‫* مقــدمــة‪:‬‬

‫تعتمد كل إدارة في كافة مستوياتها على الوثائق اإلدارية كوسيلة التخاذ القرارات و التعبير عن إرادتها ‪ ،‬و تش ترك ك ل‬
‫هذه الوثائق في كونها ترتكز على األعمال الكتابية ‪ ،‬و المعروف أن لكل وسائل االتصال المكتوب ة في الجه از االداري‬
‫دور تختص به عن غيرها‪.‬‬
‫لذلك حري بالموظف العمومي أن يكون ملما بال دور ال ذي ينبغي أن تق وم ب ه ك ل مراس لة على ح دة؛ و بم ا أن ك ل‬
‫واحدة من هذه الوسائل تختص بنوع معين من االعمال فإن ألسلوبها أهمية كبيرة و ال يحق للمحرر أن يستعمل الوسائل‬
‫المكتوبة كيفما يشاء و متى شاء‪ ،‬بل عليه أن ال ينسى أن لكل منها دوره الخاص‪ ،‬و عليه بالت الي أن يعم ل على اح ترام‬
‫اختصاصها و الدور الذي تؤذيه‪.‬‬

‫* المبحث األول‪ :‬ماهية الرسالة اإلدارية وأهميتها ‪.‬‬

‫سنحاول من خالل هذا المبحث تحديد عدة مفاهيم للمراسالت اإلدارية الرسمية و ذلك في المطلب األول ‪ ،‬ثم إظهار‬
‫أهمية هاته المراسالت في الحياة الوظيفية وهذا في المطلب الثاني ‪:‬‬

‫‪ -‬المطلب األول ‪ :‬تعريف الرسالة اإلدارية ‪.‬‬

‫الرسائل اإلدارية هي عبارة عن خطابات يتم إرسالها من قبل الموظف إلى موظف آخر وذلك في إطار عمل المؤسس ة‪،‬‬
‫وتتس م ه ذه الرس ائل بالش كل الرس مي‪ ،‬أو يتم إرس الها من قب ل الموظ ف إلى م ديره من أج ل الحص ول على بعض‬
‫االستفسارات‪.‬‬

‫كما يتم تعرف الرسائل اإلدارية على أنها واحدة من أشكال التواصل التي يتم استخدام الرس ائل العادي ة أو ح تى أش كال‬
‫الرسائل اإللكترونية حتى يتم الربط بين األطراف الخاصة بالرسالة‪.‬‬

‫ويمكن تعريف الرسائل اإلدارية على أنها تلك الوس يلة ال تي يتم اس تخدامها في نق ل بعض التص ورات الخاص ة ب أمور‬
‫العمل‪ ،‬أو في األمور التي ترتضيها اإلدارة‪ ،‬أو يتم استخدامها في تعريف الموظفين بمواعيد االجتماعات‪ ،‬أو استخدامها‬
‫في تكليف بعض الموظفين ببعض أمور العمل‪.‬‬

‫كل رسالة تتصل بشؤون الدولة‪ ،‬أي أنها ترسل من مسؤول إلى آخر أو من غير مسؤول إلى مسؤول في إدارة الدولة‬

