Chƣơng trình POSCIS đƣợc triển khai dựa trên Văn kiện Chƣơng trình và 10 Văn
kiện DAHP. Các văn kiện này bao gồm các kế hoạch 5 năm ở cả hai cấp độ và kế
hoạch năm đầu tiên.
Các văn kiện đƣợc phê duyệt trƣớc khi ký kết Thoả thuận đồng tài trợ và các
Hiệp định tài trợ song phƣơng của Chính phủ với các Nhà tài trợ. Vì vậy, khi Chƣơng
trình/các DAHP bắt đầu triển khai thì kế hoạch năm đầu tiên đã đƣợc xây dựng và phê
duyệt bởi Chính phủ và các Đối tác phát triển.
Chƣơng này sẽ diễn giải quy trình lập kế hoạch trong giai đoạn thực hiện, và tập
trung vào kế hoạch năm và các kế hoạch thực hiện.
Ngoài ra, kế hoạch mua sắm cũng cần đƣợc xây dựng. Mỗi DAHP và BQL trong
phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của mình sẽ tự quyết định việc lập kế hoạch 6
tháng nếu thấy cần thiết (Xem phần Tiếp tục điều chỉnh kế hoạch dƣới đây).
2.2 Kế hoạch năm
Cấp độ: Kế hoạch năm đƣợc xây dựng ở hai cấp độ: Chƣơng trình và DAHP.
Thời gian: Kế hoạch năm đƣợc xây dựng cho 12 tháng ở cả hai cấp độ.
Đơn vị chịu trách nhiệm: BQL chịu trách nhiệm lập kế hoạch năm của Chƣơng
trình và BQL DAHP chịu trách nhiệm lập kế hoạch năm của DAHP .
Thủ tục phê duyệt: Kế hoạch năm của DAHP sẽ đƣợc trình BQL lấy ý kiến, sửa
đổi và trình BCĐ lấy thông tin.
Kế hoạch năm của Chƣơng trình sẽ đƣợc BQL trình trực tiếp lên BCĐ.
Sau khi lấy ý kiến từ BCĐ, kế hoạch thực hiện sẽ đƣợc trình các Nhà tài trợ và
việc phê duyệt các kế hoạch này sẽ diễn ra ở cuộc họp kiểm điểm năm và đƣợc xác
nhận trong Biên bản ghi nhớ của cuộc họp.
(Về thời gian và trình tự, xem Phụ lục 1.1)
Hƣớng dẫn của BCĐ và BQL về việc soạn thảo kế hoạch năm
BCĐ sẽ đƣa ra các hƣớng dẫn và chỉ đạo cho việc xây dựng kế hoạch năm của
Chƣơng trình và các DAHP. BQL sẽ gửi các hƣớng dẫn về mặt kĩ thuật cho các
DAHP, sau đó các DAHP sẽ soạn thảo kế hoạch năm và trình BQL. BQL sẽ xem xét
và đánh giá về mặt kĩ thuật sau đó trình BCĐ và các Đối tác phát triển trƣớc mỗi cuộc
họp kiểm điểm năm.
BQL sẽ thực hiện kế hoạch ở cấp độ Chƣơng trình và DAHP của TTCP
Cán bộ chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và trình phê duyệt
BQL DAHP sẽ chỉ định cán bộ xây dựng kế hoạch hoạt động, cùng với sự hỗ trợ
của các Vụ/cơ quan liên quan. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm về
14
công việc xây dựng kế hoạch và ngƣời đƣa ra quyết định cuối cùng là Giám đốc BQL
DAHP.
Thời hạn xây dựng và trình kế hoạch
Kế hoạch thực hiện cho 12 tháng tiếp theo sẽ đƣợc trình cho BQL trong vòng 1,5
tháng trƣớc khi bắt đầu giai đoạn này. BQL sẽ xem xét và cho ý kiến về kế hoạch trong
vòng hai tuần sau khi kế hoạch đƣợc trình. Các DAHP sẽ có ý kiến phản hồi cho BQL
trong vòng một tuần. BQL sẽ trình lên BCĐ nhằm mục đích thông báo trong vòng một
tuần sau đó. Kế hoạch thực hiện sẽ đƣợc trình các Nhà tài trợ phê duyệt hai tuần trƣớc
cuộc họp kiểm điểm năm.
Việc tiếp tục điều chỉnh kế hoạch, những yêu cầu chính thức và không chính
thức
Việc điều chỉnh kế hoạch 06 tháng cuối năm không đƣợc yêu cầu chính thức, tuy
nhiên, BQL và các BQL DAHP vẫn có trách nhiệm thƣờng xuyên điều chỉnh kế hoạch
của mình cho phù hợp với những thay đổi và yêu cầu mới đặt ra khi theo dõi Chƣơng
trình và DAHP (xem chi tiết ở Chƣơng 3). Ví dụ, việc kế hoạch hoạt động 6 tháng đầu
năm hoàn thành vƣợt mức hoặc không thể hoàn thành, có thể coi là lý do để điều chỉnh
kế hoạch.
Các BQL sẽ tìm ra cách thức phù hợp nhất để cập nhật kế hoạch của mình tại bất
kỳ thời điểm nào.
Tuy nhiên, những thay đổi quan trọng phải đƣợc BQL, BCĐ và các Đối tác phát
triển phê duyệt. Thoả thuận đồng tài trợ và Cẩm nang tài chính sẽ chỉ rõ đâu là những
thay đổi quan trọng.Về nguyên tắc, những thay đổi dẫn đến tăng chi phí trên 10% cần
phải đƣợc phê duyệt bởi các Đối tác phát triển. Những điều chỉnh trong kế hoạch nếu
dẫn đến những thay đổi quan trọng mang tính định hƣớng hoặc bổ sung thêm các đầu
ra đều cần có sự phê duyệt ở cấp độ Chƣơng trình (BQL). Không thể định nghĩa chính
xác thế nào là “những thay đổi quan trọng mang tính định hƣớng”, do đó nếu chƣa
chắc chắn, BQL các DAHP có thể tham vấn thêm BQL (xem thêm phần 2.4 dƣới đây).
Các nội dung chính của kế hoạch hoạt động khung
Kế hoạch đƣợc xây dựng theo biểu mẫu của cẩm nang này, bao gồm 8 cột:
1. Đầu ra (mã đầu ra)
2. Hoạt động (và các tiểu hoạt động)
3. Mô tả (các) hoạt động
4. Cơ quan/Bên thực hiện
5. Khung thời gian (12 tháng)
6. Thời gian dự tính cho việc thực hiện và ngày kết thúc
7. Ngân sách tiền Việt (vốn viện trợ/ vốn đối ứng)
8. Ngân sách tiền USD (nt)

15
 Bên cạnh Bảng/biểu kế hoạch hoạt động sẽ có những chú giải về kế hoạch liên
quan đến văn kiện DAHP, khung logic, phân tích rủi ro và các yếu tố khác mà BQL
DAHP muốn đề cập.
Các DAHP có thể lên kế hoạch riêng đối với hoạt động tuyển chọn tƣ vấn quốc
tế, mua sắm, đào tạo, bồi dƣỡng, thực tập, đào tạo ở nƣớc ngoài. Kế hoạch này sẽ đƣợc
BQL dự án tóm tắt lại và đính kèm theo kế hoạch năm của Chƣơng trình, trình Ban chỉ
đạo để phê duyệt.
Kế hoạch mua sắm sẽ đƣợc đính kèm trong mỗi bản kế hoạch hoạt động. Bản kế
hoạch này sẽ liên quan đến kế hoạch thực hiện (xem phần 2.3). Bản kế hoạch này cũng
đề cập chi tiết các khoản mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho mỗi đầu ra. Tất cả
các khoản mua sắm vƣợt mức 1000 USD sẽ đƣợc liệt kê trong bản kế hoạch.
Mẫu kế hoạch hoạt động khung
Mẫu kế hoạch hoạt động khung đƣợc đính kèm trong Phụ lục 2:1 với những nhận
xét, hƣớng dẫn cụ thể cách sử dụng biểu mẫu.
Quy trình soạn thảo kế hoạch
Mỗi DAHP sẽ tự quyết định phƣơng thức soạn thảo kế hoạch hoạt động của mình
nếu đảm bảo đƣợc yêu cầu chất lƣợng của việc phê duyệt và tuân thủ các hƣớng dẫn và
biểu mẫu. Trong trƣờng hợp cần thiết, các DAHP có thể thuê chuyên gia tƣ vấn trong
nƣớc nhƣng vẫn phải đảm bảo rằng, các bên liên quan đều đƣợc tham gia góp ý kiến
xây dựng kế hoạch. Việc góp ý kiến xây dựng kế hoạch có thể đƣợc thực hiện thông
qua một hội thảo và chi phí cho hội thảo sẽ lấy từ vốn đối ứng
Kế hoạch ở cấp độ Chƣơng trình
BQL có trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động ở cấp độ Chƣơng trình. Kế
hoạch này sẽ bao gồm những hoạt động sử dụng tổng ngân sách, nhƣ hoạt động thí
điểm ở cấp độ Chƣơng trình, hoạt động theo dõi, đánh giá, kiểm toán v.v… Kế hoạch
ngoài ra có thể đề cập đến vấn đề quản lý tổng thế và những vấn đề liên quan đến phát
triển năng lực và phát triển thế chế dự kiến.
Sẽ không có tóm tắt kế hoạch hoạt động của các DAHP trong kế hoạch hoạt động
ở cấp độ Chƣơng trình, mà kế hoạch của các DAHP sẽ đứng riêng độc lập.
Kể từ năm thứ hai của giai đoạn thực hiện, kế hoạch ở cấp độ Chƣơng trình sẽ
bao gồm những vấn đề mang tính mở rộng hơn phụ thuộc vào sự phát triển trong phạm
vi mỗi DAHP.
2.3 Kế hoạch thực hiện
Kế hoạch thực hiện là kế hoạch triển khai chi tiết các hoạt động trong kế hoạch
khung và hƣớng dẫn các công việc hàng ngày trong các hoạt động của DAHP để thực
hiện Chƣơng trình của các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện. Mỗi đầu ra cụ thể hoặc
nhiều đầu ra liên quan đến một mục tiêu của Chƣơng trình/dự án đều có một kế hoạch
thực hiện riêng.
Khung thời gian

16
 Kế hoạch thực hiện đƣợc soạn thảo cùng thời điểm với kế hoạch hoạt động. Vì
thế trƣớc khi bắt đầu tiến hành triển khai một kế hoạch hoạt động mới, cần dự thảo một
kế hoạch thực hiện mới. Kế hoạch này có thể có hoặc không liên quan đến kế hoạch
của những năm trƣớc tùy thuộc vào các kết quả đầu ra đã đạt đƣợc hay chƣa đạt đƣợc.
Đơn vị chịu trách nhiệm
BQL và các BQL DAHP chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch thực hiện. Trong
hầu hết các trƣờng hợp, BQL DAHP không trực tiếp tham gia xây dựng mà là các vụ,
cục, đơn vị và thƣờng là trƣởng hoặc phó các vụ là ngƣời chịu trách nhiệm chính.
Quy trình soạn thảo
BQL DAHP thành lập các nhóm làm việc cụ thể, thƣờng đƣợc gọi là Nhóm công
tác hay tƣơng tự. Những nhóm này chịu trách nhiệm trƣớc Phó giám đốc phụ trách kỹ
thuật của BQL DAHP trong công tác xây dựng dự thảo kế hoạch. Với BQL, các cục,
vụ liên quan sẽ chịu trách nhiệm đối với công việc này. Kế hoạch sẽ đƣợc dự thảo trên
cơ sở văn kiện Chƣơng trình/dự án. Đó là cơ sở thực hiện các cấp độ đầu ra của văn
kiện dự án và các hoạt động cần thiết sẽ đƣợc cụ thể hoá và chia thành các tiểu hoạt
động để đạt đƣợc các đầu ra này.
Quy trình phê duyệt
Kế hoạch sẽ đƣợc trình lên BQL DAHP để phê duyệt. Giám đốc BQL DAHP sẽ
quyết định việc phê duyệt kế hoạch và phân bổ kinh phí cho các nhóm làm việc thực
hiện kế hoạch. Kế hoạch sẽ đƣợc gửi cho BQL để thông báo.
Các nội dung chính và kết cấu trình bày của kế hoạch thực hiện
Mẫu kế hoạch thực hiện đƣợc đƣa ra trong Phụ lục 2:2 bao gồm các phần sau:
1. Đầu ra, mã đầu ra
2. Hoạt động và các tiểu hoạt động
3. Khung thời gian và kế hoạch cho mỗi tiểu hoạt động
4. Các bộ phận và cán bộ chịu trách nhiệm (thực hiện)
5. Kế hoạch làm việc của nhóm
6. Ngân sách cho mỗi hoạt động và kế hoạch giải ngân đi kèm
7. Tổng ngân sách cho toàn bộ kế hoạch thực hiện
8. Các chỉ số và các đầu vào khác cho việc theo dõi Kế hoạch (xem Chƣơng 3
dƣới đây)
9. Xây dựng hệ thống báo cáo dựa theo tiến độ thực hiện dự án trong nội bộ
nhóm làm việc và với Giám đốc BQL DAHP.
Kế hoạch thực hiện không chỉ nêu chi tiết các hoạt động mà còn đƣa ra cấu trúc
và thời gian báo cáo. Thông thƣờng báo cáo về các hoạt động đã thực hiện và ngân
sách đã sử dụng đƣợc lập hàng tháng. Nội dung báo cáo sẽ là một phần của kế hoạch
và liên quan đến cơ chế theo dõi.

17
 Báo cáo đƣợc lập theo cấp độ hoạt động và chi phí cho hoạt động thông thƣờng
đƣợc báo cáo theo tháng. Giám đốc BQL DAHP sẽ phân công trách nhiệm báo cáo cho
một cán bộ dự án và cán bộ này sẽ trực tiếp báo cáo lên Giám đốc,
Thông thƣờng việc báo cáo đƣợc tiến hành trong nội bộ BQL DAHP. Tuy nhiên
BQL DAHP cũng có thể gửi một bản sao của báo cáo cho BQL DA để nắm thông tin.
Báo cáo này là cơ sở cho báo cáo chính mà BQL DAHP phải lập để trình BQL (xem
Chƣơng 3 về Theo dõi và Chƣơng 4 về Báo cáo). Báo cáo này có thể sử dụng làm đầu
vào cho các báo cáo trong nội bộ Chính phủ Việt Nam mà BQL phải gửi cho các cơ
quan Chính phủ.
Khi dự thảo kế hoạch thực hiện, cần phải quyết định liệu có cần cơ sở dữ liệu để
đánh giá sự thành công hay thất bại của việc triển khai một đầu ra cụ thể trong giai
đoạn sau hay không (xem Chƣơng 3).
Các hƣớng dẫn chi tiết về lập kế hoạch thực hiện đƣợc đính kèm trong phần Phụ
lục.2.2
2.4 Kế hoạch mua sắm
Kế hoạch mua sắm trong 12 tháng sẽ đƣợc đính kèm với kế hoạch thực hiện của
BQL các DAHP và BQL. Bản kế hoạch này sẽ liên quan đến các tiểu hoạt động trong
kế hoạch thực hiện, đề cập đến các loại hình mua sắm hàng hóa và dịch vụ, thời gian
dự tính và dự toán cho quá trình mua sắm và các khoản hỗ trợ cần thiết từ BQL để tiến
hành mua sắm. Các khoản mua sắm trên 59.000 USD sẽ phải đƣợc các Đối tác phát
triển phê duyệt. Các khoản mua sắm trên 10.000 USD đƣợc tiến hành dƣới sự giám sát
của BQL (giới hạn này đƣợc mở rộng cho việc sửa đổi ở giai đoạn sau của Chƣơng
trình).
2.5 Ngân sách
Ngân sách là một phần của quá trình lập kế hoạch. Trong Chƣơng 7 của Quy chế
Tài chính và Kế toán, quá trình lập ngân sách sẽ đƣợc miêu tả chi tiết hơn. Khung thời
gian cho quy trình lập ngân sách sẽ trùng với quy trình kế hoạch thực hiện.
Theo Thỏa thuận đồng tài trợ, có thể linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực sẵn
có trong mỗi DAHP. Vì thế có thể phân bổ lại ngân sách từ một đầu ra/hoạt động này
sang đầu ra/hoạt động khác nhƣng phải đảm bảo tổng ngân sách phân bổ lại không làm
cho tổng ngân sách sử dụng cho mỗi đầu ra không quá 10 % và không làm thay đổi
tổng số ngân sách đã đƣợc phê duyệt cho kế hoạch năm. Các DAHP có thể đƣa ra
quyết định trong vấn đề này.
Nếu yêu cầu phân bổ lại ngân sách vƣợt quá 10% đến 20%, BQL sẽ là ngƣời đƣa
ra quyết định.
Trong trƣờng hợp cần bổ sung thêm nguồn lực cho toàn bộ kế hoạch hoạt động
năm, BQL DAHP cần thông báo và yêu cầu BQL phân bổ khoản ngân sách dự phòng
cho mục đích này.
Theo Thỏa thuận đồng tài trợ, BQL có thẩm quyền phân bổ lại toàn bộ ngân sách
của các DAHP tới 10% trong tổng ngân sách cho các DAHP.

