Responsibility Reporting

Responsibility accounting is a program encompassing all operating management for

which the accounting, cost, or budget divisions provide technical assistance in the form of
periodic control reports. Responsibility reporting is the reporting phase of responsibility
accounting.

According to the traditional view, responsibility reports have two primary purposes :

1. To motivate people to achieve high performance by-reporting efficiencies and

inefficiencies to responsible managers and their superiors.
2. To provide information that helps responsible managers identify inefficiencies so
they can control costs.

Responsibility reports are accountability reports. Managers who have authority to control
activity know they will be held accountable for their actions. A responsibility report is prepared
periodically and provided not only. To the responsible manager but also to that manager's
supervisor. In one form or another, these reports are used to evaluate performance. If the system
is well designed, accountability provides powerful motivation to be efficient.

Because they are being evaluated and held accountable for efficient use of resources.
responsible managers-tend to monitor closely the activities within their control. This makes it
possible to detect inefficiencies early and take corrective action promptly. As a result. a
responsibility-report does not_ necessarily disclose new information to the responsible manager.
It may simply confirm what the manager already knows. On the other hand., close supervision
does not detect all inefficiencies.

In the absence of a responsibility report, the economic significance of detected

inefficiencies may not be fully understood. A manager who is aware of an inefficiency may not
take corrective action because the inefficiency is not thought to be very costly. Responsibility
reports disclose not only an inefficiency's existence but also its cost. To this extent, responsibility
reports give managers information useful in controlling cost.

Responsibility reporting is a crucial program in operational management that involves the accounting, cost, or budgeting division. This program
aims to provide technical assistance to managers in the form of periodic control reports. These reports have two primary objectives: motivating
the achievement of high performance and assisting in identifying inefficiencies to control costs.

A key benefit of responsibility reporting is enhancing the accountability of managers. With these reports in place, managers are more driven to
achieve high performance as they will be held accountable for their actions and work outcomes. Moreover, these reports also aid managers in
detecting inefficiencies early on and taking corrective actions promptly. This, of course, will help the organization control costs and improve
overall efficiency.
 Pelaporan Tanggung Jawab (Responsibility Reporting)

Pelaporan tanggung jawab adalah program yang mencakup seluruh manajemen operasi di
mana divisi akuntansi, biaya, atau anggaran memberikan bantuan teknis dalam bentuk laporan
kontrol berkala. Pelaporan tanggung jawab adalah tahap pelaporan dari akuntansi tanggung
jawab.

Menurut pandangan tradisional, laporan tanggung jawab memiliki dua tujuan utama:

1. Memotivasi orang untuk mencapai kinerja yang tinggi dengan melaporkan efisiensi dan
inefisiensi kepada manajer yang bertanggung jawab dan atasan mereka.
2. Memberikan informasi yang membantu manajer yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi
inefisiensi sehingga mereka dapat mengendalikan biaya.

Laporan tanggung jawab adalah laporan akuntabilitas. Manajer yang memiliki wewenang
untuk mengendalikan aktivitas tertentu memahami bahwa mereka akan dimintai
pertanggungjawaban atas tindakan mereka. Laporan ini disiapkan secara berkala dan tidak hanya
diberikan kepada manajer yang bertanggung jawab, tetapi juga kepada atasan manajer tersebut.
Dalam berbagai bentuk, laporan ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja. Jika sistem dirancang
dengan baik, akuntabilitas dapat menjadi motivasi yang kuat untuk menjadi efisien.

Karena dievaluasi dan dimintai pertanggungjawaban atas penggunaan sumber daya

secara efisien, manajer yang bertanggung jawab cenderung memantau aktivitas dalam kontrol
mereka secara cermat. Hal ini memungkinkan deteksi dini inefisiensi dan pengambilan tindakan
korektif dengan segera. Akibatnya, laporan tanggung jawab tidak selalu mengungkapkan
informasi baru kepada manajer yang bertanggung jawab. Laporan ini mungkin hanya
mengkonfirmasi apa yang sudah diketahui oleh manajer tersebut. Di sisi lain, pengawasan ketat
pun tidak dapat mendeteksi semua inefisiensi.

Tanpa adanya laporan tanggung jawab, signifikansi ekonomi dari inefisiensi yang
terdeteksi mungkin tidak sepenuhnya dipahami. Seorang manajer yang menyadari adanya
inefisiensi mungkin tidak mengambil tindakan korektif karena inefisiensi tersebut dianggap tidak
terlalu mahal. Laporan tanggung jawab tidak hanya mengungkapkan keberadaan inefisiensi
tetapi juga biayanya. Dalam hal ini, laporan tanggung jawab memberikan informasi kepada
manajer yang berguna dalam pengendalian biaya.