‫‪1‬‬
 ‫‪ -‬المطلب الثاني‪ :‬أهمية الرسالة اإلدارية‪.‬‬

‫للرسالة اإلدارية أهمية وفائدة كبيرة في الحياة الوظيفية وهي وسيلة مهمة من وسائل االتصال وتكمن أهميتها بما يأتي‪:‬‬
‫‪ -‬تعتبر وسيلة تخاطب أساسية بين الدوائر الحكومية والخاصة على حد سواء وعلى مستوى الفرد والمؤسسة‬
‫‪ -‬تختصر الجهد والوقت والمسافة‬
‫‪ -‬وثيقة قانونية يمكن الرجوع اليها عند الحاجة‬
‫‪ -‬وسيلة من وسائل اإلعالنات خاصة في الرسائل التجارية‬
‫‪ -‬تعتبر من اهم وسائل نقل المعلومات ومشاركة األفكار والحلول في االعمال المكتبية‬
‫‪ -‬طريقة توثيقية مهمة في االعمال الرسمية وخاصة االعمال التجارية‬
‫‪ -‬تسهيل عملية االتصال بين المنظمات اإلدارية‪.‬‬
‫‪ -‬تحقق عالقات طيبة بين األطراف ذات العالقة‪.‬‬
‫‪ -‬تمثل الرسائل مستندا قانونيا (تحمل صفة القانونية) ‪.‬‬
‫‪ -‬تعتبر مصدرا هاما للمعلومات يمكن الرجوع إليها عند الحاجة ‪.‬‬
‫‪ -‬تتميز بقلة التكاليف من حيث الوقت والجهد والمال وتحقق المراد والجودة‪.‬‬
‫‪ -‬المراسالت هي األكثر شيوعا من وسائل االتصال االخرى‪.‬‬
‫‪ -‬تستخدم المراسالت إلثبات الحقوق والتزامات بين المنظمة واآلخرين‪.‬‬
‫‪ -‬تكتسب المنظمة االحترام والتقدير من خالل جودة رسائلها‪.‬‬

‫* المبحث الثاني ‪ :‬أنواع الرسائل اإلدارية و عناصرها و خصائصها ‪.‬‬

‫سنحاول من خالل هذا المبحث التعرض إلى أنواع الرسائل اإلدارية الرسمية المستخدمة ‪ ،‬ثم التطرق إلى عناصرها من‬
‫خالل المطلب الثاني ‪ ،‬وأخيرا تحديد أهم الخصائص التي تميزها في المطلب الثالث ‪:‬‬

‫‪ -‬المطلب األول‪ :‬أنواع الرسائل اإلدارية‪.‬‬

‫‪ 1‬ــ الرسالة اإلدارية العامة ‪:‬‬

‫يمكن إطالق الرس ائل اإلداري ة على المخاطب ة الرس مية بين جه تين بش كل رس مي أو أح د األش خاص الع اديين وجه ة‬
‫رسمية والعكس‪ ،‬حيث تعمل على تحقيق األهداف الوظيفية‪.‬‬
‫هي تلك الرسائل التي يتم كتابته ا من أج ل العم ل على تقوي ة االتص االت بين ع دد من اإلدارات ‪ ،‬بحيث تتض من ه ذه‬
‫الرسائل على كم من المعلومات بحيث تتشابه مع الرسائل الرسمية ‪ ،‬كما أن الرسائل اإلدارية تختل ف تبًع ا لله دف ال تي‬
‫تكتب من أجله ‪ ،‬حيث تختلف الرسائل اإلدارية التي يتم كتابتها من أجل الموظفين بشكل عام عن تلك الرس ائل ال تي يتم‬
‫كتابتها من أجل أحد األقسام الخاصة في المؤسسة‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫‪ 2‬ــ المذكرة اإلدارية ‪:‬‬

‫هي واحدة من أشكال الرسائل اإلداري ة ولكنه ا تتس م بص غر الحجم‪ ،‬فهي ال تتع دى ح دود الص فحة الواح دة ‪ ،‬كم ا أن ه‬
‫تتضمن المعلومات المباشرة والتي يتم استخدامها في المهمات اليومي ة‪ ،‬والمتمثل ة في إعط اء مه ام لبعض الم وظفين أو‬
‫التذكير بمواعيد االجتماعات‪.‬‬

‫‪ 3‬ــ التقرير اإلداري ‪:‬‬

‫هو أحد أشكال الرسائل اإلدارية والذي يشمل ع دد من المعلوم ات س واء ك انت مكتوب ة أو معلوم ات ش فوية وال تي يتم‬
‫كتابتها من أجل موضوع ما‪ ،‬بحيث تعمل على توضيح كاف ة التفاص يل ال تي ت بين اله دف ال ذي كتب من أجل ه التقري ر‬
‫اإلداري‪ ،‬ويهدف هذا التقرير إلى مساعدة الشخص على اتخاذ عدد من اإلجراءات وذلك في إطار العمل‪.‬‬