18
 Đây là một trong những cách thức lựa chọn trƣớc khi các DAHP nhận đƣợc quỹ
dự phòng.
Quỹ dự phòng không đƣợc tính vào ngân sách của các DAHP
Nếu việc phân bổ ngân sách giữa các DAHP vƣợt quá 10 %, cần có sự phê duyệt
của Nhà tài trợ điều phối sau khi nhận đƣợc thƣ yêu cầu từ BQL và thƣ phê duyệt theo
Thỏa thuận đồng tài trợ.
Kết luận:
Thẩm quyền phân bổ lại ngân sách ở 3 cấp BQL DAHP, BQL và các Đối tác phát
triển nhƣ sau:
Các DAHP đƣợc phép phân bổ lại ngân sách giữa các hoạt động trong kế hoạch
hoạt động năm của mình trong giới hạn 10%. Do đó có thể tăng ngân sách cho một
hoạt động lên 10% nhƣng phải phân bổ lại ngân sách bằng cách cắt giảm ngân sách cho
các hoạt động khác. Không thể vƣợt quá giới hạn ngân sách cho kế hoạch hoạt động
năm đã đƣợc phê duyệt.
BQL có thể cho phép một DAHP phân bổ lại ngân sách không vƣợt quá 20%
ngân sách kế hoạch năm. BQL cũng có thẩm quyền phân bổ lại ngân sách giữa các
DAHP và tăng tổng ngân sách cho kế hoạch hoạt động năm lên 10%. BQL cũng đƣợc
phép phân bổ lại ngân sách của cả Chƣơng trình không quá 10% nhƣng đảm bảo tổng
ngân sách không vƣợt quá giới hạn đã đƣợc phê duyệt.
Các Nhà tài trợ sẽ phê duyệt khoản ngân sách phân bổ lại vƣợt quá 10% thuộc
thẩm quyền của BQL.

19
 Chƣơng 3
THEO DÕI
3.1 Giới thiệu
Mục đích của việc theo dõi là thiết lập cho các cán bộ quản lý Chƣơng trình và dự
án một công cụ theo dõi, đánh giá và có hành động cần thiết nhằm nâng cao tính hiệu
lực và hiệu quả của Chƣơng trình/Dự án.
Theo dõi đƣợc hiểu là một quá trình liên tục nhằm thu thập dữ liệu theo các mục
chỉ số một cách có hệ thống, và dựa vào đó để hƣớng dẫn việc triển khai hoặc việc đạt
đƣợc các mục tiêu hoặc đầu ra cũng nhƣ quá trình giải ngân. Vì thế, có thể thấy rõ công
việc theo dõi đƣợc chia làm 2 giai đoạn chính: theo dõi thực hiện và theo dõi kết quả.
3.2 Theo dõi thực hiện:
Theo dõi thực hiện nhằm thu thập số liệu và thông tin làm đầu vào cho BQL và
các BQL DAHP cũng nhƣ các bên liên quan để triển khai các hoạt động và đầu ra cũng
nhƣ tiến trình giải ngân và sử dụng các nguồn lực tốt và có hiệu quả hơn.
3.2.1 Ngƣời thực hiện
Công tác theo dõi sẽ đƣợc thực hiện bởi đội ngũ cán bộ của BQL và BQL DAHP,
bao gồm cả cán bộ đƣợc chỉ định đảm nhiệm công tác theo dõi và đánh giá, cũng nhƣ
các cán bộ khác của Chƣơng trình/Dự án. BQL các DAHP và BQL sẽ chịu trách nhiệm
cho việc xây dựng hệ thống đánh giá. Kế hoạch thực hiện đƣợc miêu tả ở trên sẽ cung
cấp các thông tin cơ bản quy định về các số liệu cần thu thập và chủ thể cần đệ trình.
3.2.2 Các công cụ theo dõi.
- Các kế hoạch hoạt động (bao gồm kế hoạch thực hiện chi tiết và dự toán ngân
sách).
- Các báo cáo kết quả về các hoạt động cụ thể do các Vụ, cục, đơn vị chức năng
tiến hành.
3.2.3 Phƣơng thức theo dõi
- Tổng hợp các báo cáo kết quả về các hoạt động cụ thể của các vụ, cục, đơn vị
chức năng và so sánh với các kế hoạch hoạt động để sửa đổi/ điều chỉnh phƣơng thức
tổ chức và huy động nguồn lực phù hợp.
- BQL và các BQL DAHP sẽ chỉ định cán bộ trực tiếp tham gia một số hoạt động
để lấy thông tin về việc triển khai các hoạt động cụ thể.
- Trong hệ thống theo dõi sẽ có các nguyên tắc và cách thức trao đổi thông tin
giữa cán bộ chịu trách nhiệm với cán bộ quản lý.
3.2.4 Sử dụng các thông tin đã thu thập từ việc theo dõi thực hiện:
Thông tin thu thập đƣợc từ quá trình theo dõi sẽ đƣợc sử dụng trong các báo cáo
tiến độ hàng tháng và các báo cáo quý (cùng với báo cáo tài chính đính kèm, xem
Chƣơng 4 về Báo cáo) đƣợc gửi cho các Giám đốc BQL DAHP (gửi một bản cho

20
BQL) và tất cả và/ hoặc các bên liên quan để nắm thông tin và sửa đổi/ điều chỉnh kịp
thời cũng nhƣ hƣớng dẫn thực hiện dự án.
3.3 Theo dõi kết quả:
Theo dõi kết quả đƣợc hiểu là một quá trình liên tục nhằm thu thập số liệu một
cách hệ thống bằng các chỉ số cụ thể, và thông qua đó, hƣớng dẫn cho BQL và các
BQL DAHP và các đơn vị có liên quan về tiến độ và việc đạt đƣợc các mục tiêu cũng
nhƣ tiến độ giải ngân. Mỗi đơn vị (BQL DAHP và BQL) chịu trách nhiệm cho việc xây
dựng hệ thống theo dõi của mình. BQL DAHP có thể nhận đƣợc hỗ trợ từ BQL hoặc
thông qua chuyên viên tƣ vấn. Cán bộ theo dõi và đánh giá sẽ chịu trách nhiệm chính
trong công tác theo dõi kết quả.
3.3.1 Công cụ theo dõi:
- Các kế hoạch 6 tháng, kế hoạch năm và các chỉ số đầu ra/dự án đính kèm.
- Các báo cáo tháng và báo cáo tiến độ khác (cùng với báo cáo tài chính đính
kèm)
- Các báo cáo chia sẻ thông tin và kinh nghiệm tốt
- Báo cáo về kết quả thí điểm
- Báo cáo đánh giá về hoạt động đào tạo và bồi dƣỡng
- Báo cáo kết quả khảo sát.
3.3.2 Phƣơng thức theo dõi:
- Tổng hợp các báo cáo đã nêu ở trên và dựa vào các thông tin đó đƣa ra so sánh
và kết luận liên quan đến việc triển khai những đầu ra đƣợc đề cập trong kế hoạch hoạt
động 6 tháng và kế hoạch hoạt động năm.
- Trƣớc khi tổ chức họp kiểm điểm 6 tháng và kiểm điểm năm, BQL và các BQL
DAHP có thể tiến hành khảo sát thu thập thông tin ngoài những thông tin đã tổng hợp
đƣợc từ các báo cáo đề cập phía trên. BQL sẽ đƣa ra tƣ vấn về các lĩnh vực và phƣơng
pháp tiến hành khảo sát/ thu thập thông tin.
3.3.3 Sử dụng thông tin thu thập đƣợc từ việc theo dõi kết quả:
Các thông tin thu thập đƣợc từ việc theo dõi các đầu ra sẽ đƣợc đƣa vào báo cáo
kiểm điểm 6 tháng và báo cáo kiểm điểm năm. Những báo cáo này đƣợc gửi cho BQL
và tổng hợp thành báo cáo kiểm điểm 6 tháng và báo cáo kiểm điểm năm của Chƣơng
trình, sau đó sẽ đƣợc gửi cho các Đối tác phát triển xem xét và là cơ sở để các Đối tác
phát triển thông qua các kế hoạch 6 tháng và kế hoạch năm tiếp theo.
3.4 Cán bộ tiến hành theo dõi:
Có 2 cấp độ theo dõi, theo dõi ở cấp độ Chƣơng trình và cấp độ DAHP. Điều này
sẽ quyết định cách thức, thời điểm và chủ thể tổ chức công tác theo dõi.
- BQL sẽ tiến hành theo dõi ở cấp độ Chƣơng trình;
- Tất cả các BQL DAHP sẽ tiến hành theo dõi ở cấp độ DAHP.

21
 Ở cả BQL và các BQL DAHP, Giám đốc sẽ quyết định chọn trong số các cán bộ
tài chính và kỹ thuật ngƣời sẽ thực hiện công tác theo dõi. Ngoài ra, trong BQL và
BQL DAHP, một Phó Giám đốc sẽ trực tiếp phụ trách công tác theo dõi.
3.5 Phƣơng thức tiến hành công tác theo dõi
Dựa vào các nguyên tắc đã đƣợc mô tả ở trên, mỗi ban quản lý (BQL và các
BQL DAHP) sẽ quyết định phƣơng thức theo dõi của mình. Khi kế hoạch thực hiện
đƣợc dự thảo (xem Chƣơng 2), mô hình theo dõi sẽ đƣợc quyết định.
Mô hình theo dõi bao gồm cả các chỉ số dùng để đánh giá các kết quả đạt đƣợc.
Các chỉ số này bao gồm 2 loại: chỉ số định lƣợng (nhƣ có bao nhiêu hội thảo đƣợc tổ
chức hoặc có bao nhiêu quy chế đƣợc soạn thảo), chỉ số định tính, và chỉ số thay thế.
Ví dụ, mục tiêu nâng cao chất lƣợng của đội ngũ cán bộ sẽ đƣợc đánh giá bằng số
lƣợng của các khóa đào tạo đƣợc tổ chức hoặc số lƣợng các quy chế mới đƣợc xây
dựng và thực hiện.

22
 Chƣơng 4
BÁO CÁO
4.1 Giới thiệu
Các yêu cầu báo cáo đối với Chƣơng trình POSCIS đƣợc xuất phát từ yêu cầu của
cả hai phía: Chính phủ Việt Nam và các Đối tác phát triển. Yêu cầu về báo cáo của
Chính phủ Việt Nam đƣợc nêu rõ trong Quyết định 803/2007/QĐ-BKH, ngày 30 tháng
07 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và yêu cầu của các Đối tác phát triển đƣợc đề
ra trong Thoả thuận đồng tài trợ.
Các yêu cầu chính thức
Chính phủ Việt Nam và các Đối tác phát triển đã thống nhất về các yêu cầu chung
đối với việc lập báo cáo 6 tháng và báo cáo năm về cấp độ hoạt động/ đầu ra và việc
sử dụng các nguồn lực tài chính.
Trong một số trƣờng hợp, nội bộ Chính phủ Việt Nam có thể yêu cầu BQL và
BQL DAHP nộp báo cáo quý và báo cáo tháng, trong đó một số báo cáo phải trình lên
các cơ quan liên quan khác.
Các Đối tác phát triển có thể yêu cầu nộp cả báo cáo giữa kỳ và báo cáo cuối kỳ
khi Chƣơng trình kết thúc.
Chính phủ và các Đối tác phát triển có thể yêu cầu nộp báo cáo đặc biệt theo mẫu
quy định.
4.2 Đề cƣơng hệ thống báo cáo
Thời hạn báo cáo
Đối với báo cáo trong nội bộ Chính phủ Việt Nam, vui lòng xem Quyết định 803
và Nghị định 131.
Đối với báo cáo cho các Đối tác phát triển, vui lòng xem Phụ lục 1:1 về “Lịch báo
cáo, kế hoạch thực hiện/ ngân sách, họp kiểm điểm và giải ngân cho năm đầu tiên của
Chƣơng trình POSCIS”. Cần lƣu ý là thời hạn báo cáo phải tƣơng ứng với các cuộc
họp kiểm điểm.
Đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo
Trách nhiệm báo cáo của các đơn vị đƣợc hƣớng dẫn cụ thể trong Quy chế làm
việc và bản mô tả công việc của đơn vị mình. BQL và các BQL DAHP có trách nhiệm
thực hiện báo cáo hoạt động của dự án theo quy định. Giám đốc BQL dự án có trách
nhiệm đảm bảo các báo cáo đƣợc gửi đi đúng thời hạn và chất lƣợng.
Cơ sở báo cáo
Cơ sở để báo cáo lên Chính phủ Việt Nam và các Đối tác phát triển là kế hoạch
hoạt động năm, ngân sách năm và các báo cáo thực hiện cụ thể. Các báo cáo này lại
dựa trên nền tảng cơ sở là Khung logic của văn kiện DAHP và văn kiện Chƣơng trình.
Bên cạnh đó, nhƣ đã mô tả ở Chƣơng 3, hệ thống theo dõi sẽ cung cấp đầu vào cho các
báo cáo của BQL và BQL DAHP. Ngoài ra, các nhân tố khách quan phát sinh nếu tác

23
động đến Chƣơng trình/Dự án, sẽ đƣợc BQL xem xét. Vấn đề môi trƣờng và những
yếu tố rủi ro cũng có thể tác động đến dự án và đƣợc phản ánh trong báo cáo.
Thời gian và đối tƣợng gửi báo cáo
Có nhiều sự khác biệt trong yêu cầu báo cáo của Chính phủ Việt Nam và các Đối
tác phát triển.
Theo Quyết định 803/2007, các BQL DAHP sẽ báo cáo 06 tháng và báo cáo năm
cho các Vụ liên quan trong UBND tỉnh và báo cáo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Tài
chính và các cơ quan liên quan khác.
Ở cấp độ Chƣơng trình, BQL sẽ gửi báo cáo 06 tháng và báo cáo năm lên Bộ Tài
chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và các cơ quan liên quan khác.
Quyết định 803 đã ghi rõ thời hạn nộp báo cáo.
Đối với việc báo cáo cho các Đối tác phát triển, trƣớc tiên, các BQL DAHP sẽ gửi
báo cáo 06 tháng cho BQL trong vòng hai tuần sau khi kết thúc kỳ báo cáo. BQL sẽ
biên soạn lại các báo cáo theo mẫu chung. BQL sẽ gửi báo cáo cho Ban Chỉ đạo và các
Đối tác phát triển trong vòng hai tuần sau khi nhận đƣợc báo cáo từ các BQL DAHP.
Báo cáo 6 tháng và báo cáo năm sẽ là tài liệu cho các cuộc họp kiểm điểm 6
tháng và kiểm điểm năm đƣợc tổ chức trong vòng 6 tuần sau khi kết thúc giai đoạn báo
cáo 6 tháng và báo cáo năm. Tuy nhiên trong trƣờng hợp báo cáo năm, chỉ phải lập báo
cáo giai đoạn cho 10 tháng thực hiện trƣớc khi diễn ra các cuộc họp kiểm điểm năm,
báo cáo năm cho 12 tháng thực hiện sẽ đƣợc nộp sau.
Phản hồi về báo cáo
Về nguyên tắc, báo cáo sẽ không đƣợc gửi lại để bổ sung và điều chỉnh vì thời
gian không cho phép, ngoại trừ trƣờng hợp có những thiếu sót lớn. Vì vậy, các phản
hồi về báo cáo sẽ đƣợc BQL gửi tới BQL các DAHP kịp thời để các DAHP hoàn thiện
báo cáo của mình.
Nội dung chính và đề cƣơng của báo cáo
Mẫu báo cáo gửi cho phía Chính phủ Việt Nam đƣợc đƣa ra trong Phụ lục từ 4:1
đến 4:2. Thời hạn báo cáo đƣợc quy định trong Quyết định 803.
Mẫu báo cáo gửi cho phía các Đối tác phát triển đƣợc quy định tại Phụ lục 4:2.
Mẫu báo cáo tới Chính phủ Việt Nam (4:1) sẽ đƣợc dùng làm báo cáo tổng thể gửi cho
các Đối tác phát triển. Bất kỳ sự thay đổi nào trong cấu trúc báo cáo sẽ đƣợc thống nhất
giữa các Nhà tài trợ tại cuộc họp kiểm điểm. Mẫu báo cáo chi tiết sẽ đƣợc áp dụng khi
các đầu ra và hoạt động đạt đƣợc liên quan kê hoach và ngân sách
Mẫu báo cáo đƣợc đƣa ra trong bảng 4.2 phần Phụ lục
Việc sử dụng các chỉ số đƣợc xây dựng trong hệ thống theo dõi là rất quan trọng,
vì nó không chỉ giúp xác định thành công của các hoạt động đã triển khai mà còn phân
tích hiệu quả thực hiện cũng nhƣ để làm nổi bật bất kỳ tồn tại cụ thể nào hoặc thành
công trong quá trình thực hiện dự án. Báo cáo tài chính đƣợc lập trong mối liên quan

24
với báo cáo tổng thuật vì thế chi phí cũng sẽ có liên quan mật thiết với các đầu ra và
ngân sách để đạt đƣợc các đầu ra.

