Check-in là thủ tục không thể thiếu tại mỗi khách sạn từ cao cấp đến bình dân.

Đây được xem là

bước quan trọng để gây ấn tượng với khách hàng đầu tiên. Do đó, các khách sạn rất chú trọng đầu tư
khâu này. Vậy check-in là gì? Quy trình diễn ra như thế nào là đúng chuẩn dành cho nhân viên lễ tân?

là 1 trong những thủ tục bắt buộc khi bạn lưu trú tại 1 khách sạn. Nó được hiểu là quy trình thực
hiện việc đăng ký, xác nhận thông tin khách hàng lưu trú. Công việc này thường diễn ra ở khu vực
tiền sảnh và do lễ tân đảm nhận. Check in là bước đầu tiên khi khách hàng đến lưu trú tại khách sạn.
Nó không quá phức tạp nhưng vô cùng quan trọng để tạo ấn tượng tốt đầu tiên với khách hàng. Đó
là sự chuyên nghiệp, nhanh chóng và nhanh chóng. Đồng thời, thực đúng các bước để đảm bảo
không xảy ra sự cố.

2. Hình thức check-in phổ biến

Các hình thức check in phổ biến bao gồm:

Front Desk Check-In

Đây là dịch vụ nhận phòng tại quầy lễ tân. Nó được coi là dịch vụ phổ biến nhất vì khách sẽ bước tới
quầy lễ tân trước tiên và check-in.

Club lounge check-in

Đây là dịch vụ check-in cho doanh nhân. Khi khách doanh nhân bước vào sảnh chính khách sạn, họ sẽ
được dẫn thẳng lên khu vực club lounge để check-in. Đồng thời, được mời thức uống và thức ăn
nhẹ.

In-Room Check-In

In-room check-in là dịch vụ nhận phòng tại phòng khách. Thông thường, những vị khách đặt xe đưa
đón tại sân bay sẽ được sử dụng dịch vụ này. Khi khách đến, khách sẽ được dẫn thẳng lên phòng làm
thủ tục check in.

Express Check-In

Dịch vụ này được dành cho những khách thường xuyên ở tại khách sạn. Khi khách quen đến check-
in, họ sẽ được mời điền form mẫu để khuyến khích sử dụng express check-in. Thông tin quan trọng
nhất là thông tin thẻ tín dụng.

Member Check-In

Member Check-In là dịch vụ nhận phòng dành cho những vị khách trung thành hoặc là thành viên.

Mobile Check-In

Dịch vụ này cho phép nhận phòng qua điện thoại. Đây cũng là kênh giúp khách hàng tương tác trực
tiếp với người đại diện khách sạn. Khi sử dụng mobile check-in, khách chỉ cần đến quầy và nhận chìa
khóa.

3. Thời gian check-in tại khách sạn vào mấy giờ?

Thông thường, thời gian nhận phòng được các khách sạn áp dụng là 14h chiều. Thời gian lưu trú 1
ngày của khách thuê phòng sẽ được tính từ 14 giờ chiều hôm nay đến 12 giờ trưa hôm sau. Có thể
thấy, giữa thời gian check-in và check-out chênh nhau khoảng 2 tiếng. Đây là thời gian khách sạn sử
dụng để dọn dẹp, setup phòng để kịp đón khách lưu trú mới. Đặc biệt vào mùa cao điểm, tỷ lệ đặt
phòng cao nên dịch vụ dọn dẹp bị hạn chế. Bởi vậy, khách sạn thường tuyển dụng nhân viên buồng
thời vụ 3 tháng, 6 tháng.

Các bước trong quy trình check in tại khách sạn

Cần tuân thủ các bước trong quy trình check in để đảm bảo tính chuyên nghiệp và không xảy ra
nhiều vấn đề phát sinh. Quy trình check-in được quy định như sau:

Bước 1: Chào đón khách và tiếp nhận thông tin cơ bản từ khách.

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng trong bất cứ lĩnh vực nào. Đặc biệt là kinh doanh dịch vụ khách sạn.
Trong suốt quy trình check in, nhân viên lễ tân cần niềm nở, nhiệt tình và thân thiện. Đây là yếu tố
quan trọng giúp khách sạn ghi điểm với khách hàng. Sau đó, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận những yêu
cầu và thông tin của khách hàng. Cụ thể là tên, số điện thoại,… để xác nhận đăng ký cho khách. Đồng
thời, cần kiểm tra tình trạng đặt phòng trước hoặc phòng trống (nếu chưa đặt) để đảm bảo phục vụ
khách hàng nhanh chóng và tốt nhất.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng đặt phòng trước hay chưa của khách.