‫‪ - 4‬رسالة البريد االلكتروني ‪:‬‬

‫هى عبارة عن رسالة تقوم هيئة إدارية أو أحد االشخاص بإرسالها الى هيئة أخرى و البد ان يمتلك كال الطرفين حساب‬
‫بريد الكتروني ( ايميل ) ‪ ،‬تحمل عادة أعمال رسمية أو إخبارية أو معلوماتية خاصة بالعمل ‪.‬‬

‫‪ -‬المطلب الثاني ‪ :‬عناصر الرسائل اإلدارية ‪.‬‬

‫قبل أن نقوم بكتابة الرسائل اإلدارية البد أن نتعرف على مكونات هاته الرسائل وهي عبارة عن ‪:‬‬

‫‪ - 1‬الرأسية ‪ :‬تعرف في أحيان كثيرة " بالدمغة " وهو ذلك البيان الذي يشير إلى اسم الدولة والنظام الرسمي‪ ،‬يق ع أعلى‬
‫الصفحة بالوسط‪ ،‬يكتب اسم الدولة مع نظامه ا الرس مي ك امال كم ا ه و مع روف في دس تور الدول ة‪ ،‬مث ال‪ :‬الجمهوريــة‬
‫الجزائرية الديمقراطية الشعبية‪ ،‬وأحيانا تكون مصحوبة بش عار الدول ة ونج دها في المراس الت ال تي تص درها البل ديات‬
‫والوالية مثال‪ :‬بالشعب وللشعب‪..‬‬

‫‪ - 2‬الطابع ‪ :‬يسمى أيضا العنوان او المرسل‪ ،‬يتكون من المعلومات الخاصة بالمصلحة المرسلة للوثيقة‪ ،‬يقع في الزاوية‬
‫اليم نى وفي أعلى الوثيق ة‪ ،‬هدف ه تحدي د الجه ة اإلداري ة مص در الوثيق ة‪ ،‬مث ال‪ :‬وزارة التربيــة‪ ،‬المديريــة الفرعيــة‬
‫للمستخدمين‪..‬‬

‫‪ - 3‬رقم الوثيقة ‪ :‬وهو الرقم الذي سجلت به الوثيقة في سجل اإلدارة المرسلة‪ ،‬يكتب على اليمين في األعلى تحت‬
‫الطابع‪ ،‬ترتب حسب تدرجها السلمي من أعلى إلى أسفل مع ذكر سنة اإلصدار في رقمين ويكون ذلك في سطر واحد يفيد‬
‫مرجع الوثيقة‪ ،‬مثال‪:‬‬

‫رقم ‪ /101‬و‪.‬ت‪.‬و‪ /‬م‪.‬أ‪.‬و‪ /‬م‪.‬ف‪.‬م‪20/.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫رقم المراسلة‪ /‬وزارة التربية الوطنية‪ /‬مديرية اإلدارة والوسائل‪ /‬المديرية الفرعية للموظفين‪ /‬سنة إصدار الوثيقة‬
‫تكتب في رقمين‬

‫‪ - 4‬المكان والتاريخ ‪ :‬من أهم العناصر األساسية التي تعطي للرسالة الصفة الرسمية وتبين تاريخ سريان مفعولها‪،‬‬
‫يوضع في األعلى وفي الزاوية اليسرى من المراسلة تحت الدمغة وفي مستوى واحد‬

‫مع الطابع‪ ،‬ويسبق دائما بمكان اإلصدار وهو اسم المدينة الذي يكتب كامال‪ ،‬مثال‪ :‬الجزائر في ‪ 5‬أفريل ‪2020‬‬