25
 Chƣơng 5
ĐÁNH GIÁ
5.1 Giới thiệu
Công tác đánh giá là một phần của dự án và Chƣơng trình. Đánh giá có 2 mục
đích cơ bản: đánh giá hiệu quả của hoạt động can thiệp và học tập kinh nghiệm từ sự
can thiệp này với mục đích sử dụng trong các trƣờng hợp tƣơng tự khác.
Thông thƣờng công việc đánh giá đƣợc tiến hành trong khoảng thời gian dài. Vì
vậy để đánh giá tác động lâu dài hoặc hiệu quả của dự án, cần một khoảng thời gian
tƣơng đối dài kể từ khi dự án kết thúc cho tới khi hình thành những tác động thực sự
Hình thức đánh giá chung nhất là đánh giá giữa kỳ. Việc này đƣợc tiến hành khi
Chƣơng trình, dự án đã thực hiện đƣợc khoảng một nửa thời gian; đƣợc dùng để kiểm
tra việc thiết kế dự án, đánh giá những việc đã đạt đƣợc và phản hồi đối với những thay
đổi của dự án và phƣơng thức thay đổi nhằm làm cho dự án triển khai có hiệu quả hơn.
Trong một số trƣờng hợp, theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc các Đối tác phát triển,
việc đánh giá đột xuất có thể đƣợc tiến hành, ví dụ trong trƣờng hợp quá trình triển
khai Chƣơng trình/Dự án không tiến hành thuận lợi, hoặc khi có những sự việc bất
thƣờng xảy ra….. Những kiểu đánh giá này không phổ biến nhƣng có tồn tại.
Công việc đánh giá thƣờng do một cá nhân hoặc một tổ chức, công ty tiến hành
mà trƣớc đó không có bất kỳ lợi ích nào từ Chƣơng trình/Dự án trong suốt giai đoạn
lập kế hoạch hoặc giai đoạn thực hiện.
Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá đƣợc khách quan và không bị ảnh hƣởng bởi
bất kỳ lợi ích nào từ dự án.
5.2 . Điều kiện tiên quyết để đánh giá đƣợc khách quan và có hiệu quả
Điều kiện tiên quyết để có một cuộc đánh giá hiệu quả, khách quan và toàn diện
bao gồm việc xây dựng và chọn lọc các chỉ số đầu ra và mục tiêu một cách khoa học và
cụ thể hơn cách thực tiến hành đã đề cập trong văn kiện Chƣơng trình và các văn kiện
DAHP.
Dữ liệu hiện trạng có liên quan cũng là một điều kiện đặt ra. Dữ liệu hiện trạng
phải đáp ứng yêu cầu gì? Tính hiệu quả, khả thi và thực hiện đƣợc cũng là những yêu
cầu đặt ra khi tiến hành đánh giá.
Vì vậy, khi xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá thì các yếu tố trên cần đƣợc
đặc biệt lƣu tâm.
5.3 Thời điểm tiến hành đánh giá Chƣơng trình
Trong bối cảnh Chƣơng trình POSCIS, có ba trƣờng hợp khác nhau khi việc đánh
giá đƣợc xem xét:
1) Đánh giá giữa kỳ sau hai năm rƣỡi thực hiện Chƣơng trình
2) Đánh giá cuối Chƣơng trình, có thể lên tới 2 năm sau khi Chƣơng trình kết
thúc.

26
 3) Đánh giá đột xuất, có thể trong các trƣờng hợp sau:
a) Đánh giá các mục tiêu cụ thể của các DAHP cụ thể hoặc của Chƣơng trình
b) Có những quan tâm đặc biệt trong việc xem xét hiệu quả của một số đầu ra và
hoạt động cụ thể trong Chƣơng trình
c) Đánh giá phƣơng pháp cụ thể có thể đƣợc sử dụng hoặc đƣợc nhân rộng.
d) Đánh giá hệ thống quản lý và phƣơng pháp tiến hành.
Trong năm thực hiện đầu tiên, BQL sẽ xây dựng kế hoạch đánh giá tổng thể cho
toàn bộ thời gian thực hiện Chƣơng trình. Kế hoạch này sẽ đƣợc trình bày trong hội
nghị kiểm điểm năm đầu tiên để lấy ý kiến tham vấn của các Đối tác phát triển. Công
việc này sẽ đƣợc tiến hành cùng với quá trình xây dựng hệ thống theo dõi trong đó quy
định rõ các yêu cầu báo cáo và thu thập cơ sở dữ liệu. Tất cả các DAHP sẽ tham gia
vào công việc này. Quá trình này sẽ đƣợc tiến hành 2 tháng sau khi Chƣơng trình
POSCIS bắt đầu đi vào hoạt động. Vì thế từ năm thứ hai kế hoạch đánh giá sẽ đƣợc
lồng vào kế hoạch năm và là một phần của kế hoạch năm.
Sau khi kế hoạch dự kiến đƣợc thông qua, BQL sẽ tiến hành các nghiên cứu thực
địa, các công việc tiếp theo để chọn lọc các chỉ số và phƣơng thức thẩm tra dựa vào
Khung Logic của văn kiện Chƣơng trình và các văn kiện DAHP
Kế hoạch cũng sẽ chỉ rõ ai chịu trách nhiệm gì trong quá trình thực hiện. Thông
thƣờng BQL sẽ quyết định và thuê nguồn lực bên ngoài để tiến hành đánh giá ở cả cấp
độ Chƣơng trình và dự án. Tuy nhiên tƣ vấn chỉ làm việc với các DAHP.

27
 Chƣơng 6
NHÂN RỘNG THÍ ĐIỂM
6.1 Giới thiệu
Với mục tiêu tổng quát là nâng cao năng lực tổng thể ngành Thanh tra, trong
Chƣơng trình POSCIS, nhiều đầu ra đƣợc tiến hành ở cấp DAHP có thể đƣợc sử dụng
nhƣ một kinh nghiệm tốt và vì thế có thể áp dụng trên diện rộng để mở rộng tác động
của Chƣơng trình.
6.2 Phƣơng thức và quy trình nhân rộng
- Việc nhân rộng có thể đƣợc tiến hành theo một số phƣơng thức sau: (i) thể chế
hoá các quy trình/ quy chế hoặc kinh nghiệm tốt theo chức năng quản lý nhà nƣớc của
TTCP; (ii) tổ chức chia sẻ kinh nghiệm với sự tham gia của tất cả các cơ quan thanh
tra.
- Ở cấp độ Chƣơng trình, BQL dựa vào các báo cáo đánh giá chọn lựa các vấn đề
có thể đƣợc áp dụng trên diện rộng. Dựa vào sự lựa chọn của BQL, Tổng thanh tra sau
khi tham vấn với Ban Chỉ đạo và các bên liên quan sẽ quyết định nội dung, phạm vi và
phƣơng thức nhân rộng các trƣờng hợp cụ thể. Kinh phí chia sẻ trong Chƣơng trình sẽ
đƣợc dùng cho hoạt động nhân rộng. Ngân sách của DAHP TTCP cũng dùng để chi
cho hoạt động nhân rộng phụ thuộc vào các chủ đề lựa chọn.
- Ở cấp độ DAHP, các Chánh thanh tra dựa vào sự thành công của việc tiến hành
các hoạt động cụ thể/báo cáo đánh giá để lựa chọn lĩnh vực/vấn đề có thể đƣợc nhân
rộng trong hệ thống. Dựa vào những lựa chọn này, Chánh thanh tra sau khi tham vấn
BQL và các bên liên quan khác sẽ quyết định nội dung, phạm vi và phƣơng thức nhân
rộng các vấn đề cụ thể. Ngân sách của các DAHP sẽ thanh toán cho chi phí của hoạt
động nhân rộng.
6.3 Đơn vị và thời điểm tiến hành nhân rộng các thí điểm
BQL sẽ đề xuất các phƣơng thức nhân rộng những kinh nghiệm tốt (dựa vào kết
quả thí điểm) trên diện rộng trong hệ thống cũng nhƣ đề xuất thời điểm tiến hành nhân
rộng. Nhìn chung việc nhân rộng thí điểm sẽ đƣợc tiến hành ngay sau khi các quyết
định dƣợc ban hành. Ngân sách cho việc tiến hành nhân rộng thí điểm sẽ đƣợc lấy từ
nguồn vốn đối ứng.
Mỗi BQL DAHP đều đƣợc khuyến khích đề xuất các phƣơng pháp nhân rộng thí
điểm trên diện rộng trong hệ thống và chia sẻ với các cơ quan nhà nƣớc khác. Các
DAHP cũng tiến hành cùng thời gian với BQL.
6.4 Phạm vi thí điểm đƣợc nhân rộng
Tất cả các vấn đề mang tính chất xuyên cắt của Chƣơng trình sẽ đƣợc xem xét
nhân rộng dựa vào kết quả thí điểm ở cấp độ DAHP. Nội dung của thí điểm đƣợc xem
xét nhân rộng có thể là các vấn đề về thể chế, tổ chức hoặc xây dựng năng lực.
Các tài liệu và ẩn phẩm xuất bản nhƣ các bản báo cáo, sách, trang web và các
phƣơng tiện truyền thông khác sẽ đƣợc xem xét.

28
 Chƣơng 7
CƠ CHẾ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ HỢP TÁC TRONG
CHƢƠNG TRÌNH
7.1 Giới thiệu
Cấu trúc của Chƣơng trình cũng nhƣ tầm quan trọng của cơ chế chia sẻ kinh
nghiệm và thông tin nội bộ cần đƣợc tiếp cận một cách có hệ thống. Cấu trúc này rất
quan trọng, xuất phát từ nhu cầu học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, sự thống nhất giữa các
phƣơng pháp tiếp cận khác nhau nhƣ theo dõi, nhân rộng thí điểm…
Chƣơng này sẽ tập trung miêu tả các tình huống nằm ngoài các tình huống trao
đổi thông tin thông thƣờng trong hệ thống quản lý nhƣ các chỉ đạo chính thức từ BQL
và các thông tin chính thức từ BQL DAHP lên BQL về việc lập kế hoạch, theo dõi, báo
cáo, mua sắm…
7.2 Phƣơng thức
Cần phải có cơ chế trao đổi thông tin giữa các DAHP để học hỏi kinh nghiệm lẫn
nhau. Cần xây dựng một mạng lƣới trao đổi thông tin cụ thể. Trang web của Chƣơng
trình POSCIS sẽ đƣợc xây dựng và sử dụng nhƣ một diễn đàn để trao đổi các vấn đề
khác nhau. Các DAHP chủ động đề xuất các vấn đề trên diễn đàn. Cá nhân các cán bộ
cũng đƣợc khuyến khích nêu ra các vấn đề trên diễn đàn.
Trang web của Chƣơng trình sẽ cung cấp các tài liệu liên quan cho công chúng.
Bên cạnh đó còn có thêm trang nội bộ cung cấp thêm thông tin nội bộ cho các DAHP.
Các DAHP sẽ có cơ hội chia sẻ thông tin và tài liệu của nhau. Trang web nội bộ này sẽ
đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và sẽ có một cán bộ đƣợc phân công phụ trách công việc
này. Mạng nội bộ sẽ là nền tảng cơ bản cho việc hình thành mạng lƣới thông tin giữa
các đơn vị trong Chƣơng trình POSCIS.
Ngoài ra, các phƣơng thức điều phối/hợp tác khác nhƣ tổ chức các cuộc khảo sát
thực địa, các mô hình thí điểm chung, các cuộc hội thảo chung liên quan đến việc tiến
hành đánh giá Chƣơng trình với các Đối tác phát triển.
Việc các DAHP cùng tham dự vào các cuộc họp kiểm điểm sẽ tạo ra các nền tảng
cơ bản về kiến thức, thông tin và các cách tiếp cận để giải quyết các vấn đề.
Ngoài ra, BQL các DAHP và BQL có thể chủ động tổ chức các hội thảo, các cuộc
thảo luận bàn tròn, các cuộc họp chuyên đề học hỏi kinh nghiệm và tạo cơ hội cho các
cán bộ từ các đơn vị khác của Chƣơng trình phát triển và học hỏi kinh nghiệm, năng
lực từ các cán bộ khác. Các cá nhân ngoài BQL các DAHP cũng có thể tham gia các
cuộc họp này và BQL cũng có cơ hội để phổ biến thông tin và nội dung của Chƣơng
trình. Vì thế việc tiến hành thí điểm và trao đổi thông tin sẽ phối hợp chặt chẽ với nhau.
7.3 Đơn vị chịu trách nhiệm
Công tác quản lý ở cả 2 cấp độ cần đảm bảo cho cơ chế trao đổi thông tin vận
hành tốt. BQL sẽ chịu trách nhiệm để các trang web và mạng lƣới thông tin nội bộ hoạt
động hiệu quả. Cán bộ BQL và các BQL DAHP cần thực hiện tốt việc trao đổi thông

29
tin và trang bị các kiến thức cần thiết để thực hiện tốt công việc này. Các cán bộ đều có
thể đóng góp để xây dựng cơ chế trao đổi thông tin và hợp tác hiệu quả và BQL sẽ là
ngƣời chịu trách nhiệm cuối cùng.

30
 PHỤ LỤC
Phụ lục Chƣơng I
Phụ lục 1.1 Biểu thời gian dự kiến cho hoạt động báo cáo, lập kế hoạch hoạt
động/ngân sách, họp kiểm điểm và giải ngân trong năm đầu tiên triển khai Chƣơng
trình POSCIS.
Phụ lục 1.2 Tiêu chí đánh giá hoạt động triển khai Chƣơng trình POSCIS
(20092525).
Phụ lục 1.3 Thỏa thuận đồng tài trợ giữa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,
Đan Mạch, Bộ Hợp tác phát triển Hà Lan, Thụy Điển cho giai đoạn thực hiện Chƣơng
trình POSCIS.
Phụ lục 1.4 Hƣớng dẫn xây dựng Điều khoản tham chiếu.
Phụ lục Chƣơng II
Phụ lục 2.1 Mẫu kế hoạch năm và ngân sách (có hƣớng dẫn sử dụng).
Phụ lục 2.2 Mẫu kế hoạch thực hiện và ngân sách (có hƣớng dẫn sử dụng).
Phụ lục Chƣơng IV
Phụ lục 4.1 Mẫu báo cáo 6 tháng và báo cáo năm.
Phụ lục 4.2 Mẫu báo cáo hoạt động và ngân sách (đã thống nhất với các Đối tác
phát triển).

