Ngày 27 tháng 11 năm 2014, John Klug, người đứng đầu phát triển sản phẩm của bảo

hiểm tài sản và tai nạn của Gothaer kể từ tháng 1 năm 2013, đã được nhắc nhở bởi trợ
lý của mình rằng một cuộc họp ban điều hành quan trọng sẽ bắt đầu trong khoảng một
giờ. Cuộc họp này nhằm mục đích quyết định về tương lai của dự án GoBEST. John
sẽ phải trình bày kết quả của cả một phân tích tổng thể về GoBEST và một phân tích
chiến lược cho các lựa chọn trong tương lai. GoBEST đã được bắt đầu vào năm 1996
để phát triển một hệ thống chính sách mới trong lĩnh vực thiệt hại và tai nạn của
Gothaer. Mục tiêu của nó bao gồm tỷ lệ tự động hóa quy trình cao hơn, bán sản phẩm
tốt hơn và đưa ra nhiều chức năng nhất có thể trong GoBEST. Dự án được đánh giá lại
do áp lực từ thị trường ngày càng tăng. Do đó, Gothaer phải cắt giảm chi phí của
mình. Gothaer nhận ra rằng một phương pháp để giảm chi phí của chu trình khách
hàng là giới thiệu một hệ thống chính sách tốt hơn với một mức độ tự động hóa cao
hơn. Tuy nhiên, GoBEST trong cách thiết lập hiện tại chưa đủ khả năng để đáp ứng
những yêu cầu này. Do đó, Gothaer ưu tiên cải thiện hệ thống chính sách. Trong
những tháng gần đây, John đã làm việc để cải thiện hệ thống chính sách. Đầu tiên,
John và đồng nghiệp của anh phát triển các mục tiêu chiến lược mới cho cả công nghệ
thông tin và quy trình chức năng của Gothaer. Trong giai đoạn thứ hai, họ phát triển
một số phương án để thực hiện những chiến lược này. Họ đã yêu cầu các nhà cung cấp
phần mềm khác nhau nộp đề xuất của họ và kiểm tra thêm xem có thể phát triển một
hệ thống mới dựa trên kết quả của GoBEST. Một cái nhìn về thị trường bảo hiểm Đức
Năm 2012, thị trường bảo hiểm Đức đứng yên, và dự đoán cho những năm tiếp theo
chỉ ra rằng nó sẽ duy trì ở mức hiện tại. Các công ty bảo hiểm Đức đã thu được 182 tỷ
EUR từ các loại tiền bảo hiểm và đối diện với 195 tỷ tiền chi bảo hiểm. Thông
thường, khoảng cách này sẽ không gây vấn đề cho các công ty bảo hiểm, vì trong thời
gian giữa thu nhập và chi bảo hiểm của một khoản phí, họ có thể tạo ra lợi nhuận của
mình bằng cách sử dụng vốn – đặc biệt là trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ. Tuy
nhiên, do chính sách lãi suất thấp của Ngân hàng Trung ương Châu Âu, ngày càng
khó khăn cho các công ty bảo hiểm để kiếm lợi nhuận của họ. Đặc biệt, lãi suất cố
định trong các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ khiến họ gặp khó khăn. Như được hiển thị
trong Hình 1, thị trường bảo hiểm ở Đức thường được chia thành ba phân khúc: bảo
hiểm nhân thọ (93 triệu hợp đồng chiếm 48% tổng lượng tiền bảo hiểm), bảo hiểm
thiệt hại và tai nạn (298 triệu hợp đồng, 32%) và bảo hiểm y tế cá nhân (32 triệu hợp
đồng, 20%). Ngành công nghiệp có 295.580 nhân viên và thêm 233.430 đại lý/môi
giới độc lập (Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V., 2015).