‫‪ -5‬المرسل والمرسل إليه ‪ :‬يكتب تحت بيان المكان والتاريخ في أعلى الوثيقة على اليسار مع دخول إلى الوسط‪ ،‬تكتب‬
‫وظيفة المرسل مجردة من أية صفة أخرى أما المرسل إليه فتضاف إليه كلمة السيد ولو كانت الرسالة نازلة‪ ،‬ويربط بين‬
‫المرسل والمرسل إليه حرف جر (إلى) ‪ ،‬مثال‪:‬‬

‫وزير التعليم العالي‬

‫إلى السيد رئيس جامعة قسنطينة‬

‫‪ -6‬الموضوع ‪ :‬يجسد محتوى الرسالة باختصار‪ ،‬يدرج تحت الطابع ورقم الترتيب وقد يوج د في وس ط الوثيق ة يكتب‬
‫في جملة أو عبارة وجيزة مثال‪ :‬الموضوع‪ :‬تزويد الجامعة بحواسيب‬

‫‪ -7‬المرجع ‪ :‬هو ذلك السند اإلداري (مراسلة سابقة) أو قانوني (قرار)‪ ،‬يسهل البحث عن مل ف القض ية وي وفر ال وقت‬
‫لإلجابة‪ ،‬يكون مباشرة تحت الموضوع للتذكير بالوثائق السابقة التي يرجع إليها في الرسالة المطروحة‪ .‬مثال‪ :‬المرجــع‪:‬‬
‫منشور رقم‪ 10‬بتاريخ ‪ ،28/3/2020‬المتعلق بــــ‪...:‬‬

‫مراسلتنا رقم‪ ....‬بتاريخ‪ .....‬المتعلقة بــــ‪.....‬‬

‫‪ -8‬المرفقات ‪ :‬عبارة عن وثائق إدارية‪ ،‬قانونية‪ ،‬نرفقها بالمراسلة المحررة لت دعيم م ا كتب‪ ،‬توض ع تحت الموض وع‬
‫مباشرة‪ ،‬ويذكر عدد الوثائق وطبيعتها‪ ،‬مثال‪ :‬المرفقات‪ :‬تقرير من ‪ 5‬صفحات‬

‫‪ -9‬صلب الرسالة ‪ :‬محتواها‪ ،‬وهو عرض الموضوع في شكل نص يحتوي على فقرات منتظمة أين يتم تفصيل‬
‫الموضوع مع مراعاة ما تم ذكره في االسلوب اإلداري والصيغ اإلدارية‪.‬‬

‫‪ -10‬التوقيع أو اإلمضاء ‪ :‬يعطي للوثيقة المصداقية والرسمية ويقع أسفال ويسارا ويحتوي على صفة الموقع‪،‬‬
‫اإلمضاء‪ ،‬االسم واللقب‪ ،‬ختم اإلدارة‪.‬‬

‫‪ -11‬النسخ المرسلة ‪ :‬هي نسخ طبق األصل تسلم إلى من يعنيهم الموضوع لإلعالم أو التبليغ أو الترتيب‪ ،‬تقع أسفل‬
‫الوثيقة على اليمين‪ ،‬مثال‪ :‬نسخة إلى رئيس جامعة الجزائر‪ ،‬نسخة إلى رئيس مصلحة الموظفين‪ ،‬نسخة إلى المعني‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫‪ -‬المطلب الثالث ‪ :‬خصائص الرسائل اإلدارية ‪.‬‬

‫‪ -1‬البساطـة‪ :‬من مميزات الرسالة االداري ة أن تكتب الرس الة اإلداري ة بص ورة بس يطة ‪ ،‬على أن تك ون مكتوب ة بلغ ة‬
‫بسيطة وسهلة حتى تكون واض حة للراس ل ‪ ،‬ق د تتش ابه اللغ ة مش ابهة م ع الرس ائل االجتماعي ة م ع االحتف اظ بالش كل‬
‫الرسمي لها ‪ ،‬يجب أن تمنح الرسالة نداًء فورًيا للقارئ‪.‬‬

