1.

Instància

1) Definició

La instància és l'escrit que es fa servir per sol·licitar alguna cosa a l'Administració

pública; per exemple: sol·licitar l'admissió per participar a una oposició; demanar a
l'Ajuntament una llicència per fer obres a l'habitatge, sol·licitar una beca, etc.

Amb menys freqüència també es fa servir l'àmbit privat quan la petició s'adreça d'un
particular a una empresa.

2) Mida / Format general

La mida general d'una instància pot variar depenent de les normatives específiques de
la institució que rebrà el document i del seu propòsit però en general s'utilitza paper
DINA4 (210x297mm) en format escrit i se sol fer servir estils de lletres professionals
com poden ser Times New Roman o Arial amb una mida general entre 10 i 12 punts.

3)Estructura

1. Encapçalament:
Es posen les dades de la persona que fa la sol·licitud, que ha de ser la mateixa que
signa el document. Quan el sol·licitant és una empresa o persona jurídica, s'inclouran
les dades de la mateixa juntament amb les de la persona física que la representa
legalment, i que signa la instància.

L'encapçalament ha de contenir:
-nom i cognoms
-document identificatiu
-telèfon e-mail i domicili del sol·licitant.
-De vegades, , cal incloure altres dades personals com:
-el lloc de naixement,
-estat civil
-edat,professió, etc.

2. Cos:
És la part fonamental de la instància. Es compon de dos apartats:

Exposició dels fets en què es fonamenta la sol·licitud.

S'ofereix una explicació detallada de dades, motius, arguments, etc., en relació amb la
petició que es farà.
L’últim paràgraf acabarà amb una coma (,), ja que aprofitarem per enllaçar amb
l'apartat següent acabant amb alguna expressió com:
...per tot això, ...és per això, ...i com a conseqüència, , ...i per això,

Si adjuntem a la instància algun document per acreditar o justificar els arguments,

també ho farem constar a la instància.

La sol·licitud pròpiament dita.

És conseqüència dels arguments exposats a l'apartat anterior, i ha d'estar en
consonància amb aquest.
Va encapçalat amb la paraula SOL·LICITO o SOL·LICITA.

3. Tancament
Es compon de tres apartats:

La fórmula de comiat.
Població i data, en lletres; per exemple: Cornellà de Llobregat, 7 de febrer de 2024
Signatura.
Denominació completa del càrrec a qui s'adreça la instància, encapçalat pel
tractament protocol·lari que correspon, en majúscules. Per exemple: Sr. president
d’Espanya

4) Exemples

Exemple 1 Exemple 2

5)Exe
rcici pràctic 1: Entregat al classroom
2.Ofici

1)Definició

L'ofici és un document que emet un organisme oficial, la finalitat del qual és

comunicar una actuació administrativa relacionada amb un procediment. És el
document més comú dins de la correspondència administrativa i, per tant, essencial
en la comunicació escrita interpersonal de l’administració.

2)Contingut

-En aquest sentit, permeten a l'Administració l'emissió de certificacions, sancions o

molts altres missatges habituals, que han de notificar a la ciutadania.

En aquest sentit, en moltes ocasions, és la manera com les institucions públiques

transmeten les seves comunicacions a diferents òrgans, o fins i tot al ciutadà comú.

-Que sigui monotemàtic vol dir que aquest document fa referència a un únic tema

3)Tipologia

Segons s'atengui el receptor del mateix poden ser:

-Intern: Aquest tipus serveix per millorar la comunicació interpersonal. És a dir, dins
una plantilla o entre diversos departaments es comunica formalment un procés
administratiu.
-Extern: La intenció de l'organització és establir un anunci públic sobre un acte
administratiu. En altres paraules, pretén comunicar-ho a l'Administració oa altres
persones físiques o jurídiques. Un exemple n'és l'ofici administratiu.
-Múltiple: Hi ha casos en què cal fer una comunicació a diversos destinataris emprant
el mateix contingut.

4) Mida / Format general

L'usual és que el paper sigui de mida (21.59cm x 35.56cm), encara que també es pot
optar pel format A4 (21cm x 29.7cm) o el format carta (21.59cm x 27.94cm). I al
igual que les instàncies se sol fer servir estils de lletres professionals com poden ser
Times New Roman o Arial amb una mida general entre 10 i 12 punts.
5) Estructura

CAPÇALERA

Identificar adequadament l'òrgan o l'estructura que emet l'ofici, utilitzant el logotip i

IDENTIFICACIÓ DE LA PERSONA DESTINATÀRIA

S'ha d'identificar el destinatari o destinatària de l'ofici, fent-ne constar el nom, els

cognoms, el càrrec i l'òrgan/servei/entitat.