Những người môi giới này ký kết phần lớn các hợp đồng mới: 75% trong bảo hiểm
nhân thọ, 79% trong lĩnh vực bảo hiểm thiệt hại và tai nạn và thậm chí là 88% trong
bảo hiểm y tế cá nhân. Phân phối trực tiếp (bao gồm cả phân phối qua internet) chỉ
đóng một vai trò nhỏ (4% trong bảo hiểm nhân thọ cũng như bảo hiểm y tế cá nhân,
10% trong bảo hiểm thiệt hại và tai nạn). Tỷ lệ đổi mới thấp trong ngành và sự tăng
cường minh bạch do việc sử dụng nhiều trang web so sánh giá đã tạo ra áp lực chi phí
cao, cũng ảnh hưởng đến Gothaer. Biên lợi nhuận cho mỗi hợp đồng giảm, dẫn đến
nhu cầu về tiêu chuẩn hóa và tự động hóa, đặc biệt là đối với các hợp đồng có giá trị
thấp. Tuy nhiên, một phần lớn ngân sách đầu tư đã bị chặn bởi các dự án khác. Do đó,
không nhiều ngân sách còn lại cho sự đổi mới công nghệ thông tin tại Gothaer
Allgemeine Versicherung AG, một khoảng trống trên thị trường mà các công ty khởi
nghiệp (gọi là fintechs hoặc insurtechs) đã cố gắng lấp đầy bằng các mô hình kinh
doanh toàn bộ kỹ thuật số. Khách hàng của họ chủ yếu là những người trẻ và họ có thể
trở thành mối đe dọa đối với các công ty bảo hiểm truyền thống trong tương lai.

Tập đoàn bảo hiểm Gothaer Công ty bảo hiểm tập thể Gothaer là công ty bảo hiểm lớn
thứ 12 của Đức (đo lường bằng khoản phí bảo hiểm nhận được - chi tiết xem trong
Hình 2). Đặt trụ sở tại Cologne, Đức, Gothaer có khoảng 5900 nhân viên, doanh thu
hàng năm khoảng 4,5 tỷ EUR và lợi nhuận ròng khoảng 115 triệu EUR mỗi năm (năm
2014) (xem kết quả hoạt động của các năm gần đây trong Hình 3). Lịch sử của
Gothaer đã bị ảnh hưởng bởi việc mở rộng vào các thị trường mới - được minh họa
trong Hình 4. Công ty được thành lập vào năm 1820 tại Gotha dưới dạng hội bảo hiểm
cháy tập thể Gothaer. Trong những năm đầu tiên, các hoạt động được giới hạn vùng
miền. Tuy nhiên, trong những thập kỷ tiếp theo, hội bắt đầu phát triển ở vùng đó và
cung cấp một số lượng ngày càng tăng các chính sách bảo hiểm khác nhau. Năm
1827, họ thành lập một công ty bảo hiểm nhân thọ tập thể và vào năm 1923 là một
công ty bảo hiểm vận tải. Cuối cùng, công ty bảo hiểm Gothaer (viết tắt: Gothaer)
được thành lập vào năm 1924. Nó kết hợp tất cả các công ty trước đó đã được thành
lập bằng cách giữ cổ phần tương ứng. Ngoài ra, công ty thành lập một công ty bảo
hiểm sức khỏe. Sau Chiến tranh thế giới II, Gothaer đã tập trung kinh doanh và
chuyển trụ sở đến Cologne. Năm 1996, ban quản trị của Gothaer và của Berlin-
Kölnische Versicherungen quyết định sáp nhập hai công ty của họ. Sáp nhập đã hoàn
tất vào năm 2001 và công ty mới được tạo ra hoạt động dưới thương hiệu Gothaer.
