Dirección Xeral de Educación, Formación Profesional e Innovación Educativa

Criterios de avaliación

Criterios de avaliación

 CA5.1 - Seleccionouse o modelo orzamentario, a aplicación informática e o procedemento de cálculo máis acaído para a xestión económica
dun proxecto de espectáculo ou evento, segundo a súa tipoloxía, a dimensión e a especificidade do seu financiamento.
 CA5.2 - Determináronse os capítulos e as partidas orzamentarias estandarizadas segundo a tipoloxía e a dimensión do espectáculo ou evento.
 CA5.3 - Seleccionáronse as ofertas procedentes da consulta de catálogos de provedores, empresas de servizos e bases de datos de recursos
para as actividades propias das artes escénicas, producións musicais e eventos.
 CA5.4 - Valoráronse economicamente, a prezos de mercado e segundo o estándar de produción elixido, as partidas orzamentarias que
integran o orzamento do proxecto de espectáculos ou evento.

1. A1. O orzamento do proxecto de

espectáculos e eventos
1.1 Introdución
Nesta actividade traballaremos entorno ao orzamento, un elemento de vital importancia
na produción de espectáculos e eventos, que sen dúbida poderá determinar en parte o éxito
ou fracaso do mesmo. Ao finalizar o traballo desta actividade, o alumnado será quen de
identificar as características dos diferentes modelos orzamentarios que se adaptan as
necesidades específicas de cada produción, incluindo ou prescindindo de capítulos, partidas
e conceptos segundo estemos a falar dunha obra teatral, dun festival de música ou dunhas
xornadas de conferencias e adaptándoas segundo as características específicas do proxecto.

1.2 Actividade

1.2.1 O orzamento
Todo proceso de produción dun espectáculo e dun evento conleva un labor de control do
orzamento fixado. Para elaborar dito orzamento, o paso inicial será realizar unha estimación
moi primaria dos custos da produción, logo do cal consultaremos con diversos proveedores
de bens e servizos os prezos dos diferentes conceptos, co fin de realizar un orzamento máis
preciso e detallado.
Segundo recolle o diccionario, o orzamento é o “cómputo anticipado do custo dunha obra
ou dos gastos e rendas dunha corporación. Cantidade de diñeiro calculado para facerlle
fronte aos gastos xerais da vida cotiá, dunha viaxe...¨ No noso caso dun espectáculo e dun
evento.
O orzamento é un documento no que se rexistran as previsións de gastos por partidas que
se contemplan para un proxecto determinado. A sua principal función é a de intentar prever
o custo total da nosa produción con fiabilidade a fin de deseñar con anticipación posibles
accións para afrontalo. Sen embargo, a fiabilidade dos orzamentos é limitada, xa que non é
posible coñecer con seguridade e precisión todos e cada un dos gastos aos que faremos
frente.
Máis aló da previsión económica, o orzamento serve como ferramenta útil e
imprescindible no desenvolvemento dun espectaculo ou evento, tanto para a empresa

