8.2.

Các hình thức kiểm tra

Kiểm tra có vai trò quan trọng, bao trùm toàn bộ quá trình quản trị và được tiến hành khi
và sau khi thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch.
8.2.1. Kiểm tra lường trước
- Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự.
- Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm
cách ngăn ngừa trước.
VD: Phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm tra lường trước.
- Một số các kỹ thuật kiểm tra hướng tới tương lai:
+ Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến bán hàng (sales promotion) nhằm tăng
cường doanh số kỳ vọng của công ty đối với một sản phẩm hay một đơn vị kinh doanh
chiến lược (SBU: Strategic Business Unit) nào đó.
+ Phương pháp sơ đồ mạng lưới còn gọi là kỹ thuật duyệt xét và đánh giá chương
trình (PERT: Program Evaluation and Review Technique), giúp nhà quản trị lường trước
các vấn đề phát sinh trong các lĩnh vực chi phí hoặc phân bổ thời gian, và có biện pháp
ngăn chặn ngay từ đầu các hao phí về tài chính hoặc về thời gian.
+ Kiểm tra lường trước trong các hệ thống phản ứng của con người.
VD: Người thợ săn sẽ luôn luôn ngắm đoán trước đường bay của chú vịt trời để điều
chỉnh thời gian giữa lúc bắn và lúc viên đạn trúng đích.
VD: Một người đi xe máy, muốn giữ tốc độ không đổi thì thường không đợi cho đồng hồ
báo tốc độ giảm mới gia tăng tốc độ khi đang lên dốc. Thay vào đó, khi biết rằng đồi dốc
chính là một đại lượng gây nên sự giảm tốc độ, người lái xe đã điều chỉnh tốc độ bằng
cách tăng ga để tăng tốc trước khi tốc độ giảm xuống.
8.2.2. Kiểm tra đồng thời
Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra.
Danh xưng khác: Kiểm tra đạt/không đạt (Yes/no control).
Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp (direct supervision).
Khi một quản trị viên xem xét trực tiếp các hoạt động của thuộc viên, thì ông ta có thể
đánh giá (hoặc thẩm định) việc làm của thuộc viên, đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót
(nếu có) của thuộc viên đó. Nếu có trì hoãn của diễn tiến hoạt động do tác động điều
chỉnh (corrective action), thì mức độ trì hoãn hoặc chậm trễ thường chiếm thời gian ít
nhất.
Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời.
VD: Hầu hết các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khi một phép tính hay một
thuật toán vượt ngoài khả năng thực hiện hoặc cho ta biết nhập liệu là sai. Máy tính sẽ từ
chối thực hiện lệnh của ta và báo cho ta biết tại sao lệnh đó sai.
VÍ DỤ CHUNG: Công ty x ra mẫu nước ngọt mới , được chiết xuất từ thảo mộc và trà
xanh để mang hương vị tự nhiên , và thực hiện chiến dịch cho khách hàng dùng thử và
kém theo đó là bán hàng .trong quá trình này ,nhà quản trị phải theo dõi tiếp thu đánh giá,
cảm nhận của khách hàng về sản phẩm .nếu quá nhiều khách hàng phàn nàn về hưởng vị
cũng như mẫu mã quá tệ ,thì nhà quản trị phải lên kế hoạch điều chỉnh tức khắc để tiếp
tục chiến dịch này.
8.2.3. Kiểm tra phản hồi
Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra.
Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự
cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ
vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra.
VD: Kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10 do những
hành động sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó. Tuy nhiên, kiểm tra phản hồi có
hai ưu thế hơn hẳn kiểm tra lường trước lẫn kiểm tra đồng thời.
Ưu điểm
Thứ nhất, nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết phải làm thế nào để lập
kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị.
Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên (employee
motivation) làm việc tốt hơn.
VÍ DỤ CHUNG: Sau khi công ty x ra mẫu nước ngọt và đạt chỉ tiêu là phải bán được với
sốlượng 30.000 chai ở khu quận 9 , TP Hồ Chí Minh. Thực hiện xong chiến dịch , thì kết
quả thu được là đã bán được vượt chỉ tieue 10.000 chai .như vậy có sự phản hồi sản phẩm
tốt đến từ khách hàng nên nhà quản trị sẽ tiếp tục đẩy mạnh và cải tiến dòng sản phẩm