31
 PHỤ LỤC CHƢƠNG I
Phụ lục 1.1
KHUNG THỜI GIAN DỰ KIẾN CHO HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO, XÂY DỰNG
KẾ HOẠCH/NGÂN SÁCH, TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM VÀ GIẢI NGÂN
CHO NĂM ĐẦU TIÊN THỰC HIỆN CHƢƠNG TRÌNH POSCIS
Hoạt động Thời gian Chú ý
Phê duyệt Chƣơng trình (Các Nhà
tài trợ và Chính phủ) và văn kiện
08 hoặc
DAHP + kế hoạch hoạt động năm
09/2009
đầu tiên Tháng 10/2009 – 9/2010
(Các Nhà tài trợ)
Ký kết các Hiệp định song phƣơng 09 / 2009
và Thỏa thuận đồng tài trợ
Sau khi các hiệp định và thỏa
Giải ngân: Các Nhà tài trợ giải ngân thuận đƣợc ký kết và các tiêu
lần thứ nhất (cho 9 tháng, từ tháng Đầu chí đánh giá đƣợc phê duyệt
10/2009 đến tháng 6/2010) tháng10/2009 trƣớc khi Chƣơng trình đƣợc
triển khai.
Ngày bắt đầu chính thức của 01/10/2009
Chƣơng trình
Báo cáo cho giai đoạn
1/10/2009 – 31/03/2010 (6
Báo cáo về các tiêu chí đánh giá
03/05/2010 tháng)
trình các Nhà tài trợ

Họp về báo cáo 6 tháng tiêu chí

20/05/2010 .
đánh giá

Giải ngân: Các Nhà tài trợ giải ngân

01/06/2010 Ra quyết định cùng với các
lần thứ 2 cho 6 tháng. (1/6/2010 –
cuộc họp tiêu chí đánh giá
31/12/2010)
Trình báo cáo 9 tháng ( 10/2010 – Báo cáo cho giai đoạn
01/08/2010
30/06/2010) 01/01/2010 đến 30/06/2010.
Phê duyệt kế hoạch hoạt động và
ngân sách cho giai đoạn 01/10/2010 01/08/2010 Bao gồm 5 quý để có thể tổng
– 31/12/2011 trình cho các Nhà tài hợp theo dƣơng lịch
trợ
20/08/2010 Bao gồm 9 tháng đầu tiên của
Họp kiểm điểm đầu tiên
Chƣơng trình
Phê duyệt kế hoạch hoạt động và 15/12 năm Báo cáo cho giai đoạn 1/01-

32
ngân sách cho giai đoạn 01/10/2010 2010 31/10/2010
đến 31/12/2011 Kế hoạch hoạt động/ngân
sách cho năm 2011.
Soạn thảo báo cáo năm trình các Báo cáo bao gồm giai đoạn
01/12/2010
Nhà tài trợ 1/1 đến 31/10/2010
Họp kiểm điểm năm. 15/12/2010
Trình các Nhà tài trợ phê duyệt báo
cáo năm 2010 đã đƣợc điều
chỉnh/cập nhập Giải ngân: Các Nhà .Sau khi phê duyệt dự thảo
tài trợ giải ngân lần thứ 3 cho 6 báo cáo
01/01/2011
tháng

Các cuộc họp kiểm điểm sẽ

Cập nhật/ sửa đổi báo cáo năm 2010
trình các Đối tác phát triển phê
duyệt
/ML 2009-06-24
đƣợc tổ chức trƣớc khi kết
thúc kì báo cáo (12 tháng) và
01/03/2010
sẽ đƣợc trình các Đối tác phát
triển và các cơ quan liên quan
trƣớc 1/3 hàng năm

33
 Phụ lục 1.2
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHƢƠNG TRÌNH
POSCIS
(Sau sáu tháng tổ chức triển khai Chƣơng trình – theo yêu cầu của phía Nhà tài
trợ)
I. Đánh giá trƣớc giai đoạn thực hiện
1.TTCP đã đã đáp ứng đƣợc các kiến nghị đƣa ra trong báo cáo kiểm toán
2. Các cán bộ đƣợc bổ nhiệm vào các vị trí của Ban quản lý dự án (BQL) và các
Ban quản lý DAHP (BQL DAHP) đều có năng lực và trình độ.
3. Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho BQL và các BQL
DAHP đƣợc hoàn thiện, dịch, phê duyệt, in và phát hành theo phƣơng thức điện tử cho
các DAHP.
4. Các khoá đào tạo sơ bộ về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự
án cho các cán bộ chủ chốt trong BQL và của các BQL DAHP đƣợc hoàn thành.
II. Đánh giá 6 tháng đầu thực hiện
1. Về việc quản lý và điều phối ở cấp độ Chƣơng trình và DAHP
a) Cán bộ của BQL và các BQL DAHP đều có năng lực và chuyên môn. Việc
đánh giá năng lực quản lý sẽ đƣợc tiến hành thông qua một đơn vị độc lập nhƣ Học
Viện Quản lý Châu Á hoặc một đơn vị tƣơng đƣơng.
b) Tính kịp thời và chất lƣợng của báo cáo tài chính và báo cáo tiến độ phải đáp
ứng yêu cầu
- Tính kịp thời:
Bản báo cáo 6 tháng đầu năm phải đƣợc trình cho Đại sứ quán Thụy Điển theo
đúng kế hoạch báo cáo đã đƣợc mô tả trong Thoả thuận đồng tài trợ.
- Chất lƣợng:
+) Đánh giá nội dung báo cáo liên quan tới tình hình thực tế triển khai so với kế
hoạch hoạt động đã đƣợc phê duyệt và các lý do giải thích nếu có sự khác biệt.
+) Đánh giá nội dung báo cáo về tình hình giải ngân thực tế so với dự kiến ngân
sách đã đƣợc phê duyệt và các lý do giải thích nếu có sự chênh lệch.
c) Tổ chức cuộc họp kiểm điểm 6 tháng đầu thực hiện, gửi thông báo mời họp
theo đúng thời gian quy định, kịp thời gửi tài liệu có liên quan và lịch trình họp đến các
đối tƣợng tham gia.
2. Về tiến độ thực hiện ở cấp độ DAHP
a) Đối với các DAHP: đánh giá chung về số lƣợng các hoạt động đƣợc thực hiện
so với kế hoạch và kế hoạch thực hiện 6 tháng đầu năm đƣợc phê duyệt.

34
 b) Đánh giá chi tiết một số tiêu chí đánh giá cho mỗi DAHP cần đƣợc hoàn thành
trong vòng 6 tháng (số thứ tự của hoạt động giống nhƣ trong văn kiện của các DAHP
tháng 5/2009)
Khánh Hoà: 1.2.1, 1.4.1, 6.1.1
Kiên Giang: 1.4.1-1.4.3, 4.3.1-4.3.2
Bình Dƣơng: 1.1.1 – 1.1.5, 3.2.1, 3.2.2
Hà Tĩnh: 1.1.1, 2.3.3
Hồ Chí Minh: 1.2.1 – 1.2.5
Bộ Tài Chính: 1.3.3, 1.3.5
TTCP: 1.1.1 – 1.1.5, 1.4.1, 2.5.1, 5.3.1 - 5.3.3
Bộ Nội Vụ: 1.2.1 - 1.2.5
Bộ Kế Hoạch và Đầu Tƣ: 3.1.1, 3.1.2, 4.1.1
Bộ Công an: 1.1.2, 1.2.1
III. Báo cáo về tiến độ liên quan đến tiêu chí đánh giá (BQL POSCIS)
Trƣớc giai đoạn thực hiện
Trƣớc khi đợt giải ngân đầu tiên của Chƣơng trình đƣợc chuyển cho TTCP, BQL
cần trình cho các Đối tác phát triển một bản báo cáo tóm tắt. Bản báo cáo này bao gồm:
1. Báo cáo về các biện pháp BQL đã áp dụng để thực hiện các kiến nghị trong báo
cáo kiểm toán;
2. Danh sách liệt kê các vị trí/cán bộ/trình độ chuyên môn của BQL và các
DAHP;
3. Danh sách phát hành Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án
qua thƣ điện tử, báo cáo về các khoá đào tạo đã đƣợc thực hiện, bao gồm: 1) mô tả chi
tiết các phƣơng pháp đào tạo đã đƣợc áp dụng, 2) số lƣợng các khoá đào tạo đã đƣợc
tiến hành và ngƣời thực hiện; 3) bản mô tả chức vụ của các cán bộ từ BQL và các BQL
DAHP tham gia khoá đào tạo; bản đánh giá tóm tắt kết quả các khoá đào tạo. Các Đối
tác phát triển xem xét các báo cáo nhằm xác định việc tuân thủ các tiêu chí đánh giá, và
sẽ thông qua phía Thụy Điển để có ý kiến phản hồi chính thức bằng văn bản cho BQL.
Trong trƣờng hợp các Đối tác phát triển đều có mối quan ngại chung, ĐSQ Thụy Điển
có thể triệu tập một cuộc họp với BQL để thảo luận thêm. Nếu các tiêu chí đánh giá
trên chƣa đạt đƣợc thì việc giải ngân sẽ chƣa đƣợc thực hiện.
Sau 6 tháng bƣớc vào thực hiện
Các báo cáo bắt buộc về tiêu chí đánh giá phải đƣợc đính kèm trong báo cáo 6
tháng đầu thực hiện và sẽ đƣợc thảo luận tại các cuộc họp kiểm điểm giữa kỳ. Vì việc
đáp ứng các tiêu chí đánh giá là một điều kiện quan trọng cho việc tiếp tục thực hiện
Chƣơng trình, các Đối tác phát triển có thể tổ chức các cuộc họp nội bộ trƣớc khi diễn
ra các cuộc họp kiểm điểm giữa kỳ với BQL và các BQL DAHP để nhận định các vấn
đề chung.
35
 Các báo cáo bổ sung liên quan đến tiêu chí đánh giá sau đây cũng nằm trong báo
cáo 6 tháng đầu thực hiện:
1) Thành phần và năng lực của BQL và các BQL DAHP: Đánh giá của Học Viện
Quản lý hoặc công ty tƣ vấn liên quan đến thành phần và năng lực quản lý của BQL và
các BQL DAHP sẽ đƣợc đính kèm vào báo cáo 6 tháng đầu thực hiện nhƣ một Phụ
lục. BQL sẽ có ý kiến phản hồi về bản đánh giá và sẽ có các biện pháp cụ thể để có thể
đáp ứng các kiến nghị trong bản đánh giá. Có thể là kế hoạch đào tạo thêm hoặc kế
hoạch tổ chức lại BQL, hoặc thuê thêm cán bộ.
2) Báo cáo tiến độ (báo cáo tài chính và tổng thuật): BQL sẽ cho ý kiến về thời
gian hoàn thành báo cáo của các DAHP và sẽ áp dụng một số phƣơng pháp để đẩy
nhanh thời gian hoàn thiện báo cáo nhƣ đào tạo thêm, áp dụng mẫu báo cáo đơn giản
hơn…
3) Cuộc họp kiểm điểm 6 tháng lần đầu: BQL sẽ đánh giá công tác chuẩn bị để
đảm bảo cho các cuộc họp diễn ra đúng nhƣ dự kiến, thực hiện các công việc tƣ vấn
cần thiết và kịp thời phát các tài liệu liên quan cho các BQL DAHP và các Đối tác phát
triển. Phần đánh giá này cần ngắn gọn và súc tích.
4) Tiến độ thực hiện ở cấp độ DAHP: Báo cáo về quá trình thực hiện bản chất
chính là báo cáo 6 tháng đầu thực hiện của BQL. Tuy nhiên, khi xét đến các lí do của
việc áp dụng những tiêu chí đánh giá này thì các Nhà tài trợ cần đƣợc tạo cơ hội độc
lập để có thể đánh giá năng lực quản lý cụ thể của từng DAHP và để xem xét quá trình
thực hiện có nên tiến hành, có cần áp dụng các biện pháp chỉnh sửa hoặc kết thúc các
DAHP hay không. Từ đó BQL sẽ bổ sung phần miêu tả và thông tin dƣới mỗi đầu mục
của phần đánh giá các DAHP, bao gồm:
- phần tóm tắt ngắn về quá trình thực hiện của từng DAHP (các hoạt động và việc
giải ngân đã đƣợc hoàn thành nhƣ kế hoạch);
- một bản đánh giá tóm tắt về tiến độ thực hiện của các DAHP (những thành công
và thách thức trong giai đoạn tới).
IV. Phƣơng pháp và cách thức đánh giá (bởi các Đối tác phát triển)
Các tiêu chí sẽ đƣợc sử dụng và đánh giá theo các phƣơng thức sau đây:
1. Các khoá đào tạo về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án:
các khoá đào tạo về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho các
cán bộ thích hợp đã đƣợc BQL tổ chức. Đại diện Nhà tài trợ sẽ đƣợc mời tham dự ít
nhất 2 khoá đào tạo để đánh giá chất lƣợng đào tạo.
2. Thành phần và năng lực của BQL và các BQL DAHP: Các Đối tác phát triển
sẽ xem xét báo cáo đánh giá độc lập và ý kiến phản hồi của BQL. Các bên cần thống
nhất rằng về việc liệu BQL có đủ năng lực quản lý và liệu phần lớn các DAHP có đủ
năng lực quản lý dự án đạt hiệu quả hay không. Với các DAHP thừa nhận còn tồn tại
những yếu kém về nguồn nhân lực và chất lƣợng chuyên môn, cũng nhƣ về năng lực
quản lý, các Nhà tài trợ cần chấp thuận các lý do thích hợp đƣợc đƣa ra để giải thích
cho các khó khăn và bất cập trên cũng nhƣ kế hoạch tổ chức thêm các khoá đào tạo,

36
sửa đổi các thủ tục và cơ cấu quản lý. BQL và Đối tác phát triển cần đặt thời gian cụ
thể cho việc đánh giá thêm.
3. Tiến độ thực hiện ở cấp độ DAHP: Các Đối tác phát triển cần chấp nhận rằng
đa số các hoạt động của các DAHP đƣợc hoàn thiện. Một số lý do cho việc các hoạt
động chƣa đƣợc hoàn thành hoặc chƣa đạt đƣợc kết quả đề ra có thể trong tầm kiểm
soát và trách nhiệm của các DAHP, một số khác thì không. Ví dụ nhƣ sự thay đổi của
các yếu tố ngoại cảnh bên ngoài (chính trị) có thể là lí do gây ra sƣ chậm trễ hoặc các
sự việc ngoài tầm kiểm soát dẫn đến việc dự án không thể thực hiện đƣợc theo kế
hoạch hoặc trở lên không thực tế. Bản báo cáo tổng kết của BQL về quá trình thực hiện
DAHP (tập hợp từ báo cáo của các DAHP) cần cung cấp những phân tích xác đáng về
năng lực và quản lý liên quan đến các vấn đề tồn tại của DAHP (dựa trên đánh giá độc
lập), cũng nhƣ kế hoạch của các DAHP để giải quyết các vấn đề đó. BQL cũng cần
phác thảo vai trò của mình trong việc đảm bảo các DAHP sẽ áp dụng các biện pháp cần
thiết để giải quyết vấn đề. Các Đối tác phát triển sau đó sẽ đánh giá năng lực quản lý
của các DAHP để quyết định xem có nên tiến hành thực hiện, có nên áp dụng các biện
pháp sửa đổi hoặc tạm dừng dự án.
V. Hậu quả đối với TTCP và BQL nếu không đáp ứng đƣợc các yêu cầu của
tiêu chí đánh giá
Trong trƣờng hợp việc không đạt đƣợc các kết quả nhƣ đã thoả thuận gây tác
động nghiêm trọng, và nguyên nhân thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của TTCP, BQL
hoặc các BQL DAHP thì ĐSQ Thụy Điển sẽ có buổi thảo luận với BQL và tổ chức họp
nội bộ với các Đối tác phát triển. Các Đối tác phát triển sau đó sẽ xem xét các biện
pháp hành động. Các biện pháp này bao gồm một loạt các phản ứng từ các Đối tác phát
triển và có thể đƣợc thi hành nếu cần thiết hoặc có thể đƣợc sửa đổi cho phù hợp với
lợi ích của các bên trong mỗi trƣờng hợp và toàn bộ Chƣơng trình. Các phản ứng này
bao gồm:
1. Nỗ lực hợp tác: Các Đối tác phát triển có thể làm việc với BQL để tìm ra
phƣơng thức có lợi cho cả hai để giải quyết vấn đề. Ví dụ nhƣ yêu cầu sửa lại văn kiện
của Chƣơng trình và các DAHP hoặc sửa đổi kế hoạch thực hiện và ngân sách của
Chƣơng trình. Các điều chỉnh này có thể dẫn tới việc cắt giảm một số đầu ra và hoạt
động hoặc yêu cầu tăng thêm cán bộ, tiền hành thêm các khoá đào tạo và hỗ trợ thêm
về kĩ thuật hoặc điều chỉnh giảm trong kế hoạch thực hiện năm đầu tiên.
2. Dừng đợt giải ngân tiếp theo: Các Đối tác phát triển có thể dừng đợt giải ngân
tiếp theo cho BQL hoặc có thể yêu cầu BQL dừng đợt giải ngân tiếp theo cho 1 số
DAHP cho đến khi các vấn đề cụ thể liên quan tới quản lý đƣợc giải quyết, hoặc cho
tới khi một số kết quả nhất định đã đạt đƣợc.
3. Dừng cấp vốn cho 1 DAHP và rút viện trợ của 1 DAHP trong Chƣơng trình
POSCIS: Nếu sau 6 tháng, 1 DAHP thể hiện sự yếu kém toàn diện về năng lực trong
việc triển khai dự án theo kế hoạch thực hiện và ngân sách hoặc không tuân theo các
điều khoản trong hợp đồng với BQL, các Đối tác phát triển có thể dừng viện trợ cho dự
án đó bằng cách khấu trừ nguồn ngân sách hiện tại của dự án từ tổng ngân sách của
Chƣơng trình và yêu cầu BQL đƣa dự án ra khỏi Chƣơng trình POSCIS.