‫‪ -2‬أسلوب المحادثــة ‪ :‬الرس الة الفعال ة هي ال تي تمنح انطباًع ا على التواص ل وجًه ا لوج ه ‪ ،‬الرس ائل هي الوس يلة‬
‫المكتوبة التي يتكلم بها مرسل الرسالة إلى المرسل إليه ‪ ،‬ومن ثم يستلزم كتاب ة الرس الة في ص ورة محادث ة ‪ ،‬ذل ك ألن‬
‫أسلوب المحادثة تفاعلي بطبيعة الحال وهو غير رسمي نوعًا ما‪.‬‬

‫‪ -3‬وضوح الهدف‪ :‬يشترط أن يصبح ه دف الك اتب واض ًح ا بش أن م ا يري د قول ه ‪ ،‬يس تلزم أن يحتف ظ بك ل الحق ائق‬
‫واألرقام الخاصة بالبيانات في متناول اليد ‪ ،‬يس تلزم كتاب ة الرس الة بأس لوب يعكس اله دف ببس اطة وس هولة ‪ ،‬يجب أال‬
‫يصبح متوفر أي غموض‪.‬‬

‫‪ -4‬العالقات العامة‪ :‬تعكس خطابات العم ل بش كل منظم ‪ ،‬له ذا يس تلزم ص ياغة ك ل الرس ائل اإلداري ة م ع األخ ذ في‬
‫االعتبار الهدف المحدد في تقوية حسن نية المنظمات وصورتها وعالقاتها العامة‪.‬‬

‫‪ -5‬االهتمام بالثقافة ‪ :‬ترغب كل المراسالت اإلدارية إلى أن تصاغ بصورة مكتوبة مع االهتمام بوجهة نظر القارئ ‪،‬‬
‫لذا من أحسن الطرق هي االبتعاد عن استعمال الكلمات المش تقة ثقافًي ا والعامي ة وم ا إلى ه ذا ‪ ،‬يجب اس تخدام الكلم ات‬
‫غير الضارة والكلمات المسيئة والتي ليس لها أكثر من معنى‪.‬‬

‫‪ -6‬أسلوب مهذب ‪ :‬يجب أن يلتزم باألسلوب المهذب للخطاب وفي المراس الت بك ل طريقه ا ‪ ،‬ت دل المجامل ة إلى أن‬
‫الرسالة تهدف للحصول على األمر بأدب وتعرب عن مدى االمتنان لوفرة الخدمات المقدمة ‪ ،‬وبالتابعي ة يجب أن تك ون‬
‫لغة الخطاب مهذبة وشيقة‪.‬‬

‫‪ -7‬اإلقناع‪ :‬الفكرة الرئيسية وراء كل الرسائل اإلدارية هي إقناع الق ارئ س واء من خالل خط اب مبيع ات أو خط اب‬
‫استفسار أو حتى خطاب شكوى ‪ ،‬وبالتابعية إقناع القارئ بطريقة أكيدة ‪ ،‬يستلزم كتابة قطع ة المراس الت بص ورة جي دة‬
‫وذلك إلقناع القارئ لفائدته‪.‬‬

‫‪ -8‬الشفافية‪ :‬يجب أن تكون الرسائل اإلدارية صادقة وشفافة وهذا يدل أنه يستلزم كتابة الرسالة بأسلوب يشجع القراء‬
‫على تصديق محتوى الرسالة ‪ ،‬ال يفترض أن يخفي أي حقائق ‪ ،‬كما يستلزم أن يكون بال نفاق أو كالم ليس له أهمية‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ -9‬اللغة اإليجابية‪ :‬يستلزم أن يتم اختيار كلمات الرسالة باهتمام كبير ‪ ،‬كما يجب أن تصبح لغة الرسالة كلها إيجابية‬
‫بقدر المستطاع ‪ ،‬كما يجب تجنب استعمال األسلوب السلبي ألنها تمنح انطباًع ا بالتوقعات السلبية والنهج السلبي‬