Trong những năm của sự sáp nhập, công ty tập trung vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi
của mình. Gothaer đã bán các bộ phận công ty ngoài lĩnh vực kinh doanh chính của
mình, ví dụ như công ty tái bảo hiểm của họ. Ngoài ra, Gothaer bắt đầu mở rộng sang
Đông Âu. Họ đã mua cổ phần của các công ty bảo hiểm hiện có tại Ba Lan và
Romania. Ngày nay, Gothaer phục vụ tất cả ba ngành bảo hiểm phổ biến - bảo hiểm
nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe cá nhân và bảo hiểm tài sản và tai nạn. Công ty có cấu
trúc phức tạp với một số công ty con - được minh họa trong Hình 5. Gothaer được
quản lý bởi một hội bảo hiểm tập thể gọi là Gothaer Versicherungsbank VVaG. Tài
chính của nhóm được quản lý bởi công ty con 100% Gothaer Finanzholding AG. Tất
cả các công ty con khác của nhóm được quản lý bởi công ty này. Gothaer Allgemeine
Versicherung AG (GA) là người chịu rủi ro cho tất cả các loại bảo hiểm tài sản và tai
nạn. GA là một trong những công ty bảo hiểm tài sản lớn nhất của Đức và cung cấp
các sản phẩm của mình cho khách hàng cá nhân và thương mại. Hơn nữa, GA chuyên
cung cấp các khái niệm bảo hiểm kết hợp và các sản phẩm đa rủi ro. Sức mạnh của
công ty là đội ngũ bán hàng mạnh mẽ cung cấp sự chuyên môn cao về sản phẩm bảo
hiểm tùy chỉnh. Trong một thị trường bảo hiểm Đức đang trì trệ, GA cung cấp bảo
hiểm trong các ngành được đặc trưng bởi tỷ lệ tăng trưởng cao hơn trung bình - như
động cơ gió trên cạn. Tất cả hạ tầng CNTT nội bộ (trung tâm dữ liệu, mạng và cài đặt
máy tính để bàn) được quản lý bởi Gothaer Systems GmbH (GoSys). GoSys cung cấp
kiến thức cực kỳ tiên tiến về cả việc phát triển ứng dụng tùy chỉnh và tích hợp ứng
dụng tiêu chuẩn. Một chuyên môn khác là bảo trì phần mềm hiện có. Trong vài năm
qua, mục tiêu kinh doanh của GoSys đã chuyển từ việc tạo phần mềm sang việc mua
phần mềm và tích hợp nó vào cảnh quan CNTT của GA. Sự thay đổi này đã được khởi
xướng bởi CEO của GoSys vào năm 2014. Anh ấy cũng tuyên bố tắt tất cả các hệ
thống mainframe trong dài hạn. Sau đó, GoSys tập trung hoạt động của mình hơn vào
tích hợp và bảo trì hơn là vào phát triển phần mềm. Do sự thay đổi mạnh mẽ này và
việc triển khai mạnh mẽ, một số sự phản đối đã xảy ra. Trong khi đó, một CEO mới
đã được bổ nhiệm cho GoSys, người theo dõi cuộc thảo luận chiến lược một cách ít
quyết liệt hơn. Năm 2013, GoSys có 550 nhân viên và tạo ra doanh thu 140 triệu
EUR.

GoBEST GoBEST được khởi đầu tại Berlin-Kölnische Versicherung vào năm 1996
và được GA kế thừa do quá trình sáp nhập. Hình 6 trình bày một cái nhìn tổng quan về
lịch sử của GoBEST. Hệ thống chính sách hiện tại, được dựa trên các máy chủ chính,
nổi bật với tính tin cậy và hoạt động mạnh mẽ mà không gặp phải thời gian chờ đợi
dài. Sự thay đổi được thúc đẩy bởi sự tăng của chi phí quy trình do một mức độ cao
của việc xử lý nhiệm vụ thủ công và một lượng lớn các cấu hình sản phẩm khác nhau
có thể có. Gothaer muốn giải quyết các vấn đề này bằng cách thiết lập một hệ thống
IT phù hợp và ổn định hơn với mức độ tự động hóa cao hơn. Do đó, mục tiêu là thay
thế hệ thống chính sách cũ bằng một hệ thống mới cao cấp tích hợp với càng nhiều
tính năng càng tốt. Hệ thống mới này sẽ cho phép lực lượng bán hàng dễ dàng chọn
một hợp đồng đã được định nghĩa trước hợp tác với khách hàng và nhập hợp đồng này
trực tiếp vào cơ sở dữ liệu. Năm 2006, sau mười năm phát triển và một số phiên bản
phát hành cho Asstel - công ty bảo hiểm trực tiếp của Tập đoàn Bảo hiểm Gothaer -
phần phát triển đầu tiên của GoBEST dành cho Gothaer Allgemeine, bao gồm bộ phận
bảo hiểm kỹ thuật, cuối cùng cũng được giới thiệu. Tuy nhiên, nó không đáp ứng đủ
các yêu cầu của bộ phận ở gần như mọi khía cạnh, bao gồm các tính năng, tính sử
dụng và tính ổn định. Do đó, việc làm lại nặng nề là cần thiết cho đến khi nhận được
sự chấp thuận cuối cùng vào năm 2010 và danh tiếng của GoBEST đã bị tổn thương
lâu dài. Sau khi nảy sinh nghi ngờ về tính bền vững trong tương lai của GoBEST vào
năm 2007, hai công ty tư vấn đã được thuê để xem xét kiến trúc và mã nguồn. Ngoại
trừ một số thay đổi nhỏ, kết quả của cuộc đánh giá này là tích cực. Phản hồi này đã
thúc đẩy GA tiếp tục như dự kiến trong những năm tiếp theo. Khủng hoảng nợ châu
Âu năm 2009 kèm theo việc giảm lãi suất đã buộc GA phải tránh thua lỗ trong kinh
doanh bảo hiểm của họ, vì họ không thể được bù đắp bởi các hoạt động quản lý đầu tư
nữa. Việc tính toán tự động các mức phí tối ưu trong khu vực thương mại có thể giảm
thiểu chi phí quy trình. Hơn nữa, các đối thủ trên thị trường bảo hiểm đang chuẩn bị
phát triển hoặc đã sở hữu các hệ thống tương tự đã buộc GA phải phản ứng nhanh
chóng. Một thách thức khác là chi phí tăng lên của GoBEST theo thời gian. Cần phải
có thêm tài nguyên bên ngoài, dẫn đến chi phí phát triển cao. Khi ngân sách IT cho
các nhà phát triển bên ngoài cạn kiệt, họ đã bị thay thế bằng các nhà phát triển nội bộ.
