BPP1014

KOMUNIKASI PEJABAT
KOMPETENSI 1

MENGENALPASTI KEPERLUAN
KOMUNIKASI MASUK
DEFINISI KOMUNIKASI

• Komunikasi didefinisikan sebagai proses pertukaran

maklumat di antara penyampai dan penerima maklumat.
(Johns, 1996)
• Kamus dewan (1992) mendefinisikan komunikasi sebagai
perhubungan secara langsung atau dengan perantaraan
surat, radio, telefon dan lain-lain.
• Amnya, komunikasi merupakan proses pengurusan dan
penerimaan maklumat atau mesej
 JENIS JENIS KOMUNIKASI PERNIAGAAN
• Komunikasi tidak hanya terhad bagaimana hendak
menjual, juga hubungan sesama staf dan pembinaan
personal. 4 bentuk komunikasi dalam perniagaan :
KOMUNIKASI OPERASI DALAMAN

KOMUNIKASI OPERASI LUARAN

KOMUNIKASI TIDAK FORMAL DI LUAR

KOMUNIKASI PERSONAL
1. KOMUNIKASI OPERASI DALAMAN
• Melibatkan hubungan sesama pekerja untuk melakukan
tugasan bersama serta antara pekerja atasan dengan
bawahan.
• Hubungan antara cawangan, jabatan atau sektor.
• Penting untuk melicinkan perjalanan operasi.
• Berlaku secara bersemuka dan kemudahan komunikasi
seperti telefon.
• Kaedah bertulis / bersurat lebih rasmi.
• Mesyuarat dan perbincangan adalah sebahagian.
2. KOMUNIKASI OPERASI LUARAN
• Bentuk komunikasi dengan pihak yang berada diluar
organisasi.
• Bentuk seperti surat, iklan, surat edaran, email, panggilan
telefon dan laman web selain pertemuan bersemuka.
• Keberkesanan dalam menentukan kejayaan organisasi
kerana terpaksa berdepan dengan pelbagai peringkat
pelanggan.
• Komunikasi luaran mampu menarik perhatian pelanggan dari
masa ke semasa.
3. KOMUNIKASI TIDAK FORMAL
DI LUAR

• Adalah bentuk hubungan pekerja dengan masyarakat

luar.
• Walaupun tidak rasmi, namun tetap menunjukkan imej
organisasi.
• Berlaku tidak mengira waktu, tempat dan suasana.
• Walaupun berlaku di luar waktu kerja namun dianggap
sebagai lambing atau mewakili organisasi.
• Boleh berlaku kepada sesiapa sahaja apabila topik yang
dibicarakan melibatkan organisasi kita.
4. KOMUNIKASI PERSONAL

• Perhubungan peribadi antara individu atau organisasi lain.

• Berlaku apabila perlu menyampaikan sesuatu maklumat atau
mendapatkan maklumat.
• Merupakan hubungan sosial fitrah yang digunakan oleh
manusia normal.
• Halangan komunikasi menunjukkan kegagalan komunikasi
seseorang.
• Kegagalan menyebabkan rasa terasing, tidak memiliki kawan
dan memberi imej buruk kepada diri dan organisasi.
 JENIS-JENIS PERALATAN
KOMUNIKASI
• Secara amnya peralatan komunikasi boleh dibahagikan
kepada 4 iaitu ;
TELEFON