– Nếu khách là khách chưa có Reservation (khách hàng chưa đặt phòng trước): Dựa vào nhu
cầu của khách để giới thiệu các loại phòng còn trống phù hợp nhất. Hoặc có thể giới thiệu
cho khách loại phòng và dịch phụ của khách sạn phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau đó
tiến hành thủ tục đăng ký và check in nhanh chóng.
– Nếu là khách đã có Reservation (khách đã đặt phòng trước): Yêu cầu xem voucher, mã đặt
phòng để biết thông tin của khách/ thông tin người đặt phòng. Đồng thời, kiểm tra và xác
nhận lại trên máy tính. Nếu có thì nhắc lại để xác nhận một số thông tin về đặt phòng như
ngày nhận phòng, trả phòng, các dịch vụ khác,… Rồi làm thủ tục check in cho khách. Nếu
thông tin không tồn tại, cần mời khách ngồi và nhanh chóng kiểm tra nguyên do lỗi.
Bước 3: Thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức thanh toán và các
dịch vụ kèm theo.

– Thanh toán bằng tiền mặt: Với phương thức này, thường khách sạn sẽ tạm ứng trước một
phần khi khách hàng làm thủ tục đăng ký. Và đây cũng là phương thức được nhiều khách du
lịch lựa chọn nhất.
– Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Nhân viên sẽ mượn thẻ của khách, lấy số thẻ. Sau đó xác nhận
xem thẻ có hợp lệ và còn khả năng thanh toán không.
– Thanh toán qua voucher: Phương thức thanh toàn này thường được khách du lịch đi theo
tour trọn gói từ công ty lữ hành sử dụng. Lễ tân sẽ tiếp nhận, kiểm tra thông tin voucher và
những thông tin liên quan về khả năng hợp lệ, hạn sử dụng và các dịch vụ đi kèm để đáp
ứng. Nếu được chấp nhận, lễ tân sẽ kiểm tra phòng buồng đã sẵn sàng chưa và giao chìa
khóa cho khách.
– Trường hợp công ty thanh toán: Cần chuẩn bị các giấy tờ khẳng định, tiền tạm ứng… Đồng
thời, nhân viên sẽ cho biết công ty thanh toán dịch vụ nào và dịch vụ nào sẽ phải tự thanh
toán.

Bước 4: Khi khách đồng ý, thông báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị phòng đón khách.

Bước 5: Xin thông tin cá nhân, giấy tờ tùy thân như CMND hoặc hộ chiếu để làm thủ tục
nhận phòng. Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng sau khi họ đã xác nhận đúng thông tin.
Bước 6: Giới thiệu sơ lược về khách sạn, địa điểm du lịch và dịch vụ xung quanh nếu khách
yêu cầu cùng các dịch vụ đi kèm.

Bước 7: Hỏi xem khách hàng cần giải đáp hay có điều kiện đặc biệt gì không. Phổ biến cho
khách hàng những quy định của khách sạn.

Bước 8: Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ. Thông báo cho bellman mang
hành lý và dẫn khách lên nhận phòng.

Bước 9: Đưa khách lên phòng và giao chìa khóa phòng cho khách.

Bước 10: Cập nhật hồ sơ của khách lưu trú trên hệ thống theo quy định.

Quy trình check-in cho khách lẻ

Chào đón khách và tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Bao gồm thông tin cá nhan, tình trạng
đặt phòng và yêu cầu đặc biệt.

Xác định tình trạng đặt phòng. Nếu đã đặt trước phòng cần xác nhận lại thông tin. Nếu chưa,
tùy vào yêu cầu của khách và tình hình thực tế để sắp xếp.

Xác nhận phòng và thông báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị phòng.

Xác nhận thông tin về giá phòng, loại phòng, số ngày lưu trú, phương thức thanh toán, các
dịch vụ đi kèm và chương trình khuyến mãi.

Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng và mời khách ký.

Cung cấp thông tin về các tour du lịch, địa điểm du lịch,…, giải đáp thắc mắc hoặc đáp ứng
những yêu cầu đặc biệt của khách.

Giao chìa khóa phòng cho khách

Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ, thông báo bộ phận liên quan mang hành lý và dẫm khách lên
phòng.

Cập nhật hồ sơ khách trên hệ thống