Việc quản lý dự án là một thành viên của một công ty bên ngoài đã dẫn đến mâu thuẫn
lợi ích giữa GA và nhà tuyển dụng của ông ta. Việc tăng chi phí cho GoBEST thậm
chí còn dừng lại các dự án khác do vượt quá ngân sách IT. Nhân viên rất bực bội, và
một trong số họ nói: ‘‘GoBEST là một nghĩa địa và chúng ta cần ngân sách cho những
dự án thực sự đổi mới!’’ Trong 18 năm phát triển, dự án cũng như công ty đã gặp phải
nhiều thay đổi về trách nhiệm. Do đó, nhóm dự án đã chứng kiến nhiều lần thay đổi và
xuất hiện của nhân sự, dẫn đến cả sự chuyển đổi thường xuyên của trách nhiệm và các
phong cách quản lý dự án khác nhau. Tuy nhiên, thời gian chạy dài của dự án tạo ra
những ‘‘độc quyền trí óc’’, nhân viên là người duy nhất nắm giữ kiến thức về các
công nghệ hoặc phần mềm. CEO mới của GoSys đã khởi đầu một chương trình nghị
sự mới liên quan đến các dự án phần mềm. Phương pháp mới đề xuất thay thế các giải
pháp trên máy chủ chính và sử dụng phần mềm tiêu chuẩn thay vì phát triển các giải
pháp toàn diện trong nhà. GoBEST chịu sự mở rộng dần dần - cả về mặt kinh doanh
và kỹ thuật. Ban đầu, phạm vi của dự án chỉ chứa khu vực bảo hiểm trách nhiệm cá
nhân. Việc thiếu vai trò của khách hàng dẫn đến vấn đề không có mục tiêu thực sự
được giám sát, dẫn đến thiếu sự phù hợp chiến lược với yêu cầu kinh doanh. Các bên
liên quan đã cố gắng thêm nội dung mới vào dự án theo lợi ích riêng của họ nhưng
không phải là lợi ích của dự án và cả tập đoàn toàn bộ. Các mức phí và thông số bảo
hiểm bổ sung đã tăng thêm độ phức tạp cho việc phát triển và tổ chức. Hơn nữa, một
số mức phí được ước lượng thay vì tính toán, điều này đã ngăn cản việc triển khai
logic của các mức phí đó. Một số nhân viên gọi phương pháp phát triển được sử dụng
một cách trêu ghẹo là ‘‘Phát triển dựa trên Mặt nạ’’: phía kinh doanh không thể nhận
ra cho đến khi vào giai đoạn kiểm thử liệu những tính năng đó có phải là tính năng bắt
buộc hay chỉ là một tính năng mong muốn, hoặc cần thêm sửa đổi, hoặc tính năng có
thể bị từ chối hoàn toàn. Ngoài ra, các yêu cầu không được sắp xếp theo cách sử dụng
dự định của chúng, thay vào đó chúng được truyền đạt một cách không chính thức và
có hướng dẫn trên giao diện người dùng mong muốn. Kết quả là, quản lý dự án và
nhóm của ông bị áp đảo bởi phạm vi và độ phức tạp.