En cas d'oficis de caràcter intern, cal adreçar-los al càrrec de l'òrgan administratiu o

directament a l'òrgan.

IDENTIFICACIÓ DEL DOCUMENT

En aquest apartat s'ha d'indicar el número d'ofici (opcional) i l'assumpte del mateix o
l'expedient administratiu de referència.

SALUTACIÓ

Només s'utilitza per a les comunicacions oficials externes, emprant el tractament de

Senyor/Senyora.

COS

Si la comunicació és breu, el cos pot constar d’un sol paràgraf. En canvi, si és llarga,
convé estructurar la informació en diversos paràgrafs i ordenar-los de manera lògica:
amb una introducció on es presenta el motiu de l'ofici, una explicació dels fets i una
conclusió.

COMIAT

No es fa servir per als oficis interns. Als externs tampoc se sol utilitzar però quan es
fa sol ser formal, com ara “Atentament”.

SIGNATURA

S'utilitzarà preferiblement la signatura electrònica, i el model haurà de deixar un espai

reservat a aquest efecte.En cas de ser manuscrita, s’ha d’indicar el càrrec de la
persona/es que signen el document, el nom i els cognoms i, finalment, la rúbrica.

LLOC I DATA
Localitat i data: Dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (amb quatre xifres)
6) Consideracions de redacció

Cal triar el tractament de l'emissor (qui redacta el document) i del receptor o

destinatari (a qui s'adreça) segons el tipus de text i la relació que hi ha entre l'emissor
i el receptor.

El tractament de cortesia neutre propi de l’espanyol és el de senyor o senyora.

Habitualment s'utilitza als encapçalaments de cartes, convocatòries..., com a fórmula
de salutació, etc.

Les fórmules de salutació i de comiat han de ser acords amb el grau de formalitat i de
coneixement que hi ha entre l'emissor i el receptor, i han d'estar correlacionades, és a
dir, totes dues correspondran al mateix grau de formalitat.

Es poden usar frases al comiat com per exemple:

Tot esperant la seva ràpida resposta, s'acomiada de vostè.
7) Exercici pràctic 1
8) Exemples
Exemple 1 Exemple 2

3.Certificat

1) Definició

El certificat és un document expedit per l’Administració, en el qual una persona

autoritzada legalment dóna fe d’un fet, del contingut d’un document o de les
circumstàncies que constin en arxius, registres, llibres d’actes, etc.

Normalment el certificat s'expedeix a petició de la persona interessada i sovint amb

una finalitat concreta.

2) Mida / Format general

En general, els certificats es solen usar amb una mida de 28 x 21.5 cm, que és la mida
d'un full de paper estàndard. I al igual que les instàncies i els oficis se sol fer servir
estils de lletres professionals com poden ser Times New Roman o Arial amb una
mida general entre 10 i 12 punts.
3) Estructura

1. Dades de qui signa el certificat

Nom i cognoms de la persona que signa el certificat, sense les formes senyor/senyora
ni cap altre tractament.
El càrrec, entre comes
2. Nucli
S’introdueix amb la forma CERTIFICO, en majúscules i seguida de dos punts. A
continuació, amb la conjunció que, s’escriuen els fets o les circumstàncies que se
certifiquen.
Si hi ha més d’un fet, és convenient que els paràgrafs quedin separats visualment (1,
2, etc.).
Quan al nucli es transcriuen acords d’un òrgan col·legiat o parts dispositives d’una
resolució, cal escriure’ls entre cometes, ja que són una citació literal.
3. Fórmula de certificació
Té una estructura bàsica fixa, amb algunes variants. Quan la fórmula final inclou la
referència al vistiplau del president, el càrrec no ha d’anar acompanyat de cap
tractament protocol·lari.
I, perquè consti, signo / expedeixo aquest certificat.
4. Datació
La datació del document es compon de:
població, seguida d’una coma
data (el dia del mes i l’any, en xifres)
Barcelona, 8 de març de 2024
5. Signatura
Signatura de qui certifica i segell de l’organisme
La fórmula Vist i plau situada a la dreta de la signatura de qui expedeix el certificat.
A continuació, el càrrec, precedit per l’article, i a sota de la signatura, el nom i els
cognoms

4) Consideració de redacció
-Tot i que tradicionalment l’emissor tenia el tractament de tercera persona (certifica),
actualment s’utilitza la primera persona, perquè contribueix a l’estil directe que ha de
caracteritzar la documentació administrativa.
-Qui expedeix el certificat se’n queda còpia, perquè l’original és per a la persona
destinatària.
-El certificat no es registra; el que es registra és l’ofici de tramesa.
La fórmula final i la datació no s’han d’escriure en un sol paràgraf, sinó en paràgrafs
diferents

5) Exemples

Exemple 1 Exemple 2
6) Exercici pràctic 1