Čuvanje računovodstvene i porezne

dokumentacije

Dokumentacija predstavlja temelj funkcionisanja preduzeća jer svaki poslovni događaj

započinje, obavlja se i završava nekim pisanim dokumentom. Vremenom svi dokumenti gube na
značaju ali je teško utvrditi da li će se u nekom trenutku pojaviti potreba za istim.

S tim u vezi potrebno je utvrditi rokove za čuvanje dokumentacije, vodeći računa o

računovodstvenim, poreznim i drugim propisima koji regulišu navedenu oblast.

U ovom tekstu usporedili smo nekoliko zakona i definisali rokove i kazne za nepoštivanje istih.

Utvrđivanje rokova i načina čuvanja računovodstvene i porezne dokumentacije definisano je

Zakonom o računovodstvu, Zakonom o Poreznoj upravi FBiH, Zakonom o porezu na dodanu
vrijednost, Zakonom o obligacijskim odnosima, Pravilnikom o obliku, sadržaju i načinu vođenja
trgovačke knjige, Uredbom o organizovanju i načinu vršenja arhivskim poslova u pravnim licima
u FBiH.
 Zakon o računovodstvu i reviziji
 Zakon o obligacionim odnosima
 Zakoni Uprave za indirektno oporezivanje
 Zakoni Porezne uprave FBiH
 Zakon o unutrašnjoj trgovini
 Uredba o načinu vršenja arhivskih poslova FBiH
 Uništenje dokumentacije

Zakon o računovodstvu i reviziji

Vezano za utvrđivanje roka najznačajniji je Zakon o računovodstvu i reviziji s obzirom da su
propisani rokovi čuvanja dokumentacije isti ili duži od poreznih zakona.

Detaljnije vezano za rokove i načine čuvanja definisano je članovima 31. i 32. Zakona o
računovodstvu i reviziji od čega izdvajamo najznačajnije:

 Knjigovodstvene isprave čuvaju se u izvornom materijalnom obliku, u obliku

elektronskog zapisa ili na mikrofilmu, a predstavljaju dokaznu osnovu poslovnih knjiga;

 Knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu,

kao i glavna knjiga i dnevnik čuvaju se najmanje jedanast godina;
  Knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige, kao i
pomoćne knjige, čuvaju se najmanje sedam godina;

 Periodični obračuni, isprave platnog prometa putem ovlaštenih finansijskih institucija

čuvaju se najmanje pet godina;

 Godišnji izvještaj o poslovanju (obavezan za srednja i velika preduzeća) čuva se u

orginalnom obliku jedanaest godina nakon isteka poslovne godine;

 Pomoćni obračuni, prodajni i kontrolni blokovi i sl. čuvaju se dvije godine;

 Revizorska društva čuvaju šest godina dokumentaciju na osnovu koje je obavljena

revizija;

 Isprave koje se čuvaju trajno su: platne liste ili analitičke evidencije o plaćama u vezi sa
plaćanjem doprinosa, kupoprodajni ugovori po kojima je izvršeno sticanje nekretnina,
godišnji računovodstveni obračuni, finansijski izvještaji, konsolidirani finansijski
izvještaji, izvještaji o izvršenoj reviziji i svi interni akti od uticaja na finansijsko
poslovanje;

Važno je naglasiti da rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga počinje teći
zadnjega dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige i u koje su podaci iz isprava
uneseni.

Kazna za ne pridržavanje navedenih rokova iznosi od 5.000 KM do 15.000 KM za pravno lice,

a 500 do 3.000 KM za odgovorno lice firme.

Zakon o obligacionim odnosima

Prema odredbama člana 371. Zakona o obligacionim odnosima, opći zastarni rok iz poslovnih
odnosa je pet godina, dok zastarni rok od 10 godina je predviđen u slučaju kada je potraživanje
utvrđeno pravomoćnom sudskom odlukom.

Zakoni Uprave za indirektno oporezivanje

Član 56. Zakona o PDV-u definiše da je svaki obveznik dužan voditi knjige s dovoljno podataka
koji će omogućiti urednu primjenu PDV-a, uključujući i obračunavanje obaveze PDV-a za svaki
period PDV-a i inspekciju od strane UIO.

Navedene knjige vode se u skladu s propisima o računovodstvu. Dobavljač dobara, odnosno

davalac usluga dužan je čuvati kopije svih faktura, knjižnih obavještenja i izvoda o plaćanju.
UIO može donijeti bliže propise o računovodstvu i knjigovodstvu, uključujući i utvrđivanje
zahtjeva i uslova za pretvaranje računovodstva i knjigovodstva koje se vodi u stranoj valuti u
državnu valutu u svrhu utvrđivanja poreske obaveze i drugih podataka koji se obavezno vode.