Tình trạng hiện tại của GoBEST: cần thay đổi? Ngoài các rào cản mà GoBEST đã gặp
phải trong quá khứ, tình trạng của dự án vào năm 2014 như sau: kết quả của quá trình
phát triển trong 18 năm là một hệ thống gốc với một lượng lỗi không chấp nhận được.
Công cụ đã phát triển và các chức năng mới đã được triển khai, nhưng không phải tất
cả đều hoạt động một cách hoàn hảo và phần mềm không bao giờ hoàn toàn phù hợp
cho các hoạt động sản xuất. Mặc dù yêu cầu về một số giao diện với các hệ thống
khác đã phát triển trong quá trình dự án, nhưng hệ thống không được xây dựng để có
thể mở rộng từ đầu. Hơn nữa, do tính phức tạp đa tầng của các sản phẩm bảo hiểm
được ánh xạ, hệ thống chứa đựng một độ phức tạp và các phụ thuộc cao. Trong quá
trình kiểm thử, các vấn đề mới tiếp tục xuất hiện và hệ thống cung cấp các kết quả
khác nhau trong quá trình xử lý cùng một đầu vào. Do tính phức tạp, việc tìm ra và
sửa các vấn đề đó là một công việc tốn thời gian và chi phí và trong nhiều trường hợp
là không thành công. Việc thay thế các bảng cấu hình hệ thống phức tạp đã phát triển
lịch sử của GoBEST bằng một hệ thống quản lý sản phẩm mới đã thất bại. Việc tìm
kiếm việc thực hiện một giao diện người dùng đồ họa có cấu trúc toàn diện cuối cùng
đã dẫn đến một giao diện lạc hậu và do đó gây ra khả năng sử dụng thấp của sản
phẩm. Vấn đề khác đối với tính khả dụng trong một môi trường sản xuất là sự thiếu
tích hợp của hệ thống bán hàng hiện có. Hơn nữa, một nhóm quản lý thay đổi đang xử
lý tình hình của việc di chuyển sang một hệ thống mới hoặc việc cung cấp các chương
trình đào tạo cho nhân viên không tồn tại. Trong số nhân viên, cam kết với GoBEST
khá thấp: các thành viên dự án bị thất vọng vì yêu cầu thường thay đổi và dự án diễn
ra chậm chạp mặc dù công việc luôn luôn rất nhiều. Người dùng không chấp nhận
công cụ vì giao diện người dùng phức tạp và dựa trên một công nghệ lạc hậu. Tuy
nhiên, ban lãnh đạo cao nhất nhận thấy có những rào cản để hủy bỏ GoBEST. Việc
chấm dứt cuối cùng của dự án ở trạng thái hiện tại sẽ dẫn đến một mức lỗ tài chính
cao trên bảng cân đối kế toán, vì các chi phí của giai đoạn cuối cùng của dự án sẽ phải
được viết giảm. Hơn nữa, vì dự án đã tiêu tốn rất nhiều đầu tư, một số quản lý ưu tiên
mang dự án đến một kết thúc "vụng về" thay vì hủy bỏ hoàn toàn. Nhiều quản lý và
các thành viên khác của nhóm đã đầu tư nhiều năm công việc của họ vào GoBEST và
từ chối hủy bỏ nó, sợ rằng nỗ lực của họ sẽ không có giá trị gì. Tuy nhiên, một nhóm
lớn khác của nhân viên GoSys, đặc biệt là những người không tham gia vào dự án,
nắm giữ quan điểm rằng công nghệ được sử dụng trong GoBEST đã "lạc hậu không
hy vọng". Tuy nhiên, CEO mới của GoSys đã giới thiệu một chương trình nghị sự mới
không ủng hộ GoBEST. Ông nói rằng GoBEST không thể đáp ứng được các mục tiêu
IT. Ông đánh giá thấp một hệ thống chính sách hoạt động để thay thế bằng một hệ
thống dựa trên máy chủ không ổn định. Ông đề xuất một thiết kế hệ thống mới có khả
năng thu thập và ánh xạ thêm thông tin về khách hàng để cho phép tính toán phí tự
động và nhất quán hơn. GoBEST không thể ánh xạ một số mức phí vì chúng được ước
lượng thay vì tính toán. Để ngăn chặn tính phức tạp cao, CEO đề xuất một giải pháp
80-20. 80% của các yêu cầu quan trọng nhất sẽ được thực hiện trước hết, trong khi
20% (hoặc các Tính năng Nice-to-Have) sẽ được hoãn lại cho các phát triển sau này.