‫* المبحث الثالث ‪ :‬قواعد تحريرها والفرق بينها و بين الرسالة الشخصية ‪.‬‬

‫سنحاول من خالل هذا المبحث ذكر القواعد التي تنطوي عليها تحرير الرسائل اإلدارية الرسمية والتي تعد ضرورية‬
‫لصياغتها و ذلك في المطلب األول ‪ ،‬ثم تحديد أهم الفروق و االختالفات التي تميز بين الرسائل اإلدارية الرسمية و هذا‬
‫من خالل المكلب الثاني ‪:‬‬

‫‪ -‬المطلب األول ‪ :‬قواعد تحرير الرسالة اإلدارية ‪.‬‬

‫بصفة عامة الرسالة اإلدارية تسمح إما بإعطاء أو طلب استقبال معلومات‪ ،‬ومن القواعد األساسية لتحريرها ما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬احترام الشكليات (الرأسية‪ ،‬الطابع‪ ،‬التاريخ‪. )...،‬‬

‫‪ -‬صيغة المناداة يجب إدراجها كلية في عبارة المجاملة (تقبلوا سيدي) ‪.‬‬

‫‪ -‬المراجع من الضروري ذكرها وبدقة في حالة وجودها ‪.‬‬

‫‪ -‬عدد الملحقات والوثائق المرفقة يجب أن يحدد بدقة ‪.‬‬

‫‪ -‬التوقيع الخطي يجب أن يتواجد أسفل اسم المرسل المنسوخ باآللة ‪.‬‬

‫‪ -‬خاتمة الرسالة وعبارات المجاملة يجب أن تكون في نفس الصفحة ‪.‬‬

‫‪ -‬المطلب الثاني ‪ :‬الفرق بين الرسالة اإلدارية و الشخصية ‪.‬‬

‫يمكن التمييز بينهما فيما يلي‪:‬‬

‫‪ -1‬من حيث المفهوم‪:‬‬

‫الرسالة الشخصية‪ :‬هي الرسائل التي يتم إرس الها إلى فئ ة المق ّر بين والمع ارف كالعائل ة واألص دقاء‪ ،‬وتك ون ذات ط ابع‬
‫شخصي ليس فيها حدود أو نمط معّين للكتابة مثل‪ :‬رسائل الشكر‪ ،‬رسائل الحب‪ ،‬رسائل التهنئة‪ ،‬رسائل التعزية وغيرها‬
‫من األسباب الشخصية‪.‬‬

‫الرسائل اإلدارية‪ :‬هي تختّص بنوع الرسائل التي يتم تبادلها ضمن بيئة العم ل‪ ،‬إم ا بين ش خص ومؤسس ة أو بين مؤسس ة‬
‫ومؤسسة أخرى‪ ،‬وتكون إما استفسار عن أمر ما أو رد على استفس ار‪ ،‬ومن أنواعه ا‪ :‬الرس ائل التجاري ة ال تي تس تخدم‬

‫‪6‬‬
‫للتسويق لمنتج ما أو طرح عطاء أو عرض شراء لمنتج أو بضاعة‪ ،‬ومنها الرسائل الرسمية ال تي يك ون الغ رض منه ا‬
‫طلب وظيفة مثًال أو شكوى أو قرار إداري رسمي أو تعميم الفرق بين الرسائل اإلدارية والشخصية‬

‫‪ -2‬من حيث العناصر‪:‬‬

‫الرسالة الشخصية ‪ :‬البدء بالبسملة في بداية الرسالة ‪ ،‬وهي قول بسم هللا الرحمن الرحيم‪.‬‬

‫الجهة المرسل لها والت اريخ‪ ،‬والمقص ود بالت اريخ أي ت اريخ الرس الة وت اريخ المناس بة إن وج دت‪ ،‬مثًال إذا ك انت ه ذه‬
‫الرسالة دعوة لحفل ميالد أو زفاف فمن المهم معرفة تاريخه؛ حتى يتسّن ى للمرسل إليه متى يمكنه المجيء‪.‬‬