U Članu 67. tačka 13. Zakona o PDV-u definisano je da pravni subjekt koji ne vodi i ne čuva
knjige u skladu sa Članom 56. podliježe novčanoj kazni u rasponu od 300 KM do 10.000 KM.

Zastarjelost po osnovu indirektnih poreza je definisana Članom 36. Zakona o postupku

indirektnog oporezivanja u kojem je istaknuto da istekom roka od pet godina zastarjeva pravo
UIO na razrez prethodno nerazrezanih obaveza po osnovu indirektnih poreza, kao i pravo UIO
da zahtjijeva plaćanje iznosa po osnovu indirektnih poreza.

Dalje po Članu 29. Pravilnika o kontroli indirektnih poreza uposlenik na poslu kontrole može
donijeti zaključak kojem se nalaže kontroliranom licu da u slučaju neažuirane, nepotpune ili
neuredne knjigovodstvene evidencije istu ažurira u roku koji ne treba biti duži od 15 dana. Ako
se porezna obaveza ne može utvrditi na osnovu knjigovodstvenih evidencija, porezna obaveza se
utvrđuje na osnovu posrednih dokaza, uključujući raspoloživu dokumentaciju u onoj mjeri u
kojoj se ona smatra pouzanom.

Zakoni Porezne uprave FBiH

Prema odredbama članka 73. Zakona o Poreznoj upravi FBiH („Službene novine FBiH“, br.
33/02 i 28/04), razrez se može izvršiti u sljedećim rokovima:

 za porez i za kaznu koja se odnosi na taj porez, u roku od pet godina nakon što je porezna
prijava za taj porez podnesena ili nakon dana dospijeća tog poreza, računajući od dana
koji je kasnije nastupio;

 za kaznu koja se ne odnosi na određeni porez, u roku od pet godina nakon što je porezni
prekršaj za koji je vezana ova kazna počinjen i

 za kamatu, u roku u kojem se razrezuje porez ili kazna na koju se plaća kamata prema
ovom članu.

Razrez se može izvršiti u bilo koje vrijeme:

 za porez ili kaznu koji se odnose na taj porez, ako je porezna prijava za taj porez lažna i

 za kaznu koja se ne odnosi na određeni porez, ako je lice koje je počinilo porezni prekršaj
namjerno prikrilo ili poduzelo bilo koju radnju da sakrije prekršaj od poreznog organa.
Prema odredbama članka 74. istog zakona, kada je porezna obaveza dospjela za naplatu može se
naplatiti uz primjenjivanje postupka prinudne naplate ili u sudskom postupku samo ako su mjere
naplate ili sudski postupak počeli:

 u roku od pet godina po dospijeću porezne obveze, ili

 prije isteka bilo kojeg dodatnog roka za naplatu pisano dogovorenog između poreznog
organa i poreznog obveznika.

U skladu sa Pravilnikom o postupcima i redosljedu radnji u procesu fiskalizacije propisano je

čuvanje kontrolne trake za fiskalne kase sa dvije trake minimalno dva mjeseca po isteku tekućeg
mjeseca u kojim su iste kreirane.

Član 52. Zakona o fiskalnim sistemima FBiH definiše novčane kazne u iznosu od 2.500 KM do
20.000 KM za pravno lice, međutim nije navedeno kažnjavanje na osnovu neposjedovanja
kontrolne trake.

Zakon o unutrašnjoj trgovini

Prema odredbama Člana 35. Pravilnika o obliku, sadržaju i načinu vođenja trgovačke knjige i
utvrđuje rok za čuvanje trgovačke knjige od 10. godina po isteku poslovne godine, a
dokumentacija na osnovu koje su vršenja knjiženja u trgovačkoj knjizi najmanje 5 godina po
isteku poslovne godine na koju se ta dokumentacija odnosi.

Član 63. Zakona o unutrašnoj trgovini definiše kaznu u iznosu od 3.000 KM do 15.000 KM za
pravno lice ukoliko ne drži i ne vodi ažurno trgovinsku knjigu.

Uredba o načinu vršenja arhivskih poslova FBiH

Načini i uslovi čuvanja i arhiviranja dokumentacije su definisane Uredbom o organizovanju i
načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u FBiH.

Članom 18. i 19. navedene Uredbe definisano je da je svako pravno lice dužno voditi arhivsku
knjigu za arhivske poslove iz svoje nadležnosti, registraturna građa na kraju svake godine se
obavezno upisuje u arhivsku knjigu. Sam izgled arhivske knjige nije definisan.