FAKSMILI ATAU FAKS

EMAIL

SURAT-SURAT
 1. TELEFON
• Ditakrifkan sebagai alat perhubungan komunikasi dua
hala secara tepat.
• Alat perhubungan yang penting antara sesebuah
organisasi dengan pihak luar khusunya pelanggan.
• Menyelesaikan masalah perhubungan jarak jauh.
• Penting bagi seorang pengendali mesej atau operator
telefon tahu prosedur-prosedur yang berkaitan telefon.
• Telefon merupakan salah satu alat yang paling penting
dalam semua organisasi.
 2. FAKSIMILI ATAU FAKS
• bermaksud membuat salinan yang sama dengan asal.
• Pengiriman dokumen dalam penerimaan serta merta namun
diketepikan atas kelemahan mutu dan email dijadikan
pengganti lebih berkualiti.
• Sesebuah ‘mesin faks’ biasanya terdiri daripada pengimbas
imej, modem dan pencetak.
• mesin faks masih ada kelebihan, khususnya bagi
penghantaran bahan-bahan sensitif yang tidak boleh dikirim
melalui Internet tanpa penyulitan.
 3. EMAIL
• Email merupakan salah satu cara untuk berkomunikasi
dengan mudah dan cepat antara satu sama lain.
• Email adalah singkatan dari Elektronic Mail.
• Sebarang bentuk pertanyaan, permohonan dll untuk individu
atau kumpulan.
• Ia adalah sarana (alat) kirim mengirim surat melalui jalur
internet yang boleh mengisi teks, gambar, video dll.
• Saat ini Internet Search Protocol (ISP) yang popular adalah
Yahoo dan Google.
 4. SURAT
• Kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang
dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain.
• Ditulis untuk mewakili dirinya sendiri atau pihak yang lain
dan disampaikan kepada pihak penerimaan dengan cara
berkirim.
• Surat rasmi disediakan mengikut format-format tertentu
mengikut jenis-jenisnya.
• Surat kiriman tidak rasmi yang berbeza format adalah
kegunaan umum.
• Semua surat-surat yang diterima oleh sesebuah organisasi,
adalah dianggap sebagai rasmi walaupun cara penulisan
surat tidak mengikut format surat rasmi.
KAEDAH-KAEDAH
KOMUNIKASI
PERNIAGAAN
 NOTES
PENGENALAN

SCIENCE
Direktori
Mercuryperniagaan masa kini boleh
didapati dalam bentuk konvensional

MATH
(cetakan) dan online. Sementara itu, adalah

BIOLOGY
menjadi perlu bagi pengendali mesej masuk
untuk mempunyai pengetahuan dalam

HISTORY
mencari maklumat melalui medium-
medium yang masakini.

EXTRAS
 YELLOW PAGES

NOTES
➢Yellow Pages adalah buku direktori

SCIENCE
telefon yang diterbitkan oleh syarikat
penyedia layanan informasi.

➢Kertas

MATH
kuning digunakan oleh penyedia
layanan informasi untuk membezakan
direktori perniagaan ini daripada direktori

BIOLOGY
telefon persendirian yang menggunakan
kertas putih.

➢Anda

HISTORY
boleh mendapatkan nombor
telefon, alamat, jenis perkhidmatan atau
pun produk yang diiklankan.

EXTRAS
➢Perkhidmatan yang kurang memakan
masa dan lebih berkesan.
ENJIN CARIAN

NOTES
SCIENCE
➢Sistem yang dibangunkan bagi membantu
kita untuk mendapatkan maklumat dalam
sebuah komputer, dalam sebuah jaringan

MATH
besar seperti World Wide Web, rangkaian
kecil seperti LAN atau dalam komputer
peribadi.

BIOLOGY
➢Memaparkan maklumat atas permintaan
pengguna carian dan kandungan yang

HISTORY
dipaparkan adalah kandungan yang telah
disimpan dalam pelayan pangkalan data
enjin carian itu sendiri

EXTRAS
 ENJIN CARIAN YANG POPULAR
Google.com
Bing.com

Ask.com
Yahoo.com

Baidu.com
Msn.com

Aol.com Lycos.com
PENGGUNAAN
KOMUNIKASI
PERNIAGAAN DALAM
APLIKASI ONLINE
Mobile Instant Messaging

NOTES
(MIM)

SCIENCE
Merupakan teknologi yang
membolehkan perkhidmatan
mesej segera boleh diakses dari

MATH
peranti mudah alih, yang terdiri
daripada standard telefon bimbit

BIOLOGY
smartphones (contohnya peranti
yang menggunakan sistem

HISTORY
operasi seperti Android,
Blackberry OS, IOS, Symbian
OS, Windows Telefon dan lain-

EXTRAS
lain.
KAEDAH - KAEDAH
Embedded Clients
Pelanggan IM khusus untuk setiap
peranti tertentu.