Nhiều nỗ lực để giải quyết tình hình dự án khó khăn đã bị loại bỏ và việc quyết định
cho chiến lược tiếp theo là không thể tránh khỏi ngay bây giờ: tiếp tục hoặc chấm dứt
GoBEST như đề xuất bởi CEO mới của GoSys? Nếu họ quyết định hủy bỏ GoBEST,
dự án mới sẽ trông như thế nào? Nên thực hiện nó trong nhà hay với sự giúp đỡ của
một đối tác bên ngoài? Nên thực hiện thông qua phần mềm tiêu chuẩn hay phát triển
tùy chỉnh? Mô hình mục tiêu của GA Vào năm 2014, thay mặt cho CEO của GA,
phòng phát triển sản phẩm tại GA đã tạo ra một tầm nhìn mô tả cách sản phẩm và quy
trình nên nhìn như thế nào. Mô hình mục tiêu được phát triển mà không có các ràng
buộc của các sản phẩm hoặc quy trình hiện tại và dự kiến đại diện cho các hướng dẫn
tương lai. Hai mục tiêu chính đã được thảo luận: đầu tiên, tiêu chuẩn hóa sản phẩm và
quy trình và thứ hai là điều chỉnh phân phối khách hàng về phía khách hàng thương
mại hơn.

Mô hình mục tiêu được dẫn xuất từ kết quả của các hội thảo với đại diện từ quản lý
sản phẩm, các chuyên gia chức năng và các chuyên gia kỹ thuật từ GoSys. Do khách
hàng khác nhau có nhu cầu khác nhau và yêu cầu các sản phẩm và quy trình khác
nhau, mô hình mục tiêu định nghĩa ba nhóm khách hàng (cá nhân, thương mại và công
nghiệp - được minh họa trong Hình 7) để tạo ra các quy trình khả thi mang lại doanh
thu cao nhất có thể. Gothaer sử dụng ba nhóm khách hàng này cho khách hàng trong
một phân khúc có tính đồng nhất cao và khách hàng từ các nhóm khác nhau có tính đa
dạng cao. Phân khúc thương mại chứa hai giai đoạn, phân biệt chủ yếu bởi giới hạn
bảo hiểm.
Trong các phân khúc cá nhân và thương mại, nhiều quy trình có thể được tự động
hoàn toàn. Tuy nhiên, điều này không thể thực hiện được trong phân khúc công
nghiệp. Trong phân khúc cá nhân cũng như phân khúc thương mại, hợp đồng có thể
được xác nhận bởi nhân viên bán hàng. Ngược lại, các hợp đồng công nghiệp cần các
quy trình xem xét hợp đồng phức tạp hơn. Kết quả tốt nhất có thể đạt được thông qua
phân đoạn khách hàng. Một lợi ích khác của việc phân đoạn này là không cần thiết
cho một hệ thống chính sách "một kích cỡ phù hợp tất cả từ ngày đầu" (như
GoBEST).

Mô hình mục tiêu đã gặp vấn đề về sự chấp nhận trong toàn bộ Gothaer, và một nhân
viên tóm tắt tình thế bằng cách nói: "Mô hình mục tiêu không có gì liên quan đến hệ
thống và quy trình hiện tại của chúng tôi - không có cách nào chúng ta có thể triển
khai nó toàn diện!".

Đồng thời với việc phát triển mô hình mục tiêu chức năng, đã có ý định phát triển một
chiến lược IT mới tại GoSys với mục tiêu thay đổi mục tiêu kinh doanh của Gothaer.
Mục tiêu tương lai là tích hợp phần mềm được mua từ bên ngoài thay vì phát triển hệ
thống mới. Vai trò mới của GoSys đòi hỏi các kỹ năng mới và ít nhân viên hơn. Trong
thực tế, việc tìm kiếm những nhân viên phù hợp với những kỹ năng mới yêu cầu khó
khăn. Mô hình mục tiêu của GA và chiến lược IT của GoSys được phát triển có tính
tương quan.