37
 4. Hậu quả của việc không tuân theo quy định
Nếu BQL không thực hiện và TTCP không tuân theo các trách nhiệm trong thoả
thuận đồng tài trợ và hiệp định song phƣơng thì các Đối tác phát triển có thể tiến hành
bất cứ một biện pháp bắt buộc nào đƣa ra trong thoả thuận đồng tài trợ.

38
 Phụ lục 1.3
Dự thảo lần 3 – 20 tháng 4 năm 2009
THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ GIỮA CHÍNH PHỦ NƢỚC CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, CHÍNH PHỦ VƢƠNG QUỐC ĐAN MẠCH, BỘ
TRƢỞNG HỢP TÁC PHÁT TRIỂN HÀ LAN, VÀ CHÍNH PHỦ VƢƠNG QUỐC
THỤY ĐIỂN VỀ VIỆC TÀI TRỢ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CỦA
CHƢƠNG TRÌNH “TĂNG CƢỜNG NĂNG LỰC TỔNG THỂ NGÀNH THANH
TRA GIAI ĐOẠN 2009-2014”

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU51
§1 MỤC TIÊU CHUNG CỦA CHƢƠNG TRÌNH VÀ PHẠM VI CỦA
THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ
§2 TRÁCH NHIỆM VÀ ĐẠI DIỆN
§3 ĐÓNG GÓP
§4 THAM VẤN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH
§5 CƠ CẤU TỔ CHỨC
§6 GIẢI NGÂN
§7 MUA SẮM
§8 BÁO CÁO
§9 XEM XÉT, KIỂM ĐIỂM VÀ ĐÁNH GIÁ
§ 10 KIỂM TOÁN
§ 11 KHÔNG TUÂN THỦ VÀ CÁC TRƢỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG

§ 12 THAM NHŨNG
§ 13 ĐIỀU CHỈNH VÀ RÚT TÀI TRỢ
§ 14 GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
§ 15 HIỆU LỰC THI HÀNH

39
 LỜI NÓI ĐẦU
Xét đến việc Chính phủ Việt Nam, đại diện là Thanh tra Chính phủ (sau đây gọi
tắt là “TTCP”), đã đề nghị Nhóm các Đối tác phát triển (gồm Chính phủ Vƣơng quốc
Đan Mạch thông qua Đại sứ quán Đan Mạch, Bộ trƣởng Bộ Hợp tác phát triển Hà Lan
thông qua Đại sứ quán Vƣơng quốc Hà Lan và Thụy Điển thông qua Đại sứ quán Thụy
Điển tại Hà Nội (sau đây gọi tắt là “các Đối tác phát triển”) đóng góp vốn cho giai
đoạn thực hiện của Chƣơng trình Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra giai
đoạn 2009-2014 (sau đây gọi tắt là “Chƣơng trình”). TTCP cùng các Đối tác phát triển
sau đây đƣợc gọi tắt là “các Bên ký kết”.
Xét đến việc TTCP đã đề nghị các Đối tác phát triển hỗ trợ 11,7 triệu USD cho
giai đoạn thực hiện của Chƣơng trình và TTCP cam kết sẽ cung cấp mọi nguồn lực cần
thiết khác cho việc triển khai thực hiện thành công Chƣơng trình này. Các Đối tác phát
triển đã cùng nhau cam kết hỗ trợ cho giai đoạn thực hiện của Chƣơng trình với mức
trợ giúp tài chính theo đề nghị của TTCP.
Xét đến việc những đóng góp tài chính của các Đối tác phát triển sẽ đƣợc quyết
định trong các Hiệp định hoặc các Thỏa thuận song phƣơng cụ thể (sau đây gọi tắt là
“Hiệp định song phƣơng”) giữa TTCP và từng Đối tác phát triển.
Xét đến việc các Đối tác phát triển đã cùng nhau cam kết tuân thủ các nguyên tắc
về hài hòa hóa đã đƣợc thể hiện trong Tuyên bố Hà Nội về Hiệu quả viện trợ (ngày 28
tháng 09 năm 2005) và Thỏa thuận đồng tài trợ này (sau đây gọi tắt là “Thỏa thuận”).
Xét đến việc TTCP và các Đối tác phát triển đã đạt đƣợc sự đồng thuận về những
thủ tục chung trong tham vấn và ra quyết định, cơ chế giải ngân, theo dõi và báo cáo,
kiểm điểm và đánh giá, kiểm toán, quản lý tài chính và trao đổi thông tin, hợp tác giữa
các Bên ký kết nhƣ đã quy định trong Thỏa thuận này.
Xét đến việc tôn trọng nhân quyền, các nguyên tắc dân chủ, nguyên tắc pháp luật
và quản trị quốc gia hiệu quả - những vấn đề sẽ điều chỉnh chính sách đối nội và đối
ngoại của các Bên ký kết, là những nguyên tắc nền tảng cho việc hợp tác giữa các Bên
ký kêt và tạo nên các nội dung cốt lõi của Thỏa thuận này.
Vì vậy, các bên ký kết đã quyết định những vấn đề sau đây:
§ 1 MỤC TIÊU CHUNG CỦA CHƢƠNG TRÌNH VÀ PHẠM VI CỦA
THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ
Mục tiêu của Chƣơng trình là nhằm Xây dựng ngành Thanh tra trong sạch, vững
mạnh, từng bước chuyên nghiệp, hiện đại và có đủ năng lực thực hiện thành công các
nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, và chống
tham nhũng” nhƣ đã nêu trong Văn kiện Chƣơng trình Tăng cường năng lực tổng thể
ngành Thanh tra tới năm 2014 (bản sửa đổi, bổ sung vào tháng 05 năm 2009).
Thỏa thuận này quy định những điều khoản và thủ tục đã đƣợc các Đối tác phát
triển thống nhất về hỗ trợ tài chính cho Chƣơng trình và đƣợc coi nhƣ khuôn khổ điều
phối trong quá trình tham vấn với TTCP, cho việc đánh giá chung quá trình thực hiện,
cho các thủ tục chung trong việc giải ngân, báo cáo và kiểm toán.

40
 Các Đối tác phát triển sẽ xây dựng những hiệp định song phƣơng phù hợp với
tinh thần và những quy định của Thỏa thuận này trên cơ sở tránh ở mức tối đa có thể
việc đặt ra trong các hiệp định song phƣơng những điều kiện mâu thuẫn hoặc đi ngƣợc
lại với tinh thần của Thỏa thuận này. Nếu có sự thiếu nhất quán hoặc mâu thuẫn giữa
các điều khoản và điều kiện của Thỏa thuận này với bất kỳ một Hiệp định song phƣơng
nào thì các điều khoản trong Hiệp định song phƣơng đó sẽ đƣợc ƣu tiên áp dụng. Trong
trƣờng hợp một Đối tác phát triển nhận thấy có những điều khoản cụ thể trong một
Hiệp định song phƣơng ký kết với một Đối tác phát triển khác không tuân thủ theo
Thỏa thuận, Đối tác phát triển đó sẽ thông báo cho Đối tác phát triển còn lại bằng việc
gửi bản sao Hiệp đinh, đồng thời chỉ rõ cụ thể những điều khoản mâu thuẫn đó.
Các Đối tác phát triển sẽ dựa trên tiến độ thực hiện của Chƣơng trình làm căn cứ
thực tế cho việc hỗ trợ tài chính. Tiến độ thực hiện của Chƣơng trình sẽ đƣợc đánh giá
dựa trên những tiêu chí và chỉ số chung đã đƣợc thống nhất.
§ 1.1 Mô tả giai đoạn thực hiện
Những nhiệm vụ chính của giai đoạn thực hiện trong thời gian từ 10/2009
đến 09/2014 bao gồm:
Mục tiêu 1: Tăng cƣờng tính chuyên nghiệp của các hoạt động thanh tra thông
qua việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ thanh tra, thông qua việc chỉ đạo, hƣớng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ và thông qua việc phân công trách nhiệm, phân cấp quản
lý để trở thành động lực nâng cao hiệu lực, hiệu quả và trách nhiệm giải trình của các
cơ quan quản lý nhà nƣớc.
Mục tiêu 2: Tăng cƣờng vai trò của ngành Thanh tra trong việc giải quyết khiếu
nại, tố cáo thông qua việc đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra trách nhiệm, đổi mới mô hình
tiếp dân theo hƣớng đơn giản hóa thủ tục, hoàn thiện chính sách, pháp luật và chuẩn
hóa các quy trình có liên quan, với việc tính đến những khác biệt giữa nông thôn và
thành thị.
Mục tiêu 3: Tăng cƣờng hiệu quả họat động của ngành Thanh tra trong công tác
phòng ngừa, phát hiện và xử lý tham nhũng thông qua việc củng cố bộ phận chuyên
trách và xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro.
Mục tiêu 4: Đổi mới công tác quản lý nhân sự nhằm thu hút nhân tài và tránh
những rủi ro của tình trạng thay đổi và luân chuyển cán bộ.
Mục tiêu 5: Đổi mới công tác nghiên cứu và đào tạo nhằm hỗ trợ cho các mục
tiêu từ 1 đến 4.
Mục tiêu 6: Tăng cƣờng quan hệ phối hợp giữa các cơ quan thanh tra với các cơ
quan kiểm tra, điều tra và kiểm sát khác.
Mục tiêu 7: Tăng cƣờng quan hệ giữa ngành Thanh tra và công chúng theo
hƣớng công khai, minh bạch.
Mục tiêu 8: Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ các mục tiêu từ 1-7
Mục tiêu 9: Xây dựng năng lực cho việc theo dõi, giám sát dựa trên kết quả để
đánh giá tác động của các mục tiêu từ 1 đến 8.
41
 § 2 TRÁCH NHIỆM VÀ ĐẠI DIỆN
TTCP có trách nhiệm giải trình đầy đủ về việc thực hiện của Chƣơng trình và
quản lý phần đóng góp tài chính của các Đối tác phát triển. TTCP có trách nhiệm lƣu
giữ hồ sơ, sổ sách tài chính liên quan đến nguồn vốn tài trợ theo đúng với các chuẩn
mực kế toán quốc tế. TTCP cam kết rằng các nguồn vốn đóng góp của các Đối tác phát
triển sẽ chỉ đƣợc sử dụng để chi trả cho những chi phí phát sinh trong giai đoạn thực
hiện nhƣ đã đƣợc quy định trong Văn kiện khung và các Văn kiện dự án hợp phần. Các
Đối tác phát triển sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm hoặc/và sự liên đới nào trƣớc một
bên thứ ba đối với việc thực hiện Chƣơng trình.
Thụy Điển sẽ đóng vai trò Đối tác phát triển điều phối, đại diện cho các Đối tác
phát triển khác trong khuôn khổ chƣơng trình POSCIS. Thụy Điển sẽ:
Là một Đối tác phát triển tốt phù hợp với thực tiễn quốc tế tốt nhất và Tuyên bố
Hà Nội;
Thƣờng xuyên, kịp thời nắm vững những thông tin liên quan đến Chƣơng trình
thông qua việc xem xét các báo cáo, hồ sơ tài liệu, tham dự các cuộc họp và trao đổi
thƣờng xuyên với TTCP và các đối tác khác của Chƣơng trình POSCIS;
Đóng vai trò chủ động tích cực trong việc tiếp cận với các Đối tác phát triển khác
có hỗ trợ cho TTCP thông qua quá trình tham vấn với họ nhằm đạt tới sự hài hòa hóa
với Chƣơng trình POSCIS;
Đại diện và thay mặt cho các Đối tác phát triển khác trong các cuộc họp chiến
lƣợc;
Mời các Đối tác phát triển khác tới các cuộc họp trù bị trƣớc khi diễn ra các cuộc
họp với TTCP và các đối tác khác của Chƣơng trình POSCIS;
Mời các Đối tác phát triển khác tới tham dự một cuộc họp hoặc đƣợc các Đối tác
phát triển khác ủy quyền khi cần đƣa ra những quyết định mang tính chiến lƣợc trong
khuôn khổ những cuộc họp chiến lƣợc này;
Cung cấp thông tin cho các Đối tác phát triển khác để họ có thể đƣa ra những
quyết định mang tính chiến lƣợc trên cơ sở có đầy đủ thông tin, bao gồm cả việc triệu
tập các cuộc họp định kỳ giữa các Đối tác phát triển.
Tổ chức một cuộc họp giữa các Đối tác phát triển hoặc với TTCP theo đề nghị
của một trong các Đối tác phát triển.
Các Đối tác phát triển khác sẽ:
Tham gia và chuẩn bị đầy đủ cho các cuộc họp chiến lƣợc với TTCP (đặc biệt là
các cuộc họp cuối kỳ và giữa kỳ)
Tham gia cuộc họp của các Đối tác phát triển do Thụy Điển tổ chức hoặc do các
Đối tác phát triển khác đề xuất.
Đặt ra các câu hỏi và các ý kiến thắc mắc liên quan đến Chƣơng trình cho Thụy
Điển tại bất kỳ thời điểm nào.