Páxina 1 de 9
productora como para os seus traballadores, xa que:
– Obriga á xerencia a especificar obxectivos concretos e a integralos coas condición
futuras nas que a empresa previsiblemente traballará.
– É un medio útil de comunicación a toda a organización dos plans da empresa e do
papel de cada grupo ou individuo neses plans.
– Proporciona normas de comportamento e actúa como elemento coordinador de
esforzos. Cada unha das partidas orzamentarias serve como guía no
desenvolvemento do espectáculo e unha vez que se executou como norma de
comparación e de análise con respecto ás iniciais.
– Axuda a minimizar riscos na produción ao prever os gastos.
– É un instrumento esencial para o proceso de control xa que calquera erro en canto a
duplicacións ou lagoas pode ser detectado inmediatamente polos responsables e
resolvelo no momento.
Fora da rixidez do modelo orzamentario de produción cinematográfica, no caso dos
espectáculos e eventos os tipos de orzamentos e as formas de presentalo son múltiples.
Podemos atopar tantas posibilidades e fórmulas de facer un modelo orzamentario como
tipoloxías de espectáculos ou eventos imaxinemos. O importante é que ese modelo que nos
utilicemos sexa o máis práctico e útil para o noso proxecto en concreto, contando cos
capítulos e partidas necesarios no noso caso, e obviando aquelas que non deberían ter cabida
tendo en conta a súa tipoloxía (por exemplo, non incluiremos unha partida de vestiario se o
que estamos a organizar é unha ponencia).
Logo de elexir o modelo máis apropiado, así como a aplicación informática que se axuste
ás nosas necesidades e capacidades, propoñemos unha serie de cuestións que axudarán a
tomar as decisións iniciais de cara a unha elaboración minuciosa do orzamento:
1. Se é mellor mercar o recurso o alugarllo a unha empresa especializada.
2. Que debemos crear, construír... en función do proxecto? Decorados, vestiario e outros
elementos do mesmo.
3. Que persoal e servizos debemos contratar? Equipo artístico, técnico, administración,
un camión para o translado dos equipos, etc.
4. Que podemos intercambiar, conseguir a través de vías de préstamo, cesións, etc.
Unha vez que se avaliaron estas cuestións debemos pedir os orzamentos de cada unha das
partidas que se clasificaron e que precisamos mercar ou alugar e, contabilizar o custo da
contratación do persoal necesario para a posta en marcha o espectáculo ou evento.
No caso de realizacións de decorados, vestiario, escenarios, etc. é convinte ter moi
pechadas as necesidades, orzamento e prazos de entrega. En ocasións, podes atoparte con
que hai que realizar cambios nun momento do proceso de elaboración, polo que é preciso
volver a falar cos proveedores de que non vai haber grandes alteracións no orzamento
marcado inicialmente e, no caso de que haxa cambios significativos, hai que volver asinalos
para que non haxa sorpresas de última hora.
Unha vez que se seleccionou o orzamento e a empresa que o vai realizar, hai que asinalo
e fixar unha data de entrega no caso de ter que construílo, ou de uso no caso de alugalo.
Canto máis pechadas estean as condicións dos distintos orzamentos menos imprevistos
atoparemos neste proceso. É certo, que o orzamento pode variar, pero debe ser nunha
pequena marxe de erro que debemos sempre prever. Por regla xeral traballamos tres tipos de
orzamentos, máis precisos canto máis avanzado esté o proxecto, polo que o marxe de error
vai disminuindo ata chegar a cero no orzamento consuntivo ou final.

Páxina 2 de 9
1.2.1.1 Tipos de orzamento
Aínda que todos se parecen moito, non se pode falar dun modelo de orzamento para a
produción de espectáculos ou eventos. Nin sequera os grandes organismos e institucións
culturais teñen un estándar de orzamento, pois pode ser que polas características do
proxecto sexa convinte crear un modelo de orzamento específico. O que si deben conter
todos é un desglose detallado de todos os recursos que se van utilizar na produción e unha
clasificación ordeada dos mesmos. Dependendo da entidade, a cada concepto daráselle un
código diferente e a súa organización pode variar, pero en definitiva todos se parecen.
En ocasións estas variacións veñen dadas polas características do proxecto e polo
programa informático utilizado para realizar o orzamento e todo o proceso contable.
Segundo o momento no que o realicemos, podemos distinguir tres tipos de orzamento:

Orzamento estimativo

É a estimación primaria de custes baseada no desglose do guión, e nunha valoración

promedial dos distintos epígrafes. Ven elaborado polo equipo do productor executivo no
momento de iniciar o desenvolvemento do proxecto. Trátase de facer unha estimación moi
primaria do custo total da produción que nos permita coñecer a dimensión do proxecto,
definir as estratexias de búsqueda de financiación, así como as principais decisións en torno
á súa execución (persoal técnico e artístico, escenografía, espazo escénico, etc).
É moi importante salientar que este orzamento, dado que se fai nun momento onde o
proxecto está moi verde ainda, dista moito de ser un orzamento preciso, polo que podemos
aceptar como óptima unha desviación en torno ao 25% do custe que finalmente teña a
produción.
O orzamento estimativo estima – fai unha proxección de futuro

