BPP1014

KOMUNIKASI PEJABAT
 KOMPETENSI 2
MENGENALPASTI KEPERLUAN
KOMUNIKASI KELUAR
 DEFINISI KOMUNIKASI PERNIAGAAN

❖ Greenberg dan Baron (1996) telah mendefinisikan

komunikasi sebagai satu proses di mana individu,
kumpulan dan organisasi yang bertindak sebagai
penyampai yang menghantar maklumat atau mesej
kepada individu, kumpulan dan organisasi lain
yang bertindak sebagai penerima mesej.

❖ Komunikasi merupakan satu proses penyampaian

maklumat daripada penghantar maklumat kepada
penerima maklumat.
 JENIS – JENIS KOMUNIKASI PERNIAGAAN
1) Komunikasi Operasi Dalaman
(Internal-operation Communication)

▪ komunikasi operasi dalaman melibatkan keseluruhan warga kerja syarikat daripada peringkat
atasan hinggalah kepada yang peringkat yang paling bawah.

▪ Proses komunikasi yang berjalan antara sesama dan setiap kakitangan,

bahagian, jabatan dan unit, hendaklah diambil berat bagi memastikan setiap
maklumat serta arahan yang disampaikan dan ingin disampaikan oleh ketua
unit masing-masing difahami dan berkesan tanpa sebarang masalah.
2) Komunikasi Operasi Luaran
(External-operational Communication)
▪ Melibatkan interaksi dengan pihak luar

▪ Perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin kerana ianya

melambangkan imej sesebuah organisasi atau syarikat.

▪ Kebiasannya mereka ini adalah kumpulan yang terdiri daripada

pelanggan, pembekal, pemegang saham, masyarakat, media, bank,
badan-badan berkanun dan juga kerajaan.
3) Komunikasi Luaran Tidak Formal (Informal
Outside Communication)
▪ Komunikasi ini wujud daripada perhubungan sosial dan
persahabatan di persekitaran tempat kerja.

▪ Boleh berlaku apabila adanya komunikasi antara pekerja syarikat

dengan individu di luar syarikat yang boleh terdiri dari sesiapa
sahaja seperti kita, rakan kita ataupun mereka yang mendengar
perbualan yang dibual oleh kita.

▪ Berlaku di dalam bentuk komunikasi lisan dan bukan lisan iaitu

komunikasi yang tidak menggunakan perkataan, samada secara
lisan atau tulisan
4) Komunikasi Personal
(Personal Communication)
▪ Komunikasi jenis ini berlaku apabila seorang pekerja berhubung
dengan pekerja yang lain melalui medium-medium tertentu.
Contohnya seperti melalui telefon, e-mel dan sebagainya
MEDIUM PERANTARAAN UNTUK KOMUNIKASI
KELUAR
KEGUNAAN TELEFON:

TELEFON
Alat telekomunikasi yang digunakan bagi
memancar dan menerima bunyi
(kebiasaanya suara dan percakapan)
pada jarak jauh tanpa terikat, secara
bebas.

Menguruskan panggilan telefon dan

temujanji yang berkaitan dengan urusan
rasmi atau tidak di mana transaksi ini
perlu diatur, dihadiri, direkod serta ditapis
mengikut situasi tertentu.
KEGUNAAN FAKSIMILI

▪ Mesin faks yang pertama adalah FAKSIMILI

dalam bentuk analog, oleh sebab itu,
ia mencetak maklumat pada masa
yang sama semasa maklumat itu
diterima.
▪ Mesin penerima faks tersebut pula
perlu tahu lokasi yang tepat pada
muka surat yang diterima untuk
bertindak balas terhadap maklumat
yang dihantar.
▪ Ini memerlukan penyelerasan yang
teliti kerana biasanya imej yang
diperolehi telah rosak.
KEGUNAAN EMEL

