TÀI LIỆU PHƯƠNG ÁN CHUYỂN ĐỔI HỆ

THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỀU HÀNH

Hợp đồng: CNTT-TECAPRO

Gói thầu:
Dự án:

Hà Nội, năm 2022

Hợp đồng: CNTT-TECAPRO

MỤC LỤC
I. PHƯƠNG ÁN CHUYỂN ĐỔI CDSL EDOCTC CŨ SANG HỆ THỐNG
EDOC MỚI...............................................................................................................1
I.1. MỤC ĐÍCH.........................................................................................1
I.2. MÔ HÌNH CHUYỂN ĐỔI..................................................................1
I.3. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN..................................................................1
I.4. KẾT QUẢ............................................................................................2
I.5. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG ĐẾN HỆ THỐNG.....................................2

1
Hợp đồng: CNTT-TECAPRO

I. PHƯƠNG ÁN CHUYỂN ĐỔI CDSL EDOCTC CŨ SANG

HỆ THỐNG EDOC MỚI
I.1. MỤC ĐÍCH
Việc chuyển đổi dữ liệu trong csdl của hệ thống EDOCTC cũ sang hệ thống
EDOC do Công ty TECAPRO phát triển mục đích cho phép người dùng có thể tra
cứu được các văn bản đã phát hành trên hệ thống EDOC mới.Việc chuyển đổi dữ
liệu này cho phép văn thư tại Tổng cục có thể tra cứu dữ liệu các dữ liệu cũ mà
không cần truy cập vào hệ thống EDOCTC cũ.

I.2. HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG EDOC CŨ

Hiện trạng phần mềm EDOC cũ đang sử dụng trên nền tảng SharePoint phiên
bản 2010 và SQLSERVER 2008. Các văn bản cùng file tài liệu đang được mã hóa
dựa trên nền tảng SharePoint.
Hệ thống mới do TECAPRO phát triển sử dụng công nghệ .Net Core và
SQLSERVER được tối ưu cho việc tra cứu dữ liệu.

I.3. NỘI DUNG CHUYỂN ĐỔI

Dữ liệu văn bản trên hệ thống Edoc cũ được mã hóa trên nền tảng
SharePoint trong CSDL nên việc chuyển đổi dữ liệu sẽ chỉ lấy các thông
tin về dữ liệu đủ để tra cứu và file đính kèm có trong tài liệu văn bản.
Công ty TECAPRO thực hiện viết tool công cụ chuyển đổi để có
thể kết xuất dữ liệu đã được mã hóa trên phần mềm cũ chuyển sang hệ
thống mới cho phép tra cứu dạng dữ liệu và các file đính kèm ( nếu có)
Sau khi chuyển dữ liệu được đổ sang sang phần mềm mới, hệ
thống sẽ cho phép trích xuất ra các trường thông tin cần có của văn bản
và lưu vào CSDL mới kèm file đính kèm mục đích tối ưu lại cho việc tra
cứu văn bản. Người dùng lúc đó sẽ truy cập vào phần mềm mới để tra
cứu văn bản. Kết quả sẽ hiển thị thông tin của văn bản và các file đính
kèm liên quan tới văn bản trên giao diện mới của phần mềm.
Việc chuyển đổi dữ liệu sẽ chiếm rất nhiều thời gian cho việc giải mã
dữ liệu cũ từ hệ thống SharePoint do dữ liệu lưu trữ lịch sử lớn nên
TECAPRO sẽ phân làm 2 giai đoạn cho chuyển đổi.
Giai đoạn 1: dữ liệu từ 2019 – 2022.
Giai đoạn 2: dữ liệu từ 2019 trở về trước.

I.4. MÔ HÌNH CHUYỂN ĐỔI

1
Hợp đồng: CNTT-TECAPRO

2
Hợp đồng: CNTT-TECAPRO

I.5. HẠ TẦNG TÀI NGUYÊN CẦN BỐ TRÍ CHO CHUYỂN ĐỔI

I.6. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Bước thực hiện Minh họa
Bước 1. Backup full CSDL Edoctc cũ
Truy cập vào phần mềm Sql
Server Management Studio trên
máy chủ cài đặt CSDL tạo bản
backup full dữ liệu.

Bước 2. Restore backup lên máy chủ cài CSDL UAT Edoc mới

3
Hợp đồng: CNTT-TECAPRO

Truy cập vào máy chủ cài CSDL

UAT để restore bản backup full
từ dữ liệu cũ lên hệ thống CSDL
UAT mục đích để tối ưu tra cứu
cho chuyển đổi và bảo toàn dữ
liệu tránh động vào hệ thống cũ
gây lỗi.
Bước 3. Tạo Tool chuyển đổi từ CSDL cũ sang CSDL UAT mới
Tool chuyển đổi làm nhiệm vụ
convert dữ liệu từ CSDL cũ sang
CSDL mới có kèm tất cả file văn
bản trong tài liệu.
Để tải được file đính kèm tài liệu
thì cần có tài khoản admin hệ
thống và quyền truy cập từ máy
chủ Edoc UAT đến máy chủ
Edoctc cũ.

Bước 4. Kiểm tra dữ liệu

Chạy Tool lấy dữ liệu và kiểm tra
kết quả các trường thông tin và
file đính kèm lấy ra có đúng
không.
Bước 5. Chạy Tool chuyển đổi
Kiểm tra việc lấy dữ liệu nếu đáp
ứng yêu cầu thì chạy Tool chuyển
đổi dữ liệu.
Bước 6. Xây dựng chức năng tra cứu
Xây dựng chức năng tra cứu văn
bản cũ từ hệ thống quản lý văn
bản mới.
Bước 7. Phân quyền người dùng tra cứu
Phân quyền tra cứu của người
dùng và văn bản theo vai trò.

4
Hợp đồng: CNTT-TECAPRO

I.7. KẾT QUẢ

Sau khi chuyển đổi dữ liệu thành công. Phân mềm quản lý văn bản mới do
TECAPRO phát triển đảm bảo tra cứu được văn bản trên phần mềm mới đã kết
xuất từ phần mềm cũ.

I.8. HƯỚNG DẪN TRA CỨU DỮ LIỆU VĂN BẢN TRÊN HỆ

THỐNG MỚI
Văn thư của đơn vị truy cập vào phần mềm Edoc mới vào menu Tra cứu dữ
liệu Edoc cũ.
Chèn file ảnh minh họa
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình tra cứu văn bản với các trường thông tin cơ
bản như : số ký hiệu, ngày văn bản, trích yếu.
Người dùng nhập các thông tin cần tra cứu hệ thống sẽ truy vấn tìm kiếm theo
nội dung yêu cầu người dùng trả về danh sách các văn bản thảo mãn yêu cầu.
Người dùng chọn văn bản cần xem, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết nội
dung của văn bản và file đính kèm liên quan.
Người dùng có thể xem chi tiết và tải các file đính kèm văn bản về.

I.9. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG ĐẾN HỆ THỐNG

Do dữ liệu được conver trên bản backup full của hệ thống cũ nên sẽ tránh
được rủi ro động vào hệ thống cũ mà không gây bất kỳ ảnh hưởng đến hệ thống cũ,
đảm bảo được tính toàn vẹn của dữ liệu. Sau khi chuyển đổi hoàn thành thì có thể
đóng hoàn toàn hệ thống cũ vì dữ liệu sau khi chuyển đổi đã được đưa hoàn toàn
sang hệ thống mới phục vụ trong quá trình vận hành hệ thống EDOC mới.

5
Hợp đồng: CNTT-TECAPRO