Tìm ra một giải pháp Để đưa ra quyết định có thông tin, Gothaer khám phá khả năng
thành lập một nền tảng mới thay vì tuân thủ GoBEST. Câu hỏi quan trọng là liệu xây
dựng một hệ thống mới hay mua phần mềm tiêu chuẩn ("làm hoặc mua"). Liên quan
đến việc xây dựng một phần mềm mới, cũng có ý định phát triển nó trong nhà. Điều
này đã bị loại bỏ rất nhanh bởi các nhà quản lý cao nhất. Do vấn đề GoBEST gặp
phải, sự tin cậy vào nhân viên GoSys đã bị suy yếu sâu. Hơn nữa, một phần của nhân
viên chính bản thân họ có một thái độ phê phán đối với sự bắt đầu của một dự án mới,
và một số người cảm thấy bực bội do thất bại và hủy bỏ của GoBEST. Tuy nhiên, một
số người nhìn nhận điều này là một cơ hội cũng được.
Vì những lý do này, ban quản lý cao nhất đã phát triển một chiến lược mới: giải pháp
nên là một nhà cung cấp phần mềm bên ngoài, không phải là nhân viên IT nội bộ. GA
xem xét cả hai: một nền tảng cá nhân của riêng mình được xây dựng bởi nhà cung cấp
và một phần mềm được mua bởi nhà cung cấp nên triển khai. Dựa trên mô hình mục
tiêu, GA đã mời thầu. Kết quả là một danh sách dài với 25 nhà cung cấp phần mềm
đáp ứng các tiêu chí. Sau đó, GA đã lọc danh sách dài bằng cách sử dụng một bảng
xếp hạng và thu được một danh sách ngắn với năm nhà cung cấp phần mềm cung cấp
phần mềm tiêu chuẩn để mua và các nhà tích hợp hệ thống cung cấp hỗ trợ trong việc
triển khai phần mềm đã mua. Không có nhà cung cấp nào cung cấp hỗ trợ trong việc
phát triển một hệ thống phần mềm cá nhân, cũng không có một công ty tư vấn cung
cấp một giải pháp phát triển cá nhân.

Một trong những nhà cung cấp nằm trong danh sách ngắn là Alpha, một nhà cung cấp
dịch vụ IT và nhà sản xuất phần mềm Đức được niêm yết có khoảng 800 nhân viên.
Công ty tập trung vào doanh nghiệp vừa và lớn trong các ngành như bảo hiểm, tái bảo
hiểm, dịch vụ tài chính, chăm sóc sức khỏe và ngành năng lượng và nước. Ứng viên
không có giải pháp hoàn chỉnh vào thời điểm đó, chỉ có một khung cho hệ thống. Tin
đồn cho rằng các nhà quyết định của GA có ấn tượng tổng thể tiêu cực về nhà cung
cấp này, ít nhất là vì khán giả cảm thấy buổi họp giới thiệu như một cuộc họp kém
chất lượng và không có kế hoạch.

Ứng viên thứ hai, Beta, là một nhà cung cấp phần mềm tiêu chuẩn Đức nhỏ hơn
chuyên về ngành bảo hiểm. Nhà cung cấp đã thực hiện các dự án trong các phòng ban
khác của GA, với các ý kiến đánh giá khác nhau về sự thành công của họ. Do đó, có
sự thiếu niềm tin. Ngoài ra, nhà cung cấp không thể thuyết phục về các giao diện và
kiến trúc trung tâm, và giá cho dịch vụ được cung cấp không cân xứng so với các ứng
viên khác.

Số ba trong số năm ứng viên hàng đầu là Gamma, một người chơi chính trên thị
trường phần mềm tiêu chuẩn. Công ty phát triển các giải pháp doanh nghiệp cho nhiều
lĩnh vực kinh doanh. Một số giải pháp đã được sử dụng trong các phòng ban khác của
GA. Đối với dự án của GA, ứng viên có thể cung cấp trong nhà.
  Tự làm (Nguồn cung cấp trong nhà):
 Tiềm năng cao hơn về đa dạng hóa và sáng tạo.
 Linh hoạt trong phân phối tài nguyên.
 Giữ độc lập.
 Tập trung vào lợi thế cốt lõi.
 Mất đi năng lực và truyền đạt kiến thức.
 Không biết chất lượng của các sản phẩm mới và sáng tạo.
 Khó khăn trong việc rút lui khỏi việc outsouring.