▪ Salah satu bentuk komunikasi yang EMEL

paling popular dalam internet buat masa
kini.
▪ Dengan mempunyai sebuah komputer
peribadi, modem, perisian dan akaun
internet anda boleh menghantar mel
anda ke seluruh pelusuk dunia dengan
cepat pantas dan murah dan kepada
sesiapa sahaja.
▪ Boleh menghantar fail, dokumen, imej,
audio dan video dalam bentuk digital
dengan melampirkan bersama mel anda.
KEGUNAAN
PERKHIDMATAN POS:
PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN DI
PEJABAT POS TERBAHAGI KEPADA 2 :
2) Perkhidmatan tambahan yang didapati di
1) Perkhidmatan kaunter kaunter pejabat pos.
- Perkhidmatan kaunter ini merupakan
perkhidmatan kepada semua lapisan penggunaan. - Surat berdaftar.
- Perkhidmatan mel udara.
- Juga menawarkan perkhidmatan bagi beberapa - Perkhidmatan pos laju.
agensi bagi bertujuan membayar atau
- Perkhidmatan pengiriman bungkusan.
menguruskan kutipan misalnya Amanah Saham
Nasional (ASN), Amanah Saham Bumiputera - Perkhidmatan bayar waktu terima.
(ASB), bayaran bil dan sebagainya. - Perkhidmatan ubah hala surat.
- Perkhidmatan mel tambahan oleh pihak pejabat
pos Malaysia.
 PROSEDUR UNTUK MENYUSUN DIREKTORI
PELANGGAN PERNIAGAAN

▪ Maksud direktori ialah laman web yang merangkumi pautan

ke laman web lain serta senarai, termasuk kedai runcit dalam
talian.

▪ Direktori digunakan untuk mencari bukan kedai runcit, tetapi

juga perniagaan dalam talian.
 PROSEDUR UNTUK DOKUMEN KELUAR

Prosedur pemfailan dokumen keluar ialah:

▪ Pegawai telah menerima surat yang perlu dipos.

▪ Pegawai perlu semak surat untuk memastikan perkara berikut:

-No rujukan fail , Tarikh yang tepat pada semua salinan , Alamat
yang betul dan tepat, Lampiran (jika ada)

▪ Jika tidak lengkap serahkan semula kepada pegawai tindakan

untuk dilengkapkan
4) Jika lengkap, asingkan surat-surat seperti berikut:

• Surat asal/salinan pertama

• Salinan Kedua – akan dikandungkan kedalam fail berkaitan dan di
minitkan
• Salinan Ketiga- akan dikandungkan kedalam fail timbul

5) Masukkan surat kedalam sampul surat dan gam

6) Surat yang hendak dihantar melalui Penghantaran Cepat @ pos laju

perlulah direkodkan ke dalam buku “despatch”

7) Hantar atau pos surat megikut destinasi dan peringkat

keselamatannya
 PENGGUNAAN DIREKTORI KOMUNIKASI
PERNIAGAAN
YELLOW PAGES
- Yellow pages adalah buku petunjuk telefon Telekom yang
diterbitkan oleh syarikat penyedia layanan informasi

- Diterbitkan dengan 2 kaedah:

i) Bercetak
CONTOH

ii) Bentuk elektronik

- merupakan medium pengiklan pilihan untuk pengiklanan perniagaan.

- banyak perniagaan telah menerima Yellow Pages dan menghargai

direktori ini kerana mengandungi senarai paling menyeluruh dengan
lebih daripada 3,000 tajuk klasifikasi yang membuat sumber untuk
produk dan perkhidmatan yang kurang memakan masa dan lebih
berkesan.
ENJIN CARIAN

- Enjin carian atau "Search Engine" adalah

sistem perisian yang direka untuk mencari
maklumat di World Wide Web (www.) dengan
menggunakan internet.

- Keputusan carian biasanya dipersembahkan

dalam satu barisan keputusan sering dirujuk
sebagai hasil carian enjin muka surat (SERPs).
 JENIS KOMUNIKASI DALAM TALIAN

1) MOBILE INSTANT MESSAGING (MIM)

Mobile Instant Messaging (MIM) merupakan teknologi yang membolehkan

perkhidmatan mesej segera boleh diakses dari peranti mudah alih, yang terdiri
daripada standard telefon bimbit tosmartphones (contohnya peranti yang
menggunakan sistem operasi seperti Android, Blackberry OS, IOS, Symbian OS,
Windows Telefon, dll.).