42
 Thông qua phối hợp với Thụy Điển, chuẩn bị các hiệp định song phƣơng và giải
ngân số vốn đã cam kết cho phía Việt Nam đúng thời hạn.
Những vấn đề chiến lƣợc cần sự tham vấn của nhóm các Đối tác phát triển:
- Phê chuẩn báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng thuật năm và các báo cáo tài chính
- Phê chuẩn kế hoạch hoạt động và kế hoạch giải ngân năm
- Các thay đổi lớn trong kế hoạch hoạt động và/hoặc ngân sách trong thời gian
giữa các cuộc họp chiến lƣợc
- Kế hoạch mua sắm (các dịch vụ tƣ vấn liên quan đến lợi ích cơ bản của việc
thực hiện Chƣơng trình, tƣ vấn dài hạn, mua sắm thiết bị với số lƣợng lớn vƣợt ngƣỡng
59.000 USD)
- Chiến lƣợc hài hòa hóa/điều phối với các Đối tác phát triển khác trong việc hỗ
trợ TTCP
- Việc đánh giá các tiêu chí sau sáu tháng thực hiện đầu tiên
- Các vấn đề chiến lƣợc khác nếu phát sinh.
Các vấn đề khác mà Thụy Điển có thể tự quyết (mà không cần tham vấn với các
Đối tác phát triển khác), bao gồm:
- Thông qua những thay đổi nhỏ trong các kế hoạch hoạt động hoặc phân bổ ngân
sách, trừ trƣờng hợp TTCP sẽ tự quyết định mà không cần tham vấn các Đối tác phát
triển theo Mục 4.
- Cho ý kiến và thông qua các điều khoản tham chiếu, các hợp đồng tƣ vấn v.v…
nếu không dẫn đến những thay đổi lớn.
- Cho ý kiến về các báo cáo kiểm toán
- Tham dự các buổi hội thảo, hội nghị, v.v... mà các Đối tác phát triển đƣợc yêu
cầu phải có mặt
- Thƣờng xuyên có các cuộc họp triển khai công việc và liên lạc với BQL chƣơng
trình về các vấn đề phát sinh hàng ngày. Các bên ký kết sẽ hợp tác và trao đổi thông tin
đầy đủ và kịp thời cho nhau về tất cả mọi mặt liên quan đến quá trình thực hiện của
Chƣơng trình và của Thỏa thuận này. Các bên ký kết sẽ chia sẻ mọi thông tin về các
nguồn viện trợ, các báo cáo kỹ thuật và bất kỳ tài liệu/sáng kiến nào liên quan đến việc
triển khai giai đoạn thực hiện của Chƣơng trình thuộc phạm vi hỗ trợ.
TTCP sẽ ngay lập tức thông báo cho các Đối tác phát triển về mọi tình huống có
thể ảnh hƣởng hoặc đe dọa ảnh hƣởng đến việc thực hiện thành công của Chƣơng trình
để nhằm tháo gỡ khó khăn và TTCP sẽ tổ chức họp để tham vấn với các Đối tác phát
triển về các biện pháp khắc phục phải tiến hành nếu cần thiết.
Một Phó Tổng Thanh tra sẽ là ngƣời đại diện của TTCP trong các vấn đề có liên
quan đến việc thực thi Thỏa thuận này. Đại diện của từng Đối tác phát triển sẽ đƣợc
quy định trong các Hiệp định song phƣơng.

43
 § 3 ĐÓNG GÓP
Các Đối tác phát triển sẽ cam kết phần vốn góp cụ thể cho Chƣơng trình trong các
Hiệp định song phƣơng.
Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ đƣợc chuyển vào một tài khoản ngoại tệ
chung có lãi suất do TTCP chỉ định, và đứng tên Chƣơng trình. TTCP sẽ ngay lập tức
xác nhận bằng văn bản về việc đã tiếp nhận vốn từ các Đối tác phát triển đã đóng góp.
Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ đƣợc chuyển theo từng đợt sau khi đã
nhận đƣợc và phê duyệt đề nghị cấp vốn và báo cáo tài chính và báo cáo tiến độ đi
kèm. Để đƣa ra quyết định về số vốn đƣợc cấp cho mỗi đợt, các Đối tác phát triển sẽ
xem xét đến tiến độ và nhu cầu thanh quyết toán thực tế của Chƣơng trình.
Mỗi Đối tác phát triển có quyền tự ấn định số vốn chính xác và cuối cùng sau khi
nhận đƣợc và phê duyệt báo cáo cuối kỳ và báo cáo tài chính của Chƣơng trình. Số vốn
đã đƣợc chuyển giao cho phía TTCP, nếu còn lại sau khi kết thúc Chƣơng trình, sẽ
đƣợc hoàn trả cho các Đối tác phát triển theo tỷ lệ đóng góp tƣơng ứng.
Nếu TTCP chỉ thực hiện đƣợc một phần của Chƣơng trình, các Đối tác phát triển
sẽ điều chỉnh lại bất kỳ đợt giải ngân còn tồn tại đã đƣợc dự kiến chuyển cho TTCP
cho phù hợp và theo một tỷ lệ hợp lý. Hoặc, số vốn dự kiến còn lại sẽ đƣợc giữ lại và
sử dụng vào những mục đích do các Bên ký kết quyết định.
Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ đƣợc sử dụng theo quy định trong Hƣớng
dẫn của UN – EU về Chi phí địa phƣơng trong Hợp tác phát triển với Việt Nam. Tiền
lƣơng cũng nhƣ các chi phí khác cho cán bộ BQL dự án và các BQL Dự án hợp phần
sẽ đƣợc lấy từ nguồn vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam.
Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ không đƣợc sử dụng để chi trả bất cứ
khoản thuế, chi phí, thuế hải quan nào hoặc bất cứ khoản thuế trực thu hay gián thu nào
của Chính phủ Việt Nam đối với bất cứ hàng hóa, vật liệu, thiết bị hoặc những dịch vụ
phục vụ cho Chƣơng trình.
Dự kiến đóng góp của các Đối tác phát triển và Chính phủ Việt Nam nhƣ sau:

Bằng nguyên tệ Tƣơng đƣơng theo USD

Đan Mạch 13,263,600 DKK 2,59 M USD

Hà Lan 1,000,000 USD 1,0 M USD

Thụy Điển 58,000,000 SEK 8,24 M USD

Việt Nam 25,667,687,338 VND 1,466 M USD

Tổng cộng 13,296 M USD

44
 § 4 THAM VẤN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH
Việc tham vấn thƣờng xuyên giữa các Bên ký kết có ý nghĩa quan trọng đối với
việc tiếp tục cam kết của các Đối tác phát triển và đối với việc thực hiện hiệu quả
Chƣơng trình.
Trong quá trình thực hiện Chƣơng trình, các Bên ký kết sẽ tổ chức gặp gỡ để
tham vấn khi cần thiết. Các cuộc họp bất thƣờng cũng sẽ đƣợc tổ chức và có thể do
phía các Đối tác phát triển triệu tập thông qua Thuỵ Điển hoặc do TTCP đề xuất.
Hoạt động tham vấn chính thức thông qua hình thức họp kiểm điểm giữa kỳ tổ
chức sáu tháng một lần và họp kiểm điểm cuối kỳ đƣợc tổ chức mƣời hai tháng một lần
sẽ tiến hành thảo luận về báo cáo tiến độ, kế hoạch thực hiện và ngân sách cho các giai
đoạn của quá trình thực hiện Chƣơng trình. Các cuộc họp sẽ do TTCP tổ chức và chủ
trì.
Kế hoạch thực hiện và ngân sách hàng năm sẽ đƣợc các Đối tác phát triển phê
duyệt trƣớc khi triển khai. Các kế hoạch thực hiện và ngân sách hàng năm sẽ đƣợc đƣa
ra xem xét tại các cuộc họp giữa kỳ. Trong giai đoạn giữa các cuộc họp kiểm điểm,
TTCP có quyền điều chỉnh kế hoạch thực hiện và ngân sách đã đƣợc phê chuẩn mà
không cần tham vấn các Đối tác phát triển khi tổng giá trị điều chỉnh không vƣợt quá
10% tổng kinh phí theo từng mục chi. Đối với những điều chỉnh vƣợt trên 10% ở cấp
độ Chƣơng trình, TTCP sẽ cần phải có sự phê chuẩn bằng văn bản từ Đối tác phát triển
điều phối.
Kết quả của các cuộc họp kiểm điểm sẽ đƣợc ghi lại trong các Biên bản thống
nhất. Biên bản thống nhất sẽ do TTCP soạn thảo và gửi tới các Đối tác phát triển thông
qua Thụy Điển để thông qua trong vòng hai tuần kể từ sau khi kết thúc cuộc họp. Thay
mặt cho các Đối tác phát triển, Thụy Điển sẽ thông báo cho TTCP về các ý kiến bình
luận hoặc về việc phê duyệt của các Đối tác phát triển trong vòng hai tuần sau khi nhận
đƣợc dự thảo nói trên.
§ 5 CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu quản lý bao gồm Ban Chỉ đạo Chƣơng trình, do Tổng Thanh tra làm
Trƣởng ban. Ban Chỉ đạo có trách nhiệm lãnh đạo, theo dõi và giám sát việc thực hiện
Chƣơng trình và các Dự án hợp phần theo đúng với các mục tiêu, tiến độ, chất lƣợng
và nguồn lực.
Ban Quản lý Chƣơng trình (PMU) chịu trách nhiệm quản lý, điều phối việc thực
hiện Chƣơng trình và Dự án hợp phần của TTCP nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra,
đảm bảo tiến độ, chất lƣợng và tối ƣu hoá việc sử dụng các nguồn lực nhƣ đã nêu trong
Văn kiện khung và các Văn kiện dự án hợp phần đã đƣợc phê chuẩn.
Chƣơng trình sẽ nhận đƣợc sự hỗ trợ và tƣ vấn của Cố vấn trƣởng Chƣơng trình.
Cố vấn trƣởng Chƣơng trình đã đƣợc tuyển dụng và bắt đầu làm việc cho Chƣơng trình
từ ngày 05 tháng 01 năm 2009.
Cơ cấu quản lý của Chƣơng trình và sự điều phối giữa các Bên ký kết trong suốt
giai đoạn thực hiện đƣợc mô tả trong Văn kiện Chƣơng trình.

45
 § 6 GIẢI NGÂN
Đợt giải ngân đầu tiên cho 09 tháng thực hiên của Chƣơng trình sẽ đƣợc tiến hành
sau khi Thoả thuận này và các Hiệp định song phƣơng đƣợc ký và sau khi các Đối tác
phát triển nhận đƣợc và phê duyệt các văn bản đề nghị giải ngân và dựa trên việc nhận
đƣợc và phê duyệt tiêu chí đánh giá đã đƣợc thống nhất trƣớc khi triển khai Chƣơng
trình. 1.000.000 USD vốn góp của Hà Lan sẽ nằm trong đợt giải ngân đầu tiên dựa trên
phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc.
Vốn đóng góp của các Đối tác phát triển sau đó sẽ đƣợc chuyển định kỳ sáu tháng
một lần trên cơ sở nhận và phê duyệt các văn bản đề nghị giải ngân và những báo cáo
tiến độ và báo cáo tài chính mà TTCP gửi cho các Đối tác phát triển thông qua Thụy
Điển.
Sau khi hoàn thành giai đoạn thực hiện của Chƣơng trình, phần vốn đã chuyển
giao cho TTCP, nếu chƣa sử dụng hết, sẽ đƣợc hoàn trả cho các Đối tác phát triển theo
tỷ lệ đóng góp tƣơng ứng, nếu không có thoả thuận khác.
§ 7 MUA SẮM
Việc mua sắm hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ phải đƣợc thực hiện phù hợp với
các nguyên tắc mua sắm quốc tế đã đƣợc thừa nhận và tập quán mua sắm quốc tế.
TTCP sẽ tiến hành các hoạt động mua sắm phù hợp với Hướng dẫn mua sắm của
Sida (SPG) đƣợc ban hành vào tháng 6 năm 2004. TTCP phải tham vấn với các Đối tác
phát triển thông qua Thụy Điển cho các gói mua sắm vƣợt trên ngƣỡng 59,000 USD
(năm mƣơi chín ngàn đô la Mỹ) và các Đối tác phát triển phải có thƣ không phản đối,
đối với:
Tài liệu đấu thầu (bao gồm điều khoản tham chiếu hoặc các mô tả đặc tính kỹ
thuật của hàng hoá và dự thảo hợp đồng);
Quyết định về sơ tuyển;
Quyết định chỉ định thầu vƣợt ngƣỡng quy định;
Quyết định tiến hành thủ tục mua sắm thông qua thƣơng lƣợng (quy định tại điều
3.2.2, SPG);
Báo cáo đánh giá kỹ thuật (đánh giá chất lƣợng thầu, không tính đến yếu tố giá);
Báo cáo đánh giá thầu (đánh giá chất lƣợng thầu có tính đến yếu tố giá);
Quyết định gia hạn thời gian dự thầu;
Quyết định loại bỏ tất cả các thầu;
Quyết định có những thay đổi quan trọng đối với điều khoản hợp đồng; và
Hợp đồng cuối cùng.
Các Đối tác phát triển có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật thông qua Thụy Điển bởi
các chuyên gia đƣợc ký hợp đồng với Thụy Điển.