 Không thể kiểm soát chi phí tốt.
 Mua (Outsourcing):
 Tiềm năng giảm chi phí thông qua việc tiếp cận các nhân tố chi phí ưu
việt của nhà cung cấp, như quy mô kinh tế, học hỏi và vị trí chi phí thấp.
 Giảm chi phí cố định thành chi phí biến đổi.
 Phương tiện tiếp cận các giải pháp tốt nhất.
 Sự tiến bộ của công nghệ tiên tiến.
 Phương tiện kiểm soát chi phí tốt hơn.
 Sự đa dạng trong đặc điểm chất lượng và sản phẩm mới.
 Chỉ tiêu hợp lý của quá trình phát triển hoàn toàn (lý thuyết cơ quan).

Các lợi ích và rủi ro của cả hai phương pháp nên được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi
quyết định.
Các nhà cung cấp có khả năng thực hiện ứng dụng. Các chức năng cần thiết được phủ
hầu hết bởi hệ thống hoạt động của ứng viên, và các tham chiếu dự án tương tự từ các
khách hàng khác cũng được trình bày. Do mức độ tiêu chuẩn hóa cao của phần mềm,
cần phải tiến hành rất nhiều công việc để tùy chỉnh sản phẩm, và dù sao cũng có rất ít
phạm vi cho nó. Hơn nữa, chi phí cấp phép rất cao, và do đó, rủi ro triển khai cũng rất
cao.

Ứng viên thứ tư được gọi là Delta là một nhà sản xuất phần mềm nước ngoài và là
một nhà lãnh đạo toàn cầu trong lĩnh vực phần mềm tiêu chuẩn cho ngành bảo hiểm.
Danh mục sản phẩm của họ chứa các ứng dụng bao gồm toàn bộ vòng đời bảo hiểm
tài sản và tai nạn, và mô-đun quản lý yêu cầu của họ có danh tiếng tốt. Tương tự như
Gamma, phần mềm của ứng viên này cũng phủ hầu hết mọi yêu cầu, và hệ thống đã
hoạt động, GA xem xét đó là một giải pháp hiện đại với tương lai được đảm bảo. Mặc
dù nhà cung cấp không thể đặt tên tham chiếu tại Đức, họ có nhiều tham chiếu ở nước
ngoài. Một nhược điểm nhỏ có thể là thực tế là các đặc điểm đặc biệt của Đức hoặc
châu Âu chưa (đã) được triển khai. Ngoài ra, không mọi giao diện yêu cầu bởi GA đã
tồn tại. Đối với việc triển khai hệ thống, ứng viên đề xuất một nhà tích hợp hệ thống
được lựa chọn mà không thuộc về nhà cung cấp.

Nhà cung cấp cuối cùng trong danh sách top 5 là Epsilon, một công ty tư vấn và giải
pháp công nghệ thông tin Đức tập trung vào lĩnh vực bảo hiểm. Họ đã thực hiện một
số dự án thành công tại GA và trở nên đáng tin cậy. Công ty mẹ của Epsilon cũng đã
tham gia vào GoBEST. Một số thành viên của các dự án đã hoàn thành và thành công
trong Gothaer cũng sẽ tham gia vào dự án mới và do đó, sẽ quen thuộc với GA. Đây là
nhà cung cấp duy nhất mà dự án có thể bắt đầu ngay lập tức. Hệ thống có thể cung cấp
tất cả các giao diện cần thiết và hỗ trợ cơ sở hạ tầng hiện tại. Một ưu điểm khác là khả
năng tái sử dụng của nền tảng hệ thống cho các dự án tương lai tại GA. Liên quan đến
chức năng, hệ thống của ứng viên không đáp ứng được tất cả các yêu cầu và một số
tính năng vẫn đang được phát triển. Đặc biệt, điều này mang lại rủi ro cho GA. Tương
tự như Delta, nhà cung cấp này đề xuất một nhà tích hợp hệ thống không thuộc về nhà
cung cấp. Cả hai giải pháp có chi phí tổng thể tương đương, nữa. Một quản lý của
GoSys đã từ chối Epsilon mạnh mẽ; ông nói: "Công ty mẹ của Epsilon đã làm rối
trong GoBEST, sẽ rất tai hại nếu chúng ta chọn họ và thuê cùng nhân viên như trước
đây!"