Orzamento preventivo

Logo dun análise inicial, onde se elaborou o orzamento previo, o noso proxecto inicia una
fase de maior definición na que a súa dimensión económica está marcada polo
financiamento acadado co que consideramos que podemos arrancar a fase de preprodución.
Entramos en preprodución e temos que falar de cifras exactas, de estimacións reais e
concretas. Para iso teremos que elaborar concienciudamente o orzamento preventivo que o
que fai, propiamente, falando con simplicidade: repartir o pastel.
Para que o orzamento preventivo sexa preciso, o noso coñecemento do espectáculo ou
evento que estamos a producir ten que ser total. Trátase dun documento moi afinado que
realizaremos tendo en conta as peculiaridades da produción e a estimación de costes dos
diferentes capítulos, logo de consultar prezos con distintos proveedores e profesionais,
revisar convenios, negociar cachés, etc. Se fixemos ben o noso traballo e o orzamento
preventivo está ben elaborado, non haberá unha desviación máis aló do 10% por cento do
custo final da produción.
Ainda que o director de produción, en represetación do produtor/a executiva é o
responsable da súa elaboración, o orzamento preventivo é froito dunha negociación entre
departamentos, un tira e afrouxe de “dame máis” e “confórmate con menos” que debe
rematar coa satisfacción media do conxunto.
O orzamento preventivo reparte – adxudica partidas a departamentos co financiamento
obtido.

Páxina 3 de 9
 Orzamento consuntivo

Ten carácter definitivo e vai elaborado unha vez que o proxecto está terminado. A súa
principal utilidade é fixar o coste final da produción sen posibilidade de marxe de error (xa
que o espectáculo xa está feito, e os gastos realizados). Tamén é moi útil realizar un análise
comparativo deste orzamento final co orzamento preventivo, xa que nos permite identificar
as desviacións orzamentarias, recoñecer os erros na nosa estimación e aprender co fin de
non cometer os mismos erros en producións futuras.
O orzamento consuntivo é o retrato económico do proxecto e a ferramenta para elaborar a
memoria económica da produción antes do comezo da súa explotación comercial.

1.2.1.2 Capítulos e partidas

Ver presentación: capítulos e partidas
Organizamos os orzamentos cunha estructura que nos permita traballar cunha
codificación o máis clara posible, de maior a menor:
1. CAPÍTULOS
1. 1.1. PARTIDA
1..1.1 CONCEPTO

Segundo as necesidades podería haber chanzos intermedios.

A continuación incluimos unha proposta de capítulos e partidas a ter en conta para
desenvolver o noso orzamento. Tal e como vimos explicando con anterioridade, os capítulos
e partidas que compoñan o noso orzamento final dependerán do tipo de proxecto que
estemos a desenvolver, do tipo de orzamento (previo, preventivo o consuntivo) ou da
finalidade do mesmo (por exemplo búsqueda de financiamento público ou privado).

1. Dereitos
2. Personal
3. Produción
4. Xestión, administración, gastos xerais
5. Promoción e marketing, comunicación.
6. Costes de explotación (bolos e xira)

Dereitos

– Dereitos de autor
– Encargo de obras
– Adaptacións

Personal /salarios

– Actores
– Personal técnico.
– Personal de produción asignado á montaxe
– Dietas
Páxina 4 de 9
 – Seguridade Social

Cachets

Pagos fixos e ocasionais a profesionais por conta propia

– Director
– Escenógrafo. Deseño
– Iluminador: Deseño
– Otros deseños: Vestiario, atrezzo, son…
– Otras aportaciones artísticas: música, coreografía, audiovisuais…

Produción / Montaxe

– Realización da escenografía
– Compra ou realización do vestiario, utilería, caracterización…
– Realización de banda sonora, efectos de sonido, gravacións
– Equipo técnico de son, iluminación, mat. Audovisual…
– Funxibles
– Coste de locais de ensaio (e pre-estrea)
– Coste doutras aportaciones creativas: fotos, vídeo…
– Varios. (outras cousas).

Xestión

Diferenciar os gastos específicos da montaxe dos proporcionais da organización aplicados

ao proxecto.
1. Específicos da montaxe
– Teléfono, internet…
– Contabilidade, asesorías, consultas legaies
– Correos, paquetería, mensajería
– Consumibles oficina: papel, tonner, imprenta, cds, fotocopias
– Alquileres de oficinas, locales, almacéns
– Transporte (de personal, material, escenografía…)
– Seguros
– Varios
2. Aplicados proporcionalmente
– Seguros de todo tipo
– Cuotas a asociacións, federacións…
– Factura eléctrica, calefacción, auga, almacéns, locais…
– Mantemento e limpeza de instalacións
– Licencias legais de actividade, impostos…
– Amortización de equipos e instalacións (se son propiedade)
Páxina 5 de 9
 – Formación e reciclaxe do personal
– Redución de déficits acumulados (pagos pólizas de crédito…)