này tới khu vực quận 9.
CÂU HỎI 1:
Vào sáng thứ Hai, anh Sang, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa
chỉ, kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20000 bản thông tin đến khách
hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6. Sang khởi đầu khá tốt. Anh lập
một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian biểu cho từng phần công việc.
Anh giao việc cho bốn nhân viên và hướng dẫn họ kỹ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện
theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các trang thiết
bị văn phòng sẵn có. Sang tự tin rằng anh đã thu xếp mọi việc đâu vào đấy và công việc
sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc. Vài ngày trôi qua,
Sang thấy rằng "nhóm gửi thư" vẫn đang làm việc tất bật. Thứ 6 đã đến và Sang bất ngờ
khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 13 000 thư. Không còn cách nào khác
anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ và chiều tối thứ Sáu và ngày thứ Bẩy để có thể
gửi đi hết số còn lại – dù vậy vẫn chậm 1 ngày.
Câu 1: Theo anh (chị ) Sang có thực hiện quá trình kiểm tra một cách hiệu quả không? Vì
sao?
Không. Vì nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường
bưu điện 20000 bản thông tin đến khách hàng đã bị chậm 1 ngày so với yêu cầu cho thấy
trong quá trình kiểm tra anh Sang đã mắc lỗi nào đó nên tiến độ làm việc bị chậm trễ.
Câu 2: Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm tra?
Anh Sang đã áp dụng hình thức kiểm soát trước. Tuy nhiên việc kiểm tra của Sang vẫn
chưa thực sự đầy đủ và chặt chẽ. Anh ta đã lập kế hoạch, thời gian, giao công việc cho
từng nhân viên, hướng dẫn họ với nguyên tắc chuẩn mực đã xác định và trang thiết bị sẵn
có nhưng anh ta chưa xác định được năng lực của những nhân viên mà anh ta giao công
việc, anh ta chưa chắc chắn là trang thiết bị có đảm bảo sẽ hoạt động tốt hay không.-Vào
ngày thứ 6 – ngày mà công việc phải hoàn thành, Sang đã kiểm tra kết quả làm việc của
các nhân viên nhưng công việc chưa hoàn thành, Sang đã quyết định để nhân viên làm
thêm giờ. Sai lầm mà Sang mắc phải ở đây là Sang đã không tìm ra nguyên nhân tại sao
công việc không đảm bảo theo đúng kế hoạch mà Sang đã vạch ra để có thể hoàn thành
công việc theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra. Mà ngay lập tức quyết định điều chỉnh hoạt
động.
-Đối với công việc của Sang, kiểm tra trong là hết sức cần thiết và phải được ưu tiên đặc
biệt nhưng Sang lại không coi trọng. Anh ta chỉ quan sát thấy nhân viên làm việc rất
chăm chỉ và bận rộn. Rất có thể có những rủi ro bất ngờ xảy ra trong quá trình nhân viên
thực hiện công việc mà chính Sang cũng không ngờ đến. Ví dụ như thiết bị hỏng hóc, có
nhân viên bị ốm… Sang đã quá tự tin vào kế hoạch của mình mà không nghĩ đến những
tình huống xấu có thể xảy ra nên đã giao phó toàn bộ công việc cho nhân viên.-Sang mới
chỉ đánh giá tổng quát mức độ thực hiện công việc. Đánh giá của Sang là rất chung
chung, còn cụ thẻ kết quả thực hiện công việc của nhóm và của từng cá nhân thì Sang
không nắm được.
Câu 3: Nếu anh (ch ) là Sang, anh chị sẽ làm gì để đảm bảo công việc hoàn thành đúng
thời hạn.
Nếu tôi là Sang tôi sẽ áp dụng các hình thức kiểm soát sau để hoàn thành công việc: Tiến
hành kiểm tra trước trong và sau một cách cẩn thận và kỹ lưỡng.
Cụ thể: Bước đầu, giống như Sang tiến hành lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ
với các tiêu chuẩn cụ thể, lên thời gian biểu cho từng phần, xác định năng lực của từng
nhân viên để giao nhiệm vụ phù hợp đồng thời hướng dẫn họ một cách kỹ lưỡng. Sau
mỗi ngày tiến hành kiểm tra kết quả công việc của các nhân viên xem họ đã gửi được bao
nhiêu thông tin đến khách hàng. Nếu như kết quả đảm bảo tiêu chuẩn mà kế hoạch đã đặt
ra thì tiếp tục để nhân viên làm việc. Nhưng nếu nhận thấy kết quả công việc chậm hơn
so với tiêu chuẩn đã đặt ra thì cần phải tìm hiểu xem nguyên nhân của sự chậm trễ trong
công việc để từ đó có những giải pháp điều chỉnh ngay một cách hợp lý.