‫اس تخدام األلق اب الشخص ية في الخط اب مثًال ‪ :‬ص ديقي أحم د‪ ،‬أخي ‪ ،‬عمي ‪ ،‬وغ يره بحس ب العالق ة بين المرس ل‬
‫والمرسل إليه ‪ ،‬السالم والتحية عند البدء بالكتاب ة مقدم ة الرس الة وتك ون مختص رة ج دًا ي ذكر فيه ا المرس ل موض وع‬
‫الرسالة األساسي‪ .‬نص الرسالة أو المحتوى‪ ،‬ويسمح للكاتب أن يعّبر فيه عن مشاعره كما يريد‪ ،‬وأيضًا يستطيع اإلطال ة‬
‫إن أراد ولكن ال ينسى أهمية وضوح اللغة واألسلوب حتى يستطيع المستلم فهمها بشكل جّيد‪.‬‬

‫الخاتمة وعادًة تحتوي على عبارات لطيفة مثل‪ :‬مع أطيب التمنيات‪ ،‬أتمنى رؤيتكم قريبًا‪ ،‬وأيضًا سيذكر فيها المرسل‬
‫رغبته في وصول رد على رسالته في أسرع وقت ممكن‪.‬‬

‫االسم والعنوان مع التوقيع ويعتبر مهّم ًا للمرسل غليه؛ حتى يستطيع معرفة العنوان التي يريد إرسال الرّد له‪ .‬عناصر‬
‫الرسالة اإلدارية‪:‬‬

‫كتابة البسملة ويجب أن تكون في أعلى منتصف الصفحة‪.‬‬

‫كتابة التاريخ في الرسالة ويكون مكانه في أعلى يمين الصفحة‪.‬‬

‫أسفل التاريخ يجب كتابة لقب لمخاطبة المرسل إليه إما بلقب رسمي أو بذكر مس ّماه ال وظيفي التحي ة االفتتاحي ة وتك ون‬
‫تحية اإلسالم وهي (السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته)‪ ،‬أو بعبارة (تحية طيبة وبعد)‬

‫بعد التحية مباشرًة يب دأ المرس ل بالتح دث عن موض وع رس الته باالبت داء بح رف الف اء‪ ،‬ويجب علي ه جمي ع التفاص يل‬
‫المختّصة به‪ .‬جملة اإلغالق أو تحية الختام وتكون إم ا تحي ة اإلس الم (الس الم عليكم ورحم ة هللا وبركات ه) أو (تفض لوا‬
‫بقبول فائق االحترام) وغيرها من العبارات الرسمية المناسبة‪.‬‬

‫توقيع المرسل مع اسمه الرباعي الكامل في أسفل يسار الصفحة‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫كتابة عنوان المرسل في حال كانت الرسالة تجارية‪ ،‬فيكتب في أسفل يمين الصفحة مع التوقيع أما إذا كانت الرسالة‬
‫رسمية فال داعي لهذا العنصر‪.‬‬

‫‪ -3‬من حيث األهمية ‪:‬‬

‫الرسائل اإلدارية‪ :‬تكمن أهميتها في تسهيلها للمع امالت اإلداري ة بين الم وظفين بين بعض هم البعض ض من المؤسس ة‬
‫نفسها‪ ،‬أو بين مؤسسة ومؤسسة أخرى وتساعد أيضًا الرسائل اإلدارية على توفير الوقت والجه د‪ ،‬وتعت بر أيض ًا ورق ة‬
‫قانونية تلزم في بعض األحيان حيث يمكن الرجوع لها عند الحاجة لها‪.‬‬