Clientless Platform
Tidak perlu memuat turun apa-apa perisian
dan yang membolehkan semua pengguna
daripada mana-mana rangkaian untuk
menyambung kepada perkhidmatan IM

Aplikasi perniagaan
Diterima pakai untuk digunakan sebagai
medium komunikasi perniagaan didorong
.digunakan untuk tujuan perniagaan oleh
pekerja syarikat-syarikat dan organisasi
lain.
 Voice Over Internet

NOTES
Protocol

SCIENCE
➢ Suara melalui IP (VoIP, atau suara
melalui Protokol Internet) biasanya
merujuk kepada protokol

MATH
komunikasi, teknologi, kaedah dan
teknik penghantaranyang terlibat

BIOLOGY
dalam menghantar mesej suara

➢ Protokol Internet atau Internet

HISTORY
Protokol (IP) merupakan satu dari
paras protokol dalam suatu
rangkaian. melaksanakan suatu

EXTRAS
komunikasi melalui Internet.
 JENIS-JENIS BAHAN YANG DIPOS
Parcel
Mel Rakyat

Merupakan barangan
surat prabayar yang yang dibungkus selain
boleh dilipat and Mel Bukan daripada yang berupa
berpelekat yang Standard surat yang diterima
Surat dihantar di dalam melalui pos
negara. Dokumen

Surat ertinya suatu surat • Bersampul, berkotak & bergulung

yang bersampul yang
boleh dilentur dan yang
memenuhi syarat-syarat
• Berkotak, ukuran maksimum ialah
600mm x 250mm x 30mm
• Bergulung, ukuran maksimum ialah
600mm (panjang) x 100mm (diameter)
• Tidak lebih 2kg
Penghantaran dokumen dibuat
dengan tangan oleh (dispatch)
syarikat sendiri atau melalui
syarikat kurier atau pun dipos
secara berdaftar.
 FORMAT SURAT

Berat It’s50gm.
Maksimum sehingga theclosest planet of
the Sun
Minimum :140 mm (panjang) x 90 mm (lebar)
Saiz
Maksimum: 250 mm (panjang) x 165 mm (lebar)
Jupiter
Minimum : 0.25 mm
Jupiter is the biggest
Ketebalan
Maksimum: 6.00 mm
planet of them all
• Kertas yang tidak berkilat dan berwarna putih atau mempunyai ton
warna yang lembut di bahagian hadapan sampul
Ketebalan
• Tidak dicetak timbul dan tidak mengandungi apa-apa tebukan
• Dilekatkan sepenuhnya

• Zon Bayaran Pengeposan: Dari kanan - 74mm(panjang), dari kiri -

40mm(lebar)
It’s actually a cold place
Perihal Muka • Zon Pengirim:boleh mengandungi nama, alamat, logo atau iklan
Hadapan Sampul • Zon Penerima: nama dan alamat penerima, bertulis atau dicetak
Surat Earth
dengan dakwat gelap dan tidak bersinar
• Zon Kod Bar: kosongkan keseluruhan ruang 15mm dari bawah
It’s the third planet from
sampul surat
the Sun
FORMAT MEL RAKYAT

Ukuran danIt’s
Saizthe closest
dilipat: planet
190mm of x 95mm (lebar)
(panjang)
the Sun
Berat: tidak lebih dari 20gm

Surat prabayar tanpa setem. Setem tidak diperlukan untuk tujuan

pengeposan.

Harga RM 0.30 sen.

Boleh dilipat dan berpelekat.

Dihantar ke seluruh destinasi dalam negara.

Tidak boleh mengandungi sebarang kepilan, jika tidak, ia akan

diklasifikasikan sebagai Mel Bukan Standard dan akan dicaj mengikut kadar
tertentu.

Earth
Untuk kegunaan peribadi sahaja, bukan digunakan untuk tujuan komersial.

It’s the third planet from

the Sun
NOTES SCIENCE MATH BIOLOGY HISTORY EXTRAS
TERIMA
SEKIAN,

KASIH