CÂU HỎI 2: Trong cuộc phỏng vấn một phó giám đốc kinh doanh về công tác kiểm soát
hoạt động kinh doanh tại hệ thống các cửa hàng của công ty A, ông này đã trả lời như
sau: “ Chúng tôi không có hoạt động kiểm soát gì cả. Hiện nay chúng tôi áp dụng hình
thức giao khoán cho các cửa hàng. Các cửa hàng lại khoán xuống từng quầy. Nhân viên
của các quầy sẽ tự tính toán, tìm nguồn hàng và kinh doanh sao cho đảm bảo doanh thu
được giao khoán. Quầy hàng nào, cửa hàng nào thua lỗ thì sẽ phải tự chịu. Nếu không
nộp đủ khoán về cho công ty thì công ty sẽ xem xét, chuyển giao cửa hàng đó cho một
phụ trách mới hoặc sát nhập với một đơn vị kinh doanh khác. Trong trường hợp có lãi,
số lãi thu được sau khi nộp khoán về công ty thì các quầy, các cửa hàng tự chia nhau theo
thỏa thuận. Do vậy chúng tôi chẳng cần phải kiểm tra giám sát về giờ giấc và hiệu quả
làm việc của nhân viên. Chúng tôi chỉ cần căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh hằng quý của các trưởng đơn vị trong công ty để ra các quyết định đầu tư, thu hồi,
điều chỉnh nhân sự nếu cần thiết. “
Câu hỏi:
-Câu 1: Anh (chị) hãy nhận xét những ý kiến của ông phó giám đốc trên đối với hoạt
động kiểm soát của công ty A.
-Câu 2: Anh (chị) đánh giá như thế nào về công tác kiểm soát các hoạt động kinh doanh
của công ty A.