Po Članu 21. Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po

odgovarajućim predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa. Pod registraturnom jedinicom,
podrazumijeva se fascikla, registrator, kutija, knjiga, omot i druga jedinica pakiranja u koju se
odlaže registraturna građa. Ove jedinice se formiraju prije upisa registraturne građe u arhivsku
knjigu.
U glavi V Uredbe definisani su uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe. Odgovorno lice je
dužno preduzeti mjere i obezbijediti uslove da se registraturna i arhivska građa iz nadležnosti
pravnog lica čuva u sređenom i sigurnom stanju čime se podrazumijeva ustrojena registraturna
odnosno arhivska građa, koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju pravnog lica
te sigurna od oštećenja uništenja i nestajanja.

U cilju zaštite pravna lica su dužna obezbjediti i održavati klimatske, hemijsko-biološke i fizičke
uslove i kontrolu tih uslova što podrazumijeva da temperatura vazduha u arhivskim prostorijama
se mora održavati u rasponu od 10-15°C a relativna vlažnost od 50-60%. Registraturna i arhivska
građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izloženi direktnom utjecaju sunčevog svjetla.
Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, foto-
hemijsko i biološki štetno dejstvo. Radi sprječavanja štetnog utjecaja bioloških faktora na
registraturnu i arhivsku građu, obavlja se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija
arhivskih prostorija.

Uništenje dokumentacije

Po isteku rokova za čuvanje dokumentacije, prije nego se uništi, potrebno je nadležnom arhivu
(na nivou Federacije BiH ili Kantona) podnijeti na odobrenje prijedlog za uništenje određene
dokumentacije.

Prijedlog treba sadržavati popis (vrstu, količinu i vrijeme nastanka) dokumentacije koja se
uništava te propisane rokove čuvanja. Ova obaveza je propisana Zakonom o arhivskoj građi
(„Službene novine FBiH“, broj 45/02), kao i posebnim kantonalnim propisima.

Dokumentacija se može uništiti tek po prijemu odobrenja.

Prilikom uništavanja dokumentacije moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka, te zaštite
okoliša. Konkretnije, prema odredbama Zakona o arhivskoj građi, stvaralac ili imalac
registraturne građe može, nakon odabiranja arhivske građe, preostalu bezvrijednu građu predati
preduzeću za otkup papira, ili je uništiti, samo na temelju rješenja Arhiva Federacije.

Preduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturnu građu bez rješenja Arhiva federacije.

Zaključak
Prilikom utvrđivanja roka čuvanja računovodstvene i porezne dokumentacije potrebno je voditi
računa o propisanim zakonskim rokovima koje smo naveli u ovom tekstu. Najznačajniji od
navedenih je Zakon o računovodstvu i reviziji koji generalno propisuje i najduže rokove čuvanja
računovodstvene i porezne dokumentacije.

Sva pravna lica obuhvaćena Zakonom o računovodstvu i reviziji FBiH (ZRR) obavezna
su čuvati knjigovodstvene evidencije i dokumente koji pružaju dovoljno adekvatne
dokaze o njihovim transakcijama.
Rokovi čuvanja dokumentacije propisani su:

 računovodstvenim
 poreskim
 carinskim
 deviznim
 radnopravnim i drugim propisima

Za pojedinu dokumentaciju su propisani različiti rokovi čuvanja. Za dokumentaciju za

koju nije propisan rok čuvanja, pravno lice bi trebalo Internim aktom propisati rok
čuvanja.
Rok čuvanja knjigovodstvenih dokumenata, poslovnih knjiga i finansijskih izvještaja
počinje teći istekom poslovne godine na koju se knjigovodstveni dokumenti odnose.
Računovodstvenu dokumentaciju čine:

 knjigovodstveni dokumenti (ulazne i izlazne fakture, blagajnički dnevnici,

temeljnice i dr.);
 poslovne knjige (dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige, kalkulacije,
otpremnice, prenosnice, nivelacije i sl.);
 finansijski izvještaji;
 nalozi za knjiženje, pomoćni obračuni, popisne liste, putni nalozi i sl.

Prema Zakonu o računovodstvu i reviziji (čl.31 i 32) dokumenti koji se čuvaju trajno su:

 platne liste ili analitičke evidencije o plaćanja u vezi sa plaćanjem doprinosa

 kupoprodajni ugovori po kojima je izvršeno sticanje nekretnine
 godišnji računovodstveni obračuni
 finansijski izvještaji
 konsolidirani finansijski izvještaji
 izvještaj o izvršenoj reviziji
 svi interni akti od uticaja na finansijsko poslovanje

 Knjigovodstveni dokumenti na osnovu kojih su podaci unešeni u dnevnik i glavnu

knjigu čuvaju se najmanje 11 godina.
  Knjigovodstveni dokumenti na osnovu kojih su podaci unešeni u pomoćne knjige
čuvaju se najmanje 7 godina.
 Glavna knjiga i dnevnik čuvaju se najmanje 11 godina, a pomoćne knjige 7
godina.
 Periodični obračuni, dokumenti platnog prometa putem ovlaštenih finansijskih
institucija čuvaju se namanje 5 godina.
 Pomoćni obračuni, prodajni i kontrolni blokovi i sl. čuvaju se 2 godine.
 Revizorska društva čuvaju 6 godina dokumentaciju na osnovu koje je obavljena
revizija.