Pelaporan tanggung jawab merupakan program penting dalam manajemen operasi yang melibatkan divisi akuntansi, biaya, atau anggaran.
Program ini bertujuan untuk memberikan bantuan teknis kepada para manajer dalam bentuk laporan kontrol berkala. Laporan ini memiliki dua
tujuan utama, yaitu memotivasi pencapaian kinerja tinggi dan membantu mengidentifikasi inefisiensi untuk mengendalikan biaya.

Manfaat utama dari pelaporan tanggung jawab adalah meningkatkan akuntabilitas para manajer. Dengan adanya laporan ini, para manajer akan
lebih terdorong untuk mencapai kinerja yang tinggi karena mereka akan dimintai pertanggungjawaban atas tindakan dan hasil kerjanya. Selain
itu, laporan ini juga membantu para manajer untuk mendeteksi dini inefisiensi dan mengambil tindakan korektif dengan segera. Hal ini tentunya
akan membantu organisasi untuk mengendalikan biaya dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Fundamental Characteristics of Responsibility Reports

To enhance their effectiveness, responsibility reports should have the following fundamental
characteristics:

1. Reports should fit the organization chart; that is, they should be addressed primarily to
individuals responsible for controlling activities covered by the reports
2. Reports should be consistent in form and content each time they are issued. Changes
should be made only. For good reasons and with clear explanations to users. Frequent
changes confuse users and make interperiod comparisons difficult.
3. Reports should be timely. Although many inefficiencies are known by managers before
the report is issued, some are not. Inefficiencies cannot be corrected until they are
detected. If inefficiencies are recurring rather than temporary, then the longer they go
uncorrected, the greater the cost. For this reason, reports should be available as quickly as
possible after a recurring inefficiency begins. On the other hand, frequent reporting is
costly. Therefore, the cost of more frequent reporting should be weighed against the cost
of undetected recurring inefficiencies.
4. Reports should be issued regularly to enhance their usefulness. Managers should know
when reports will be available
5. Reports should be easy to understand. If they contain accounting terminology that
managers with little or no accounting training find difficult to understand, then vital
information is misinterpreted or not communicated at all. Accounting terms should be
explained or modified to fit the user. Management should have some knowledge of the
items chargeable to an account and of the methods used to compute overhead rates, to
allocate costs, and to analyze variances
6. Reports should convey sufficient but not excessive detail. The amount and nature of the
detail depend largely on the level of management receiving the report. Generally, reports
to executive managers should provide less detail than reports to operating 'managers.
Executive managers should not be inundated with so much detail that they cannot readily
evaluate overall results. n contrast, reports to operating managers should provide
sufficient detail for them to identify specific inefficiencies.
7. Reports should compare actual and budgeted costs, or predetermined standards and actual
results. Significant variances should be highlighted so management can quickly identify
problems requiring attention.
8. Reports for operating management should be stated in physical units as well as in dollars,
because dollar information may be irrelevant to a supervisor. Also, dollars may be more
difficult to compare over time because of changes in prices.

To be of value, information must be used; to be used, it must be communicated

effectively. Both the form and the method of the reporting techniques are critical, whether
written or oral.
 The written report should include tabular presentation as well as charts and graphs.

Narrative comments arc useful for conveying qualitative information and for analyzing
and interpreting quantitative data. Oral presentations give opportunities to convey information,
raise questions, and voice opinions.
 Karakteristik Fundamental Laporan Tanggung Jawab

Agar lebih efektif, laporan tanggung jawab harus memiliki karakteristik fundamental
berikut:

1. Laporan harus sesuai dengan struktur organisasi. Artinya, laporan harus ditujukan terutama
kepada individu yang bertanggung jawab untuk mengendalikan aktivitas yang tercakup dalam
laporan.
2. Laporan harus konsisten dalam bentuk dan isi setiap kali diterbitkan. Perubahan hanya
boleh dilakukan dengan alasan yang tepat dan penjelasan yang jelas kepada pengguna.
Perubahan yang sering membingungkan pengguna dan mempersulit perbandingan antar periode.
3. Laporan harus tepat waktu. Meskipun banyak inefisiensi diketahui oleh manajer sebelum
laporan diterbitkan, beberapa mungkin tidak. Inefisiensi tidak dapat diperbaiki sampai terdeteksi.
Jika inefisiensi berulang dan bukan sementara, maka semakin lama tidak diperbaiki, semakin
besar biayanya. Oleh karena itu, laporan harus tersedia secepat mungkin setelah inefisiensi
berulang dimulai. Di sisi lain, pelaporan yang seringkali mahal. Oleh karena itu, biaya pelaporan
yang lebih sering harus dipertimbangkan terhadap biaya inefisiensi berulang yang tidak
terdeteksi.
4. Laporan harus diterbitkan secara teratur untuk meningkatkan kegunaannya. Manajer
harus tahu kapan laporan akan tersedia.
5. Laporan harus mudah dipahami. Jika laporan tersebut berisi terminologi akuntansi yang sulit
dipahami oleh manajer dengan sedikit atau tanpa pelatihan akuntansi, maka informasi penting
disalahartikan atau tidak dikomunikasikan sama sekali. Istilah akuntansi harus dijelaskan atau
dimodifikasi agar sesuai dengan pengguna. Manajemen harus memiliki pengetahuan tentang
item yang dapat dibebankan ke akun dan metode yang digunakan untuk menghitung tarif
overhead, mengalokasikan biaya, dan menganalisis varians.
6. Laporan harus memberikan detail yang cukup tapi tidak berlebihan. Jumlah dan sifat detail
sangat tergantung pada tingkat manajemen yang menerima laporan. Secara umum, laporan untuk
manajer eksekutif harus memberikan detail yang lebih sedikit daripada laporan untuk manajer
operasional. Manajer eksekutif tidak boleh dibanjiri dengan begitu banyak detail sehingga
mereka tidak dapat dengan mudah mengevaluasi hasil keseluruhan. Sebaliknya, laporan untuk
manajer operasional harus memberikan detail yang cukup bagi mereka untuk mengidentifikasi
inefisiensi tertentu.
7. Laporan harus membandingkan biaya aktual dan anggaran, atau standar yang telah
ditentukan sebelumnya dan hasil aktual. Varians yang signifikan harus disorot sehingga
manajemen dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah yang memerlukan perhatian.
8. Laporan untuk manajemen operasional harus dinyatakan dalam unit fisik dan juga dalam
rupiah, karena informasi rupiah mungkin tidak relevan bagi supervisor. Selain itu, rupiah
mungkin lebih sulit untuk dibandingkan dari waktu ke waktu karena perubahan harga.
 Agar bermanfaat, informasi harus digunakan; agar digunakan, informasi harus
dikomunikasikan secara efektif. Baik bentuk maupun metode teknik pelaporan sangat penting,
baik tertulis maupun lisan.
Laporan tertulis harus mencakup presentasi tabular serta grafik dan bagan.
Komentar naratif berguna untuk menyampaikan informasi kualitatif dan untuk menganalisis dan
menginterpretasikan data kuantitatif. Presentasi lisan memberikan kesempatan untuk
menyampaikan informasi, mengajukan pertanyaan, dan menyuarakan pendapat.
Responsibility-Reporting Systems Illustrated

The first step in a responsibility-reporting system is establishing lines of responsibility and

responsibility areas. Each block in a company S organization chart represents segment (cost
center, division, or department) that is reported on and that receives reports on functions
responsible to it. Any report prepared according to this concept easily fits into one of the blocks
of the organization chart illustrated in Figure 12-1.

Figure 12-2 illustrates the factory overhead reporting structure for each level of responsibility
and the relationship of each report to the next higher level. Starling with Report D, the
Subassembly Department supervisor is provided-with factory overhead costs for the department.
Supervisors of Fabrication and Assembly Departments receive similar reports. These three
supervisors are responsible to the-production superintendent. Report C summarizes-overhead
costs for the production superintendent and the three departments for which the superintendent is
accountable. Report B provides the vice- president of manufacturing with performance figures
for the vice-president s office and for the five responsibility areas within the division. Finally, the
president receives Report A, showing overhead costs for the president's office and for the
three divisions.
Sistem Pelaporan Tanggung Jawab: Ilustrasi

Langkah pertama dalam sistem pelaporan tanggung jawab adalah menetapkan lini
tanggung jawab dan area tanggung jawab. Setiap blok dalam bagan organisasi Perusahaan S
mewakili segmen (pusat biaya, divisi, atau departemen) yang dilaporkan dan menerima laporan
tentang fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Setiap laporan yang disiapkan sesuai
dengan konsep ini dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam salah satu blok bagan organisasi
yang digambarkan pada Gambar 12-1.

Gambar 12-2 mengilustrasikan struktur pelaporan overhead pabrik untuk setiap tingkat
tanggung jawab dan hubungan setiap laporan dengan tingkat yang lebih tinggi. Dimulai dengan
Laporan D, supervisor Departemen Subassemby diberikan biaya overhead pabrik untuk
departemen tersebut. Supervisor Departemen Fabrikasi dan Perakitan menerima laporan serupa.
Ketiga supervisor ini bertanggung jawab kepada kepala produksi. Laporan C merangkum biaya
overhead untuk kepala produksi dan ketiga departemen yang menjadi tanggung jawab kepala
produksi tersebut. Laporan B memberikan wakil presiden manufaktur dengan angka kinerja
untuk kantor wakil presiden dan untuk lima area tanggung jawab di dalam divisi. Terakhir,
presiden menerima Laporan A, yang menunjukkan biaya overhead untuk kantor presiden dan
untuk ketiga divisi.