IM dilakukan DUA cara:

• Embedded Clients- pelanggan IM khusus untuk setiap peranti tertentu.
• Clientless Platform - satu aplikasi berasaskan pelayar yang tidak perlu memuat
turun apa-apa perisian untuk telefon bimbit, dan yang membolehkan semua
pengguna dan semua alat-alat daripada mana-mana rangkaian untuk menyambung
kepada perkhidmatan IM internet mereka, ideal.
 2) VOICE OVER INTERNET PROTOKOL(VoIP)

- Suara melalui IP (VoIP, singkatan suara melalui Protokol

Internet) biasanya merujuk kepada protokol komunikasi,
teknologi, kaedah, dan teknik penghantaran yang terlibat
dalam penghantaran komunikasi suara dan sesi multimedia
melalui Internet Protocol (IP), seperti Internet.

- Istilah lain yang sering dikaitkan dengan VoIP adalah telefon

IP, telefoni Internet, suara melalui jalur lebar (VoBB), telefoni
jalur lebar, komunikasi IP, dan telefon jalur lebar.

• Kelebihan VoIP
- Kos untuk menghantar mesej suara yang rendah
- Percuma kerana hanya menggunakan rangkaian
internet
- Panggilan antarabangsa menggunakan VoIP
biasanya sangat murah
Prinsip kerja VoIP adalah mengubah
suara yang didapatkan dari speaker
pada komputer menjadi pakej data
digital, kemudian dari PC diteruskan
Atau boleh juga melalui melalui media
melalui Hub / Router / ADSL Modem
telefon yang disambungkan ke internet
dihantar melalui rangkaian internet
dan boleh diterima oleh telefon.
dan akan diterima oleh tempat
tujuan melalui media yang sama
 Untuk Penghantaran sebuah isyarat ke
remote destination boleh dilakukan
secara digital iaitu sebelum dihantar
data yang berupa isyarat analog diubah
ke bentuk data digital dengan ADC
(Analog to Digital Converter), kemudian
dihantar, dan di penerima dipulihkan
kembali menjadi data analog dengan
DAC (Digital to analog Converter).
Begitu juga dengan VoIP, digitalisasi
voice dalam bentuk packets data,
dihantar dan di pulihkan kembali
dalam bentuk voice di penerima.
Format digital lebih mudah
dikendalikan, dalam hal ini boleh
dimampatkan, dan boleh diubah ke
format yang lebih baik dan data
digital lebih tahan terhadap noise
daripada analog.
JENIS-JENIS POS

BUNGKUSAN
Bungkusan atau parcel adalah
merupakan barangan yang
dibungkus selain daripada yang
berupa surat yang diterima melalui
pos atau pun khidmat kurier.
Kini terdapat banyak syarikat kurier
persendirian yang menyaingi Pos
Malaysia di dalam penghantaran
bungkusan, surat dan dokumen.
DOKUMEN
❖Dokumen adalah maklumat penting bagi
organisasi.
❖Penghantaran dokumen lazimnya dibuat
dengan tangan oleh penghantar dokumen
(dispatch) syarikat sendiri atau melalui
syarikat kurier atau pun dipos secara
berdaftar.
❖Jenis dokumen yang boleh dihantar
menggunakan Pos Dokumen:
a. Majalah
b. Laporan tahunan syarikat
c. Buku
 3) MEL / SURAT

Mel atau surat adalah sistem

untuk fizikal mengangkut

CONTOH
dokumen dan pakej kecil
yang lain, dan juga nama
bagi poskad, surat, dan
bungkusan

Ciri-ciri mel adalah seperti di

jadual :
4) EMEL

Penghantaran barang atau dokumen

menggunakan khidmat email biasanya
digunakan bagi peniaga-peniaga yang
membuat perniagaan secara dalam talian.

Barang yang di pesan di atas talian akan

dibuat secara pembayaran secara bank
ink atau transfer dan kemudian barang
akan dipos ke rumah dalam masa yang
terdekat
 SEKIAN,
TERIMA KASIH