Promoción e marketing

– Deseño de campaña. Dossiers, etc

– Responsable de comunicación e prensa
– Reportaxe videográfico e fotográfico
– Reproducións
– Cartelería e programas
– Lanzamento.
– Publicidade
– Varios

Costes de explotación

Costes referidos as actuacións e xiras

– Viaxes: compañía e personal técnico
– Dietas de aloxamiento e manutención
– Transporte de material
– Mantemento de vehículos
– Salarios compañía + personal adicional necesario: técnicos, carga-descarga…
– Promoción adicional
– Adaptación de decorados
– Alugueiro de equipamentos especiais
– Alquiler de salas
– Varios

1.2.1.3 Orzamento de AGADIC

Ainda que nun anterior apartado falamos da importancia de adaptar o orzamento ás
necesidades da nosa produción, sí é importante recordar que cando queremos optar a
subvencións públicas moitas veces traballaremos con modelos orzamentarios xa elaborados.
Na súa última convocatoria para as industrias culturais (http://www.agadic.gal/axudas),
dentro das subvencións a produción escénica AGADIC inclúe un modelo de orzamento que
debermos seguir co fin de acadar a citada subvención.

Páxina 6 de 9
 Como podemos observar na imaxe anterior, trátase dun orzamento mois sinxelo onde
atopamos oito capítulos ben diferenciados:
1. Gastos de persoal
2. Gastos de produción
3. Promoción e publicidade
4. Dereitos de autor
5. Axudas de custo e outras indemnizacións
6. Gastos xerais de mantemento e xestión
7. Gastos financieiros
8. Outros Gastos
Logo diso, vemos que non se trata dun orzamento moi minucioso en canto a partidas e
conceptos. Isto non quere decir que non debamos elaborar nos unha proposta máis detallada
e precisa, senón que de cara a solicitude da subvención poderemos –e deberemos- resumir
esas cifras e adaptarnos ao modelo da subvención.

1.2.1.4 Catálogo de proveedores, empresas de servizos e bases de datos da industria do

espectáculo
Cando pos en marcha un novo proxecto de espectáculo ou evento e tes desenvolvioda a túa
idea, hai que comezar coa elaboración dos orzamentos das necesidades presentadas. Para
iso, o primeiro é solicitar a distintas empresas de proveedores o custo de cada unha desas