Rok za čuvanje knjigovodstvenih dokumenata i poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg

dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje se podaci iz dokumenata
unešeni.
DIREKTNI POREZI
Rokovi čuvanja dokumentacije o direktnim porezima propisuje Zakon o poreznoj upravi
FBiH (čl.73 i 74). Prema Pravlniku o primjeni zakona o porezu na dohodak (čl.26)
poslodavac je dužan čuvati obračunske listove u skladu sa zakonskim rokovima a
najmanje 5 godina, dok je kod ZRR taj rok trajan.

 Poslodavac je dužan poreznu karticu zaposlenika čuvati do prestanka radnog

odnosa.(Pravilnik čl.18)

U ovakvoj dilemi dužni smo kao savjesne računovođe da poštujemo ZRR a ne kršeći
pritom druge porezne zakone.
Rokovi čuvanja porezne dokumentacije trebaju se razmatrati i u kontekstu rokova u
kojima Porezna uprava može izvršiti naknadni razrez poreza. Prema Zakonu o PU,
razrez se može izvršiti u sljedećim rokovima:

 za porez i kaznu koja se odnosi na taj porez, u roku od 5 godina nakon što je
porezna prijava za taj porez podnesena ili nakon isteka zakonskog roka za
podnošenje porezne prijave, računajući od dana koji je kasnije nastupio;
 za kaznu koja se ne odnosi na određeni porez, u roku od 5 godina nakon što je
porezni prekršaj za koji je vezana ova kazna počinjen i
 za kamatu, u roku u kojem se razrezuje porez ili kazna na koju se plaća kamata.

Razrez se može vršitiu skladu sa Zakonom o PU čl.73 u bilo koje vrijeme što znači da rok
od 5 godina u ovim slučajevima ne vrijedi.
INDIREKTNI POREZI
Poreznu dokumentaciju u vezi indirektnih poreza čine:

 knjiga ulaznih i izlaznih faktura

 porezne prijave
  evidencije
 obrasci, potvrde i drugo.

Rokovi čuvanja porezne dokumentacije po osnovu indirektnih poreza vežu se za rokove

zastare iz Zakona o postupku indirektnog oporezivanja (čl.36).
Istekom roka od 5 godina zastarijevaju sljedeća prava i obaveze:

 pravo UINO na razrez prethodno nerazrezanih obaveza

 pravo UINO da zahtjeva plaćanje iznosa po osnovu indirektnih poreza
 pravo obveznika da zahtjeva povrat i neosnovano plaćenih poreza i povrat
troškova za garancije

TRGOVAČKA KNJIGA (TKM, TKV, TKU)

Trgovačka knjiga se čuva najmanje 10 godina po isteku poslovne godine, a
dokumentacija na osnovu koje su vršena knjiženja najmanje 5 godina (Pravilnik o
obliku, sadržaju i načinu vođenja trgovačke knjige čl.36).
Pošto je dokumentacija koja je osnov za unos u TK istovremeno i računovodstvena
dokumentacija, skrećemo pažnju da se primjenjuje duži rok između ovoga i onih
propisanih ZRR.
FISKALNI RAČUNI
Obveznik je dužan, radi kontrole, čuvati kontrolne trake za uređaje minmalno do
kraja poslovne godine u kojoj su kreirane (Pravilnik o postupcima i redoslijedu
radnji u procesu fiskalizacije čl.6. stav 15.).
Prema ZRR, prodajni i kontrolni blokovi se čuvaju 2 godine.
RADNO-PRAVNA dokumentacija
Nijedan zakon koji je vezan za radnike nije propisao rokove čuvanja dokumentacije iz
radnih odnosa, kao orjentir se pak koriste sljedeci propisi:

 Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima i drugim licima

angažovanim na radu
 Zakon o obligacionim odnosima (vezano za rokove zastare)
 Porezni propisi (vezano za prijave poreza i doprinosa)

 matična evidencija radnika (personalni dosije) preporučuje se trajno čuvanje;

 Platne liste – TRAJNO;
 Rješenje o godišnjem odmoru i plaćenom odsustvu – 5 godina;
 Odluke o isplati regres, novčanim pomoćima, jubilarne nagrade i dr. – 11
godina;
 Putni nalozi – 11 godina;
 Akti vezani za prekid radnog odnosa – TRAJNO;
 Propratna dokumentacija u vezi sa otkazom – maksimalno 5 mjeseci (Zakon o
radu čl.114);
 Evidencija o radnom vermenu – šihtarica – 5 godina;
 Pravilnik o radu – trajno.