46
 Các Đối tác phát triển, thông qua Thụy Điển có thể tiến hành kiểm tra việc mua
sắm. Quá trình kiểm tra có thể sẽ đƣợc thực hiện dƣới hình thức kiểm toán mua sắm.
TTCP phải cung cấp cho các Đối tác phát triển tất cả các hồ sơ, tài liệu cần thiết.
Với vai trò là đại diện cho các Đối tác phát triển, Thụy Điển sẽ dựa trên Tuyên bố
Hà Nội và dựa trên đánh giá về năng lực tiến hành hoạt động mua sắm của TTCP để
sẵn sàng thảo luận về việc thay đổi những quy trình mua sắm này khi vẫn đảm bảo
đƣợc những tiêu chuẩn mang tính thống nhất chung.
Trong trƣờng hợp các chuyên gia tƣ vấn trong nƣớc đƣợc trực tiếp tuyển dụng
thông qua thủ tục mua sắm, chi phí cho các chuyên gia này sẽ tuân thủ quy định trong
Hƣớng dẫn của UN-EU về Chi phí địa phƣơng.
§ 8 BÁO CÁO
TTCP sẽ cung cấp cho các Đối tác phát triển tất cả các thông tin có liên quan đến
quá trình thực hiện của Chƣơng trình. Việc báo cáo sẽ đƣợc thực hiện dựa trên những
nhiệm vụ chính đặt ra trong các kế hoạch hoạt động và ngân sách của Chƣơng trình đã
đƣợc phê duyệt trƣớc đó.
TTCP sẽ cung cấp tối thiểu những báo cáo sau đây về giai đoạn thực hiện:
Các báo cáo tổng thuật giữa kỳ (gồm 6 tháng đầu năm)
Các báo cáo tài chính giữa kỳ (6 tháng đầu năm)
Các báo cáo tổng thuật cuối kỳ (12 tháng thực hiện)
Các báo cáo tài chính cuối kỳ (12 tháng thực hiện)
Một báo cáo tổng thuật cuối cùng (bao gồm toàn bộ giai đoạn thực hiện của
Chƣơng trình)
Một báo cáo tài chính cuối cùng (bao gồm toàn bộ giai đoạn thực hiện của
Chƣơng trình)
Báo cáo tổng thuật đầu tiên và báo cáo tài chính sẽ bao gồm giai đoạn từ khi
Chƣơng trình đƣợc triển khai cho tới 30 tháng 06 năm 2010.
Báo cáo tổng thuật sẽ gồm phần đánh giá chung về các hoạt động của Chƣơng
trình, thông tin về các đầu ra đã thực hiện trong mối liên hệ so sánh với các đầu ra theo
kế hoạch, các vấn đề gặp phải và/hoặc đã lƣờng trƣớc và bất kỳ thông tin nào khác liên
quan đến việc thực hiện Chƣơng trình. Báo cáo tài chính cần so sánh giữa chi phí cho
các hoạt động thực tế trong giai đoạn báo cáo so với ngân sách dành cho giai đoạn này,
sử dụng cùng một đơn vị tiền tệ. Các báo cáo tài chính cần đƣợc chuẩn bị một cách chi
tiết cả về hình thức lẫn nội dung để có thể so sánh giữa ngân sách với các kết quả thực
tế.
Các Đối tác phát triển và TTCP sẽ thống nhất đƣa ra một mẫu báo cáo chung và
mẫu báo cáo này có thể đƣợc điều chỉnh trong suốt giai đoạn triển khai Chƣơng trình.
Dự thảo của các báo cáo giữa kỳ bằng tiếng Anh phải đƣợc trình cho các Đối tác
phát triển trong vòng 10 ngày trƣớc khi diễn ra cuộc họp kiểm điểm giữa TTCP và các
Đối tác phát triển. Dự thảo các báo cáo cuối kỳ phải đƣợc trình các Đối tác phát triển
47
15 ngày trƣớc khi diễn ra các cuộc họp kiểm điểm cuối kỳ. Báo cáo hoạt động sáu
tháng còn lại của năm và báo cáo cuối kỳ sẽ đƣợc trình cho các Đối tác phát triển trong
vòng 03 tháng sau khi kết thúc kỳ báo cáo. Các báo cáo tổng thuật cuối cùng và báo
cáo tài chính cho cả quá trình triển khai Chƣơng trình sẽ đƣợc trình trong vòng 03
tháng kể từ khi Chƣơng trình kết thúc, nếu không có thỏa thuận khác.
Trong những trƣờng hợp đặc biệt, các Đối tác phát triển yêu cầu có những báo
cáo bổ sung thì các Bên ký kết có thể thỏa thuận về hình thức báo cáo.
TTCP sẽ thông báo kịp thời cho các Đối tác phát triển trong trƣờng hợp không thể
trình các báo cáo và kế hoạch đúng thời hạn. Không kể các thủ tục báo cáo đã đƣợc
thoả thuận, các bên sẽ thông báo kịp thời cho nhau nếu phát sinh một tình huống bất kỳ
làm Chƣơng trình không thực hiện đƣợc theo đúng thoả thuận.
§ 9 XEM XÉT, KIỂM ĐIỂM VÀ ĐÁNH GIÁ
Các Đối tác phát triển sẽ tiến hành đánh giá năng lực và việc triển khai Chƣơng
trình sau 06 tháng đầu thực hiện. Việc đánh giá sẽ đƣợc tiến hành trên có sở các tiêu
chí đánh giá đã đƣợc xây dựng và đƣợc TTCP và các Đối tác phát triển đồng thuận.
Kết quả của việc đánh giá này sẽ đƣợc các Bên ký kết cùng xem xét. Trong
trƣờng hợp cần thiết, các Đối tác phát triển có thể đồng thuận đƣa ra những biện pháp
nhằm đảm bảo cho công tác triển khai Chƣơng trình đƣợc thỏa đáng.
Trong quá trình thực hiện của Chƣơng trình, TTCP sẽ cung cấp cho các Đối tác
phát triển tất cả những thông tin khác có liên quan đến Chƣơng trình xuất phát từ yêu
cầu hợp lý của các Đối tác phát triển và tạo điều kiện cho đại diện Đối tác phát triển
tham quan các địa điểm thực hiện Chƣơng trình, kiểm tra tài sản, hàng hóa, hồ sơ và tài
liệu. TTCP sẽ hợp tác và hỗ trợ các Đối tác phát triển trong việc kiểm tra, giám sát và
đánh giá tác động của Chƣơng trình.
Các Đối tác phát triển có thể yêu cầu việc đánh giá độc lập trong hoặc sau khi giai
đoạn thực hiện của Chƣơng trình đã kết thúc. Các Đối tác phát triển sẽ hạn chế việc
đơn phƣơng tiến hành các cuộc kiểm tra và/ hoặc đánh giá đối với Chƣơng trình.
§ 10 KIỂM TOÁN
Việc kiểm toán đối với Chƣơng trình sẽ đƣợc thực hiện hàng năm. Việc kiểm
toán có thể đƣợc thực hiện bởi một công ty kiểm toán ở bên ngoài, độc lập và có đủ
năng lực. Việc kiểm toán sẽ đƣợc thực hiện phù hợp với các chuẩn mực quốc tế do Tổ
chức quốc tế của các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) hoặc Liên đoàn kế toán
quốc tế (IFAC) ban hành.
Báo cáo kiểm toán đầu tiên sẽ bao gồm giai đoạn từ khi Chƣơng trình bắt đầu
triển khai cho tới ngày 31 tháng 12 năm 2010.
Điều khoản tham chiếu về kiểm toán và việc lựa chọn kiểm toán viên sẽ do TTCP
tổ chức thực hiện sau khi đã tham vấn Thụy Điển. Chi phí kiểm toán đƣợc tính vào
kinh phí của Chƣơng trình.
TTCP sẽ cung cấp cho Thụy Điển bản sao dự thảo sơ bộ báo cáo kiểm toán ngay
khi nhận đƣợc từ phía kiểm toán. TTCP sẽ cung cấp cho Thụy Điển và các Đối tác phát

48
triển bản sao dự thảo cuối cùng của báo cáo kiểm toán, bao gồm cả thƣ quản lý trong
vòng 15 ngày sau khi báo cáo kiểm toán đƣợc hoàn thiện. Báo cáo kiểm toán, và bất kỳ
thông tin nào khác có liên quan sẽ đƣợc thảo luận trong các hội nghị tham vấn chung.
Các số sách kế toán phải nêu cụ thể, ít nhất là dƣới hình thức ghi chú, việc nhận
đƣợc các khoản giải ngân của từng Đối tác phát triển.
§ 11 KHÔNG TUÂN THỦ VÀ CÁC TRƢỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG
Trong trƣờng hợp TTCP không tuân thủ các điều khoản của Thỏa thuận này
và/hoặc vi phạm những nguyên tắc cơ bản của Thỏa thuận này, các Đối tác phát triển
có thể tạm đình chỉ việc giải ngân của Chƣơng trình và yêu cầu hoàn lại một phần hoặc
toàn bộ phần ngân sách đã chuyển. Những hành vi không tuân thủ này có thể bao gồm:
có sự sai lệch lớn giữa các hoạt động so với các kế hoạch và ngân sách đã thỏa thuận;
việc sử dụng vốn sai mục đích; việc không tuân thủ các điều kiện tiên quyết đã đƣợc
thỏa thuận liên quan đến việc thực hiện Chƣơng trình; việc TTCP không cung cấp các
nguồn lực nhƣ đã cam kết trong kế hoạch; việc các mục tiêu của Chƣơng trình bị đe
dọa không đƣợc thực hiện; việc các báo cáo không đƣợc trình nhƣ đã thỏa thuận; việc
quản lý tài chính của Chƣơng trình không đƣợc thỏa đáng; hoặc việc phát triển các dự
án không theo đúng các mục tiêu đã đề ra ở bất kỳ khía cạnh quan trọng nào.
Nếu một Đối tác phát triển có ý định tạm định chỉ các khoản giải ngân mới hoặc
chấm dứt tài trợ, thì Đối tác phát triển đó phải triệu tập hội nghị với các Bên ký kết còn
lại nhằm đạt đƣợc sự nhất trí về biện pháp, cách khắc phục hoặc nếu không thì phải
thông báo cho các Bên ký kết khác về ý định của mình trong việc tiếp tục hoặc không
tiếp tục tài trợ.
Các Đối tác phát triển có thể tạm đình chỉ hoặc cắt giảm các khoản giải ngân mới
trong trƣờng hợp phát sinh những tình huống bất thƣờng nằm ngoài tầm kiểm soát của
TTCP, gây trở ngại tới việc thực hiện hiệu quả Chƣơng trình. Nếu các Đối tác phát
triển muốn cân nhắc việc tạm đình chỉ các khoản giải ngân mới thì các Đối tác phát
triển đó cần thảo luận với TTCP trƣớc một khoảng thời gian hợp lý. Việc tạm đình chỉ
sẽ chấm dứt ngay khi những tình huống nói trên không còn tồn tại hoặc các biên pháp
khắc phục thích hợp đã đƣợc TTCP thực hiện.
§ 12 THAM NHŨNG
TTCP sẽ yêu cầu tất cả các nhân viên và các chuyên gia tƣ vấn làm việc cho Dự
án hoặc Chƣơng trình do các Đối tác phát triển cấp vốn không đƣợc gợi ý cho bên thứ
ba, hoặc tìm kiếm, chấp thuận hoặc đƣợc bên thứ ba hứa hẹn dành cho chính họ hoặc
cho bất kỳ một bên nào khác, bất kỳ món quà tặng, tiền công, tiền bồi dƣỡng hoặc lợi
ích dƣới bất kỳ hình thức nào mà điều đó có thể đƣợc hiểu là hành vi bất hợp pháp
hoặc tham nhũng. Các bên ký kết sẽ đƣa ra các biện pháp khẩn cấp hợp pháp nhằm
ngăn chặn, điều tra hoặc truy tố theo luật pháp hiện hành với những cá nhân có dấu
hiệu sử dụng sai mục đích nguồn vốn viện trợ và tham nhũng.
TTCP sẽ thông báo kịp thời với các Đối tác phát triển về bất kỳ trƣờng hợp tham
nhũng nào nhƣ đã đề cập trong phần này.
§ 13 ĐIỀU CHỈNH VÀ VIỆC RÚT TÀI TRỢ CỦA CÁC NHÀ TÀI TRỢ

49
 Bất kỳ sự điều chỉnh hoặc sửa đổi các thuật ngữ và điều khoản nào của Thỏa
thuận này phải đƣợc các Bên ký kết chấp nhận bằng văn bản.
Mỗi Đối tác phát triển có thể rút khỏi Chƣơng trình hoặc chấm dứt tài trợ cho
Chƣơng trình nếu thông báo bằng văn bản cho các Bên ký kết trƣớc 03 tháng. Nếu một
Đối tác phát triển có ý định chấm dứt việc tài trợ của mình thì Đối tác phát triển đó
phải triệu tập hội nghị để thông báo cho các Bên ký kết về quyết định của mình và
tham vấn với các bên còn lại về những hậu quả của quyết định này đối với Chƣơng
trình.
§ 14 GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Bất kỳ tranh chấp nào phát sinh giữa các Bên ký kết về việc giải thích, áp dụng
hoặc thực hiện Thỏa thuận này sẽ đƣợc các Bên ký kết thảo luận với nhau để đạt đƣợc
sự đồng thuận cuối cùng thông qua hòa giải.
§ 15 HIỆU LỰC THI HÀNH
Thỏa thuận này có hiệu thi hành đối với mỗi Đối tác phát triển kể từ khi TTCP và
Nhà tài đó ký kết Thỏa thuận này và Hiệp định tài trợ song phƣơng tƣơng ứng. Thỏa
thuận đƣợc lập thành 04 bản chính bằng Tiếng Anh và mỗi bên ký kết giữ một bản.

Thay mặt Chính phủ nƣớc Cộng Thay mặt Thụy Điển
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đại sứ quán Thụy Điển tại Hà Nội
Thanh tra Chính phủ

Địa điểm và ngày tháng Địa điểm và ngày tháng

Chữ ký Chữ ký

Tên và chức vụ (chữ in hoa) Tên và chức vụ (chữ in hoa)

Thay mặt Chính phủ Vƣơng Thay mặt Bộ trƣởng Bộ Hợp tác phát
quốc Đan Mạch triển Vƣơng quốc Hà Lan
Đại sứ quán Vƣơng quốc Đại sứ quán Vƣơng quốc Hà Lan
Đan Mạch

50
Địa điểm và ngày tháng Địa điểm và ngày tháng

Chữ ký Chữ ký

Tên và chức vụ (chữ in hoa) Tên và chức vụ (chữ in hoa)

51
 Phụ lục 1.4
HƢỚNG DẪN LẬP ĐKTC CHO MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG PHỔ BIẾN
1. Giới thiệu
Trong khung khổ Chƣơng trình POCSIS, một Chƣơng trình về nâng cao năng lực
tổng thể của ngành, các DAHP thƣờng thực hiện một số các hoạt động tƣơng tự nhau,
ví dụ tổ chức hội thảo, tổ chức đào tạo hay thăm quan học tập kinh nghiệm trong và
ngoài nƣớc. Bên cạnh đó, nhiều hoạt động khảo sát, điều tra hoặc nghiên cứu cũng đã
đƣợc thiết kế và sẽ đƣợc triển khai ngay sau khi Giai đoạn Thực hiện của Chƣơng trình
bắt đầu.
Hầu hết các hoạt động này đều đƣợc thực hiện bởi các đơn vị tƣ vấn hoặc chuyên
gia tƣ vấn độc lập bên ngoài. Do vậy, những cán bộ Quản lý dự án cần phải có năng lực
quản lý các dịch vụ tƣ vấn này. Những hƣớng dẫn chi tiết về việc đấu thầu, tuyển dụng
các đơn vị/cá nhân tƣ vấn đƣợc trình bày trong Hƣớng dẫn của Nhà tài trợ chính, Thụy
Điển.
Một công cụ hữu dụng giúp quản lý các dịch vụ tƣ vấn là các bản Điều khoản
tham chiếu. Do vậy, chƣơng này sẽ đƣa ra các mẫu các bản Điều khoản tham chiếu
cho các hoạt động nêu trên. Các DAHP có thể tham khảo các mẫu này khi thiết kế các
bản Điều khoản tham chiếu cho từng hoạt động cụ thể thuộc Dự án của mình.
Trƣớc hết, chƣơng này sẽ trình bày dàn ý chung của một bản Điều khoản tham
chiếu, sau đó đƣa ra ví dụ về một số mẫu điều khoản tham chiếu cho các hoạt động
nhƣ:
Đào tạo
Nghiên cứu
Hỗ trợ kỹ thuật
Ngoài ra, phần cuối cùng của chƣơng này đƣa vào 1 số biểu mẫu có thể cần cho
quá trình sử dụng tƣ vấn.
2. Dàn ý của một bản Điều khoản Tham chiếu
Điều khoản tham chiếu thƣờng có (nhƣng không nhất thiết giới hạn ở) các nội
dung chính nhƣ sau:
Thông tin chung (bối cảnh) của công việc
Mục tiêu công việc
Phạm vi công việc và đầu ra
Phƣơng pháp tiến hành
Yêu cầu năng lực đối với nhà cung cấp
Yêu cầu báo cáo
Kế hoạch thực hiện và thời gian
Các dịch vụ do bên thuê tuyển cung cấp
52
 Kinh phí
Các văn bản cung cấp kèm theo
Dƣới đây giải thích chi tiết nội dung của từng mục
2.1 Thông tin chung (bối cảnh):
Phần này đƣa ra những thông tin tổng quan về Chƣơng trình POSCIS có liên
quan đến công việc (yếu tố lịch sử, mối quan hệ trong khung cảnh chung) và lý do phải
tiến hành công việc. Phần này cần làm rõ Vì sao công việc này cần phải tiến hành và
gắn kết với bối cảnh chung của Chƣơng trình POSCIS và chính sách của ngành thanh
tra ra sao.
Độ dài: Phần này có thể có độ dài từ nửa trang cho đến 2 trang, nêu rõ:
Công việc đƣợc đặt trong bối cảnh nào, thuộc dự án thành phần nào trong
Chƣơng trình POSCIS và nhằm phục vụ cho Mục tiêu nào của dự án thành phần cũng
nhƣ Chƣơng trình.
Nêu rõ vai trò của các đơn vị liên quan (nhƣ Cơ quan thanh tra, các cơ quan quản
lý nhà nƣớc) có liên quan đến công việc này.
Cung cấp thông tin (có tính lịch sử) về dự án tính đến thời điểm này. Hiện dự án
đang trong giai đoạn nào.
2.2 Mục tiêu công việc
Phần này nêu rõ và chính xác công việc phải đạt mục tiêu nào và đối tƣợng là ai.
Ví dụ phần “mục tiêu công việc” nêu trong ĐKTC thuê tƣ vấn thực hiện giảng
dạy về chủ đề Quản lý dự án là: “Khóa tập huấn nhằm trang bị cho các học viên những
kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quản lý dự án thành phần trong Chƣơng
trình POSCIS một cách hiệu quả và đạt hiệu suất cao...Đối tƣợng tham gia khóa tập
huấn là cán bộ quản lý dự án tại các dự án thành phần và thành viên Ban thƣ ký
Chƣơng trình POSCIS.”
2.3 Phạm vi công việc và đầu ra
Phần này cần làm rõ chi tiết phạm vi công việc cần phải tiến hành và chủ đề, nội
dung cụ thể mà đơn vị cung cấp dịch vụ cần làm.
Trong phần này cần nêu các đầu ra (càng cụ thể càng tốt) và, nếu có thể, các hoạt
động chính. Ví dụ:

Loại hình tƣ vấn Phạm vi công việc và đầu ra

Tuyển dụng Hoạt động chính:

tƣ vấn thực hiện - Tiếp xúc trao đổi với đại diện các thành viên dự kiến
tập huấn về “Quản tham gia
lý dự án”
- Chƣơng trình, xác định nhu cầu và mong đợi của các
thành viên

53
 - Thiết kế chi tiết nội dung, hoạt động Hội thảo
- Phát triển tài liệu, phát triển tình huống nghiên cứu
- Thực hiện Chƣơng trình
- Báo cáo kết quả Chƣơng trình
Các đầu ra chính:

3 khóa đào tạo (5 ngày/khóa) đƣợc thực hiện với các nội
dung chính nhƣ sau:
- Cơ cấu quản lý của Chƣơng trình (và các dự án thành
phần)
- Phƣơng pháp tiếp cận khung logic và cách thức áp dụng
phƣơng pháp này trong Chƣơng trình POSCIS
- Lập kế hoạch hoạt động và ngân sách và lịch biểu thực
hiện
- Quản lý rủi ro
- Theo dõi và thực hiện dự án dựa trên kết quả
- Báo cáo
Tài liệu đào tạo biên soạn bằng tiếng Việt đề cập chi tiết
đến các nội dung tập huấn để học viên có thể tham khảo trong
khóa tập huấn và sau khóa tập huận
Báo cáo tập huấn sau mỗi khóa đào tạo, có nêu chi tiết các
đề xuất của giảng viên về tiếp tục phát triển năng lực quản lý dự
án của các học viên.