Câu 1:
Hoạt động kiểm soát của công ty A theo tôi có thể được thực hiện. Vì vậy câu trả lời “
chúng tôi không có hoạt động kiểm soát gì cả” là chưa đúng.
Chứng minh: Vì theo khái niệm của chức năng kiểm soát: Hoạt động kiểm soát xảy
ra khi nhà quản trị trả lời được các câu hỏi:
+ Kiểm soát cái gì ? Công ty A có kiểm soát về tài chính (doanh thu) vì theo ông PGĐ
nói “Nếu không nộp đủ khoán về cho công ty thì công ty sẽ xemxét”
+ Kiểm soát khi nào ? Mỗi quý kiểm tra một lần.
+ Kiểm soát ở đâu ? “Chúng tôi chỉ cần căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh hằng quý của các trưởng đơn vị trong công ty”. Vậy là kiểm soát ở báo cáo
kết quả của trưởng các đơn vị.
+ Kiểm soát như thế nào? “Quầy hàng nào, cửa hàng nào thua lỗ thì sẽ phải tự
chịu. Nếu không nộp đủ khoán về cho công ty thì công ty sẽ xem xét, chuyển giao cửa
hàng đó cho một phụ trách mới hoặc sát nhập với một đơn vị kinh doanh khác. Trong
trường hợp có lãi, số lãi thu được sau khi nộp khoán về công ty thì các quầy, các cửa
hàng tự chia nhau theo thoả thuận”
+ Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát ? “Chúng tôi chỉ cần căn cứ vào báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh hằng quý của các trưởng đơn vị trong công ty để racác quyết
định đầu tư, thu hồi, điều chỉnh nhân sự nếu cần thiết”. Kiểm soát
Câu 2:
Sự kiểm soát của công ty là không chặt chẽ, chỉ là căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh hằng quý của các trưởng đơn vị trong công ty, đồng nghĩa với việc có sự gian
lận, không công bằng thì cấp quản trị cao hơn khó có thể nắm bắt được. Nên nó không
giúp cho nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn và hợp lý.
Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các
cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Cách kiểm soát của công ty A thì không làm được điều
này, các nhân viên trong công ty sẽ không hoà hợp nhau, không thống nhất mục đích
chung, có sự cạnh tranh lẫn nhau.Vì vậy kiểm soát chưa tạo ra chất lượng tốt hơn cho
hoạt động trong công ty. Mọi nhân viên có thể dùng mọi cách để đảm bảo doanh thu hàng
tháng mà có thể không quan tâm đến chất lượng và uy tín của công ty.
Kiểm soát phải giúp được nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi
trường. Mỗi quý kiểm tra báo cáo một lần, liệu khi gặp sai sót hay gặp phải những khó
khăn do môi trường thay đổi có kịp ứng phó hay không?
Tóm lại:
- Ưu điểm:
Giảm gánh nặng cho người quản trị, không tốn thời gian, công sức, chi phí để giám sát
từng người.
Luôn đảm bảo doanh thu hàng tháng, không lo thua lỗ
Không cần phải hướng dẫn, đào tạo nhân viên, nên giảm được chi phí.
- Nhược điểm:
Không theo dõi và nắm bắt được khả năng của từng người, vì vậy không tận dụng được
nhân tài và đào thải những người làm việc không tốt.
Mặc dù không thua lỗ, nhưng cũng không thu được lời lãi vì các quầy, cửa hàng chỉ nộp
đủ khoán. Cách khoán doanh thu của công ty chỉ là giải pháp tạm thời, trong ngắn hạn,
nếu trong thời gian dài hạn thì sẽ lỗ do lạm phát và môi trường thay đổi.
Không phản ứng kịp đối với sự thay đổi của môi trường tác động đến doanh nghiệp.
Nhân viên vì phải nộp đủ khoán nên dùng mọi cách, ví dụ như không đảm bảo chất lượng
sản phẩm, ảnh hưởng không tốt tới uy tín của công ty.

CÂU HỎI 3: Tại sao mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế kiểm tra theo những yêu câu
riêng?
Vì các tổ chức đều có hoạt động riêng biệt.
Vì các doanh nghiệp có mục tiêu hoạt động khác nhau.
Vì các doanh nghiệp có những con người khác nhau

CÂU HỎI 4: Hãy phân tích mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát.
Kiểm soát giúp điều chỉnh kế hoạch hợp lý và kịp thời
Kiểm soát giúp phát hiện những sai lệch giữa thực hiện và kế hoạch
Mục tiêu trong kế hoạch là tiêu chuẩn kiểm soát

CÂU HỎI 5: Vào mùa đông tới điều kiện thời tiết có thể lạnh gấp đôi trung bình những
năm trước ,vì vậy công ty bán áo lạnh mùa đông phải thay đổi chất liệu, kiểu áo...để phù
hợp với nhu cầu khách hàng hệ thống các đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt,
hoặc dự trữ hàng hóa. Theo bạn công ty này đã áp dụng hình thức kiểm tra nào? Nếu áp
dụng thành công sẽ đam lại hiệu quả gì cho doanh nghiệp?
Công ty trên đã áp dụng hình thức kiểm tra lường trước, tính toán được trước nhu cầu sắp
tới của công chúng và đón đầu thị trường nhằm tăng doanh thu đáng kể cho doanh
nghiệp.