‫الرسائل الشخصية‪ :‬تكمن أهميتها في التواصل المباشر بين األهل واألقارب؛ فهي كانت وال زالت الحاجة لها مستمرة‬
‫منذ عصر الكتابة على الجلد والطين‪ ،‬وعصر الرسوم والنقوش إلى عصر الكتابة الورقية والبريد اإللكتروني‪.‬‬

‫‪ -4‬من حيث الصفة‪:‬‬

‫الرسائل اإلدارية ‪ :‬أسلوبها دقيق جدًا وموجز حتى يكون سهل الفهم والتعبير‪ ،‬وأيضًا تتسّم بالبدء بموضوع الرسالة‬
‫بشكل سريع ومباشر بإيجاز وبدون مبالغات؛ حيث ال يستخدم فيها أي نوع من أنواع المحسّن ات البديعية أو المجامالت‬
‫ويقوم فيها المرسل أيضًا بمخاطبة المرسل إليه بطريقة غير مباشرة‪ ،‬أي باستخدام ألقاب رسمية أو بمخاطبته باسمه‬
‫الوظيفي‪.‬‬

‫الرسائل الشخصية ‪ :‬فهي تسمح لمرسلها أن يعّبر عن مشاعره بحرية تاّمة‪ ،‬وتسمح له أيضًا باالستطراد بالموضوع‬
‫إلى الحد الذي يريده هو‪ ،‬مع السماح أيضًا باستخدام الصور الجمالية في اللغة واستخدام المحسنات البديعية‬

‫* الخــاتمـــة‪:‬‬

‫ال يستطيع أحد أن يقلل من شأن الكتابة داخل اإلدارة العمومية‪ ،‬إذ تأخذ قسما كبيرا من نشاطها اليومي فالموظف‬
‫الممارس يصرف جهدا كبيرا من نشاطه إما ناقال لألعمال و أنشطة إدارية كتابة‪ ،‬و إما قارئا لما هو مكتوب‪.‬‬
‫كما أنه ليس هناك من ينكر أهمية وصول البيان ات والحق ائق والمعلوم ات إلى الس لطات اإلداري ة بالص ورة المكتوب ة‬
‫الصحيحة شكال ومضمونا‪ ،‬وفي الوقت المناسب‪ ،‬إذ أن ذل ك يس اعدها على اتخ اذ الق رارات الس ليمة في ال وقت المالئم‬
‫وبالتالي يعينها على النهوض بالمهام المنوطة بها‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫ويتحقق التحرير االداري الفعال حينما يتمكن الموظف المرسل من نقل م ا ي رمي إلي ه فعال‪ ،‬بوض وح ودق ة ك افيين؛‬
‫وحينما يتمكن الموظف المستقبل من استيعاب وفهم هذا القصد‪ .‬ولعل الرسالة االدارية بشقيها‪ :‬الرسالة االدارية المحضة‬
‫والرسالة االدارية الشخصية؛ لتعد أهم الوثائق االدارية واألكثر تداوال على مستوى مختلف هياك ل االدارة كم ا س بق أن‬
‫مر معنا‪.‬‬
‫وعموما فإن تصميم الرسالة يخضع لنموذج شبه موحد (مع مراعاة بعض االختالف ات ) يعطيه ا جم اال في ش كلها و‬
‫تأثيرا في نفس القارئ‪ .‬ويجب على المحرر أن ال يغفل ما لمظهر الرسالة من أهمية خاصة باعتباره يعطي أول انطب اع‬
‫لدى القارئ‪.‬‬
‫فمهما كان موضوع الرسالة يجب أن يحرص المحرر على أن يكون ما يح رره منس قا تنس يقا جميال س واء من حيث‬
‫الشكل من خالل تقس يمها إلى فق رات ومراع اة المس افات بين الس طور‪ ،‬وك ذلك من حيث المض مون من خالل مراع اة‬
‫تناسق كلماتها ووضوح معانيها‪ ،‬بما يمكن القارئ من فهمها واستيعاب مضامينها على الوجه الصحيح ‪.‬‬

‫‪9‬‬