2.4 Phương pháp

Phần này của Điều khoản Tham chiếu mô tả công việc đƣợc tiến hành bằng cách
nào, nêu các phƣơng pháp chính sẽ áp dụng để thực hiện công việc, bao gồm cả
phƣơng pháp thu thập, phân tích thông tin và báo cáo. Do vậy, phần này thƣờng mô tả:
Những giai đoạn chính thực hiện công việc: tức là các hoạt động chuẩn bị, công
việc triển khai tại hiện trƣờng, phần tích và soạn thảo báo cáo, thảo luận, hoàn thiện
báo cáo...
Các cơ quan hữu quan, các đối tƣợng khác sẽ đƣợc huy động nhƣ thế nào (theo
phƣơng pháp tham gia); một số đối tƣợng cụ thể sẽ tham gia ở mức độ nào (nhƣ cán bộ
thanh tra là nữ, đối tƣợng thanh tra là doanh nghiệp, hoặc cá nhân/tổ chức có khiếu nại,
tố cáo...)
Địa bàn thực hiện công việc (ví dụ, “quy trình thanh tra kinh tế xã hội sau khi
đƣợc xây dựng” sẽ tiến hành thí điểm tại các huyện X, Y, Z tỉnh A) và thời lƣợng tiến
hành công việc
54
 Phƣơng tiện và công cụ thu thập thông tin: phiếu câu hỏi, khảo sát có kế hoạch
(planned survey), quan sát tại hiện trƣờng, hoặc tham chiếu các báo cáo của cơ quan
hành chính, cơ quan quản lý nhà nƣớc hay phỏng vấn chọn lọc (key interviews)
Dữ liệu sẽ đƣợc phân tích và lƣu trữ bằng cách nào
Báo cáo đƣợc soạn thảo ra sao
2.5 Yêu cầu năng lực đối với nhà cung cấp
Phần này cần nêu rõ những yêu cầu chuyên môn của cá nhân/nhóm chuyên gia tƣ
vấn sẽ thực hiện công việc. Có hai cách để thể hiện yêu cầu này.
Cách 1: nêu những năng lực, kỹ năng cần thiết của nhóm tƣ vấn, nhƣng không
nêu rõ số lƣợng thành viên trong nhóm. Cách này đƣợc đƣợc áp dụng khi các “đầu ra”
đƣợc xác định rõ, và BQL DA cũng muốn tuyển dụng một nhóm chuyên gia để thực
hiện công việc này. Cách này cho phép nhà cung cấp (bên dự thầu) có thể chủ động và
sáng tạo trong việc đề xuất nhóm tƣ vấn, phƣơng pháp, kế hoạch công việc và ngân
sách.
Cách 2: nêu rõ trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm tƣ vấn. Cách này
đƣợc áp dụng khi BQL DA muốn “kiểm soát” nhiều hơn đối với những “đầu vào” để
thực hiện công việc. Nếu theo cách này, Điều khoản tham chiếu sẽ nêu rõ:
Số lƣợng chính sách các thành viên trong nhóm (cùng với những yêu cầu về năng
lực: chuyên môn, kỹ năng, số năng kinh nghiệm, ...của từng thành viên)
Thời gian cần sự tham gia của mỗi thành viên
Nhiệm vụ chi tiết, và trách nhiệm cụ thể của từng thành viên, và
Mối quan hệ giữa các thành viên, trƣởng nhóm...
2.6 Yêu cầu báo cáo
Phần này trong báo cáo cần nêu rõ những yêu cầu về báo cáo, có thể nêu chi tiết:
Mục lục của báo cáo, gồm cả Phụ lục (BQL CT và DATP có thể yêu cầu đơn vị
dự thầu có thể đề xuất mục lục của báo cáo)
Độ dài (ƣớc đoán) của báo cáo
Định dạng và phông chữ
Chƣơng trình phần mềm nào đƣợc dùng để soạn thảo báo cáo
Ngày nộp dự thảo báo cáo và báo cáo cuối cùng
Ngƣời nhận báo cáo
Số lƣợng bản cứng và bản mềm của báo cáo
Có cần trình bày (trực tiếp) nội dung của báo cáo không, nếu có, nêu rõ thời gian
và đối tƣợng nghe trình bày
2.7 Kế hoạch thực hiện và lịch biểu

55
 Phần này nên nêu tóm tắt kế hoạch công việc và thời gian thực hiện, dựa trên
phạm vi công việc và các đầu ra (mục 3), phƣơng pháp tiến hành (mục 4) và yêu cầu về
báo cáo (mục 6). Nên trình bày phần này dƣới dạng sơ đồ Gantt để dễ theo dõi.
Nếu BQL CT hoặc DATP không có ý tƣởng rõ ràng và chi tiết về tiến trình và
tiến độ công việc, phần này nên nêu những yêu cầu tối thiểu, ví dụ “Thời gian hoàn
thành công việc: từ tháng 6 năm 2009 đến tháng 12 năm 2009”.
Đặc biệt trong trƣờng hợp, BQL CT hoặc DATP muốn để đơn vị dự thầu tự đề
xuất phƣơng pháp thực hiện, thành phần nhóm tƣ vấn, phần “kế hoạch thực hiện và lịch
biểu” nên đề đơn vị dự thầu đề xuất.
2.8 Các dịch vụ do DA cung cấp
Phần này liệt kê các dịch vụ, hỗ trợ mà BQL CT hoặc DATP có thể cung cấp để
bên cung cấp dịch vụ (tƣ vấn) có thể hoàn thành đƣợc công việc, nhƣ:
Văn phòng làm việc
Máy tính
Máy in
Internet
Phiên dịch
Phƣơng tiện đi lại
...
Trong trƣờng hợp BQL DA không cung cấp đƣợc các dịch vụ trên cần làm rõ
trong ĐKTC.
2.9 Kinh phí
Về phí tƣ vấn:
Phí tƣ vấn = ∑ (ngày công tƣ vấn của từng tƣ vấn * đơn giá ngày công)
Có 2 lựa chọn để đƣa thông tin về kinh phí vào Điều khoản tham chiếu:
Cách 1: nêu rõ số ngày cần thiết cho từng vị trí trong nhóm tƣ vấn (và cung cấp
định mức chi tiêu). Cách này áp dụng khi BQL CT hoặc DATP có ý tƣởng rõ ràng và
chi tiết về các hoạt động cần thiết của từng thành viên trong nhóm tƣ vấn để thực hiện
công việc nêu trong ĐKTC.
Ví dụ: Tƣ vấn quốc tế, trƣởng nhóm tƣ vấn: 20 ngày làm việc
Tƣ vấn địa phƣơng 1: 25 ngày làm việc
Tƣ vấn địa phƣơng 2: 16 ngày làm việc
Phí tƣ vấn: theo Định mức chi tiêu của Chƣơng trình trong trƣờng hợp không đầu
thầu hạn chế/đấu thầu rộng rãi (lƣu ý: cung cấp cho tƣ vấn Hƣớng dẫn chi tiêu của
Chƣơng trình)

56
 Tuy nhiên, cách 1 thƣờng không đƣợc các đơn vị tƣ vấn ƣa thích vì họ bị hạn chế
tính chủ động trong đề xuất tài chính. Nhƣợc điểm lớn nhất của cách này là BQL CT
và DATP thƣờng không thể hình dung chính xác về những công việc cần làm và thời
lƣợng cần thiết cho các hoạt động nhƣ tƣ vấn, nên khi nêu chi tiết số ngày công cần
thiết cho từng vị trí công việc (và thấp hơn số ngày cần thiết trên thực tế), có thể dẫn
đến việc không tìm đƣợc cá nhân/tổ chức tƣ vấn quan tâm cung cấp dịch vụ.
Cách 2: BQL CT hoặc DATP muốn để đơn vị dự thầu tự đề xuất phƣơng án tài
chính (số ngày công cần thiết). Cách này áp dụng trong trƣờng hợp BQL CT hoặc
DATP không có ý tƣởng rõ ràng và chi tiết về các hoạt động cần thiết của từng thành
viên trong nhóm tƣ vấn.
- Nếu áp dụng phƣơng pháp đầu thầu hạn chế/đấu thầu rộng rãi: đơn vị dự thầu tự
đề xuất số ngày công tƣ vấn và đơn giá ngày công.
- Nếu áp dụng phƣơng pháp chỉ định thầu: đơn vị dự thầu đề xuất số ngày công tƣ
vấn, còn đơn giá ngày công áp dụng theo Định mức chi tiêu của Chƣơng trình.
Về các chi phí có thể hoàn trả:
Phần này nên để các đơn vị cung cấp dịch vụ đề xuất, trên cơ sở Định mức chi
tiêu của Chƣơng trình. Cần làm rõ các chi phí có thể hoàn trả sẽ đƣợc thanh toán dựa
trên chứng từ thực tế hợp lý và hợp lệ nhƣng không cao hơn mức mà đơn vị dự thầu đề
xuất.
2.10 Các văn bản cung cấp kèm theo
Phần này liệt kê những văn bản tài liệu nào mà BQL CT hoặc DATP sẽ cung cấp
để tƣ vấn có thể hoàn thành đƣợc công việc.

57
 PHỤ LỤC CHƢƠNG II
Phụ lục 2.1
MẪU KẾ HOẠCH NĂM VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG)

THỜI GIAN KINH PHÍ

ĐẦU RA DỰ CƠ QUAN
HOẠT ĐỘNG
KIẾN 1 1 1 THỰC HIỆN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 (VND) (USD)
0 1 2
Đầu ra X Hoạt động x.1:

Hoạt động x.2:

Đầu ra Y Hoạt động y.1:

Hoạt động y.2:

Hoạt động y.3:

58
 Phụ lục 2.2
MẪU KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG)
Số đầu ra

Ngày bắt Cán bộ/Vụ Ngày

Hoạt Tiểu hoạt Lịch họp của Ngân Kế hoạch Tổng chi phí Tỷ lệ giải
đầu và kết chịu trách báo
động động đơn vị thực hiện sách giải ngân cho hoạt động ngân
thúc nhiệm cáo
xxx xxxa xxxa xxx
xxxb xxxb
xxxc xxxc

yyy yyya
yyyb
yyyc

Chú giải:
Hoạt động: hoạt động trong kế hoạch năm.
 Tiểu hoạt động: Một hoạt động đƣợc các DAHP chia nhỏ ra làm nhiều hoạt động khác, những hoạt động nhỏ đó gọi là Tiểu hoạt
động.
 Ngày bắt đầu và kết thúc: tự chú giải
 Cán bộ và Vụ chịu trách nhiệm: Nêu tên Vụ trong TTCP hoặc cơ quan có liên quan khác. Nêu tên (các) cán bộ tham gia và chịu
trách nhiệm.
 Lịch họp: Lên kế hoạch về thời gian và cách thức các đơn vị thực hiện tiến hành họp và họp với ai
 Ngân sách: Ngân sách cho cả quá trình thực hiện, ngay cả khi vƣợt quá thời gian quy định trong kế hoạch năm; Nêu rõ ngân sách
dùng cho từng tiểu hoạt động
 Kế hoạch giải ngân: Kế hoạch giải ngân dự kiến cho giai đoạn thực hiện
 Tỷ lệ giải ngân : Chỉ ra các chỉ số (nếu có) để đánh giá
 Nếu không có các chỉ số, giải thích tại sao
 Hệ thống báo cáo: Báo cáo nhƣ thế nào, khi nào và cho ai

59
 PHỤ LỤC CHƢƠNG IV
Phụ lục 4.1
MẪU BÁO CÁO 6 THÁNG VÀ BÁO CÁO NĂM

Cơ quan chủ quản:

Chủ dự án:
5
BÁO CÁO TIẾN ĐỘ 6 THÁNG VÀ TIẾN ĐỘ NĂM
Năm …/ Giai đoạn 6 tháng
Thông tin chung
Mô tả dự án
Mã số Chƣơng trình, Dự án:
Tên Chƣơng trình, Dự án (Tiếng Anh):
Tên Chƣơng trình, Dự án (Tiếng Việt):
Nhà tài trợ điều phối:
Những điều chỉnh (nếu có)
Tóm tắt những điều chỉnh và sửa đổi đã đƣợc phê duyệt trong năm báo cáo bao gồm:
Kế hoạch triển khai Dự án;

5
Báo cáo này sẽ đƣợc trình cùng với báo cáo chi tiết theo mẫu trong Phụ lục 4:2

60
 Các đầu ra;
Ngân sách;
Ngày tháng và thời gian;
Tình trạng triển khai
Tiến độ thực hiện
Tóm tắt tất cả các hoạt động và đầu ra đã đƣợc thực hiện hoặc đang đƣợc thực hiện.
Lƣu ý: So sánh thực tế triển khai với kế hoạch năm vào năm thực hiện báo cáo và thực tế triển khai của năm trƣớc
đó.
Lên danh sách các hoạt động và đầu ra không đƣợc thực hiện hoặc bị trì hoãn so với kế hoạch năm.
Nêu lý do trì hoãn.
Miêu tả tình trạng giải ngân của năm báo cáo.

Kế Giải ngân
Tỷ giá hối Lũy kế giải
hoạch thực tế tại % Tỷ lệ
Ngân sách Ngoại tệ đoái trung ngân từ đầu
giải ngân năm báo giải ngân
bình dự án
năm cáo
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)=(5)/(4)

Vốn đối ứng VND Đồng

Nhà tài trợ 1 Ngoại tệ

Nhà tài trợ 2 Ngoại tệ

Tƣơng đƣơng với… VNĐ

61
 (Xem chi tiết tại Báo cáo giải ngân năm - Phụ lục 2.2)
Đánh giá tiến độ
Các biểu đồ (nếu có) và đánh giá tóm tắt về tiến độ giải ngân vốn ODA và vốn đối ứng của Chƣơng trình/Dự án trong
năm báo cáo.
Đánh giá về tiến độ thực hiện của các hoạt động dự án.
Thuận lợi và khó khăn
Bài học kinh nghiệm
Kế hoạch giải ngân
Tổng quan kế hoạch năm tiếp theo (kế hoạch năm)
Những đề xuất

Ngày … tháng… năm

Chủ dự án
(ký, đóng dấu)

62
 Phụ lục 4.2
MẪU BÁO CÁO HỌAT ĐỘNG VÀ NGÂN SÁCH
Mục tiêu 1
Hoạt động theo Khung thời Ngân Lũy kế giải Tình trạng của hoạt
Số đầu ra Đã giải ngân Nhận xét
kế hoạch gian sách ngân động

Nhận xét tóm tắt về mỗi đầu ra

Mục tiêu 2

Nhận xét tóm tắt về mỗi đầu ra

Mục tiêu 3 (v.v…)

63