Páxina 7 de 9
necesidades para poder comparar prezos e poder estimar cal é o máis axeitado en función do
traballo que queres que fagan.
Dito isto, e finalizada a fase de determinar cada un dos conceptos que compoñen o
orzamento, distribuidos en capítulos e partidas, é o momento de identificar con cifras eses
conceptos. Neste proceso deberemos levar a cabo unha labor complexa como é a búsqueda
dos proveedores necesarios e a solicitude de orzamentos. Por iso, cando xa se estableceron
as necesidades para a posta en marcha do espectáculo ou evento é convinte facerse cunha
listaxe de proveedores dos servizos e recursos que imos necesitar para este espectáculo e
vindeiros.
Con moita probabilidade, se estamos a traballar na nosa primeira produción de
espectáculos ou eventos o noso listado de contactos empresariais será limitado. Deberemos
partir de cero co fin de elaborar pouco a pouco unha base de datos profesional e fiable que
sen dúvida seranos moi útil en futuras producións. A búsqueda de empresas do sector, tanto
de alugueiro e venta de materiais como empresas de servizos, pasa por preguntar aos nosos
coñecidos, ou por utilizar as ferramentas máis habituais como a búsqueda en internet ou a
consulta en webs sectoriais e especializadas.
É importante ter en conta que sempre necesitaremos máis dunha oferta para determinar o
proveedor máis axeitado. De feito o ideal é contar con tres proveedores diferentes, ainda que
isto as veces é complicado, especialmente se estamos a falar dun concepto de difícil
adquisición (por exemplo, o alugueiro dun florete como atrezo para unha obra teatral).
A priori o máis común é elexir a oferta máis baixa, xa que deste xeito aforramos cartos
no orzamento final. Pero, sen embargo, poden darse diversos factores que indiquen que
outra oferta máis elevada é tamén a máis conveniente, como por exemplo a calidade do
producto, as garantías na prestación de servizos, a cercanía, as sinerxias, a posible
colaboración en proxectos futuros ou mesmo a empatía co persoal da empresa. A elección
entre unha oferta ou outra, entre o prezo máis baixo e o máis elevado, dependerá do noso
insinto así como das posibilidades do noso orzamento final (pode que a oferta máis elevada
sexa mellor pero non se axuste ao noso peto).
En resumo, debemos elexir o proveedor segundo ás nosas necesidades, tanto económicas
como loxísticas, temporais, etc. A selección da oferta vén determinada polo que mellor se
axuste a termos de calidade, custo e prazos de entrega, así coma as experiencias en
proxectos anteriores, se as houbera. Todos estes factores son determinantes para poder
elexir, sen embargo, tamén vai ser determinante a forma de pago, que pode facerse ao
contado no momento da entrega do ben, aínda que é moi común que o pago se adíe a 30, 60
ou 90 días. Con este adiamento, a compañía ou empresa busca obter un tempo para poder
conseguir máis liquidez realizando o seu espectáculo ou evento, antes de ter que pagarlle ao
seu proveedor.
Deste xeito, é convinte facernos cunha base de datos onde iremos clasificando os
distintos proveedores en función dos recursos que ofertan relacionados co mundo do
espectáculo no que estamos especializados. Este listado estará en constante modificación e
crecemento segundo traballemos en diferentes producións. É como a nos axenda de
contactos que non debemos perder de vista. Ao tempo, e trala experiencia con eles,
avaliaremos segundo criterios coma a calidade do produto ou servizo, o cumprimento dos
prazos, os prezos, etc. a convenencia ou non de contar cos seus servizos en proxectos
futuros.
Cando se toma a decisión da elección dun proveedor é necesario negociar, ata o mínimo
detalle, as condicións do que desexamos. Unha vez que xa se realizou este labor é preciso
que quede asinado por ambas as partes como garantía de cumprimento. Recorda que as
palabras voan co vento, así que non olvides acordar todo por escrito para evitar posibles mal
entendidos tan comúns no eido da comunicación oral.

Páxina 8 de 9
 As asociacións e entidades relacionadas co mundo do espectáculo e das artes escénicas
contan cunha listaxe de proveedores que lles facilitan aos seus socios, polo que pode ser de
axuda tanto este catálogo coma as opinións doutras compañías ou profesionais sobre
distintos proveedores.

1.2.1.5 Análise orzamentaria

Tal e como apuntamos anteriormente, os orzamentos son estimacións que tratan de prever o
custo das diferentes partidas que configuran o noso espectáculo ou evento. Xa que estamos a
falar de estimacións, case con toda seguridade produciránse desviacións entre custos
estimados e os executados. Deste xeito, é evidente que sempre que traballamos con cifras
previsionais existirá un interés por coñecer a diferencia entre esas cifras e as realmente
coñecidas a posteriori. O análise de desviacións orzamentarias serve non só para satisfacer
esa necesidade, senón tamén para explicar as diferenzas apreciadas, colaborando na
identificación das súas causas.
Co fin de realizar dito análise de desviacións deberemos seguir un camiño inverso ao que
percorremos ao elaborar o orzamento. Mentras que na elaboración do orzamento partimos
da estimación do custo de cada concepto para chegar finalmente á estimación do custo final
da produción, no análise de desviacións partimos dese custo final e imos analizando
pormenorizadamente cada un dos conceptos ata atopar a explicación das diferencias entre
previsión e realidade.
Moitas veces esta reflexión deixase para o final, para cando xa está realizada a produción
e queremos coñecer qué erros cometimos. Pero o análise e control orzamentario debe
realizarse a medida que avanza a produción, co fin de que o custo non se dispare e de poder
compensar algúns gastos imprevistos con outros prescindibles ou modificables. Trátase de
emprender o máis rápidamente posible accións correctoras que sitúen o custo do orzamento
na senda correcta, se ben é preciso apuntar que para que estas accións correctoras funcionen
debemos contar cun orzamento flexible, é dicir, que poida ser modificado a medida que
imos coñecendo as desviacións.

Páxina 9 de 9